Việt Nam là quốc gia được sếp vào nhóm các nước có nền kinh tế đang phát triển và đang từng bước hội nhập quốc tế. Theo bài viết của tác giả Trường Dũng được đăng trên báo “Thế giới và Việt Nam”, Việt Nam là một nước có tốc độ phát triển kinh tế lớn nhất khu vực Đông Nam Á năm 2016 với mức tăng trưởng là 6,21%. Không chỉ vậy Việt Nam còn đứng thứ hai trong danh sách nhưng nền kinh tế phát triển nhanh nhất thế giới chỉ sau Ấn Độ, quốc gia có mức độ tăng trưởng là 7% vào năm 2016. Kinh tế phát triển nhanh chóng kèm theo đó là sự phát triển không ngừng của thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin trong quản lý nền kinh tế. Thông tin có vai trò ngày càng quan trọng và là yếu tố quyết định đến hoạt động của mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội. Tại các doanh nghiệp thì hệ thống thông tin là yếu tố cốt lõi cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp đó. Đầu tiên, hệ thống thông tin là phương tiện giúp các nhà quản trị trong doanh nghiệp thực hiện việc ra quyết định và quản lý điều hành doanh nghiệp. Nếu một doanh nghiệp hay bất cứ một cơ quan, tổ chức nào có hệ thống thông tin không đảm bảo thì hoạt động của cơ quan, tổ chức đó sẽ gặp rất nhiều rủi ro và đặc biệt là trong quá trình ra quyết định của nhà quản trị. Chỉ khi được cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời thì nhà quản trị mới có được những quyết định một cách đúng đắn và đem lại lợi ích cho cơ quan, tổ chức. Thứ hai, hệ thống thông tin trong tổ chức không chỉ phục vụ việc ra quyết định quản lý của nhà quản trị cấp cao mà còn phục vụ cả cho việc ra quyết định của các nhà quản trị cấp thấp và cấp trung. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp như là một sợi giây gắn kết, thống nhất về mặt thông tin giữa các cấp quản trị khác nhau từ đó giúp duy trì hoạt động của doanh nghiệp một cách tốt nhất.Tuy nhiên, hệ thống thông tin phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị cấp thấp và cấp trung của một số doanh nghiệp ở Việt Nam còn chưa được coi trọng do đó gây ra khó khăn trong hoạt động quản lý. Tình trạng này xảy ra phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Thứ ba, đứng trên góc độ là một sinh viên chuyên nghành Quản trị văn phòng tôi nhận thấy rằng hệ thống thông tin phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị có vai trò vô cùng quan trọng đến hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi một bộ phận trong cơ quan thì đều là yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin hỗ trợ cho lãnh đạo công ty ra quyết định. Trong đó phải kể đến bộ phận văn phòng, văn phòng là bộ mặt của một cơ quan, tổ chức hay cụ thể là một doanh nghiệp, là nới tiếp nhận thông tin ra vào của cơ quan và quản lý hệ thống thông tin bằng văn bản của cơ quan do đó nó có đóng góp vô cùng to lớn đối với hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định tại công ty. Hoạt động thông tin của văn phòng đóng góp vào hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý của lãnh đạo cơ quan, giúp cho hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp được hiệu quả, từ đó nâng cao uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp đối với khách hàng ,đối tác và là tiền đề cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Công ty cổ phần Giày Thượng Đình là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất giày, với quy mô vừa. Trong khoảng thời gian từ năm 20152016, công ty liên tục nhận được đơn xin thôi việc của người lao động và những tai tiếng trong hoạt động quản lý điều hành và việc ra những quyết định quản lý của công ty. Điều này sảy ra có liên quan trực tiếp đến hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định quản lý tại CTCP Giầy Thượng Đình. Do đó việc nghiên cứu về thực trạng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại công ty là vô cùng quan trọng và cần thiết. Vậy nên tác giả đã quyết định nghiên cứu về đề tài: “Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại công ty cổ phần giầy Thượng Đình từ năm 2015 đến năm 2017”. Để mô tả thực trạng việc sử dụng hệ thống thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý tại công ty và tìm ra nguyên nhân dẫn đến những sai lầm, rủi ro trong quản lý điều hành và việc ra những quyết định của lãnh đạo công ty. Từ đó đưa ra những kiến nghị, những giải pháp giúp công ty hoàn thiện hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định quản lý tại công ty đồng thời khắc phục những hạn chế trong quản lý và việc ra quyết định quản lý tại CTCP Giầy Thượng Đình.
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BÁO CÁO TỔNG KẾT
ĐỀ TÀI THAM GIA XÉT GIẢI THƯỞNG
“SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC”
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BÁO CÁO TỔNG KẾT
ĐỀ TÀI THAM GIA XÉT GIẢI THƯỞNG
“SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC”
Tên sinh viên: Luyện Thị Thúy Quang
Khoa: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Lê Tuấn Hùng
Trang 3BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT
STT KÝ HIỆU NGHĨA
3 TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
6 DSS Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Trang 4MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU: 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 1.1Thông tin, thông tin quản lý 8
1.1.1 Khái niệm thông tin 8
1.1.2 Khái niệm và phân loại thông tin quản lý 9
1.2 Ra quyết định 11
1.2.1 Khái niệm ra quyết định 11
1.2.2 Yêu cầu của việc ra quyết định trong quản lý 12
1.2.3 Phân loại quyết định của người quản lý 12
1.2.4 Vai trò của việc ra quyết định đối với hoạt động quản lý 13
1.3 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định 13
1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin 13
1.3.2 Vai trò của hệ thống thông tin trong quản lý 14
1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin 15
1.3.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý 16
1.4 Mối liên hệ giữa thông tin, hệ thống thông tin và việc ra quyết định quản lý.19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ TẠI CTCP GIẦY THƯỢNG ĐÌNH (2015-2017) 2.1.Giới thiệu thiệu tổng quan về CTCP Giầy Thượng Đình 21
2.1.1 Giới thiệu khái quát về thông tin công ty 21
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP Giầy Thượng Đình 22
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của CTCP Giầy Thượng Đình 24
2.2 Xây dựng, phát triển hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại CTCP Giầy Thượng Đình 27
Trang 52.3 Vận hành và sử dụng hệ thống thông tin tại CTCP Giầy Thượng Đình 32
KHẢO 39
Trang 6Lời mở đầu
1.Lý do chọn đề tài.
1Việt Nam là quốc gia được sếp vào nhóm các nước có nền kinh tế đang pháttriển và đang từng bước hội nhập quốc tế Theo bài viết của tác giả Trường Dũngđược đăng trên báo “Thế giới và Việt Nam”, Việt Nam là một nước có tốc độ pháttriển kinh tế lớn nhất khu vực Đông Nam Á năm 2016 với mức tăng trưởng là6,21% Không chỉ vậy Việt Nam còn đứng thứ hai trong danh sách nhưng nền kinh
tế phát triển nhanh nhất thế giới chỉ sau Ấn Độ, quốc gia có mức độ tăng trưởng là7% vào năm 2016 Kinh tế phát triển nhanh chóng kèm theo đó là sự phát triểnkhông ngừng của thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin trong quản lý nền kinh
tế Thông tin có vai trò ngày càng quan trọng và là yếu tố quyết định đến hoạt độngcủa mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội Tại các doanh nghiệp thì hệ thống thông tin
là yếu tố cốt lõi cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp đó
Đầu tiên, hệ thống thông tin là phương tiện giúp các nhà quản trị trongdoanh nghiệp thực hiện việc ra quyết định và quản lý điều hành doanh nghiệp Nếumột doanh nghiệp hay bất cứ một cơ quan, tổ chức nào có hệ thống thông tinkhông đảm bảo thì hoạt động của cơ quan, tổ chức đó sẽ gặp rất nhiều rủi ro và đặcbiệt là trong quá trình ra quyết định của nhà quản trị Chỉ khi được cung cấp thôngtin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời thì nhà quản trị mới có được nhữngquyết định một cách đúng đắn và đem lại lợi ích cho cơ quan, tổ chức
Thứ hai, hệ thống thông tin trong tổ chức không chỉ phục vụ việc ra quyếtđịnh quản lý của nhà quản trị cấp cao mà còn phục vụ cả cho việc ra quyết địnhcủa các nhà quản trị cấp thấp và cấp trung Hệ thống thông tin trong doanh nghiệpnhư là một sợi giây gắn kết, thống nhất về mặt thông tin giữa các cấp quản trị khácnhau từ đó giúp duy trì hoạt động của doanh nghiệp một cách tốt nhất.Tuy nhiên,
hệ thống thông tin phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị cấp thấp và cấptrung của một số doanh nghiệp ở Việt Nam còn chưa được coi trọng do đó gây rakhó khăn trong hoạt động quản lý Tình trạng này xảy ra phổ biến ở các doanhnghiệp nhỏ và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
Thứ ba, đứng trên góc độ là một sinh viên chuyên nghành Quản trị vănphòng tôi nhận thấy rằng hệ thống thông tin phục vụ việc ra quyết định của nhàquản trị có vai trò vô cùng quan trọng đến hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp
1 http://baoquocte.vn/kinh-te-viet-nam-2017-phat-trien-nhanh-nhat-dong-nam-a-44027.html
Trang 7Mỗi một bộ phận trong cơ quan thì đều là yếu tố để cấu thành nên hệ thống thôngtin hỗ trợ cho lãnh đạo công ty ra quyết định Trong đó phải kể đến bộ phận vănphòng, văn phòng là bộ mặt của một cơ quan, tổ chức hay cụ thể là một doanhnghiệp, là nới tiếp nhận thông tin ra vào của cơ quan và quản lý hệ thống thông tinbằng văn bản của cơ quan do đó nó có đóng góp vô cùng to lớn đối với hệ thốngthông tin hỗ trợ việc ra quyết định tại công ty Hoạt động thông tin của văn phòngđóng góp vào hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý của lãnh đạo cơ quan,giúp cho hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp được hiệu quả, từ đó nângcao uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp đối với khách hàng ,đối tác và là tiền đềcho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Giày Thượng Đình là một doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực sản xuất giày, với quy mô vừa Trong khoảng thời gian từ năm 2015-2016,công ty liên tục nhận được đơn xin thôi việc của người lao động và những tai tiếngtrong hoạt động quản lý điều hành và việc ra những quyết định quản lý của công ty.Điều này sảy ra có liên quan trực tiếp đến hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyếtđịnh quản lý tại CTCP Giầy Thượng Đình Do đó việc nghiên cứu về thực trạng hệthống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại công ty là vô cùng quan trọng vàcần thiết
Vậy nên tác giả đã quyết định nghiên cứu về đề tài: “Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại công ty cổ phần giầy Thượng Đình từ năm 2015 đến năm 2017” Để mô tả thực trạng việc sử dụng hệ thống thông tin phục vụ việc ra
quyết định quản lý tại công ty và tìm ra nguyên nhân dẫn đến những sai lầm, rủi
ro trong quản lý điều hành và việc ra những quyết định của lãnh đạo công ty Từ đóđưa ra những kiến nghị, những giải pháp giúp công ty hoàn thiện hệ thống thôngtin hỗ trợ việc ra quyết định quản lý tại công ty đồng thời khắc phục những hạn chếtrong quản lý và việc ra quyết định quản lý tại CTCP Giầy Thượng Đình
2 Lịch sử nghiên cứu.
Chủ đề về thông tin và hệ thống thông tin phục vụ quản lý không phải là một chủ
đề mới Hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý điều hành cụ thể là hệ thốngthông tin hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản trị đã được rất nhiều những tácgiả, nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu, tìm hiểu và đề cập tới Mỗi tácgiả, mỗi nhà khoa học lại tiếp cận, nhìn nhận hệ thống thông tin phục vụ việc raquyết định quản lý một cách khác nhau
Ở nước ngoài, có một số đề tài tiêu biểu nghiên cứu về lĩnh vực này như là:
Trang 81, Joseph S Valacich (2008),Hệ thống thông tin ngày nay, nghiên cứu về các môhình hệ thống thông tin cũng như những điểm mới của hệ thống thông tin trongnền kinh tế, xã hội phát triển hiện đại.
2, Macmillan (1988) Nghiên cứu về lý thuyết của hệ thống thông tin quản lý
3, Rainer, R Kelly Jr và Casey G Cegielski với đề tài giới thiệu hệ thống thôngtin: Hỗ trợ và Chuyển đổi Doanh nghiệp lần thứ tư vào năm 2012
4,Aram, Michael; Neumann, Gustaf (2015-07-01) “Phân tích đa lớp về đồng pháttriển hệ thống thông tin doanh nghiệp”
5,O'Brien, J A (2003) nghiên cứu về đề tài giới thiệu về hệ thống thông tin: nhữngđiều cần thiết cho doanh nghiệp điện tử
Ở Việt Nam, nghiên cứu về thông tin và hệ thống thông tin hỗ trợ việc raquyết định cũng có một số đề tài nghiên cứu tiêu biểu như:
1, TS Đỗ Văn Khiêm nghiên cứu về đề tài vấn đề ra quyết định trong quản trị.2,PGS.TS Đoàn Phan tân đã nghiên cứu về hệ thống thông thông tin phục vụ lãnhđạo, quản lý
3,TS.Đoàn Thị Thu Hà Nghiên cứu về đề tài hoàn thiện hệ thống thống tin trongquản lý kinh tế
4, PGS.TS Trần Thị Quý nghiên cứu về đề tài phát triển nguồn lực thông tin
5,
Qua quá trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu, tác giả nhận thấy rằng chủ đềnghiên cứu về hệ thống thông tin phục vụ quản lý là một chủ đề hay và có thể tiếnhành nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau Tất cả các đề tài đi trước đều có giátrị và vai trò vô cùng quan trọng đối với nghành khoa học thông tin, khoa học quảntrị, nó là cơ sở, tiền đề cho tác giả tiến hành đề tài nghiên cứu Tuy nhiên nghiêncứu về hệ thống thông tin phục vụ quản lý trên khía cạnh hệ thống thông tin hỗ trợ
ra quyết định quản lý của lãnh đạo tại các doanh nghiệp vẫn còn khá mới mẻ Đặc
biệt tính đến nay vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu, đi sâu về “ hệ thống thông hỗ trợ ra quyết định quản lý của tại công ty cổ phần giầy Thượng Đình (năm 2015- 2017)”.
Trang 93 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài “Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản tại công ty cổ phần giầyThượng Đình (năm 2015-2017)” của tác giả được nghiên cứu nhằm mục đích:
Đầu tiên là làm rõ về khái niệm và các phạm trù liên quan đến hệ thốngthông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý
Thứ hai, đề tài nghiên cứu nhằm mục đích mô tả và phân tích thực trạng về
hệ thống thông tin trợ việc ra quyết định quản lý tại công ty cổ phần Giày Thượngđình Cụ thể là mô tả thực trạng về cấu trúc, thực trạng xây dựng, phát triển hệthống thông tin, thực trạng sử dụng và vận hành hệ thống trong việc hỗ trợ ra quyếtđịnh quản lý tại công ty
Thứ ba, khẳng định vai trò của hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết địnhquản lý đối với sự phát triển và tồn tại của công ty, tìm ra những khó khăn, nhữngđiểm yếu, hạn chế mà hệ thống thông tin phục vụ việc ra quyết định quản lý màCTCP Giầy Thượng Đình gặp phải để có cách khắc phục phù hợp
Thứ tư, đưa ra một số kiến nghị nhằm khắc phuc những khó khăn hạn chế
mà hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định quản lý tại công ty gặp phải, đồngthời giúp xây dựng, phát triển hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định quản lýtại công ty thêm hoàn thiện hơn, hoạt động hiệu quả hơn
4 Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài tác giả cần thực hiện những nhiệm vụsau:
Nhiệm vụ một là phân tích cơ sở lý luận của đề tài, giải thích các khái niệm,mối liên hệ có liên quan đến đề tài:
+ Khái niệm thông tin, khái niệm thông tin quản lý, phân loại thông tin quản lý+ Khái niệm ra quyết định, yêu cầu trong việc ra quyết định, phân loại các quyếtđịnh, vai trò của việc ra quyết định đối với quản lý
+ Khái niệm hệ thống thông tin, vai trò của hệ thống thông tin đối với hoạt độngquản lý trong một tổ chức, phân loại hệ thống thông tin, hệ thống thông tin hỗ trợ
Trang 10ra quyết định quản lý, hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý và các phậmchù có liên quan đến hệ thống thông tin hõ trợ ra quyết định quản lý.
+ Mối liên hệ giữa thông tin, hệ thống thông tin đối với việc ra quyết định quản lý
Nhiệm vụ hai là thực hiện khảo sát thực tế, phân tích và chỉ ra thực trạng hệthống thông tin hõ trợ ra quyết định quản lý tại công ty cổ phần Giày Thượng Đìnhgiai đoạn năm 2015-2017
Nhiệm vụ cuối cùng đó là: thông qua việc khảo sát, phân tích, nhận xét về
hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định tại công ty, tìm ra nguyên nhân và đưa
ra những kiến nghị giúp cho hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định tại CTCP GiầyThượng Đình hoàn thiện, và phát triển hơn
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lýtại công ty Giày Thượng Đình”
Phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:
+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu trong nội dung về hệ thống thông tin hỗ trợ raquyết định quản lý
+ Phạm vi không gian: Phòng hành chính tổ chức của công ty cổ phần GiàyThượng Đình
+ Phạm vi thời gian: từ năm 2015-2017
6 Bố cục đề tài
Đề tài nghiên cứu của tác giả được triển khai theo ba chương bao gồm:
Trang 11Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý.
Ở phần một này tác giả sẽ tìm hiểu về cơ sở lý luận của hệ thống thốngthông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại
CTCP Giày Thượng Đình giai đoạn năm 2015-2017.
Phần này tác giả sẽ đi sâu vào mô tả thực trạng hệ thống thông tin hỗ trợ raquyết định quản lý tại CTCP Giày Thượng Đình giai đoạn năm 2015-2017 Từ đólàm rõ được thực trạng việc xây dựng, phát triển hệ thống thông tin phục vụ việc
ra quyết định của lãnh đạo phòng hành chính tổ chức và thực trạng vận hành sửdụng hệ thống đó
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị
Dựa trên việc phân tích thực trạng ở phần hai, tác giả đưa ra nhận xét vềthực trạng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định tại CTCP Giầy Thượng Đình.Sau đó, tác giả sẽ đưa ra những khuyến nghị giúp cho hệ thống thông tin hỗ trợ raquyết định quản lý tại công ty thêm hoàn chỉnh
7 Phương pháp nghiên cứu.
Để tiến hành đề tài nghiên cứu: “Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý tại công ty cổ phần Giầy Thượng Đình giai đoạn 2015-2017” tác giả sử dụng kết
hợp một số phương pháp nghiên cứu sau:
Một là, phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu: tác giả sử dụng phương
pháp này để nghiên cứu cơ sở lý luận cho đề tài bao gồm việc làm rõ các khái niệm
và các mối liên hệ về hệ thống thống tin hỗ trợ ra quyết định quản lý
Hai là, phương pháp quan sát: Tác giả sử dụng phương pháp này để quan sát quá
trình làm việc và cung cấp thông tin của cán bộ nhân viên phòng hành chính tổchức xem là họ thực hiện việc quản lý, sử dụng, cung cấp thông tin cho hệ thốngthông tin hỗ trợ ra quyết định quản lý như thế nào? quan sát cách bố trí các thiết bị
hỗ trợ hoạt động công việc và xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyếtđịnh của phòng hành chính tổ chức như là điện thoại, máy tính, văn bản giấy tờ
Ba là phương pháp phỏng vấn sâu: đây là phương pháp được tác giả sử dụng chủ
yêu trong đề tài này.Tác giả gặp gỡ, trao đổi và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo công
Trang 12ty là tổng giám đốc ông Nguyễn Văn Khiêm, trưởng phòng hành chính tổ chức củacông ty là bà Nguyễn Thu Hằng và các nhân viên làm việc trược tiếp tại phònghành chính tổ chức bao gồm bà: Trần Thị Yến, bà Hoàng Bích Lệ
Trang 13CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ
RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
1.Thông tin, thông tin quản lý
1.1 khái niệm thông tin
Trong thời kỳ công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay, thuật ngữ thông tin
là khái niệm rất hay được đề cập đến, nó xuất hiện trong mọi lĩnh vực của đời sốngkinh tế xã hội.Có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm thông tin Mỗi kháiniệm về thông tin lại có những đặc trưng riêng, cách tiếp cận riêng về thông tin
Theo cuốn sách “Bùng nổ truyền thông” của Philipe Breton,SergeProulx,1996 thì thông tin được hiểu theo hai nghĩa Đầu tiên thông tin được hiểu làmột hành động cụ thể để tạo ra một hình dạng Theo nghĩa thứ hai khái niệm thôngtin được hiểu là sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng2.Tác giả cuốn sách khắng định rằng hai cách hiểu về thông tin này cùng tồn tạisong song, bổ sung cho nhau, không mâu thuẫn bài trừ nhau
Theo bài giảng bộ môn thông tin học của TS Ngô Quyền Cảnh: Thứ nhấtthông tin được cho là tập hợp các số liệu, các dữ kiện làm tăng sự hiểu biết của conngười, làm cho hiểu biết con người phong phú hơn Thứ hai,ông cho rằng thông tin
là tất cả những gì hình thành trong quá trình giao tiếp giữa con người với conngười, là những tri thức, những hiểu biết mà con người thu thập được từ ngườikhác.Và thứ ba đó là thông tin được coi là tập hợp các số liệu và các dữ kiện tồn tại
và vận động trong không gian và theo thời gian
Theo cuốn giáo trình “ thông tin học” của PGS.TS Đoàn Phan Tân thì thôngtin cũng được hiểu dưới nhiều cách khác nhau như: Thông tin là điều mà người tađánh giá hoặc nói đến, là tri thức, tin tức Cách hiểu thứ hai thông tin là điều màngười ta biết và cách hiểu thứ ba thông tin được hiểu là sự chuyển giao tri thức làmtăng thêm sự hiểu biết của con người về thế giới.Từ các cách hiểu trên tác giả đãđưa ra bốn định nghĩa về thông tin
Định nghĩa thứ nhất được viết trên cơ sở nghĩa hiểu thông thường của thôngtin, cho rằng thông tin là nội dung của tất cả các thông điệp giao tiếp giữa người
2 moi.html
Trang 14http://tailieu.chotoi.net/thac-si-tien-si/56357-cong-tac-thong-tin-doi-ngoai-cua-viet-nam-trong-thoi-ky-doi-với người như nội d3ung của các cuộc điện thoại, nội dung văn bản “Thông tin là
sự phản ánh về một vật, một hiện tượng, một sự kiện hay quá trình nào đó của thếgiới tự nhiên, của con người và xã hội thông qua khảo sát trực tiếp hoặc lý giảigián tiếp
Thứ hai thông tin học nhìn theo quan điểm triết học, thông tin học là sự phảnánh thế giới vật chất và xã hội bằng ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh hay nói rộng hơn
là tất cả các phương tiện tác động lên các giác quan của con người
Thứ ba, theo quan điểm của lý thuyết thông tin thì thông tin được định nghĩa
là lượng đo chật tự nhân tạo chống lại sự hỗn độn của tự nhiên Ở đây được coi là
sự loại trừ, tính bất định, ngẫu nhiên của một hiện tượng tự nhiên, nó chỉ phản ánhcái xác định, trật tự của sử vật hiện tượng từ đó làm giảm tính ngẫu nhiên, bất địnhcủa sự vật hiện tượng đó Đây cũng là quan điểm được thừa nhận rộng rãi và nhiềuchuyên gia ủng hộ, đồng tình
Thứ tư, theo quan điểm đời sống thông thường, thực tiễn con người thì thôngtin là nhu cầu cơ bản gắn trực tiếp với hoạt động sản xuất và đời sống của conngười Thông tin không ngừng tăng lên cùng với sự phát triển của xã hội và sự giatăng các mối quan hệ, nó không bao giờ mất đi mà ngày càng được gia tăng theocấp số nhân Thông tin được truyền đi bằng nhiều phương tiện khác nhau nhưuthảo luận, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi văn bản Qua đó thỏa mãn nhu cầu củacon người
Tóm lại cho dù thông tin được hiểu theo khái niệm định nghĩa nào thì baogiờ nó cũng có năm thuộc tính đó là: tính đa dạng, tính khối lượng, tính chất lượng,tính giá trị và tính giá thành của thông tin Các thuộc tính này làm nên bản chất củathông tin và góp phần khẳng định vai trò của nó trong các lĩnh vực khác của đờisống xã hội và các nghành khoa học khác
1.2 Khái niệm và phân loại thông tin quản lý.
Khái niệm: Thông tin quản lý
Trước tiên ta cần hiểu thông tin quản lý là gì, theo TS.Nguyễn Đăng Khoatrong cuốn giáo trình thông tin quản lý hành chính nhà nước thì “ thông tin quản lý
là những tín hiệu, thông điệp mà ta thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có íchtrong việc ra quyết định quản lý
3PGS.TS Đoàn Phan Tân,1990, Thông tin học, nxb Đại Học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội
Trang 15Thông tin quản lý bao giờ cũng gắn liền với quyết định quản lý, nó có vai trò
vô cùng quan trọng như dây thần kinh, xương sống gắn kết quá trình quản lý và tácđộng đến mọi khâu, mọi hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức
Phân loại thông tin quản lý:
Có nhiều cách phân loại thông tin quản lý, dựa vào các tiêu chí khác nhau
mà ta lại có cách phân loại thông tin quản lý khác nhau
Đầu tiên phân loại dựa trên nguồn gốc của thông tin quản lý thì ta chia thông tinquản lý ra gồm hai loại đó là:
+ Thông tin bên trong: là những thông tin được cung cấp từ trong nội bộ cơquan và được sử dụng trong quá trình hoạt động và quản lý của cơ quan đó
+ Thông tin bên ngoài: là những thông tin có nguồn từ bên ngoài, được cơquan thu thập về và xử lý để phục vụ hoạt động và quản lý
Thứ hai phân loại dựa vào chức năng thể hiện của thông tin người ta chia thông tinquản lý ra thành:
+ Thông tin chỉ đạo:là những thông tin nội bộ được truyền từ cấp trên xuốngcấp dưới, để chỉ đạo hoặc truyền đạt một mệnh lệnh, một quyết định quản lý
+ Thông tin thực hiện: là thông tin về việc thực hiện một nhiệm vụ nào đócủa cấp dưới với cấp trên, là thông tin phản hồi của thông tin chỉ đạo
Thứ ba, căn cứ vào mức độ xử lý thông tin người ta chia thông tin quản lý ra thành
+ Thông tin cuối cùng: là những thông tin đã được xử lý một cách triệt để và
có thể sử dụng cho họat động quản lý, đặc biệt là việc ra quyết định quản lý củalãnh đạo trong cơ quan tổ chức
Thứ tư, căn cứ vào hướng chuyển động của thông tin ta chia thông tin quản lý rathành:
Trang 16+ Thông tin theo chiều dọc: là những thông tin được truyền từ cấp trên xuốccấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên và những thông tin qua lại giữa cơ quan cấptrên với đơn vị, cơ quan cấp dưới.
+ Thông tin theo chiều ngang: là những thông tin được truyền di giữa nhữngcấp quản lý đồng cấp và những người quản lý với nhau trên cơ sở ngang hàng.Thứ năm , dựa vào nội dung của các lĩnh vực liên quan đến hoạt động quản lý ta cóthể chia thông tin quản lý ra thành:
+ Thông tin kinh tế, thông tin tài chính v.v
+ Thông tin pháp luật
+ Thông tin văn hóa xã hội.v v
Thứ sáu, căn cứ vào chức năng của quá trình quản lý ta phân chia thông tin quản lý
ra thành :
+ Thông tin phuc vụ quá trình lập kế hoạch và ra quyết định
+ Thông tin phục vụ công tác tổ chức
+ Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo
+ Thông tin phục vụ công tác kiểm tra
Ngoài ra để phân loại thông tin quản lý ta còn có thể dựa vào hình thức truyền đạtthông tin, mức độ phản ánh của thông tin, cách truyền tin và kênh phát thôngtin Do đó cách phân loại thông tin quản lý nêu trên cũng chỉ mang tính tương đối
2 Ra Quyết định
Một nhà quản lý luôn luôn phải ra những quyết định, và ra quyết định là một kỹnăng chủ yếu của nhà quản lý
2.1 Khái niệm ra quyết định.
Có nhiều khái niệm khác nhau về việc ra quyết định, từ việc thu thập tổnghợp các nguồn tài liệu và các ý kiến khác nhau theo tác giả thì ra quyết định là mộtquá trình xác định vấn đề và lựa chọn một phương án hành động trong một sốnhững phương án khác nhau Ra quyết định là sự biểu thị trí tuệ, thái độ, ý chí của
Trang 17cơ quan quản lý có thẩm quyền được thể hiện thành văn hoặc không thành văn theothủ tục và phải phù hợp với pháp luật.4
Trong khái niệm này ra quyết định được xem xét dưới góc độ vừa là mộtnhiệm vụ vừa là một kỹ năng của nhà quản lý Trong quá trình quản lý nếu nhàquản lý đưa ra những quyết định sáng suốt thì sẽ đem về lợi ích cho cơ quan tổchức, và ngược lại nếu các quyết định không đảm bảo thì sẽ ảnh hưởng trục tiếpđến hoạt động quản lý và vận hành của tổ chức
2.2 Yêu cầu của việc ra quyết định quản lý.
Các quyết định quản lý cần phải đảm bảo bốn yêu cầu sau:
Một là, việc ra quyết định phải đảm bảo tính hợp pháp, tính pháp lý Cácquyết định của nhà quản trị phải được đưa ra dựa trên cơ sở pháp lý, được banhành trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan, tổ chức Quyết định phải được đảmbảo hình thức pháp lý theo luật định, phù hợp với lợi ích của cơ quan và lợi ích củacông dân, người lao động và lợi ích của xã hội
Hai là, việc ra quyết định phải đảm bảo tính hợp lý phù hợp với quy luậtphát triển của kinh tế-xã hội, tạo ra sự thống nhất đồng bộ khi quyết định Tránhtình trạng ra những quyết định vô lý, không phù hợp và quyết định sau thủ tiêu,mâu thuẫn với quyết định trước
Thứ ba là, quyết định phải đảm bảo tính thông nhất giữa mục tiêu, nội dung,hình thức ra quyết định, ban hành quyết định và tổ chức thực hiện quyết định
Thứ tư là, việc ra quyết định quản lý phải đảm bảo tính khả thi: trong việcsoạn thảo, đề ra quyết định, thông qua, tổ chức phổ biến và tổ chức thực hiện quyếtđịnh
2.3 Phân loại quyết định của người quản lý.
Có ba loại quyết định của người quản lý bao gồm: quyết định theo chuẩn, quyếtđịnh cấp thời, quyết định có chiều sâu
+ Quyêt định theo chuẩn: là những quyết định hàng ngày, theo lệ thường và có tínhchất lặp đi lặp lại, ví dụ như: quyết định giao việc,
+ Quyết định cấp thời: là những quyết định đòi hỏi phải nhanh, chính xác và phảithực hiện gần như tức thời
4 PGS.TS Đàm Thị Thu Hà,2009, Giáo trình quản trị học,nxb Tài Chính, Hà Nội.
Trang 18+ Quyết định có chiều sâu: là những quyết định đòi hỏi phải suy nghĩ, có kế hoạchmột cách thận trọng.
2.4 Vai trò của việc ra quyết định đối với hoạt động quản lý.
Đầu tiên ra quyết định có chức năng định hướng, quyết định phương hướngvận động phát triển của cơ quan, tổ chức góp phần thực hiện mục tiêu chung của
xẫ hội Khắc phục những mâu thuẫn tạo ra sự nhất chí cao trên cơ sở nghiên cứucác cơ sở, các căn cứ khoa học phù hợp với nhu cầu, lợi ích chung theo các quyluật khách quan
Hai là, đảm bảo việc thực hiện có kết quả mục đích Quyết định như mộtcông cụ, một phương tiện để thực hiện mục đích của cơ quan thông qua viejc xácđịnh các nghiệp vụ, xây dụng cơ cấu tổ chức, thực hiện việc lập kế hoạch, chỉ đạothực hiện, kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện mục tiêu, mục đích
Ba là chức năng phối hợp, hợp tác đồng bộ giữa các bộ phận tham gia cùngthực hiện mục đích chung
Bốn là, có chức năng động viên: ra quyết định đảm bảo tính pháp lệnh, tínhtâm lý phù hợp với lợi ích, nhu cầu của quần chúng, tạo động lực cho hoạt độngcủa tổ chức
Thứ năm, ra quyết định là mấu chốt trong hoạt động quản lý của tổ chức,điều hành công việc hàng ngày cho đến những quyết định lớn đều được tiến hànhtrên cơ sở những quyết đinh hợp lý
Ra quyết định có vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu trong quá trình hoạtđộng của một tổ chức, một quốc gia đặc biệt nó có vai trò vô cùng to lớn trong hoạtđộng quản lý tại các doanh nghiệp
3 Hệ thống thông tin
3.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Theo tập bài giảng “ thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý” của PGS.TSTrần Thị Quý thì hệ thống thông tin là:một hệ thống bao gồm các yêu tố có quan
hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thôngtin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu địnhtrước
Thành phần tạo nên một hệ thống thông tin bao gồm con người, những thiết
bị phần cứng, phần mềm và những dữ liệu để thực hiện các hoạt động thu thập
Trang 19thông tin lưu trữ và phân phối thông tin trong tập hợp các mối quan hệ xoay quanhnó.
Sơ đồ hệ thống thông tin bao gồm: nguồn thông tin, thu thập, xử lý lưu trữ,kho dữ liệu, phân phát và đích đến của thông tin Hay ta có thể thu gọn thành bốnyếu tố là : đầu vào, xử lý, đầu ra, người sử dụng
Hệ thống thông tin được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, với mỗimục đích khác nhau hệ thống thông tin lại có vai trò khác nhau có thể là giúp cho
tổ chức duy trì hoạt động sản xuất, khách hàng hay là quản lý quản trị trong nội bộ
tổ chức, cơ quan
3.2 Vai trò của hệ thống thông tin
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của
tổ chức.Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích,đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho nhữngngười soạn thảo và ra quyết định trong tổ chức.5
Hệ thống thông tin có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý được thể hiện:
Một là, hệ thống thống thông tin giúp cho quá trình quản lý được thực hiện.
Khi có hệ thống thông tin thì mới có hệ thống các nguyên tắc quản lý trong cơquan, tổ chức, nhà quản trị mới nắm bắt được tình hình hoạt động của tổ chức mình
để có biện pháp quản lý sao cho phù hợp Mặt khác hệ thống thông tin giúp cungcấp các thông tin về thị trường kinh tế, cạnh tranh, khách hàng bên ngoài tổ chứccho các nhà quản trị để từ đó họ có thể đưa ra những quyết định phù hợp
Hai là, Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường phức tạp như hiện nay, để tồn tại buộc doanh
nghiệp phải chiến thắng trong quá trình cạnh tranh để giành ưu thế về mình Hệthống thông tin cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp những thông tin về thịtrường, về cung cầu, về các nguồn lực phục vụ cho sản xuất từ đó nhà quản lý cóthể đưa ra những quyết định phù hợp về vấn đề đặt giá cả sản phẩm, đấu thầu,quyết định sản xuất
5 PGS.TS Đoàn Phan Tân, 2004,Các hệ thống thông tin quản lý, nxb Đại Học Quốc Gia Hà Nội
Trang 20Thứ ba, hệ thống thông tin tăng cường khả năng quản lý cho nhà quản lý.
Hệ thống thông tin giúp cung cấp cho nhà quản lý mở rộng khả năng thu thậpthông tin trong tổ chức, đặc biệt là những thông tin có liên quan đến hoạt động của
tổ chức qua đó đảm bảo cho nhà lãnh đạo quản lý có đầy đủ những thông tin cầnthiết để ra quyết định trong thời gian ngăn Đồng thời có thể căn cứ vào nhữngthông tin đó để có nhưng điều chỉnh trong quản lý sao cho đem lại hiệu quả quản
lý trong tổ chứ doanh nghiệp
Trong hoạt động của doanh nghiệp thì vai trò của hệ thống thông tin cũng là
vô cùng quan trọng:
Hệ thống thông tin nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức, nó là phần từ kíchhoạt các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp như : mệnh lệnh,chỉ thị thôngbáo, chế độ tác nghiệp
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường,
là trung gian giữa hệ thống quyết định và hệ thống con tác nghiệp
Nó đóng vai trò là phương tiện đưa thông tin từ môi trường ngoài vào doanhnghiệp và đưa những thông tin cần thiết của doanh nghiệp ra môi trường ngoài
Đối với hoạt động của doanh nghiệp thì hệ thống thông tin là đầu nối liên lạcgiữa các bộ phận của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho hệ quyết định hệ tácnghiệp
3.3 Phân loại hệ thống thông tin
Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin, ta có thể phân loại hệ thốngthông tin dựa trên các tiêu chí như6:
+ Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
+ Phân loại theo chức năng nghiệp vụ
+ Phân loại theo quy mô tích hợp
Đầu tiên, phân loại dựa trên mục đích phục vụ của thông tin đầu ra ta có 5 loại hệthống thông tin, bao gồm:
6 Phan Quốc Khánh, Sổ tay CNTT-TT cho DN”, 2005; O’Brient J.A – Management Information System,
6nd Edition
Trang 21+ Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS-Executive Support System)+ Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS-Desicion Support System)+ Hệ thống thông tin quản lý (MIS- Management InFormation System)+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS-Transaction Processing System)+ Hệ thống thông tự động hóa văn phòng và hệ chuyên gia(OAS-ES –ExpertSystem )
Phân loại theo chức năng nghiệp vụ ta có :
+ Hệ thống thông tin tài chính kế toán
+ Hệ thống thông tin markerting
+ Hệ thống thông tin sản xuất
+ Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Phân loại theo quy mô tích hợp thì hệ thống thông tin có :
+ Hệ thống quản lý nguồn lực(ERP)
+ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng(SCM)
+ Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng(CRM)
+ Hệ thống quản lý tri thức (KM)
Tùy theo từng tổ chức doanh nghiệp mà người ta lựa chọn các tiêu chí phân loại hệthống thông tin khác nhau sao cho phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức mà mìnhđang quản lý
3.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định: 7
Có nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định như:Vào năm 1970, Scott Morton đã đưa ra khái niệm đầu tiên về hệ thống thông tin hỗtrợ ra quyết định, ông cho rằng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là một hệthống máy tính tương tác nhằm giúp người sử dụng dữ liệu và mô hình để giảiquyết các vấn đề không cấu trúc DSS là hệ hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản
lý về các vấn đề bán cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định, không tường xuyên
7 http://voer.edu.vn/m/he-ho-tro-quyet-dinh-gioi-thieu-chung/36baec01
Trang 22Theo Luck.DP.1990 thì hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định DSS là một
hệ thống gồm các chương trình cơ sở dữ liệu, các mô hỉnh sấp sỉ toán học tối ưuhoặc mô hình mô phỏng cùng với các thuật toán tương ứng được thiết lập liên quanđến một vấn đề cụ thể hoặc một vùng cụ thể nhằm chợ giúp cho việc tham khảo,quy hoạch, quản lý, vận hành, thiết kế, và việc quyết định quản lý
Hai khái niệm trên coi hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định đồng nhất với mộtphần mềm máy tính hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định
Theo TS Võ Văn Huy –Huỳnh Ngọc Liễu thì hệ thống thông tin hõ trợ raquyết định được định nghĩa là: sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năngcủa máy tính giúp cải thiện chất lượng các quyết định.Nó là một hệ thống hỗ trợdựa trên máy tính giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định giải quyết cácvấn đề trong thưc tế quản lý
Ở Việt Nam khái niệm này cũng nhận được sự đồng thuận của nhiều độc giả, nhànghiên cứu và tác giả cũng dồng thuận với quan điểm về hệ thống thông tin hỗ trợ
ra quyết định(DSS) của TS.Võ Văn Huy là đó là một hệ thống thích hợp cả tri thứccủa con người và khả năng của máy tính
Vai trò của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định(DSS):
Đầu tiên DSS giúp hỗ trợ việc đưa ra các quyết định quản lý, đây cũng là vai tròchính của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.Đặc biệt là hệ thống thông tin hỗtrợ ra quyết định trợ giúp cho các nhà quản trị ra quyết định đặc thù, nhanh thayđổi và thường không có quy định trước
Thứ hai, hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định giúp tự động hóa các quytrình quản lý
Thứ ba, giúp đảy nhanh quá trình ra quyết định, tăng tốc độ giải quyết các vấn đề,giúp cho các quyết định được ra một cách kịp thời
Thứ tư đó là cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác, cần thiết, kịp thờiphục vụ việc ra các quyết định
Thứ năm, giúp tăng lợi thế trong quá trình cạnh tranh so với từng đối thủ cạnhtranh, giảm thiểu các chi phí nếu thu thập thông tin và hỗ trợ ra quyết định so vớicách thủ công
Thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định bao gồm:8
8 https://123doc.org/timkiem/hệ+thống+thông+tin+hỗ+trợ+ra+quyết+định+dss.htm