Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn - Phần 4

PHẦN IV : QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn là bộ tài liệu được dự án phát triển nông thôn Cao Bằng - Bắc Cạn biên soạn dùng làm tài liệu giảng dạy và hướng dấn cán bộ các cấp nắm được cáchxaay dựng và tổ chức triển khai quản lí theo dõi đánh giá các dự án phát triển

iv quản lý dự án phát triển nông thôn

4.1 Khái quát về quản lý dự án phát triển nông thôn

4.1.1 Quản lý dự án lμ gì?

Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể của dự án

Các yếu tố của quản lý dự án được thể hiện qua sơ đồ 2

Mục tiêu

Quản lý dự án

Các nguồn lực

Người thực hiện

Phương tiện Thời hạn

Sơ đồ 2: Các yếu tố của quản lý dự án

4.1.2 Nhiệm vụ quản lý dự án

• Kế hoạch hoá và trật tự hoá các hoạt động của dự án

• Tổ chức văn phòng dự án

• Tuyển mộ, giao việc, hướng dẫn và giám sát các cán bộ dự án

• Giám sát, kiểm tra các hoạt động của dự án

• Quản lý tài chính và kết hợp các tổ chức tài trợ

• Đánh giá các báo cáo do các tư vấn dự án gửi tới

• Xây dựng các báo cáo gửi đi theo yêu cầu của tổ chức tài trợ

4.1.3 Tiến trình xây dựng vμ quản lý dự án theo chu trình

Việc quản lý dự án nằm trong khuôn khổ chung của chu trình xây dựng và quản lý dự án như trình bày trong sơ đồ 3

Sơ đò 3: Chu trình xây dựng vμ quản lý dự án

4.1.4 Các khía cạnh cần được xem xét khi theo dõi vμ giám sát thực hiện dự

án

• Các công việc đã và đang thực hiện

• Các chỉ số chỉ báo cần phải theo dõi giám sát

• Hệ thống theo dõi, giám sát và báo cáo

• Các chi phí : Chi phí thực so với chi phí dự trù (Tạm ứng và quyết toán)

• Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án ( Chi phí- kết quả)

• Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên (Cơ chế phối hợp và hiệu quả thực tế)

• Sự tin tưởng lẫn nhau (Mâu thuẫn và xung đột)

• Kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không (Mục tiêu và kết quả thực)

X X á đ đ ịn v v n đ đ ề

Preparation

Đá h giá tình hình

Chu ể gia /

Dự á mới

Th c hiệ v giám s t

Xâ d d ự g d d ự á á

Du ệt d á

T ẩm đ đ ịn d d ự á á

• Những thay đổi và điều chỉnh cần thiết (Điều chỉnh kế hoạch, thoả

thuận, phương thức quản lý )

• Người thực hiện có nhận biết trách nhiệm, quyền hạn khi giải quyết vấn

đề phát sinh?

4.1.5 Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án

Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án được thể hiện qua sơ

đồ 4

Xác định chiến lược

Quản lý dự án

Các vai trò

quản lý

ký hợp đồng

Tổ chức và

Quan hệ bên ngoài

Lập kế hoạch và thời gian biểu

Thu thập và kiểm soát các

nguồn lực

Sơ đồ 4: Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án

4.1.6 Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án

• Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện

• Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành

• Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát

• Phương pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên được đưa vào quá trình làm việc

• Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc

4.1.7 Những khó khăn trong quản lý dự án

• Dự án có những đặc điểm riêng

• Mục tiêu dự án: khó định lượng

• Dự án có nhiều mục tiêu

• Nhân sự thường không được đào tạo chính quy

• Các quy định, quyết định khó được vận dụng đầy đủ

• Tổ chức dự án: có nhiều cơ quan tham gia, kể cả dân tham gia, dân vừa

là người tổ chức, người thực hiện và là người hưởng lợi

• Dự án gồm nhiều kết quả, nhiều các hoạt động lồng ghép, có liên quan lẫn nhau

• Sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào môi trường tự nhiên, xã hội, kinh tế và người hưởng lợi Hiệu quả không rõ ràng

• Khó hình thành chỉ số giám sát, đánh giá các hoạt động của dự án Thông tin thường hay bị chậm, không đồng bộ

4.1.8 Điều kiện để quản lý có hiệu quả dự án phát triển nông thôn

Để quản lý dự án có hiệu quả cần có 8 điều kiện (8 S) như sau:

1 Phải có chiến lược quản lý có hiệu quả ( Strategy) Điều đó nghĩa là phải

có kế hoạch sát đúng, khoa học

2 Phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp để đảm đương tất cả các hoạt

động của dự án (Structure) Nguyên tắc này đòi hỏi phải làm tốt công tác tổ chức quản lý dự án

3 Phải có hệ thống rõ ràng (Systems) Nghĩa là chỉ rõ phương pháp tiến hành để các hoạt động được thực hiện, được giám sát và kiểm tra

4 Phải có đủ cán bộ có năng lực thực hiện công việc (Staff) Nguyên tắc này có liên quan đến tuyển chọn, sử dụng cán bộ dự án một cách phù hợp

5 Cán bộ quản lý phải có kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng quản lý (Skills)

6 Cán bộ dự án phải có năng lực làm việc với cộng đồng, phù hợp với đặc

điểm văn hoá, xã hội của cộng đồng, am hiểu nông thôn (Style/culture)

7 Công việc quản lý phải được xã hội hoá (Socialisation) Nghĩa là việc quản lý phải có sự tham gia của cộng đồng, nhất là cộng đồng hưởng lợi

8 Phải tính đến lợi ích của các bên liên đới đến dự án (Stakeholders)

4.1.9 Các chức năng của người quản lý dự án

Cán bộ quản lý dự án có những chức năng chính như sau:

1 Xây dựng kế hoạch Là một chức năng cơ bản của quản lý nhằm vạch ra

các kế hoạch hành động trong tương lai

2 Ra quyết định Các nhà quản lý lựa chọn các phương án khác nhau khi

họ thực hiện việc ra quyết định

3 Tổ chức Các cân nhắc về việc điều hành, phân công lao động, và phân

công trách nhiệm là một phần thuộc chức năng tổ chức

4 Tuyển mộ vμ phát triển cán bộ Đây là một việc bao gồm tuyển chọn,

đào tạo và phát triển những người có thể đóng góp vào sự thành công của tổ chức

5 Giao tiếp truyền đạt Các nhà quản lý có trách nhiệm cho việc giao tiếp

truyền đạt tới nhân viên của mình những kiến thức về kỹ thuật, những hướng dẫn, luật lệ, và những thông tin được yêu cầu để thực hiện công việc

6 Động viên khích lệ Một đặc điểm quan trọng của quản lý ngày nay là

động viên khích lệ các cá nhân theo đuổi các mục tiêu chung bằng cách thoả mãn nhu cầu và đáp ứng kỳ vọng thông qua việc cung cấp công việc có ý nghĩa và phần thưởng xứng đáng

7 Lãnh đạo Các nhà quản lý trở thành những nhà lãnh đạo đầy tính thuyết

phục bằng cách phục vụ như những người kiểu mẫu có vai trò quan trọng và thích ứng kiểu quản lý của họ với đòi hỏi của tình huống

8 Kiểm soát Khi các nhà quản lý so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu

và thực hiện hành động sửa chữa cần thiết, họ đang giữ cho mọi việc theo đúng hướng thông qua chức năng kiểm soát

4.2 Tổ chức bộ máy và nhân lực quản lý dự án

Tổ chức bộ máy quản lý dự án là xác định chức năng và cơ chế phối hợp giữa các thành viên và các đơn vị để thực hiện mục tiêu của dự án

4.2.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy vμ nhân sự quản lý dự án

• Phải dựa trên nhiệm vụ quản lý dự án mà bố trí nhân lực

• Phải phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các thành viên liên quan trong Ban quản lý dự án

Ví dụ về bảng phân công các thành viên trong ban quản lý và chức năng nhiệm vụ của họ:

Các thành viên Chức năng/Nhiệm vụ

Giám đốc dự án

Phó giám đốc dự án

Kế toán

Các hợp phần:

Trưởng hợp phần

Phó hợp phần

Kế toán

Cán bộ dự án cấp huyện

Cán bộ dự án cấp xã

Cán bộ dự án cấp thôn

bản

• Bộ máy quản lý phải tinh giản, hạn chế các khâu trung gian, đảm bảo tiết kiệm chi phí quản lý, tăng cường hiệu quả và hiệu lực của quản lý

• Quản lý phải thể hiện trực tiếp tới người hưởng lợi: người hưởng lợi càng gần với công tác quản lý thì càng tốt

• Tiện lợi cho giám sát, kiểm tra và đánh giá

• Đảm bảo tính bên vững, đặc biệt chú trọng bồi dưỡng cán bộ địa phương tham gia quản lý dự án

4.2.2 Nội dung tổ chức nhân lực cho quản lý dự án

• Tuyển mộ nhân lực: Thư mời, nhận hồ sơ tuyển, tuyển sơ bộ, tuyển chính thức

• Sắp xếp, bố trí nhân sự thích hợp vào các công việc quản lý dự án

• Bồi dưỡng cán bộ quản lý thông qua làm việc, giám sát, kiểm tra và các lớp bồi dưỡng ngắn hạn

4.3 Tổ chức phương tiện vật chất cho quản lý dự án

4.3.1 Tổ chức Văn phòng dự án

• Xác định nhiệm vụ của Văn phòng dự án

• Tuyển nhân viên phù hợp vào các vị trí làm việc

• Bố trí không gian làm việc hợp lý

4.3.2 Mua sắm vμ lắp đặt các thiết bị Văn phòng dự án

• Bàn ghế làm việc

• Bảng thông báo và phân công nhiệm vụ

• Thiết bị thông tin (Fax, điện thoại, mạng Internet/Email)

• Các thiết bị văn phòng (máy tính, tủ tài liệu, văn phòng phẩm, giá sách, giá công văn,

4.3.3 Mua sắm các trang thiết bị khác

• Ô tô

• Xe máy

• Máy ảnh

• …

4.4 Quản lý tài chính dự án

• Xây dựng lịch trình chi tiết về kế hoạch tài chính cho các hoạt động cụ thể liên quan đến kinh phí dự án

• Xây dựng và duy trì tốt hệ thống kế toán cho dự án

• Xây dựng kế hoạch cùng với Tổ chức tài trợ để giải ngân

• Duyệt các hoá đơn, chứng từ để thanh toán

• Xây dựng kế hoạch kiểm toán dự án

• Xây dựng báo các tài chính dự án

4.5 Quản lý dịch vụ và thuê khoán

4.5.1 Quản lý tư vấn dự án

• Chuẩn bị các bản tham chiếu nhiệm vụ tư vấn

• Mời các đơn vị/cá nhân gửi đề cương tư vấn

• Đánh giá các đề cương tư vấn

• Thương lượng và ký kết hợp đồng

• Giám sát công việc của các tư vấn

4.5.2 Quản lý thầu khoán vμ thi công

• Xây dựng các danh mục thiết bị cần mua sắm và các hợp đồng mua bán

• Chuẩn bị các văn bản mời thầu và gọi thầu

• Đánh giá các dự án thầu và thương lượng hợp đồng

• Kiểm tra chất lượng vật tư, thiết bị

• Giám sát thi công, xây lắp

4.6 Quản lý các hợp đồng thực hiện dự án

4.6.1 Lý do hợp đồng

Bên thực hiện dự án thường không có đủ khả năng (nhất là do thiếu nhân lực) để thực hiện hết tất cả các hoạt động của dự án Do đó đơn vị thực hiện dự án

phải ký hợp đồng với đơn vị/cá nhân khác để bổ sung nguồn nhân lực, vật lực mà

đơn vị thi công không đủ khả năng thực hiện

4.6.2 Vai trò của hợp đồng

• Nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của bên quản lý dự án (bên A) và bên thực hiện (bên B) để làm cho các hoạt động được thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật và tiến độ

• Nêu rõ quyền lợi của bên thực hiện (bên B), làm cơ sở để trả công và thanh toán dự án

• Là cơ sở để thanh toán với Ban quản lý dự án cấp trên

• Là cơ sở pháp lý để quản lý dự án

4.6.3 Các bước hợp đồng

a Xác định công việc cần hợp đồng

Căn cứ vào kế hoạch triển khai dự án, xác định các công việc cần phải triển khai hợp đồng Các việc cần làm hợp đồng gồm:

ƒ Các việc có tính thi công, xây lắp đòi hỏi kĩ thuật cao

ƒ Các công việc có tính dịch vụ: tư vấn thiết kế, chỉ đạo…

b Xây dựng các điều khoản tham chiếu (TOR) cho từng việc

Nội dung của TOR bao gồm:

ƒ Bối cảnh

ƒ Mục tiêu

ƒ Nội dung

ƒ Kết quả mong đợi

ƒ Yêu cầu năng lực và chuyên

môn cần thiết

ƒ Quỹ thời gian

ƒ Địa chỉ liên hệ

c Mời hợp đồng

Gửi TOR đến cơ quan mời hợp đồng: Tuỳ theo, nên gửi từ 3 cơ quan hay cá nhân trở lên, có thể trực tiếp hay đăng lên báo chí

d Tiếp nhận hồ sơ và đề án của bên nhận tư vấn/thầu khoán

e Đàm phán hợp đồng

Là quá trình trong đó các bên tham gia có những lợi ích riêng đi đến những thoả thuận có thể chấp nhận được thông qua quá trình cam kết và thảo luận

Để đàm phán tốt cần:

ƒ Xác định rõ chủ thể của đàm phán: Họ là ai? Có khả năng quyết định không? Họ quan tâm đến gì?

ƒ Nên xây dựng các phương án khác nhau nhằm dung hoà lợị ích các bên ngay trước khi đàm phán

ƒ Tập trung vào những lợi ích chung hơn là chú ý mâu thuẫn giữa các bên

ƒ Dựa vào chuẩn mực kinh tế- kĩ thuật- pháp lý

ƒ Mềm mỏng và tôn trọng lợi ích của các bên

f Ký kết hợp đồng

Hợp đồng là văn bản luật pháp, là kết quả của quá trình đàm phán giũa các bên Nó bao gồm: Cam kết của các bên tham gia và quy định để thực hiện sự cam kết đó

Bên B: Cam kết :

ƒ Thực hiện công việc đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, thời gian và giá cả theo thoả thuận

ƒ Hợp tác với bên A để cùng bàn bạc giải quyết theo những tiến độ công việc:

Bên A: Cam kết

ƒ Đảm bảo vật chất và tổ chức để bên B thực hiện công việc dự án

ƒ Kiểm tra theo dõi tiến độ và bàn bạc với bên B khi thực hiện dự án

ƒ Đảm bảo nghĩa vụ với bên B theo như cam kết

Lưu ý khi làm hợp đồng:

- Cụ thể

- Đủ ý

- Chính xác, không quá với thoả thuận

- Xác nhận của các bên tham gia

4.6.4 Quản lý hợp đồng

a Nội dung quản lý

ƒ Làm cho các bên tham gia hiểu và nắm vững các điều đã cam kết, phải có bản hợp đồng

ƒ Trách nhiệm thực hiện giám sát quá trình thực hiện công việc theo

điều kiện hợp đồng

ƒ Theo dõi và thực hiện các thay đổi bất thường

ƒ Cung cấp những luận cứ để giải thích sự thay đổi khi thanh toán hợp

đồng

ƒ Duyệt các hoá đơn chi phí khi công việc đang tiến hành

b Phương pháp

ƒ Các bên tham gia phải kí nhận sự cam kết

ƒ Triển khai công việc chỉ khi hợp đồng được ký

ƒ Hình thành các loại hồ sơ về hợp đồng và thực hiện hợp đồng:

+ Tiến độ công việc,

+ Vật tư, mua sắm thiết bị

ƒ Cập nhật thông tin: hàng ngày, hàng tuần, đánh giá tiến độ theo tuần, tháng, quý…

4.7 Lượng giá dự án

4.7.1 Khái niệm

Lượng giá là phân tích và thẩm định dự án một cách chi tiết, là một tiến trình

được thực hiện xuyên suốt quá trình thực hiện dự án (Sơ đồ 5)

4.7.2 Căn cứ để lượng giá dự án

• Nguồn tài liệu cơ bản là văn bản, kế hoạch và các tài liệu liên quan của dự án

• Mục đích và các mục tiêu của dự án

• Các kết quả mà dự án mong muốn đạt được

• Các hoạt động của dự án

• Các giả định quan trọng của dự án

• ý định, mong đợi của các tổ chức, các nhân liên quan đến kết quả

đánh giá

• Đánh giá tiến trình và kết quả

4.7.3 Thông tin lượng giá dự án

1 Nguồn và cách thu thập thông tin

• Các báo cáo định kỳ của các nhóm

• Từ các cơ quan chức năng

• Từ người được hưởng lợi

• Từ các cơ quan, cá nhân thực hiện dự án

• Thăm và quan sát hiện trường

• Đo lường trực tiếp

• Phỏng vấn theo bảng hỏi, bảng kiểm

• Phỏng vấn và phỏng vấn bán định hướng

• Thảo luận nhóm đối tượng

• Nghiên cứu trường hợp điển hình

• Các khía cạnh khác:

ƒ Rẻ hoặc đắt

ƒ Nhanh hay chậm

ƒ Chi tiết hoặc chung chung

ƒ Chính xác hoặc tương đối

2 Xử lý và trình bày thông tin

• Bằng số (Số tuyệt đối, số tương đối, xử lý toán học, thống kê)

• Bằng sơ đồ, biểu đồ, đồ thị ( Các dạng đồ thị, biểu đồ )

• Bằng chữ

• Bằng tranh ảnh, băng video, băng ghi âm

• Bằng cả bảng biểu, tranh ảnh và bằng lời

• Bằng hiện vật (Triển lãm, trưng bày )

• Báo cáo điển hình

4.7.4 Các mức độ lượng giá

• Lượng giá giá tiến trình: hiệu quả, ảnh hưởng, phân tích nguyên nhân

• Lượng giá hiệu quả và ảnh hưởng trực tiếp của từng hoạt động

• Lượng giá ảnh hưởng gián tiếp, trung gian (Ví dụ: trong cây vấn đề hoặc cây mục tiêu)

• Lượng giá ảnh hưởng tích cực và tiêu cực (Hai mặt của vấn đề)

• Lượng giá tổng thể, trong mối liên quan tổng thể, hệ thống

• Lượng giá từng hoạt động, kết quả riêng biệt

4.7.5 Các khía cạnh lượng giá

• Hiệu quả và ảnh hưởng về kinh tế, thu nhập từ R,V,A,C,D,T (Đầu vào

- Đầu ra)

• Hiệu quả và ảnh hưởng về môi trường

• Hiệu quả xã hội : Mục tiêu về phát triển con người

• Hiệu quả và ảnh hưởng đến hệ thống và chuyển đổi hệ thống sản xuất Tính ổn định, tính công bằng, tính bền vững, tính tự chủ của hệ thống sản xuất

• Lượng giá Kiến thức, Niềm tin, Thái độ và Kỹ năng thực hành

(KABP)

• Đánh giá hiệu quả quản lý, điều hành, sử dụng các nguồn lực của dự

án

• Sự hợp tác, đối tác và các bên tham gia

4.7.6 Các hình thức so sánh

• Đánh giá tình hình hiện tại so với mục tiêu, kết quả có trong kế hoạch

• Đánh giá so sánh theo tiến trình thời gian (Quá khứ - hiện tại - tương lai)

• Đánh giá so sánh theo không gian: Nơi này với nơi khác trong cùng khoảng thời gian và điều kiện tương tự (Phương pháp đối chứng)

• So sánh theo công việc/ hoạt động ở các thời điểm khác nhau hoặc ở các nơi khác nhau, hoặc do các cơ quan, các nhân khác nhau tiến

hành