Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn - Phần 3

PHẦN III : VIẾT ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN Xây dựng và quản lí dự án phát triển nông thôn là bộ tài liệu được dự án phát triển nông thôn Cao Bằng - Bắc Cạn biên soạn dùng làm tài liệu giảng dạy và hướng dấn cán bộ các cấp nắm được cáchxaay dựng và tổ chức triển khai quản lí theo dõi đánh giá các dự án phát triển

iii viết đề cương dự án

3.1 Nội dung của đề cương dự án

Mặc dù mỗi cơ quan tài trợ có thể có yêu cầu về hình thức riêng cho đề cương dự án mà họ tài trợ, nhìn chung một đề cương dự án là một văn bản bao gồm các phần sau đây:

• Trang đầu (title page)

• Mục lục (table of contents)

• Tóm tắt dự án (summary)

• Bối cảnh (background)

• Mục tiêu (objectives)

• Các hoạt động và kết quả (activities and outputs)

• Đầu vào (inputs)

• Tổ chức và thực hiện dự án (project organization and implementation)

• Giám sát và đánh giá dự án (monitoring and evaluation)

• Biện minh và phân tích rủi ro (justification and risk analysis)

• Kinh phí (budget)

• Phụ lục (appendix)

3.2 Cách viết các phần của đề cương dự án

3.2.1 Trang bìa

1 Các thông tin cần có

• Tên dự án

• Cơ quan tài trợ

• Tên cơ quan thực hiện thực hiện dự án và tên người, bằng cấp (nếu có) của người đại diện

• Địa chỉ cơ quan thực hiện/ Địa chỉ liên lạc

• Địa điểm thực hiện dự án

• Thời gian thực hiện dự án

• Kinh phí đề nghị tài trợ

• Ngày gửi dự án

2 Yêu cầu:

• Tên dự án phải ngắn gọn, dễ hiểu, trực tiếp và thể hiện nội dung dự án

• Không viết tắt tên các tổ chức quốc tế xin tài trợ

• Được viết tắt từ các học vị như PhD Dr

• Trình bày rõ, chính xác và đẹp

3.2.2 Mục lục

1 Tác dụng:

• Giúp cho người đọc biết được khái quát cấu trúc và nội dung của dự

án

• Thể hiện được tính khoa học của dự án, thuyết phục người đọc ngay

từ đầu

• Giúp cho người đọc, có thể nhanh chóng tìm thấy phần mình muốn

đọc để hiểu rõ thêm dự án

2 Cách trình bày

Có một số hình thức trình mày mục lục khác nhau, nhưng về cơ bản có thể trình bày như sau:

Mục lục

2 Mục tiêu của dự án

2.1

2.2

3.2.3 Tóm tắt dự án

1 Mục đích:

Để người đọc (hay cơ quan tài trợ) Biết được ý tưởng chủ đạo của dự án trong thời gian ngắn để quyết định có nên đọc hay không đọc toàn bộ dự án

2 Cách viết

Tuy được trình bày trước nhưng được viết sau khi hoàn thành có đề cương

dự án

3 Yêu cầu:

Phần tóm tắt phải viết rõ ràng, súc tích và ngắn gọn (thường không quá

300 từ) trả lời các câu hỏi sau:

• Vấn đề cần giải quyết của dự án là gì?

• Tại sao lại giải quyết vấn đề đó?

• Mục đích của dự án là gì?

• Các hoạt động chính của dự án?

• Thời gian và kinh phí?

3.2.4 Bối cảnh của dự án

1 Tác dụng

Làm cho người đọc hiểu được:

• Tình hình của địa phương,

• Hiện trạng những vấn đề, khó khăn cần giải quyết

• Tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết trong dự án

• Tính cấp thiết của dự án

2 Yêu cầu:

- Về hình thức:

• Ngắn, ngọn, rõ ràng, (từ 1 đến 2 trang )

• Câu văn ngắn, từ ngữ chính xác, dễ hiểu

- Về nội dung:

• Các thông tin cần có cả định tính và định lượng, không chung chung

• Đi từ tổng quát đến chi tiết, cụ thể

• Đủ các thông tin cần thiết để người đọc hiểu đủ, hiểu đúng và hiểu rõ bối cảnh của vùng dự án

• Nói rõ được các vấn đề mà cây vấn đề nêu ra và phù hợp với sự quan tâm của cơ quan tài trợ

• Nói rõ vấn đề mà dự án dự định và có khả năng giải quyết

• Nói rõ về cơ quan/ tổ chức thực hiện dự án

3.2.5 Mục đích, mục tiêu của dự án

1 Mục đích dự án

Mô tả tình hình trong tương lai một khi các vấn đề nêu ra trong dự án giải quyết Mục đích của dự án là tình trạng trong tương lai mà dự án góp phần làm ra

2 Mục tiêu cụ thể:

• Là các mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được (Do dự án trực tiếp tạo ra)

• Một dự án thường chỉ có một mục tiêu chung, nhưng có thể có nhiều mục tiêu cụ thể, các mục tiêu phải được liên kết với nhau một cách rõ ràng, chặt chẽ

3 Cách viết mục tiêu dự án

• Nên dựa vào Cây mục tiêu để viết

• Viết rõ ràng

• Mục tiêu phải đo hay định lượng được

• Mục tiêu tuỳ thuộc vào bản chất của dự án

• Nên dùng các từ mang nghĩa trực tiếp của hành động như: Cung cấp; xây dựng, tăng cường, phát triển, tăng cường năng lực ngay

ở đầu câu

3.2.6 Đầu ra vμ các hoạt động

Nên viết các đầu ra và các hoạt động nh− thế nào?

Cách 1: Viết trong khung Logic

Chỉ số Căn cứ kiểm tra Giả định Mục tiêu (Đầu ra) 1:

HĐ1.1

• Đầu vào • Cơ quan thực hiện • Thời gian • Ngân sách dự kiến HĐ1.2

• Đầu vào • Cơ quan thực hiện • Thời gian • Ngân sách dự kiến Mục tiêu (Đầu ra) 2:

HĐ2.1

• Đầu vào • Cơ quan thực hiện • Thời gian • Ngân sách dự kiến HĐ 2.2

• Đầu vào

• Cơ quan thực hiện

• Thời gian

• Ngân sách dự kiến

Cách 2: Viết dưới dạng câu văn

Mục tiêu 1:

Các hoạt động: 1.1

1.2

Mục tiêu 2:

Các hoạt động: 2.1

2.2

2.3

Mục tiêu 3:

Các hoạt động: 1.1

1.2

3.2.7 Đầu vμo 1 Các nguồn lực cần cung cấp cho dự án • Tính tất cả nhu cầu về kinh phí cho tất cả các hoạt động trong dự án • Không tính những kinh phí mà nông dân làm cho chính bản thân họ (thí dụ công nuôi tôm, dọn ao của gia đình )

2 Địa phương có thể đóng góp những gì và bao nhiêu?

• Cần nêu rõ những khoản mà địa phương có thể đóng góp: công lao

động, đất đai, thiết bị, vật tư nếu có Những đóng góp này thể hiện nỗ lực cao nhất mà địa phương có thể huy động để tăng tính thuyết phục cho phần xin tài trợ

• Cần mô tả cặn kẽ và chính xác về các khoản đóng góp của địa phương

3 Đề nghị cơ quan tài trợ bao nhiêu? cho những khoản gì?

• Nêu rõ số lượng, loại vật tư, trang thiết bị

• Những đóng góp này phải được định giá và phân bổ cho từng kỳ

3.2.8 Tổ chức vμ thực hiện dự án

1 Cơ quan thực hiện dự án

• Tổ chức xin tài trợ thường là cơ quan thực hiện dự án

• Các cơ quan/ tổ chức chính phối kết hợp và quản lý dự án

(Nên dựa vào bảng phân tích thμnh phần tham gia để viết)

2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ trong tổ chức thực hiện dự

án

Giới thiệu về các cơ quan:

• Tổ chức được thành lập vào lúc nào?

• Mục tiêu và các hoạt động của nó?

• Đã bao giờ tổ chức được tài trợ làm dự án gì chưa?

• Nếu có, ai giúp và giúp vào lúc nào?

• Các cơ quan, đoàn thể nào tham gia?

Chú ý: Cần làm tăng sự tin tưởng của cơ quan tài trợ bằng việc đưa vào các cơ quan chuyên môn hoặc có uy tín trong tổ chức thực hiện dự án

Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan thực hiện dự án

Tên cơ quan tổ chức Chức năng, nhiệm vụ Ghi chú

3 Tổ chức bộ máy quản lý dự án

- Yêu cầu:

• Bộ máy quản lý phải được mô tả một cách rõ ràng, gọn nhẹ, đảm bảo hiệu quả và hiệu lực trong điều hành dự án

• Phù hợp với hoàn cảnh chính trị và xã hội của mỗi địa phương

• Phối hợp sự điều phối của tổ chức tài trợ và các quy định của chính phủ

• Phát huy tối đa năng lực và sự tham gia của dân

Chú ý: Nên thể hiện bộ máy quản lý dự án ở dạng sơ đồ

- Phân công chức năng nhiệm vụ của các thμnh viên tham gia

Ví dụ: Thành phần ban quản lý dự án xã

Họ vμ tên Chức vụ hiện nay Chức danh trong BQL

4 Kế hoạch thực hiện dự án

• Nêu rõ lúc nào? là gì? ai làm?

• Nên thể hiện ở biểu và sơ đồ

(Dựa vμo kế hoạch thực hiện để viết)

Ví dụ: Kế hoạch thực hiện dự án…

Thời gian Các hoạt

động của

dự án

Kết quả

cần đạt Q1 Q2 Q3 Q4

Lao

động

Vật t−

Chi phí

Ai làm

Mục tiêu 1:

HĐ 1.1

HĐ 1.2

HĐ 1.3

Mục tiêu 2:

HĐ2.1

HĐ2.2

HĐ2.3

3.2.9 Giám sát vμ đánh giá dự án

Mô tả việc tiến hành giám sát và đánh giá dự án diễn ra như thế nào Nội dung phần này bao gồm:

• Nêu rõ các chỉ tiêu dùng cho giám sát và đánh giá, thước đo từng chỉ tiêu đó, và phương pháp thu lượm các chỉ tiêu đó

• Chức năng và nhiệm vụ của các bên liên quan đến giám sát và đánh giá

dự án

• Hệ thống thông tin cho dự án, chế độ báo cáo, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động dự án

• Kế hoạch giám sát và đánh giá dự án

(Nên dựa vμo cột ba (nguồn dữ liệu minh chứng) của Bảng tóm tắt kế

hoạch dự án (Project Planning Matrix) để viết)

3.2.10 Biện minh vμ phân tích rủi ro

1 Biện minh

- Mục đích:

• Nói rõ tầm quan trọng của dự án

• Nói rõ tính đúng đắn của các biện pháp giải quyết

• Phân tích hiệu quả của dự án (kinh tế, xã hội, môi trường)

• Thuyết phục cơ quan tài trợ giúp đỡ

- Cách viết

Viết ngắn gọn, phù hợp mong muốn của tổ chức tài trợ, đảm bảo đủ ý:

• Dự án giải quyết vấn đề gì?

• Tại sao vấn đề này mà không phải là vấn đề khác?

- Mức độ phổ biến nghiêm trọng

- Xu hướng phát triển

- Phù hợp với quan tâm của xã hội

• Vấn đề được đặt ra trong bối cảnh nào?

• Biện pháp giải quyết vấn đề trên? Viết trong một đoạn văn

• Ai sẽ được trực tiếp hay gián tiếp hưởng lợi?

• Hiệu quả của dự án: Viết trong một đoạn văn các hiệu quả nâng cao năng lực, kinh tế, xã hội và môi trường của dự án sẽ mang lại

(Nên dựa vμo cây vấn đề (nguyên nhân vμ hậu quả) để viết!)

2 Phân tích rủi ro

- Mục đích:

Khẳng định tính đúng đắn của dự án và để nói rằng: Nếu có rủi ro xảy ra thì dự án vẫn đáng giá đầu tư

- Cách viết:

• Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra

• Mức độ của từng rủi ro ấy

• Cách giải quyết cho từng rủi ro

• Nên viết ngắn gọn, thường thể hiện bằng bảng

(Nên dựa vμo phần phân tích các giả định trong bảng tóm tắt kế hoạch để viết)

Ví dụ: Phân tích rủi ro dự án nuôi cá

Mưa lũ làm tràn bờ, mất

cá

Thấp ♦ Gia cố bờ trước mùa mưa bão

♦ Tăng cường kiểm tra trong mùa mưa lũ, chuẩn bị sẵn các nguồn lực

để ứng phó tại chỗ Chậm trả vốn, nợ đọng Thấp ♦ Thực hiện đúng điều lệ nhóm tín

dụng tiết kiệm để không có nợ đọng Việc thay đổi cán bộ sau

bầu cử

Vừa ♦ Bàn giao kịp thời ???

Sản phẩm khó bán Thấp ♦ Tìm thị trường, hợp tác tiêu thụ sản

phẩm

3.2.11 Phụ lục

1 Mục đích:

Là phần đưa ra các sơ đồ, các thông tin để minh hoạ, làm rõ thêm nội dung

dự án

2 Nội dung:

Các nội dung sau đây có thể ở Phần phụ lục:

• Bản đồ

• Các thông tin chi tiết về một số vấn đề mà dự án quan tâm

• Cây vấn đề, Cây mục tiêu

• Lý lịch của một số cán bộ chủ chốt

• ảnh minh hoạ

3.3 Một số khó khăn khi viết dự án phát triển

• Thiếu thông tin và ngần ngại quan hệ với cơ quan tài trợ Trở ngại chủ yếu là kỹ năng giao tiếp và hàng rào ngôn ngữ

• Sự hiểu biết còn hạn chế của cán bộ dự án về ý tưởng giúp đỡ, mục tiêu, tôn chỉ của các tổ chức tài trợ Chưa hiểu hết lý do họ là ai và vì sao lại giúp đỡ mình

• ý tưởng của dự án hình thành từ người ngoài cộng đồng, ít đáp ứng nhu cầu của người dân và của cộng đồng

• Mục tiêu của dự án: ít chú ý về mặt xã hội (phát triển người bị thua thiệt nhất, công bằng xã hội, mức độ phân bố thành quả dự án cho các nhóm cư dân) ít chú ý về môi trường (bảo tồn tài nguyên thiên nhiên )

• Không làm rõ nhóm mục tiêu (Nhóm hưởng lợi) của dự án là ai và bao nhiêu người

• ít chú trọng vấn đề giới, nhất là chưa có giải pháp phát triển phụ nữ

• Chưa làm rõ quan điểm dân tham gia trong xác định nhu cầu, xây dựng, thực hiện, hưởng lợi từ dự án không rõ ràng Nhiều người cho rằng yêu cầu dân tham gia chỉ là hình thức Cán bộ xây dựng dự án chưa hiểu hiết

phương pháp và cách tiếp cận có dân tham gia Họ vẫn quen với cách làm cũ, kế hoạch từ trên xuống, mang tính áp đặt

• Có sự nhầm lẫn giữa sự tham gia và đại diện của dân trong dự án

• Chưa hiểu hết quan điểm phát triển bền vững Vì thế, chưa thiết kế các giải pháp xây dựng, thực hiên, quản lý thành quả dự án một cách bền vững

• Dự án coi trọng việc xin tài trợ, xem nhẹ phát huy nội lực Chưa gắn trách nhiệm của người sử dụng với quản lý, nuôi dưỡng công trình dự án

• Không thể hiện rõ chủ sở hữu của dự án Thường có sự tách rời giữa người xây dựng dự án, người tổ chức thực hiện và người hưởng lợi Thường quá nhiều bên tham gia, nhưng không rõ trách nhiệm cụ thể

• ít chú trọng đến đào tạo, phát triển nhân lực địa phương, mà chú trọng nhiều đến mua sắm, xây dung

• Hiểu sai lệch do bất đồng ngôn ngữ: Đôi khi dự án phải được viết bằng tiếng Anh Việc này hay được thực hiện thông qua phiên dịch Cán bộ phiên dịch chưa đủ kiến thức, từ vựng để dịch các chủ đề mang tính chuyên sâu của dự án

3.4 Đánh giá Đề cương dự án

Để đánh giá một bản đề cương đề xuất dự án có tốt hay không người ta thường xem xét những khía cạnh sâu đây:

1 Sự rõ rμng, logic vμ nhất quán

Liệu ai đó không biết về địa phương và dự án có hiểu dự án qua đọc đề cương này không?

- Nên:

• Viết rõ ràng, trực tiếp và ngắn

• Trình bày nhất quán

• Dẫn người đọc từng bước hiểu ý tưởng của dự án

• Các phần phải liên quan thống nhất với nhau: Bối cảnh => Vấn đề khó khăn => Mục tiêu => Giải pháp => Các hoạt động => Đầu vào

=> Kết quả

• Đơn vị dùng phải chuẩn, phổ thông

• Thống nhất các mục lớn, mục nhỏ, bảng, hình vẽ, chú thích

- Không nên:

• Viết câu phức dài dòng

• Lặp lại ý, ý sau không như ý trước (số liệu, đơn vị đo, tình hình)

• Dùng đơn vị địa phương (nếu xin tài trợ nước ngoài)

• Dùng những tập hợp từ thể hiện chính người viết cũng chưa rõ ràng hay không chắc chắn: V.V ; tương tự, hình như, dường như, có thể

là, nghe nói được coi là

2 Sự đồng bộ

Đề cương dự án có chứa đầy đủ các phần như tổ chức tài trợ yêu cầu: Tóm tắt, Đặt vấn đề, Mục tiêu, Giải pháp, Các hoạt động, Kết quả, Đầu vào, Kế hoạch thực hiện, Tổ chức thực hiện

3 Sự đáp ứng

• Đáp ứng yêu cầu của cơ quan tài trợ?

• Phát triển nguồn nhân lực, tài nguyên, môi trường, sự tham gia của dân, tác động đến người nghèo, ảnh hưởng có tính nhân rộng ?

• Đáp ứng được những vấn đề cấp bách đang đặt ra ở địa phương,

vùng và quốc gia?

4 Phương pháp tiến hμnh

Đề cương có giá trị cao khi người viết chứng tỏ rằng họ đã hiểu kỹ các khó khăn cần phải vượt qua bằng các giải pháp đề xuất trong dự án

5 Năng lực của người/cơ quan thực hiện dự án

• Ai/cơ quan nào thực hiện dự án?

• Có kinh nghiệm giải quyết vấn đề đó chưa?

• Có khả năng tổ chức quản lý dự án?

• Có khả năng giao tiếp trao đổi với cơ quan tài trợ ?

6 Tính hiệu quả

• Mang lại lợi ích gì về kinh tế, xã hội và môi trường?

• Cho ai? Phụ nữ, dân nghèo, dân tộc thiểu số?

• Bao nhiêu?

• Nhóm hưởng lợi là ai?

• Cộng đồng: tính tự lập và sự bền vững?

• Cho tổ chức tài trợ?

• Tổ chức thực hiện dự án?

7 Trách nhiệm của các bên tham gia

• Cơ quan thực hiện?

• Cơ quan tài trợ?

• Thành viên tham gia dự án: nông dân, phụ nữ, trường học, bệnh xá?

• Cộng đồng, nhóm hưởng lợi?

• Các tổ chức chính phủ?

3.5 Một số lời khuyên thực tế khi viết dự án

• Viết dài dòng, khó hiểu • Viết ngắn, dùng từ phổ thông

• Tạo thành nhiều câu, đoạn văn,

tăng tính phức tạp

• Các câu liên quan, thống nhất, đơn giản

• ít dùng số liệu để viện dẫn • Có số liệu định lượng

• ít dùng các bảng biểu • Dùng bảng biểu cho các bảng số liệu

• Đưa những từ ngữ khó hiểu, lạc

lõng, không phù hợp với ý tưởng,

cách nói, diễn đạt của phía tài trợ

• Dùng những từ ngữ hợp với ý tưởng

và cách diễn đạt của phía tài trợ

• Các phần rời rạc, qúa cứng nhắc

như hướng dẫn của phía tài trợ

• Các phần có liên quan đến nhau, có chuyển ý giữa các phần

• Không nên tuỳ ý trình bày theo cách

riêng của mình

• Trình bày theo các văn bản mà các

tổ chức tài trợ hướng dẫn