Tìm hiểu về một số lý thuyết và việc áp dụng của các lý thuyết này cho việc quản trị sản xuất của các doanh nghiệp ngày nay

Theo các quan điểm mới về sản xuất hiện nay thì không chỉ có những doanh nghiệp chế tạo, sản xuất các sản phẩm vật chất có hình thái cụ thể như: xe máy, cái đĩa, máy tính….mới là doanh n

1: Tổng quát về sản xuất và quản trị sản xuất và tác nghiệp

Để có thể đưa ra một sản phẩm hay dịch vụ dù đơn giản hay phức tạp thì đều phải trải qua những qui trình sản xuất nhất định Theo các quan điểm mới về sản xuất hiện nay thì không chỉ có những doanh nghiệp chế tạo, sản xuất các sản phẩm vật chất có hình thái

cụ thể như: xe máy, cái đĩa, máy tính….mới là doanh nghiệp sản xuất nữa mà các doanh nghiệp dịch vụ cũng được nhìn nhận là những doanh nghiệp sản xuất với nhiều đặc thù

Một hệ thống sản xuất nhận các nguyên liệu thô ( đầu vào): máy móc, nguyên liệu, con người….sau đó qua qui trình sản xuất biến nó thành các sản phẩm hoặc dịch vụ Vì thế, khái niệm sản xuất thực chất là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra.

Sản xuất cũng được phân tách thành nhiều các bậc để cụ thể hóa và chi tiết hóa các phần của sản xuất=> mục đích cuôi cùng là đem lại sự thỏa mãn nhất các nhu cầu đa dạng của con người

* Sản xuất bậc 1 (sản xuất sơ chế)

 Sản xuất bậc 2 (công nghiệp chế tạo)

 Sản xuất bậc 3 (công nghiệp dịch vụ)

Để hoàn thành được từng bước của sản xuất để có thể tạo ra được một hoạt động nhuần nhuyễn, cho kết quả là những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất thì quản trị sản xuất là

Đầu vào (tất

cả nguyên liệu

thô)

Chuyển hóa

(biến đổi,

tăng thêm giá

trị)

Đầu ra

(hàng hóa,

dịch vụ)

một hoạt động tối quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Hiểu chung nhất thì

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất.

Các doanh nghiệp để có thể sản xuất ra các sản phẩm dịch vụ đều phải thực hiện tối thiểu 03 chức năng cơ bản là: marketing, sản xuất và tài chính

 Quản trị marketing chịu trách nhiệm tạo ra một nhu cầu cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, tạo mối quan hệ với khách hàng, tìm cách đem các sản phẩm đầu ra đến với khách hàng một cách nhanh nhất, ít tốn kém nhất và khách hàng hài long nhất

 Quản trị tài chính có trách nhiệm về việc đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp, tính toán để có thể cung cấp các nguồn tài chính để đảm bảo các yếu tố đầu vào phục vụ cho sản xuất

 Tất cả các yếu tố đó cho thấy sự gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh (Mar)

và tài chính Các chức năng này hoạt động độc lập theo những mục tiêu riêng của mình nhưng cũng chung mục tiêu và lợi ích của tổ chức

Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo ra khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

2: Một số lý thuyết quản lý nổi bật ở thế kỷ 19 và 20

Có thể nói sự phát triển mạnh mẽ của khoa học hiện đại kéo theo dự bùng nổ cách mạng công nghiệp tại Anh vào những năm đầu thế kỷ XVIII đã tạo điều kiện cho sự ra đời của rất nhiều những lý thuyết kinh điển về quản lý, đặc biệt phát triển trong 2 thế kỷ

19 và 20 Những lý thuyết này có cái phù hợp, có điểm không còn phù hợp với xu thế của thời đại ngày nay nữa, nhưng trên phương diện nghiên cứu thì những lý thuyết này

đã giúp cho các nhà quản trị sản xuất, các doanh nghiệp tìm được phương pháp quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp của mình

Một số lý thuyết quản lý ở thế kỷ 19 và 20 được đưa ra bởi các nhà quản lý như: Adam Smith – Lý luận về phân công lao động; Eli Whitney - Lý thuyết lắp lẫn; Fredereck Winslow Taylor - Lý thuyết quản lý lao động khoa học; Frank vs Lillian Gibreth - Phát triển lý thuyết quản lý lao động khoa học; Herry Gantt - Lý thuyết công

cụ điều hành; Herry Ford - Lý thuyết dây chuyền sản xuất; Elton Mayo và W Harris - Lý thuyết hành vi; Shewhart, TS E Deming, TS J.Juran, P Crosby

Đặc biệt sự thay đổi của quan niệm sản xuất và kết quả thu được từ việc áp dụng các

lý thuyết quản trị đã đem lại sự thành công trong quản trị sản xuất của các hãng lớn trên thế giới đã khiến các nhà quản trị sản xuất có thêm một lý thuyết (hoặc phương pháp quản trị hiện đại) là Lean manufacturing và JIT đã được Toyota sử dụng từ những năm 1950s-1980s và Boeing vào giữa những năm 1990

3: Tìm hiểu về một số lý thuyết và việc áp dụng của các lý thuyết này cho việc quản trị sản xuất của các doanh nghiệp ngày nay.

3.1 Trường phái cổ điển - Thuyết Taylor: Xuất hiện vào đầu thế kỷ XX, trường phái

quản lý cổ điển - còn gọi là trường phái phổ biến - gồm hai thuyết quản lý chính: thuyết quản lý theo khoa học (do F.W.Taylor là đại diện chủ yếu) và tiếp đó là thuyết quản lý tổng quát (do H.Fayol đề xướng) Trường phái cổ điển đã đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản lý với những đóng góp có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ hoạt động quản lý trong xã hội công nghiệp, mà những nội dung cơ bản của nó vẫn có giá trị cao cho đến bây giờ Doanh nghiệp đã phân tích quá trình vận động (thao tác) của công nhân, nghiên cứu quy trình lao động hợp lý (với các động tác không trùng lặp, tốn ít thời gian và sức lực) để đạt được năng suất cao Đó là sự hợp lý hóa lao động, theo nghĩa

rộng là tổ chức lao động một cách khoa học Nội dung quản lý theo khoa học dựa trên các nguyên tắc sau:

 Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác)

 Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao độ

 Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm hoàn thành và chế

độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân

 Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến;

tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục

 Ưu điểm của lý thuyết này là: năng suất lao động tăng cao, chi phí giảm vì vậy

đem lại lợi nhuận cao

 Nhược điểm: tính sáng tạo, linh hoạt của người lao động không được phát huy,

công việc lặp đi, lặp lại sẽ dẫn đến nhàm chán, phát sinh bệnh nghề nghiệp, hạn chế cơ hội phát triển nghề nghiệp của người lao động

 Ngày nay lý thuyết này thường được áp dụng trong các dây chuyền sản xuất, lắp ráp nơi mà mỗi công nhân chỉ làm một công việc rất giản đơn như: lắp ráp thiết

bị điện tử, xí nghiệp may mặc, dày da, đông lạnh xuất khẩu

3.2 Frank and Lillan Gibreth: Phát triển trên lý thuyết của Fredereck Winslow

Taylor; Frank and Lillan Gibreth là người đầu tiên đề cập đến tâm lý người lao động: Tạo điều kiện lao động tốt, qua tâm đến thái độ, tâm lý người lao động, chú trọng đến sự phối hợp giữa những người lao động, mở rộng quyền tự quyết của người lao động ra quyết định

Các nhà sản xuất Nhật Bản sau này đã rất thành công khi quan tâm đến tâm lý người lao động, họ đã mở rộng để người lao động cùng nhau ra quyết định

Lý thuyết này đã kích thích sự sáng tạo của người lao động tuy nhiên lại coi nhẹ: sự tiêu chuẩn hóa, định mức hóa, quy trình chuẩn hóa đã đến nhiều trường hợp linh hoạt đến mức tùy tiện

3.3 Trường phái quản lý theo W Edwards Deming: được coi là cha đẻ của Quản lý

chất lượng, kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê, từ đó, hình thành một triết

lý mới về quản lý công việc Ngày nay, các Doanh nghiệp thường xuyên nghiên cứu và

áp dụng các công cụ quản lý mà W Edwards Deming đã nêu ra, các Doanh nghiệp đã coi chất lượng là sự sống còn, là nền tảng cho sự phát triển, tồn tại lâu dài Cụ thể là các Doanh nghiệp đã áp dụng một số công cụ như sau:

Chất lượng công việc phụ thuộc vào quản lý: theo dõi chặt chẽ mọi quá trình sản

xuất bằng công cụ thống kê Bằng công cụ thống kê, người ta sẽ xác định chính xác những nguyên nhân sai lỗi trong quá trình sản xuất để tiến hành khắc phục sai lỗi hoặc cải tiến công việc Trên cơ sở đó, năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ được nâng cao Bằng cách này, người ta không phải tốn kém nhiều nhưng vẫn duy trì được một bộ máy làm việc hiệu quả, năng suất cao

 Đánh giá đúng một hệ thống

 Hiểu biết về những biến động trong quá trình thực hiện sản xuất, dịch vụ

 Hiểu biết về tâm lý học và hành vi của con người

 Kiểm soát chất lượng bằng thống kê

 Nhấn mạnh cải tiến liên tục

 Vòng tròn PDCA khi tiến hành triển khai thực hiện sản xuất, kinh doanh

14 Nguyên tắc quản lý:

1 Đề ra và cam kết thực hiện các mục tiêu dài hạn

2 Nắm bắt triết lý mới;

3 Giảm sự lệ thuộc vào kiểm tra sản phẩm cuối cùng

4 Lựa chọn ít các nhà cung ứng dựa vào chất lượng và tin cậy

5 Xác định nguyên nhân và cải tiến hệ thống

6 Đào tạo và kiểm soát bằng thống kê

7 Tạo dựng phong cách lãnh đạo trợ giúp

8 Động viên khuyến khích cải tiến, loại bỏ sợ hãi

9 Xoá bỏ rào cản, khuyến khích hợp tác

10.Xoá bỏ khẩu hiệu và yêu cầu không có chỉ dẫn

11.Loại bỏ tiêu chuẩn quá mức, đảm bảo đúng năng lực

12.Nâng cao tính tự trọng, cải tiến sự giám sát

13.Xây dựng phong trào cải tiến không ngừng từ trên xuống

14.Cam kết của lãnh đạo thực hiện 13 điểm trên

Ngoài ra các Doanh nghiệp còn nhìn ra được các nguyên nhân có thể xẩy ra thất bại

để tiến hành cải tiến cho phù hợp, cụ thể như:

 Thiếu mục tiêu, chiến lược và kế hoạch dài hạn

 Tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn

 Chú trọng kiểm soát chi phí, thiếu quan tâm tới chất lượng

 Quản lý theo mục tiêu

 Quyết định chỉ dựa vào những giá trị tiền tệ tính được

 Chi phí bảo hành quá lớn

 Đánh giá thực hiện hàng năm chưa được quan tâm

3.4 Trường phái quản lý theo hệ thống: Mỗi hệ thống có những đầu vào (inputs)

bao gồm các luồng thông tin, nguyên liệu, vật tư, năng lượng và nhân lực; từ môi trường bên ngoài đi vào hệ thống và qua những quá trình biến đổi bên trong hệ thống chuyển thành sản phẩm và dịch vụ ở các đầu ra (outputs) của hệ thống Khi hệ thống hoạt động, các thông tin được phản hồi (Feedback), và đó là chìa khóa để kiểm soát hệ thống phục

vụ việc đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết Thuyết quản lý hệ thống chú trọng tính năng động và tương tác giữa các tổ chức và nhiệm vụ quản lý Nó cung cấp cho nhà quản lý một bộ khung để vạch ra chương trình hành động và dự liệu trước kết quả và hậu quả trong tương lai gần và xa Nó cũng giúp duy trì sự cân đối giữa nhu cầu của các bộ phận chức năng trong tổ chức với nhu cầu và mục tiêu của toàn bộ tổ chức

3.5 Xem xét thêm Phương pháp quản lý sản xuất LEAN

Nhiều khái niệm về Lean Manufacturing bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) và đã được dần triển khai xuyên suốt các hoạt động của Toyota từ những năm

1950 Từ trước những năm 1980, Toyota đã ngày càng được biết đến nhiều hơn về tính hiệu quả trong việc triển khai hệ thống sản xuất Just-In-Time (JIT) Ngày nay, Toyota thường được xem là một trong những công ty sản xuất hiệu quả nhất trên thế giới và là công ty đã đưa ra chuẩn mực về điển hình áp dụng Lean Manufacturing Cụm từ “Lean

Manufacturing” hay “Lean Production” đã xuất hiện lần đầu tiên trong quyển Cỗ máy làm thay đổi Thế giới (The Machine that Changed the World) xuất bản năm 1990

Mục tiêu của phương thức sản xuất lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra

trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn=> doanh nghiệp có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất

1 Giảm phế phẩm và sự lãng phí

2 Giảm thời gian chờ (Chu kỳ sản xuất)

3 Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả các công đoạn sản xuất

4 Cản thiện năng suất lao động (giảm thời gian nhàn rỗi của công nhân)

5 Tận dụng thiết bị và mặt bằng

6 Tinh linh động (có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau)

7 Sản lượng (tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có)

Các nguyên tắc chính của Lean Manufacturing

 Nhận thức về sự lãng phí

 Chuẩn hóa công việc

 Qui trình liên tục

 Sản xuất “Pull”

 Chất lượng từ gốc

Lean Manufacturing đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty sản xuất hàng đầu trên toàn thế giới, dẫn đầu là các nhà sản xuất ôtô lớn và các nhà cung cấp thiết

bị cho các công ty này Lean Manufacturing đang trở thành đề tài ngày càng được quan

tâm tại các công ty sản xuất, dịch vụ ở các nước phát triển khi các công ty này đang tìm cách cạnh tranh hiệu quả hơn đối với khu vực châu Á

 Phương pháp này đặc biệt phù hợp với việc tiết kiệm tối đa chi phí bắt nguồn từ việc chuẩn hóa công việc và nhận thức của chính người lao động Giảm giá thành sản xuất có thể đem lại lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp

4: Thực tế từ đơn vị đang công tác

Hiện tại Tôi đang công tác tại Tập

Đoàn viễn thông quân đội

Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel)

là doanh nghiệp kinh tế quốc phòng 100%

vốn nhà nước, chịu trách nhiệm kế thừa

các quyền, nghĩa vụ pháp lý và lợi ích hợp

pháp của Tổng Công ty Viễn thông Quân

đội Tập đoàn Viễn thông Quân đội

(Viettel) do Bộ Quốc phòng thực hiện

quyền chủ sở hữu và là một doanh nghiệp

quân đội kinh doanh trong lĩnh vực bưu

chính - viễn thông và công nghệ thông tin

Loại hình

Doanh nghiệp quân đội nhà nước

Ngành nghề

Dịch vụ Bưu chính - Viễn thông (Cố định,

Di động, Internet)

Văn Minh,

Do đặc thù hoạt động của Công ty chúng

tôi thực tế đang xây dựng hệ thống Quản

trị sản xuất như sau:

B1: xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức phù

hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty

Thậm chí thường xuyên thay đổi mô hình

chi nhánh cho phù hợp với thời kỳ…

B2: xây dựng hệ thống quy chế, quy trình

cụ thể cho từng phòng ban, từng cá nhân

và từng đối tượng công việc cụ thể để từ

đó các thành viên trong Công ty ý thức

được trách nhiệm- nghĩa vụ và quyền lợi

của mình

B3: thiết lập hệ thống công nghệ thông tin

thân thiện và hiện đại để kết nối và kiểm

soát các luồn thông tin trong và ngoài

Công ty nhằm giảm thiểu các thủ tục hành

chính và chủ động trong công tác điều

hành của nhà lãnh đạo

Như hệ thống thông tin văn bản trên trang

web riêng,mọi thông tin được chuyển qua

mail

B4: xây dựng cơ chế khen thưởng theo

hướng khuyến khích người lao động phát

huy tối đa năng lực, tạo môi trường tốt cho

Ba Đình, Hà Nội

Thành viên chủ chốt

Tổng Giám đốc

- Thiếu tướng Hoàng Anh Xuân

đồng(Năm 2010)

Lãi thực

15.000 tỉ Việt Nam đồng(Năm 2010)

Nhân viên 18.500 (tháng 12,

2010)

Website www.viettel.com.vn

họ phát huy hết khả năng sáng tạo, cùng

nhau ra quyết định trong hành lang cho

phép, xây dựng bậc thang phát triển nghề

nghiệp và giúp họ phát triển sự nghiệp một

cách phù hợp, hiệu quả như : Phát động

việc đóng góp ý tưởng, thường xuyên tổ

chức việc luân chuyển cán bộ thông qua

các cuộc thi vào các vị trí quan trọng…

Đặc biệt là một doanh nghiệp dịch

vụ chúng tôi quan tâm nhiều đến việc xây

dựng các qui chế, qui trình chặt chẽ từ mỗi

nhân viên, cửa hàng, phòng, ban để đảm

bảo việc đưa sản phẩm đến với Khách

hàng nhanh nhất, xử lý các vấn đề phát

sinh của khách hàng khi sử dụng sản

phẩm=> khuyến khích các cải tiến hợp lý

để gia tăng sự hài lòng của khách hàng

 Bên cạnh đó việc đề cao vấn đề như: tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tối đa các lỗi phát sinh từ hệ thống sản xuất trước khi đưa ra sản phẩm là điều mà chúng tôi đã thực hiện được thông qua việc xây dựng các hệ thống đánh giá trước sản phẩm và nghiên cứu để cải tiến về chính sản phẩm đó sau khi đưa ra thị trường

Nguồn tài liệu tham khảo

http://www.viettraining.com.vn

http://choluanvan.com/

http://www.caohockinhte.vn