Quy trình mua sắm hàng hóa vật tư tại nhà máy đường NATL

Người thực hiện Lưu đồ mô tả Giám đốc bộ phận 2a Giám đốc bộ phận ký duyệt 2b Giám sát kho và Giám đốc bộ phận sử dụng vật tư Giám đốc bộ phận Cán bộ Vật tư Cán bộ Vật tư Cán bộ Vậ

QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HÓA VẬT TƯ TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG

NATL

Công ty NATL được thành lập năm 1997 Công ty hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, là công ty Liên doanh giữa tỉnh Nghệ An và đối tác phía nước ngoài là Tập đoàn Mía đường (Vương Quốc Anh) Công ty đóng tại huyện Quỳ Hợp, tỉnh Nghệ An, Việt Nam Nhà máy được xây dựng năm 1998 với công suất 6.000 tấn mía/ngày Năm 2005, nhà máy nâng cấp lên 9,000 tấn mía/ngày Nhà máy được đánh giá có dây chuyền công nghệ hiện đại nhất Đông Nam Á và là một nhà máy đường có tỷ lệ tự động hóa cao nhất Việt nam hiện nay Nhà máy bắt đầu

đi vào hoạt động từ năm 1998 Đến nay nhà máy đã hoạt động được 11 năm Hiện nay, sản phẩm của Công ty đang đứng tốp đầu trong các sản phẩm cùng loại của các nhà máy đường trong nước Sản phẩm của công ty hiện nay trên thị trường có

2 loại đường Trắng và đường Tinh luyện, được đóng trong bao 50kg

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hiện tại tôi đang công tác ở bộ phận Vật tư Phòng Vật tư được chia thành 3 bộ phận trực thuộc (i) Mua hàng (ii) Kho (iii) Xuất nhập khẩu Quy trình mà tôi lựa chọn để viết báo cáo sẽ là quy trình mua hàng Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm cung cấp toàn bộ vật tư, dịch vụ cho công ty, trừ nguyên liệu mía đầu vào Tôi xin trình bày quy trình mua hàng hoá và dịch vụ theo lưu đồ sau:

Tổng Giám đốc

Người thực hiện Lưu đồ mô tả

Giám đốc bộ phận

(2a) Giám đốc bộ

phận ký duyệt

(2b) Giám sát kho và

Giám đốc bộ phận sử

dụng vật tư

Giám đốc bộ phận

Cán bộ Vật tư

Cán bộ Vật tư

Cán bộ Vật tư

Cán bộ Vật tư

Giám đốc Vật tư

Giám đốc bộ phận

yêu cầu đặt hàng

Tổng giám đốc

Cán bộ Vật tư

Thủ kho

1a Giám sát lập yêu cầu

VT không có trong kho mua theo mức dự trữ tối1b Kho in b/c VT cần

thiểu

2a

Xem xét

2b

Xem xét

Kết thúc

3 Giám đốc bộ phận

2c Giám sát kho lập phiếu

yc mua hàng

4a Xđịnh khả năng cung cấp của người bán hàng đã được phê duyệt

4b Gửi bản fax đặt hàng đến NCC đã có hđ nguyên tắc

Sẵn

có

NCC mới

thúc

5 Yêu cầu báo giá

6 Nhận báo giá

7 Xem xét lựa chọn

hợp đồng

8 Chính thức đặng hàng

9 Nhận VT đã đặt mua

10a Kiểm tra chất lượng, qđ nhận hàng

10b.

Trả lại hàng cho NCC

10c Giao hàng lại

11 Nhập kho

12 Lưu hồ sơ

Thủ kho

Giám đốc VT

Người đặt hàng

Giám đốc bộ phận đặt

hàng

Thñ kho

Cán bộ Vật tư

Thủ kho

Bước 1a Nhu cầu từ các phòng ban:

Hiện tại : Khi có nhu cầu vật tư, dịch vụ các phòng ban kiểm tra sự sẵn có của vật

tư trong kho với bộ phận kho Nếu hàng không sẵn có trong kho Phòng ban yêu cầu lập phiếu yêu cầu mua hàng, trình duyệt và chuyển sang bộ phận Vật tư

Nhược điểm: (i) Người đặt hàng sẽ mất thêm thời gian trong việc kiểm tra hàng

trong kho trước khi đặt hàng(ii) Sẽ có khả năng thiếu hàng mà không kiểm soát được vì hàng tồn trong kho có thể do người khác đã đặt hàng, hoặc 2 người đặt hàng cùng quan tâm đến một mặt hàng

Sửa đổi: (i) Số liệu tồn kho trong hệ thống nên được kết nối (link) với phần mềm

bảo dưỡng, sẽ giúp cho người đặt hàng không cần phải kiểm tra với kho mà có thể xem ngay trong phần mềm bảo dưỡng (ii) Nếu hàng đang còn trong kho, người sử dụng chỉ cần đăng ký sử dụng hàng này bằng một ghi chú hoặc stick vào hệ thống

để người có nhu cầu kế tiếp biết được hàng tồn kho này đã có người đăng ký sử dụng để anh ta có kế hoạch đặt hàng

Để sửa đổi phần mềm này rất đơn giản và không mất thêm chi phí vì với khả năng

vi tính vủa nhân viên phòng Vật tư cũng có thể làm tốt sự điều chỉnh này, trong khi nó có thể giảm được rất nhiều nhân công kiểm tra của cả hai bộ phần Kho và

bộ phận đặt hàng, đồng thời sẽ đảm bảo việc đặt hàng không bị trùng lặp và nhất quán về thông tin

Bước 1b.Mua hàng cho mức dự trữ tối thiểu

Hiện tại: Hàng tháng bộ phận Kho đối chiếu vật tư tồn kho thực tế với mức dự trữ

tối thiểu dựa vào số liệu tồn kho thực tế và số liệu trên bảng tổng hợp nhu cầu dự trữ vật tư tối thiếu, nếu mức tồn kho thực tế thấp hơn yêu cầu dự trữ tối thiểu, thì

in Báo cáo vật tư cần mua theo mức dự trữ tối thiểu

Nhược điểm: với 7.000 danh mục vật tư tồn kho, trong đó có 2.000 danh mục có

yêu cầu mức dự trữ tối thiểu, nếu đối chiếu thực tế sẽ mất rất nhiều nhân lực, thời gian, và tính cập nhật, chính xác sẽ không cao, ngoài ra việc đối chiếu định kỳ hàng tháng sẽ không đảm bảo an toàn vì hàng có thể thiếu khi chưa đến kỳ kiểm tra

Sửa đổi: (i) Hàng nhập, xuất kho cần được cập nhật vào hệ thống đồng thời với

việc nhập xuất hàng thực tế (ii)Xây dựng điểm đặt hàng (Reorder point) và áp dung hệ thống thông báo tự động (alert) ngay khi số lượng tồn kho xuống đến điểm tái đặt hàng

Bước 2b Phê duyệt mức dự trữ tối thiểu

Hiện tại: Giám đốc phòng ban đặt hàng phê duyệt lại Báo cáo Vật tư cần mua theo

mức dự trữ tối thiểu bằng việc phê duyệt trên Phiếu yêu cầu mua hàng

Nhược điểm: Việc phê duyệt lại phiếu yêu cầu mua hàng là không cần thiết, gây

lãng phí nhân lực và thời gian, vì mức dự trữ tối thiểu đã được xác định và phê duyệt hàng năm

Sửa đổi: Khi mức dự đã được phê duyệt, các các nhân, bộ phận cung cấp dịch vụ

sẽ chủ động đặt hàng, miễn sao đảm bảo được trong khoảng giữa mức dự trữ tối thiểu và tối đa

Bước 4b & 5 Lấy báo giá và tổng hợp báo giá

Hiện tại: Sau khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng, Cán bộ vật tư(CBVT) sẽ

tiến hành xác định khả năng cung cấp của khách hàng đã được phê

duyệt(approved supplier list) Nếu họ có khả năng cung cấp được loại vật tư đang yêu cầu, tiến hành gửi báo giá

N

hược điểm : Không kiểm soát triệt để việc gửi yêu cầu và lấy báo giá của đúng

Nhà cung cấp(NCC) cung cấp mặt hàng đang tìm kiếm , nguyên nhân có thể do chủ quan hoặc khách quan, hơn nữa việc lựa chọn, tìm kiếm, đánh giá NCC chỉ được thực hiện khi có nhu cầu mua hàng sẽ gây lãng phí chờ đợi và nhân lực

Sửa đổi: Việc gửi yêu cầu báo giá cũng nên tự động thông qua việc xây dựng các

bước sau đây (i) đánh giá NCC (ii) thiết lập các danh mục hàng hoá thành các item master (ii) kết nối các item này vào các NCC tiềm năng Việc đánh giá NCC nên được thực hiện định kỳ hàng năm, không chờ đến khi có nhu cầu đặt hàng mới đánh giá

Bước 7 Lựa chọn NCC

Hiện tại: (i) Giám đốc Vật tư lựa chọn NCC dựa trên bảng tổng hợp chào giá do

CBVT soạn thảo (ii) Phê duyệt đơn đặt hàng : GĐ Vật tư – GĐ bộ phận đặt hàng – Tổng GĐ

Nhược điểm: (i) Không gắn kết được trách nhiệm của CBVT trong việc lấy báo

giá và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của báo giá (ii) Lãng phí thời gian chờ đợi phê duyệt đơn đặt hàng

Sửa đổi: (i) CBVT nên là người lựa chọn báo giá và trình Giám đốc Vật tư phê

duyệt (ii) Tổng GĐ nên uỷ quyền giới hạn phê duyệt theo giá trị đơn đặt hàng VD như Tổng Giám đốc sẽ uỷ quyền cho GĐ Vật tư, GĐ bộ phận đặt hàng chủ động mua hàng cho những đơn đặt hàng có giá trị nhỏ hơn 1.000 USD, trên 1.000 USD phải có phê duyệt của Tổng Giám đốc

Bước 9 : Nghiệm thu và nhập kho

Hiện tại: Thủ tục nhận hàng chỉ hoàn thành khi phiếu nhận hàng có đầy đủ chữ ký

Thủ kho- Giám đốc Vật tư- Người yêu cầu đặt hàng- Giám đốc bộ phận đặt hàng - Tổng giám đốc

Nhược điểm: Những vị trí như Giám đốc Vật tư, Giám đốc bộ phận mua hàng,

Tổng giám đốc không phải là người tham gia kiểm tra hàng hoặc nghiệm thu dịch

vụ vì vậy không nhất thiết phải phê duyệt vào biên bản phiếu nhận hàng hoặc biên bản nghiệm thu

Sửa đổi: Chỉ cần chữ ký của Thủ kho (chịu trách nhiệm số lượng) – Người yêu cầu

đặt hàng (đảm bảo về chất lượng và chủng loại hàng đúng như mình yêu cầu hàng)

Sau khi được tham dự trọn 8 buổi học môn quản trị hoạt động, nghiên cứu thêm tài liệu mà nhà trường đã cung cấp, từ đó tôi đã có thể hệ thống lại toàn bộ các quy trình tác nghiệp mà công ty chúng tôi đang thực hiện, và tôi thấy rằng tất cả các nội dung của môn học Quản trị hoạt động đều có thể áp dụng vào công ty, đặt biệt

là áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn theo triết lý của Lean Sau đây tôi xin được trình bày một số nội dung chọn lọc, cần được áp dụng ngay vào công tác quản trị sản xuất của công ty

1. Mô hình EOQ tính toán hàng dự trữ tối ưu và ước tính điểm đặt hàng kế tiếp và

dự trữ an toàn

Sẽ áp dụng vào việc quản lý và đặt hàng cho mức dự trữ tối thiểu, hiện tại công ty đang quản lý đến 7.000 danh mục hàng vật tư thay thế, trong đó có đến 2.000 mục hàng được sử dụng thường xuyên trong năm vì vậy tôi dự định sẽ xây dựng một phần mềm để quản lý những mặt hàng này đảm bảo không phải tồn kho quá nhiều nhưng vẫn giữ được mức an toàn cho sản xuất theo triết lý Just in time (JIT) , để làm được việc này, trước hết sẽ phải xác định được mức dự trữ tối thiểu và tối đa

dựa vào tần xuất sử dụng hàng, thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu, vòng đời của sản phẩm, điểm tái đặt hàng (ROP)

2. Xây dựng quy trình tiêu chuẩn hoá trong công việc (stardard work) thành văn bản: Xây dựng các tác nghiệp thành các quy trình chi tiết, nhất quán để đảm bảo các hoạt động sản xuất được thực hiện một cách nhất quán Trước hết sẽ đề xuất công ty thành lập một ban chính sách (group policy) bao gồm lãnh đạo các phòng ban cùng nhau nhận dạng các lãng phí trong hoạt động, xây dựng các quy trình thực hiện công việc

3. Áp dụng nguyên tắc 5S: Tổ chức lại nơi làm việc nhằm sắp xếp khu vực làm việc của công nhân và tối ưu hiệu quả công việc, 5 nguyên tắc này cần được áp dụng trong toàn công ty, đặc biệt là khu vực nhà máy, xưởng cơ khí, quản lý kho vật tư và kho thành phẩm Các trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phối hợp đưa ra những quy định sau đó sẽ truyền đạt, khuyến khích để nhân viên tự giác thực hiện

và tạo thành văn hoá của công ty

4. Loại bỏ những biến động gây ảnh hưởng trực tiếp hoạt động của công ty bằng những dự báo một cách khoa học, có cơ sở và chính xác đảm bảo hạn chế tối đa sự ảnh hưởng do những biến động từ bên trong hay ngoài công ty, áp dụng đặc biệt đối với các phòng ban như cung cấp mía, bán hàng và vật tư

5. Áp dụng biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả) để phân tích các mối quan hệ nhân quả, thông tin các mối quan hệ nhân quả đối với việc phát triển vùng nguyên liệu, vật tư, hoá chất đầu vào, bảo dưỡng máy móc thiết bị và công nghệ sản xuất

6. Hoạch địch tổng hợp : Giữa sản xuất thực tế và dự báo luôn có sự sai lệch về thời gian và sản lượng vì vậy để đảm bảo sản xuất chủ động và hiệu quả thì công

ty cần phải lập kế hoạch theo từng mùa sản xuất dựa trên kế hoạch tổng hợp của từng bộ phận như: Kế hoạch cung cấp mía , kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất,

kế hoạch nhân sự

Hiện tại nhân sự của công ty là 500 người bao gồm các cấp quản lý như giám đốc các bộ phận, giám đốc phòng ban, trưởng ca, giám sát, trưởng nhóm, nhưng không phải ai cũng đã được trang bị kiến thức về quản trị hoạt động Để thực hiện được các kế hoạch nêu trên cần có sự đồng thuận, đồng quan điểm giữa các cấp quản lý

để cùng nhau nghiên cứu, thống nhất sửa đổi các quy trình tác nghiệp trong mọi hoạt động của công ty , vì vậy tôi thiết nghĩ việc đầu tiên công ty nên làm là việc cung cấp một khoá đào tạo ngắn hạn về quản trị sản xuất và tác nghiệp cho cán bộ quản lý ngay tại công ty, khoá học sẽ được thiết kế theo đặc thù riêng của nghành

và của công ty

Tài liệu tham khảo

 Tài liệu môn Quản trị hoạt động

 Jay Heizer and Barry Render, Operation Management, Prentice-Hall,

7th Edition, 2007

 Schmenner R.W., Service Operations Management, Prentice-Hall,

2001

 Norman Gaither and Greg Frazier, Production and Operations

Management, eighth edition, South-Western College Publishing, Ohio,

1999

 James B Dilworth, Operations Management, MaGraw-Hill, 2nd

Edition, 1996

 Lovelock, C.H., Managing Services: Marketing, Operations, and Human Resources, Prentice-Hall, 2nd Edition, 1992