Quy trình lập kế hoạch tổ chức triển khai khoá học

Các mục chính của kế hoạch tổ chức khoá học gồm: - Cơ sở lập kế hoạch; - Mục đích, yêu cầu của khoá học; - Nội dung đào tạo chi tiết và thời lượng của từng môn học bao gồm cả thời gian k

Cơ quan tôi công tác là một đơn vị sự nghiệp trong ngành ngân hàng Trường Đào tạo Cán bộ NHNo&PTNT Việt Nam Hàng năm nhiệm vụ của chúng tôi là tìm hiểu, xác định nhu cầu đào tạo nhằm bồi dưỡng, bổ sung nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý, tác nghiệp trực tiếp trong ngành Do vậy mỗi năm chúng tôi tổ chức hàng trăm khoá học, đào tạo với nhiều nội dung, đối tượng khác nhau Để các khoá học chuyên đề, tập huấn nghiệp vụ tại Trường Đào tạo Cán bộ NHNo&PTNT Việt Nam được tổ chức thống nhất và đạt hiệu quả cao, tại trường đào tạo cán bộ thực hiện quy trình tổ chức và quản lý các khoá học như sau:

1 CHUẨN BỊ MỞ KHOÁ HỌC

1.1 Lập kế hoạch tổ chức triển khai khoá học

Kế hoạch tổ chức triển khai khoá học được lập theo Kế hoạch đào tạo hàng năm

và các khoá học phát sinh được Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam phê duyệt Kế hoạch này là cơ sở thực hiện các công việc cụ thể liên quan đến khoá học

Các mục chính của kế hoạch tổ chức khoá học gồm:

- Cơ sở lập kế hoạch;

- Mục đích, yêu cầu của khoá học;

- Nội dung đào tạo chi tiết và thời lượng của từng môn học (bao gồm cả thời gian kiểm tra, đi thực tập nếu có) của khoá học;

- Đối tượng, số lượng học viên và phân bổ số lượng học viên theo từng lớp, từng đơn vị;

- Thời gian, địa điểm mở lớp;

- Cơ sở vật chất cần thiết phục vụ khoá học;

- Dự kiến nguồn giảng viên, tài liệu khoá học;

- Dự trù kinh phí khoá học, phương thức thanh toán

Kế hoạch sau khi lập, trình Giám đốc TĐTCB duyệt và ra quyết định triển khai thực hiện

1.2 Chuẩn bị giảng viên cho khoá học

1.2.1 Trường hợp giảng viên khoá học là giảng viên của TĐTCB hoặc là

kiêm chức thuộc NHNo&PTNT Việt Nam

a) Lập danh sách giảng viên tham gia giảng dạy khoá học đối với từng môn học theo kế hoạch tổ chức khoá học;

b) Gửi thư mời giảng viên tham gia giảng dạy khoá học và tổng hợp danh sách giảng viên báo cáo Giám đốc TĐTCB

1.2.2 Trường hợp giảng viên thuê ngoài

Các công việc cần thực hiện theo trình tự:

a) Lập tờ trình đề nghị Giám đốc duyệt thành lập Hội đồng để lựa chọn các cá nhân, đơn vị (gọi chung là đối tác) có khả năng giảng dạy khoá học;

b) Liên hệ và gửi công văn (kèm kế hoạch tổ chức khoá học) cho đối tác chào giá cạnh tranh;

c) Họp Hội đồng xem xét, lựa chọn đối tác giảng dạy trên cơ sở các chào giá của đối tác;

d) Giám đốc (hoặc người được Giám đốc uỷ quyền), Trưởng phòng TV và một hoặc một số Trưởng phòng liên quan thương thảo hợp đồng với đối tác để thống nhất trước khi ký hợp đồng Trường hợp giá thuê vượt mức quy định của NHNo&PTNT Việt Nam thì phòng TV lập tờ trình Tổng Giám đốc phê duyệt

1.2.3 Trường hợp khoá học chào thầu cạnh tranh

Thực hiện theo quy định của Luật đấu thầu

1.3 Ký hợp đồng đào tạo

a) Soạn hợp đồng đào tạo (nếu các khoá học có phát sinh số tiền thu, chi

có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên với đối tác ký kết hợp đồng) Hợp đồng đào tạo phải được lập theo đúng quy định hiện hành;

b) Liên hệ đối tác đã được chọn lựa mời ký Hợp đồng đào tạo (đối với trường hợp trình Tổng Giám đốc, việc mời đối tác ký hợp đồng được thực hiện sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt giá thuê giảng viên); c) Hợp đồng đào tạo được ký giữa người có thẩm quyền của phía đối tác

và Giám đốc (hoặc người được Giám đốc uỷ quyền) phải có chữ ký nháy của các phòng chức năng liên quan

1.4 Triệu tập học viên

Việc triệu tập học viên được thực hiện ngay sau khi hợp đồng được ký kết trên cơ sở số lượng học viên trong kế hoạch tổ chức khoá học và gồm các nội dung:

đơn vị Việc gửi Thông báo triệu tập học viên qua đường Fax, chuyển phát nhanh, chuyển thư đảm bảo… phải được Giám đốc phê duyệt trên

cơ sở đặc thù của từng khoá học;

gửi về;

học viên, cử một học viên đi dự hai khoá học có cùng nội dung hoặc không cử học viên… và đề xuất biện pháp xử lý trình Giám đốc duyệt;

văn kèm kế hoạch tổ chức trình Giám đốc ký để gửi đơn vị đăng cai nêu rõ những yêu cầu thực hiện (hoặc phối hợp với TĐTCB thực hiện) Trường hợp cần cử cán bộ trực tiếp đến đơn vị phối hợp để chuẩn bị các điều kiện trước khi mở khoá học phải được sự đồng ý của Giám đốc

1.5 Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, tài liệu phục vụ khoá học

Việc chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất phục vụ khoá học gồm các nội dung:

a) Bố trí nơi ăn, nghỉ của giảng viên (nếu cần thiết) và của học viên Chuẩn bị phòng học và các trang thiết bị cần thiết cho khoá học, khánh tiết…;

b) Tổ chức in ấn tài liệu theo kế hoạch Nếu khoá học ở xa, phải kịp thời gửi File mềm hoặc chuyển tài liệu qua đường bưu điện cho cơ sở tổ chức khoá học in, phát cho học viên

2 TỔ CHỨC, QUẢN LÝ KHOÁ HỌC

2.1 Công tác chuẩn bị và tổ chức khai giảng khoá học

Việc chuẩn bị và tổ chức khai giảng khoá học do TĐTCB trực tiếp quản lý gồm các nội dung:

a) Lập Tờ trình khai giảng khoá học với các mục: Đại biểu mời (in và gửi giấy mời), dự toán kinh phí buổi khai giảng (nếu có), phân công trách nhiệm thực hiện;

b) Dự kiến danh sách Ban cán sự lớp (trên cơ sở danh sách học viên gửi về) đối với khoá học từ 5 ngày trở lên Ban cán sự lớp thường gồm 3 người (Lớp trưởng, Lớp phó phụ trách học tập và Lớp phó phụ trách đời sống);

c) Xây dựng nội quy (hoặc quy định của khoá học);

d) Tiếp đón học viên tại nơi ở trước khi khai giảng khoá học, đưa đón giảng viên, học viên, đại biểu (nếu có);

e) Tổ chức khai giảng, đọc quyết định mở lớp học (nếu có), phát biểu khai mạc, phổ biến nội quy/quy định của lớp, thông báo Ban cán sự lớp ; f) Phát tài liệu cho học viên;

g) Đối với chương trình khai giảng của các lớp học do TĐTCB giao đơn

vị quản lý, việc cử đại biểu, cán bộ TĐTCB đến chuẩn bị hoặc dự khai giảng sẽ do Giám đốc quyết định trên cơ sở đề nghị của phòng chức năng

2.2 Quản lý khoá học

Trong quá trình quản lý khoá học cần thực hiện các công việc:

a) Lập sổ theo dõi thời gian, nội dung giảng bài của giáo viên (sổ đầu bài)

và thời gian dự học của học viên (bảng chấm công) Việc lập sổ theo dõi giảng viên và chấm công học viên áp dụng đối với cả khoá học do đối tác quản lý trực tiếp hoặc TĐTCB phối hợp quản lý;

b) Trường hợp khoá học của TĐTCB tổ chức tại địa điểm của đối tác, cán

bộ quản lý phải xác định rõ trách nhiệm quản lý khoá học quy định trong hợp đồng và kế hoạch tổ chức khoá học yêu cầu;

c) Trường hợp khoá học có chương trình tham quan, khảo sát, thực tập,

cán bộ quản lý khoá học phải liên hệ trước với đơn vị nơi đến để chuẩn

bị các điều kiện cần thiết và phối hợp hướng dẫn, quản lý học viên thực hiện đúng nội dung yêu cầu;

d) Lấy ý kiến nhận xét, đánh giá của học viên về chương trình học, về giảng viên, về công tác hậu cần… khi kết thúc từng môn học theo mẫu biểu riêng

2.3 Kiểm tra, đánh giá kết quả học tập

Việc tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả học tập căn cứ theo kế hoạch tổ chức khoá học

Trong quá trình tổ chức kiểm tra, cán bộ quản lý khoá học phải:

a) Tham gia coi thi nghiêm túc để đảm bảo kết quả kiểm tra phản ánh chính xác kiến thức học viên thu nhận được Đối với khoá học do đối tác kiểm tra, cán bộ quản lý lớp cần phối hợp theo dõi đảm bảo kết quả thi phản ánh đúng chất lượng khoá học;

b) Sau khi có kết quả kiểm tra, lập danh sách cùng bảng điểm (có chữ ký xác nhận của người chấm) và lập tờ trình đề nghị Giám đốc cấp chứng chỉ cho học viên đạt yêu cầu trở lên (kết quả kiểm tra đạt từ điểm 5 trở lên), chuyển phòng HCNS in chứng chỉ sau khi được phê duyệt;

c) Hồ sơ cấp chứng chỉ gồm: Tờ trình đã được phê duyệt, bảng điểm, nội dung khoá học, địa điểm học, thời gian tổ chức khoá học và mỗi học viên nộp 01 ảnh 4x6;

d) Đối với khoá học do đối tác cấp chứng chỉ cần phối hợp chặt chẽ với đối tác, đảm bảo nghiêm túc trong quá trình kiểm tra Đồng thời theo dõi, nhắc nhở đối tác in, gửi chứng chỉ theo đúng yêu cầu quy định của hợp đồng đào tạo;

e) Lựa chọn danh sách học viên đạt kết quả học tập cao, thái độ học tập tốt đề nghị Giám đốc biểu dương, khen thưởng tại lễ bế giảng khoá học (tỷ lệ số học viên đề nghị khen thưởng thường khoảng từ 5-10% học viên/lớp)

3 KẾT THÚC KHOÁ HỌC

3.1 Công tác chuẩn bị bế giảng và bế giảng khoá học.

Việc chuẩn bị và tổ chức bế giảng khoá học do TĐTCB trực tiếp quản lý gồm các công việc:

a) Lập báo cáo tổng kết lớp khoá học trình Giám đốc phê duyệt;

b) Lập tờ trình đề nghị Giám đốc ra quyết định khen thưởng học viên đạt kết quả cao;

c) Lập Tờ trình bế giảng khoá học với các mục: Đại biểu mời (in và gửi giấy mời), dự toán kinh phí buổi bế giảng (nếu có), phân công trách nhiệm thực hiện;

d) Tổ chức bế giảng khoá học, phát chứng chỉ cho học viên (chuyển chứng chỉ về đơn vị học viên nếu không kịp in phát trong buổi bế giảng);

f) Thanh toán chi phí theo chế độ cho học viên và kinh phí giảng dạy cho giảng viên kiêm chức;

g) Thông báo kết quả kiểm tra của học viên về đơn vị (đối với khoá học

có kiểm tra);

h) Đối với chương trình bế giảng của các lớp học do TĐTCB giao đơn vị quản lý, việc cử đại biểu, cán bộ TĐTCB đến chuẩn bị hoặc dự bế giảng sẽ do Giám đốc quyết định trên cơ sở đề nghị của phòng chức năng

3.2 Thanh lý hợp đồng đào tạo

Thanh lý hợp đồng đào tạo áp dụng đối với khoá học có ký hợp đồng đào tạo:

a) Soạn bản thanh lý hợp đồng với xác nhận của các phòng chức năng; b) Thanh toán hợp đồng đào tạo cho đối tác theo phương thức thanh toán

đã thoả thuận trong hợp đồng

Với các khoá học không ký hợp đồng đào tạo, thủ tục thanh toán kinh phí cho giảng viên áp dụng như thanh toán cho giảng viên kiêm chức trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam

3.3 Lưu hồ sơ khoá học

a) Hồ sơ của khoá học gồm:

- Tờ trình và kế hoạch mở khoá học, quyết định mở khoá học;

- Danh sách học viên, kết quả kiểm tra (nếu có);

- Bảng theo dõi giờ giảng của giảng viên (sổ đầu bài), giờ học của học viên (bảng chấm công);

- Hợp đồng và thanh lý hợp đồng giảng dạy;

- Các chứng từ liên quan đến các khoản thu, chi của khoá học;

- Các giấy tờ liên quan khác (nếu có)

b) Đối với khoá học do TĐTCB giao các đơn vị đầu mối tổ chức thực hiện, đơn vị chuyển hồ sơ khoá học về phòng TV để làm thủ tục quyết toán khoá học;

c) Hồ sơ của khoá học được lưu tại phòng TV Phòng QLĐT lưu tài liệu của khoá học và bản phô tô hồ sơ (không bao gồm chứng từ liên quan đến khoản thu, chi của khoá học), lưu hồ sơ vào máy tính trên chương trình quản lý lớp học của TĐTCB

4 QUẢN LÝ SAU KHÓA HỌC

4.1 Theo dõi việc sử dụng học viên sau khoá học

a) Lập danh sách học viên các khoá học (trên máy tính sử dụng chương trình Excell) gồm:

- Danh sách học viên của từng loại khoá học, ngày tháng, địa điểm tổ chức để tránh gọi một học viên dự học 2 lần về cùng một nội dung đào tạo

- Danh sách học viên đã được đào tạo của từng đơn vị trong hệ thống theo mỗi loại khoá học

b) Theo dõi việc sử dụng học viên của các đơn vị đối với các khoá học quan trọng (học viên có được sử dụng đúng vị trí công tác hay thuyên chuyển công tác khác);

c) Theo dõi việc đơn vị cử đúng hay sai đối tượng học viên dự các khoá học;

4.2 Theo dõi giảng viên sau khoá học

a) Tập hợp danh sách và theo dõi các giảng viên đã giảng dạy cho các khoá học của TĐTCB (bao gồm cả giảng viên thuê ngoài và giảng viên kiêm chức) Phân loại giảng viên để mời lại số giảng viên có chất lượng tốt tham gia giảng dạy các khoá học có nội dung liên quan do TĐTCB thực hiện;

b) Theo dõi việc học viên các khoá học đào tạo giảng viên kiêm chức trong việc tự tổ chức đào tạo lại cho cán bộ trong đơn vị (sau khoá học

có tổ chức giảng dạy hay không, chất lượng giảng dạy thế nào)

4.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau khoá học tại đơn vị

Nội dung kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau khoá học được coi là nội dung chính của Đề cương kiểm tra công tác đào tạo tại đơn vị

Nội dung triển khai kiểm tra gồm:

a) Kiểm tra việc bố trí cán bộ sau khi được đào tạo của đơn vị: Cán bộ có được bố trí công việc đúng với nghiệp vụ được đào tạo không? Trường hợp thuyên chuyển công tác phải nêu rõ nguyên nhân;

b) Nhận xét, đánh giá của lãnh đạo đơn vị về chất lượng thực hiện công việc của cán bộ sau khi được đào tạo;

c) Kiểm tra việc tự tổ chức đào tạo lại cho cán bộ trong đơn vị của giảng viên kiêm chức;

d) Phỏng vấn trực tiếp một số cán bộ đã được đào tạo về khả năng áp dụng kiến thức khoá học vào thực tế (qua đó gián tiếp kiểm tra cán bộ

có được bố trí đúng công việc được đào tạo hay không);

e) Tìm hiểu nhu cầu đào tạo tiếp đối với cán bộ đã được đào tạo (qua đó thấy được sự thiếu hụt của nội dung đào tạo và kiến thức cần bổ sung cho khoá học tiếp theo)

Ngoài ra có thể gửi phiếu điều tra thăm dò đến các học viên đã tham dự các khoá học hiện đang công tác tại đơn vị để lấy ý kiến đánh giá về hiệu quả áp dụng kiến thức được học vào thực tế công việc

Trên đây là Quy trình tổ chức và quản lý khoá học tại TĐTCB

Nhận xét, đánh giá:

Về lý thuyết thì cơ bản quy trình tổ chức và quản lý khoá học đào tạo trên đã phù hợp; tuy nhiên, xét về thực tế, đặc biệt là về hiệu quả thì còn rất nhiều vấn

đề cần phải được xem xét lại

- Thứ nhất, về kế hoạch đào tạo: Là cơ quan quản lý cấp trên, quyết định

các nội dung cần phải đào tạo và là đơn vị đứng ra tổ chức các khoá đào tạo nhưng vẫn chưa sát theo yêu cầu trong các khoá đào tạo, công tác đào tạo chưa theo kịp và chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác KD Cụ thể, không biết hiện nay các chi nhánh đang bị “yếu” về lĩnh vực gì để phải đào tạo vì mục đích phục vụ ngay cho KD, lấy nhu cầu từ chi nhánh gửi lên là không chính xác, bởi lẽ mỗi chi nhánh một địa điểm, một vị trí và với nguồn nhân lực là khác nhau lên nhu cầu đào tạo là không đồng nhất Công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực của cấp trên chưa có được

“tầm nhìn” dài hạn, mà thường bị các vấn đề ngắn hạn chi phối

- Thứ hai, về đối tượng đào tạo: Có thể nói, vì chưa có tầm nhìn dài hạn

nên dẫn đến chưa chính xác trong việc lựa chọn đối tượng đối tượng đào

tạo Thay vì, đào tạo những đối tượng trẻ có trình độ, có năng lực để tiếp thu những kiến thức mới thì ngược lại thường tập trung vào những đối tượng là cán bộ quản lý (những người vì rất nhiều lý do lịch sử để lại) không đủ trình độ để tiếp thu những kiến thức mới, tri thức mới Hơn nữa, những đối tượng này, do vị trí quản lý, rất bận rộn với công việc nên thời gian tham gia khoá học thường không đều, dẫn đến kiến thức thu được không đầy đủ, không có hệ thống

- Thứ ba: trong vấn đề ký kết hợp đồng Giám đốc trường Đào tạo hạn chế

chỉ được ký kết hợp đồng ở định mức cho phép, khi vượt quá phải trình Tổng Giám đốc Khi đó về khách quan có thể bị lãng phí về thời gian, khó

có thể chủ động sắp xếp thời gian vì còn chờ phê duyệt của Tổng Giám đốc

- Thứ bốn, về kỷ luật trong khoá đào tạo: Vì lý do, đối tượng tham gia

khoá đào tạo đa phần là cán bộ quản lý nên rất khó trong việc thực hiện nghiêm túc kỷ luật khoá học

- Thứ năm, về đánh giá kết quả trong quá trình đào tạo và hiệu quả sau đào tạo: Chưa thiết lập được một quy trình kèm theo các chỉ tiêu

được định lượng để đánh giá kết quả trong quá trình đào tạo và hiệu quả sau đào tạo Chính vì vậy, kết quả trong quá trình đạo tạo thường không chính xác và hiệu quả sau đào tạo thường không có, dẫn đến việc lãng phí thời gian và tài chính cho khoá đào tạo

Trên đây là một số nhận xét của cá nhân tôi về quy trình đào tạo của đơn vị tôi Theo tôi, quy trình này cần phải cải thiện tại các khâu sau:

- Thứ nhất, về kế hoạch đào tạo: Kế hoạch đào tạo không nên được lập

cho toàn ngành; nên phân quyền và cung cấp nguồn tài chính cho các đơn

vị cấp dưới để các đơn vị cấp dưới chủ động lập kế hoạch đào tạo của đơn

vị mình cho phù hợp với đặc thù của đơn vị Cấp trên phải có tầm nhìn dài hạn và chỉ tổ chức một số khoá đào tạo vì lợi ích lâu dài, vì lợi ích tương lai của tổ chức

- Thứ hai, về đối tượng đào tạo: Do để chi nhánh chủ động trong vấn đề

đào tạo; vì vậy, họ sẽ có quyết định chính xác về lựa chọn đối tượng đào tạo vì lợi ích cụ thể của đơn vị họ

- Thứ ba, về kỷ luật trong khoá đào tạo: Nên thiết lập quy trình để kiểm

soát việc thực hiện nghiêm túc kỷ luật khoá học.Thực hiện sát hơn trong việc kiểm tra, báo cáo công tác đào tạo của các chi nhánh

- Thứ tư, về đánh giá kết quả trong quá trình đào tạo và hiệu quả sau đào tạo: Phải xây dựng một quy trình kèm theo các chỉ tiêu được định

lượng để đánh giá kết quả trong quá trình đào tạo và hiệu quả sau đào tạo Đặc biệt là quy trình đánh giá hiệu quả sau đào tạo

Câu 2:

Theo anh /chị những nội dung nào trong môn học quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Sau khi học môn học Quản trị hoạt động, với kiến thức thu nhận được, cá nhân tôi nhận thấy rất nhiều vấn đề giúp tôi áp dụng vào hoạt động của đơn vị tôi nói chung và trong quá trình tác nghiệp của cá nhân tôi trong công việc nói riêng

Có rất nhiều nội dung bổ ích của chương trình học tôi sẽ vận dụng vào trong quá trình làm việc của mình Do đặc thù của chúng tôi là đơn vị dự nghiệp, sản phẩm của chúng tôi là dịch vụ mà rất đặc thù, khó mà có thể đánh giá được ngay vì đó

là những kiến thức, tri thức Để có một chương trình đào tạo hiệu quả , đó là mục tiêu mà chúng tôi đề ra phải áp dụng vào quá trình tổ chức và tác nghiệp tạo

ra dịch vụ Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra dẫn đến đạt được mục tiêu của công ty

Đặc biệt là vấn đề loại bỏ 7 loại lãng phí theo quan điểm Ohno (sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa và sản phẩm hỏng) và nội dung sản xuất Lean, hướng đến khách hàng (bắt đầu với việc hiểu khách hàng muốn gì và tối ưu hoá quá trình sản xuất để thoả mãn nhu cầu của khách hàng) Với chức năng, nhiệm vụ của mình tôi sẽ đề xuất với cấp trên cho xây dựng và triển khai Đề án trong việc loại bỏ các lãng phí trong quá trình tác nghiệp mà theo tôi, chắc chắn hiện nay đang xảy ra trong đơn vị tôi

Thứ nhất là loại bỏ các lãng phí trong quá trình tác nhiệp cụ thể như đối với việc triệu tập học viên phải đúng người, đúng đối tượng mục đích khoá học, chứ không thể để tình trạng không đủ học viên thì cứ cử đi để rồi học không đúng