Hiện nay tôi đang công tác tại Xí nghiệp thoát nước của thành phố Hà Nội, đây là đơn vị chuyên quản lý, xây dựng các công trình thoát nước và xử lý nước thải.. Trong Xí nghiệp có rất nhi
Trang 1QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG TẠI XÍ NGHIỆP THOÁT NƯỚC HÀ NỘI
I Hiện nay tôi đang công tác tại Xí nghiệp thoát nước của thành phố Hà Nội, đây là đơn vị chuyên quản lý, xây dựng các công trình thoát nước và xử lý nước thải Trong Xí nghiệp có rất nhiều các quy trình cho từng bộ phận cũng như các công đoạn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để doanh nghiệp có thể kiểm soát được toàn bộ các yếu tố đầu vào để cho ra chất lượng sản phẩm đầu
ra Để làm sáng tỏ nội dung môn học quản trị hoạt động tôi xử dụng một quy trình mà bản thân tôi đang tham gia để phân tích những ưu, nhược điểm ứng dụng trong thực tế của môn học
Quy trình kiểm soát hồ sơ
1 Mục đích:
Nhằm thống nhất phương pháp quản lý hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL và để tra cứu; sử dụng khi cần thiết Các hồ sơ chất lượng phải rõ ràng, dễ nhận biết và dễ
sử dụng Đảm bảo xác định việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời hạn lưu giữ và huỷ bỏ các loại hồ sơ chất lượng
2 Phạm vi áp dụng
quy trình này được áp dụng để kiểm soát hồ sơ trong HTQLCL tại các đơn vị trong Xí Nghiệp Thoát Nước
3 Tài liệu có liên quan
3.1 Sổ tay chất lượng; mục 4.2.4
3.2 Các quy trình hướng dẫn công việc của HTQLCL
3.3 Các quy định về bảo quản, lưu giữ và bảo mật công văn, giấy tờ do Nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành
3.4 Các qui trình chất lượng, qui trình công nghệ, hướng dẫn công việc thuộc hệ thống QLCL của Xí nghiệp Thoát Nước
4 Định nghĩa, ký hiệu và chữ viết tắt:
4.1 Định nghĩa
Trang 2- Hồ sơ: văn bản, công văn, fax, mẫu biểu đã sử dụng, thông tin phần cứng/ phần mềm ghi nhận kết quả công việc/ quá trình của cá nhân/ đơn vị thuộc
Xí Nghiệp Thoát Nước, là bằng chứng khách quan chứng minh tính hiệu lực, hiệu quả của HTQLCL
4.2 Ký hiệu, chữ viết tắt:
- Kiểm soát hồ sơ/ Danh mục/ Kiểm soát KSHS/ DM/ KS
5 Trách nhiệm
5.1 Giám đốc Xí Nghiệp
- Xem xét và phê duyệt qui trình này
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực để qui trình này được thực hiện và duy trì
5.2 Đại diện Quản lý chất lượng (QMR):
- Phê duyệt các yêu cầu tra cứu , tham khảo, sử dụng số liệu của HS hoặc
mượn HS
5.3 Trưởng đơn vị:
- Giám sát nhân viên dưới quyền thực hiện và duy trì kiểm soát, cập nhật hồ sơ
của đơn vị mình
- Đảm bảo các hồ sơ phải rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng tại các vị trí
công việc cần thiết đối với các hồ sơ đó
5.4 Nhân viên lưu giữ hồ sơ:
- Lập danh mục gốc kiểm soát hồ sơ HTQLCL của đơn vị
- Cập nhật đầy đủ hồ sơ của từng loại công việc theo các quy định của quy
trình này, đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, không mất mát, thất lạc, hư hỏng
6 Quy trình: (xem nội dung dưới.)
Trang 3Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động
7.4 Mục lục các hồ sơ đã hết hạn lưu giữ MB04/ 4.2-03
7.5 Giấy đề nghị huỷ hồ sơ đã hết hạn lưu trữ MB05/ 4.2-03
8 Lưu giữ:
- Người được phân công thực hiện công việc có trách nhiệm cập nhật, lưu và
bảo quản hồ sơ tại nơi quy định thuộc đơn vị mình công tác
- Căn cứ vào thời hạn lưu giữ đã được quy định và tính chất của từng loại hồ
sơ để tổ chức bảo quản trong điều kiện thích hợp
- Hết thời hạn lưu giữ, người có trách nhiệm cập nhật, lưu giữ hồ sơ lập tờ
trình, báo cáo Trưởng đơn vị để trình QMR quyết định huỷ theo quy định của phần 4.2.4 của STCL và điểm 6.5.2 thuộc quy trình này
- Biên bản huỷ hồ sơ được lưu giữ thời gian không xác định
3
Trang 4việc
người được chỉ định
Khi có hồ sơ liên quan đến HTQLCL
Các hồ sơ liên quan tới HTQLCL
MB01 - 4.2 - 03 Tài liệu trong HTQLCL
- Người chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ.
- Các hồ sơ phát sinh
MB02 / 4.2 - 03
trên-6.4
6.4.1 Kiểm soát việc mượn trả hồ sơ Người có nhu cầu Khi có nhu cầu tra cứu số
liệu trên hồ sơ Các số liệu liên quan MB 03 / 4.2-03
người có nhu cầu
Ngay sau khi người có nhu cầu báo cáo
Các số liệu liên quan Mục đích mượn hồ sơ
-như
nhiệm lưu giữ hồ sơ cần mượn và người
có nhu cầu
Sau khi có xác nhận của trưởng đơn vị có nhu cầu mượn
Tên hồ sơ, ký mã hiệu, thời gian mượn, mục đích mượn
MB 03/ 4.2 - 03
- Xác định hồ sơ của công việc
- Lập DMGKSHS của từng đơn vị
Lập file lưu giữ hồ sơ Cập nhật hồ sơ, lập mục lục hồ sơ
Xác định nhu cầu mượn hồ sơ
Xác nhận nhu cầu mượn hồ sơ
Giao nhận hồ sơ cần mượn
Trang 5Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động
mượn hồ sơ Số liệu của hồ sơ, các trang hồ sơ nt
người lưu giữ hồ sơ
Hết thời hạn mượn
hồ sơ đã xác nhận
Hồ sơ đã mượn (tên, ký mã hiệu,
số trang, các số liệu trong hồ sơ)
MB 03/ 4.2 - 03
từ người mượn
-như trên- Như mục 6.3 của quy
trình này
lưu giữ hồ sơ của đơn vị / Trưởng đơn vị có hồ sơ hết hạn lưu giữ làm tờ trình QMR phê duyệt
Hàng năm không muộn hơn 31/3
Các hồ sơ cần huỷ (khi hết hạn lưu giữ ghi trong mục lục hồ sơ
và danh mục gốc kiểm soát hồ
sơ)
MB 04/ 4.2-03
MB 05/ 4.2-03
lưu giữ hồ sơ của đơn vị
lưu giữ hồ sơ của đơn vị
Không muộn hơn 30/6 nếu đã được phê duyệt
Duyệt danh mục hồ sơ được phê duyệt huỷ
Hồ sơ việc huỷ hồ sơ lỗi thời
- Ai huỷ, thời gian huỷ.
- Huỷ những gì?
- Phương pháp huỷ
lưu giữ hồ sơ của đơn vị
Văn bản phê duyệt huỷ hồ sơ bởi QMR
Trả nhận hồ sơ
Sử dụng hồ sơ mượn (không
làm thay đổi, sai lệch số liệu của
hồ sơ, không làm mất, thất lạc,
rách nát hồ sơ Khi cần kéo dài
thời hạn mượn hồ sơ, cần báo
cho người lưu giữ hồ sơ biết)
Lưu hồ sơ đã mượn vào vị trí
quy định Lưu giữ sổ mượn hồ
sơ Huỷ hồ sơ hết hạn lưu giữ
Sàng lọc hồ sơ hết hạn lưu
giữ
Thực hiện huỷ HS lỗi thhời (hết
hạn lưu giữ)
Lưu hồ sơ về việc huỷ hồ sơ
5
Trang 6- Quy trình còn cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt trong việc thực hiện
Bởi vì đây là một quy trình quy định khá chi tiết về các nội dung công việc phải thực hiện, những quy trình này một phần làm theo những chỉ dẫn của các nhà tư vấn nên phần nào khi thực hiện vấn mang tính hoàn thiện thủ tục
Theo tôi các quy trình này cần phải được xây trên cơ sở thực tế các hoạt động của đơn vị đang diễn ra, cần có chính sách đào tạo những kỹ năng quản lý, nhận thức của các trưởng bộ phận để từ đó họ tự xây dựng lên những quy trình sao cho phù hợp nhất đối với từng bộ phận của mình
II Qua nghiên cứu môn quản trị tác nghiệp, bản thân tôi tự nhận thức được rằng đây là một môn học hết sức có ý nghĩa trong thực tế áp dụng tại doanh nghiệp sản xuất như đơn vị chúng tôi, đối với đơn vị như chúng tôi thì việc áp dụng một số nội dung chủ yếu của môn học đó là: hệ thống kế hoạch sản xuất và tác nghiệp, kế hoạch nguồn nguyên liệu, hệ thống dự báo dự trữ tồn kho, quản trị chất lượng, phương pháp sản xuất hiện đại JIT/LEAN Đặc biệt là vấn đề loại bỏ 7 loại lãng phí theo quan điểmOhno(sản xuất thừa,đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa và sản phẩm hỏng)
Đối với bản thân Tôi là Giám đốc của đơn vị, tôi sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng môn học để từ đó áp dụng các nội dung phù hợp nhất tại đơn vị để từ đó nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của công việc cụ thể sẽ chỉ đạo các bộ phận triển khai Đề án loại bỏ các lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh mà theo tôi, chắc chắn hiện nay đang xảy ra trong đơn vị tôi Nhằm giúp cho doanh nghiệp ngày một phát triển bền vững và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh
Các nguồn tài liệu tham khảo:
- Giáo trình môn Quản trị hoạt động + Bài giảng trên lớp
- Các thông tin từ xí nghiệp Thoát nước