Quy trình 1 cửa tại UBND TP bắc ninh

Khi tình trạng giải quyết thủ tục hành chính không tốt, bên cạnh tính thiếu hiệu quả trong giải quyết công việc dễ phát sinh nhiều tiêu cực, từ đó làm mất lòng tin của nhân dân với các c

Quy trình 1 cửa tại UBND TP Bắc Ninh

Trong nhiều năm nay, cải cách hành chính đã trở thành một vấn đề bức xúc Ở nhiều cơ quan nhà nước, những thủ tục hành chính rườm rà, những quy trình không rõ ràng đã làm lãng phí rất nhiều thời gian, tiền bạc, công sức của công dân, doanh nghiệp và cán bộ công chức Khi tình trạng giải quyết thủ tục hành chính không tốt, bên cạnh tính thiếu hiệu quả trong giải quyết công việc dễ phát sinh nhiều tiêu cực, từ đó làm mất lòng tin của nhân dân với các cơ quan Đảng và Chính quyền Có thể nói thủ tục hành chính hiện nay đã trở thành một phần của môi trường hoạt động kinh tế - xã hội trong đó có hoạt động đầu tư, kinh doanh Điều này đặc biệt có ý nghĩa quan trọng đối với Thành Phố Bắc Ninh trong thời kỳ phát triển

UBND th nh phành ph ố Bắc Ninh là đơn vị cấp chính quyền địa phương, trực tiếp quản lý nhà nước trên địa bàn Sau hơn 3 năm triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trên địa bàn thành phố, đã tạo bước chuyển biến rõ rệt trong quy trình giải quyết các công việc hành chính công nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, góp phần hỗ trợ tích cực cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh, của doanh nghiệp và nhân dân nâng cao năng lực, hiệu quả và từng bước hiện đại hoá hoạt động quản lý hành chính nhà nước

Đặc biệt, việc hoàn thành, đưa vào hoạt động bộ phận một cửa liên thông tại UBND thành phố Bắc Ninh theo mô hình văn phòng một cửa liên thông hiện đại, ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin trong các hoạt động dịch

vụ hành chính công, góp phần nâng cao hiệu quả, minh bạch và hiện đại hoá các hoạt động quản lý hành chính nhà nước

Để làm sáng tỏ nội dung môn học quản trị hoạt động tôi xử dụng một quy trình mà bản thân tôi đang tham gia để phân tích những ưu, nhược điểm ứng dụng trong thực tế của môn học

Các nguyên tắc thực hiện cơ chế “một cửa” được quy định tại quyết định 181/2003/QĐ-Ttg như sau:

 Thủ tục hành phnh chính đơn giản, rõ rành phng, đúng pháp luật

 Công khai các thủ tục hành phnh chính, phí, lệ phí vành ph thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân

 Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc của tổ chức, công dân lành ph trách nhiệm của cơ quan hành phnh chính nhành ph nước

 Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân đúng quy định của pháp luật

Để việc ứng dụng CNTT trong giải quyết các thủ tục hành chính đạt được hiệu quả cao, cần đảm bảo các yếu tố:

 Sự chỉ đạo kịp thời vành ph quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo

 Các quy trình thủ tục hành phnh chính được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

 Sự sẵn sành phng của đội ngũ cán bộ công chức tham gia vận hành phnh

hệ thống CNTT

 Đầu tư đồng bộ từ cơ sở hạ tầng đến hệ thống CNTT bao gồm:

hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN) kết nối bộ phận “một cửa” với tất cả các phòng ban chuyên môn; Trang bị đầy đủ máy chủ, máy tính, máy in cho cán bộ; Lắp đặt hệ thống xếp hành phng

tự động, hệ thống mã vạch để tra cứu trạng thái hồ sơ, hệ thống camera giám sát, mành phn hình cảm ứng; Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ thủ tục hành phnh chính

2

Th nh­phè ành phè

Bộ phận Tiếp nhận

& Trả hồ sơ

VP UBND

Cá nhân – Tổ chức

Tổ Hành chính – Văn thư các Phòng - Ban

7

Không đầy đủ

Tổ Hành chính – Văn thư

VP UBND

-8

9 10

Tại UBND thành phố Bắc Ninh

11

Phường, X·

3 2

Quy trình Vận hành hồ sơ hành chính “một cửa liên thông”

Trình ký

Chi cục thuế 12

13

1 Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính được thực hiện theo sơ

đồ vận hành hồ sơ hành chính “một cửa liên thông” (theo sơ đồ trên)

2 Cá nhân, tổ chức nộp các lọai hồ sơ hành chính theo danh mục quy định tại bộ phận Tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ thuộc Văn phòng UBND Thành phố (sau đây gọi là Tổ TN&THS)

3 Tổ TN&THS giải thích, hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân thực hiện đúng các quy định về thành phần hồ sơ khi tiếp nhận hồ sơ; cấp biên nhận khi nhận đủ thành phần hồ sơ theo quy định

4 Đối với các hồ sơ cần xác nhận của UBND Phường (xã): Tổ TN&THS chuyển hồ sơ về UBND Phường (xã) kiểm tra xác nhận các nội dung cần thiết trong thời gian quy định UBND Phường (xã) chuyển hồ sơ về Tổ TN&THS sau khi xác nhận xong

5 Tổ TN&THS chuyển phòng chức năng thụ lý

6 Các Phòng có liên quan phân công cán bộ thụ lý kiểm tra hồ sơ đề xuất nội dung giải quyết, trình lãnh đạo Phòng

7 Văn phòng UBND Thành Phố trình Thường trực UBND TP ký theo thẩm quyền; sao, đóng dấu, lưu trữ các hồ sơ sau khi được ký duyệt

8 Đối với hồ sơ liên thông với Chi cục thuế: Tổ TN&THS chuyển hồ sơ đến Chi cục thuế tính tiền sử dụng đất và các lệ phí theo quy định Sau khi có thông báo thuế, Chi cục thuế gửi về Văn phòng UBND thành phố

9 Đến ngày hẹn trả kết quả, tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết hồ

sơ tại Tổ TN&THS

10 Những hồ sơ không thuộc danh mục quy định mà thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường (xã), các phòng ban thì nộp tại UBND phường (xã), các phòng ban để được giải quyết theo quy định pháp luật hiện hành

Tuy đây là một quy trình mang nhiều tính ưu việt nhằm đơn giản hóa, rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính của cơ quan công quyền đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu khi liên hệ công việc Theo đánh giá của bản thân tôi thì phần mềm quản lý mức hiện đại còn chưa cao, thiếu nhiều tính năng,

và một số tính năng có thì chưa được tận dụng khai thác như: chức năng tra cứu

mã vạch, hệ thống trả lời tự động, camera giám sát Ở giác độ chuyên môn,

4

trong những hồ sơ trễ hẹn thì chủ yếu thuộc lĩnh vực đất đai, mà theo đánh giá của UBND Thành phố là do chính lỗi chủ quan của đội ngũ cán bộ một cửa

Theo đánh giá của tôi thì phần mềm, quy trình quản lý và thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất chưa được nhược hoá, công dân phải qua nhiều thủ tục, đi lại nhiều lần: Nộp hồ sơ; Đến nhận thông báo tài chính và thực hiện nghĩa

vụ tài chính; Nhận kết quả cuối cùng Như vậy, Công dân phải đi lại 3 lần trong

15 ngày mới có kết quả Do vậy nếu được áp dụng quy trình hợp lý và áp dụng chiến lược tác nghiệp thì Công dân chỉ đi 2 lần và trong 10 ngày đã có kết quả

Do triển khai ứng dụng CNTT sau khi áp dụng ISO nên vẫn còn một số hạn chế như biểu mẫu áp dụng theo biểu mẫu thủ công, một số quy trình không được lược hóa (vì ISO đã ban hành), tuy nhiên không thể phủ nhận tác động của ứng dụng CNTT trong kiểm soát quy trình và hiệu quả công việc Nếu việc triển khai ISO điện tử được áp dụng trong tất cả các cơ quan quản lý Nhà nước, tăng cường tính giám sát và hiện thực hóa các biện pháp chế tài, để người dân tham gia giám sát trực tiếp và xử lý kịp thời các ý kiến phản hồi của người dân thì chắc chắn chúng ta sẽ có được một nền hành chính vì nhân dân như chủ trương hiện nay của Đảng và Nhà nước

Để tiến tới một nền hành chính điện tử là mong ước không những của người dân và các tổ chức Ngay chính nơi thực hiện cũng đang hết sức lúng túng triển khai, bởi sự thiếu đồng bộ về trang bị máy móc, con người Và đây là vấn

đề Thành phố đang gặp phải khó khăn Để cải thiện tình hình trên theo tôi cần đầu tư vào việc đào tạo nguồn nhân lực, giáo dục ý thức trách nhiệm của cán bộ nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ đồng thời cũng phải có chính sách đãi ngộ cho những cán bộ làm tại bộ phận một cửa, và hy vọng thời gian tới các bất cập nêu trên được giải quyết xong thì một cửa điện tử liên thông sẽ có điều kiện phát triển, đáp ứng nhiều hợn nữa nguyện vọng của nhân dân và các tổ chức

Trong quá trình nghiên cứu môn học quản trị hoạt động và chiến lược tác nghiệp bản thân tôi thấy đây là một môn học hết sức có ý nghĩa trong thực tiễn quản lý tác nghiệp và hành chính công, đồng thời bản thân tôi sẽ nghiên cứu sâu hơn nữa về các giải pháp quản trị tác nghiệp ứng dụng trong quản lý nhà nước

để chỉ đạo Bộ phận một cửa của UBND thành phố cải thiện được những dịch vụ

công ngày một tốt nhất, góp phần xây dựng và phát triển thành phố Bắc Ninh luôn bền vững, ngày một phồn thịnh, hiện đại và văn minh, sánh ngang với các thành phó đã phát triển trong cả nước

Các nguồn tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Quản trị hoạt động

- Các thông tin từ nơi công tác là UBND TP Bắc Ninh

6