PHÂN TÍCH QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG - ỨNG DỤNG CÁC HỌC THUYẾT - LEAN MANUFACTURING VÀO THỰC TIỄNNhững lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỳ 19 và 20 nhằm nâng ca
Trang 1PHÂN TÍCH QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG - ỨNG DỤNG CÁC HỌC THUYẾT - LEAN MANUFACTURING VÀO THỰC TIỄN
Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế
kỳ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nângcao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao.Lấy ví dụ cụ thể ở đơn vị các anh chị
B BÀI LÀM:
1 Khái niệm về sản xuất, quản trị sản xuất:
Theo quan niệm phổ biến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là quá trình tạo
ra sản phẩm hoặc dịch vụ
Một hệ thống sản xuất sử dụng các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu thô,con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tàinguyên khác để chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Sự chuyển đổi này làhoạt động trọng tâm và phổ biến của hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầucủa các nhà quản trị hệ thống sản xuất, là các hoạt động chuyển hóa của sản xuất.Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vàobiến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đếnviệc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóachúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất.Để tạo rasản phẩm và dịch vụ các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ bản:Marketing, sản xuất và tài chính Các nhà quản trị Marketing chịu trách nhiệm tạo
Trang 2ra nhu cầu cho sản phẩm và dịch vụ của tổ chức Các nhà quản trị tài chính chịutrách nhiệm về việc đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Các doanhnghiệp không thể thành công khi không thực hiện đồng bộ các chức năng tài chính,Marketing và sản xuất Không quản trị sản xuất tốt thì không có sản phẩm hoặcdịch vụ tốt; không có Marketing thì sản phẩm hoặc dịch vụ cung ứng không nhiều;không có quản trị tài chính thì các thất bại về tài chính sẽ diễn ra Mỗi chức nănghoạt động một cách độc lập để đạt được mục tiêu riêng của mình đồng thời cũngphải làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung cho tổ chức về lợi ích, sự tồntại và tăng trưởng trong một điều kiện kinh doanh năng động.Do đó có thể nói rằngquản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động củadoanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽtạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị xấu sẽ làm chodoanh nghiệp thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản.
II Lịch sử phát triển của quản trị sản xuất:
Khoa học về quản trị sản xuất và dịch vụ phát triển liên tục nhanh chóng cùng với việc phát triển khoa học và công nghệ Khoa học quản trị phát triển theo tiến trình lịch sử từ quá khứ tới hiện tại, từ quản trị theo phương pháp cổ điển tới quản trị theo phương pháp hiện đại
2.1: Phương pháp quản trị cổ điển :
- Gồm hai thuyết quản lý chính: thuyết quản lý theo khoa học (do F.W.Taylor là đạidiện chủ yếu) và tiếp đó là thuyết quản lý tổng quát (do H.Fayol đề xướng)
Trường phái cổ điển đã đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản lý với những đóng góp có ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ hoạt động quản lý trong xã hội công nghiệp, mà những nội dung cơ bản của nó vẫn có giá trị cao cho đến bây giờ
Frederick Winslow Taylor (1881):
Trang 3Với kinh nghiệm dày dặn của mình, ông đã phân tích quá trình vận động (thao tác) của công nhân, nghiên cứu quy trình lao động hợp lý (với các động tác không trùng lặp, tốn ít thời gian và sức lực) để đạt được năng suất cao Đó là sự hợp lý hóa lao động, theo nghĩa rộng là tổ chức lao động một cách khoa học Với các công trình nghiên cứu “Quản lý ở nhà máy” (1903), “Những nguyên lý quản lýtheo khoa học” (Principles of scientific management) năm 1911, ông đã hình thànhthuyết Quản lý theo khoa học, mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ
Thuyết này sau đó được Henry Ford ứng dụng qua việc lập ra hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km trong Nhà máy ôtô con đạt công suất 7000 xe mỗi ngày (là kỷ lục thế giới thời đó) Ngoài ra, Taylor còn viết nhiều tác phẩm có giá trị khác Ông được coi là “người cha của lý luận quản lý theo khoa học”
Nội dung quản lý theo khoa học dựa trên các nguyên tắc sau:
a Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác)
b Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao độ
c Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân
d Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến;
Trang 4tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục.
Với các nội dung nói trên, năng suất lao động tăng vượt bậc, giá thành thấp; kết quả cuối cùng là lợi nhuận cao để cả chủ và thợ đều có thu nhập cao
Các tư tưởng chính của thuyết Taylor là:
- Tối ưu hóa quá trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mứclao động)
- Tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân côngchuyên môn hóa (đối với lao động của công nhân và đối với các chức năngquản lý)
- Tư tưởng “con người kinh tế” (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kíchthích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất) Từ những tư tưởng đó, đã mở racuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướngquản lý một cách khoa học trong thế kỷ XX cùng với những thành tựu lớntrong ngành chế tạo máy
Nhược điểm: Trước hết, với định mức lao động thường rất cao đòi hỏi công nhân
phải làm việc cật lực Hơn nữa, người thợ bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tớimức biến thành những “công cụ biết nói”, bị méo mó về tâm - sinh lý, và như vậy
là thiếu tính nhân bản Từ đó, đã từng có ý kiến cho rằng thuyết này đã né tránh,dung hòa đấu tranh giai cấp mang tính cách mạng Tuy nhiên, tương tự nhiều thànhtựu khác của khoa học - kỹ thuật, vấn đề là ở người sử dụng với mục đích nào
Henri Fayol:
Trong khi thuyết quản lý theo khoa học của F.W.Taylor được truyền bá rộng rãi từ
Mỹ sang châu Âu với ảnh hưởng lớn suốt nửa đầu thế kỷ XX, thì ở Pháp xuất hiệnmột thuyết mới thu hút sự chú ý Qua tác phẩm chủ yếu “Quản lý công nghiệp và
Trang 5tổng quát” (Administration industrielle et générale) xuất bản năm 1949, HenriFayol (người Pháp, 1841 – 1925) đã tiếp cận vấn đề quản lý ở tầm rộng hơn vàxem xét dưới góc độ tổ chức – hành chính
Với thuyết này, ông đã được coi là người đặt nền móng cho lý luận quản lý cổ điển,
là “một Taylor của châu Âu” và là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiệnđại” (trong xã hội công nghiệp)
Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà quản lý Ông cho rằng thành công
của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờcác nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng.Với các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng bao quát, còn đối với cấp dưới thìkhả năng chuyên môn là quan trọng nhất Tư tưởng quản lý đó phù hợp với hệthống kinh doanh hiện đại, và từ những nguyên lý đó (trong công nghiệp) có thểvận dụng cho việc quản lý các loại tổ chức thuộc lĩnh vực khác
Những vấn đề mà thuyết Fayol đã giải đáp khá rõ ràng là nội hàm của khái niệm quản lý, các chức năng cơ bản của quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý và nguyên tắc vận hành của guồng máy tổ chức.
Trước hết, ông phân chia toàn bộ các hoạt động của xí nghiệp thành 6 nhóm côngviệc chính gồm:
1 Kỹ thuật (khai thác, chế tạo, chế biến)
Trang 62 Thương mại (mua bán, trao đổi)
3 Tài chính (huy động vốn, sử dụng vốn)
4 An ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên)
5 Kế toán (kiểm kê tài sản, theo dõi công nợ, hạch toán giá thành, thống kê)
6 Quản lý - điều hành (kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm tra)
Qua đó, ông xác định nội hàm quản lý gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phốihợp và kiểm tra Chính đó là sự khái quát các chức năng quản lý, bảo đảm cho hoạt
động tiến hành thuận lợi và có hiệu quả Như vậy chức năng quản lý chỉ tác động đến con người, là sự quản lý của tổ chức xã hội đối với con người (không phải là
trực tiếp tác động đến nguyên liệu, thiết bị…) Với quan niệm đó, thực chất thuyết
Fayol là lý thuyết về tổ chức xã hội Cũng qua đó, Fayol phân biệt rõ lãnh đạo với quản lý, trong đó quản lý chỉ là một công cụ bảo đảm sự lãnh đạo nhằm đạt được
mục đích của cả tổ chức; và do đó hoạt động chủ yếu của người lãnh đạo là pháthuy cao tác dụng của quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy các hoạtđộng của tổ chức
Mặt khác, Fayol cũng cho rằng quản lý không phải là đặc quyền và trách nhiệmriêng của cá nhân người đứng đầu, mà được phân chia cho các thành viên khác
trong hệ thống tổ chức quản lý Từ đó, ông đưa ra trật tự thứ bậc trong hệ thống
đó gồm 3 cấp cơ bản: cấp cao là Hội đồng quản trị và giám đốc điều hành; cấp giữa
là các người tham mưu và chỉ huy thực hiện từng phần việc, từng công đoạn; cấpthấp là các người chỉ huy tác nghiệp ở từng khâu Trật tự đó thể hiện sự phân phối
Trang 7quyền lực và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng.
Về các chức năng quản lý, chức năng hoạch định (dự đoán, lập kế hoạch) được coi
là nội dung hàng đầu, cơ bản nhất Tuy vậy, ông cũng chỉ ra tính tương đối của công
cụ kế hoạch, không thể dự đoán đầy đủ và chính xác mọi biến động, cần phải xử lý
linh hoạt sáng tạo Chức năng tổ chức bao gồm tổ chức sản xuất (các công đoạn,
các khâu trong hoạt động) và tổ chức bộ máy quản lý (cơ cấu, cơ chế, các quan hệ
chức năng, nhân sự) Chức năng điều khiển là tác động lên động cơ và hành vi của
cấp dưới để họ phục tùng và thực hiện các quyết định quản lý; vừa có tính kỷ luật
cao vừa phát huy được tính chủ động, sáng tạo Chức năng phối hợp là kết nối,
liên hợp, điều hòa tất cả các hoạt động và các lực lượng, đảm bảo cho các hoạt độngdiễn ra hài hòa, gắn bó trong một thể thống nhất, tạo ra tổng hợp lực và sự cân đối
Chức năng kiểm tra là nắm chắc diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát
hiện vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, quy rõtrách nhiệm
Fayol cũng đề ra 14 nguyên tắc về quản lý để vận dụng linh hoạt:
1 Phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo được sự liên kết
2 Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đúng mức
3 Duy trì tốt kỷ luật trong đội ngũ, đảm bảo sự quy củ và tinh thần phục vụ
4 Đảm bảo sự thống nhất chỉ huy, chấp hành mệnh lệnh từ một trung tâm
5 Chỉ đạo nhất quán (theo một kế hoạch, một đầu mối)
6 Xử lý hài hòa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao nhất
Trang 87 Trả công thỏa đáng, công bằng, sòng phẳng.
8 Tập trung quyền lực trong hệ thống tổ chức quản lý
9 Xác định rõ và ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng
10 Đảm bảo trật tự trong hệ thống với vị trí xác định
11 Thực hiện công bằng trong quan hệ đối xử
12 Ổn định đội ngũ nhân sự và được bổ sung kịp thời
13 Khuyến khích tính sáng tạo, chủ động của mọi người
14 Xây dựng bầu không khí tập thể đồng thuận, đoàn kết nội bộ
Trong 14 nguyên tắc đó, nguyên tắc 4 (thống nhất chỉ huy) và nguyên tắc 9 (hệ thống cấp bậc) được coi là hai nguyên tắc quyết định, phản ánh thực chất của thuyết quản lý Fayol.
Với nội dung nói trên, thuyết quản lý tổng hợp của Fayol có ưu điểm nổi bật là tạođược kỷ cương trong tổ chức Song nó chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý và môitrường lao động, đồng thời chưa đề cập đến mối quan hệ với bên ngoài doanhnghiệp (với khách hàng, với thị trường, với đối thủ cạnh tranh và với Nhà nước)
Cùng với thuyết Taylor, thuyết này đã đề ra được hàng loạt vấn đề quan trọng củaquản lý (như chức năng, nguyên tắc, phương pháp), vừa chú trọng việc hợp lý hóalao động vừa quan tâm cao đến hiệu lực quản lý, điều hành Nhiều luận điểm cơ bảncủa các thuyết thuộc trường phái cổ điển vẫn mang giá trị lâu dài, được các thuyết
Trang 9tiếp sau bổ sung và nâng cao về tính xã hội và yếu tố con người cũng như về cácmối quan hệ với bên ngoài tổ chức.
- Sau đó nhiều lý thuyết gia đã ra công tìm kiếm những giải pháp dung hoà hay sửasai nhằm thăng tiến các phương pháp quản trị, nhờ đó khoa Quản Trị học đã thành hình và phát triển Tiến trình tìm kiếm giải pháp này đã nảy sinh nhiều trường phái quản trị như trường phái Tâm Lý Xã Hội với Mayo, Maslow, Mc Gregor,
Herzberg, và Argyris… trường phái Hệ Thống Xã Hội với Argyris, Herzberg… trường phái Khoa Học với Simon, và trường phái Kinh Tế - Xã Hội với Mintzberg,Ouchi, Ansoff, và Drucker… hoặc gần đây nhất là lý thuyết về Six Sigma và Lean Six Sigma Theo tổng hợp kinh nhiệm thực tế, hai trường phái đã giúp ích cho công tác Quản Trị Mục Vụ hơn cả là trường phái Tâm Lý Xã Hội và trường phái Kinh Tế - Xã Hội
2.2: Những phương pháp quản trị hiện đại:
Năm 1927: Elton Mayo
+ Mayo giáo sư giảng dạy và nghiên cứu kỹ nghệ tại Đại Học đường Harvard, khởicông nghiên cứu tại nhà máy Western Electric’s Hawthorne Work để tìm hiểu động
cơ nào đã thúc đẩy nhân công tại nhà máy này đạt thành tích cao Khi công trình nghiên cứu hoàn tất năm 1932, ông kết luận rằng phương pháp làm việc có tính cách khoa học của ngành quản trị cổ điển với Frederick W Taylor là đại diện, mang lại hiệu năng quản lý với kết quả tốt, nhưng không hoàn chỉnh Lý do là một con người bằng xương bằng thịt với tất cả sinh khí và cảm xúc, không thể được đối
xử như máy móc vô tri giác, và lại càng không nên áp đặt họ bằng một hệ thống
mà không quan tâm tới nhu cầu của họ Mayo giới thiệu một phương pháp mới gọi
là Phương Pháp Quản Trị theo tâm lý xã hội Phương pháp này nhấn mạnh đến sự
Trang 10thoả mãn nhu cầu của con người, không phải là thứ nhu cầu vật chất, nhưng là tâm
lý của họ trong một tổ chức
+ Tư tưởng chủ chốt của Mayo:
a Tổ chức phải tạo bầu khí để nhân viên cảm thấy thoải mái và thân thiện khi làm việc
b Tạo cơ hội để nhân viên nhận ra chân giá trị của chính mình trong tổ chức
c Tạo được tinh thần đội ngũ trong các nhóm
d Nhân viên cần được quan tâm và tôn trọng
Mayo đề nghị giới quản trị nên thay đổi quan niệm về nhân viên qua cách quan sát
và đối xử để đạt hiệu năng và duy trì hiệu năng lâu dài
Năm 1960: Douglas Mc Gregor: Cây gậy và củ cà rốt
+ Mc Gregor là một nhà tâm lý xã hội
+Năm 1960, ông cho xuất bản cuốn “The Human Side of Enterprise” và trở nên nổi tiếng với lý thuyết “cây gậy và củ cà rốt”.Mc Gregor đặt ra 2 lý thuyết: Thuyết
X gồm những người chưa trưởng thành và thuyết Y gồm những người đã trưởng thành Thuyết X chỉ những nhân viên biếng nhác Họ không thích làm việc nhưng phải làm việc để sống còn Do đó, họ cần được điều khiển và không thể tự đảm nhận trách nhiệm Để chỉ huy nhóm này, quản trị viên cần cả gậy lẫn cà rốt Thuyết
Y chỉ những nhân viên có ý thức, muốn làm việc và yêu thích làm việc Họ có tinh thần độc lập, không muốn bị chỉ huy và sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm Mc
Gregore nhấn mạnh rằng con người là một con vật đầy ham muốn và ham muốn không bao giờ được thỏa mãn, do đó, đường lối quản trị kiểm soát không động viên được con người Ông đề nghị:
a Khi tổ chức tạo được những công việc thích thú, duy trì được những quan hệ tốt
Trang 11giữa các nhân viên thì nhân viên sẽ chấp nhận mục đích của tổ chức như của chính họ.
b Một tổ chức sẽ đạt hiệu năng nếu điều kiện làm việc tốt và nội dung công việc rõràng
c Đối xử với nhân viên nên phù hợp với nhân cách và trình độ của chính họ
d Tổ chức nên quan tâm nhiều đến huấn luyện và hướng dẫn hơn là trừng phạt đè nén
Mc Gregor cho rằng nhóm Y là khuôn mẫu lý tưởng phù hợp với các phương pháp quản trị Nhưng ông nghĩ rằng thuyết Y không phù hợp với những tổ
Năm 1981: Trường phái Đội Ngũ - trường phái Nhật Bản - thuyết Z
+ Người phát minh: William Ouchi, giáo sư môn Quản Trị học tại Đại Học đường UCLA, một người Mỹ gốc Nhật.Lý thuyết của ông mang gốc rễ văn hoá Nhật Bản hay nói cách khác là quản trị theo kỹ thuật Nhật Bản
+ Lý thuyết này cũng được gọi là thuyết Z, vì Ouchi đưa ra thuyết Z để phản bác lýthuyết X và Y của Mc Gregor Ouchi cho rằng trong thực tế chẳng có nhân viên nào thuộc dạng X hoặc Y, ông không đồng ý với Mc Gregor khi ông này dùng tiếng “bản chất của người lao động” Ouchi nói nên dùng “thái độ lao động” của một người thì đúng hơn Lý do là thái độ lao động của một người sẽ biến đổi tùy theo cách thức họ được đối xử trong thực tế Ông chứng minh rằng ở đất nước Nhật Bản của ông, mọi người lao động một cách hăng hái vì các tổ chức nơi họ