Phân tích lý thuyết về quản lý chất lượng ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp bạn

Khoa học vể quản trị sản xuất đã phát triển từ thể kỷ thứ 18 Fredich Taylor được xem như là cha đẻ và cho đến nay đã để lại nhiều thành công về mặt hiệu suất làm việc, cũng như các lý t

PHÂN TÍCH LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - ỨNG

DỤNG VÀO THỰC TIỄN DOANH NGHIỆP BẠN

Ngày nay, với một nền kinh tế phát triển nhanh chóng , các công việc luôn được yêu cầu hoàn thành một cách có bài bản, khoa học Do vậy quản trị sản xuất và tác nghiệp là quá trình không thể thiếu trong mỗi hành động của doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp sản xuất cũng như dịch vụ Khoa học

vể quản trị sản xuất đã phát triển từ thể kỷ thứ 18 ( Fredich Taylor được xem như là cha đẻ) và cho đến nay đã để lại nhiều thành công về mặt hiệu suất làm việc, cũng như các lý thuyết cơ bản có giá trị thực tiễn cao của nó

Hiện có rất nhiều những lý thuyết về quản lý chất lượng, có thể kể tên

ra như: Các bộ tiêu chuẩn ISO, chu trình PDCA, phương pháp TQM, Just In Time, 5S, Kaizen, Kanban, Những lý thuyết này đã và đang được áp dụng trong rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam và ứng dụng của nó có thể sẽ vẫn được sử dụng trong tương lai

I Những lý thuyết quản trị sản xuất

Sau đây, tôi xin trình bày kỹ hơn về một số phương pháp quen thuộc:

1.Phương pháp sản xuất tinh gọn

Mục Tiêu của Lean Manufacturing

Lean Manufacturing, còn gọi là Lean Production, là một hệ thống các công

cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất Cụ thể hơn, các mục tiêu bao gồm:

1 Phế phẩm và sự lãng phí - Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình

không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào,

phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, và các tính năng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu;

2 Chu kỳ sản xuất - Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách

giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn

bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm;

3 Mức tồn kho - Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất,

nhất là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn;

4 Năng suất lao động - Cải thiện năng suất lao động, bằng cách vừa giảm

thời gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc (không thực hiện những công việc hay thao tác không cần thiết);

5 Tận dụng thiết bị và mặt bằng - Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất

hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy;

6 Tính linh động – Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

một cách linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất

7 Sản lượng – Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động,

giảm thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất – ví dụ như, việc sử dụng thiết bị và mặt bằng hiệu quả hơn dẫn đến chi phí khấu hao trên đơn vị sản phẩm sẽ thấp hơn, sử dụng lao động hiệu quả hơn sẽ dẫn đến chi phí nhân công cho mỗi

đơn vị sản phẩm thấp hơn và mức phế phẩm thấp hơn sẽ làm giảm giá vốn hàng bán

Việc chuẩn hoá quy trình trong Lean Manufacturing bao gồm một số thành phần chính:

1 Trình tự công việc chuẩn – Đây là trình tự một người công nhân phải tuân

thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn

có khả năng gây ra phế phẩm Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm

2 Thời gian chuẩn – Takt time (nhịp độ) là tần xuất một sản phẩm được

làm ra Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau Đối với các nhà sản xuất lean, takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục Takt time khác với thời gian chu

kỳ sản xuất (cycle time) là thời gian cần để quy trình hoàn tất một sản phẩm

Ví dụ, một nhà sản xuất đồ gỗ có thể cách 10 phút cho xuất xưởng một ghế sofa nhưng thực sự họ phải mất 3 ngày làm việc để hoàn tất một ghế sofa (cycle time)

3 Mức tồn kho chuẩn trong quy trình – Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu,

bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn Mức tồn kho chuẩn

nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu Đây là yếu tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước

Lean Manufacturing là lý thuyết bao trùm các phương pháp như 5S, Kanban

Ở Nhật Bản, những công ty áp dụng 5S đều biết rằng môi trường làm việc là nguồn gốc giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo ra lợi nhuận

2.Phương pháp 5S

Khi nói đến phương pháp 5S là ta đề cập đến một danh sách gồm năm từ tiếng Nhật, những từ này được dịch sang tiếng Anh và cả tiếng Việt, bắt đầu với chữ S và đây là tên của một phương pháp quản lý làm việc nổi tiếng 5S

là một cách tổ chức và quản lý không gian làm việc và lưu trình tác nghiệp với chủ ý nhằm cải thiện hiệu quả bằng việc loại trừ sự tiêu phí, cải thiện lưu trình tác nghiệp và giảm bớt sự vô lý, không ngăn nắp của quy trình

Khái niệm 5S

5S là một phương pháp để tổ chức một nơi làm việc, đặc biệt là một nơi làm việc dùng chung (như một nhà xưởng hay một văn phòng), và giữ nơi đó một cách có tổ chức

Mục đích của 5S

Mục đích chính của 5S là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc Sự khẳng định của 5S, bằng việc sắp đặt mỗi thứ một sự vị trí, là không tiêu phí thời gian cho việc tìm kiếm những vật dụng không cần thiết Để xây dựng và tạo ra quá trình 5S này thông thường phải có một thảo luận về sự tiêu chuẩn hóa nhằm xây dựng một sự hiểu biết rõ ràng, bởi các nhân viên, về việc các

công việc cần được thực hiện như thế nào Nó cũng phát huy tính làm chủ quá trình trong mỗi nhân viên Khái niệm quan trọng ở đây là cần sắp xếp những mục hay những hoạt động theo một cách khoa học nhằm đẩy mạnh quá trình tác nghiệp Chẳng hạn, những công cụ cần phải được giữ nơi sử dụng, những công nhân không nên thường xuyên xoay người để lấy nguyên liệu, những quá trình tác nghiệp có thể được biến đổi để cải thiện hiệu quả

5S bao gồm:

Giai đoạn 1 – Seiri - Sorting – Sàng Lọc: Kiểm tra tất cả công cụ, nguyên

liệu, … trong nhà máy, khu vực làm việc và chỉ giữ những mục quan trọng Mọi thứ khác được cất giữ hay vứt bỏ

Giai đoạn 2 – Seiton - Straighten or Set in Order – Sắp xếp: Tập trung vào

hiệu quả Những công cụ và thiết bị cần phải bị giữ nơi chúng sẽ được sử dụng (ví dụ đẩy mạnh quá trình tác nghiệp), và quá trình cần phải được đặt trong một trật tự làm tối đa hiệu quả làm việc

Giai đoạn 3 – Seiso - Sweeping – Sạch Sẽ: sự dọn dẹp một cách có hệ thống

hay nhu cầu để giữ khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp Hoạt động hằng ngày ở cuối mỗi ca, vùng làm việc được dọn dẹp và mọi thứ được trả lại chỗ của chúng Ở đây, việc quan trọng là tạo điều kiện cho việc dễ dàng nhận biết vật gì nên mang đi đâu và đặt đâu Điểm quan trọng trong việc duy trì

sự sạch sẽ cần phải là một phần của công việc hằng ngày – không phải là hoạt động mà thỉnh thoảng mới làm và được bắt đầu khi mọi thứ đã trở nên quá lộn xộn

Giai đoạn 4 – Seiketsu - Standardising – Săn Sóc: Tiêu chuẩn hóa những

thực hành công việc hay hoạt động theo một cách đã được tiêu chuẩn hóa Mọi người biết chính xác trách nhiệm của mình

Giai đoạn 5 – Shitsuke - Sustaining – Sẵn Sàng: Đề cập đến duy trì và xem

xét các tiêu chuẩn Một khi 4S ở trên đã được thiết lập, chúng trở thành phương pháp mới để hoạt động, duy trì sự tập trung vào cách họat động và không cho phép việc dần dần trở lại như cách họat động cũ Tuy nhiên, khi

có một vấn đề xuất hiện ví dụ như một sự cải tiến được gợi ý hay một cách làm việc mới, hay một công cụ mới, hay một yêu cầu đầu ra mới thì cần xem xét lại 4S đầu tiên một cách phù hợp

3 Phương pháp Kanban

Kanban là những tấm thẻ có ghi những yếu tố cần thiết trên đó, được dùng trong quá trình sản xuất cũng như dịch vụ để tiết kiệm được thời gian từ việc loại bỏ những thao tác không cần thiết

Kanban có rất nhiều dạng biểu hiện và được áp dụng rất nhiếu trong các doanh nghiệp ở Việt Nam, lấy ví dụ như những khay để tài liệu cũng là một ứng dụng của Kanban

4 Chu trình PDCA

Giai đoạn đầu của quá trình Kaizen là xây dựng chu trình PDCA để đảm bảo quá trình Kaizen được thực hiện liên tục, phù hợp với chính sách duy trì và cải tiến tiêu chuẩn

Lập kế hoạch (Plan) là quá trình xây dựng mục tiêu cải tiến và kế hoạch

triển khai để đạt được mục tiêu này

Thực hiện (Do) là quá trình thực hiện kế hoạch.

Kiểm tra (Check) là quá trình xem xét kết quả thực hiện để cải tiến kế

hoạch

Khắc phục (Act) là quá trình xây dựng và tiêu chuẩn hoá các thủ tục để hạn

chế sự lặp lại các điểm không phù hợp hoặc xây dựng mục tiêu mới để cải tiến

II Áp dụng tại doanh nghiệp

Những lý thuyết cơ bản được sử dụng trong quản lý sản xuất của thế

kỷ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất có thể nói rằng đã đóng góp rất quan trọng trong việc đặt nền móng cho quản trị sản xuất và tác nghiệp trong giai đoạn ngày nay, tuy nhiên cần phải được áp dụng linh hoạt, không máy móc, dập khuôn theo một lý thuyết nào, bởi mỗi lý thuyết đều có những điểm mạnh và hạn chế

Việc áp dụng các học thuyết này trong giai đoạn ngày này và những năm sắp tới trong việc nâng cao năng suất đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị trong nền kinh tế mở, các điều kiện cạnh tranh của thị trường là việc hoàn toàn có thể thực hiện được Tuy nhiên, để có thể áp dụng tư tưởng của các học thuyết đó một cách hiệu quả nhất thì cần phải hiểu nó một cách thấu đáo và căn cứ vào từng hoàn cảnh môi trường cụ thể để áp dụng vào trong thực tiễn doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức

Sau đây tôi xin trình bày quá trình sản xuất xi măng của doanh nghiệp Thái Phong, có trụ sở tại Ba Vì, là nơi tôi đang công tác

1 Chất liệu giai đoạn chuẩn bị:

Đá vôi: Đá vôi được khai thác bằng phương pháp khoan nổ và lớp cắt theo

yêu cầu trong quá trình khai thác và lập kế hoạch Sau đó, đá vôi được vận chuyển đến máy đập búa bằng các thiết bị công suất lớn Ở đây, đá vôi được chia thành dằn cỡ 25x25 và mang theo băng tải để lưu trữ phân loại sơ bộ, sau đó tách thành hai cọc tiêu biểu của 15.000 tấn

Đá sét: sét được khai thác theo phương pháp tháo dỡ hoặc bắn khoan, sau đó

được vận chuyển đến máy đập búa bằng các thiết bị công suất lớn Đá sét bị phá vỡ bởi búa máy nghiền đến kích thước lớn và bằng sợi máy cán Sau đó,

đá sét cũng được vận chuyển đến các cửa hàng phân loại sơ bộ và tách thành hai cọc 6,600 tấn khác nhau

Kiểm soát phụ gia: Để hội tự đủ điều kiện, công ty đã thực hiện quá trình xử

lý và trộn hỗn hợp thực hiện theo quy định và hệ số Do đó,ngoài vật liệu điều khiển, thì đá vôi và đá sét cũng bao gồm quặng sắt (giàu Fe2O3), quặng bauxite (giàu Al2O3) và đá silixic (giàu SiO2)

2 Vật liệu mài

Đá vôi, đá sét và kiểm soát chất phụ gia được đổ vào máy nghiền qua

DOSIMAT và hệ thống điện tử Các máy nghiền nguyên liệu được tích hợp với hệ thống kết hợp của mài và nướng với phân ly trung gian

Tự động kiểm soát bộ để điều chỉnh tỷ lệ phần trăm của đá vôi, đá sét, bô xít

và quặng sắt vào máy nghiền được quản lý bởi các máy tính để đáp ứng các

dữ liệu phân tích của hệ thống QCX, nhằm kiểm soát hệ số sản xuất theo đơn đặt hàng

Sau khi nghiền vật liệu bụi được vận chuyển đến các silo đồng nhất của hệ thống thang máy và kênh bucker khí động học

3 Nghiền xi măng

Thạch cao và phụ gia từ kho lưu trữ nói chung được vận chuyển đến két máy nghiền bằng cách tải dây chuyền và thang máy Số lượng thạch cao và phụ gia được kiểm soát bởi hệ thống cân DOSIMAT

4 Xi măng đóng gói và xuất ra

Khi đi qua các cửa xả, xi măng được vận chuyển đến của máy đóng bao bì với số lượng lớn Băng chuyền đóng gói xi măng sẽ di chuyển vào các kênh xuất ra

Cách sắp xếp vùng nguyên liệu và những máy móc, nhà xưởng phục vụ cho công việc sản xuất còn có nhiều vấn đề cần cải thiện, ví dụ như:

- Quá trình vận chuyển nguyên liệu rơi rớt dọc đường rất nhiều do những xe chuyên chở đã sử dụng lâu năm và khoảng cách từ vùng nguyên liệu đến nhà máy sản xuất khá xa

- Nguyên liệu đưa về thường không đưa vào sản xuất ngay mà còn tập kết ở một bãi gần nhà máy, lý do là vì năng suất máy không đủ sản xuất hết ngay lập tức những nguyên liệu đưa về Việc này gây lãng phí không gian và vật lực rất nhiều Ở đây, ta có thể áp dụng phương pháp Lean , giảm thiểu mức tồn kho, để khắc phục tình hình, ta có thể giảm bớt nhân công đi khai thác nguyên liệu để hạn chế gây lãng phí

- Băng chuyền từ ngoài bãi tập kết nguyên liệu đưa vào nhà máy không

có dụng cụ che chắn, nguyên liệu bị rơi dọc đường, điều này lại một lần nữa gây lãng phí vật lực và nhân công để dọn dẹp

Việc nghiên cứu những lãng phí trong quá trình sản xuất xi măng và áp dụng

lý thuyết quản trị chất lượng nào để tháo gớ tình hình chắc chắn sẽ còn nhiều việc phải làm và mất thời gian Trong giới hạn bài tập tôi không thể trình bày hết được những khúc mắc hiện có, kính mong thầy giáo thông cảm

III Kết luận

Quản trị sản xuất thật sự là vấn đề mang tính sống còn đối với từng doanh nghiệp dù doanh nghiệp đó hoạt động trong khu vực kinh tế nào Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì không còn cách nào khác là cần phải không ngừng nâng cao khả năng quản trị doanh nghiệp của mình, nhất

là quản trị sản xuất

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Tài liệu tham khảo Quản trị hoạt động – Chương trình GaMBA

2 Slide bài giảng Quản trị sản xuất và tác nghiệp – PGS.TS Trương Đoàn Thể

3 Quản trị sản xuất – TS Nguyễn Thanh Liêm - NXB Tài Chính