Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19 và 20 nhằm nâng cao năng suất

Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào là nguyên vật liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch

Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19

và 20 nhằm nâng cao năng suất Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao? Lấy ví

dụ cụ thể ở đơn vị anh chị công tác để minh họa

Bài làm

I Các khái niệm cơ bản

1 Khái niệm về sản xuất:

Theo quan niệm phổ biến trên thế giới hiện nay thì sản xuất được hiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoạc dịch vụ Với quan điểm truyền thống người ta thường cho rằng chỉ có doanh nghiệp chế tạo, sản xuất các sản phẩm vật chất có hình thái cụ thể như xe máy, xe hơi, máy tính, ti vi, … mới gọi là các doanh nghiệp sản xuất

Một hệ thống sản xuất nhận đầu vào là nguyên vật liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác chuyển đổi

nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Quá trình biến đổi này là trọng tâm của sản xuất và

là hoạt động phổ biến của một hệ thống sản xuất Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình chuyển hóa các đầu vào, biến chúng thành các đầu ra dưới dạng sản phẩm hoặc dịch vụ

2 Khái niệm về Quản trị sản xuất và dịch vụ:

Quản trị sản xuất và dịch vụ bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa thành các kết quả ở đầu ra là các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất, đạt được các lợi ích lớn nhất

Quản trị sản xuất và dịch vụ có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của một doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng được các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị tồi sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

II Các lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ

19 và 20 nhằm nâng cao năng suất Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao?

1 Quá trình phát triển của lý thuyết quản trị sản xuất và dịch vụ:

Các lý thuyết về quản trị sản xuất và dịch vụ đã được nhiều nhà kinh tế đặt nền tảng và được bổ sung không ngừng từ năm 1776 bởi Adam Smith và các nhà kinh tế khác Tại Anh vào những năm đầu thế kỷ XVIII, khoa học kỹ thuật phát triển mạnh kéo theo sự bùng nổ cách mạng công nghiệp Việc phát minh ra động cơ hơi nước của Jame Watt vào năm 1764, tạo điều kiện cho ra đời hàng loạt những máy móc khác Hệ quả tất yếu là sự thay đổi rộng rãi lực lượng lao động thủ công bằng máy móc có năng suất cao hơn, cùng với sự thiết lập hệ thống nhà xưởng và các phát minh khác của thời đại Tính sẵn có của máy hơi nước và máy móc sản xuất giúp cho việc thực hiện tập hợp các công nhân vào nhà máy Sự tập trung này tạo ra một nhu cầu về việc sắp xếp họ lại một cách hợp lý để sản xuất ra sản phẩm

Adam Smith đã viết ra tác phẩm “Sự giầu có của quốc gia” viết năm 1776 chứng minh cho sự cần thiết của phân công lao động, hay còn gọi là chuyên môn hóa của lao động Việc sản xuất sản phẩm được phân chia ra thành từng bộ phận nhỏ, những nhiệm vụ chuyên biệt được phân công cho công nhân theo quy trình sản xuất Vì thế, các nhà máy vào thời kỳ này không chỉ chú ý đến việc trang bị máy móc thiết bị cho sản xuất, mà còn ở cách thức hoạch định và quản lý công việc sản xuất Adam Smith cho rằng phân công lao động có thể nâng cao năng suất lao động Ông nêu ví dụ: Nếu một người sản xuất kim băng, tất cả các quy trình thao tác đều do người đó

hoàn thành một mình thì mỗi ngày chưa chắc làm nổi 20 chiếc Nhưng trong một xưởng nhỏ chỉ có 10 công nhân, mỗi ngày có thể sản xuất được 48.000 chiếc, bình quân mỗi người sản xuất được 4.800 chíếc

2 Các lý thuyết cơ bản đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19

và 20 nhằm nâng cao năng suất:

Những năm 1800 các nghành công nghiệp được phát triển cùng với sự phát triển của động cơ xăng dầu và điện, nhu cầu về sản phẩm phục vụ cho chiến tranh đã thúc đẩy sự thành lập nhiều nhà máy hơn Hệ thống sản xuất thủ công được thay thế bởi

hệ thống nhà xưởng, có cải tiến lớn đối với nhà máy Sự chấm dứt việc sử dụng lao động nô lệ, sự di chuyển của lực lượng lao động trong nông thôn vào các thành thị

và sự nhập cư đã cung cấp một lực lượng lao động lớn cho sự phát triển nhanh tróng nghành công nghiệp ở thành thị Sự phát triển này dẫn tới hình thức mới của nghành công nghiệp là giải quyết vấn đề vốn thông qua việc thiết lập các công ty cổ phần, từ

đó nhà quản lý trở thành người làm thuê cho xí nghiệp và được trả lương từ nhà tài chính, hay người làm chủ vốn

a Lý thuyết quản trị hoạt động khoa học của Taylor

Năm 1881 Fredecrich W.Taylor được xem là người khai sinh ra lý thuyết “quản trị hoạt động khoa học” Taylor đã xây dựng những tiêu chuẩn lựa chọn lao động, nghiên cứu việc hoạch định và lập lịch tiến độ lao động, nghiên cứu các nguồn động lực thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động, nghiên cứu hợp lý hóa các thao tác và định mức lao động Một trong những đóng góp khác nữa của Taylor là việc phân biệt để chuyên môn hóa người lao động và người quản lý, chuyên môn hóa công nhân chính và công nhân phụ

Taylor sinh ra vào đầu thể kỷ 20, những năm mà nền kinh tế Mỹ có biến động lớn, rất cần những nhân tố mới cho sự thành công Xuất thân là một công nhân cơ khí ở Mỹ, kinh qua các chức vụ đốc công, kỹ sư trưởng, tổng công trình sư Với các công trình nghiên cứu “Quản lý ở nhà máy” (1903), “Những nguyên lý quản lý theo

khoa học” (Principles of scientific management) năm 1911, ông đã hình thành thuyết Quản lý theo khoa học, mở ra “kỷ nguyên vàng” trong quản lý ở Mỹ Thuyết này sau đó được Henry Ford ứng dụng qua việc lập ra hệ thống sản xuất theo dây chuyền dài 24km trong nhà máy ôtô con đạt công suất 7000 xe mỗi ngày (là kỷ lục thế giới thời đó) Ngoài ra, Taylor còn viết nhiều tác phẩm có giá trị khác Ông được coi là “người cha của lý luận quản lý theo khoa học” Ông đã đưa ra những nguyên tắc quản lý hệ thống khoa học như sau:

- Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc Định mức được xây dựng qua thực nghiệm (bấm giờ từng động tác)

- Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân “vạn năng” (biết nhiều việc song không thành thục) Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi Mỗi công nhân được gắn chặt với một vị trí làm việc theo nguyên tắc chuyên môn hóa cao

- Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm (hợp lệ về chất lượng) và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân

- Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể Thực hiện sơ đồ tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến;

tổ chức sản xuất theo dây chuyền liên tục

Với những tư tưởng trên, đã mở ra cuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướng quản lý một cách khoa học trong thế kỷ XX cùng với những thành tựu lớn trong ngành chế tạo máy Năng suất lao động tăng vượt bậc, giá thành thấp; kết quả cuối cùng là lợi nhuận cao để cả chủ và thợ đều có thu nhập cao

Ngoài những thành tựu trên lý thuyết quản lý khoa học của Taylor còn có những mặt trái Trước hết, với định mức lao động thường rất cao đòi hỏi công nhân phải làm việc cật lực Hơn nữa, người thợ bị gắn chặt với dây chuyền sản xuất tới mức biến thành những “công cụ biết nói”, bị méo mó về tâm - sinh lý, và như vậy là thiếu tính nhân bản

b Lý thuyết quản trị hành chính của Fayol

Trong khi thuyết quản lý theo khoa học của Taylor được truyền bá rộng rãi từ

Mỹ sang châu Âu với ảnh hưởng lớn suốt nửa đầu thế kỷ XX, thì ở Pháp xuất hiện một thuyết mới thu hút sự chú ý Qua tác phẩm chủ yếu “Quản lý công nghiệp và tổng quát” xuất bản năm 1949, Henri Fayol (1841 – 1925)

Fayol đã tiếp cận vấn đề quản lý ở tầm rộng hơn và xem xét dưới góc độ tổ chức – hành chính Với thuyết này, ông đã được coi là người đặt nền móng cho lý luận quản lý cổ điển, là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại”

Tư tưởng chủ yếu của thuyết Fayol là nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà quản lý Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng Với các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng bao quát, còn đối với cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất

Fayol đã xác định quản lý gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra Đó là sự khái quát các chức năng quản lý, bảo đảm cho hoạt động tiến hành thuận lợi và có hiệu quả, như vậy chức năng quản lý chỉ tác động đến con người Với quan niệm đó, thực chất thuyết Fayol là lý thuyết về tổ chức xã hội Cũng qua đó, Fayol phân biệt rõ lãnh đạo với quản lý, trong đó quản lý chỉ là một công cụ bảo đảm sự lãnh đạo nhằm đạt được mục đích của cả tổ chức; và do đó hoạt

động chủ yếu của người lãnh đạo là phát huy cao tác dụng của quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy các hoạt động của tổ chức

Fayol đã cho rằng quản lý không phải là đặc quyền và trách nhiệm riêng của cá nhân người đứng đầu, mà được phân chia cho các thành viên khác trong hệ thống tổ chức quản lý Từ đó, ông đưa ra trật tự thứ bậc trong hệ thống đó gồm 3 cấp cơ bản: cấp cao là hội đồng quản trị và giám đốc điều hành; cấp giữa là những người tham mưu và chỉ huy thực hiện từng phần việc, từng công đoạn; cấp thấp là những người chỉ huy tác nghiệp ở từng khâu

Về các chức năng quản lý, chức năng hoạch định (dự đoán, lập kế hoạch) được coi là nội dung hàng đầu, cơ bản nhất Tuy vậy, ông cũng chỉ ra tính tương đối của công cụ kế hoạch, không thể dự đoán đầy đủ và chính xác mọi biến động, cần phải

xử lý linh hoạt sáng tạo Chức năng tổ chức bao gồm tổ chức sản xuất (các công đoạn, các khâu trong hoạt động) và tổ chức bộ máy quản lý (cơ cấu, cơ chế, các quan hệ chức năng, nhân sự) Chức năng điều khiển là tác động lên động cơ và hành

vi của cấp dưới để họ phục tùng và thực hiện các quyết định quản lý; vừa có tính kỷ luật cao vừa phát huy được tính chủ động, sáng tạo Chức năng phối hợp là kết nối, liên hợp, điều hòa tất cả các hoạt động và các lực lượng, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra hài hòa, gắn bó trong một thể thống nhất, tạo ra tổng hợp lực và sự cân đối Chức năng kiểm tra là nắm chắc diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát hiện vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, quy rõ trách nhiệm Fayol cũng đề ra các nguyên tắc về quản lý như sau:

- Phân công lao động phù hợp, rõ ràng, tạo được sự liên kết

- Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đúng mức

- Duy trì tốt kỷ luật trong đội ngũ, đảm bảo sự quy củ và tinh thần phục vụ

- Đảm bảo sự thống nhất chỉ huy, chấp hành mệnh lệnh từ một trung tâm

- Chỉ đạo nhất quán (theo một kế hoạch, một đầu mối)

- Xử lý hài hòa lợi ích, đảm bảo lợi ích chung cao nhất.

- Trả công thỏa đáng, công bằng, sòng phẳng

- Tập trung quyền lực trong hệ thống tổ chức quản lý

- Xác định rõ và ổn định hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng

- Đảm bảo trật tự trong hệ thống với vị trí xác định

- Thực hiện công bằng trong quan hệ đối xử

- Ổn định đội ngũ nhân sự và được bổ sung kịp thời

- Khuyến khích tính sáng tạo, chủ động của mọi người

- Xây dựng bầu không khí tập thể đồng thuận, đoàn kết nội bộ

Với nội dung nói trên, thuyết quản lý tổng hợp của Fayol có ưu điểm nổi bật là tạo được kỷ cương trong tổ chức Song nó chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý và môi trường lao động, đồng thời chưa đề cập đến mối quan hệ với bên ngoài doanh nghiệp (với khách hàng, với thị trường, với đối thủ cạnh tranh và với Nhà nước)

c Nhóm lý thuyết hành vi – tâm lý xã hội

Để khắc phục và bổ xung thêm vào những nhược điểm của hai thuyết trên nhóm

lý thuyết hành vi - tâm lý xã hội nhấn mạnh vai trò con người trong tổ chức với quan điểm năng suất lao động không chỉ do yếu tố vật chất quyết định mà còn do nhu cầu tâm lý xã hội của con người Tác giả tiêu biểu của nhóm này là Mary Parker Pollet (1868 - 1933) với lý thuyết về các quan hệ con người trong tổ chức Nữ tác giả này cho rằng hiệu quả lãnh đạo, quản trị phụ thuộc vào việc giải quyết các mối quan hệ này Trong quá trình làm việc, người lao động có các mối quan hệ giữa họ với nhau và giữa họ với một thể chế tổ chức nhất định bao gồm:

- Quan hệ giữa công nhân với công nhân

- Quan hệ giữa công nhân với các nhà lãnh đạo, quản trị

Ðồng thời tác giả cũng nhấn mạnh, hiệu quả của lãnh đạo, quản trị phụ thuộc vào việc giải quyết các mối quan hệ này

Các tác giả trong trường phái hành vi con người đã cho rằng hoạt động của con người phụ thuộc nhiều vào các yếu tố tâm lý xã hội Chính các yếu tố này tạo nên các quan hệ tốt đẹp trong quá trình lao động, từ đó mà có thể đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc

Ðiển hình trong quan điểm này là các nghiên cứu về các tác động tâm lý vào quá trình lao động tại Western Electric’s Hawthorne Plant Công trình nghiên cứu này gọi là những nghiên cứu Hawthorne Trong nghiên cứu đó, các tác giả đã sử dụng các biện pháp tạo cho công nhân cảm giác tâm lý là họ đang được các nhà lãnh đạo, quản trị chú ý đến như:

- Thay đổi chế độ sáng (tăng và giảm độ sáng)

- Thay đổi về tiền lương

- Thay đổi thời gian làm việc

Sự thay đổi này đã dẫn đến các tác động tâm lý làm tăng năng suất lao động Tiếp cận các động cơ về hành vi của con người: các tác giả đã tập trung nghiên cứu vào các yếu tố tác động vào hành vi của con người trong quá trình làm việc với tư cách là động cơ làm việc của họ

d Lean Manufacturing - Quản lý sản xuất tinh gọn

Lean Manufacturing đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty sản xuất hàng đầu trên toàn thế giới, dẫn đầu là các nhà sản xuất ôtô lớn và các nhà cung cấp thiết bị cho các công ty này Toyota thường được xem là một trong những công

ty sản xuất hiệu quả nhất trên thế giới và là công ty đã đưa ra chuẩn mực về điển hình áp dụng Lean Manufacturing

Lean Manufacturing, còn gọi là Lean Production, là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất

Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng, và rút ngắn thời gian sản xuất Các mục tiêu của Lean Manufacturing bao gồm:

- Phế phẩm và sự lãng phí: Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, và các tính năng trên sản phẩm vốn không được khách hàng yêu cầu;

- Chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm

thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm;

- Mức tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất, nhất là

sản phẩm dở dang giữa các công đoạn;

- Năng suất lao động: Cải thiện năng suất lao động, bằng cách vừa giảm thời

gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc;

- Tận dụng thiết bị và mặt bằng: Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy;

- Tính linh động: Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau một cách linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất

- Sản lượng: Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách đáng

kể từ cơ sở vật chất hiện có

Các nguyên tắc chính khi áp dụng Lean Manufacturing như sau:

- Nhận thức về sự lãng phí: Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách hàng được xem là thừa và nên loại bỏ Ví

dụ như việc vận chuyển vật liệu giữa các phân xưởng là lãng phí và có khả năng được loại bỏ

- Chuẩn hoá quy trình: Lean đòi hỏi việc triển khai các hướng dẫn chi tiết cho sản xuất, gọi là Quy Trình Chuẩn, trong đó ghi rõ nội dung, trình tự, thời gian và kết quả cho tất các thao tác do công nhân thực hiện Điều này giúp loại bỏ sự khác biệt trong cách các công nhân thực hiện công việc

- Quy trình liên tục: Lean thường nhắm tới việc triển khai một quy trình sản xuất liên tục, không bị ùn tắc, gián đoạn, đi vòng lại, trả về hay phải chờ đợi Khi được triển khai thành công, thời gian chu kỳ sản xuất sẽ được giảm đến 90%

- Sản xuất “Pull”: Còn được gọi là Just-in-Time (JIT), sản xuất Pull chủ trương chỉ sản xuất những gì cần và vào lúc cần đến Sản xuất được diễn ra dưới tác động của các công đoạn sau, nên mỗi phân xưởng chỉ sản xuất theo yêu cầu của công đoạn kế tiếp

- Chất lượng từ gốc: Lean nhắm tới việc loại trừ phế phẩm từ gốc và việc kiểm soát chất lượng được thực hiện bởi các công nhân như một phần công việc trong quy trình sản xuất

- Liên tục cải tiến: Lean đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng Điều này cũng đòi hỏi

sự tham gia tích cực của công nhân trong quá trình cải tiến liên tục

3 Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao?

Trong quá trình hình thành và phát triển các lý thuyết quản trị sản xuất khoa học,

từ thời khai sinh ra thuyết quản trị sản xuất khoa học của Taylor đến nay, các lý thuyết được nghiên cứu và hình thành để đáp ứng với sự phát triển của sản xuất và

xã hội Các lý thuyết sau củng cố, phát triển và bổ sung những hạn chế của các lý thuyết ban đầu nhằm nâng cao năng suất lao động