Áp dụng các lý thuyết quản trị hiện đại – quản trị hoạt động hiệu quả vào quản lý nhằm nâng cao hiệu quả 2

Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp chia nhỏ các phần việc và xây dựng đ

Những lý thuyết cơ bản nào đã được sử dụng để quản lý sản xuất trong thế kỷ 19

và 20 nhằm nâng cao năng suất Có thể sử dụng những lý thuyết đó để nâng cao năng suất trong giai đoạn ngày nay và những năm sắp tới Giải thích tại sao? Lấy

ví dụ cụ thể ở đơn vị anh/chị công tác để minh họa.

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

A Các lý thuyết cơ bản được sử dụng trong thế kỷ 19 và 20

1 Lý thuyết quản trị khoa học (Scientific Management)

a. Sơ lược về tác giả

Vào những năm cuối thế kỷ XIX, Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915) xuất thân là một anh công nhân bình thường và trở thành kỹ sư trải qua quá trình ban ngày đi làm, ban đêm đi học hàm thụ đại học Trong quá trình làm việc trong nhà máy luyện cán thép , Taylor đã có nhiều cơ hội quan sát và thực hiện quản trị trong nhà máy Ông là tác giả với những nghiên cứu và lý thuyết khá nổi tiếng về quản trị trong thời gian từ năm 1890 – 1930

b. Những nguyên tắc cơ bản trong lý thuyết của Taylor là:

 Xây dựng các phương pháp khoa học để thực hiện công việc, nhiệm vụ của từng công nhân

 Lựa chọn công nhân một cách khoa học và huấn luyện họ phương pháp khoa học để thực hiện công việc

 Tổ chức giáo dục và giám sát công nhân để đảm bảo họ thực hiện theo đúng phương pháp

 Xây dựng và củng cố mối quan hệ giữa những người lao động và nhà quản trị

c Để thực hiện những nguyên tắc của mình, Taylor đã tiến hành những bước công việc sau:

 Nghiên cứu các loại thời gian làm việc của từng công nhân theo từng công việc Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân với các thao tác và thời gian cần thiết để bố trí quy trình công nghệ phù hợp (chia nhỏ các phần việc) và xây dựng định mức cho từng phần việc

 Phân chia công việc của từng công nhân thành những công việc bộ phận nhỏ để cải tiến và tối ưu hóa Lựa chọn công nhân thành thạo từng việc, thay cho công nhân biết nhiều việc song không thành thục Các thao tác được tiêu chuẩn hóa cùng với các thiết bị, công cụ, vật liệu cũng được tiêu chuẩn hóa và môi trường làm việc thuận lợi

 Xây dựng hệ thống khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện trả lương theo lao động.Thực hiện chế độ trả lương (tiền công) theo số lượng sản phẩm và chế độ thưởng vượt định mức nhằm khuyến khích nỗ lực của công nhân

 Phân chia công việc quản lý, phân biệt từng cấp quản lý Cấp cao tập trung vào chức năng hoạch định, tổ chức và phát triển kinh doanh, còn cấp dưới làm chức năng điều hành cụ thể

Qua các nguyên tắc kể trên, có thể rút ra các tư tưởng chính của thuyết Taylor là: tối ưu hóa quá trình sản xuất (qua hợp lý hóa lao động, xây dựng định mức lao động); tiêu chuẩn hóa phương pháp thao tác và điều kiện tác nghiệp; phân

công chuyên môn hóa (đối với lao động của công nhân và đối với các chức năng quản lý); và cuối cùng là tư vấn đề kinh tế (qua trả lương theo số lượng sản phẩm để kích

thích tăng năng suất và hiệu quả sản xuất) Những kết quả qua áp dụng lý thuyết của Taylor là năng suất lao động được tăng cao và khối lượng sản phẩm tăng nhiều dẫn đến thu nhập của người lao động được cải thiện đáng kể

Từ những tư tưởng đó của Taylor, thế giới đã mở ra cuộc cải cách về quản lý doanh nghiệp, tạo được bước tiến dài theo hướng quản lý một cách khoa học trong thế kỷ XX cùng với những thành tựu lớn trong ngành chế tạo máy

2 Lý thuyết quản trị hành chính (Administration Management)

a Sơ lược về tác giả

Henri Fayol (1841 – 1925) là một nhà công nghiệp Pháp Ông là một quản trị gia của một công ty than đá có tầm vóc Ông không tìm kiếm những nguyên tắc quản trị như các đồng nghiệp khác, mà nghiên cứu những đường lối suy tư về phương pháp quản trị Từ đó ông kết luận rằng quản trị không chỉ là một khoa học mà còn là một nghệ thuật, bởi lẽ có rất nhiều nguyên lý,nhưng nguyên lý chỉ có giá trị khi người

sử dụng nguyên lý biết áp dụng chúng vào kinh nghiệm của riêng mình Năm 1916,

ông xuất bản tác phẩm “ Quản trị công nghiệp và quản trị chung ” trình bày nhiều

quan niệm mới về quản trị Trong đó, ông trình bày lý thuyết quản trị của mình một cách có hệ thống, tổng hợp và ở trình độ cao hơn so với các lý thuyết khác cùng thời

Lý thuyết này ra đời căn cứ trên giả thuyết, mặc dù mỗi loại hình tổ chức có những đặc điểm riêng (doanh nghiệp, nhà nước, các tổ chức đoàn thể, tôn giáo…) nhưng chúng đều có chung một tiến trình quản trị mà qua đó nhà quản trị có thể quản trị tốt bất cứ một tổ chức nào

b Nội dung cơ bản của Lý thuyết quản trị hành chính

Fayol đã chia công việc của doanh nghiệp ra thành 6 loại:

- Sản xuất (kỹ thuật sản xuất)

- Thương mại (mua bán, trao đổi)

- Tài chính (tạo và sử dụng vốn có hiệu quả)

- An ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên)

- Kế toán

- Quản trị

Thiết lập một hệ thống các chức năng của quản trị viên:

- Hoạch định: Quản trị viên cần biết tiên đoán những biến cố trong tương lai

có ảnh hưởng đến tổ chức của mình, dù là thuận lợi hay bất lợi Dựa vào đó, quản trị viên thiết lập một kế hoạch phù hợp để thích ứng với những biến cố đó

- Tổ chức: Còn gọi là phối trí, là khả năng phối hợp giữa nhân sự , máy móc

và tài nguyên để hoàn thành kế hoạch đã định

- Chỉ huy: Để thành công, trước hết và quan trọng nhất, quản trị viên phải là một mẫu gương tốt, và biết rõ về cộng tác viên hoặc nhân viên của mình Quản trị viên phải biết khi nào cần ra lệnh và lúc nào cần đối thoại với cộng

sự hoặc nhân viên…

- Phối hợp: Quản trị viên cần biết nắm vững những hoạt động có sức hấp dẫn các nhân viên trong tổ chức, dùng những hoạt động này để hướng họ tới mục tiêu chung của tổ chức

- Kiểm soát: để đảm bảo các hoạt động gứn liền với kế hoạch

Để có thể làm tốt việc sắp xếp , tổ chức doanh nghiệp,Fayol đã đưa ra và yêu cầu các nhà quản trị nên áp dụng 14 nguyên tắc trong quản trị:

- Phân công lao động trong quá trình làm việc một cách chặt chẽ.

- Phải xác định rõ mối quan hệ quyền hành và trách nhiệm

- Phải xây dựng và áp dụng chế độ kỷ luật nghiêm ngặt trong quá trình làm việc

- Thống nhất trong các mệnh lệnh điều khiển, chỉ huy

- Lãnh đạo tập trung

- Lợi ích cá nhân phải gắn liền và phục vụ cho lợi ích tập thể, lợi ích chung

- Xây dựng chế độ trả công một cách xứng đáng theo kết quả lao động

- Quản trị thống nhất

- Phân quyền và định rõ cơ cấu quản trị trong tổ chức

- Trật tự

- Công bằng: tạo quan hệ bình đẳng trong công việc

- Công việc của mỗi người phải được ổn định trong tổ chức

- Khuyến khích sự sáng tạo trong quá trình làm việc

- Khuyến khích phát triển các giá trị chung trong quá trình làm việc của một

tổ chức

Cùng quan điểm với Lý thuyết quản trị khoa học, Lý thuyết quản trị hành

chính chủ trương rằng, để đem lại hiệu quả phải bằng con đường tăng năng suất lao

động Nhưng, theo H Fayol muốn tăng năng suất lao động phải sắp xếp tổ chức một cách hợp lý thay vì tìm cách tác động vào người công nhân

3 Nhóm hành vi lý thuyết - xã hội tâm lý học quản trị kinh doanh

Nhóm lý thuyết naỳ nhấn mạnh nhấn mạnh vai trò con người trong tổ chức, quan điểm của nhóm này cho rằng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do nhu cầu của tâm lý xã hội của con người "Vấn đề tổ chức

là vấn đề con người " và họ chỉ ra rằng trong trường phái cổ điển có nhiều hạn chế vì

đã bỏ qua yếu tố con người trong quá trình làm việc

Tác giả của thuyết của các mối quan hệ con người trong tổ chức là Mary Parker Pollet (1868-1933) Nữ tác giả cho rằng, trong quá trình làm việc, người lao động có mối quan hệ giữa họ với một thể chế nhất định, bao gồm:

- Quan hệ giữa công nhân với công nhân

- Quan hệ giữa công nhân với nhà quản trị

Đồng thời tác giả cũng nhấn mạnh hiệu quả quản lý phụ thuộc vŕo việc giải quyết mối quan hệ này

Quan điểm của hành vi con người: các tác giả trong trường phái này cho rằng con người phụ thuộc vào các yếu tố tâm lý xã hội Các yếu tố chính làm cho các mối quan hệ tốt, từ đó nó có thể đạt được hiệu quả cao trong quá trình làm việc Điển hình trong quan điểm này là nghiên cứu về các tác động tâm lý vào quá trình lao động tại Western Electric’s Hawthorne Plant Công trình nghiên cứu này gọi là những nghiên cứu Hawthorn Trong nghiên cứu đó, các tác giả đã sử dụng các biện pháp tạo cho công nhâncảm giác tâm lý là họ đang được các nhà quản trị chú ý đến như:

- Thay đổi chế độ sáng ( tăng và giảm độ sáng)

- Thay đổi về lương

- Thay đổi về thời gian làm việc

Abraham Maslow (1908-1970) là nhà tâm lý học, tác giả đã phát triển lý thuyết

về nhu cầu con người, bao gồm 5 cấp độ được xếp hạng từ thấp đến cao Lý thuyết

này được áp dụng theo nguyên tắc: Một khi nhu cầu tương đối đã được đáp ứng, hành

vi của con người sẽ bị chi phối bởi nhu cầu cao hơn

4 Lịch Sử của Lean Manufacturing

Nhiều khái niệm về Lean Manufacturing bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) và đã được dần triển khai xuyên suốt các hoạt động của Toyota từ những năm 1950 Từ trước những năm 1980, Toyota đã ngày càng được biết đến nhiều hơn về tính hiệu quả trong việc triển khai hệ thống sản xuất Just-In-Time (JIT) Ngày nay, Toyota thường được xem là một trong những công ty sản xuất hiệu quả nhất trên thế giới và là công ty đã đưa ra chuẩn mực về điển hình áp dụng Lean Manufacturing

Lean Manufacturing đang được áp dụng ngày càng rộng rãi tại các công ty sản xuất ô tô hàng đầu trên thế giới và các nhà cung cấp thiết bị cho các công ty này

Mục tiêu của Lean: Lean Manufacturing là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ những lãng phí trong qua trình sản xuất Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng và rút ngắn thời gian sản xuất.Bao gồm: Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không cần thiết, giảm thời gian quy trình sản xuất, giảm thiểu mức tồn khở tất cả các công đoạn sản xuất, cải thiện năng suất lao động bằng cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi của công nhân, tận dụng thiết bị mặt bằng để sử dụng có hiệu quả hơn, sản xuất phải linh hoạt hơn, sản lượng tăng nhiều hơn

Các nguyên tắc chính trong Lean Manufacturing có thể được tóm tắt như sau:

- Nhận thức về sự lãng phí – Bước đầu tiên là nhận thức về những gì có và

những gì không làm tăng thêm giá trị từ góc độ khách hàng Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách

hàng được xem là thừa và nên loại bỏ Ví dụ như việc vận chuyển vật liệu giữa các phân xưởng là lãng phí và có khả năng được loại bỏ

- Chuẩn hoá quy trình – Lean đòi hỏi việc triển khai các hướng dẫn chi tiết

cho sản xuất, gọi là Quy Trình Chuẩn, trong đó ghi rõ nội dung, trình tự, thời gian và kết quả cho tất các thao tác do công nhân thực hiện Điều này giúp loại

bỏ sự khác biệt trong cách các công nhân thực hiện công việc

- Quy trình liên tục – Lean thường nhắm tới việc triển khai một quy trình sản

xuất liên tục, không bị ùn tắc, gián đoạn, đi vòng lại, trả về hay phải chờ đợi Khi được triển khai thành công, thời gian chu kỳ sản xuất sẽ được giảm đến 90%

- Sản xuất “Pull” – Còn được gọi là Just-in-Time (JIT), sản xuất Pull chủ

trương chỉ sản xuất những gì cần và vào lúc cần đến Sản xuất được diễn ra dưới tác động của các công đoạn sau, nên mỗi phân xưởng chỉ sản xuất theo yêu cầu của công đoạn kế tiếp

- Chất lượng từ gốc – Lean nhắm tới việc loại trừ phế phẩm từ gốc và việc

kiểm soát chất lượng được thực hiện bởi các công nhân như một phần công việc trong quy trình sản xuất

- Liên tục cải tiến – Lean đòi hỏi sự cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách

không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng Điều này cũng đòi hỏi sự tham gia tích cực của công nhân trong quá trình cải tiến liên tục

B Một số hạn chế và tính ứng dụng trong giai đoạn ngày nay

1 Một số hạn chế của các lý thuyết trên

Những lý thuyết trên đã có những bước thay đổi lớn trong lịch sử phát triển của ngành quản trị doanh nghiệp.Sự ra đời của những lý thuyết này đã đem lại sự cân

bằng hơn về thu nhập giữa ngừơi công nhân và những nhà quản lý Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực, những lý thuyết này còn có những hạn chế như sau:

- Lý thuyết của Taylor nghiêng về kỹ thuật hóa, máy móc hóa con người, xem con người như một chi tiết trong cỗ máy, sức lao động của con người bị khai thác kiệt quệ làm cho công nhân đấu tranh chống lại các chính sách về quản trị Nhưng, cũng có ý kiến bênh vực cho ông ta cho rằng, tư tưởng của W Taylor là sản phẩm của thời đại ông sống

- Hoặc đối với Lý thuyết quản trị theo trường phái tâm lý thì chủ yếu là yếu tố xã hội của con người Khái niệm “con người xã hội” chỉ có thể bổ sung cho khái niệm “con người thuần lý – kinh tế” chứ không thể thay thế Không phải bất cứ lúc nào, đối với bất cứ

ai khi được thỏa mãn đều cho năng suất lao động cao Và, nó chỉ

là một trong nhiều yếu tố ảnh hưởng đến năng suất Các yếu tố khác như: lương bổng, quyền lợi vật chất, cơ cấu tổ chức, sự rõ ràng trong công việc, sự kiểm tra giám sát … cũng có vai trò to lớn đối với năng suất lao động và chất lượng sản phẩm Ở một

khía cạnh khác, một lần nữa trường phái Tâm lý xã hội cũng đi

theo lối mòn của trường phái Cổ điển, xem con người trong tổ

chức với tư cách là phần tử của hệ thống (xí nghiệp, công ty) khép kín Bỏ qua mọi sự tác động các yếu tố bên ngoài như: chính trị, kinh tế, xã hội, … Với hệ thống mở, quan hệ con người trong tổ chức không còn hoàn toàn phụ thuộc vào tương quan nội bộ giữa các thành phần trong tổ chức, mà còn chịu sự chi phối của các yếu

tố bên ngoài, các yếu tố này thường nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản trị

2. Tính ứng dụng đối với Cty may Đức Giang:

Thực tế ngày nay những lý thuyết trên vẫn được ứng dụng một cách linh hoạt trong các doanh nghiệp tại Việt Nam Đặc biệt trong công ty May Đức Giang, nơi tôi

đã làm việc, một phần của các lý thuyết trên đang được ứng dụng một cách linh hoạt

để phát huy tối đa hiệu quả trong quá trình sản xuất

May Đức Giang là một công ty chuyên may gia công quần áo các loại xuất ra nước ngoài Vì thế hình dáng của lý thuyết Quản Trị Hành Chính đang được ứng dụng một cách khá rõ nét

Mô hình hoạt động và sản xuất của công ty May Đức Giang được chia thành 6 nhóm chính như sau: Giác sơ đồ các loại mẫu quần áo mới, đo và tính toán định mức nguyên liệu và phụ liệu của mỗi mẫu hàng ; May mẫu các sản phẩm để duyệt định mức và mẫu ; Đưa vải vào phân xưởng cắt vải theo mẫu đã được duyệt ; Đưa vải đã cắt vào các dây chuyền may để người công nhân may quần áo theo mẫu đã định trước

; Sau khi sản phẩm đã được may hoàn chỉnh thì được đưa qua bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm ( KCS) để kiểm tra chất lượng ; Là quần áo và đóng gói theo qui định

Và mỗi nhóm công việc đều được vận hành, triển khai dựa trên các trức năng quản trị hết sức căn bản như Hoạch định công việc, nhiệm vụ một cách rõ ràng, chia

sẻ thông tin ngay từ giai đoạn đầu tới các bộ phận liên quan trong toàn dây chuyền ;

Tổ chức triển khai thực hiện; Chỉ huy; Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận bên trong công ty và cả những nhà cung cấp thiết kế mẫu quần áo, cung cấp nguyên vật liệu và triển khai sản xuất ; hệ thống kiểm tra, hệ thống này được triển khai liên tục trong từng công đoạn để đảm bảo kế hoạch, chất lượng diễn ra đúng kế hoạch và chỉ tiêu đề ra

Trong các dây chuyền sản suất, công ty bố trí theo mô hình khép kín của từng công đoạn, tuy có mối liên hệ khá chặt chẽ giữa các bộ phận nhưng vẫn thể hiện tính