Quy trình phát triển và triển khai dự án tại các chi nhánh viettel tỉnh

QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN TẠI CÁCCHI NHÁNH VIETTEL TỈNH Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ ch

QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN TẠI CÁC

CHI NHÁNH VIETTEL TỈNH

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phâm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu qủa cao nhất

Có thể nói rằng quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản

Với ý nghĩa cực kỳ quan trọng của Quản trị hoạt động, cá nhân chọn chủ đề:

Quy trình phát triển dự án mà tôi đang trực tiếp tham gia tại đơn vị đang công

tác là Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 - Tập đoàn viễn thông quân đội để trình bày

 Giới thiệu về Tập đoàn Viễn thông Quân đội (VIETTEL):

• Tên giao dịch : Tập đoàn Viễn thông Quân đội

• Tên viết tắt : VIETTEL

• Tên quốc tế : Viettel Group

• Trụ sở chính : Số 1, Giang Văn Minh, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

• Cơ quan chủ quản : Bộ Quốc phòng

Quy mô 63/63 Tỉnh/thành tại Việt Nam và ra nước ngoài (Campuchia, Lào, Myanma, … sắp tới là Haiti, Cuba, Bắc Triều tiên, …)

• Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 được thành lập theo Quyết định số: 2716/QĐ-TCT-TCLĐ ngày 08 tháng 10 năm 2009 V/v thành lập 64 Chi nhánh trên cơ

sở sáp nhập 64 Chi nhánh Kinh doanh và 64 Chi nhánh Kỹ thuật tại 63 tỉnh/thành phố thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội (nay là Tập đoàn Viễn thông Quân đội)

Là đơn vị hoạt động hạch toán phụ thuộc Tập đoàn và chịu sự điều hành trực tiếp của Tập đoàn và các các Công ty ngành dọc

Hiện nay, tại Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 - Tập đoàn Viễn thông Quân đội có rất nhiều các quy trình tác nghiệp khác nhau như Quy trình xuất nhập hàng hoá; Quy trình cấp phát vật tư; Quy trình cung cấp dịch vụ điện thoại cố định, Internet,

di động; Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự, Nhưng bản thân tôi đã và đang trực tiếp tham gia vào Quy trình phát triển dự án tại đơn vị

Mục đích của quy trình: Thống nhất trình tự các bước, thủ tục hồ sơ và đầu mối chịu trách nhiệm phát triển và triển khai Dự án tại các Chi nhánh Viettel tỉnh/thành phố trong toàn Tập đoàn

Chữ viết tắt:

- CSDL : Cơ sở dữ liệu;

- HĐNT/BBTT : Hợp đồng nguyên tắc/Biên bản thoả thuận;

- CNVT Tỉnh/TP : Chi nhánh Viettel Tỉnh, Thành phố;

- P.XDHT - VT : Phòng xây dựng hạ tầng - Viettel Telecom;

- P.TC - VT : Phòng Tài chính - Viettel Telecom;

- TT DA&KHDN : Trung tâm Dự án và Khách hàng doanh nghiệp

1.1 Nội dung lưu đồ:

Trách nhiệm Lưu đồ Mô ta

Giám đốc Công ty

Viettel Telecom

1.2.1

CNVT tỉnh/TP

T.TâmDA&KHDN

P.TC - VT

1.2.6

CNVT Tỉnh/TP

Phòng XDHT - VT

Đối tác thi công

1.2.7

CNVT Tỉnh/TP

1.2.8

Mục tiêu chiến lược phát triển DA quang

hoá Xây dựng cơ chế chính sách, quy trình

quy định về phát triển dự án, Giao chỉ

tiêu phát triển dự án

Thu thập thông tin DA, lập CSDL DA

tiềm năng, lập kế hoạch triển khai

Tiếp xúc đàm phán

Ký kết hợp đồng nguyên tắc/Hợp đồng

hợp tác đầu tư

Khai thác dịch vụ Bàn giao năng lực hạ tầng cho KD

Thực hiện triển khai Thi công dự án Trình ký tờ trình xin kinh phí phát triển

dự án

CNVT Tỉnh/TP 1.2.9

1.2 Mô ta

1.2.1 Mục tiêu chiến lược phát triển dự án

Giám đốc Công ty Viễn thông Viettel căn cứ vào định hướng chiến lược chung của Ban Giám đốc Tập đoàn về việc triển khai quang hoá đến tất cả các dự

án Khu đô thị, khu công nghiệp, toà nhà trên toàn quốc, đưa ra các mục tiêu, chiến lược cụ thể nhằm chỉ đạo các đơn vị thực hiện

1.2.2 Xây dựng cơ chế chính sách, quy trình quy định về phát triển dự án, giao chỉ tiêu phát triển dự án, kiểm tra kết quả thực hiện của CNVT tỉnh/TP

Trung tâm dự án và khách hàng doanh nghiệp căn cứ vào tình hình thay đổi

mô hình chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng thuộc Viettel Telecom, căn cứ vào biến động về thị trường, chính sách của đối thủ cạnh tranh xây dựng, điều chỉnh cơ chế chính sách, quy trình quy định về phát triển dự án cho phù hợp với tình hình thực tế

Căn cứ vào chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty Viễn thông Viettel về việc phát triển Dự án, định hướng chiến lược phát triển cung cấp dịch vụ, tối ưu hóa mạng lưới, tối ưu hóa đầu tư, nâng cao chất lượng dịch vụ, TT DA&KHDN lập kế hoạch, giao chỉ tiêu phát triển Dự án cho các CNVT tỉnh/TP định kỳ theo từng tháng, năm Định kỳ hướng dẫn, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các CNVT

1.2.3 Thu thập thông tin Dự án, lập CSDL Dự án tiềm năng

Thông tin Dự án được chia làm 2 loại:

Chủ đầu tư tự liên hệ

Tìm kiếm chủ đầu tư qua nhiều nguồn thông tin:

• Danh sách các Dự án tiềm năng do nhân viên trực tiếp khảo sát tìm kiếm tại địa bàn;

• Các nguồn thông tin dự án từ Sở Kế hoạch đầu tư, UBND Tỉnh/tp ;

• Các nguồn thông tin qua mối quan hệ cá nhân

Khi đã thu thập thông tin về dự án, về chủ đầu tư, CNVT Tỉnh/TP lập CSDL Dự án tiềm năng

1.2.4 Tiếp xúc, đàm phán

- Dựa trên CSDL dự án tiềm năng CNVT Tỉnh/TP soạn công văn gửi chủ đầu tư

đề nghị hợp tác trong lĩnh vực dịch vụ đầu tư hạ tầng cung cấp dịch vụ viễn thông

và công nghệ thông tin tại dự

- Tìm cách tiếp cận tiếp xúc đàm phán với chủ đầu tư nhằm giới thiệu về Tập đoàn, năng lực hạ tầng mạng lưới, sản phâm đa dịch vụ của Viettel, trình bầy quan điểm hợp tác kinh doanh và các hình thức đầu tư hạ tầng cung cấp dịch vụ viễn thông tại dự án Đồng thời thực hiện thu thập thông tin về Dự án bao gồm:

Kế hoạch triển khai, tình trạng, mục đích sử dụng của Dự án

Thông tin về đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực Viễn thông (VNPT, EVN, FPT…) có định đầu tư vào Dự án không

Thông tin về các Dự án khác mà Chủ đầu tư đang và sẽ triển khai trong tương lai

Đề nghị chủ đầu tư cung cấp File Auto Cad thiết kế của dự án để có cơ sở thiết kế kỹ thuật, lập dự toán kinh phí

- Sau khi được sự chấp thuận hợp tác của Chủ đầu tư CNVT Tỉnh/TP:

Chuyển sang bước ký kết hợp đồng nguyên tắc;

Lập thiết kế kỹ thuật sơ bộ, khái toán kinh phí trình chủ đầu tư xem xét (Nếu chủ đầu tư yêu cầu)

1.2.5 Ký kết hợp đồng nguyên tắc

- CNVT Tỉnh/TP soạn thảo Hợp đồng nguyên tắc/Hợp đồng hợp tác đầu tư, chuyển Chủ đầu tư xem xét, thống nhất các điều khoản trong hợp đồng, trong trường hợp có thay đổi các điều khoản trong hợp đồng (Biểu mẫu đã ban hành) CNVT Tỉnh/TP có trách nhiệm lập báo các các nội dung thay đổi chuyển phòng dự

án Trung tâm DA&KHDN kiểm tra báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty

- Giám đốc CNVT Tỉnh/TP ký kết HĐNT/BBTT (theo nội dung uỷ quyền

của Tổng Giám đốc), chuyển đối tác ký (có thể để đối tác ký trước tùy theo yêu

cầu)

- Trường hợp một số dự án trên địa bàn Tỉnh/TP mà chủ đầu tư có trụ sở làm việc nằm trên địa bàn Tỉnh/TP khác (thường có trụ sở làm việc tại 2 thành phố lớn

Hà Nội và thành phố HCM) thực hiện triển khai dự án như sau:

CNVT Tỉnh/TP tại địa bàn đó có trách nhiệm lập báo cáo chi tiết về thông tin, quy mô dự án, đầu mối liên hệ (nếu có) gửi về Trung tâm DA&KHDN; Trung tâm DA&KHDN có trách nhiệm chỉ đạo CNVT Tỉnh/TP tiếp cận chủ đầu tư trên địa bàn đàm phán tiếp xúc dự án,

Trung tâm DA&KHDN là đầu mối trực tiếp ký kết HĐNT, chỉ đạo các chi nhánh Tỉnh có liên quan thực hiện triển khai dự án;

Kết quả thực hiện dự án sẽ được chia đều cho hai Tỉnh/TP bao gồm CN Tỉnh có dự án trên địa bàn và CN Tỉnh có chủ đầu tư nằm trên địa bàn;

1.2.6 Lập tờ trình xin cấp kinh phí đàm phán dự án:

- Sau khi hợp đồng được ký kết, CNVT tỉnh/TP soạn thảo tờ gửi TT DA&KHDN

kèm 1 bản hợp đồng gốc

- TT DA&KHDN căn cứ vào hợp đồng và tờ trình sẽ kiểm tra, trình ký và bàn giao

tờ trình đã được phê duyệt cho CNVT tỉnh/TP

- CNVT Tỉnh/TP có trách nhiệm thanh quyết toán bằng hóa đơn tiếp khách

1.2.7 Thực hiện triển khai dự án:

Các CNVT tỉnh/TP triển khai thi công theo Quy trình Xây dựng hạ tầng ADSL + PSTN và Quang hoá

1.2.8 Thông báo, bàn giao hạ tầng cho phòng kinh doanh tỉnh/TP.

Sau khi hoàn tất thi công Phòng phát triển mạng ngoại vi có trách nhiệm lập biển bản bàn giao năng lực hạ tầng, quy mô của dự án cho Phòng kinh doanh Tỉnh/TP thực hiện khai thác dịch vụ

1.2.9 Khai thác hạ tầng cung cấp dịch vụ

Sau khi tiếp nhận năng lực hạ tầng tại dự án Phòng kinh doanh Tỉnh/TP có trách nhiệm lập kế hoạch truyền thông quảng cáo thực hiện tổ chức khai thác cung cấp dịch vụ tại dự án Yêu cầu:

Khai thác 100% thuê bao thuộc dự án đầu tư độc quyền của Viettel;

Khai thác 70% thuê bao tại các dự án đầu tư song song cùng các nhà cung cấp dịch vụ khác

 Như vậy, Quy trình phát triển dự án mà bản thân tham gia vào có thể tóm tắt lại theo dòng chảy công việc như sau: Tìm kiếm dự án (xây dựng CSDL) => Tiếp xúc, đàm phán => Ký kết hợp đồng => Triển khai thi công (nghiệm thu, hoàn công, thanh quyết toán, đưa vào khai thác) => Phát triển khách hàng, cung cấp dịch vụ

Với dòng chảy công việc như trên cũng chưa có biểu hiện gì bất cập hay khó khăn đáng kể cho công tác quản lý bởi vì người quản lý có thể nhìn nhận ra ngay những khó khăn bất ổn trong khâu nào để có chỉ đạo kịp thời

Tuy nhiên cũng còn một hạn chế nhỏ sau cần khắc phục, đó là:

Trong bước Thực hiện triển khai, Thi công dự án: mặc dù có quy trình riêng nhưng nó cũng có bất cập ở chỗ thực hiện uỷ quyền của Tổng Giám đốc cho Giám đốc Chi nhánh được ký kết những Hợp đồng thi công có giá trị đầu tư về nhân công và vật tư phụ nhỏ hơn 100 triệu đồng, còn nếu lớn hơn 100 triệu đồng thì chuyển lên Công ty Viettel Telecom để thâm định, ra quyết định đầu tư và ký kết Hợp đồng đối tác thi công Việc này có thể gây ra sự chậm chễ trong việc thi công đảm bảo tiến độ chung của Dự án, hoặc làm mất thời cơ trong kinh doanh Ví dụ như có hai nhà cung cấp dịch vụ cùng đầu tư vào một Dự án là Viettel và VNPT thì nếu nhà cung cấp dịch vụ nào có thể triển khai thi công trước, hoàn thiện trước thì

có thể chiếm lĩnh được nhiều khách hàng hơn và tạo được uy tín tốt hơn

Để khắc phục được hạn chế trên, theo tôi có thể sử dụng biện pháp sau:

+ Thứ nhất là Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền riêng cho Giám đốc Chi nhánh Viettel Hà Nội 1 (và Thành phố Hồ Chí Minh - là 2 chi nhánh lớn nhất của Tập

đoàn) có thể được ký những Hợp đồng thi công có giá trị đầu tư về nhân công và vật tư phụ nhỏ hơn 200 hoặc 300 triệu đồng Như vậy Chi nhánh có thể chủ động hơn trong công tác phát triển và quản lý

+ Thứ hai là vẫn giữ mức uỷ quyền cũ (100 triệu đồng) nhưng sẽ bố trí thêm nhân sự cho Công ty Viettel Telecom để chuyên hướng làm các Dự án của Hà Nội

và Thành phố Hồ Chí Minh để đảm bảo kịp thời với tiến độ chung của dự án

Tuy nhiên việc lựa chọn biện pháp nào thì cũng cần phải cân nhắc tính toán

kỹ lưỡng trước khi ra quyết định hoặc có thể áp dụng đồng thời hai biện pháp trên sao cho đạt được mục đích và lợi ích cao nhất

I Những áp dụng của môn học quan trị Tác nghiệp vào công việc:

Sau khi được học môn học Quản trị hoạt động, bản nhân tôi cũng đã có cái nhìn tổng quan về quá trình tác nghiệp sản xuất của đơn vị mình, tùy từng trường hợp, thời điểm cụ thể sẽ áp dụng các nội dung vào trong công việc hàng ngày, hiểu rằng để doanh nghiệp mình thành công cần phải có những quyết định đúng đắn trong khâu tổ chức sản xuất một cách hiệu quả hợp lý nhất, loại bỏ những loại lãng phí trong tất cả các khâu Chuân hoá qui trình sản xuất tiết kiệm thời gian tăng năng suất lao động Bố trí nhân lực sắp xếp hợp lý hạn chế sản xuất thừa, hạn chế sản xuất hỏng Quản trị Sản xuất và tác nghiệp, giúp tôi nắm được những kiến thức

cơ bản trong quản trị hoạt động của doanh nghiệp, phát triển khả năng nhận dạng, phân tích các quyết định sản xuất của người quản lý, quá trình chuyển hoá các nguồn lực đầu vào thành các sản phâm đầu ra, cách thức giải quyết các vấn đề trong sản xuất; đặc biệt là việc kiểm soát và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, đặc biệt là việc loại bỏ các chi phí không cần thiết theo hệ thống sản xuất LEAN

Phương pháp san xuất LEAN gồm:

1 Phế phẩm và sự lãng phí: Giảm phế phâm và các lãng phí hữu hình không cần

thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phâm có thể ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phâm và các tính năng trên sản phâm vốn không được khách hàng yêu cầu

2 Chu kỳ san xuất: Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm

thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuân bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phâm

3 Mức tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất, nhất là

sản phâm dở dang giữa các công đoạn Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn

4 Năng suất lao động: Cải thiện năng suất lao động, bằng cách vừa giảm thời

gian nhàn rỗi của công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc

5 Tận dụng thiết bị và mặt bằng: Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả

hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy

6 Tính linh động: Có khả năng sản xuất nhiều loại sản phâm khác nhau một cách

linh động hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất

7 San lượng: Nếu có thể giảm chu kỳ sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm

thiểu ùn tắc và thời gian dừng máy, công ty có thể gia tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở vật chất hiện có Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất

Đối với Viettel lãng phí lớn nhất là chưa khai thác hết hạ tầng, tài nguyên mạng lưới: khi đầu tư để chiếm lĩnh và dẫn dắt thị trường, Viettel phải tập trung phát triển hạ tầng mạng lưới như triển khai hạ tầng mạng cáp rộng lớn, thời gian từ lúc triển khai đến khi có khách hàng để cung cấp dịch vụ là dài dẫn đến ứ đọng vốn, thời gian thu hồi vốn chậm Ví dụ như khi đầu tư vào một khu đô thị với diện tích rộng thì do Dự án kéo dài từ 5 đến 10 năm mới có khách hàng đến ở, trong khi phải đầu tư hạ tầng ngay từ ban đầu Hay như mạng Di động thì phải phủ sóng rộng, dàn trải, phải có dung lượng lớn Như vậy khi số lượng thuê bao ít, không phát sinh lưu lượng, sản lượng thoại cuộc gọi đi gọi đến (hoặc lưu lượng phát sinh ít) thì dẫn đến lãng phí tài nguyên

Giai pháp nhằm làm giam thiểu những lãng phí:

Đầu tư hạ tầng Viễn thông theo giai đoạn và tiến độ chung của Dự án Vú dụ như Dự án hoàn thiện đến đâu Viettel triển khai làm hạ tầng cung cấp dịch vụ đến đấy Khi lượng khách hàng trong dự án còn thấp (thường là trong giai đoạn dự án mới đi vào hoạt động) thì có thể tận dụng những hạ tầng gần dự án để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, khi nào lượng khách hàng đủ nhiều thì mới triển khai Node trạm

Phát triển nhanh số lượng thuê bao làm giảm chi phí khấu hao trên đơn vị sản phâm sẽ làm giảm suất đầu tư/thuê bao do đó giảm giá thành dịch vụ Như vậy

có thể phát triển thêm được khách hàng

Sử dụng ngay người trong Ban quản lý dự án (của Chủ đầu tư) để làm cộng tác viên phát triển khách hàng trong dự án cho Viettel Làm như vậy có thể tiếp cận

dễ dàng hơn với khách hàng và phát triển được nhiều khách hàng

Thực hiện các chương trình kích thích tiêu dùng, phát sinh lưu lượng bằng các gói sản phâm, gói cước khác nhau; các chương trình khuyến mãi hấp dẫn; Có các chính sách hấp dẫn mang lại nhiều quyền lợi cao cho khách hàng

Thực hiện chương trình điện thoại cố định không dây cho các hộ nông dân để tăng lưu lượng sử dụng cho các trạm phát sóng di động đã đầu tư xây dựng Trên đây mới chỉ là một vài giải pháp nhỏ mang tính vi mô trong một hai dịch vụ cơ bản của Viettel mà bản thân tôi đang trực tiếp tham gia tại đơn vị Tuy nhiên, tại đơn vị tôi đang công tác còn có rất nhiều bộ phận phụ trách các công việc, các quy trình tác nghiệp khác nhau mà mỗi quy trình đều có những ưu điểm

và nhược điểm khác nhau Nên với những kiến thức đã được học, với những tài liệu thu thập được trong quá trình học tập tôi sẽ cố gắng để truyền đạt lại với các đầu mối phụ trách các quy trình tác nghiệp khác để cùng vận dụng, cùng nghiên cứu ánh xạ vào công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất cho bản thân và doanh nghiệp và tất và vì “NGÔI NHÀ CHUNG VIETTEL“

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Tài liệu tham khao: