Tổ chức hoạt động của văn phòng trung ương đảng nhân dân cách mạng lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo

Ở CHDCND Lào, bộ máy giúp việc cho Tổng Bí thư là VPTW, bộ máy giúp việc cho Chủ tịch nước là Văn phòng Chủ tịch nước. Tuy nhiên, chức danh Tổng Bí thư và chức danh Chủ tịch nước là hợp nhất. Do đó, nếu VPTW và Văn phòng Chủ tịch nước được hợp nhất sẽ tinh gọn bộ máy, chất lượng và hiệu quả hoạt động sẽ cao hơn.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHOUNXAY PHOMMYXAY

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHOUNXAY PHOMMYXAY

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 9 34 04 03

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

1 PGS.TS Vũ Đức Đán

2 PGS.TS Nguyễn Văn Hậu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận án này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu nêu trong luận án là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đầy đủ theo quy định

Nghiên cứu sinh

PHOUNXAY PHOMMYXAY

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian học tập và nghiên cứu tại Học viện Hành chính quốc gia (Việt Nam), tôi đã hoàn thành luận án “Tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo” Tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới 02 nhà khoa học hướng dẫn là PGS.TS Vũ Đức Đán và PGS.TS Nguyễn Văn Hậu Tôi gửi lời cảm ơn trân trọng tới lãnh đạo Học viện Hành chính quốc gia, lãnh đạo Khoa Hành chính học, Khoa Sau đại học, các thầy cô giáo tại Học viện Hành chính quốc gia đã tạo điều kiện thuận lợi, tận tình giúp

đỡ, góp ý về chuyên môn trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Tôi gửi lời cảm ơn tới cán bộ, công chức Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào đã hợp tác và hỗ trợ trong quá trình tác giả để thu thập số liệu thực tiễn Cảm ơn gia đình, bạn bè và các đồng nghiệp đã chia sẻ,

hỗ trợ về tài liệu, động viên về tinh thần trong suốt quá trình tác giả nghiên cứu

Chân thành cảm ơn!

Tác giả luận án

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu 6

6 Những đóng góp mới của đề tài 6

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 7

8 Cấu trúc của Luận án 7

Chương 1TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐỀ TÀI 8

1.1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 8

1.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG 21

1.2.1 Những kết quả đạt được 21

1.2.2 Những vấn đề cần triển khai 23

Kết luận chương 1 23

Chương 2CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO 25

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 25

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm của văn phòng 25

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 30

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động của văn phòng 33

2.2 VẤN ĐỀ NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO Ở CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO 39

2.2.1 Một số khái niệm 39

2.2.2 Ưu điểm và hạn chế của việc nhất thể hóa chức danh lãnh đạo 43 2.2.3 Một số chức danh lãnh đạo nhất thể hóa ở Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào 46 2.3 NHỮNG YÊU CẦU, YẾU TỐ TÁC ĐỘNG VÀ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU LỰC, HIỆU QUẢ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO 46 2.3.1 Những yêu cầu về tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo 47 2.3.2 Những yếu tố tác động đến tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo 54 2.3.3 Những tiêu chí đánh giá hiệu lực, hiệu quả về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo 58 2.4 KINH NGHIỆM TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT SỐ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG VÀ GIÁ TRỊ THAM KHẢO CHO VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO 62 2.4.1 Kinh nghiệm tổ chức, hoạt động của một số Văn phòng trung ương 62 2.4.2 Giá trị tham khảo cho Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào 69 Kết luận chương 2 71 Chương 3THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO HIỆN NAY 73

3.1 GIỚI THIỆU VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO VÀ VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC CỘNG HÒA

DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO 73

3.1.1 Giới thiệu Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào 73

3.1.2 Giới thiệu Văn phòng Chủ tịch nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào91 3.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO HIỆN NAY 97

3.2.1 Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào 97

3.2.2 Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào 100

3.2.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào 102

3.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO HIỆN NAY 106

3.3.1 Công tác tổ chức, cán bộ 106

3.3.2 Công tác tham mưu, tổng hợp 110

3.3.3 Công tác văn thư, lưu trữ 115

3.3.4 Công tác lễ tân, đối ngoại, phối hợp hoạt động với các văn phòng ở trung ương và địa phương 117

3.3.5 Công tác quản lý kinh phí, tài sản 120

3.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG 122

3.4.1 Những kết quả đạt được và nguyên nhân của kết quả trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 122

3.4.2 Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của tồn tại, hạn chế trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 129

3.4.3 Đánh giá mô hình văn phòng hợp nhất giữa văn phòng cấp ủy và văn phòng ủy ban nhân các cấp ở Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào hiện nay 134 Kết luận chương 3 135 Chương 4QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO HIỆN NAY 137 4.1 QUAN ĐIỂM ĐỔI MỚI TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO 137 4.1.1 Đổi mới tổ chức và hoạt động Văn phòng Trung ương phải gắn với phương hướng, nhiệm vụ chính trị trong từng giai đoạn cách mạng 137 4.1.2 Đổi mới tổ chức và hoạt động Văn phòng Trung ương phải gắn với sự đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng 141 4.1.3 Đổi mới tổ chức và hoạt động Văn phòng Trung ương phải gắn với năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức 143 4.2 GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO 144 4.2.1 Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng Nhân dân cách mạng Lào đối với việc đổi mới tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Trung ương 144 4.2.2 Hợp nhất Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào với Văn phòng Chủ tịch nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào 147 4.2.3 Hoàn thiện cơ chế làm việc theo hướng tăng cường mối quan hệ giữa Văn phòng Trung ương Đảng với các bộ, ngành, đoàn thể trung ương và các địa phương 152 4.2.4 Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào 157

4.3.5 Hiện đại hóa cơ sở vật chất - kỹ thuật và tăng cường công tác hậu cần

cho Văn phòng Trung ương Đảng 164

Kết luận chương 4 168

KẾT LUẬN 169

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 171

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 BCHTW: Ban chấp hành Trung ương

2 CHDCND: Cộng hòa dân chủ nhân dân

3 NDCM: Nhân dân cách mạng

4 VPCP: Văn phòng Chính phủ

5 VPTW: Văn phòng Trung ương

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là bộ phận quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, đây là bộ phận tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là bộ phận cầu nối giữa lãnh đạo đơn vị với các đơn vị chức năng trong và ngoài tổ chức Để đảm bảo chức năng này được thực hiện thì công tác tổ chức và hoạt động của văn phòng cần phải được hoàn thiện và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động của mình Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng hay, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị đạt kết quả cao nhất Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan nhà nước Ngoài ra, văn phòng còn có chức năng hậu cần của tổ chức, đây là chức năng không kém phần quan trọng so với hai chức năng cơ bản trên Tuy nhiên, trong quá trình tiến hành thực hiện, công tác này còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết bởi những vấn đề về tổ chức, hoạt động của văn phòng là hết sức phức tạp

Văn phòng Trung ương (VPTW) Đảng Nhân dân cách mạng (NDCM) Lào (sau đây gọi tắt là Văn phòng Trung ương có vị trí, vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của hệ thống chính trị nước Cộng hòa dân chủ nhân dân (CHDCND) Lào, là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương (BCHTW), trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của ĐảngNDCM Lào VPTW là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban

Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của Bộ Chính

trị, Ban Bí thư Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị BCHTW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lý công việc hằng ngày của Đảng

Cơ cấu tổ chức sẽ ảnh hưởng đến sự hoạt động VPTW Sự hoạt động

có ảnh hưởng mạnh mẽ tới chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp và hậu cần của VPTW Chất lượng hoạt động của VPTW có tác động đến hoạt động chung của cả bộ máy Đảng NDCM Lào

Nâng cao chất lượng tham mưu của VPTW là nhằm nâng cao năng lực hoạt động của văn phòng để đảm nhiệm nhiệm vụ chính trị giai đoạn mới, giúp Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư thực hiện sự lãnh đạo của mình đối với sự nghiệp cách mạng toàn diện một cách hiệu quả và thiết thực

Thực hiện chủ trương nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo, ở CHDCND Lào đã tiến hành nhất thể hóa một số chức danh Mặc dù có chủ trương, đã thực hiện trên thực tế nhưng hiện chưa có văn bản nào quy định cụ thể vấn đề nhất thể hóa chức danh lãnh đạo Về mặt lý luận, cũng chưa có công trình khoa học nào nghiên cứu hoặc đề cập Do đó, vấn đề nhất thể hóa chức danh lãnh đạo ở CHDCND Lào là một vấn đề còn bỏ ngỏ, chưa có cơ sở

lý luận vững chắc

Về mặt thực tiễn, lịch sử của VPTW đã có giai đoạn dài hợp nhất với Văn phòng Chính phủ (từ năm 1976 - 1992) để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ tham mưu, giúp việc chung cho BCHTW và Chính phủ Có thể thấy, vấn

đề nhất thể hóa đã được thực hiện trong lịch sử

Hiện nay vấn đề nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo Đảng và Nhà nước ở Lào đang tiến hành và bước đầu có những kết quả tốt đẹp Nhất thể hóa đem lại sự thống nhất, tập trung trong tổ chức, điều hành công việc của

nhà nước cũng như kiện toàn các chức danh lãnh đạo Đảng Để thực hiện tốt vấn đề này thì vị trí, vai trò cũng như chức năng, nhiệm vụ của VPTW cần được hoàn thiện và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động, tham mưu của văn phòng Chính vì vậy mà yêu cầu về tổ chức và hoạt động của VPTW đóng vai trò then chốt Thông qua tổ chức và hoạt động của VPTW, có thể tìm ra được những giải pháp hoàn thiện và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động

Trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo giữa Đảng và Nhà nước vẫn tồn tại nhiều vấn đề cần giải quyết không chỉ ở cấp Trung ương

mà còn ở cấp địa phương Ở Trung ương hiện nay Chủ tịch nước và Tổng Bí thư là một đồng chí đảm nhiệm, thế nhưng lại tồn tại hai văn phòng: Văn phòng Chủ tịch nước và VPTW Điều này có vẻ có sự trùng lặp, tuy nhiên lại hoàn toàn hợp lý bởi lẽ Văn phòng Chủ tịch nước sẽ thực hiện các công việc của Nhà nước, còn VPTW thực hiện các công việc của Đảng

Trong những năm qua, được sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư, VPTW đã có nhiều cố gắng đổi mới hoạt động, thu được những kết quả trên các mặt công tác để hoàn thành sứ mệnh lịch sử quan trọng của mình, giành nhiều thành công lớn Nhưng so với yêu cầu của nhiệm vụ chính trị đặt

ra thì còn nhiều vấn đề phải được khắc phục, giải quyết kịp thời Vì thế, việc nâng cao vai trò tham mưu của VPTW là cần thiết, khách quan Do vậy, tác giả chọn vấn đề “Tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo” làm đề tài nghiên cứu của luận án tiến sĩ

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

2.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của VPTW trong điều kiện nhất thể hóa chức danh Tổng Bí thư và Chủ tịch nước, chức danh Chánh VPTW và Bí thư Đảng bộ VPTW, luận án đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt

động VPTW hiện nay Qua đó, đề xuất một số giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động VPTW nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của VPTW

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tổng quan những công trình về tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, về VPTW nói riêng để tìm hiểu các công trình trước đã đạt được những kết quả gì, còn hạn chế những gì liên quan đến VPTW

- Xây dựng khung lý thuyết về tổ chức và hoạt động của VPTW trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo

- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của VPTW hiện nay, tìm ra

ưu điểm, hạn chế tác động kết quả hoạt động của VPTW, nguyên nhân của

ưu, hạn chế để khắc phục

- Đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới tổ chức và hoạt động của VPTW hiện nay

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là cách thức tổ chức và hoạt động của VPTW trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo hiện nay

- Phạm vi không gian và thời gian

Luận án nghiên cứu trong phạm vi VPTW và Văn phòng Chủ tịch nước của CHDCND Lào từ Đại hội Đảng NDCM Lào lần thứ IX (nhiệm kỳ 2011 - 2016) đến đại hội lần thứ X (nhiệm kỳ 2016 - 2020) và định hướng cho những nhiệm kỳ tiếp theo

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

4.1 Cơ sở phương pháp luận

Luận án nghiên cứu vấn đề trên cơ sở học thuyết Mác-Lênin, tư tưởng Cayxon Phomvihan với quan điểm duy vật biện chứng, quan điểm duy vật lịch sử, quan điểm hệ thống

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau Điển hình là các phương pháp dưới đây:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:

+ Nghiên cứu tài liệu, sách, tạp chí, các thông tin khoa học về kết quả nghiên cứu cụ thể có liên quan đến đề tài đã được công bố để tiếp thu có chọn lọc các kết quả nghiên cứu đi trước về những vấn đề có liên quan đến đề tài

+ Thông qua các phương pháp như phân tích, tổng hợp, so sánh, hệ thống hóa, khái quát hóa các tri thức đã có trong các tài liệu về tổ chức và hoạt động của văn phòng để đưa ra các luận cứ của vấn đề nghiên cứu

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu

5.1 Giả thuyết khoa học

Ở CHDCND Lào, bộ máy giúp việc cho Tổng Bí thư là VPTW, bộ máy giúp việc cho Chủ tịch nước là Văn phòng Chủ tịch nước Tuy nhiên, chức danh Tổng Bí thư và chức danh Chủ tịch nước là hợp nhất Do đó, nếu VPTW

và Văn phòng Chủ tịch nước được hợp nhất sẽ tinh gọn bộ máy, chất lượng và hiệu quả hoạt động sẽ cao hơn

5.2 Câu hỏi nghiên cứu

Một là, việc nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo ở CHDCND Lào

có tác động như thế nào đến tổ chức và hoạt động của văn phòng cấp ủy đảng

và cơ quan nhà nước ở địa phương, ở trung ương, Văn phòng Chủ tịch nước

6 Những đóng góp mới của đề tài

Luận án là công trình khoa học nghiên cứu chuyên sâu, toàn diện và có

hệ thống về lý luận và thực tiễn về VPTW Kết quả nghiên cứu có những đóng góp mới sau:

- Căn cứ vào khung lý thuyết về văn phòng, luận án đã phân tích, đánh giá một cách toàn diện, hệ thống về thực trạng tổ chức và hoạt động của VPTW Đảng NDCM Lào

- Xác định quan điểm và giải pháp nhằm đổi mới tổ chức và hoạt động của VPTW Đảng NDCM Lào

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Các kết quả nghiên cứu của Luận án sẽ cung cấp thêm cơ sở khoa học

về tổ chức và hoạt động của văn phòng

- Các kết quả nghiên cứu của Luận án sẽ góp phần bổ sung thể chế về

tổ chức và hoạt động của VPTW

- Các kết quả nghiên cứu của Luận án sẽ cung cấp cho VPTW một số giải pháp nhằm đổi mới tổ chức và hoạt động, qua đó nâng cao chất lượng hoạt động của VPTW

- Các kết quả nghiên cứu của Luận án sẽ là tài liệu phục vụ giảng dạy

và tham khảo cho vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng ở nước CHDCND Lào

8 Cấu trúc của Luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, Luận án được cấu trúc thành 4 chương: Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài

Chương 2 Cơ sở khoa học về tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo

Chương 3 Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo hiện nay

Chương 4 Quan điểm và giải pháp nhằm đổi mới tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo hiện nay

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐỀ TÀI

1.1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

1.1.1 Ở các nước trên thế giới

- Cuốn sách “Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữ học” của Nghiêm Kỳ Hồng, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Thành phố

Với sự hiểu biết và trải nghiệm của mình, tác giả đã phần nào làm sáng

rõ hơn một số vấn đề mang tính lý luận và thực tiễn về quản trị văn phòng và công tác lưu trữ học như: những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải cách hành chính nhà nước; hiện đại hóa công tác lưu trữ; đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế - xã hội ở Việt Nam và một số vấn đề cần thiết khác

Có thể thấy, công trình đề cập khá đầy đủ những yếu tố và hoạt động của một tổ chức công, dù vậy, tác giả đi sâu vào công tác lưu trữ Những nội dung hoạt động và yếu tố cấu thành quản trị văn phòng nhưng cũng chỉ nhằm mục đích cho hoạt động lưu trữ

- Cuốn sách “Quản trị hành chánh văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân xuất bản năm 2004 bởi Nhà xuất bản Thống kê [13]

Theo tác giả thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là Quản trị hành chính văn phòng Việt Nam

là thành viên của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (ASEAN) từ năm 1995, thành viên của APEC và đã gia nhập chính thức vào Tổ chức thương mại thế Giới WTO vào ngày 11-1-2007 Chính vì vậy chúng ta cần phải quản trị Hành chính văn phòng theo tiêu chuẩn hiện đại mà các nước ASEAN và các nước công nghiệp phát triển đang áp dụng

Với cuốn sách này, tác giả đã chỉ ra chủ thể của quản trị văn phòng đó

là trưởng phòng (hoặc giám đốc) và thư ký; mối quan hệ giữa trưởng phòng (hoặc giám đốc) và thư ký; và bối cảnh của quản trị văn phòng Trên cơ sở đó, tác giả đi vào các nội dung của quản trị văn phòng, bao gồm: chức năng, hoạch định quản trị, bộ máy và nguyên tắc hoạt động của bộ máy; các công cụ

và phương tiện kiểm soát việc quản trị Quản trị thời gian, không gian, hồ sơ;

lễ tân…

Như vậy, có thể khẳng định tác giả đã nghiên cứu tổ chức và hoạt động của một tổ chức rất cụ thể, chi tiết và toàn diện Tuy nhiên, tổ chức mà tác giả tiếp cận là tổ chức kinh tế thực hiện chức năng kinh doanh, và do đó quản trị hành chính văn phòng mà công trình này đề cập thực chất là những hoạt động mang tính hành chính nội bộ, không phải là hành chính mang tính nhà nước Hay nói khác đi, đây là hoạt động của hành chính tư, quản lý tư; không phải là hành chính công, quản lý công

- Cuốn sách “Nghiệp vụ hành chính văn phòng - công tác điều hành tham mưu, tổng hợp lễ tân” của Lưu Kiếm Thanh do Nhà xuất bản Thống kê xuất bản năm 2009 [12]

Có thể nói đây là công trình tương đối công phu và đầy đủ về nghiệp vụ hành chính văn phòng Theo tác giả, chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác;

thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục

vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn

vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định

rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là

“tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng

Tác giả cho rằng: văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong

đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước Chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện

nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng

Tuy nhiên, công trình này chỉ nhằm cung cấp những thiếu hụt hiện nay cho cán bộ, công chức nói chung, những người làm công tác văn phòng nói riêng Mặt khác, mặc dù là nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng hạn chế của công trình là chưa chỉ ra được các nghiệp vụ, chưa hướng dẫn được muốn làm hành chính văn phòng thì phải làm như thế nào Với kiến thức mang tính

lý luận chung thì mục tiêu hướng đến là “nghiệp vụ” lại chưa đạt được

- Cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc chính phủ” của Văn Tất Thu, bản năm 2011 bởi Nhà xuất bản Chính trị quốc gia [15]

Trên cơ sở vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của các văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ (gọi tắt là cấp bộ), công trình đi sâu phân tích cơ sở khoa học tổ chức văn phòng cấp bộ và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan cấp bộ

Chức năng của văn phòng là tham mưu, tổng hợp, tác giả đã đi sâu vào phân tích chức năng tham mưu trên các nội dung: điều hành công việc của lãnh đạo; xây dựng quy chế hoạt động; quản lý văn thư lưu trữ; tổ chức hội họp; quản lý tài sản Bên cạnh đó tác giả cũng đặt ra các nguyên tắc khi tham mưu

Trên cơ sở yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, tác giả đề nghị phải đổi mới nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp bộ, đồng thời đề xuất 8 giải pháp hoàn thiện hoạt động của văn phòng cấp bộ và 4 nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng

Thành công của cuốn sách là đã xây dựng được cơ sở khoa học và đề xuất nội dung, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng cấp bộ Tuy vậy, công trình lại chưa đề cập đến tổ chức của văn phòng cấp

bộ, chưa chỉ ra được mối quan hệ giữa văn phòng cấp bộ với các văn phòng

và cơ quan khác Đây là một thiếu sót của cuốn sách

- Cuốn “Kỹ năng quản lý tổ chức” của Nguyễn Văn Hậu (2015), Nhà xuất bản Lao Động, Hà Nội [2]

Cuốn sách là tập hợp của 6 chuyên đề: chuyên đề về lập kế hoạch phát triển tổ chức; chuyên đề về phân công, phối hợp trong hoạt động công vụ; chuyên đề về kỹ năng phân tích công việc và ra quyết định; chuyên đề về kỹ năng phân tích, tổ chức thực hiện và kiểm tra, kiểm soát; chuyên đề quản lý rủi ro; chuyên đề tâm lý và phong cách lãnh đạo

Mỗi một chuyên đề là một khâu trong chu trình của quản lý, tác giả đã rất cụ thể từng hoạt động, mỗi khâu là một kỹ năng tương ứng Tuy nhiên, do tiếp cận theo chuyên đề độc lập nên giữa các khâu này chưa có sự kết nối với nhau, chưa tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của một tổ chức

- Cuốn “Tổ chức sự kiện theo chuẩn mực văn hóa” của Nguyễn Văn Hậu (2014), Nhà xuất bản Lao Động, Hà Nội [4]

Cuốn sách được kết cấu thành 3 phần, có sự liên kết chặt chẽ thành một thể thống nhất để làm rõ cho vấn đề về tổ chức sự kiện theo chuẩn mực văn hóa trong các cơ quan nhà nước hiện nay

Phần một của cuốn sách đề cập tới các vấn đề chung về tổ chức sự kiện theo chuẩn mực văn hóa hành chính Qua đó cho chúng ta góc nhìn cơ bản toàn diện về công tác tổ chức sự kiện hiện nay như tên gọi, lịch sử hình thành, vai trò, ý nghĩa, cũng như các loại sự kiện, nội dung, quy trình,…

Phần hai tác giả đi vào nội dung quản lý nhà nước về đảm bảo chuẩn mực văn hóa trong tổ chức sự kiện Trong phần này tác giả cho thấy tầm quan trọng của vấn đề xây dựng văn bản quy phạm pháp luật đối với việc đảm bảo chuẩn mực văn hóa trong tổ chức sự kiện; vấn đề xây dựng bộ máy, nhân sự quản lý nhà nước về tổ chức sự kiện; xây dựng cơ chế và biện pháp hướng

cũng chỉ ra kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Phần ba của cuốn sách tác giả đi vào vấn đề thực hiện chuẩn mực văn hóa hành chính trong tổ chức sự kiện Trong phần này tác giả đi vào chỉ ra các yêu cầu cần thiết để đảm bảo cho công tác thực hiện chuẩn mực văn hóa hành chính được diễn ra đúng với chuẩn mực quốc tế, quốc gia, đúng với thuần phong mỹ tục ở từng nơi Tác giả cũng chỉ ro để thực hiện được điều đó cần đảm bảo giữ vững mục tiêu, đảm bảo về cơ sở vật chất, đảm bảo về tính tự chủ, tính chuyên nghiệp, hiện đại kết hợp với truyền thống trong tổ chức sự kiện,… Tuy nhiên, cuốn sách tiếp cận theo hướng của đề tài khoa học, đi từ quan niệm chung về vấn đề, đến nội dung quản lý và thực hiện theo chuẩn mực của vấn đề, chưa cụ thể hóa vào vấn đề tổ chức sự kiện, các hướng giải pháp còn mang tính chung chung

- Cuốn sách “Kỹ năng nghiệp vụ hành chính” của Nguyễn Văn Hậu (2015), Nhà xuất bản Lao Động, Hà Nội [3]

Cuốn sách là tập hợp của 8 chuyên đề: Chuyên đề về kỹ năng tổ chức

và điều hành cuộc họp; chuyên đề kỹ thuật tham mưu trong tổ chức; chuyên

đề kỹ năng phân tích và xử lý thông tin; chuyên đề soạn thảo, ban hành và đánh giá văn bản; chuyên đề tổ chức giải quyết văn bản, lập hồ sơ; chuyên đề

kỹ năng giao tiếp, lễ tân văn phòng; chuyên đề kỹ năng thuyết trình, thuyết phục; chuyên đề kỹ năng quản lý thực thi công việc

Mỗi một chuyên đề là một kỹ năng rất cơ bản và quan trọng trong công tác văn phòng, đặc biệt là đối với các nhà quản lý, lãnh đạo khối văn phòng Các kỹ năng trên thường xuyên, liên tục diễn ra trong cơ quan, tổ chức, do đó cuốn sách là cẩm nang quan trọng đối với công tác hành chính văn phòng Tuy nhiên, cũng giống như cuốn “kỹ năng quản lý tổ chức” cuốn sách này được viết theo kết cấu chuyên đề riêng biệt của công tác văn phòng, sự gắn

kết giữa các chuyên đề chưa được liền mạch đối với hoạt động chung của tổ chức

- Báo cáo “Nghiên cứu đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội” thuộc Dự án tăng cường năng lực của các cơ quan dân cử ở Việt Nam, do Văn phòng Quốc hội Việt Nam và Chương trình phát triển Liên Hợp quốc hợp tác năm 2011 [14]

Báo cáo là kết quả của dự án tăng cường năng lực của các cơ quan dân

cử ở Việt Nam do Văn phòng Quốc hội Việt Nam và Chương trình phát triển Liên Hợp quốc hợp tác Báo cáo đã khái quát quá trình hình thành và phát triển của Văn phòng Quốc hội Việt Nam từ năm 1946 đến nay qua các thời

kỳ Báo cáo đã tổng hợp cơ sở pháp lý về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội với các văn bản quy phạm pháp luật

Báo cáo cũng đã đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao; về tổ chức bộ máy; về biên chế và đội ngũ cán bộ, công chức; về công tác chỉ đạo điều hành và quan hệ công tác; về công tác quản lý việc thực hiện kinh phí, tài sản Ở mỗi nội dung, Báo cáo đều mô tả tình hình, đánh giá kết quả đạt được và phân tích những hạn chế, tồn tại Trên cơ sở đó, Báo cáo đã chỉ ra phương hướng đổi mới, đó là đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội gắn với quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động của Quốc hội; phân định rõ chức năng, nhiệm vụ; xác định rõ các nguyên tắc tổ chức và hoạt động; đảm bảo tính thống nhất về cách thức tổ chức bộ máy; bộ máy công chức độc lập và phù hợp Từ đó Báo cáo đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội: Quy định rõ về địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội; Lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội phù hợp; xác định mối quan hệ giữa Văn phòng Quốc hội và bộ phận giúp việc của các Đoàn đại biểu Quốc hội;

Báo cáo thực sự là một công trình nghiên cứu công phu, khảo sát chi tiết và cụ thể về thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội Tuy nhiên hạn chế của Báo cáo đó là không xem xét mối quan hệ giữa các đơn vị cấu thành Văn phòng Quốc hội và mối quan hệ giữa Văn phòng Quốc hội với các cơ quan khác ở Trung ương và địa phương Bởi hoạt động của Văn phòng Quốc hội bao gồm cả phối hợp công tác

- Đề tài khoa học cấp bộ “Chất lượng tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam đối với sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban

Bí thư trong giai đoạn hiện nay” do Hồ Mẫu Ngoạt làm chủ nhiệm, bảo vệ tại Học viện Chính trị quốc gia, năm 2006 [8]

Công tác tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng đối với sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư có vai trò rất quan trọng Đây như là hiển nhiên mà ai cũng nhận thức được, nhưng bằng công trình nghiên cứu của mình, Hồ Mẫu Ngoạt và nhóm nghiên cứu đã khẳng định vai trò đó trên cơ sở khoa học Công tác tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng đối với sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư tuy đã đạt được một số kết quả nhất định, nhưng so với yêu cầu lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư thời kỳ giao lưu hội nhập quốc tế thì vẫn còn những yếu kém

Công trình đã làm rõ được những nội dung cần tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng đối với sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư

và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu Tuy nhiên, công trình còn chưa có sự phân biệt được công tác tham mưu nói chung của Văn phòng Trung ương Đảng với công tác tham mưu cho sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư

- Bài viết “A Model for Specification of Office Communications” của B.Konsynski, IEEE Transactions on Communications, Volume 30, Issue 1/1982 [57]

Đặc điểm kỹ thuật của các yêu cầu thông tin liên lạc văn phòng đòi hỏi

sự phát triển của một mô hình truyền thông áp dụng cho quy trình văn phòng

Mô hình phải tạo điều kiện cho diễn đạt các quá trình thông tin liên lạc về tổ chức và hoạt động của văn phòng một cách hợp lý Theo tác giả, khía cạnh vật lý về thông tin tiên lạc của văn phòng bao gồm thiết bị thông tin liên lạc văn phòng và các mối liên kết của nó; trong khi nội dung hợp lý là các hạng mục như hồ sơ và các luồng thông tin

Tác giả đã đề xuất một mô hình để phát triển truyền thông thông tin của văn phòng Mô hình này dựa trên một khuôn khổ tổng hợp bao gồm cả định nghĩa của các đối tượng, các thuộc tính, và các mối quan hệ Hơn nữa, việc ứng dụng mô hình này trong việc phát triển một ngôn ngữ để thể hiện các yêu cầu truyền thông hợp lý và một máy tính phân tích dựa trên các yêu cầu được trình bày

Công trình không chỉ đề cập đến thông tin liên lạc trong văn phòng, mà cao hơn là đề cập đến sự giao tiếp Giao tiếp là cần thiết trong một tổ chức, giao tiếp bằng nhiều hình thức và ngôn ngữ khác nhau Tuy nhiên, công trình chỉ chú ý đến việc giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức là văn phòng, sự thông tin liên lạc giữa những cá nhân nhằm mục đích giao tiếp Công trình chưa đề cập đến sự giao tiếp của tổ chức, bởi sự hoạt động của văn phòng cũng là một hình thức giao tiếp tổ chức

- Bài viết “The governance of back-office integration”, tác giả Victor Bekkers, đăng trên Tạp chí Public Management Review, Volume 9, Issue3/2007 [59]

Tác giả đã tiếp cận văn phòng theo góc độ chức năng hậu cần của văn phòng Do tính chất chính trị của chức năng hậu cần của văn phòng, nên việc khép kín chức năng hậu cần của tổ chức sẽ gặp thách thức trong việc kiểm soát hoặc trong quá trình quản lý

Trong trường hợp nghiên cứu của mình, tác giả đã so sánh và chỉ ra rằng hậu cần là một hoạt động hoàn toàn của văn phòng, là kết quả của một quá trình trong đó các văn phòng có thể tạo ra một sự hiểu biết chung về sự cần thiết của sự khép kín về hậu cần Với giá trị cốt lõi của riêng văn phòng, tính hợp lý nội bộ và tính hợp pháp phải được hài hòa với nhau Đó là một mục tiêu tìm kiếm, quá trình gia tăng, nên dự đoán một chương trình nghị sự chính trị thay đổi để đạt được giúp đỡ

Tác giả cho rằng để đạt được hiệu quả của công tác hậu cần như là một kết quả của sự tập trung vào các nội dung của vấn đề mà không vượt quyền hạn hoặc tốn chi phí thì hoạt động đó phải có sự liên tục và có hỗ trợ từ các yếu tố khác Sự tin tưởng, áp lực chính trị và pháp lý là sự bôi trơn để tạo điều kiện cho quá trình này Về mặt quản lý, chỉ huy và kiểm soát các phương pháp đóng một vai trò quan trọng, nhưng không phải là một quyết định

Văn phòng có 2 chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và hậu cần, tuy nhiên tác giả chỉ tiếp cận văn phòng từ góc độ hậu cần

- Bài viết “OAM: an office analysis methodology” của các tác giả Marvin Sirbu, Sandor Schoichet, Jay S Kunin, Michael Hammer & Juliet Sutherland (1984), Tạp chí Behaviour & Information Technology, Volume 3, Issue 1/1984 [58]

OAM (viết tắt của từ office analysis methodology) là một phương pháp phân tích văn phòng theo định hướng chức năng nhằm cung cấp một phương pháp hướng dẫn việc chuẩn bị một nghiên cứu về văn phòng Đó là thu thập thông tin từ các nhân viên văn phòng, các tổ chức và trình bày kết quả

Theo tác giả, phương pháp này rất thích hợp cho các văn phòng có cấu trúc mở, nó cung cấp mức độ chi tiết phù hợp để ra quyết định liên quan đến việc thiết kế và chứng minh sự đúng đắn của hệ thống thông tin văn phòng

Tác giả đã đưa dẫn chứng của một số tổ chức đã áp dụng phương pháp phân tích văn phòng theo định hướng chức năng để khẳng định rằng phương

pháp này hiệu quả và dễ áp dụng Sau khi so sánh phương pháp phân tích văn phòng theo định hướng chức năng với phương pháp nghiên cứu văn phòng định hướng nhiệm vụ, những tổ chức đã áp dụng đã cho rằng OAM cải thiện đáng kể chức năng của hệ thống thông tin văn phòng

Mặc dù là phương pháp phân tích văn phòng nhưng tác giả chỉ đề cập đến việc phân tích, thu thập thông tin và cách trình bày những thông tin Đối với văn phòng, thông tin là quan trọng, nhưng chỉ thông tin thì chưa đủ Thông tin là nguyên liệu để văn phòng hoạt động, chứ không phải là sự hoạt động của văn phòng Sự tiếp cận của tác giả là đi vào phương pháp phân tích, chứ không phải là phân tích hoạt động

1.1.2 Ở Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

- Cuốn sách “Lịch sử và truyền thống 55 năm (1955 - 2010) - Sự hình thành và trưởng thành của Văn phòng Trung ương Đảng”, Kham Phong Bút

Đa Vông (chủ biên), sách được xuất bản vào năm 2011 bởi Nhà xuất bản Văn phòng Trung ương Đảng [46]

Cuốn sách là sự khái quát truyền thống qua 55 năm hình thành và phát triển của Văn phòng Trung ương Đảng Lịch sử của Văn phòng Trung ương Đảng được chia thành 3 thời kỳ là thời kỳ chiến đấu bảo vệ và xây dựng đất nước, thời kỳ phục vụ Trung ương Đảng trong lãnh đạo cách mạng, thời kỳ phục vụ Trung ương Đảng hiện nay

Văn phòng Trung ương Đảng luôn gắn với sự hoạt động của Đảng nên cũng gắn với từng thời kỳ cách mạng của nhân dân Lào Công trình đã phân tích cụ thể bối cảnh đất nước; giới thiệu tổ chức bộ máy; hoạt động và những thành tựu của Văn phòng Trung ương Đảng qua từng thời kỳ Qua công trình này, giúp người đọc có bức tranh tổng thể về lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng và bức tranh khái quát về cách mạng Lào

Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của công trình là chưa làm rõ được truyền

ương Đảng là gì Công trình mới chỉ dừng ở việc ghi chép, phân tích, bình luận theo dòng lịch sử, sự kiện

- Bài viết “Một số ý kiến về thực hiện chức năng tham mưu phục vụ lãnh đạo của Văn phòng Trung ương Đảng” của Pha Khăm In Sẻng, đăng trên Tạp chí A Lun Mai, số 7 năm 2014 [37]

Sau khi giới thiệu qua về Văn phòng Trung ương Đảng, tác giả chỉ ra Văn phòng Trung ương Đảng có 3 chức năng cơ bản là tham mưu, trung tâm điều phối và hành chính phục vụ Tuy nhiên, tác giả chỉ đi sâu vào vai trò tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng Tác giả nhấn mạnh công tác tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng “là có ý nghĩa chiến lược quan trọng, là đầu óc của đảng, công tác tham mưu vững mạnh, đảng bộ các cấp cũng vững mạnh, cuộc cách mạng cũng sẽ thành công”

Theo tác giả, làm công tác tham mưu không có trường lớp nào dạy, mà qua hoạt động thực tiễn và phụ thuộc vào ý thức, sự sáng tạo của mỗi người cán bộ Chức năng tham mưu thể hiện qua việc thực hiện 5 nhiệm vụ cơ bản Trong công tác tham mưu, tác giả đã chỉ ra những việc đã làm được của Văn phòng Trung ương Đảng, bên cạnh đó cũng còn nhiều hạn chế Nguyên nhân thì có nhiều cả khách quan lẫn chủ quan, như trình độ của cán bộ, công chức còn thấp, lại suy thoái tư tưởng; việc sắp xếp, luân chuyển cán bộ chưa khoa học, chưa đúng vị trí Trên cơ sở đánh giá hoạt động tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng, tác giả đề xuất một số giải pháp để Văn phòng Trung ương Đảng nâng cao chất lượng công tác tham mưu Theo tác giả Pha Khăm In Sẻng trước hết cần tăng cường sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao nhận thức của cán bộ về công tác này; hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng cần phải theo quy chế; sắp xếp bộ máy; hiện đại hóa cơ sở vật chất; và đặc biệt là nâng cao năng lực cho cán bộ

Như vậy, dù có 3 chức năng nhưng tác giả chỉ nhấn mạnh vào chức năng tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng Mặc dù mục tiêu của công

trình là chức năng tham mưu phục vụ lãnh đạo nhưng tác giả chưa nhấn mạnh được chức năng tham mưu phục vụ lãnh đạo Những nội dung tham mưu mà tác giả trình bày hoàn toàn là chức năng tham mưu thông thường của một văn phòng cấp trung ương, chưa thấy sự khác biệt với tham mưu cho lãnh đạo cấp cao của Đảng

- Bài viết “Một số vấn đề về cán bộ tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng” do Pha Khăm In Sẻng, đăng trên Tạp chí Ko Xạng Phắc, số 161 năm 2015 [38]

Trong bài này, tác giả nhắc lại quan điểm: cán bộ là người quyết định thành công hay thất bại của việc tổ chức thực hiện đường lối của Đảng

Tác giả cũng nhấn mạnh: vấn đề then chốt quyết định là chất lượng đội ngũ cán bộ tham mưu Bên cạnh một số ưu điểm của cán bộ Văn phòng Trung ương Đảng, tác giả đã phân tích những điểm hạn chế của đội ngũ này và cho rằng dù được quan tâm nhưng đội ngũ cán bộ của Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của những nhiệm vụ mới Do vậy, cần thiết phải tiếp tục nâng cao “phẩm chất chính trị, lập trường giai cấp, ý thức tổ chức và kỷ luật tốt gắn liền với trình độ kiến thức” Theo tác giả, để thực hiện được điều này, cần quy định tiêu chuẩn, điều kiện riêng của cán bộ tham mưu thật chi tiết, rõ ràng; nên quy định cơ cấu, quy chế quản lý, sử dụng cán bộ tham mưu thành một hệ thống toàn diện, tạo sự ổn định về cán bộ ngày càng vững mạnh bằng cách chuẩn bị cán bộ kế thừa thay thế trong các thế hệ liên tiếp theo hướng trẻ hóa; nghiên cứu và củng cố chính sách đối với cán bộ tham mưu phù hợp với đặc điểm và trách nhiệm chính trị cũng như phù hợp với trình độ phát triển của kinh tế - xã hội

Mặc dù tác giả đề xuất giải pháp nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác tham mưu nhưng giải pháp nâng cao tác giả lại yêu cầu phẩm chất phải có

và cần có của cán bộ làm công tác tham mưu Nhiều giải pháp mà tác giả đề

xuất còn chung chung, chưa có trọng tâm Tác giả cũng chưa làm rõ được vấn

đề nổi cộm của cán bộ làm công tác tham mưu là gì

1.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG

1.2.1 Những kết quả đạt được

Vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung và VPTW nói riêng đã có nhiều công trình đề cập, đặc biệt là các luận văn thạc sĩ ở các chuyên ngành khác nhau Nhưng vì ở mức độ luận văn thạc sĩ nên sự nghiên cứu chưa sâu, hàm lượng khoa học cũng chưa cao Qua các công trình nghiên cứu, tác giả thấy rằng mặc dù cùng đề cập đến tổ chức và hoạt động của văn phòng nhưng có công trình đề cập một hoặc một số khía cạnh của văn phòng,

có công trình đề cập toàn diện khía cạnh của văn phòng Tuy nhiên cách tiếp cận của mỗi công trình là khác nhau, có công trình tiếp cận qua nguồn nhân lực của văn phòng, có công trình tiếp cận qua hệ thống thông tin của văn phòng, có công trình tiếp cận qua chức năng của văn phòng

Trực tiếp nghiên cứu vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng, nhưng cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc chính phủ” và Báo cáo “Nghiên cứu đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phòng Quốc hội” Các công trình này có giá trị trong việc tham khảo phương pháp nghiên cứu, hướng tiếp cận về tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, trong đó có VPTW Tuy nhiên, các văn phòng mà các công trình này đề cập là văn phòng của nhà nước, nó hoàn toàn khác với văn phòng của đảng, khác về chủ thể, đối tượng, nội dung và phương pháp hoạt động

Đề cập một cách khá toàn diện về văn phòng có cuốn sách “Một số vấn

đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữ học”, “Quản trị hành chánh văn phòng” và “Nghiệp vụ hành chính văn phòng - công tác điều hành tham mưu, tổng hợp lễ tân” Với cách tiếp cận về quản trị nội bộ trong văn

phòng, về nghiệp vụ văn phòng, các công trình này tạo cơ sở cho đề tài luận

án nghiên cứu vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng

Một số công trình mặc dù không trực tiếp đi vào nghiên cứu các yếu tố cấu thành văn phòng hoặc các nội dung của hoạt động văn phòng, nhưng một

số công trình như: “A Model for Specification of Office Communications”,

“The governance of back-office integration”, “OAM: an office analysis methodology” đã cung cấp cho tác giả phương pháp phân tích văn phòng bởi các công trình đó nghiên cứu về giao tiếp, hậu cần của văn phòng

Nghiên cứu trực tiếp về lịch sử VPTW, cuốn sách “Lịch sử và truyền thống 55 năm (1955 - 2010) - Sự hình thành và trưởng thành của Văn phòng Trung ương Đảng” đã cung cấp cho tác giả lịch sử của đối tượng nghiên cứu, qua đó hiểu rõ hơn về VPTW Điều này là rất quan trọng trong việc nghiên cứu Đồng thời sẽ thấy được cơ cấu tổ chức và hoạt động của VPTW trong quá khứ để có thể thiết kế tổ chức và cách vận hành trong tương lai

Mặc dù là luận văn, hàm lượng khoa học chưa cao, chất lượng chuyên môn chưa sâu nhưng một số đề tài như “Phát huy vai trò của Văn phòng Trung ương Đảng” và “Kiện toàn bộ máy tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào” đã cung cấp cho tác giả những dữ liệu quý về tổ chức và hoạt động của VPTW, nó là chất liệu để tác giả tiếp tục nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của VPTW

Một số công trình đã nghiên cứu về chức năng tham mưu của VPTW, điều giúp tác giả kế thừa tri thức rất nhiều, chẳng hạn công trình “Chất lượng tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam đối với sự lãnh đạo của Bộ Chính trị và Ban Bí thư trong giai đoạn hiện nay”, “Một số ý kiến về thực hiện chức năng tham mưu phục vụ lãnh đạo của Văn phòng Trung ương Đảng”

Cán bộ, công chức là yếu tố con người của tổ chức Con người luôn là

số công trình nghiên cứu về cán bộ, công chức của VPTW như: “Một số vấn

đề về cán bộ tham mưu của Văn phòng Trung ương Đảng” và luận văn thạc sĩ Xây dựng Đảng “Củng cố công tác xây dựng cán bộ chuyên viên của Văn phòng Trung ương Đảng” Điều này giúp tác giả phân tích nguồn lực của văn phòng thuận tiện hơn, bởi chất lượng tổ chức và hoạt động của VPTW chịu tác động của nhiều nguồn lực khác nhau như yếu tố pháp lý, yếu tố con người, yếu tố tài chính, yếu tố công sản

1.2.2 Những vấn đề cần triển khai

Trên cơ sở phân tích các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước, có thể rút ra được những nội dung cần triển khai trong thực hiện đề tài nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của VPTW trong bối cảnh nhất thể hóa chức danh lãnh đạo:

- Xây dựng khung lý thuyết cho việc tổ chức và hoạt động của VPTW trong bối cảnh nhất thể hóa chức danh lãnh đạo

- Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của VPTW Làm rõ những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của tổ chức bộ máy và hoạt động của VPTW hiện nay

- Trên cơ sở quan điểm về tổ chức và hoạt động của VPTW, tìm kiếm những giải pháp nhằm đổi mới tổ chức và hoạt động của VPTW trong bối cảnh nhất thể hóa chức danh lãnh đạo hiện nay

Kết luận chương 1

Thông qua việc đánh giá những công trình đã nghiên cứu có liên quan đến đề tài, luận án đã cho thấy có rất nhiều công trình như luận án, sách, bài nghiên cứu, đề tài… đề cập đến văn phòng với nhiều cách tiếp cận và nội dung nghiên cứu khác nhau như quản trị của văn phòng, công tác tham mưu, nghiệp vụ văn phòng; về tổ chức và hoạt động của văn phòng…

Qua nghiên cứu các công trình có liên quan đến đề tài, luận án đã tìm được những kết quả để kế thừa, đó là phương pháp nghiên cứu, hướng tiếp

cận về tổ chức và hoạt động của văn phòng; về các yếu tố cấu thành văn phòng và phương thức hoạt động của văn phòng; về chức năng và nhiệm vụ của văn phòng; về lịch sử, cách tổ chức và hoạt động của VPTW Đây là những dự liệu quý, là cơ sở để tác giả nghiên cứu, tìm hiểu về VPTW Đảng NDCM Lào

Tuy nhiên, các công trình đều nghiên cứu trong điều kiện bình thường hoặc chỉ nghiên cứu, tìm hiểu một khía cạnh, một yếu tố cấu thành văn phòng, chưa có công trình nào nghiên cứu VPTW trong bối cảnh có sự nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo Đây chính là là khoảng trống tri thức, vấn đề cần triển khai để không trùng lặp với các công trình khác

Có thể thấy luận án đã đạt mục đích đề ra là tổng quan những công trình về tổ chức và hoạt động của văn phòng để tìm hiểu các công trình nghiên cứu đã đạt được những kết quả gì, còn những hạn chế gì để tiếp tục nghiên cứu

Chương 2

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO TRONG ĐIỀU KIỆN NHẤT THỂ HÓA MỘT SỐ CHỨC DANH LÃNH ĐẠO

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm của văn phòng

2.1.1.1 Khái niệm văn phòng

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng có một bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó Việc tiến hành thực hiện các công việc đó thuộc bộ phận giúp việc cho ban lãnh đạo đơn vị, đảm bảo cho tổ chức hoạt động theo đúng phương hướng, kế hoạch,

bộ phận đó gọi là “văn phòng”

Theo tiếng Anh, thuật ngữ “Office” có nghĩa là cơ quan, công sở Theo

từ điển tiếng Việt thì: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, đây chỉ là cách hiểu thông thường” [16, tr.1124]

Theo Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của Học viện hành chính quốc gia, khái niệm “văn phòng” gồm các nội dung sau đây:

- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

- Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

- Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm

cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…

- Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong

đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư

Trong thực tế, thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp việc của thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc là phòng làm việc trực tiếp của những nhà lãnh đạo cấp cao, hoặc là trụ sở của cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội, đối ngoại của cơ quan đó Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp

Có thể thấy thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng có thể khái lược theo hai nghĩa cơ bản sau đây: Theo nghĩa rộng thì văn phòng là bộ máy giúp việc cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo công việc có hiệu lực, hiệu quả cao Theo nghĩa hẹp thì văn phòng là trụ sở làm việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị,

là nơi diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cá nhân, tổ chức

Văn phòng bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó Công tác văn phòng có những nội dung rất cụ thể liên quan đến quá trình tổ chức công việc thông tin và điều hành của một cơ quan tại công sở và cả ngoài phạm vi cơ quan Một số nội dung cụ thể của công tác văn phòng có thể hiểu như:

- Tiếp nhận và tổ chức bảo quản hợp lý các văn bản, các thông tin vào

cơ quan Trong các cơ quan lãnh đạo và quản lý thường có nhiều dòng thông tin vào, trong đó chủ yếu là dòng thông tin từ văn bản Nhiệm vụ của văn

đối chiếu, phân loại sơ bộ, đăng ký và thống kê theo các mẫu sổ quy định trước khi chuyển cho ban thư ký của văn phòng xem xét để chuyển cho lãnh đạo hoặc chuyển cho các bộ phận, các cá nhân thi hành

- Tổ chức xử lý thông tin văn bản và truyền đạt thông tin trong hệ thống qua văn bản đến mọi bộ phận và cá nhân có liên quan Tất cả các văn bản đến

cơ quan sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng được chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết những thông tin hành chính hình thành trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, bao gồm cả các quyết định hành chính đều phải được quản lý và tiếp thu các thông tin ngược lại để báo cáo lãnh đạo và chỉ đạo, kiểm tra công việc hàng ngày

- Kiểm tra quá trình giải quyết các văn bản và báo cáo về hệ thống điều khiển trung tâm (lãnh đạo) để xử lý kịp thời mọi phát sinh Kiểm tra việc giải quyết văn bản là nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan Trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản thuộc lãnh đạo cơ quan Nhưng chánh văn phong là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản của cơ quan Phụ trách các đơn vị tổ chức của cơ quan và phụ trách bộ phận văn thư thuộc văn phòng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng thời hạn, đối tượng hay không?

Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận văn bản có kịp thời, chính xác và đúng thủ tục chưa? Lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản để có cơ sở nhắc nhở các bộ phận, cá nhân giải quyết các văn bản đúng thời gian quy định

Trong quá trình kiểm tra việc giải quyết văn bản, ngoài nội dung kiểm tra công việc chính, trong công tác văn phòng thái độ làm việc của cán bộ, công chức cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét Văn phòng cần giúp lãnh đạo thấy được nguyên nhân thành công hay hạn chế của quá trình giải quyết công việc Văn phòng phải góp phần trả lời được các câu hỏi vì sao một văn bản này được giải quyết tốt? Vì chậm trễ khi nhận được hay vì chuyển sai

địa chỉ? Hay là người có trách nhiệm giải quyết không quan tâm, không có điều kiện để thực hiện?

Để thực hiện nhiệm vụ này, công việc của văn phòng là phải xây dựng được các chương trình công tác của cơ quan, trong chương trình đó bao gồm: Chương trình năm, 06 tháng, quý, tháng, sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và tổ chức thực hiện tốt chương trình này Nội dung chương trình công tác cần bao quát các mục tiêu, nhiệm vụ cơ bản, quan trọng và thường xuyên của cơ quan Chương trình công tác phải được bố trí cân đối, hợp lý các mặt công tác, trong đó ghi rõ các giải pháp thực hiện và thời hạn chỉ đạo, điều hành để hoàn thành nhiệm vụ

Để tránh tình trạng chồng chéo và bỏ sót công việc, khi tiếp nhận các văn bản, các thông tin vào cơ quan, bộ máy văn phòng phải dựa vào nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để chuyển giao các văn bản theo các mối liên

hệ cần thiết, phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của từng đơn vị

Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhìn chung các quan niệm đều có điểm chung là:

Thứ nhất, văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy

tổ chức văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ hơn

Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng

Như vậy, có thể hiểu văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ

tổng quát thì văn phòng chính là bộ phận tham mưu, giúp việc và phụ trách hậu cần cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị đó

2.1.1.2 Đặc điểm của văn phòng

Có nhiều cách hiểu khác nhau về đặc điểm, nhưng có thể hiểu đặc điểm của văn phòng là đề cập đến các yếu tố mang tính riêng biệt, nét đặc trưng riêng của văn phòng Cách thức tổ chức và phương thức hoạt động của văn phòng cũng nói nên sự khác biệt so với các đơn vị khác

Văn phòng có những đặc điểm sau đây:

Thứ nhất, văn phòng là đơn vị đầu mối của cơ quan, kết nối các đơn vị khác với lãnh đạo cơ quan

Là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo, mọi thông tin được chuyển tải từ lãnh đạo đến các đơn vị đều qua văn phòng Ngược lại, thông tin từ các đơn vị muốn trình lên lãnh đạo đều phải qua văn phòng

Thứ hai, văn phòng là đơn vị chuyên môn, thực hiện cả chức năng hậu cần

Mặc dù văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp Tuy nhiên, văn phòng còn đảm nhận cả chức năng hậu cần, phụ trách việc đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho toàn hệ thống cơ quan; đảm bảo an ninh, an toàn cho cơ quan

Thứ ba, văn phòng có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được phân chia thành các bộ phận khác nhau

Do văn phòng phải đảm nhận khối lượng công việc lớn, nhiều việc mang tính sự vụ Chính vì thế các công việc của văn phòng đều được phân chia thành các bộ phận, đơn vị khác nhau Mỗi bộ phận, đơn vị phụ trách công việc cụ thể, nghĩa là văn phòng được tổ chức theo mô hình dạng tháp Các bộ phận, đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Thứ tư, văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản tại kho bạc nhà nước

Các đơn vị thực hiện chức năng tham mưu thì chỉ có văn phòng mới có

tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản tại kho bạc nhà nước

2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

2.1.2.1 Vị trí của văn phòng

Văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước nói chung, của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nói riêng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu

nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường Vị trí, vai trò đặc biệt của văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước, của các bộ, ngành còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước

2.1.2.2 Chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu, tổng hợp là một hoạt động cần thiết cho công tác lãnh đạo, quản lý Người lãnh đạo, quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị

và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề… Điều

đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà lãnh đạo, quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý trước hết là công tác