Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản -in Công ty thiết bị giáo dục I.DOC

Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản -in Công ty thiết bị giáo dục I

lời mở đầu

&&&

Kế toán nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong công tác kế toán ở cácdoanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doang Nhiệm vụ của hoạch toán vật liệu làphản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng, giá trị vật liệu tăng, giảm, tồn khotheo từng loại, từng thứ, góp phần tính đợc giá thành thành phẩm, cung cấp nhữngthông tin tài chính cho các nhà quản lý

Nền kinh tế thị trờng càng phát triển đòi hỏi công tác kế toán cũng phải bắtkịp với sự tiến triển của thời đại Từ đó kế toán nguyên vật liệu tuy chỉ là một phầncủa công tác kế toán cũng cần phải đợc nhận thức rõ cả về lý luận và thực tiễn.Trong thực tế, nguyên vật liệu hầu nh chỉ đợc phân tích ảnh hởng bởi một nhân tố

là thành phẩm, cha thật sự đợc để ý đến các nhân tố khác nh ; tiêu hao( cả tiêu hao

định mức và tiêu hao ngoài định mức) , phẩm chất

Hơn nữa, con ngời ngày càng có những yêu cầu cao hơn trong cuộc sống, bắtbuộc các nhà kinh tế phải tìm cách nâng cao chất lợng sản phẩm mà không nângcao giá thành, điều đó có nghĩa là nguyên vật liệu đang trở thành một trong nhữngmục tiêu tiên kiếm và hoàn thiện

Khi tôi nghĩ đến những điều này, tôi thấy hoạch toán nguyên vật liệu có

những điều thu hút, lôi cuốn tôi tìm hiểu nên tôi đã chọn chuyên đề " Hoàn thiện

kế toán nguyên vật liệu".

Trong chuyên đề này, tôi đã nguyên cứu và phân tích tình hình hoạch toánnguyên vật liệu ở trung tâm chế bản - in, Công ty thiết bị giáo dục I , bộ giáo dục.Chuyên đề gồm 3 phần

Phần 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu

trong những doanh nghiệp sản xuất.

Phần 2: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản

-in Công ty thiết bị giáo dục I.

Phần 3: Nhận xét về công tác kế toán vật liệu và một số ý kiến đề xuất nhằm

góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Trung tâm chế bản - in.

Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những saixót, khuyết điểm, hạn chế nhất định Tôi mong đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầycô giáo chuyên môn

phần một Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1.1 Khái niện, vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu.

Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ thamgia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợcchuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Trong quá trình tham gia vàohoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu đợc tiêu hao toàn bộ hoặc bịthay đổi hình thái vật chất ban đầu

1.1.2.Vai trò.

Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu - đối tợng là một trong bayếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Carx Marx đã chỉ ra rằng thứ nguyên vật liệunào cũng là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng

là nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất, nó bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuấttrong kỳ Chính đặc điểm này làm nguyên vật liệu đợc xếp vào loại tài sản dự trữsản xuất thuộc tài sản lu động

Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và vật liệu phụkhông dựa vào đặc tính lý hoá hay khối lợng tiêu hao mà dựa vào sự tham gia củachúng vào cấu thành thực thể sản phẩm

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thờngchiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do vậy,việc tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệuquả nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm có ýnghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

1.1.3.Yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu

Để làm tốt quản lý nguyên vật liệu nhằm sử dụng nó một cách hợp lý, tiếtkiệm và hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý từ khâu thu mua tới khâubảo quản, sử dụng và dự trữ

ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách,chủng loại, giá mua, chi phí mua cũng nh kế hoạch mua phù hợp với tiến độ sảnxuất doanh nghiệp Doanh nghiệp cần có quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn

nguồn cung cấp, địa điểm, thời hạn giao hàng,Phơng tiện và cần đa ra những biệnpháp thích hợp khi giá cả trên thị trờng biến động.

ở khâu dự trữ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy

đủ các phơng tiện cân - đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại nguyênvật liệu, tránh xảy ra h hỏng, mất mát, hao hụt Doanh nghiệp phải xác định đợcmức dự trữ tối đa,tối thiểu để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đảm báo quátrình sản xuất đợc liên tục, tránh sự gián đoạn do cung ứng nguyên vật liệu khôngkịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Trong khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc sử dụng hợp

lý tiết kiệm trên cơ sở định mức, các dự toán chi phí Điều này có ý nghĩa quantrọng trong việc hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản phẩm,tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Doanh nghiệp cần tổ chức tốt việcghi chép, phản ứng tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trìnhsản xuất Đồng thời định kỳ cho doanh nghiệp phải thực hiện phân tích tình hình sửdụng nguyên vật liệu, từ đó có những biện pháp cụ thể để khắc phục những yếukém và phát huy thế mạnh sẵn có

1.1.4.Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:

a Vai trò của kế toán nguyên vật liệu.

Kế toán là nơi thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình thu mua, dựtrữ và xuất dùng nguyên vật liệu Các thông tin này có chính xác thì các nhà quản

lý mới có thể nắm bắt tốt tình hình của doanh nghiệp Mặt khác, chất lợng củahoạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng công tác tínhgiá thành Vì thế, hạch toán nguyên vật liệu chính xác, khoa học là khâu đầu tiên

để đảm bảo hạch toán giá thành

b Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.

Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trò của kếtoán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần đợc thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau:

* Thực hiện việc đứng giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

* Tổ chức sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với các phơngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổnghợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sảnxuất và tính giá thành sản phẩm

* Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế toán mua, tình hìnhthanh toán với ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.

Qua đó, doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động và có biệnpháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu động

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loạikhác nhau Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng trong quá trìnhsản xuất và tính năng lý hoá khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổchức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu quản trịdoanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phùhợp

Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanhnghiệp,nguyên vật liệu đợc chia thành các loại:

Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài ) là đối tợnglao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép trongdoanh nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp vải , sợi ).Đối với nửathành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng đợccoi là nguyên vật liệu chính ( Ví dụ: Sợi mua ngoài của doanh nghiệp dệt.v.v.)

-Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ để đảm bảo cho quá trình hoạt động đợctiến hành bình thờng hoặc có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổimầu sắc, mùi vị của sản phẩm, làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc còn dùng để bảoquản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động củaCông Nhân Viên Chức ( dâù nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống

rỉ , hơng liệu, xà phòng, giẻ lau.v.v.)

- Nhiên liệu gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn có tác dụng cung cấp nhiệt ợng cho quá trình sản xuất ( Ví dụ: xăng dầu, than, khí đốt v.v.)

l Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sữachữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải

-Thiết bị xây dựng cơ bản: máy móc thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng chocông việc xây dựng cơ bản

-Vật liệu khác: gồm thế liệu thu hồi do thanh lý, hỏng hóc

* Căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánhchi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xởng, tổ

đội sản xuất, phục vụ bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp

* Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu đợc chia thành: vật liệu mua ngoài, vậtliệu tự ra công chế biến, nhập vốn góp liên doanh.v.v

1.2.2 Tính

* Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắcnhất định Theo quy định hiện hành, khi đánh giá vật liệu phải đảm bảo nguyên tắcgiá phí ( giá vốn thực tế ) Ngoài ra, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép,tính toán và để phục vụ yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể đánh giá theo hạchtoán

a Đánh giá nguyên vật liệu theo giá trị giá vốn thực tế:

* Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho:

- Đối với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu - Các khoảngiảm giá, chiết khấu đợc hởng

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự ra công, chế biến:

Giá thực tế của Chi phí

Giá thực tế nhập kho = vật liệu xuất + gia công

gia công, chế biến chế biến

- Đối với vật liệu do thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế vật liệu Chi phí vận chuyển

Giá thực tế nhập kho = xuất thuê ra công + bốc dỡ trớc và sau khi

chế biến thuê gia công, chế biến

- Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh:

Trị giá vốn góp Chi phí

Giá thực tế nhập kho = do hội đồng + vận chuyển bốc dỡ

liên doanh xác định ( nếu có )

- Đối với vật liệu nhập kho do đợc biếu tặng: giá thực tế nhập kho đợc xác địnhtheo giá thị trờng hoặc giá trị bên phiếu tặng ghi trong biên bản nhận

- Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho thờng phản ánh theo giá ớc tínhdựa trên cơ sở giá thị trờng.

* Xác định trị giá vốn của vật liệu xuất kho:

Trị giá vốn của vật liệu xuất kho tính theo giá mua có thể đợc sử dụng một trongcác phơng pháp:

+ Phơng pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ:

Trị giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá tồn kho đầu kỳ

Trong đó:

Đơn giá thực tế Trị giá vốn thực tế tồn kho đầu kỳ

=

Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ

+ Phơng pháp 2: Tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá bình quân xuất kho

+ Phơng án 4 : phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO).

Theo phơng pháp này, trớc hết ta cũng phải xác định giá thực tế nhập khocủa từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết:

số vật liệu số vật liệu nào nhập kho sau, khi xuất phải lấy trớc

+ Phơng án 5: Tính theo giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào căn cứ vào số ợng xuất và đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho Phơ

l-ng pháp này đòi hỏi doanh l-nghiệp phải quản lý vật liệu theo từl-ng lô hàl-ng

b Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, những loại vật liệunhiều và tình hình nhập - xuất diễn ra hàng ngày Để tiết kiệm thời gian và chi phítrong khâu xác định giá thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng thống nhất trong thời

gian dài Cuối kỳ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế đểghi vào các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp

Việc điều chỉnh đợc tiến hành nh sau:

- Tính giá thực tế xuất kho:

Giá thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho * Hệ số giá (H)

Hệ số giá có thể tính chung cho tất cả các loại vật liệu hoặc có thể tính riêngcho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ

* Mỗi một phơng pháp tính trị giá xuất kho, trị giá thực tế nhập kho vật liệu

có nội dung, u, nhợc điểm khác nhau Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuấtkinh doanh, trình độ cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị các ph-

ơng tiện kỹ thuật của từng doanh nghiệp để có thể áp dụng phơng pháp phù hợp.v.v

1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

1.3.1 Sổ kế toán sử dụng:

Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp áp dụngcác sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ ( thẻ ) kho

- Sổ kế toán nguyên vật liệu

- Sổ đối chiếu luôn chuyển

+ ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hìnhnhập - xuất- tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị (Kết cấu cảu sổ kế toán chi tiết vậtliệu về cơ bản giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chỉ tiêu giá trị)

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho Để có

số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết vào bảngtổng hợp nhập- xuất - tồn theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu Trình tự, nội dungphơng pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau:

* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉtiêu số lợng Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chếchức năng kiểm tra của kế toán

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vậtliệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không thờng xuyên và trình

Đối chiếu, kiểm tra

Thẻ kho

Chứng từ

nhập

Chứng từxuất

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê tổng hợpN- X- T

(1)

(2)

(1)

(2)

+ ở kho: Việc ghi chép của các thủ kho đợc thực hiện giống phơng pháp thẻsong song.

+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập - xuất- tồn của từng số vật liệu ở từng kho cho cả năm nhng mỗi thángchỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kếtoán phải nhập các bảng kê nhập, xuất trên các cơ sở chứng từ nhập, xuất định kỳ từthủ kho gửi lên

Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả mặt hiện vật và giá trị Cuốitháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ

kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp này

có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Kế toán chi tiết vật lệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán

+ Nhợc điểm: Việc ghi vẫn trùng lặp giữa kế toán và kho về mặt hiện vật.Việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra

+ Phạm vi áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụnhập - xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiệnghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày

(4)(2)

+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm Từcác bảng kê, nhập, xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất, từ đó nhập bảng tổnghợp nhập - xuất- tồn theo từng nhóm, loại vật liệu dới hình thức giá trị.

Cuối tháng, khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên, căn cứ vào số tồn trên

sổ và đơn giá hạch toán, kế toán xác định giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên

sổ số d, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và sổ kế toán tổng hợp Nội dung, trình

tự kế toán chi tiết vật liệu theo từng phơng pháp này, đợc khái quát theo sơ đồ sau:

kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt, công việc đợc tiếnhành đều trong tháng, tránh đợc sự trùng lặp giữa kho và kế toán

+ Nhợc điểm: Vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn có thông tin

về tình hình nhập - xuất - tồn phải căn cứ vào sổ liệu trên thẻ kho Việc kiểm tra,phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất khó khăn

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụnhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanhnghiệp áp dụng giá hạch toán để phản ánh nhập - xuất vật liệu, doanh nghiệp đãxây dựng hệ thống danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toánvững vàng

1.4 Kế toán tổng hợp vật liệu:

1.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng:

* Các chứng từ bắt buộc:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

(5)

(6)

- Hoá đơn Giá trị gia tăng.

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển

* Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ mang tính chất hớng dẫnnh: Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật liệu, phiếu báo cáovật liệu còn lại cuối kỳ.v.v

1.4.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

* Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh một cách ờng xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn các loại vật liệu trên các tài khoản kếtoán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất - kho vật liệu

th-* Tài khoản kế toán sử dụng:

+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

+ TK 151: Hàng mua đang đi đờng

+ Các tài khoản có liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK

141, TK 521, TK 627.v.v

1.4.2.1 Trình tự kế toán tổng hợp tăng vật liệu:

a1 Tăng vật liệu do mua ngoài:

- Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong một kỳ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng

và phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ 152 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn

Nợ 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.

Kỳ sau, khi nhận đợc hoá đơn, kế toán đối chiếu giá hoá đơn với giá tạm tính

* Nếu giá tạm tính < giá hoá đơn : Kế toán ghi bổ xung

* Nếu giá tạm tính > giá hoá đơn: Kế toán ghi âm để điều chỉnh

- Trờng hợp nhập khẩu vật liệu kế toán ghi:

Có TK 333 ( 33312) : Thuế VAT của hàng nhập khẩu

- Phản ánh chi phí mua vật liệu:

Có TK 133: Số thuế VAT đầu vào tơng ứng

- Khi thanh toán tiền cho ngời bán, nếu đợc hởng chiết khấu thơng mại, kế toán ghigiảm giá hàng mua:

Nợ TK 331

Có TK 111, TK 112

Có TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính

b1 Tăng vật liệu do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế toán phản ánh theo trị giá vốn hàng bán:

Nợ TK 152

Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công

Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất.

c1 Tăng vật liệu do nhập vốn góp liên doanh, đ ợc cấp phát, biếu tặng.

Nợ TK 152

Có TK 411:Nguồn vốn kinh doanh

d1 Nhập kho vật liệu do nhận lại vốn góp liên doanh:

Nợ TK 152

Có TK 128 : Đầu t ngắn hạn khác

Có TK 222: Góp vốn liên doanh dài hạn

e1 Nhập kho phế liệu thu hồi:

Nợ TK 152

Có TK 721: Thu nhập bất thờng ( Nếu do thanh lý TSCĐ)

Có TK 142: Chi phí trả trớc ( Nếu do công cụ, dụng cụ hỏng)

Có TK 154: ( Nếu sản phẩm hỏng không sửa chữa đợc )

Có TK : 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Có TK 627: Chi phí sản xuất chung

Có TK 641: Chi phí bán hàng

Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

f1 Nhập kho vật liệu không sử dụng hết, ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh.

Nợ TK 152

Có TK 621, TK 627, TK 641, TK 642

g1 Tr ờng hợp kiểm kê phát hiện thừa:

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết

để cùng sử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

 Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu)

Nợ TK 133: Thuế VAT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT

Căn cứ vào quyết định sử lý ghi:

- Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152: Trả lại số thừa

- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa

Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

- Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập

Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân

 Nếu nhập theo số hoá đơn, ghi nhận số nhập nh bình thờng

Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002

Khi sử lý số thừa, ghi: Có TK 002

Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán nh sau:

- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa

Nợ TK 1331: Thuế VAT

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

- Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT)

Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân

h1 Tr ờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận,thông báo cho bên bán biết hoặc ghi số nh sau:

 Khi nhập:

Nợ TK 152: Trị giá số thực vật liệu nhập kho

Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu

Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ ( của số hàng thiếu)

- Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thờng

Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ

Có TK 1381: Xử lý số thiếu

- Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân

Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

1.4.2.2 Kế toán tổng hợp giảm vật liệu:

a2 Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 621: Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xởng sản xuất

Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 642: Xuất kho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSGD

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng

b2 Xuất góp vốn liên doanh:

Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn

Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ ( hoặc có ) TK 412: Phần chênh lệch

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất

c2 Xuất vật liệu trả lại vốn góp liên doanh:

f2 Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê:

 Nếu vật liệu thiếu đã rõ nguyên nhân, tuỳ từng trờng hợp để ghi sổ:

Nợ TK 138: Nếu bắt bồi thờng

Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu tính vào chi phí

Nợ TK 821: Tính vào chi phí bất thờng

Có TK 152

 Nếu cha xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 152

g2 Nếu đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu:

Nợ TK 421

Có TK 152

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên.

TK 621, 627, 641, 642

TK 338 ( 3381)

TK 412

1.4.3 Kế toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

*Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp mà kế toán không theo dõi,phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục, tình hình biến động của các loại vật liệutrên tài khoản phản ánh hàng tồn kho Trị giá vật liệu mua vào, nhập kho trong thời

kỳ đợc hạch toán vào tài khoản 611: “ Mua hàng”

* Tài khoản kế toán sử dụng:

TK 611: Mua hàng

*Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

1 Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá các loại vật liệu hiện còn cuối kỳ trớc:

3 Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong các trờng hợp khác

nhận vốn góp, nhận lại vốn góp liên doanh).

4 Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, và hàng mua trả lại trong kỳ:

Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng muatrả lại

Có TK 133: Thuế VAT không đợc khấu trừ

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Nợ TK 151: Vật liệu đi đờng cuối kỳ

Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thờng

Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý

Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức

Có TK 611: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt

Nợ TK 138 ( 1381 ): Phải thu khác ( tài sản thiếu chờ xử lý)

sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp

Công thức tính:

Trong đó :

V1i: Số lợng thực tế cung cấp của từng loại nguyên vật liệu

Vki: Số lợng kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu

gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu

 Nếu Tvt > 100% : Doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch

% 100

*

*

* 1

gki Vkin

gki i V Tvt

 Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch.

 Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch

1.5.2 phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu ( Tvt).

Phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục

đích giúp doanh nghiệp thâý rõ sự ảnh hởng của việp cung cấp nguyên vật liệu đốivới việc đảm bảo tính liên tục sản xuất Nguyên vật liệu chủ yếu là các loại vậtliệu tham gia trực tiếp cấu thành thực tế của sản phẩm và không thay thế đợc

Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kếhoạch cung cấp các nguyên vật liệu chủ yếu

Công thức tính:

Trong đó :

V1ik : Số lợng thực tế cung cấp giới hạn trong kế hoạch về từng loại nguyênvật liệu chủ yếu

Vki: Số lợng kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu

gki : Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu

 Nếu Tvt > 100%: Doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch

 Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch

 Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch

1.5.3 Số ngày đảm bảo sản xuất ( Nđ):

Khi thờng xuyên phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, cácdoanh nghiệp sử dụng chỉ tiêu số ngày đảm bảo sản xuất

Vc: Số lợng hiện còn của từng loại nguyên liệu

m : Mức tiêu hao bình quân ngày về từng loại nguyên vật liệu

% 100

* 21

* 1

gki ik V Tvt





n i

gki Vki

1

*

Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất với khoảng cách giữa hai lầncung cấp nguyên vật liệu sẽ xác định đợc ảnh hởng của việc cung cấp đến tình hìnhsản xuất và sử dụng vốn doanh nghiệp.

1.5.4 Phân tích khoản chi tiêu vật liệu trong giá thành ( Vc).

Chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành Vìvậy biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm là giảm khoản chi vật liệu

Công thức tổng quát xác định khoản chi vật liệu trong giá thành:

Trong đó :

Sl: Sản lợng sản xuất một loại sản phẩm

gi: Đơn giá vật liệu xuất dùng

m: Mức tiêu hao bình quân của từng loại nguyên vật liệu

F : Giá trị phế liệu thu hồi ( nếu có)

Qua việc phân tích chỉ tiêu này, các doanh nghiệp có thể thấy đợc các nhân

tố ảnh hởng đến việc tăng, giảm khoản chi vật liệu trong giá thành, mức độ ảnh ởng của từng nhân tố đó để đa ra những giải pháp cần thiết nhằm sử dụng hợp lý,tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu

h-phần IItình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung

tâm chế bản in Công ty thiết bị giáo dục I

2.1 Đặc điểm tình hình chung của Trung tâm chế bản - in :

Trớc đây, Trung tâm chế bản – in đợc gọi là xởng ấn phẩm, công việc chínhcủa xởng là sản xuất những thiết bị dạy học nh tranh động; các bộ toán phân số; sabàn an toàn giao thông; các bộ chữ dạy vần, dạy viết, in Tất cả các sản phẩm trên

F gi mi S Cv

1

*

*

chủ yếu đợc làm thủ công, máy móc nếu có chỉ là những máy móc thô sơ, cũ kỹ,lạc hậu.

Từ năm 1999, với yêu cầu và quy mô của công việc, giám đốc công ty đãquyết định cho phép Xởng ấn phẩm đổi tên thành Trung tâm chế bản – in Cùngvới quyết định đổi tên là cả một bớc ngoặt mới đối với Trung tâm Ban giám đốccông ty đã cấp đất, cấp vốn xây lại và xây mới nhà xởng, mua máy ra phim, máy vitính, máy in, máy phơi phim, máy xén, máy cán láng, và năm 2001 vừa rồi là máy

in màng co – một phơng pháp in mới đối với Trung tâm nói riêng và đối với HàNội nói chung

Cho đến ngày nay, bộ mặt cũng nh cơ cấu công việc của Trung tâm đã biến

đổi rõ rệt Trung tâm tách thành 3 nơi: bộ phận vi tính, xởng in và xởng thiết bị.Tuy là 3 nơi, 3 công việc hoàn toàn không giống nhau nhng lại gắn bó, liên kếtthành một chuỗi liên tục từ khâu đầu đến khâu cuối

Do quy mô công việc phát triển lớn hơn, Trung tâm đã bớc đầu năng độnghơn trong công việc, dần dần tự chủ hơn trong từng quyết định, thoát dần ra khỏi sựtrì trệ, chờ đợi, và đặc biệt là sự ỷ lại vào bảo trợ của nhà nớc Đứng trớc sự khắcnghiệt của nền kinh tế thị trờng, tuy còn nhiều vấp váp, sai sót, thiếu kinh nghiệmnhng Trung tâm chế bản – in đã và đang khẳng định mình trớc ban giám đốc công

ty và tạo uy tín đôí với các bạn hàng Điều đáng mừng là mới ra đời đợc 3 năm,một thời gian tuy còn quá ít đối với một Trung tâm nhng đã có nhiều cơ sở sản xuất

ký hợp đồng dài hạn cho các sản phẩm in của họ tại Trung tâm

Nhờ những kết quả đã đạt đợc mà Trung tâm từ một xởng thiết bị cha đầy 30ngời, công việc chủ yếu theo thời vụ, đến nay đã gần 60 ngời với công việc ổn định

Mỗi năm lợi nhuận của Trung tâm lại đợc nâng cao, 2 năm liên tục Trungtâm tuy mới thành lập nhng vẫn luôn đạt đủ kế hoạch Công ty giao cho Riêng năm

2002 này, Trung tâm đang phấn đấu vợt mức kế hoạch bằng nỗ lực của bản thân