Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.doc

Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.

Trang 1

Lời mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Là nớc có nền kinh tế đã và đang phát triển ở tầm cao Nhà nớc ta khôngngừng nâng cao và chú trọng ban hành các chính sách, thiết lập các công cụquản lý nền kinh tế một cách có hiệu quả Kế toán là công cụ quan trọng trongquản lý nền kinh tế

Trong các đơn vị HCSN kế toán chi hoạt động là một trong những nộidung chính của công tác kế toán Đây là một khâu rất quan trọng trong hệthống tài chính của mỗi đơn vị và đợc đặc trng bởi quỹ tiền tệ gắn liền với việcthực hiện chức năng của Nhà nớc, cơ quan chính quyền các cấp trong quản lýNhà nớc đối với các hoạt động kinh tế xã hội Trong điều kiện nền kinh tế thịtrờng, Nhà nớc ta cần sử dụng và quản lý nguồn ngân sách Nhà nớc có hiệuquả để tạo hành lang và môi trờng thuận lợi cho phát triển kinh tế, xây dựngkết cấu hạ tầng cho kinh tế xã hội

Để phù hợp hơn với yêu cầu đổi mới và thể chế hoá nền kinh tế cũng nh

đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu chi hoạt động của các đơn vị HCSN trongthời gian qua văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá đã tiến hành tổ chức, thựchiện tốt công tác quản lý và hoạch toán chi hoạt động, góp phần nâng cao hiệuquả quản lý kinh tế tài chính của đơn vị Tuy việc hoạch toán kế toán chi hoạt

động của đơn vị luôn đảm bảo đúng chế độ, chính sách quy định của Nhà nớchiện hành, nhng qua nghiên cứu việc hoạch toán kế toán chi hoạt động ở vănphòng Sở Tài Chính vẫn còn một số tồn tại nh: Việc ghi sổ cha khoa hoc, còntrùng lặp Chính vì vậy để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi hoạt động ở

đơn vị tôi đi sâu vào nghiên cứu đề tài “ Thực trạng công tác kế toán chi hoạt

động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá”

2 Mục đích nghiên cứu

Đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động củaVăn phòng sở Tài Chính Thanh Hoá

3 Đối tợng nghiên cứu

Tổ chức công tác kế toán chi hoạt động

4 Phạm vi nghiên cứu

Tổ chức công tác kế toán chi hoạt động của Văn phòng sở Tài Chính ThanhHoá quý IV năm 2006

5 Phơng pháp nghiên cứu

- Phơng pháp nghiên cứu lý luận

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 1 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Trang 2

1 Chi hoạt động ở đơn vị HCSN thuần tuý

1.1 Nội dung chi hoạt động:

Chi hoạt động là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng số chi hoạt động trong kỳbáo cáo đề nghị quyết toán, chỉ tiêu này đợc phản ánh theo từng nội dung chicủa mục lục ngân sách Nhà nớc, là những khoản chi mang tính chất thờngxuyên theo dự toán chi ngân sách Nhà nớc đợc cơ quan có thẩm quyền phêduyệt hàng năm cho các đơn vị HCSN

Nội dung của các khoản chi ở đơn vị HCSN đợc thực hiện theo nguyên tắckhông hoàn trả trực tiếp và mang tính chất tích luỹ đặc biệt Do tính chất đadạng và phong phú của các đơn vị HCSN nên hoạt động chi tiêu của những

đơn vị này cũng có những đặc thù riêng

Theo nội dung, tính chất hoạt động của các đơn vị HCSN các khoản chi baogồm:

- Chi sự nghiệp kinh tế

Trang 3

- Chi sự nghiệp giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học.

- Chi sự nghiệp y tế, văn hoá, xã hội, thông tin, thể thao và các sự nghiệpkhác do Nhà nớc quản lý

- Chi quản lý hành chính Nhà nớc

- Chi cho quốc phòng, an ninh và trật tự xã hội

Theo nội dung tài chính của các khoản chi, chi HC- SN bao gồm một số nộidung chủ yếu sau:

- Chi tiền lơng chính

- Chi phụ cấp lơng

- Chi trả tiền làm đêm, làm thêm giờ

- Chi quản lý hành chính: Công tác phí, phụ cấp lu trú, vật t văn phòng,thông tin, liên lạc, truyền tin,…

- Chi sữa chữa, mua sắm tài sản cố định

- Chi thực hiện các chơng trình dự án, đề tài

- Chi phí thanh lý, nhợng bán vật t, TSCĐ,…

1.2 Vai trò của chi hoạt động.

Chi hoạt động là một khoản chi mang tính chất thờng xuyên, luôn gắn liềnvới các hoạt động kinh tế xã hội của Nhà nớc, duy trì và bảo vệ sự tồn tại vàphát triển của đất nớc Vì vậy chi hoạt động có vai trò quan trọng Thông quachi hoạt động sẽ tác động trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động kinh tế xãhội nhằm đạt đợc những mục tiêu đề ra

Thông qua các khoản chi đầu t cho y tế, khoa học giáo dục, có thể nâng caochất lợng lao động, tạo sức bật cho nền kinh tế ở giai đoạn tiếp sau

Chi hoạt động góp phần thiết lập sự công bằng xã hội ở mức độ nhất định

1.3 Yêu cầu quản lý các khoản chi.

Chi hoạt động ở đơn vị HCSN là những khoản chi mang tính chất thờngxuyên và đợc thực hiện theo nguyên tắc không hoàn trả trực tiếp và mang tínhchất tích lũy đặc biệt Do tính chất đa dạng và phong phú ở các đơn vị HCSNnên hoạt động chi tiêu của các hoạt động này cũng có những nét đặc thù riêng.Song kinh phí hoạt động phải đợc sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động,

đúng đối tợng Đúng tiêu chuẩn định mức của Nhà nớc và trong phạm vi dựtoán đã đợc duyệt Trong quản lý chi hoạt động phải tuân thủ những nguyên tắcsau:

- Phải hạch toán chi tiết từng loại chi phù hợp với thời gian cấp kinh phí theotừng nguồn kinh phí đợc cấp và từng nội dung chi theo mục lục ngân sách Nhànớc, theo từng khoản mục chi đối với các chơng trình, dự án, đề tài

Trang 4

- Phải đảm bảo thống nhất giữa hạch toán với việc lập dự toán về nội dungchi, phơng pháp hạch toán.

- Các khoản chi phải có lệnh chuẩn chi của thủ trởng đơn vị, các khoản chinày phải đúng với chính sách chế độ và đợc theo dõi tại kho bạc Nhà nớc

- Các đơn vị cấp trên ngoài việc phải theo dõi tổng hợp các khoản chi ở đơn

vị cấp mình còn phải tổng hợp số chi trên toàn ngành

- Các cơ quan tài chính thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi hoạt độngmột cách chặt chẽ, đảm bảo ngân sách Nhà nớc đợc sử dụng đúng mục đích,

đúng đối tợng, tăng cờng kiểm soát tình hình tiền mặt, nâng cao hiệu quả sửdụng ngân sách và đảm bảo đơn vị hoạt động có hiệu quả cao

1.4 Kế toán chi hoạt động

1.4.1 Nhiệm vụ của kế toán chi hoạt động

Xuất phát từ vai trò, vị trí của kế toán các khoản chi trong đơn vị hành chính sựnghiệp mà kế toán chi hoạt động cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ, rõ ràng các khoản chi hoạt

Theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính thìchứng từ sử dụng trong kế toán chi hoạt động gồm các chứng từ chủ yếu sau:

- Bảng chấm công ( Mẫu số C01a - HD)

- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số C01b - HD)

- Giấy báo làm thêm giờ (Mẫu số C01c - HD)

- Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số C02a - HD)

- Bảng thanh toán tiền thởng (Mẫu số C04 - HD)

- Bảng thanh toán phụ cấp (Mẫu số C05 - HD)

- Giấy đi đờng(Mẫu số C06 - HD)

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số C07 - HD)

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng (Mẫu số C11 - HD)

Trang 5

- Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí (Mẫu số C12 - HD)

- Phiếu nhập kho (Mẫu số C21 - HD)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu C21 - HD)

- Phiếu chi (Mẫu 31-BB)

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C32 - HD)

- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số C37 - HD)

- Bảng kê chi tiền cho ngời tham dự hội thảo, tập huấn (Mẫu số C40a - HD)

- Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số C50 - HD)

Cột C: Ghi ngạch bậc lơng hoặc cấp bậc, chức vụ của từng ngời

Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng ( Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng củatháng)

Cột 32: Ghi tổng số công hởng lơng thời gian của từng công chức, viên chức,ngời lao động trong tháng

Cột 33: Ghi tổng số công nghỉ không lơng

Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ hởng BHXH của từng công chức, viên chức,

ng-ời lao động trong tháng

Hàng ngày tổ trởng ( Trởng ban, phòng, nhóm ) hoặc ngời đợc uỷ quyềncăn cứ vào sự có mặt thực tế của công chức, viên chức, ngời lao động thuộc bộphận mình để chấm công cho từng ngời trong ngày, ghi vào ngày tơng ứng cáccột từ 1-31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ

Cuối tháng, ngời chấm công, ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấmcông và chuyển bảng chấm công và các chứng từ liên quan nh giấy chứng nhậnnghỉ ốm hởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hởng lơng…về bộ phận kếtoán kiểm tra đối chiếu Sau khi kiểm tra đối chiếu xong kế toán tiền lơng căn

Trang 6

cứ vào các ký hiệu chấm công cho từng ngời tính ra số công theo từng loại tơngứng để ghi vào các cột 32,33,34.

Bảng chấm công đợc lu tại phòng (ban, tổ) kế toán cùng các chứng từ có liênquan

c.Phơng pháp chấm công: Tuỳ thuộc vào các điều kiện công tác và trình độ kếtoán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phơng pháp chấm công sau:

+ Chấm công ngày

+ Chấm công giờ

+ Chấm công nghỉ bù

* Bảng thanh toán tiền l ơng

a Mục đích: Bảng thanh toán tiền lơng là chứng từ làm căn cứ để thanh toántiền lơng, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho công nhân viên, đồng thời đểkiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho công nhân viên trong cơ quan b Phơngpháp lập và trách nhiệm ghi:

Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng

Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng là các chứng từ liên quan nh: bảng chấmcông, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu nghỉ việc hởng bảo hiểm xã hội, chứng

từ chia thu nhập tăng thêm do tiết kiệm chi…

Góc trên, bên trái của bảng thanh toán tiền lơng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận vàmã đơn vị sử dụng ngân sách

Cột A, B, C ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, họ và tên ngời đợc hởnglơng

Cột D, E: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lơng

Cột 1: Ghi hệ số lơng tính theo ngạch bậc

Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ

Cột 3, 4, 5: Ghi hệ số phụ cấp khác nh: phụ cấp trách nhiệm vợt khung, phụcấp kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt… Cột 6: Ghi tổng hệ số lơng và hệ số phụ cấp ( cột 6 = cột 1 + cột 2+ cột3 + cột4+ cột5)

Cột 7: Ghi tổng mức lơng đợc hởng bằng mức lơng tối thiểu nhân với hệ số

l-ơng và hệ số phụ cấp

Cột 8: Ghi số tiền lơng của những ngày nghỉ việc không đợc hởng lơng bằng sốngày nghỉ việc không đợc hởng lơng ( căn cứ vào bảng chấm công để lấy sốngày nghỉ không đợc tính lơng) nhân với (x) tiền lơng bình quân ngày

Trang 7

Cột 9: Ghi số tiền BHXH trả thay lơng bằng số ngày nghỉ hởng BHXH (căn cứvào bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ đợc hởng BHXH) nhân với (x) tiền l-

ơng bình quân ngày nhân với (x) tỷ lệ hởng BHXH

Cột 10: Ghi tổng tiền lơng và BHXH đợc hởng của mỗi ngời ( cột 10 = cột 7 –cột 8 + cột 9)

Cột 11,12,13: Ghi các khoản trừ vào lơng nh : BHXH, BHYT ( phần thu nhậpphải đóng góp thêm), thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Cột 14: Ghi tổng số tiền phải khấu trừ vào lơng

Cột 15: Ghi tổng số tiền lơng còn lĩnh ( cột 15 = cột 10 – cột 14)

Cột G: Ký xác nhận của ngời đợc hởng lơng hoặc ngời nhận hộ Đối với các

đơn vị thực hiện thanh toán tiền lơng qua kho bạc Nhà nớc thì ngời nhận lơng

ký trực tiếp vào tờ séc của mình và không phải ký xác nhận vào bảng thanhtoán tiền lơng

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lơng lập bảngthanh toán tiền lơng chuyển cho kế toán trởng soát, sét và thủ trởng duyệt, trêncơ sở đó lập phiếu chi và phát lơng cho công chức, viên chức, ngời lao động.Bảng thanh toán tiền lơng đợc lu tại phòng kế toán đơn vị Nếu đơn vị thựchiện việc trả lơng tại kho bạc thì bảng thanh toán tiền lơng đợc lập thành 2 liên:

- 1 liên lu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ

- 1 liên chuyển cho kho bạc ( nơi chịu trách nhiệm trả lơng cho đơn vị) để làmcơ sở thanh toán tiền lơng cho từng cá nhân

* Giấy đi đ ờng(C06 - HD): Giấy đi đờng làm căn cứ để cán bộ, viên chức vàngời lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tácphí, tàu xe khi về đến cơ quan

* Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (C07 - HD)

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền làm thêm giờ

mà ngời lao động đợc hởng sau khi làm việc ngoài gìơ theo yêu cầu công việc

* Bảng kê trích nộp các khoản theo l ơng (C11 - HD)

Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng dùng để xác định số tiền BHXH,BHYT, KPCĐ mà đơn vị và ngời lao động phải nộp trong tháng ( hoặc quý)cho cơ quan bảo hiểm và công đoàn Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán vềcác khoản trích nộp theo lơng, tính vào chi của đơn vị trừ vào lơng của cán bộcông chức, viên chức

* Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí (C12 - HD)

Bảng kê thanh toán công tác phí dùng để liệt kê các khoản thanh toán côngtác phí cho cán bộ, công nhân viên trong cơ quan trong trờng hợp phải thanhSinh Viên: Lê Anh Đức - 7 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Trang 8

toán công tác phí cho nhiều ngời, cho nhiều giấy đi đờng khác nhau hoặc nhiềugiấy của 1 ngời cùng thanh toán một lần.

* Phiếu nhập kho (Mẫu C21 - HD)

Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lợng vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoánhập kho làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệmvới ngời có liên quan và ghi sổ kế toán

* Phiếu xuất kho ( Mẫu C21 - HD)

Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lợng vật t, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong các đơn vị, làm căn cứ đểhoạch toán chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nớc, chiphí đầu t xây dựng cơ bản, chi sản xuất, kinh doanh và kiểm tra việc sử dụng,thực hiện định mức tiêu hao vật t, định mức sử dụng công cụ, dụng cụ

* Phiếu chi (Mẫu 31-BB)

a Mục đích:

xác định số tiền mặt, ngoại tệ, đá quý, kim khí quý, thực tế xuất quỹ làm căn

cứ để xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán, ghi sổ các khoản chi liên quan

b Phơng pháp lập và trách nhiệm ghi:

Phiếu chi phải đóng thành quyển, ghi số quyển và số của từng phiếu chi Sốphiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán Từng phiếu chi phải ghi rõngày tháng năm lập phiếu, ngày tháng năm chi tiền

Ghi rõ tên địa chỉ ngời nhận tiền, lý do chi, số tiền ghi bằng số và bằng chữ, sốlợng, chứng từ gốc kèm theo

Phiếu chi do kế toán lập làm hai liên ( đặt giấy than viết một lần) và chỉ sau khi

có đủ chữ ký của ngời lập phiếu, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, thủ quỹ mới

đợc xuất quỹ Sau khi nhận đủ số tiền ngời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhậnbằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi

Liên 1 lu nơi lập phiếu

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc

để ghi sổ kế toán

* Giấy đề nghị tạm ứng ( C32 - HD)

Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếuchi và xuất quỹ cho tạm ứng

* Giấy đề nghị thanh toán ( C37 - HD)

a.Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trờng hợp đã chi nhng cha đợcthanh toán hoặc cha nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theochứng từ ( nếu có) để làm thủ tục thanh toán

Trang 9

b Phơng pháp lập và trách nhiệm ghi.

Góc trên, bên trái của giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận( hoặc đóng dấu đơn vị) và mã đơn vị đăng ký sử dụng ngân sách

Ghi rõ bộ phận ( hoặc địa chỉ) của ngời đề nghị thanh toán

Nội dung thanh toán : Ghi tóm tắt nội dung thanh toán

Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ đợc giao, ngờimua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán trởnghoặc ngời phụ trách kế toán kiểm soát và chuyển cho ngời có thẩm quyền phêduyệt Sau khi đã đợc duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán vàghi sổ kế toán

* Bảng kê chi tiền cho ng ời tham dự hội thảo, tập huấn ( C40a - HD)

Bảng kê chi tiền cho ngời tham dự hội thảo, tập huấn là căn cứ để quyếttoán kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu bảng kê chi tiềnnày chỉ sử dụng cho những đơn vị tổ chức hội thảo ngắn ngày ( 1 buổi, 1 ngày) *Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số C50 - HD)

Biên bản giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khihoàn thành xây dựng, mua sắm, đợc cấp trên cấp phát, đợc tặng biếu, viện trợ,nhận vốn góp, TSCĐ thuê ngoài… a vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản củađ

đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng vốngóp…

Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ TSCĐ,

sổ kế toán có liên quan

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà nớc,

đơn vị còn sử dụng một số chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quykhác nh:

Hoá đơn mua hàng hoá dịch vụ ( điện thoại văn phòng phẩm, vật t, mua biênlai, ấn chỉ ), hoá đơn GTGT …

Các chứng từ kế toán phản ánh và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

ở các đơn vị đã đợc thực hiện Do đó, các chứng từ kế toán phải đợc lập kịpthời, đầy đủ, chính xác, theo đúng quy định của Nhà nớc và đợc tổ chức luânchuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi

sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơnvị

1.5 Tài khoản sử dụng và phơng pháp hoạch toán:

1.5.1 Tài khoản sử dụng chủ yếu

Trang 10

Kế toán chi hoạt động sử dụng TK 661 Ngoài ra còn sử dụng các tài khoảnliên quan nh TK 461, 111,112 311, 461, 466, 337, 334, 332…

* TK 661- Chi hoạt động

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động ờng xuyên theo dự toán chi ngân sách đã đợc duyệt nh chi dùng cho công tácchuyên môn nghiệp vụ và bộ máy hoạt động của cơ quan Nhà nớc, các đơn vị

th-sự nghiệp , các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lợng vũ trang, các hộiquần chúng do NSNN cấp hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí đảmbảo

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 661 - Chi hoạt động

TK 661” Chi hoạt động”

Bên Nợ:

+ Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

Bên Có:

+ Các khoản chi đợc phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không

đ-ợc phê duyệt phải thu hồi

+ Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán

Tài khoản 6611 có 2 tài khoản cấp 3:

+ Tài khoản 66111- chi thờng xuyên:

Dùng để phản ánh các khoản chi thờng xuyên bằng nguồn kinh phí thờngxuyên thuộc năm trớc cha đợc quyết toán;

+ Tài khoản 66112- Chi không thờng xuyên:

Dùng để phản ánh các khoản chi không thờng xuyên nh chi thực hiện nhiệm

vụ đột xuất nhà nớc giao, chi thực hiện tinh giảm biên chế, chi sữa chữa mua

Trang 11

sắm TSCĐ… bằng nguồn kinh phí không thờng xuyên thuộc năm trớc cha đợcquyết toán.

- Tài khoản 6612 - năm nay: Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinhphí ngân sách năm nay

+ Tài khoản 66121- chi thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi thờngxuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên thuộc năm nay Cuối ngày 31/12, nếuquyết toán cha đợc duyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ đợc kết chuyểnsang tài khoản 66111 “ chi thờng xuyên” (thuộc năm trớc) và đợc phản ánh quabút toán sau:

Nợ TK 66111

Có TK 66121

+ Tài khoản 66122 - chi không thờng xuyên:

Dùng để phản ánh các khoản chi không thờng xuyên bằng nguồn kinh phíkhông thờng xuyên thuộc năm nay Cuối ngày 31/12, nếu quyết toán cha đợcduyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ đợc kết chuyển sang tài khoản

66112 “ chi không thờng xuyên” (thuộc năm trớc) và đợc phản ánh qua búttoán sau:

Nợ TK 66112

Có TK 66122

- Tài khoản 6613 - năm sau:

Tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị đợc cấp phát kinh phí năm trớc chonăm sau để phản ánh các khoản chi trớc cho năm sau đến cuối ngày 31/12, sốchi tài khoản này đợc chuyển sang TK 6612 “năm nay”

+ Tài khoản 66131 - chi thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt

động thờng xuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên năm sau

+ Tài khoản 66132 - chi không thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoảnchi hoạt động không thờng xuyên bằng nguồn kinh phí không thờng xuyênnăm sau

1.5.2 Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về chi hoạt

động.

Đợc thể hiện qua sơ đồ các tài khoản sau:

Kế toán chi thờng xuyên

Trang 12

661

334,335 111,112 Tiền lơng, phụ cấp trả viên chức Các khoản thu giảm chi

Các khoản phải trả các đối tợng khác

332

Trích BHXH, BHYT, KPCĐ

Trên lơng phải trả viên chức 311(3118)

241 Số chi thờng xuyên sai Qtoán

K/c chi sửa chữa TSCĐ hoàn thành Không đợc duyệt y, phải thu hồi

211,213 461(46121) Đầu t XDCB mua sắm K/c số chi thờng xuyên để ghi

TSCĐ hoàn thành bàn giao giảm KP chi thờng xuyên khi

đa vào sử dụng quyết toán đợc phê duyệt

337 rút dự toán chi thờng

QT giá trị vt, dụng cụ tồn kho, XDCB và xuyên để sử dụng

Sửa chữa lớn hoàn thành năm B/C tính CHĐ

1.6.1 Sổ kế toán chi tiết.

Trang 13

Để theo dõi chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kếtoán, niên khoá ngân sách và theo mục lục ngân sách Nhà nớc, kế toán chi hoạt

động sử dụng các sổ chi tiết “ sổ chi tiết chi hoạt động”

Sổ chi tiết chi hoạt động ( Mẫu số S61- H)

a Mục đích

Đợc dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ,chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí đảm bảotheo từng loại, khoản, nhóm, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách Nhà nớcnhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việclập báo cáo số chi đề nghị quyết toán

- Mỗi nhóm mục ghi một trang hoặc một số trang;

Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ

Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ

Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ phát sinh theo từng chứng từ kếtoán

Cột 1: Ghi tổng số tiền phát sinh bên nợ TK 661 “chi hoạt động” trên chứng từ

Từ cột 2 đến cột 7 : ghi số chi thuộc các tiểu mục tơng ứng

Cột 8: Ghi tổng số tiền phát sinh bên có TK 661 “chi hoạt động” (các khoản

đ-ợc phép ghi giảm chi)

Cuối tháng: Cộng tổng số phát sinh trong kỳ kế toán, số luỹ kế từ đầu quý, đầunăm

1.6.2 Sổ kế toán tổng hợp.

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý,

điều kiện trang thiết bị, kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán đợc phép lựachọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kếtoán có thể thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời,chính xác, các tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điềuhành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

Theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của bộ trởng Bộ Tàichính, các hình thức kế toán đợc áp dụng cho các đơn vị HC-SN gồm:

Trang 14

a Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái là các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đợc ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đợcphân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán)

Trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùngmột quá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

* Đặc điểm

Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loạitheo toàn bộ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ

kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- Sổ cái

Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết

b Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ nhật ký - sổ cái

- Các sổ, các thẻ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán chi tiết: Đợc mở cho các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết Sốlợng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêucầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ của đơn vị nh sổ tài sản cố định, sổ chi tiếtvật liệu, thẻ kho…

Sổ kế toán tổng hợp: chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật Ký

-Sổ cái sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theothứ tự thời gian, vừa theo hệ thống Sổ này mở cho từng niên độ kế toán vàkhoá sổ hàng tháng

c Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán( hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại) đã đợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tàikhoản ghi có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán(hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đợc ghi trên một dòng đợcghi trên cả hai phần, phần nhật ký và phần sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kếSinh Viên: Lê Anh Đức - 14 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Trang 15

toán cùng loại đợc lập cho những chứng từ cùng loại ( Phiếu thu, phiếu chi,phiếu xuất kho, phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sau khi đã đ ợcdùng để ghi sổ Nhật ký - sổ cái, đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết cóliên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào sổ Nhật ký - sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hànhcộng số liệu của cột phát sinh ở phần nhật ký và các cột nợ, cột có của từng tàikhoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng

Căn cứ vào số phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phátsinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số d đầu tháng và sốphát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổNhật ký - sổ cái

Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đảmbảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát Tổng số tiền phát

“ số tiền phát sinh” = sinh nợ của tất cả = sinh có của tất cả

ở phần nhật ký các tài khoản các tài khoản

Tổng số d Nợ các tài khoản = Tổng số d Có các tài khoản

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh nợ,

số phát sinh có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng Căn cứ vào số liệukhoá sổ của các đối tợng chi tiết lập “ bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tàikhoản Số liệu trên “bảng tổng hợp chi tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh nợ ,

số phát sinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ cái

- Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “ bảng tổnghợp chi tiết” sau khi khoá sổ đợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ đợc sửdụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

* Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Trang 16

( Biểu 1.1)

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái

* Ưu điểm: Hình thức kế toán này có mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào mẫu

sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra

* Nhợc điểm: Hình thức kế toán này khó phân công lao động kế toán tổng hợp

đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nghiệp

vụ kinh tế, tài chính Theo hình thức này thì mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồngkềnh không thuận tiện cho việc ghi sổ

* Phạm vi áp dụng: Thờng đợc áp dụng ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tàikhoản kế toán tổng hợp nh: Các đơn vị trờng học, ngân sách xã…

Chứng từ kế toán

chi tiếtBảng tổng hợp

Trang 17

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

a Đặc điểm

Các hoạt động kinh tế, tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc phânloại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vàocác sổ kế toán liên quan

- Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trênhai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từghi sổ

- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kếtoán riêng biệt

b Các loại sổ kế toán:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;

+ Sổ cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

c Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra

để lập chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thờngxuyên, có nội dung kinh tế giống nhau đợc sử dụng để lập “ bảng tổng hợpchứng từ gốc cùng loại” từ số liệu cộng trên “ bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại “ để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển

đến kế toán trởng hoặc ngời phụ trách kế toán hoặc ngời đợc kế toán trởng uỷquyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ cái để tính ra số phátsinh Nợ, số phát sinh Có và Số d cuối tháng của từng tài khoản Trên sổ cái tínhtổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và sổ Cái sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu thì sửdụng để lập “ bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng

từ kế toán kèm theo “ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” đợc sử dụng

để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản

Cuối tháng khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập

“bảng tổng hợp chi tiết” theo từng tài khoản Số liệu trên “ bảng tổng hợp chiSinh Viên: Lê Anh Đức - 17 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Trang 18

tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng củatừng tài khoản trên sổ cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệutrên “ bảng tổng hợp chi tiết” của các tài khoản đợc sử dụng để lập báo cáo tàichính.

* Ưu điểm:

Ghi chép đơn giản, kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuậnlợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng cácphơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại

* Nhợc điểm:

Việc ghi chép trùng lắp, khối lợng công việc ghi chép nhiều, công việc ghichép, kiểm tra thờng dồn vào cuối kỳ làm ảnh hởng đến thời hạn lập và gửi báocáo kế toán

* Điều kiện áp dụng:

Hình thức kế toán phù hợp với mọi đơn vị có quy mô khác nhau, kết cấu đơngiản nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và lao động kế toán bằngmáy

* Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

( Biểu 1.2)

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo kế toán

Sổ quỹ

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loạicùng loại

Trang 19

sổ kế toán riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản.

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết để ghivào hai loại sổ kế toán

a Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tựthời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên SổNhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

b Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nhật ký chung

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

c Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán để đợc kiểm tra để ghi vào sổ Nhật

ký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhcùng loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kếtoán phù hợp Trờng hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời vớiviệc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế còn đợc ghi vào các sổ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng ( cuối quý, cuối năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản

Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết đợc đối chiếu với số phát sinh nợ, số phátsinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ cái Sau khi kiểm tra, đốichiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên sổ cái đợc sử dụng để lập

“ Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính

Trang 20

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh nợ” và “Tổng số phát sinh có” trên bảngcân đối số phát sinh phải bằng “ tổng số phát sinh nợ” và “Tổng số phát sinh

Hình thức này việc ghi chép trùng lắp

* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa, khối lợng nghiệp

vụ kinh tế phát sinh không nhiều lắm Đơn vị đã sử dụng phơng tiện tính toánvào trong công tác kế toán thì việc lọc số liệu mới chính xác đợc

a Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính

Sổ NKC

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối

phát sinh

Trang 21

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán

đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Cónhiều chơng trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêuchuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc củamột trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy địnhtrên đây Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toánnhng phải đảm bảo in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy

định

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị đợc lựa chọn mua hoặc tự xâydựng phần mềm kế toán phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụngtại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêucầu kế toán quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theoquy định của chế độ sổ kế toán

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sữa chữa sổ kếtoán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hớng dẫn thi hành luật kế toán

và của chế độ kế toán này

- Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do

bộ Tài Chính quy định tại thông t số 103/2005/TT - BTC ngày 24/11/2005 đểlựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơnvị

b Các loại sổ của hình thức trên máy vi tính

Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống

sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định

c Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có

để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đợc thiết kế sẵn trên phầmmềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đợc nhập vào máy theotừng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái hoặc Nhật ký -

sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng ( hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựcSinh Viên: Lê Anh Đức - 21 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Trang 22

theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ Ngời làm kế toán có thể kiểm tra, đốichiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán đợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện cácthủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Nhập số liệu hàng ngày in sổ, báo cáo cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động

tại văn phòng sở Tài Chính Thanh Hoá.

2.1 Đặc điểm, tình hình chung của đơn vị có ảnh hởng đến công tác kế toán chi hoạt động

2.1.1 Về lịch sử hình Thành

Sở Tài chính Thanh hoá đợc thành lập vào 01/01/1951, ban đầu có tên gọi

là Ty Tài chính Sau này, đổi tên là Sở Tài Chính Vật Giá và giữ nguyên cho

đến bây giờ Với nhiệm vụ là giao dự toán ngân sách hàng năm cho các cấp,các ngành , đơn vị và hớng dẫn phân bổ, điều hành dự toán theo đúng quy địnhcủa luật ngân sách Nhà nớc và chỉ đạo của Uỷ Ban Nhân dân tỉnh

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Sở Tài chính Thanh Hoá

a Về số lợng cán bộ công nhân viên chức

Tổng số cán bộ công nhân viên chức trong Sở Tài chính là 91 ngời

Trong đó: - Nam : 57 ngời

Phần mềm

kế toán

Máy vi tínhChứng từ

kế toán

Trang 23

+ Đang theo học cao học: 6 ngời+ Trình độ đại học: 74 ngời+ Cao cấp lý luận chính trị : 20 ngời+ Cử nhân hành chính: 4 ngời

+ Đang theo học cao cấp lý luận chính trị: 5 ngời+ Chuyên viên cao cấp : 1 ngời

2.1.3 Bộ máy tài chính, cơ cấu các phòng

a Ban lãnh đạo: gồm 04 ngời

Giám đốc Sở: Phạm Cờng Vinh - Phụ trách chung

Phó giám đốc Sở: 03 ngời

+ Ngô Đình Chén - Chủ tịch công đoàn, phụ trách văn xã và doanh nghiệp+ Nguyễn Anh Khuyến - Phụ trách đầu t, văn phòng và ngân sách huyện + Nguyễn Lơng Thăng - Phụ trách quản lý và công sản

b Cơ cấu các phòng ban

Sở Tài chính Thanh Hoá bao gồm có 07 phòng ban

* Phòng Quản lý ngân sách gồm 13 cán bộ

Nhiệm vụ:

-Tham mu cho PGĐ Sở xây dựng đinh mức phân bổ ngân sách địa phơng

- Đánh giá tình hình thực hiện phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi và tỷ lệphân chia nguồn thu giữa các cấp ngân sách địa phơng

- Xây dựng các đề án, huy động các nguồn vốn cho đầu t phát triển

- Thực hiện thẩm tra, quyết toán vốn đầu t, dự án đầu t

- Quản lý tài chính kế toán các đơn vị chủ đầu t

- Thực hiện kế hoạch thanh tra thờng xuyên

* Phòng Tài chính doanh nghiệp 15 cán bộ

Trang 24

Nhiệm vụ:

- Quản lý chặt chẽ vốn và tài sản Nhà Nớc tại các doanh nghiệp theo chế

độ, chính sách

- Thờng xuyên kiểm tra, hớng dẫn thực hiện các chế độ quản lý tài chính,

chế độ kế toán mới cho các doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp chấn chỉnh

kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý, sử dụng vốn và tổ chức hạch

toán kế toán mới

* Văn Phòng Sở gồm 14 cán bộ

Nhiệm vụ:

- Thực hiện công tác cải cách hành chính tại bộ phận một cửa

- Bố trí sắp xếp công tác tổ chức, cán bộ, điều động, đề bạt luân chuyển

đúng quy trình quy định, đảm bảo sự hoạt động liên tục của các phòng trong

sở

- Luân chuyển công văn đến, công văn đi kịp thời, sao chụp in ấn tài liệu

đáp ứng yêu cầu công việc trong cơ quan

- Quản lý chi tiêu theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nớc

Bộ máy lãnh đạo, quản lý đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

a Chức năng, nhiệm vụ của kế toán Văn Phòng Sở Tài chính Thanh Hoá

Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng cung cấp thông tin mọi hoạt

động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nớc tại đơn vị

Giám đốc sở

Phòng Quản

lý NS

Văn phòng

Sở

Phòng

Đầu t

Phòng Tài chính DN

Phòng Quản

lý công sản

Trang 25

hành chính sự nghiệp, đợc Nhà nớc sử dụng nh một công cụ sắc bén có hiệulực trong việc quản lý ngân sách Nhà nớc tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc

sử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết kiệm,hiệu quả

Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tàichính, kế toán của Sở Tài chính phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thốngtình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình hình thànhkinh phí và sử dụng nguồn kinh phí

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán chi ngân sáchcủa Sở

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý theo quy

định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dựtoán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụngcác nguồn kinh phí ở Sở

b Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại văn phòng sở tài chính Thanh Hoá đợc bố trí nh sau:

Kế toán trởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp chịu sự lãnh đạotrực tiếp của chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc sở Tài Chính

về hoạt động tài chính kế toán của toàn đơn vị

Sổ quỹ

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại

Trang 26

Ghi hàng ngày

Đối chiếu số liệu cuối tháng

Ghi cuối tháng

d.Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Trong quá trình phát sinh các nghiệp vụ thu, chi của sở đều đợc lập đầy đủ

và kịp thời theo đúng chế độ quy định Sở tài chính Thanh Hoá sử dụng cácchứng từ theo quyết định số 19/2006/QĐ-NTC ngày 30/03/2006 của Bộ trởng

-TK 332: Các khoản phải nộp theo lơng

-TK 334: Các khoản pahỉ trả công nhân viên chức và các đối tợng khác

- TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

- TK 431: Các quỹ

Trang 27

- TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

Trang 28

2.2.2 Hạch toán chi tiết chi hoạt động

*Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán nh sau:

Từ các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại kế toánghi vào các chứng từ ghi sổ

Đồng thời với quá trình trên thì các chứng từ kế toán đợc ghi vào sổ chi tiết chihoạt động

Cuối tháng từ các chứng từ ghi sổ đã đợc lập kế toán ghi sổ vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và sổ cái ( Chi hoạt động)

Cuối tháng từ sổ chi tiết chi hoạt động lập bảng tổng hợp chi tiết chi hoạt độngnhằm đối chiếu với sổ cái ( Chi hoạt động)

* Đối với các khoản chi trả cho cán bộ công nhân viên :

Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng ( biểu 2.1) tiến hành rút dựtoán ngân sách ( Mẫu số C2- 04/NS) nhập quỹ tiền mặt để lấy tiền trả lơng chocán bộ công nhân viên

Trang 29

Giấy rút dự toán ngân sách Mẫu số C2 – 04/NS Kiêm lĩnh tiền mặt Niên độ:………

Ngân sách cấp tỉnh Số:………

( Khung nào không sử dụng thì gạch chéo )

Đơn vị lĩnh tiền: Văn Phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá

Mã Số ĐVSDNS: Mã địa bàn:

Tên CTMT: Mã CTMT:

Tài khoản:

Tại KBNN: Thanh Hoá

Họ tên ngời lĩnh tiền: Nguyễn Thị Thuý

Giấy chứng minh nhân dân số: 157561367

Cấp ngày: Nơi cấp: Sở Công An

Trang 30

Nội dung thanh

KBNN ghi sổ và trả tiền ngày

Thủ quỹ kế toán kế toán trởng Giám đốc

(Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)

Sở Tài Chính Thanh Hoá Mẫu số C31- BB

Phiếu chi Quyển số: 04

Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Số: 691

Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thuý Nợ TK661

Địa chỉ: Văn phòng sở Tài Chính Có TK 334

Lý do chi tiền: Thanh toán tiền lơng tháng 12 năm 2006

Số tiền: 148.005.000đ (Viết bằng chữ) Một trăm bốn tám triệu không trămkhông năm nghìn đồng chẵn

Trang 31

Trích yếu Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiền Ghi chú

( kèm theo 01 chứng từ kế toán)

Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Ngời lập Kế toán trởng

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

( Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)

Dựa trên bảng thanh toán lơng hàng tháng kế toán lập bảng kê trích các khoảntrích theo lơng đơn vị phải đóng góp cho cơ quan bảo hiểm cũng nh công đoàncấp trên

( Biểu 2.4)

Trang 32

Tổng số ngời = 91 Tổng số tháng = 1 BHXH = 15% = 22.200.750 BHYT = 2% = 2.960.100

Tổng quỹ lơng= 148.005.000 Tổng hệ số = 328.90

Tổng số ngời = 91 Tổng số tháng = 1 BHXH =15% = 22.200.750 BHYT = 2% = 2.960.100 Tổng cộng = 25.160.850 Tổng cộng = 25.160.850 Tổng cộng = 25.160.850

Mẫu số C2 –05/NS

Giấy rút dự toán ngân sách Niên độ: 2006

Kiêm chuyển khoản, chuyển tiền th - điện Số:

Cấp séc bảo chi

Ngân sách: tỉnh

Không ghi vào

khu vực này

Tạm ứng Thực chi

Trang 33

( Khung nào không sử dụng thì gạch chéo)

Đơn vị trả tiền: Văn Phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá

Mã Số: ĐVSDNS: 3401490028 Mã địa bàn: 04

Tên CTMT: Mã CTMT

Số tài khoản:… 14111.000 001…

Tại KBNN: … Thanh Hoá…

Đơn vị nhận tiền: Bảo Hiểm Thanh Hoá

Số Tài khoản: 277 501 000 084 tại NH Nông Nghiệp

Nội dung thanh toán Mã

nguồn

mục

Số tiềnThanh toán tiền BHXH,

BHYT, KPCĐ tháng 12

0328.120.950

Cộng 28.120.950Tổng số tiền ghi bằng chữ: (Hai tám triệu một trăm hai mơi triệu chín trămnăm mơi nghìn đồng)

Thủ quỹ kế toán kế toán trởng Giám đốc

* Đối với các khoản chi hàng hoá dịch vụ, công tác chuyên môn nghiệp vụ ở

Sở Tài chính bao gồm các mục sau: Mục 109, mục 110, mục 111, mục 112,mục 113 , mục 117, mục 119, mục 134, mục 145

Trang 34

Căn cứ vào thông t số 118/2004/TT-BTC ngày 08/12/2004 của Bộ TàiChính về việc quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đối với các cơquan hành chính.

Căn cứ vào nghị quyết số 42/2006/NQ -HĐND tỉnh Thanh Hoá về việc quy

định chế độ chi hội nghị, chế độ công tác phí đối với các đơn vị HCSN

Căn cứ hoá đơn, chứng từ của đơn vị hoặc cá nhân đợc thụ hởng gửi đến, kếtoán sẽ lập các liên giấy rút dự toán bằng chuyển khoản để thanh toán cho họqua kho bạc Nhà nớc….hoặc sẽ căn cứ giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi

Cụ thể nh sau:

Mục 109 (thanh toán dịch vụ công cộng)

Các khoản chi này căn cứ vào hoá đơn và giấy đề nghị thanh toán của thủquỹ cơ quan kế toán lập phiếu chi

Kính gửi: Thủ trởng cơ quan và kế toán trởng

Họ tên ngời đề nghị thanh toán : Nguyễn Thị Thuý

Bộ phận: Văn phòng sở T/C

Nội dung thanh toán: Chi thanh toán tiền nớc tháng 12

Số tiền đề nghị thanh toán: 2.145.000đ Viết bằng chữ (Hai triệu một trămbốn lăm nghìn đồng chẵn)

Khi tiến hành thanh toán tiền điện kế toán lập phiếu chi:

Trang 35

( Biểu 2.6)

Sở Tài Chính Thanh Hoá Mẫu số: C31- BB

Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thuý Nợ TK 661

Địa chỉ: Văn phòng Sở Tài Chính Có TK 111

Lý do chi: Thanh toán tiền nớc tháng 12

Số tiền: 2.145.000đ Viết bằng chữ (Hai triệu một trăm bốn lăm nghìn đồngchẵn)

* Chi tiền nhiên liệu

Trang 36

Kính gửi: Thủ trởng cơ quan và kế toán trởng

Họ tên ngời đề nghị thanh toán : Nguyễn Văn Vạn

Bộ phận: Tổ lái xe

Nội dung thanh toán: Chi thanh toán tiền nhiên liệu trong tháng 11

Số tiền đề nghị thanh toán: 4.345.290đ

Viết bằng chữ( Bốn triệu ba trăm bốn lăm nghìn hai trăm chín mơi đồng)

Sở Tài Chính Thanh Hoá Mẫu số C31- BB

Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Văn Vạn Nợ TK 661

Địa chỉ: Tổ lái xe Có TK 111

Lý do chi tiền: Thanh toán tiền nhiên liệu tháng 11 năm 2006

Tiêu đề	Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá
Tác giả	Lê Anh Đức
Người hướng dẫn	GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trường học	Trường Đại Học Hồng Đức
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	Khoá luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2006
Thành phố	Thanh Hoá

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	499 KB

Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.doc

Cơ cấu các phòng ban

Tổ chức công tác kế toán trong sở