MỤC LỤCLỜI CAM ĐOANLỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTLỜI MỞ ĐẦU1NỘI DUNG2PHẦN 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG (PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI21.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội21.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội41.1.1. Chức năng của công ty41.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty51.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội61.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự61.2.1. Chức năng của Phòng Hành chính nhân sự61.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Nhân sự71.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự8PHẦN 2. TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI9Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ91.1.Khái niệm91.1.1.Khái niệm văn thư91.1.2.Khái niệm công tác91.1.3.Khái niệm công tác văn thư91.2.Nội dung công tác văn thư91.3.Vai trò của công tác văn thư91.4.Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư101.4.1.Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan101.4.2.Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)111.4.3.Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị121.4.4.Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức121.4.5.Trách nhiệm của văn thư cơ quan12Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI142.1. Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội142.2. Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội142.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản142.2.2. Quản lý văn bản đi – đến182.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu242.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan252.2.5. Ứng dụng các phần mềm, tiến bộ khoa học công nghệ, trang thiết bị hiện đại trong công tác văn thư282.3. Tìm hiểu nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp292.3.1. Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở292.3.2. Nhân xét, đánh giá chung302.4. Đánh giá302.4.1. Ưu điểm302.4.2. Nhược điểm322.3.4. Nguyên nhân32Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI333.1. Định hướng công tác văn thư của cơ quan trong tương lai333.2. Một số nhóm đề xuất33KẾT LUẬN34DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢOPHỤ LỤC NỘI DUNGPHẦN 1. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà NộiGiới thiệu về công tyTên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘITên công ty viết bằng tiếng tiếng nước ngoài: HA NOI INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1Tên công ty viết tắt: HICC1Mã số doanh nghiệp Mã số thuế: 0100105398Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2 tòa nhà CT2A khu đô thị mới Nghĩa Đô, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt NamVốn điều lệ: 35.000.000.000 đồngNgười đại diện theo pháp luật của công ty: HÀ HUY CHINH, chức danh: Tổng giám đốcCông ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội tiền thân là Công ty xây dựng nhà ở Hà Nội được thành lập năm 1972, trên cơ sở sáp nhập công ty lắp ghép nhà ở số 1 và số 2. Năm 1993, công ty được đổi tên thành Công ty xây dựng số 1 Hà Nội;Tháng 12007, công ty đi vào hoạt động theo mô hình cổ phần và chính thức trở thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (HICC1). Dưới công ty là các đơn vị trực thuộc, bao gồm 7 xí nghiệp, 2 đội xây dựng, Ban quản lý tòa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, Trung tâm xuất khẩu lao động và khách sạn Phương Nam.HICC1 hoạt động chính trong các lĩnh vực sau:1. Nhận thầu thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, thủy lợi, thể dục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp dưới 35KV và lắp đặt máy móc thiết bị cho các công trình trên;2. Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực: Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê và dịch vụ công cộng;Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B; Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu; Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án.3. Các lĩnh vực khác bao gồm:Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng.4.Xuất khẩu lao động;5.Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như: tắm hơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước và lữ hành quốc tế.6.Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép, xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán, thuê và cho thuê máy móc, thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dung kinh doanh rượu ( không bao gồm kinh doanh quán bar)7. Kinh doanh bất động sảnVới bề dày hơn 30 năm quản lý và tổ chức thi công và đội ngũ cán bộ gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao cùng với máy móc thiết bị hiện đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều công trình xây dựng có quy mô lớn của thủ đô và các tỉnh thành phía Bắc. Đó là khách sạn 11 tầng Giảng Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt Nhật, khu nhà ở Trương Định, Giảng Võ, Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Nghĩa Tân, Nghĩa Đô, khu nhà ở ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án Ciputra, nhà ở cao tầng Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu biệt thự Thụy Khuê, tòa nhà 25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngoài trời và hầm để xe – Đài truyền hình Việt Nam, Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La, Nhà di sản thủy điện Sơn La…Bên cạnh đó, các dịch vụ khác của công ty như kinh doanh khách sạn, tư vấn xây dựng, xuất khẩu lao động,…hoạt động có hiệu quả và là thương hiệu có uy tín trên thị trường.Nhận thức rõ: chất lượng là sự sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển, HICC1 đã và đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hướng đến sự thỏa mãn cao nhất của khách hàng.Chuyên nghiệp và năng động, HICC1 đã và đang khẳng định thế mạnh của mình trên thị trường: một nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp và là đối tác tin cậy của khách hàng trong và ngoài nước. Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (phụ lục 01)
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài báo cáo của em trong thời gian kiến tập.Mọi
số liệu trong đề tài là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích Em xin chịuhoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongbài báo cáo này
Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2018
Trang 2Trong quá Trình làm báo cáo tuy đã cố gắng nhưng bài báo cáo của emkhông thể tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
En xin chân thành cảm ơn!
Trang 3DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt
1 HICC1 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội
Trang 4MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI MỞ ĐẦU 1
NỘI DUNG 2
PHẦN 1 TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG (PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 2
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội 2
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội 4
1.1.1 Chức năng của công ty 4
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội 6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự 6
1.2.1 Chức năng của Phòng Hành chính nhân sự 6
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Nhân sự 7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự 8
PHẦN 2 TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 9
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 9
1.1 Khái niệm 9
1.1.1 Khái niệm văn thư 9
1.1.2 Khái niệm công tác 9
1.1.3 Khái niệm công tác văn thư 9
1.2 Nội dung công tác văn thư 9
Trang 51.3 Vai trò của công tác văn thư 9
1.4 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư .10 1.4.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 10
1.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) 11
1.4.3 Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị 12
1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức 12
1.4.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan 12
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 14
2.1 Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội 14
2.2 Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội 14
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14
2.2.2 Quản lý văn bản đi – đến 18
2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 24
2.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25
2.2.5 Ứng dụng các phần mềm, tiến bộ khoa học công nghệ, trang thiết bị hiện đại trong công tác văn thư 28
2.3 Tìm hiểu nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 29
2.3.1 Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 29
2.3.2 Nhân xét, đánh giá chung 30
2.4 Đánh giá 30
2.4.1 Ưu điểm 30
2.4.2 Nhược điểm 32
2.3.4 Nguyên nhân 32
Chương 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 33
Trang 63.1 Định hướng công tác văn thư của cơ quan trong tương lai 33 3.2 Một số nhóm đề xuất 33
KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 7NỘI DUNG PHẦN 1 TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG(PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
*Giới thiệu về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀXÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Tên công ty viết bằng tiếng tiếng nước ngoài: HA NOI INVESTMENTAND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1
Tên công ty viết tắt: HICC1
Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: 0100105398
Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2 tòa nhà CT2A khu đô thị mới Nghĩa Đô,Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Tháng 1/2007, công ty đi vào hoạt động theo mô hình cổ phần và chínhthức trở thành Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (HICC1).Dưới công ty là các đơn vị trực thuộc, bao gồm 7 xí nghiệp, 2 đội xây dựng, Banquản lý tòa nhà 25 Láng Hạ, Trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, Trung tâmxuất khẩu lao động và khách sạn Phương Nam
HICC1 hoạt động chính trong các lĩnh vực sau:
Trang 81 Nhận thầu thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, hạ tầng
kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, thủy lợi, thể dục thể thao,công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp dưới 35KV
và lắp đặt máy móc thiết bị cho các công trình trên;
2 Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
- Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới,khu công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê và dịch vụcông cộng;
-Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B;
- Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu;
- Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án
3 Các lĩnh vực khác bao gồm:
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạchkhông nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xâydựng
4.Xuất khẩu lao động;
5.Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như: tắmhơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước và lữhành quốc tế
6.Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép,
xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán, thuê và chothuê máy móc, thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vuichơi giải trí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dung kinh doanh rượu (không bao gồm kinh doanh quán bar)
7 Kinh doanh bất động sản
Với bề dày hơn 30 năm quản lý và tổ chức thi công và đội ngũ cán bộgồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao cùngvới máy móc thiết bị hiện đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều công trình xâydựng có quy mô lớn của thủ đô và các tỉnh thành phía Bắc Đó là khách sạn 11tầng Giảng Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt - Nhật, khu nhà ở Trương
Trang 9Định, Giảng Võ, Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi,Nghĩa Tân, Nghĩa Đô, khu nhà ở ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự ánCiputra, nhà ở cao tầng Xuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khubiệt thự Thụy Khuê, tòa nhà 25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngoàitrời và hầm để xe – Đài truyền hình Việt Nam, Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn
La, Nhà di sản thủy điện Sơn La…
Bên cạnh đó, các dịch vụ khác của công ty như kinh doanh khách sạn, tưvấn xây dựng, xuất khẩu lao động,…hoạt động có hiệu quả và là thương hiệu có
uy tín trên thị trường
Nhận thức rõ: chất lượng là sự sống còn, quyết định sự tồn tại và pháttriển, HICC1 đã và đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnquốc tế ISO 9001:2008 trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêuhướng đến sự thỏa mãn cao nhất của khách hàng
Chuyên nghiệp và năng động, HICC1 đã và đang khẳng định thế mạnhcủa mình trên thị trường: một nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp và là đối táctin cậy của khách hàng trong và ngoài nước
* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (phụ lục 01)
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
1.1.1 Chức năng của công ty
- Nhận thầu thi công xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, hạ tầng
kỹ thuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, bưu điện, nông nghiệp, thủylợi, thể dục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây vàtrạm biến áp dưới 35KV và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình trên
- Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
+ Lập và quản lý các dự án dầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu côngnghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê vầ dịch vụ công cộng
+ Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B
+ Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu
Trang 10+ Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án.
Các lĩnh vực bao gồm:sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: cácloại bê tông, gạch không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhômnhựa phục vụ xây dựng
- Xuất khẩu lao động
- Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như : xoabóp, tắm hơi, nhà hàng ăn uống, kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trongnước và lữ hành quốc tế ( không bao gồm kinh doanh phòng hát caraoke, vũtrường, quán bar)
- Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép,
xi măng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán và cho thuê máymóc thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giảitrí; kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dùng, kinh doanh rượu ( khôngbao gồm kinh doanh quán bar)
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theoluật định
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mụctiêu, nhiệm vụ của công ty
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển củacông ty
- kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thứctrả lương theo quy định của Bộ luật Lao động
- Quyền quản lý tài chính của công ty
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanhtheo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi
Trang 111.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1
Hà Nội
* Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông
- Ban kiểm soát
+ Ban quản lý tài sản
+ Ban quản lý khu đô thị mới Nghĩa Đô
+ Ban quản lý tòa nhà Thành Công
+ Ban quản lý tòa nhà CT1A, CT1B
+ Khách sạn Phương Nam
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục 02)
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự
1.2.1 Chức năng của Phòng Hành chính nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêucầu, chiến lược của công ty
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đàotạo và tái đào tạo
- Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty
- Xây dựng chế độ lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
Trang 12động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định,chỉ thị củaBGĐ
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – Các bộ phận và tổ chức thực hiện
- Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điềuhành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo anninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trongcông ty
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức– Hành chính – Nhân sự
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ
và người lao động trong công ty
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công
ty và các bộ phận liên quan
- Lên chương trình, tổ chức tuyển dụng
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn công ty
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV lập cácbáo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của BGĐ
- Lập chương trình đào tạo định kỳ, tổ chức thực hiện việc đào tạo trongcông ty và đánh giá kết quả đào tạo
- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh
- Lập quyết định bổ nhiễm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành
- Lập ngân sách nhân sự
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV công ty
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động
- Thực hiện việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theođúng quy định của công ty
Trang 13- Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của BGĐ
- Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giámsát việc chấp hành các nội quy đó
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin
- Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liênquan
- quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành; côngtác đào tạo tuyển dụng; công tác hành chính của công ty và xây dựng cácphương án về lương bổng, khen thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính, công tác đào tạonhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự
*Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính Nhân sự bao gồm:
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
- Phó phòng Hành chính Nhân sự
- Nhân viên Hành chính – Văn thư lưu trữ
- Nhân viên công nghệ thông tin và mua sắm trang thiết bị văn phòng, vănphòng phẩm
- Nhân viên lái xe
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự (phụ lục 03)
Trang 14PHẦN 2 TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1 Khái niệm
1.1.1 Khái niệm văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, “văn” là văn bản, giấy tờ, “thư” là thư
từ, thư tín Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.Trong hoạt dộng của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiệnquan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng, hiệu quả công tác của cơ quan
1.1.2 Khái niệm công tác
Theo danh từ, công tác có nghĩa là công việc của nhà nước hoặc của đoànthể Theo động từ, công tác được hiểu là làm công việc cuả nhà nước, của đoànthể
1.1.3 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức
1.2 Nội dung công tác văn thư
Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, côngtác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.3 Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, côngtác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất
Trang 15lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.
Công tác văn thư có những vai trò sau:
-CTVT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Làm tốt CTVT sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác,giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ
-CTVT đảm bảo giữ giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan và cá nhân
-CTVT đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt côngtác lưu trữ
1.4 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khácnhau
Tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ tráchnhững công việc nhất định Để cho tất cả mọi công việc đều được thực hiện, cầnphải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng
1.4.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
* Trách nhiệm chung
Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thưtrong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấpdưới và các đơn vị trực thuộc
Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc tráchnhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan
có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính (ở cơ quankhông có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi tráchnhiệm của mình
* Những nhiệm vụ cụ thể
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chínhxác các văn bản đến cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấpdưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung
Trang 16về việc giải quyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quantrọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước Thủ trưởng cơ quan có thể giaocho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký
và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụtrách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan
ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng
Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơquan, Thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: xem xét và cho ýkiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việcsoạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định
về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc
1.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)
Chánh Văn phòng ( hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không cóVăn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực thực hiệncác nhiệm vụ CTVT của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ CTVT ở các cơquan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc
Chánh Văn phòng ( hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làmcác công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao
và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Thủ trưởng cơquan;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửiđi;
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một sốviệc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách
Trang 17Chánh Văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấpphó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm viquyền hạn của mình.
1.4.3 Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng
cơ quan về toàn bộ CTVT của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc vàkiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụquản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể là:
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao
1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức
Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nộidung CTVTcó liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng vàcán bộ phụ trách đơn vị;
- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy địnhcủa cơ quan;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ CTVT của cơquan
1.4.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
Trang 18- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việcgiải quyết văn bản đến.
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành;
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng…;
- Đóng dấu văn bản đi;
- Đăng ký văn bản đi;
- Chuyển giao văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;
- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổchuyển giao văn bản
* Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) làm danh mục
hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục;
- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm tra đônđốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan
* Đối với việc quản lý và sử dụng cong dấu của cơ quan
- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu vănphòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan
* Đối với những công việc khác có liên quan
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thểcủa cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một sốcông việc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng vàcông tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thờigian làm việc
Trang 19Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 2.1 Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư
và Xây dựng số 1 Hà Nội
Trong cơ quan, bộ phận Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) thường làđơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác văn thư Vì vậy, Văn phòng(phòng Hành chính) là đơn vị đầu mối của công tác văn thư, có nhiệm vụ đảmbảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận , tổ chức
xử lý, chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị và làm tủ tục phát hành văn bản đi
do cơ quan ban hành Bộ phận hay người làm văn thư cơ quan thường trực thuộcvăn phòng, phòng hành chính
Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, emđược biết nhân viên văn thư của công ty là bà Phạm Thu Thủy thuộc phòngHành chính Nhân sự Ngoài làm công tác văn thư bà Phạm Thu Thủy còn đảmnhận các công việc về công tác lễ tân, công tác lưu trữ tài liệu, công tác hànhchính, công việc làm thủ tục cấp sổ đỏ
Loại hình văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
là văn thư tập trung Ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiệnhành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại phòngHành chính Nhân sự của công ty Tại công ty chỉ có văn thư của công ty, không
bố trí văn thư ở các đơn vị khác
2.2 Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1
Hà Nội
2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội đã đảm bảo giải quyết được những công việc được giao Trình tự, thủtục soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật
Việc soạn thảo và ban hành văn bản do các phòng, ban theo từng lĩnh vựcchuyên môn phụ trách thực hiện hoặc phối hợp để thực hiện Trong quá trìnhgiải quyết công việc các phòng, ban có nhiệm vụ soạn thảo, ban hành văn bản
Trang 20liên quan đến phạm vi giải quyết công việc đó.
* Các loại văn bản Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội ban hành
Các loại văn bản mà Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nộiban hành gồm: Quyết định, tờ trình, báo cáo, thông báo, kế hoạch, hợp đồng,công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy biên nhận hồ sơ…
* Thẩm quyền ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, Công ty Cổ phần Đầu tư vàXây dựng số 1 Hà Nội chỉ có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chínhthông thường à quyết định cá biệt, không ban hành văn bản quy phạm pháp luật
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, emthấy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Tuy nhiên bên cạnh những văn bản được trình bày đúng thể thức và kỹthuật thì một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai sót cơ bảnkhông tuân thủ theo quy định như: ghi tên loại công văn vào ký hiệu văn bản,trích yếu nội dung không khái quát được nội dung văn bản, viết tắt, viết hoa tùytiện, sử dụng sai dấu câu, sử dụng không thống nhất loại chữ, kiểu chữ…Vềngôn ngữ còn dử dụng câu chữ rườm rà, tối nghĩa, diễn đạt câu thiếu mạch lạc rõràng
*Quy trình soạn thảo văn bản
Qua khảo sát thực tế em thấy rằng trong việc giải quyết công việc củacông ty và các phòng, ban thì Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nộichủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường
Quy trình soạn thảo văn bản của công ty gồm các bước sau:
Trang 21Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản
Khi nhân viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác địnhhình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc, soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hánh chính.Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơquan việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan;nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo
Bước 3: Thông qua lãnh đạo, trình duyệt bản thảo và tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người kí văn bản) duyệt Trường hợp
có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệtxem xét, quyết định
Bước 4: Sau khi được sự đồng ý của lãnh đạo thì đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Người đánhmáy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúngthời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt vănbản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mìnhsoạn thảo
Trưởng phòng, người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơquan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Trang 22Bước 6: Trình, ký văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theoquy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)
Bước 7: Vào sổ, đóng dấu và phát hành văn bản
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, nhân viênvăn thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký vào sổ công văn đi;
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Vănbản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo;
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: mộtbản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạnthảo
- Tại công ty công tác soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gianqua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo.Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo
ra trong quá trình ban hành văn bản của mình Việc soạn thảo văn bản của công
ty cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý,nguyên tắc đảm bảo tính khoa học, nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng, nguyêntắc đảm bảo tính khả thi
Ưu, nhược điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công
ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Ưu điểm:
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư vàXây dựng số 1 Hà Nội nhìn chung được thực hiện tương đối tốt Thể thức và kỹthuật trình bày của các văn bản dã được trình bày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ
Trang 23thuật trình bày văn bản hành chính Các văn bản được ban hành theo đúng trình
tự, thủ tục, có hiệu lực pháp lý, thông tin của văn bản được đảm bảo an toàn
Nhược điểm:
Bên cạnh hầu hết những văn bản được trình bày đúng thể thức và kỹ thuậtthì một số văn bản ban hành vẫn còn những lỗi sai cơ bản về thể thức, chính tả,ngôn ngữ
2.2.2 Quản lý văn bản đi – đến
a) Quản lý văn bản đi
Các văn bản đi của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nộithường do các phòng, ban soạn thảo theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản
Trước khi phát hành văn bản, nhân viên văn thư công ty thực hiện kiểmtra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định của thông tưsố01/2011/TT_BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Khi tiếp nhận văn bản đã được lãnh đạo ký ban hành: Văn thư công ty cótrách nhiệm kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theoquy định hiện hành Nếu văn bản đã đúng và đầy đủ theo quy định thì làm thủtục phát hành Nếu phát hiện thấy văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn thảovăn bản sửa lại theo đúng quy định mới làm thủ tục phát hành Về thủ tục pháthành văn bản, nhân viên văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản,nhân bản, đóng dấu, phát hành theo nơi nhận, lưu văn bản tại văn thư cơ quan vàđơn vị soạn thảo văn bản
Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản là công việc bắt buộc vì nó có tínhchính xác để quản lý văn bản.Việc ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản đượcquy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
* Đăng ký văn bản
Tại công ty có 2 hình thức đăng ký văn bản là: đăng ký vào sổ đăng kývăn bản đi và đăng ký thông qua cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính
Trang 24- Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
Văn bản của Công ty Cổ phần Xây dựng số 1 Hà Nội sau khi được kiểmtra về thể thức, nhân viên văn thư ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm lên văn bảnrồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấy theo năm và theo tên loại văn bản
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (xem phụ lục 04)
Phần đăng ký bên trong sổ là bảng bao gồm 8 cột: Cột thứ 1 là số, ký hiệuvăn bản; cột thứ 2 là ngày, tháng văn bản; cột thứ 3 là tên loại và trích yếu nộidung văn bản; cột thứ 4 là người ký; cột thứ 5 là nơi nhận văn bản; cột thứ 6 làđơn vị, người nhận bản lưu; cột thứ 7 là số lượng bản; cột thứ 8 là ghi chú
Số, ký
hiệu
văn bản
Ngàythángvănbản
Tên loại vàtrích yếunội dungvăn bản
Ngườiký
Nơi nhậnvăn bản
Đơn vị,ngườinhận bảnlưu
Sốlượngbản
Ghichú
- Đăng ký thông qua cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Tại Công ty việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
sử dụng phần mềm quản lý văn bản của Công ty được phụ trách bởi nhân viênvăn thư
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý
* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Nhân bản
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội văn bản đi đượcnhân bản theo số lượng yêu cầu xác định tại phần nơi nhận của văn bản và theođúng thời gian quy định
- Đóng dấu cơ quan
Qua khảo sát thực tế, em thấy rằng tại công ty chưa ban hành văn bảnchung cho công ty hướng dẫn về đóng dấu văn bản Việc đóng dấu văn bản đượcthực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính