3.3 Chiến lược sản xuất và cung cấp sản phẩm dịch vụ thiết kếDo đặt thù của lọai hình dịch vụ được kinh doanh của công ty, hình thức sản xuất và cung cấp dịch vụ theo đơn đặt hàng Make t
Trang 1Đề tài: Chiến lượcc họat động của công ty TNHH Archetype Việt Nam cho việc cung cấp Sản Phẩm Dịch Vụ Tý Vấn Thiết Kế Xây Dựng tại thị trýờng Campuchia
1 ĐẶT VẤN ĐỀ: 3
2 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ARCHETYPE VIỆT NAM: 3
3 HỌACH ĐỊNH TỔNG HỢP TẠO SẢN PHẨM DỊCH VỤ: 3
4 KẾ HỌACH NGUỒN LỰC: 3
5 ĐIỀU ĐỘ SẢN XUẤT VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN: 3
5.1 Họp bàn giao: 3
5.2 Họp Nhóm dự án để bắt đầu dự án 3
5.3 Thực hiện công tác tổ chức hành chính cho dự án: 3
5.4 Lập Chýõng trình/ kế họach tổng thể thực hiện dự án 3
5.5 Hợp khởi động dự án với khách hàng (Kick-off meeting): 3
5.6 Phối hợp giữa các Bộ phận thiết kế (Design Coordination) 3
5.7 Kiểm tra phối hợp giữa các Bộ phận thíêt kế (Interdiscipline check): 3
5.8 Báo cáo 3
5.9 Kiểm sóat tài liệu: 3
5.10 Kiểm sóat hồ sõ/ lýu trữ: 3
5.11 Kiểm sóat thay đổi thiết kế: 3
5.12 Quản lý hợp đồng: 3
6 QUẢN TRỊ DỰ TRỮ: 3
7 QUẢN TRỊ CHUỔI CUNG ỨNG 3
7.1 Chuổi cung ứng cho sản phẩm dịch vụ tại Việt Nam và Campuchia: 3
7.2 Quản trị nhu cầu(demand management): 3
7.3 Quản trị hậu cần(logistic management): 3
7.4 Đo lýờng việc thực hiện của chuổi cung ứng: 3
8 QUẢN TRỊ CHẤT LÝỢNG TÒAN DIỆN: 3
8.1 Chýõng trình Đảm bảo chất lýợng (QA): 3
Trang 28.2 Kiểm sóat chất lýợng (QC): 3
9 KẾT LUẬN 3
Trang 3Đề tài: Chiến lược họat động của công ty TNHH Archetype Việt Nam cho việc cung cấp Sản Phẩm Dịch Vụ Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng tại thị trường Campuchia.
1 ĐẶT VẤN ĐỀ:
Trong xu hướng tòan cầu hóa ngày một lan rộng hiện nay, việc mở rộng họat động kinh doanh quốc tế sang một hay nhiều quốc gia khác như một tất yếu của các doanh nghiệp trên thế giới nói chung cũng như doanh nghiệp Việt Nam nói riêng vì nó mang lại nhiều lợi ích thiệt thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đối phó cạnh tranh và giảm thiểu rủi ro kinh doanh trong nước
Tại Việt Nam, cùng với sự sụt giảm của thị trường bất động sản trong những năm gần đây và dự báo tình hình ngày càng trầm trọng hơn trong thời gian tới buộc các Doanh nghiệp đang họat động trong lĩnh vực bất động sản hay cung cấp các dịch vụ liên quan phải thay đổi, mở rộng chiến lược họat động sản xuất và cung cấp dịch vụ sang các thị trường mới trong khu vực tiềm năng hơn Trong phạm vi đề tài, Tôi sẽ nghiên cứu và xây dựng chiến lược họat động tập trung về quyết định trung và ngắn hạn cho Công ty TNHH Archetype Việt Nam nơi Tôi đang công tác, cho sản phẩm dịch vụ là “Tư vấn thiết kế xây dựng“ tại thị trường Campuchia
2 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ARCHETYPE VIỆT NAM:
2.1 Giới thiệu
Công ty TNHH Archetype Việt Nam, thuộc Tập Đòan Archetype Group, là một công ty
tư vấn xây dựng đa ngành với một danh mục đầu tư các dịch vụ cốt lõi bao gồm Thiết kế kiến trúc đô thị và quy hoạch tổng thể, thiết kế công trình dân dụng, kết cấu, cơ khí và
kỹ thuật điện; Quản lý dự án, Quản lý xây dựng và Quản lý chi phí
Archetype Group ngày nay là một trong những tập đòan tư vấn xây dựng hàng đầu tại các thị trường đang phát triển với các văn phòng tại Việt Nam, Campuchia, Ấn Độ, Thái Lan, Lào, Mông Cổ, Bangladesh, Indonesia, Myanmar, Qatar và Pháp với hơn 400 nhân viên đa quốc gia Tập đoàn Archetype hiện đang xếp hạng 55 trong số 100 công ty hàng đầu thế giới vế thiết kế kiến trúc và thứ 7 trong khu vực Australasia (Nguồn: tạp chí Thiết Kế Xây Dựng)
Archetype Group đã tham gia vào việc hoàn thành rất nhiều dự án có uy tín ở châu Á, Trung Đông và châu Âu với một danh mục đầu tư đa dạng bao gồm các Khách sạn và Khu nghỉ dưỡng, Khu dân cư hỗn hợp, Cơ sở hạ tầng giao thông & Công nghiệp, Y tế, Văn phòng và Thương mại và các tòa nhà cụ thể
Website: www.archetype-group.com
2.2 Sơ đồ tổ chức
Trang 42.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Archetype sẽ trở thành Tập đòan thiết kế và Tư vấn Quản lý dự án hàng đầu thế giới, khai thác sự đổi mới và sáng tạo của đội ngũ nhân lực của công ty cũng như kiến thức và
sự am hiểu thị trường địa phương để luôn hướng đến sự đáp ứng và vượt hơn sự mong đợi của khách hàng
Archetype luôn ý thức trách nhiệm xã hội trong việc cung cấp các giải pháp mang lại một môi trường tự nhiên (xanh) và môi trường xây dựng bền vững tại những nơi mà công ty họat động kinh doanh
Trang 53 HỌACH ĐỊNH TỔNG HỢP TẠO SẢN PHẨM DỊCH VỤ:
3.1 Họach định quá trình và sự tương tác các quá trình trong hệ thống Cty TNHH Archetype Việt Nam:
3.2 Lựa chọn quá trình cho chiến lược họat động tại Campuchia:
Quá trình lựa chọn cho chiến lược họat động cung cấp dịch vụ tại Campuchia là Quá trình Thiết Kế Kiến Trúc và Thiết Kế Kỹ Thuật (bao gồm thiết kế kết cấu và thiết kế cơ điện-M&E) như được đóng khung màu đỏ trong hình trên
Các giai đọan chính của quá trình thiết kế như sau:
Trang 63.3 Chiến lược sản xuất và cung cấp sản phẩm dịch vụ thiết kế
Do đặt thù của lọai hình dịch vụ được kinh doanh của công ty, hình thức sản xuất và cung cấp dịch vụ theo đơn đặt hàng (Make to Order-MTO) hay khi công ty trúng thầu dự
án là lựa chọn phù hợp trong chiến lược họat động cung cấp dịch vụ tại Campuchia
Mô hình MTO như sau:
3.4 Chiến lược thay đổi nhân lực theo mức cầu:
Tùy theo dự báo thị trường Campuchia hàng năm mà công ty có chiến lược nhân lực phù hợp cho cả năm Tuy nhiên, mỗi bộ phận thiết kế luôn được duy trì những vị trí chủ chốt, đòi hỏi kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để đáp ứng cho các lọai hình dự án thiết kế xây dựng, và tùy thuộc vào dự án trúng thầu, công ty có thể huy động lực lượng thêm để đảm bảo ngưồn lực và phân bổ hợp lý cho từng dự án
3.5 Chiến lược thay đổi cường độ lao động
Công ty sẽ áp dụng chiến lược làm thêm giờ cho các dự án vào giai đọan phải bàn giao sản phẩm thiết kế nhưng được dự báo sẽ không kịp tiến độ hoặc do các yêu cầu phát sinh
từ chủ đầu tư như yêu cầu thay đổi thiết kế
Đôi khi, do các nguyên nhân khách quan từ phía chủ đầu tư như thiếu kinh phí, dự án phải tạm hõan hay ngừng, việc cắt giảm nhân lực phải được thực hiện để đảm bảo vấn
đề chi phí Và việc này phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên khi tham gia dự án
3.6 Chiến lược thuê nhân công ngòai
Do tính chất của dự án trúng thầu, 1 vài phạm vi công việc công ty chưa thể cung cấp do thiếu nguồn lực như thiết kế nội thất, thiết kế mỹ quan, phong cảnh, sân vườn, ,… công
ty phải sử dụng nguồn bên ngòai là các công ty thiết kế cùng ngành và đảm bảo kết quả bởi các Giám đốc thiết kế trước khi cung cấp sản phẩm dịch vụ hòan chỉnh tới khách hàng
Trang 74 KẾ HỌACH NGUỒN LỰC:
Các bộ phận thiết kế tại Campuchia sẽ bao gồm các nhân sự sau: Giám đốc thiết kế, Quản lý thiết kế, Trưởng nhóm thiết kế, Kỹ sư thiết kế, Trợ lý dự án
Trong giai đọan đầu thành lập và họat động của văn phòng tại Cambodia, các vị trí Giám đốc bộ phận hay các nhân sự cấp cao tại Việt Nam sẽ kiêm nhiệm luôn cho các vị trí này tại VP Cambodia, các Bộ phận thiết kế có thể chưa đầy đủ nhân sự sẽ được hỗ trợ (outsource) từ VP tại VN để thực hiện đầy đủ phạm vi công việc của dịch vụ cung cấp đến khách hàng
Nhân sự tuyển chọn phải đưa sang Việt Nam để đào tạo và huấn luyện quy trình nghiệp vụ
Các nhân sự cấp cao làm việc tại Việt Nam phải được đào tạo về kinh doanh quốc tế, kiến thức về quản trị đa văn hóa, tìm hiểu về văn hóa, tập quán kinh doanh Campuchia trước khi đưa sang làm việc tại Campuchia
Các bộ phận thiết kế sẽ luôn được đảm bảo cho các vị trí sau:
Sơ đồ tổ chức Bộ phận thiết kế kiến trúc:
Sơ đồ tổ chức Bộ phận thiết kế kết cấu:
Trang 8Sơ đồ tổ chức Bộ phận thiết kế cơ điện:
Trang 9
S02 – Quản trị họat động GVHD_ TS Nguyễn Thành Hiếu Quy động lực lượng cho dự án:
Sau khi trúng thầu dự án, Giám đốc thiết kế sẽ bổ nhiệm Quản lý thiết kế người sẽ phối hợp với Giám Đốc thiết kế để đánh giá yêu cầu nguồn lực theo quy mô và tiến độ của dự án, dưới đây là sơ đồ tổ chức cho 1 dự án thiết kế tiêu biểu
Sơ đồ tổ chức cho 1 dự án thiết kế xây dựng tiêu biểu:
Giám Đốc TK
Quản Lý TK
Điều phối dự án
Quản lý TK M&E
Manager
Kỹ sư điện
Team Leader
Kỹ sư HVAC
Team Leader
Kỹ sư TK nước và PCCC
Team Leader
Gíam Đốc KT Kết cấu
Director
Giám Đốc TK M&E
Quản lý TK kết cấu
Kỹ sư TK Kết cấu và giao thông
Team Leader
Quản lý TK Kiến trúc
Kiến trúc sư
Team Leader
TK ý tưởng
Team Leader
Trang 105 ĐIỀU ĐỘ SẢN XUẤT VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN:
5.1 Họp bàn giao:
Việc tổ chức bàn giao dự án cho Bộ phận thiết kế là trách nhiệm của Phòng Kinh doanh
Phòng kinh doanh sắp xếp một cuộc họp bàn giao với Nhóm dự án thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của khách hàng cho dự án được truyền đạt rõ ràng Việc bàn giao phải có sự tham dự của Giám đốc và quản lý thiết kế được chỉ định và nhóm dự án
Tất cả các bộ phận thiết kế có liên quan cùng thỏa thuận về một cuộc họp điều phối chính thức trên cơ sở hàng tuần để đảm bảo sự phối hợp thích hợp giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện dự án
Trong trường hợp phạm vi thiết kế của dự án bao gồm đầy đủ các nội dung thiết kế(kiến trúc, kết cấu và M&E), Quản lý thiết kế ở mội bộ phận thiết kế sẽ được chỉ định để thực hiện các giao tiếp/ trao đổi với khách hàng cho các vấn đề kỹ thuật và đảm bảo tiến độ thiết kế tai các bộ phận được quản lý tốt
5.2 Họp Nhóm dự án để bắt đầu dự án
Sau Họp Bàn Giao, Quản lý dự án sẽ tổ chức một cuộc họp với Nhóm dự án Mục đích của cuộc họp là:
• Để trình bày tất cả các tài liệu dự án hiện có sẵn như kế hoạch phác thảo, phạm vi dự
án công trình và chương trình thực hiện dự án sơ bộ,v.v nếu cần giữ nguyên hay sửa đổi
• Để làm nổi bật các yêu cầu đặc biệt hoặc bất thường của dự án
• Để thảo luận về các thông tin cần thiết từ khách hàng
• Để thảo luận về triết lý xây dựng thiết kế tổng thể
• Để thảo luận với các thành viên tham gia dự án và nhiệm vụ được giao
• Xác định rõ Phạm vi công việc và phân phối cho tất cả các thành viên trong nhóm
5.3 Thực hiện công tác tổ chức hành chính cho dự án:
Nhân viên điều phối hành chính cho dự án (Project Administrator-PA) có trách nhiệm để đảm bảo rằng:
• Sơ đồ tổ chức thực hiện dự án được thiết lập và gửi đến cho khách hàng phê duyệt
• Tạo Mã số công việc và mở hệ thống tính thời gian cho các nhân viên tham gia dự án
• Thiết lập một bản ghi để ghi lại tất cả các thư tín, tài liệu của dự án chuyển cho khách hàng
• Thiết lập Thư mục quản lý tài liệu dự án trong máy chủ
• Đảm bảo việc thanh toán tạm ứng từ khách hàng được lập hoá đơn và thanh toán
• Cùng với Quản lý dự án, phát hành cho khách hàng các Thủ tục Quản lý để yêu cầu phê duyệt như thủ tục kiểm sóat thay đổi thiết kế, thủ tục thanh tóan, thủ tục kiểm sóat tài liệu, hồ sơ …
Trang 115.4 Lập Chương trình/ kế họach tổng thể thực hiện dự án
Quản lý thiết kế có trách nhiệm chuẩn bị Chương trình tổng thể thực hiện dự án thiết kế với các giai đọan và tiến độ thiết kế cụ thể để đảm bảo rằng tất cả các bên đã đồng ý cho các mốc/ giai đọan phải hòan thành của dự án và gửi khách hàng phê duyệt
Tham khảo Bản kế họach tổng thể cho 1 dự án thiết kế như sau:
5.5 Hợp khởi động dự án với khách hàng (Kick-off meeting):
Trong vòng một tuần sau khi hợp đồng thực hiện dự án được ký kết, Quản lý dự án thiết
kế sẽ tổ chức một cuộc họp khai mạc với khách hàng nhằm mục đích xem xét và xác nhận lại các vấn đề như: Sơ đồ tổ chức Nhóm thực hiện dự án, công tác phối hợp thực hiện dự án được đề nghị, thời hạn hòan thành hay các đặc tính kỹ thuật lên quan đến thiết kế cần phải thảo luận thêm, v.v
5.6 Phối hợp giữa các Bộ phận thiết kế (Design Coordination)
Phụ thuộc vào quy mô dự án, một cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần sẽ được tổ chức giữa Quản lý thiết kế với tất cả các bộ phận thiết kế để phối hợp các vấn đề thiết kế có liên quan giữa các bộ phận với nhau
Tất cả các cuộc họp phối hợp thiết kế phải được ghi trong Biên bản họp bởi PA
Trang 125.7 Kiểm tra phối hợp giữa các Bộ phận thíêt kế (Interdiscipline check):
Một cuộc họp chính thức, nơi tất cả các Bộ phận thiết kế kiểm tra chéo các thiết kế lẫn nhau sẽ được sắp xếp bởi Quản lý thiết kế sau khi hòan tất 1 sản phẩm thiết kế
5.8 Báo cáo
Hàng tháng, Quản lý thíêt kế của dự án sẽ làm báo cáo và gửi tới khách hàng để Báo cáo các hoạt động được thực hiện trong tháng, nhấn mạnh các hoạt động, các mối quan tâm, hay cập nhật tiến độ thực hiện dự án
5.9 Kiểm sóat tài liệu:
Để đảm bảo tính toàn vẹn và tính thống nhất của các tài liệu thiết kế bao gồm các bản vẽ thiết kế chi tiết kỹ thuật, bản tính tóan kỹ thuật, thư từ (yêu cầu thông tin, email, thư tín),việc kiểm sóat tài liệu phải theo thủ tục kiểm sóat tài liệu chung của Archetype và có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng dự án
5.10 Kiểm sóat hồ sơ/ lưu trữ:
Việc lưu trữ tài liệu/ hồ sơ dự án phải theo quy trình kiểm sóat lưu trữ của Archetype và phải được thực hiện từ đầu đến cuối dự án
5.11 Kiểm sóat thay đổi thiết kế:
Các yêu cầu về thay đổi thiết kế phải đựơc thực hiện trên cở sở thống nhất về thủ tục thực hiện với khách hàng ở giai đọan bắt đầu dự án và phải được kiểm sóat cho các vấn
đề sau:
-Xác định những thay đổi thiết kế cần thực hiện
-Tính tóan chi phí phát sinh cho những thay đổi thiết kế
-Thông tin với khách hàng cho tiến trình thực hiện
-Ghi lại hồ sơ và cập nhật trạng thái thực hiên những thay đổi thiết kế
5.12 Quản lý hợp đồng:
Quản lý dự án có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện tất cả những yêu cầu trong hợp đồng bao gồm các vấn đề như tiến độ dự án, giờ công lao động, dòng tiền, quản lý thay đổi, hay theo dõi việc thanh tóan sau mỗi giai đọan hòan tất của dự án
6 QUẢN TRỊ DỰ TRỮ:
Do tính chất đặt thù của dịch vụ (MTO) đã trình bày trong 3.3 nên công ty không có sản phẩm sản xuất lưu kho (Make to Stock- MTS) nên cũng không phải Quản lý dự trữ trong chiến lược họat động
Trang 137 QUẢN TRỊ CHUỔI CUNG ỨNG
7.1 Chuổi cung ứng cho sản phẩm dịch vụ tại Việt Nam và Campuchia:
7.2 Quản trị nhu cầu(demand management):
Việc quản trị nhu cầu sẽ được xem xét & thực hiện kết hợp trong chiến lược Marketing bao gồm các vấn đề liên quan tới sản phẩm dịch vụ, định giá dịch vụ, xúc tiến thương mại (promotion) hay lập và quản lý kênh phân phối
7.3 Quản trị hậu cần(logistic management):
Công ty sẽ đẩy mạnh thực hiện kiểm sóat việc cung cấp dịch vụ đến khách hàng trong nước (inbound transportation) và phân phối sản phẩm dịch vụ sang Campuchia (outbound distribution) thông qua kiểm sóat chuổi cung ứng từ thông tin đầu vào đến sản phẩm hòan tất chuyển giao cho khách hàng
7.4 Đo lường việc thực hiện của chuổi cung ứng:
Công ty sẽ thực hiện theo dõi và đo lường để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện chuỗi cung ứng thông qua thiết lập các chỉ số thực hiện then chốt (KPI) của chuổi cung ứng như sau:
-Chỉ số cung cấp dịch vụ đúng hẹn (delivery ontime)
-Chỉ số chất lượng dịch vụ: thông qua sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng -Chỉ số chi phí: tổng chi phí cho việc phân phối sản phẩm dịch vụ (Total delivered cost) Việc đánh giá các KPI trên sẽ giúp cải thiện họat đông của chuổi cung ứng ngày một tốt hơn
Trang 148 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TÒAN DIỆN:
Công ty Archetype Việt Nam sẽ áp dụng các chương trình đảm bảo chất lựơng (QA) và kiểm sóat chất lượng (QC) cho các họat động sản xuất và cung cấp dịch vụ thiết kế tại Campuchia, cụ thể như sau:
8.1 Chương trình Đảm bảo chất lượng (QA):
Công ty đã xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng (HTQL) theo tiêu chuẩn ISO9001 tại Việt Nam và mở rộng chứng nhận cho họat động cung cấp dịch vụ tại Campuchia
Chính sách chất lượng (cũng sẽ áp dụng cho Dịch vụ tại Campuchia):
Công ty TNHH Archetype Việt Nam cam kết thiết lập và thực hiện Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng (HTQLCL):
- Để cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp đến khách hàng, đáp ứng hoặc vượt mức mong đợi của khách hàng, và liên tục xem xét hiệu quả họat động của Công ty theo những điều khỏan quy định trong HTQLCL.
- Để thiết lập sự tin tưởng nhằm hướng đến bất kỳ sự hợp tác nào cũng có thể thực hiện một cách thỏa đáng và thực hiện liên tục việc phát triển chuyên môn phù hợp với việc duy trì các kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng có hiệu quả.
- Để phát hiện, kiểm soát và khắc phục tấc cả sự không phù hợp một cách nhanh chóng
và hiệu quả nhất có thể.
Mục tiêu chất lượng: công ty sẽ xây dựng mục tiêu chất lượng cho từng dự án thiết kế
tại Campuchia tập trung vào tiến độ hòan thành, chất lượng thiết kế, tối ưu chi phí thực hiện
Thực hiện việc cải tiến liên tục chất lượng dịch vụ như sau:
-Đo lường sự thỏa mãn khách hàng:
Sau mỗi giai đọan của dự án được hòan tất, Giám đốc dự án sẽ thực hiện 1 khảo sát sự hài lòng khách hàng theo Bản câu hỏi khảo sát được soạn sẳn, sau đó phân tích phản hồi khách hàng để cải tiến dịch vụ ngày một tốt hơn
-Giải quyết khiếu nại khách hàng:
Việc giải quyết khiếu nại khách hàng sẽ thực hiện 1 cách có hệ thống theo quy trình Giải Quyết khiếu nại khách hàng như: điều tra lỗi chất lượng, phân tích nguyên nhân gốc, Báo cáo hành động khắc phục Sau đó, Giám Đốc Dự Án phải huấn luyện đến tòan bộ nhân viên dự án để học tập và rút kinh nghiệm để các vấn đề chất lượng này không tái diễn trong tương lai
-Báo cáo Bài học kinh nghiệm (Lesson learn report): sau mỗi dự án tòan tất, Giám đốc
dự án phải báo cáo lại những kinh nghiệm “xương máu”, bài học rút ra từ việc quản lý