Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản thép việt mỹ

Tín ấp t ết ủ đề tà Hệ thống thông tin kế toán HTTTKT là hệ thống thu thập, ghi nhận,lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra thông tin cho người ra quyết định.HTTTKT luôn là công cụ quan tr

PHAN THANH HẢO

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2017

PHAN THANH HẢO

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Bố cục của luận văn 5

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 5

CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 8

1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.2 Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 10

1.1.3 Tổ chức thông tin kế toán 12

1.2 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP 13

1.2.1 Định nghĩa về ERP 13

1.2.2 Cấu trúc của ERP 13

1.2.3 Sự cần thiết của ứng dụng ERP 15

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 17

1.3.1 Hệ thống chứng từ 17

1.3.2 Tổ chức dữ liệu 18

1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán 19

1.3.4 Tổ chức thông tin theo các chu trình 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 27

THÉP VIỆT MỸ 28

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 28

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 28

2.1.2 Tổ chức bộ máy công ty 31

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán công ty 32

2.2 THỰC TẾ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 32

2.2.1 Quá trình triển khai thực hiện ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ 32

2.2.2 Các phân hệ trong hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ 34

2.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 37

2.3.1 Những thay đổi về tổ chức thông tin kế toán 37

2.3.2 Những thay đổi trong tổ chức thông tin kế toán theo chu trình 45

Khi ứng dụng ERP, căn cứ vào cách thức tổ chức thông tin kế toán trước đây, tác giả đã nhận diện những thay đổi cơ bản trong tổ chức thông tin kế toán tại công ty theo các chu trình. 45

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 62

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 63

3.1 ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 63

3.2 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN 67

3.3 ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 71

3.3.1 Nâng cao tổ chức thực hiện quy trình kế toán 71

3.3.2 Tăng cường công nghệ 74

3.3.3 Nâng cao khả năng kiểm soát của hệ thống 76

3.3.4 Xây dựng cơ cấu nhân sự 79

3.3.5 Đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán 80

3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 81

3.4.1 Đối với công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ 81

3.4.2 Đối với công ty Cổ Phần Citek 83

KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản s o)

ERP Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp

FI Financials – Kế toán tài chính

HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán

MM Material Management – Quản lý mua hàng và kho

PO Purchase Order – Đơn đặt hàng

PP Production Planning - Quản lý sản xuất

PR Purchase Request – Đề nghị mua hàng

SD Sale & Distribution – Quản lý bán hàng

TSCĐ Tài sản cố định

Số hiệu Tên bảng Trang bảng

2.1 Cấu trúc hệ thống tài khoản tại Công ty CPSX Thép Việt 38

Mỹ

2.2 Các nhóm TK trung gian mà công ty sử dụng 392.3 Một số danh sách báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển 44

của Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

Số hiệu Tên hình Trang hình

1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán 81.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 91.3 Sơ đồ phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 111.4 Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu 231.5 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 241.6 Mối quan hệ giữa các chức năng trong chu trình 25

chuyển đổi

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 31

2.8 Báo cáo chuẩn công nợ khách hàng FBL5N 52

MỞ ĐẦU

1 Tín ấp t ết ủ đề tà

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là hệ thống thu thập, ghi nhận,lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra thông tin cho người ra quyết định.HTTTKT luôn là công cụ quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểmsoát, điều hành và ra quyết định của cấp quản lý, đồng thời đóng vai trò quantrọng trong việc phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng Trong nhữngnăm gần đây, việc phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của HTTTKT trongđiều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo ra những thông tin kế toánhữu ích luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu Phần lớn các doanhnghiệp sử dụng phần mềm kế toán để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toánmột cách dễ dàng và nhanh chóng Tuy nhiên, các phần mềm này sử dụng chủyếu cho bộ phận kế toán, hầu như không có sự kết nối chia sẻ thông tin vớicác bộ phận khác Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng, hệthống thông tin quản lý nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọngđến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm khắc phục được nhữnghạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết caogiữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp

Ngày nay, các phần mềm quản lý tổng thể trong tổ chức như ERP đãđược nhìn nhận đúng đắn hơn về tầm quan trọng cũng như hiệu quả thực tiễnđem lại Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise ResourcePlanning (ERP) là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lýhoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải, giúp chocông ty quản lý các hoạt động chủ chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính,quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lýhậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng

Trước đây trong các doanh nghiệp, mỗi bộ phận kế toán, kinh doanh, nhân sự

có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trưng riêng biệt củatừng bộ phận và nhược điểm chính là các phần mềm này thường không kếtnối được với nhau Hơn nữa, có những công việc được lặp đi lặp lại một cáchthường xuyên, theo một chu trình nhất định qua nhiều giai đoạn do nhiều bộphận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực củacác phần hành kế toán Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịpnhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạtđộng giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chutrình Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoahọc giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các côngđoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việcphối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót Đó cũng chính là tínhnăng chính của phần mềm ERP khi kết hợp tất cả các bộ phận này trong mộtphần mềm tích hợp duy nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu để các bộ phận khácnhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau Điểmphân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phầnmềm quản lý rời rạc khác là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất

và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềmquản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môitrường tích hợp Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thểhữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Với tư duy quản lýmới, phần mềm ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanhnghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện

nay Hơn ai hết các doanh nghiệp đều hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP,

hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ vàbằng chứng là các tập đoàn, doanh nghiệp Việt Nam có xu thế ứng dụng ERP

ngày càng nhiều như Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn Thủy sản Minh Phú…

Không nằm ngoài xu thế đó, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

cũng đã chuyển đổi từ phần mềm kế toán Effect sang hệ thống SAP ERP Phầnmềm Effect được dùng chủ yếu cho bộ phần kế toán và bộ phận kinh doanh, tuynhiên chưa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phảinhập lại nhiều lần Với yêu cầu quản trị cao của Ban lãnh đạo công ty, việc cần

có một phần mềm có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trongdoanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòngban riêng lẻ nào khác là một nhu cầu cấp thiết Giải pháp ERP là ưu tiên số một

để giải quyết bài toán đó cho ban lãnh đạo công ty Hiểu được tầm quan trọng

đó, sau một năm nghiên cứu, triển khai và đào tạo, Công ty Cổ Phần Sản XuấtThép Việt Mỹ bắt đầu chính thức vận hành hệ thống SAP ERP vào 01/01/2017.SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công tySAP của Đức, được dùng để quản lý mọi hoat động hoạt động của doanh nghiệp,thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hóa Để phần mềm ERP phát huyđược đầy đủ tính ưu việt của nó, doanh nghiệp cần tái cấu trúc tổ chức và thayđổi các quy trình hoạt động của từng bộ phận ERP là phần mềm tích hợp nhiềuphân hệ, trong đó chủ chốt là phân hệ kế toán giữ vai trò quan trọng Do đó việcứng dụng ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trong đơn vị, nhất là đối vớiHTTTKT cần có những thay đổi, hoàn thiện để thích hợp với quy trình chuẩncủa hệ thống

Trong thời gian qua, công ty đã từng bước có những thay đổi để phùhợp với việc ứng dụng ERP, bước đầu đã đem lại hiệu quả cho toàn doanhnghiệp Tuy nhiên, do mới sử dụng phần mềm ERP nên tổ chức thông tin nóichung và tổ chức thông tin kế toán nói riêng còn tồn tại nhiều bất cập, vướngmắc trong giai đoạn này Quá trình trao đổi thông tin giữa kế toán với các bộphận chức năng khác còn chưa đồng bộ, linh hoạt Các nhân viên chưa kịp

thích ứng với những thay đổi của hệ thống, còn gặp nhiều khó khăn và sai sóttrong quá trình thực hiện các chức năng của hệ thống Trước những hạn chế

đó, việc tổ chức thông tin kế toán trong đơn vị cần phải hoàn thiện hơn để hệthống ERP có thể mang lại những hiệu quả tối đa cho hoạt động của doanhnghiệp Đó cũng là điều mà tác giả mong muốn khi hoạt động thực tiễn côngtác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần SảnSuất Thép Việt Mỹ Với ý nghĩa khoa học và thực tiễn như vậy tác giả nghiên

cứu và chọn đề tài “ Hoàn t ện tổ ứ t ông t n ế toán trong đ ều ện ứng ụng ERP tạ Công ty Cổ P ần Sản Suất T ép V ệt Mỹ ” để thực hiện luận vănthạc sĩ

2 Mụ t êu ng ên ứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

– Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong điều

kiện ứng dụng hệ thống SAP ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

– Đề xuất các định hướng nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán

trong điều kiện ứng dụng SAP ERP tại Công ty

3 Đố tượng và p ạm v ng ên ứu

– Đố tượng ng ên ứu: tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng

dụng hệ thống ERP

– P ạm v ng ên ứu: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ với dữ

liệu nghiên cứu trong quý I năm 2017

4 P ương p áp ng ên ứu

– Khảo cứu, tổng hợp các tài liệu, nghiên cứu lý luận về tổ chức thông

tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

– Quan sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ công nhân viên tại công ty

nhằm đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty khi ứng dụng

hệ thống ERP Từ đó, thông tin thu thập sẽ được tổng hợp, phân tích, đánh

giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty.

5 Bố ụ ủ luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP Chương 2: Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tạiCông ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

6 Tổng qu n tà l ệu ng ên ứu

Việc sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thường chỉ đáp ứng yêu cầu thuthập xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán Khi phần mềm kế toán độclập với các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộphận kế toán sang các bộ phận chức năng khác như phòng kinh doanh, phòngvật tư… thường được thực hiện một cách thủ công với hiệu quả thông tin thấp

và không có tính kiểm soát Để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin,phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin thì việc ứng dụng ERP là rất cần thiết

Hệ thống ERP có cấu trúc phân hệ (module), bao gồm một tập hợp nhiều phân

hệ riêng lẻ, mỗi phân hệ thực hiện một chức năng riêng Khi đó phân hệ kế toánchỉ là một phân hệ của hệ thống ERP, vừa thực hiện được chức năng như mộtphần mềm kế toán riêng lẻ nhưng hơn thế nó phải giải quyết mối quan hệ giữacác chức năng khác trong hệ thống ERP Khi ứng dụng công nghệ thông tin nóichung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, màcách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăngcường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận này Điều này đãđược tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) phân tích là rõ trong nghiên cứu “ Tiếpcận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”

để phân tích rõ sự cần thiết trong

việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình [4]

Nghiên cứu này đề xuất việc tổ chức thông tin kế toán theo bốn chu trình

cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi vàchu trình tài chính Trong mỗi chu trình cần xác định rõ các đối tượng sử dụngthông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho

ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình cụ thể để tổchức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu,thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất Nghiên cứu này là cơ sở

để tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định hướng tổ chức thông tin kếtoán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình

Bên cạnh đó, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERPphải hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấpthông tin kế toán trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán vớicác bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kếtoán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp Thực hiệnkhảo sát với phương pháp nghiên cứu định lượng với 204 phản hồi, trong đóchỉ có 19 doanh nghiệp ứng dụng ERP và thành công, nghiên cứu của tác giảTrần Thanh Thúy (2011) đã làm rõ sự tác động của ERP đến tổ chức thông tin

kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam bằng những số liệu cụ thể Quy trìnhlàm việc ảnh hưởng đến HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP với mức độcao và rất cao (chiếm đến 95%) Do đặc điểm liên kết trong ERP nên việcphân quyền truy cập trên hệ thống được đánh giá rất cao (chiếm 42%), phânchia trách nhiệm (chiếm 26% ở mức rất cao) và tính kiểm soát đối vớiHTTTKT chiếm 95% ở mức cao và rất cao Thông qua khảo sát, tác giả nhậnđịnh rằng phân hệ kế toán tài chính là phân hệ cơ bản không thể thiếu trongERP và có sự tác động mạnh mẽ của ERP đến HTTTKT Tuy nhiên, nghiêncứu còn hạn chế với cỡ mẫu quá nhỏ, chưa đại diện cho tất cả các doanh

nghiệp triển khai ERP ở Việt Nam [3].

Năm 2012, luận văn tiến sĩ “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởngchất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam” của tác giảNguyễn Bích Liên Tác giả chọn mô hình “hệ thống hoạt động” để xây dựng môhình nghiên cứu quan hệ giữa ba vấn đề chất lượng sản phẩm thông tin, hệ thốngthông tin và người sử dụng thông tin Qua điều tra của tác giả, bao gồm 13 nhân

tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại cácdoanh nghiệp Việt Nam, điển hình như Tầm nhìn, cam kết và hỗ trợ của Banlãnh đạo; chất lượng dữ liệu, quy trình xử lý và chất lượng phần mềm ERP…kết quả nghiên cứu có ý nghĩa lớn giúp các doanh nghiệp sử dụng ERP lập kếhoạch và thực hiện hoạt động theo kế hoạch và giám sát việc thực hiện hoạt độngliên quan vấn đề triển khai, sử dụng ERP nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao chấtlượng thông tin kế toán trong môi trường ERP[2]

Qua những bài nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệthống ERP tác động lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiệnHTTTKT Ở Việt Nam, ERP thường được ứng dụng thành công ở các công

ty lớn, các công ty quy mô vừa sử dụng phần mềm trong nước còn ở các công

ty nhỏ chưa có sự hiểu biết hoặc quan tâm đến công cụ này Ngoài ra, trongluận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh đã nghiên cứu về việc hoànthiện HTTTKT theo định hướng ERP tại Bệnh viện C Đà Nẵng, một đơn vịvẫn còn đang sử dụng phần mềm kế toán [1] Đề tài này góp phần xác địnhcác định hướng và đề xuất hoàn thiện HTTTKT để doanh nghiệp có thể ứngdụng thành công ERP trong tương lai Kế thừa từ các nghiên cứu trước cùngvới việc hạn chế khi chưa có các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể những khó khăntrong một doanh nghiệp cụ thể khi ứng dụng ERP Với tầm nhìn như vậy,Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ mới bắt đầu ứng dụng hệ thốngERP chắc chắn cần hoàn thiện hơn tổ chức HTTTKT của công ty

CHƯƠNG 1

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN

ỨNG DỤNG ERP

1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Thuật ngữ HTTTKT là một thuật ngữ chuyên ngành và được địnhnghĩa trong khá nhiều tài liệu chuyên môn Một số quan điểm về HTTTKTnhư sau: Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp

và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việclập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định [8] Theo cáchtiếp cận này, hệ thống thông tin kế toán thực hiện hai chức năng cơ bản: thôngtin và kiểm soát về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khaithác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức

HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tinquản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, cácphương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấpthông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kếtquả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định [5]

XỬ LÝ

HỆ THỐNG

Hình 1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán

Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có mục tiêu, đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu và đầu ra như sau [9]:

-Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời

về tình hình tài chính của một tổ chức, ví dụ trong một doanh nghiệp là nhữngthông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ.-Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trongmột doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền,các chi phí phát sinh…

-Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh từ việc thu thập thông tin

về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này đểlập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phươngpháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lườngđối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

-Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sửdụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhưphục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức

Con ngư ời

tục

Hình 1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

(Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.1.2 Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

Trong các tổ chức, doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận chức năng khácnhau Mỗi bộ phận chức năng thường được tổ chức thành những đơn vị,phòng ban, khoa phòng, phân xưởng khác nhau, Theo cách tiếp cận này chothấy mỗi bộ phận chức năng trên đều là một hệ thống con trong hệ thống tổchức doanh nghiệp và tất cả mọi hoạt động của hệ thống con đều hướng đếnviệc sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực Các bộ phận chức năng này cómối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau theo những phương thức khác nhau vàcần thiết phải có sự quản lý điều phối chung Một trong những yếu tố quantrọng để thực hiện việc quản lý này là cần phải có những thông tin liên quanđến tất cả các chức năng hoạt động của tổ chức để làm cơ sở cho việc ra quyếtđịnh quản lý Những thông tin đó chính là hệ thống thông tin, trong đó thôngtin do hệ thống kế toán cung cấp đóng một vai trò rất quan trọng

Hệ thống thông tin trong các tổ chức, doanh nghiệp được phân thànhcác phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực, từng chức năng quản lýnhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định ở mỗi lĩnh vực,mỗi bộ phận Hệ thống thông tin đảm bảo cho mọi hoạt động của tổ chức,doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ, đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thốngquản lý và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của tổchức Trong một tổ chức (doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…) hệ thốngthông tin thường bao gồm hệ thống thông tin quản trị (MIS) và hệ thốngthông tin kế toán (AIS)

Hình 1.1: Sơ đồ phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Hình 1.3 Sơ đồ phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệthống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau

mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cảchúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT Các hệ thống thông tinchức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ những dữ liệunày, HTTTKT có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trởlại các bộ phận để thực hiện chức năng của mình Như vậy, HTTTKT cùngvới các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lýhoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp Các hệ thống thông tinnày liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hànhcủa doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra [5]

1.1.3 Tổ chức thông tin kế toán

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: trong quá trình hoàn thiện hệ thống

kế toán doanh nghiệp, nhất thiết phải hoàn thiện các vấn đề liên quan đến kếtoán quản trị Cụ thể, nên quy định tính chất bắt buộc của việc áp dụng kếtoán quản trị trong doanh nghiệp Có như vậy mới đảm bảo được cơ sở pháp

lý và độ tin cậy của thông tin cung cấp cũng như phù hợp với thông lệ quốc tếtrong lĩnh vực kế toán Do yêu cầu, vai trò của kế toán quản trị ngày càngquan trọng, cho nên đã xuất hiện những vấn đề trao đổi lồng ghép trong tổchức bộ máy kế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị Đó là, bộ máy

kế toán tài chính tách biệt bộ máy kế toán quản trị, bộ máy kế toán tài chínhlồng ghép bộ máy kế toán quản trị và mô hình hỗn hợp giữa bộ máy kế toántài chính với kế toán quản trị Đối với mỗi mô hình sẽ có những ưu điểm, tồntại nhất định song với việc bắt buộc này sẽ cung cấp thông tin kế toán DN mộtcách đầy đủ, toàn diện hơn Qua đó, giúp các quyết định, cũng như các đốitượng thu nhập thông tin có được cách đánh giá trung thực hơn về thông tin

kế toán của doanh nghiệp

- Nội dung tổ chức công tác kế toán: Trong khâu thu nhận thông tin,việc thu nhập thông tin của kế toán thông qua hệ thống chứng từ kế toán Đốivới hệ thống chứng từ kế toán tài chính thì theo Thông tư 133/2016/TT -BTC đã có hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn, cònđối với kế toán quản trị thì các chứng từ không quy định bắt buộc và do doanhnghiệp tự thiết kế, đáp ứng được yêu cầu thu nhận thông tin Do vậy, cầnđồng nhất hệ thống chứng từ, để kế toán quản trị và kế toán tài chính đều ápdụng hệ thống chứng từ (bắt buộc và hướng dẫn) sẽ thuận lợi, tiết kiệm choviệc thu nhập thông tin kế toán, tức là chỉ cần thu nhận một lần ngay từ banđầu Về quá trình xử lý thông tin như phân loại và sử dụng các phương pháp

kế toán như phương pháp tài khoản, phương pháp tính giá để tiếp tục ghi

nhận các thông tin kế toán vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, cácbáo cáo kế toán Đặc điểm thông tin kế toán tài chính chủ yếu là nhữngthông tin biểu hiện dưới hình thức giá trị và là thông tin quá khứ (đã xảy ra)

và thông tin hiện tại (ghi nhận) Còn đặc điểm thông tin kế toán quản trị biểuhiện dưới các hình thức giá trị, hiện vật, thời gian và là những thông tin quákhứ, thông tin hiện tạo và thông tin tương lai (dự đoán, lượng hóa các vấn đềtương lai) Do đó, dựa trên cơ sở này, sẽ tiến hành thiết kế, xây dựng hệ thống

sổ kế toán, báo cáo kế toán đáp ứng được cả yêu cầu này

1.2 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP

1.2.1 Địn ng ĩ về ERP

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanhnghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp các thông tin và quátrình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [7] bao gồm các phân hệchức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp

ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp chodoanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trìnhkinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho,giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặthàng (Olson, 2003) [9] ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau

và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theonhiều cách khác nhau [6]

1.2.2 Cấu trúc của ERP

Các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP điển hình có thể khái quátnhư sau:

- Phân hệ kế toán: là phân hệ xương sống, không thể thiếu của bất cứphần mềm ERP nào Phân hệ kế toán bao gồm các phân hệ con như: Quản lý

kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế

toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, Công cụdụng cụ, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính Các giao dịch kế toán được tích hợpvới các phân hệ quản lý khác như Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật

tư, quản lý bán hàng, … Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì cácbút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản

lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệmua hàng), kế toán chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ kếtoán

- Phân hệ mua hàng: Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về sốlượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chiphí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng Kê khai và theo dõi thuếgiá trị gia tăng đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng

- Phân hệ sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất

-Phân hệ bán hàng: Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng

và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn giá trị gia tăng trực tiếp từmáy tính Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại Khai báo

tự động tính và định khoản thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu racũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều

cách khác nhau

- Phân hệ nhân sự: Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trảlương; tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực Phân hệ này sẽtích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực…

- Quản trị hệ thống: Là phân hệ khai báo và quản lý các tham số hệthống, quản lý và bảo trì số liệu, khai báo và quản lý người sử dụng Phân hệnày cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu

Tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp khác nhau mà các phân hệ trong hệthống ERP cũng sẽ khác nhau Điều này, đôi khi còn phụ thuộc vào lĩnh vực,loại hình kinh doanh cũng như yêu cầu của nhà quản lý trong doanh nghiệp.Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu,

xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.Trong đó phân hệ kế toán là nền tảng của phần mềm ERP Theo Zeng et al.(2003) [10], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:

- Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai

- Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính,…

- Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp

Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từngphân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thếnên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọngtrong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhaumột cách kịp thời và chính xác Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất vàtrách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP

1.2.3 Sự cần thiết của ứng dụng ERP

Với những tính chất và đặc trưng như đã nêu ở trên, khi ứng dụng ERPvào công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kếtoán nói riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng Lợi ích của việc ứng dụngERP có thể được tóm lược như sau:

– Rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao năng suất lao động: Trước khi triển

khai ERP, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các thủ tục giấy tờ thông quaranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép Khi ứng dụng ERP,

giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu Khi mộtnghiệp vụ diễn ra sẽ được một bộ phận chức năng thực hiện nhập liệu, thựchiện xong thì thông tin đó sẽ tự động kết nối qua ERP truyền tải đến bộ phận,phòng ban chức năng khác có liên quan Điều này cho thấy ERP giúp tăng tốc

độ dòng công việc, giảm thiểu thời gian hơn khi xử lý trên máy tính Bên cạnh

đó, việc tích hợp các phân hệ trong ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu việctrùng lắp công việc khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng bankhác nhau, làm tăng năng suất lao động

– Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp nhiều

phân hệ , giúp loại bỏ sai sót khi một dữ liệu chỉ được nhập từ một người dùng.Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và khắc phục sửa chữa.Điều này thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệthống ERP Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về mộtmối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng doanh nghiệp

cụ thể có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liênquan Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trongdoanh nghiệp hay các chi nhánh, công ty con của doanh nghiệp có thể theo dõi,truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân

quyền chặt chẽ

– Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp

nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên nguồn thôngtin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ Với hệ thống ERP, nhà quản trị lấythông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động doanhnghiệp một cách dễ dàng

– Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Song song với việc tăng năng suất lao

động, ERP còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực của mình Các nguồnlực được quản lý cả về mặt hiện vật cũng như chất lượng, từ đó kiểm soát chặt

chẽ chi phí, gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh Các phân hệ trong hệthống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hiệu quả hạn mức về tồnkho, công nợ, chi phí,… từ đó tối ưu hóa các nguồn lực trong doanh nghiệp.

– Thay đổi quan điểm, phong cách làm việc của nhân viên: Để có thể

triển khai thành công hệ thống ERP trong toàn doanh nghiệp đòi hỏi toàn thểnhân viên trong doanh nghiệp phải thay đổi phong cách làm việc của mìnhcho phù hợp với quy trình xử lý nghiệp vụ Toàn thể nhân viên trong doanhnghiệp thuộc mọi cấp bậc, bộ phận, phòng ban đều phải trang bị cho mìnhkiến thức, kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính; năng động và tăng tốc độ

xử lý công việc; nghiêm túc, trung thực tuân thủ quy trình làm việc quy địnhtrong phần mềm ERP Đây còn “làm cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể củatừng bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của DN và là cơ sở để xâydựng hệ thống kế toán trách nhiệm” [4]

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP

Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêucầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích,phù hợp với yêu cầu quản lý Sự tác động của của ERP đến tổ chức thông tin

kế toán thể hiện:

1.3.1 Hệ thống chứng từ

Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bịảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hìnhthức của chứng từ, số liên được lập Ngoài bảy yếu tố bắt buộc trên một bảnchứng từ được quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có cácyếu tố phi tài chính như thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ liênquan đến hàng hóa được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị tríthực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhân đặt hàng

Đặc điểm của chứng từ trong doanh nghiệp là luôn vận động liên tục từgiai đoạn này sang giai đoạn khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác Vì vậy,đồng thời với việc xây dựng hệ thống chứng từ, doanh nghiệp còn phải xâydựng quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp Quy trình luânchuyển chứng từ được xem như đường đi của chứng từ trong doanh nghiệp

từ khi lập chứng từ cho đến lúc lưu trữ, bảo quản chứng từ Trong môi trườngERP, tất cả những quy trình này phải được chuẩn hóa trong mỗi nghiệp vụkinh tế cụ thể Tùy thuộc vào đặc thù cũng như yêu cầu của nhà quản lýdoanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau tại các doanhnghiệp khác nhau Tuy nhiên, tất cả các bước trong quy trình luân chuyển đềuđược thực hiện một cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toánchỉ là giai đoạn cuối cùng thực hiện kiểm tra và xử lý các chứng từ của các bộphận khác gửi đến

có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này Cách tổ chức dữ liệu tậptrung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệuđược sử dụng hiệu quả cao Vì vậy, công việc kế toán trong môi trường ERPkhông còn chỉ là việc nhập liệu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh màđòi hỏi kế toán phải kiểm tra các dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác, hiểu rõđược luồng dữ liệu trong hệ thống, phân tích, xử lý số liệu để thực hiện báo cáo.Đồng thời, cơ chế dữ liệu tập trung của ERP cho phép hợp nhất số liệu của cácdoanh nghiệp có nhiều chi nhánh một cách thuận tiện và dễ dàng Việc

duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệthống cung cấp Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vịthành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, doanhnghiệp có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên

cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản Mặc khác, cóthể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch có nhiều trường thông tin

để phân tích được đa chiều hơn Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tàikhoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản

lý tài chính của một doanh nghiệp, cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầuquản lý như quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiệnđơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản Cuối

kỳ, chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu

kế toán phát sinh ở một phòng ban bất kỳ Điểm khác biệt giữa ERP so với kếtoán truyền thống là việc sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tàikhoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian Mặc dùkhác với kế toán truyền thống, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động củatài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi Như vậy,việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đếncác báo cáo tài chính và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tàikhoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã thực hiện đầy đủ chưa

1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán

Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức nănggiống như trong điều kiện hạch toán thủ công, là phương tiện để ghi chép, xử

lý, tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu kế toán Doanh nghiệp cần thiết phải sửdụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệthống sổ kế toán Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt

chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành.

Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán tại doanhnghiệp Thông qua báo cáo kế toán, nhà quản trị có thể kiểm soát tình hìnhhoạt động kinh doanh đồng thời phân tích, lập kế hoạch, đưa ra quyết địnhchiến lược Căn cứ theo đối tượng cung cấp thông tin, báo cáo kế toán đượcchia thành báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Ngoài ra, khi ứng dụng ERP, trong ba phương pháp chữa sổ của kếtoán truyền thống là phương pháp gạch xóa, phương pháp ghi bổ sung vàphương pháp ghi số âm thì bên cạnh phương pháp ghi bổ sung, phần lớnngười sử dụng áp dụng phương pháp ghi số âm (duy nhất sử dụng bút toánđảo) để sửa các bút toán sai Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thựcnhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERPkhông cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệthống Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toánđảo Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi saisót của họ đều bị kiểm soát Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kếtoán do ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng nhưcác đối tác bên ngoài Doanh nghiệp

1.3.4 Tổ chức thông tin theo các chu trình

a Sự cần thiết phải tổ chức thông tin theo chu trình trong hệ thống ERP

Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kếtoán tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ,…Việc tổ chức dữ liệu trong mộtphần mềm kế toán độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lýtheo từng đối tượng nhất định được gọi là tổ chức HTTTKT theo phần hành,mỗi phần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập Đây là cách tiếpcận truyền thống, hướng đến đối tượng kế toán, chú trọng đến việc phân loại,thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình sự biến động theo từng loại

tài sản và nguồn vốn trong doanh nghiệp.

Trong điều kiên ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là ERP có các nghiêncứu đề xuất tổ chức thông tin kế toán theo chu trình nhằm nâng cao hiệu quả.Điều này hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: “Nếu bướchoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn

cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện” Việc sử dụng phầnmềm kế toán rời rạc thường chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập xử lý và cung cấpthông tin cho bộ phận kế toán Khi phần mềm kế toán độc lập với các phần mềmcủa các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ phận kế toán sang các bộphận chức năng khác như phòng kinh doanh, phòng vật tư… thường được thựchiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với hiệu quả thông tin thấp

và không có tính kiểm soát Hơn nữa, trong quá trình hoạt động của các đơn vị,

có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo mộtchu trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cánhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kếtoán Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộnhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chứcnăng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần thiếtphải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận đểcông việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác địnhtrách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ,tránh chồng chéo, sai sót

Nói cách khác, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu vàthông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trongdoanh nghiệp, việc ứng dụng ERP đòi hỏi xây dựng hệ thống thông tin kế toántheo các chu trình Hệ thống kế toán hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụngthông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần

thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình

cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập đểkhai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Tóm lại, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP phảihướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và công cấp thông tin

kế trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phậnchức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nóiriêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp

b Các chu trình trong doanh nghiệp

Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủyếu trong doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chutrình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính

- Chu trình doanh thu: Hai chức năng chính của chu trình doanh thu làbán hàng và thu tiền Chu trình này liên quan đến 4 hoạt động: nhận đặt hàng,gửi hàng, lập hóa đơn và thu tiền Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trìnhdoanh thu gồm: khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng, vậnchuyển, quản lý kho hàng, kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt, kếtoán ngân hàng Để thực hiện một cách đồng bộ các khâu, các giai đoạn tronghoạt động bán hàng, đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và khoa học giữacác bộ phận trên Bất kì một sự gián đoạn hoặc thiếu đồng bộ sẽ dẫn đến cácsai sót, trục trặc hoặc thất thoát trong quá trình bán hàng, theo dõi công nợ vànhận tiền thanh toán của khách hàng Để bảo đảm các mối quan hệ phối hợpgiữa các chức năng, bộ phận trong chu trình cần thiết phải xây dựng một hệthống thông tin hữu hiệu

Hình 1.4 uan hệ gi a các bộ ph n trong chu trình doanh thu

bộ phận nhận hàng, quản lý kho hàng, kế toán kho, kế toán thanh

toán,… Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ vàkịp thời tât cả các loại vật tư, hàng hóa dịch vụ để đẩm bảo hoạt động cuadoanh nghiệp không bị gián đoạn, đồng thời không để tồn kho quá mức cầnthiết gây ứ động vốn và làm tăng các khoản chi phí bảo quản Để thực hiện tốtchức năng của chu trình, cần thiết phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộphận thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình.

toán

Hình 1.5 Mối quan hệ gi a các bộ ph n trong chu trình cung ứng

- Chu trình chuyển đổi: Nếu như việc tổ chức các chu trình doanh thu

và chu trình cung ứng hầu như giống nhau trong mọi doanh nghiệp, chu trìnhchuyển đổi thường được tổ chức khác nhau giữa các doanh nghiệp hoạt độngtrên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau Chu trình này có thể đượcxem là cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình doanh thu Chức năng

trung tâm của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phátsinh trong quá trình sản xuất kinh doanh Hệ thống kế toán chi phí trongdoanh nghiệp thương mại tập hợp tất cả chi phí phát sinh trong quá trình tiêuthụ hàng hóa: chi phí giá vốn hàng bán, chi phí lương nhân viên, khấu haoTSCĐ…Trong doanh nghiệp sản xuất, chức năng cơ bản chu trình chuyển đổi

là kết hợp một cách tối ưu nhất các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, laođộng và máy móc thiết bị để sản xuất ra sản phẩm phục vụ quá trình tiêu thụ.Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhằm cung cấp cácthông tin cần thiết cho việc kiểm soát chi phí và xác định giá vốn hàng bán lànội dung quan trọng của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi

- Chu trình tài chính: bao gồm tất cả các hoạt động trong doanh nghiệpthông qua việc huy động vốn và sử dụng vốn một cách hiệu quả HTTTKT trongchu trình tài chính có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việchuy động, cũng như theo dõi nhằm cung cấp các thông tin về tình hình và sựbiến động của từng loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ và sử dụnghiệu quả tài sản của doanh nghiệp Chu trình tài chính bao gồm các hoạt độngcòn lại trong doanh nghiệp, đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư xâydựng, mua sắm tài sản cố định và hệ thống kế toán tổng hợp -

lập báo cáo tài chính

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trongmỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong từng chutrình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT Bộ phận thực hiện công đoạntrước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiệncông đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằmhoàn thành trọng vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận thực hiệncác bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hổi cho các bộphận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển của công việc cũng như nhữngvấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấpquản lý về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP Đặc biệt, tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP Từ đó,làm rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống ERP vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp Theo đó, khi ứng dụng ERP, tổ chức thông tin kế toán phải thay đổi, hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cungcấp thông tin kế theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận

kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp

Việc nghiên cứu lý luận chung về công tác tổ chức hệ thống thông tin

kế toán theo định hướng ERP là cơ sở để tác giả tiếp tục tiến hành phân tíchthực trạng cũng như đưa ra giải pháp trong việc tổ chức hệ thống thông tin kếtoán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt

Mỹ Chính vì vậy, trong chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày tổ chức hệthống thông tin kế toán có những thay đổi về quy trình và bộ máy kế toán khichuyển đổi từ phần mềm kế toán đơn lẻ sang hệ thống ERP theo các chu trình

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ tiền thân là nhà máy cán thépMiền Trung thuộc Công ty Cổ Phần Kim Khí Ngày 03/12/2008 nhà máychuyển đổi mô hình kinh doanh và đổi tên thành Công ty Thép Miền Trung.Qua 9 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay Công ty đã phát triển về quy

mô, chất lượng sản phẩm lẫn thị trường tiêu thụ Từ dây chuyền công nghệlạc hậu, công ty không ngừng cải tạo nâng cấp dây chuyền công nghệ và hợptác toàn diện với các đối tác và cung cấp sản xuất thép trên toàn quốc

Năm 2011, thực hiện chủ trương của UBND Thành phố Đà Nẵng vềviệc di dời công ty đã chuyển địa điểm hoạt động từ KCN An Đồn về KCNHòa Khánh theo yêu cầu của thành phố Trước tình hình đó, HĐQT của công

ty đã quyết định loại bỏ hoàn toàn dây chuyền cũ có năng suất thấp và côngnghệ lạc hậu để đầu tư xây dựng mới hoàn toàn một dây chuyền cán thép cócông nghệ tiên tiến với công suất lên đến 250.000 tấn/năm với tổng vốn đầu

tư 250 tỷ đồng, sản xuất các chủng loại thép tròn trơn phi 6, phi 8 và thépthanh vằn D10-D32 phục vụ cho các công trình xây dựng theo các tiêu chuẩnquy định tại Việt Nam và các nước tiên tiến trên thế giới

Ngày 15/08/2012 Công ty đổi tên thành Công ty Cổ Phần Sản xuấtThép Việt Mỹ Tháng 9/2012 Công ty đã tiến hành chạy thử dây chuyền cánthép thanh.Vào cuối quý 4/2012, công ty đã đưa dây chuyền cán thép mới vào

sản xuất, cho ra những sản phẩm thép đầu tiên cho khách hàng Công ty cungcấp cho thị trường các loại thép thanh, thép cuộn với thương hiệu “VAS”,bao gồm các mác thép cuộn, CB300, CB400 và đặc biệt là doanh nghiệp đầutiền tại miền Trung cung cấp mác thép CB500 từ năm 2016 Từ năm 2016,Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ trở thành công ty con Công tyTNHH Thép An Hưng Tường Công ty TNHH Thép An Hưng Tường đượcthành lập từ năm 1997, trụ sở đặt tại Bình Dương Công ty TNHH Thép AnHưng Tường đã phát triển và lớn mạnh không ngừng, với đội ngũ cán bộ kỹthuật không ngừng lớn mạnh và có chiều sâu, máy móc thiết bị liên tục đượccải tiến, đầu tư mới với trình độ công nghệ hiện đại, tổng công suất sản xuấtphôi thép của công ty đã đạt 500.000 tấn/năm, công suất cán thép đạt 250.000tấn/năm Ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ hiểu đượcviệc tạo ra một thanh thép tốt được làm nên từ nền tảng phôi thép chất lượng,giá trị phát triển bền vững bắt nguồn từ trong TÂM, cùng với đội ngũ trẻ, tâmhuyết, sáng tạo, công ty được đào tạo bài bản và chuyên sâu cùng với kinhnghiệm tích lũy được qua gần 20 năm trong ngành đã tạo ra một nền tảngVỮNG VÀNG NHƯ TÂM THÉP làm nên sự khác biệt Công ty nhiều nămliền được tặng bằng khen về Công ty sản xuất thép đạt tiêu chuẩn “Xanh -Sạch - Đẹp” và là nhà máy sản xuất Thép đạt chứng nhận “Nhà máy Côngviên” Ý thức được tiết kiệm năng lượng để góp phần bảo đảm an ninh nănglượng quốc gia, phục vụ quá trình phát triển kinh tế - xã hội một cách bềnvững, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ là đơn vị đầu tiên trongngành thép sử dụng năng lượng mặt trời thay thế cho những nguồn nănglượng tốn kém và gây hại môi trường nhằm hướng đến việc phát triển mộtnền công nghiệp nặng theo hướng thân thiện, tiết kiệm và hiệu quả Sử dụngnăng lượng mặt trời - một giải pháp tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môitrường cũng là định hướng trong sự phát triển của công ty Kiên định với triết

lý kinh doanh nhân văn, công ty luôn đề cao chữ tín, tạo ra giá trị thật nhằmmang lại lộc trong thép cho khách hàng Bằng khát vọng tiên phong cùngchiến lược đầu tư - phát triển bền vững, xuyên suốt mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình, VAS - Thép Việt Mỹ luôn hướng đến việc phát triểnmột nền công nghiệp nặng thân thiện với môi trường Công ty luôn cân bằnglợi ích doanh nghiệp với lợi ích xã hội, đóng góp tích cực vào các hoạt độnghướng về cộng đồng, thể hiện tinh thần trách nhiệm công dân và niềm tự hàodân tộc.