Bàn về kế toán chi phí trả trước trong doanh nghiệp

Bàn về kế toán chi phí trả trước trong doanh nghiệp

tổ chức nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, các cán bộ kế toán,kiểm toán và các doanh nghiệp sử dụng lao động kế toán.

Là một nhân viên kế toán tương lai, em muốn góp phần hoàn thiện hệ thống

kế toán của nước ta hiện nay Em đã chọn đề tài “Bàn về kế toán chi phí trả trước trong doanh nghiệp” Chi phí trả trước là chi phí thực tế đã phát sinh

nhưng nó lại được xem như là một loại tài sản và là một khoản mục thuộcbảng cân đối kế toán Tại sao với tên gọi là chi phí nhưng nó lại không giốngnhư các khoản mục chi phí thông thường? Và em cũng muốn tìm hiểu về chiphí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn Với một khoản chi phí trảtrước phát sinh, thì căn cứ vào đâu để cho đó là chi phí trả trước ngắn hạn haychi phí trả trước dài hạn

Bài trình bày của em gồm có 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán chi phí trả trước trong

doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng hạch toán chi phí trả trước trong các doanh nghiệp Phần III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí trả trước trong doanh nghiệp

Chi phí trả trước phân bổ

Chi phí thực tế đã trả trước

Số lần phân bổ (số lần hạch toán)

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ TRẢ

TRƯỚC TRONG DOANH NGHIỆP1.1- Khái niệm chi phí trả trước

- Chi phí trả trước là khoản chi phí phát sinh nhưng thực chất nó là chiphí liên quan đến nhiều kỳ kế toán (tháng, quý, năm) và được phân bổ dần.Như vậy, chi phí trả trước được xem như là một tài sản, và là một khoản mụctrên bảng cân đối kế toán

Cuối kỳ, chi phí trả trước được phân bổ và tính vào chi phí sản xuất, kinhdoanh trong kỳ

Về thực chất, các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến nhiều

kỳ kinh doanh được hạch toán vào chi phí trả trước mà không hạch toán trựctiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phátsinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sởđảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí

1.2- Phương pháp phân bổ chi phí

Về nguyên tắc, việc phân bổ các khoản chi phí trả trước vào chi phítrong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh phải căn cứ vào quy địnhcủa các chuẩn mực có liên quan và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.Nếu như chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành khôngquy định cụ thể về thời gian phân bổ thì phải căn cứ vào tính chất, giá trịkhoản chi phí và thời gian hữu dụng của khoản chi phí đó để xác định thời

gian và tiêu thức phân bổ Tiêu thức phân bổ do doanh nghiệp lựa chọn và xácđịnh Chế độ kế toán doanh nghiệp không quy định tiêu thức phân bổ cho mọiloại chi phí trả trước ở các doanh nghiệp.

Ví dụ:

- Đoạn 48 chuẩn mực kế toán số 04- TSCĐ vô hình quy định: “Chi

phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm chiphí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáophát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chiphí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận làchi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí sảnxuất, kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm”

- Đoạn 12a chuẩn mực kế toán số 10- Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái quy định: “Trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành TSCĐ

của doanh nghiệp mới thành lập, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khithanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để thực hiện đầu tư xâydựng và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi đánh giá lại các khoản mụctiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính được phản ánh luỹ kế, riêng biệttrên Bảng cân đối kế toán Khi TSCĐ hoàn thành đầu tư xây dựng đưa vào sửdụng thì chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựngđược phân bổ dần vào thu nhập hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh trong thờigian tối đa là 5 năm”

- Chế độ kế toán doanh nghiệp quy định:

Tiền thuê nhà, thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục

vụ cho kinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sửdụng đất được phân bổ theo thời gian thuê

Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ,dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân

bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm, căn cứ vào giá trị củacông cụ dụng cụ và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến

♦ Các khoản thuộc loại chi phí trả trước ngắn hạn

- Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trịlớn và công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm

- Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là mộtnăm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.

- Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắnhạn khác được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tàichính hoặc một chu kỳ kinh doanh

- Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được)

- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổcho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong một năm tài chính hoặc một chu kỳkinh doanh

- Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như: lãi tiền vay trả trước, lãi muahàng trả chậm, trả góp, …)

1.3.2) Chi phí trả trước dài hạn

♦ Khái niệm

- Là các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của nhiều niên độ kế toán và việc kết chuyển cáckhoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các niên độ kế toán sau

♦ Các khoản thuộc chi phí trả trước dài hạn

Gồm:

- Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (Quyền sử dụng đất, nhàxưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ chosản xuất, kinh doanh nhiều năm tài chính

- Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục vụ chokinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng

- Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính

- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinhtrong giai đoanh trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm.

- Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn được phép phân bổ cho nhiều năm

- Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận vàoTSCĐ vô hình

- Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật

- Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệpphát sinh lớn được phân bổ cho nhiều năm- Nếu chưa lập dự phòng tái cơ cấudoanh nghiệp

- Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân

sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại

lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều năm tài chính

- Công cụ dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn và bản thân công cụ dụng

cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân bổdần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm

- Chi phí đi vay trả trước dài hạn, như: lãi tiền vay trả trước, hoặc trả lãitrái phiếu ngay khi phát hành

- Lãi mua hàng trả chậm, trả góp

- Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải phân bổ dần

- Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanhnghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phải phân bổnhiều năm

- Số kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và chênh lệch tỷgiá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ củahoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư

- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuêlại là thuê tài chính.

- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuêlại là thuê hoạt động

- Chi phí liên quan đến BĐS đầu tư sau ghi nhận ban đầu không thoảmãn điều kiện ghi tăng nguyên giá BĐS đầu tư nhưng có giá trị lớn phải phân

bổ dần

- Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty công ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hoá doanhnghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh

mẹ Các khoản khác

1.4- Chi phí trả trước ở các nước khác

1.4.1, Kế toán Mỹ

- Chi phí trả trước (Prepaid expenses) là các khoản chi phí thực tế chưa

phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ đểđảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuấtkinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí

- Kế toán Mỹ không phân chia ra chi phí trả trước dài hạn và chi phí trảtrước ngắn hạn, mà chỉ ghi nhận chung là các khoản chi phí trả trước nói chung Một số khoản chi phí trả trước bao gồm:

+ Tiền thuê nhà trả trước (Prepaid rent)+ Tiền bảo hiểm trả trước (Prepaid insurance)+ Chi phí văn phòng phẩm

+ Khấu hao tài sản cố định

…

1.4.2, Kế toán Pháp

- Chi phí trả trước là các chi phí doanh nghiệp đã thanh toán và ghi

nhận vào chi phí trong năm nay, nhưng công tác lao vụ kéo dài sang năm sau

Do đó phải chuyển một phần chi phí sang năm sau để xác định đúng chi phívào kết quả của niên độ Vì vậy cuối năm phải ghi giảm các khoản chi phí này

và phần còn lại là chi phí phát sinh trong niên độ

Cũng giống như hệ thống kế toán Mỹ, kế toán Pháp cũng không phânchia các khoản chi phí trả trước thành chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trảtrước dài hạn

Một số khoản chi phí trả trước gồm:

+ Chi phí thuê nhà, thuê xe, thuê máy móc thiết bị+ Chi phí bảo hiểm

+ Chi phí quảng cáo+ Chi phí văn phòng phẩm+ Chi phí điện nước

+ Chi phí công cụ dụng cụ

…

PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP2.1- Kế toán chi phí trả trước

☻ Chứng từ sử dụng

Có rất nhiều chứng từ liên quan, thường những chứng từ này luânchuyển từ bộ phận kế toán khác chuyển sang Điển hình, như:

- Phiếu chi (mẫu số 02-TT)

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT)

- Hoá đơn bên bán (mẫu số 02GTTT- 3LL)

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu số 07- VT)

- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 03- TSCĐ)

kỳ phát sinh chi phí Từng doanh nghiệp phải xác định và quy định chặt chẽnội dung các khoản chi phí hạch toán vào Tài khoản 142 “Chi phí trả trướcngắn hạn”

- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn vào chi phí sản xuất,kinh doanh từng kỳ hạch toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chiphí mà lựa chọn phương pháp và tiêu thức phù hợp, kế hoạch hoá chặt chẽ

Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước ngắn hạn đã phát

- Các khoản chi phí trả trước

ngắn hạn thực tế phát sinh

Dư Nợ: Các khoản chi phí trả

trước ngắn hạn chưa được tính

vào chi phí sản xuất, kinh

doanh

- Các khoản chi phí trả trước ngắn hạn đã được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ

có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất, kinh doanh

♦ Kết cấu tài khoản

TK 142

TK 111,112,…

TK 153

Chi phí lãi vay trả trước

Chi phí trực tiếp bắt đầu liên quan

đến tài sản thuê tài chính trước

khi nhận tài sản

Xuất dùng công cụ dụng cụ

TK 241

Trả trước tiền thuê TSCĐ hoạt động

Chi phí sửa chữa TSCĐ

♦ Sơ đồ hạch toán

2.1.2-Chi phí trả trước dài hạn

TK sử dụng: TK 242- Chi phí trả trước dài hạn

♦ Nguyên tắc hạch toán

- Chỉ hạch toán vào Tài khoản 242 những khoản chi phí phát sinh cóliên quan đến sản xuất, kinh doanh trên một năm tài chính

- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD từngniên độ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí mà lựachọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.

- Kế toán phải theo dõi chi tiết từng tài khoản chi phí trả trước dài hạn

đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ hạch toán

và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí

- Doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng biệt chênh lệnh tỷ giáhối đoái (lỗ tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB phát sinh trong giai đoạntrước hoạt động chưa phân bổ vào chi phí

- Các khoản chi phí trả trước dài

hạn phát sinh trong kỳ

- Phản ánh số kết chuyển chênh

lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và

chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh

giá lại các khoản mục tiền tệ có

gốc ngoại tệ (lỗ tỷ giá) của hoạt

động đầu tư XDCB (giai đoạn

trước hoạt động) khi hoàn thành

đầu tư để phân bổ dần và chi phí

tài chính

Dư Nợ:

- Các khoản chi phí trả trước dài

hạn chưa tính vào chi phí sản

xuất, kinh doanh trong kỳ

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát

sinh và đánh giá lại các khoản

mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lỗ tỷ

giá) của hoạt động đầu tư XDCB

(giai đoạn trước hoạt động) khi

hoàn thành đầu tư chưa xử lý tại

thời điểm cuối năm tài chính

- Các khoản chi phí trả trước dài hạn đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ

- Phản ánh số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền

tệ có gốc ngoại tệ (Lỗ tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động, khi hoàn thành đầu tư) vào chi phí tài chính trong kỳ

TK 242

♦ Kết cấu tài khoản

Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần

quá lớn phải phân bổ dần

TK 111, 112,

152, 331, 334,… TK 133

Các khoản chi phí trả trước dài hạn phát sinh

Phần lãi trả chậm khi mua TSCĐ theo

phương thức trả chậm, trả góp.

TK 413(4132)

K/C lỗ tỷ giá phát sinh và lỗ tỷ giá do đánh giá

lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của

hoạt động đầu tư XDCB khi hoàn thành đầu tư

TK 623, 627,

632, 641, 642,…

Định kỳ phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí SXKD

TK 635

Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp

Định kỳ phân bổ dần lỗ tỷ giá vào chi phí tài chính

TK 331

♦ Sơ đồ hạch toán

2.2- Kế toán chi phí trả trước ở các nước khác

2.2.1) Kế toán Mỹ

- Tài khoản sử dụng:

Hệ thống kế toán Mỹ không có hệ thống tài khoản kế toán với số hiệu

và tài khoản bắt buộc, điều này có nghĩa là các kế toán viên được quyền đặttên và số hiệu cho các tài khoán sử dụng để phản ánh các đối tượng Việc đặttên tài khoản sử dụng để phản ánh cùng một đối tượng có thể khác nhau giữacác kế toán viên

Vì vậy, các khoản chi phí trả trước có thể được hạch toán vào tài khoản:

“Bảo hiểm trả trước”, “Văn phòng phẩm”,” Thuê tài sản trả trước”,…

- Hạch toán:

Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước, kế toán hạch toán vào tàikhoản chi phí trả truớc và các tài khoản liên quan Cuối kỳ, điều chỉnh cáckhoản trả trước thông qua các bút toán điều chỉnh (adjsusting entries): hạchtoán vào chi phí cho các đối tượng chịu chi phí

Kế toán điều chỉnh chi phí trả trước nhằm 2 mục đích: (1) phản ánhđúng giá trị tài sản Chi phí trả trước trên bảng cân đối kế toán và (2) phản ánhđúng khoản mục chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh

Ví dụ: Hạch toán chi phí bảo hiểm trả trước:

- Khi mua bảo hiểm, ghi:

Nợ TK “Bảo hiểm trả trước”

Có TK “Tiền”

- Định kỳ, khi lập báo cáo, kế toán phải phân bổ một lần phí bảo hiểmđến hạn vào chi phí:

Nợ TK “Chi phí bảo hiểm”

Có TK “Bảo hiểm trả trước”

2.2.2) Kế toán Pháp

- Tài khoản sử dụng: TK 486 – Chi phí ghi nhận trước

Bên Nợ: Chi phí ghi nhận trước chuyển năm sau

Bên Có: Kết chuyển chi phí ghi nhận trước vào chi phí phát sinh trong niên độ.Các Tài khoản liên quan:

+ TK 613 – Chi phí thuê mướn

+ TK 616 – Chi phí bảo hiểm

+ TK 623 – Chi phí quảng cáo

+ TK 606 – Mua vật tư, vật liệu sử dụng ngay,

+ …

- Hạch toán:

Các bút toán hạch toán của hệ thống kế toán Pháp phức tạp hơn hệthống kế toán của nước ta và kế toán Mỹ: khi phát sinh chi phí, hạch toán trựctiếp vào tài khoản chi phí trong kỳ Cuối năm, nếu khoản chi phí đã trả cònliên quan đến năm sau, thì sẽ hạch toán âm các khoản chi phí trong kỳ vàchuyển vào Tài khoản “chi phí ghi nhận trước” Sang đầu năm sau, chuyểnchi phí ghi nhận trước thành chi phí phát sinh của niên độ

Ví dụ: Hạch toán chi phí bảo hiểm:

- Khi phát sinh chi phí trong kỳ:

Nợ TK 616- Chi phí bảo hiểm

Có TK 512- Tiền gửi ngân hàng

Có TK 531- Tiền mặt

- Cuối năm, nếu chi phí bảo hiểm còn liên quan đến năm sau:

Nợ TK 486- Chi phí ghi nhận trước

Có TK 616- Chi phí bảo hiểm