Câu 1: Trình bày khái niệm, đặc diểm của tài liệu lưu trữ. Lấy ví dụ minh họa Câu 2: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện chính trị. VD Câu 3: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kinh tế. VD Câu 4: Trình bày vai trò của tài tài liệu lưu trữ đối với phương diện khoa học. VD Câu 5: Trình bày vai trò của tài tài liệu lưu trữ đối với phương diện VHXH. VD Câu 6: Trình bày nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Câu 7: Trình bày khái niệm, thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Câu 8: Trình bày điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan. VD Câu 9: Trình bày tính chất của công tác lưu trữ Câu 10: Phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ đối với một cơ quan, tổ chức cụ thể Câu 11: Phân tích nội dung hoạt động quản lý của công tác lưu trữ Câu 12: Phân tích nội dung hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ Câu 13: Phân biệt giữa tài liệu lưu trữ với các nguồn tư liệu khác (sách, báo, tạp chí). VD Câu 14: Trình bày nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Câu 15: Trình bày nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Câu 16: Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Câu 17: Trình bày trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Câu 18: Trình bày trách nhiệm của trưởng đơn vị đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Câu 19: Trình bày trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với việc thực hiện thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan tổ chức Câu 20: Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của một cơ quan, tổ chức và xác định vị trí của lưu trữ cơ quan trong sơ đồ đó Câu 21: Vẽ và phân tích sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở VN hiện nay Câu 22: Vẽ và phân tích sơ đồ tổ chức mạng lưới kho lưu trữ của nước ta Câu 23: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Câu 24: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu Câu 25: Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan Câu 26: Trình bày khái niệm, mục đích của việc thống kê trong công tác lưu trữ Câu 27: Trình bày yêu cầu, nguyên tắc của việc thống kê trong CTLT Câu 28: Phân tích khái niệm, yêu cầu của việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Câu 29: Phân tích mục đích của việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Câu 30: Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ do vật mang tin, chất liệu ghi tin, kỹ thuật ghi tin Câu 31: Trình bày nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ do điều kiện bảo quản và sử dụng Câu 32: Hãy xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan. Liên hệ với trường ĐHNVHN Câu 33: Trình bày tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu trong xác định giá trị tài liệu của 1 cơ quan, tổ chức cụ thể Câu 34: Trình bày tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin của tài liệu trong xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức cụ thể Câu 35: Trình bày tiêu chuẩn tác giả của tài liệu trong xác dịnh giá trị tài liệu của một cơ quan, tổ chức cụ thể Câu 36: Hãy tham mưu cho hiệu trưởng trường ĐHNVHN soạn thảo quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Bài thi tuyển sinh, bài thi tốt nghiệp) Câu 37: Hãy xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị của một cơ quan Bộ Câu 38: Hãy chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu cho phông lưu trữ UBND (phường, thị trấn) cụ thể (trong trường hợp tài liệu đã được lập hồ sơ) Câu 39: Tham mưu cho hiệu trưởng trường NVHN về việc xây dựng kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu phông lưu trữ của trường Câu 40: Phân tích sự cần thiết của việc đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại 1 lưu trữ lịch sử cụ thể Câu 41: Phân tích sự cần thiết của việc hiện đại hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại 1 lưu trữ lịch sử cụ thể Câu 42: Phân tích mục đích, ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đv 1 cq tổ chức cụ thể Câu 43: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc. Trình bày trách nhiệm của cán bộ phụ trách phòng đọc Câu 44: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Trình bày tóm tắt quy trình triển lãm tài liệu lưu trữ Câu 45: Phân biệt giữa trưng bày và triển lãm TLLT. VD Câu 46: Trình bày cụ thể quy trình cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ Câu 47: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức xuất bản ấn phẩm lưu trữ . Nêu tên 3 xuất bản phẩm lưu trữ gần đây mà em biết Câu 48: Phân tích ưu điểm và hạn chế của hình thức thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ. Trình bày tóm tắt quy trình thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ.
Trang 1Chương 1:
Câu 1: Trình bày khái niệm, đặc diểm của tài liệu lưu trữ Lấy ví dụ minh họa
* Kn: Là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
* Đặc điểm:
- Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan tổ chức và cá nhân: Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của một nhà nước, một cơ quan hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình vận động không ngừng của tự nhiên và xã hội đã xảy ra trong quá khứ
- TLLT có tính chính xác cao: TLLT là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của vănbản tài liệu Để được gọi là bản chính, bản gốc, bản sao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu theo luật định về hình thức và thể thức trình bày như: chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê, các ghi chú… của người có thẩm quyền trong quá trình xử lý
- TLLT có nguồn gốc xuất xứ: Chúng là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các
cơ quan trong quá trình thực thi những chức năng , nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp quy định Chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước , bí mật kinh doanh và bí mật đời tư nếu bụ hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không thể thay thế được , không thể làm lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường Bởi vậy chúng cần được bảo quản theo quy định và việc nghiên cứu sử dụng cũng phải tuân theo những điều khoản do luật pháp quy định
- TLLT được nhà nước quản lý tập trung thống nhất: do những đặc điểm nêu trên chúng được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất TLLT là đối tượng được nhà nước thuộc diện được nhà nước thống kê , thu thập, bảo quản và sử dụng theo một chế độ thống nhất do luật định
VD: TLLT thùy theo mức độ giá trị sẽ được bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ cấp tỉnh hoặc tại lưu trữ cấp huyện và cấp xã
Câu 2: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện chính trị VD
Trang 2-Có ý nghĩa chính trị sâu sắc Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào các giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị cho mình.VD: Thời cổ đại, gới chủ Hi Lạp và La Ma đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu , coi kho lưu trữ là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống trị của chúng.
Dưới chế độ TBCN, giai cấp tư bản cầm quyền đã sử dụng TLLT vào mục đích áp bức bóc lột giai cấp công nhân , đàn áp các cuộc chiến tranh của quần chúng, gây chiến tranh xâm lược Ngược lại, giai cấp vô sản bằng mọi cách sử dụng nguồn TLLT để làm chứng
cứ vạch trần bản chất thối nát của chế độ tư bản, bảo vệ lợi ích giai cấp, thức tỉnh và nângcao ý chí đấu tranh cách mạng của công nhân và nhân dân lao động
Câu 3: Trình bày vai trò của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kinh tế VD
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng TLLT có thể manglại hiệu quả kinh tế to lớn, bởi TLLT chứa nhiều thông tin về kinh tế, kỹ thuật rất cần thiết với nhiều ngành kinh tế của đất nước Đó là những tài liệu phản ánh tình hình kinh
tế chung , tình hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương, từng ngành cụ thể, các
đồ án thiết kế, các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài liệu về điều tra tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng thủy văn , các báo cáo và công trình nghiên cứu KHKT
Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng chiến lược kinh tế, quy hoạch, kế hoạch kinh tế được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế và chếtạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho những sáng chế và phát minh mới có giá trị
Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng các công trình bị hư hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá Do đó mà giảm nhiều công sức của cán bộ, công nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác của nhà nước
Câu 4: Trình bày vai trò của tài tài liệu lưu trữ đối với phương diện khoa học VD
Có ý nghĩa KH rất rõ nét Trong nghiên cứu KHTN và KHXH đều cần sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với việc nghiên cứu lịch sử
Bất cứ TLLT nào cũng mang những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra nó Nghiên cứu TLLT của 1 thời kỳ hoặc một giai đoạn ls sẽ cho phép các nhà
Trang 3lịch sử vẽ lại được bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó một cách chính xác Do vậy, TLLT là cơ sở sử liệu quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, ls đảng, ls kt, văn hóa, tư tưởng và ls của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói riêng.
Bất cứ cơ quan nào trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến TLLT hoặc dùng làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc tìm những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ chương, chính sách, đề ra các quyết định về quản
lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa anh hùng cách mạng
Câu 5: Trình bày vai trò của tài tài liệu lưu trữ đối với phương diện VH-XH VD
Trong kho tàng VH của dt Việt Nam, tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu, phản ánh trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử
TLLT giúp kế thừa và phát huy những tinh hoa văn hóa mà cha ông ta trải qua bao thế hệ
đã hun đúc nên và để lại
TLLT rút ra được nhiều thông tin bổ ích trong việc giáo dục truyền thống CM, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới XHCN, nền KHKT tiên tiến, nền VH nghệ thuật cách mạng giàu tính dân tộc
TLLT đã trở thành di sản văn hóa không chỉ của dt ta mà của cả nhân loại: Bia tiến sỹ ở QTG (HN), Mộc Bản, Châu bản triều Nguyễn…
Câu 6: Trình bày nội dung cơ bản của công tác lưu trữ
-Kn: Là một hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, pháp chế
và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 4+ Nghiệp vụ LT: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Câu 7: Trình bày khái niệm, thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
-Thành phần: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thâncủa Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội
+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch
sử của đất nước
(Điều 02-Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13)
Câu 8: Trình bày điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan VD
-Kn: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức,được lựa chọn bảo quản trong một kho lưu trữ
-Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan: Phông lưu trữ cơ quan được thành lập thôngthường có 4 điều kiện sau:
+Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, trong đó quy định rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan đó (đây
là điều kiện quan trọng nhất)
Trang 5+Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ
+Cơ quan có tài khoản riêng (có ngân sách, độc lập trong giao dịch, thanh quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng)
+Có văn thư và con dấu cơ quan riêng
Tuy nhiên, trong thực tiễn có thể có những cơ quan, tổ chức thiếu một trong các điều kiệntrên, nhưng vẫn có thể thành lập phông lưu trữ vì thành phần nội dung tài liệu có giá trị đối với dân tộc, với địa phương và điều cơ bản là cơ quan, tổ chức đó hoạt động độc lập.VD: Phông lưu trữ Bộ NV, phông lưu trữ Trường ĐHNVHN…
Câu 9: Trình bày tính của công tác lưu trữ
Câu 10: Phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ đối với một cơ quan, tổ chức cụ thể Câu 11: Phân tích nội dung hoạt động quản lý của công tác lưu trữ
Câu 12: Phân tích nội dung hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ
Câu 13: Phân biệt giữa tài liệu lưu trữ với các nguồn tư liệu khác (sách, báo, tạp chí) VD
Chương 2:
Câu 14: Trình bày nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
-Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia VN: tài liệu lưu trữ là di sảnvăn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của Nhà nước
-Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định pháp luật
-Tài liệu phông lưu trữ quốc gia VN được Nhà nước thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý
Câu 15: Trình bày nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
a)Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ:
-Quan điểm:
Trang 6Phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế xã hội
Thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ
Phải có tầm nhìn dài hạn và lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạnPhù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn, nghiệp vụ, KHCNghệ về CTLT
-Mục tiêu:
Quản lý thống nhất CTLT trên phạm vi cả nước; bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệulưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Định hướng sự phát triển của CTLT nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các
cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ nguồn lực cho quá trình đầu tư, phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kt-xh
Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về CTLT; làm căn cứ cho các
cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
b)Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản QPPL về CTLT
-Luật lưu trữ: Là văn bản do quốc hội ban hành, quy định các vấn đề cơ bản thuộc lĩnh vực lưu trữ
-Pháp lệnh: Là văn bản do UBTVQH ban hành, trong đó quy định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét, quyết định ban hành luật
-Nghị định: Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của UBTVQH, lệnh, quyết định của chủ tịch nước Nghị định thuộc thẩm quyền ban hành của chính phủ
-Thông tư: thông tư của Bộ trưởng , Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ được ban hành để quyđịnh các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ, cơ quan ngang bộ
c)Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định
-Cơ quan, tổ chức ở tw tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở tw
Trang 7-Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh
-Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện
d) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở cơ quan, tổ chức Trình
độ cán bộ tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong CTLT
*31/10/2014, BNV ban hành TT số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chứcdanh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành
-Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ: Thành lập phòng VTLT thuộc văn phòng Biên chế: trưởng phòng, các phó trưởng phòng, 1 số các bộ công chức , viên chức.cc,vc phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch viên chức lưu trữ theo quy định của pháp luật
-Chi cục VTLT cấp tỉnh thuộc sở nội vụ cấp tỉnh: chi cục trưởng, không quá 2 chi cục phó Biên chế do UBND quy định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của sở nội vụ
-ĐV cấp huyện: Phòng nv bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nv tham mưucho UBND cấp huyện quản lý về CTVTLT cấp huyện Biên chế công chức chuyên trách làm VTLT do phòng nv bố trí trong biên chế được giao
*Vấn đề đào tạo nguồn nhân lực làm CTLT: Trường DHNVHN, KHXHNH, HVHC… đại học, cao đăng…
e)Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pl về CTLT
Công tác thanh tra, kiểm tra ttrong ngành lưu trữ do thanh tra bộ nv đảm nhận duwjca theo quy định của pl về CTLT Hàng năm thanh tra BNV tiến hành thanh tra, kiểm tra các
cơ quan lưu trữ từ tw đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pl tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với lãnh đạo BNV
Ê) Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ
Quy định tại điều 40-Luật lưu trữ 2011
Trang 8Câu 16: Trình bày nội dung quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong viejc ban hành quản lý và xử lý vb
Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sd lâu dài
-Đối tượng xd:
Công chức, viên chức, nhân viên phụ trách CTLT của cqtc soạn thảo dự thảo vb cần ban hành
Các cán bộ, nhân viên của các đơn vị có liên quan tham gia góp ý cho dự thảo
Lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan ký phát hành văn bản
-Phạm vi áp dụng: áp dụng trong nội bộ cqtc
-Căn cứ để xd Quy chế:
Vb quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và củacác đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức
Vb pháp luật và vb hướng dẫn nghiệp vụ
Quy chế CTVTLT của cơ quan tổ chức cấp trên
-Quy trình xd:
Tập hợp văn bản
Rà soát những quy định phù hợp đv cơ quan, tổ chức
Nghiên cứu thông tư số 04/2013/TT-BNV 16/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế CTVTLT của cơ quan, tổ chức
Soạn thảo quy chế
Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị
Trang 9Tổng hợp, hoàn thiện bản thảo
Câu 18: Trình bày trách nhiệm của trưởng đơn vị đối với việc thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Trưởng các đơn vị chức năng (phòng, ban ), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư,lưu trữ
Câu 19: Trình bày trách nhiệm của người làm lưu trữ đối với việc thực hiện thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan tổ chức
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về vănthư, lưu trữ
Câu 20: Vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của một cơ quan, tổ chức và xác định vị trí của lưu trữ cơ quan trong sơ đồ đó
Câu 21: Vẽ và phân tích sơ đồ hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở VN hiện nay
Câu 22: Vẽ và phân tích sơ đồ tổ chức mạng lưới kho lưu trữ của nước ta
Trang 10Chương 3:
Câu 23: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ
-Kn:Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (luật lưu trữ 2011)
-Mục đích, ý nghĩa:
Thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả
Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu phân tán, xé lẻ Nhiều tài liệu quý giá bị mất mát hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của nhà nước Chính vì thế thu thập và bổ sung tài liệu là 1 nhiệm vụ thường xuyên và tất yếu của các lưu trữ cơ quan vàlưu trữ lịch sử Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nóichung
Câu 24: Trình bày mục đích, ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu
-Kn: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị (Luật lưu trữ 2011)
Câu 25: Trình bày khái niệm, mục đích phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan Câu 26: Trình bày khái niệm, mục đích của việc thống kê trong công tác lưu trữ
-Kn: Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần , số lượng tài liệu theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê
-Mục đích:
Thống kê tài liệu lưu trữ giúp cơ quan, tổ chức và cơ quan quản lý ngành nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, để có cơ sở xây dựng kế hoạch thu thập, tu bổ, phục chế cũng như tiêu hủy tài liệu hết giá trị, nhằm đảm bảo chất lượng phông lưu trữ