Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước việt nam

Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan quản lý hành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2017

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 62 34 04 03

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

1 TS Nguyễn Thị Liên Hương

2 PGS TS Nguyễn Minh Mẫn

HÀ NỘI, 2017

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác./

Tác giả

Nguyễn Thị Lan Anh

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được rất nhiều sự ủng

hộ, giúp đỡ mà nếu không có sự hỗ trợ nhiệt tình đó, tôi không thể hoàn thành luận án

Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy, cô trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và luôn tiếp thêm sức mạnh, niềm tin cho tôi: PGS.TS Nguyễn Minh Mẫn và TS Nguyễn Thị Liên Hương

Tôi chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, góp ý, cung cấp thông tin, số liệu… của các lãnh đạo, chuyên gia, thầy cô, đồng nghiệp và bạn bè Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Khoa Sau đại học, Ban Thanh tra Giáo dục - Đào tạo, các khoa, ban, đơn vị có liên quan của Học viện; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các đơn vị thuộc Cục; Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; Văn phòng các bộ, các cơ quan trung ương, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi tôi đã thực hiện khảo sát trong quá trình viết luận án

Do điều kiện nghiên cứu thực tế và do khả năng nghiên cứu của tác giả, luận án không tránh khỏi một số hạn chế, thiếu sót Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và người đọc Những ý kiến quý báu đó sẽ giúp tác giả nhận thấy những điểm cần sửa chữa, bổ sung và có thêm kinh nghiệm trên con đường nghiên cứu tiếp theo Xin trân trọng cảm ơn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Nguyễn Thị Lan Anh

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu 8

6 Đóng góp khoa học của luận án 9

7 Cấu trúc của luận án 10

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 12

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 12

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 12

1.1.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài 21

1.1.3 Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu 34

1.2 Những vấn đề luận án cần giải quyết 36

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 38

2.1 Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước 38

2.1.1 Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước 38

2.1.2 Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 42

2.1.3 Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 48

2.2 Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước 52

2.2.1 Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ 52

2.2.2 Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước 66

2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 72

2.3.1 Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả 72

2.3.2 Các nội dung và tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu 76

Chương 3 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 88 3.1 Quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ 88

3.1.1 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ 90

3.1.2 Đối tượng được quyền sử dụng tài liệu lưu trữ 91

3.1.3 Trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ 93

3.2 Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay 95

3.2.1 Đặc điểm hình thành, thành phần và nội dung tài liệu 95

3.2.2 Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu 107

4.1 Bối cảnh và định hướng 130

4.1.1 Bối cảnh 130

1.2 Định hướng 137

4.2 Các giải pháp chủ yếu 139

4.2.1 Các giải pháp chung 139

4.2.1.1 Hoàn thiện hệ thống thể chế về công tác văn thư, lưu trữ 139

4.2.1.2 Kiện toàn về mặt tổ chức lưu trữ 143

4.2.1.3 Bảo đảm yêu cầu chất lượng nhân lực hành chính và nhân lực lưu trữ 145 4.2.1.4 Đầu tư tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật 148

4.2.1.5 Ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 149

4.2.2 Giải pháp cụ thể 151

4.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp 154

KẾT LUẬN 158 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

- Danh mục một số văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các bộ, cơ quan ngang bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, giai đoạn 2010 – 2016

- Một số phiếu khảo sát thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

ICA : The International Council on Archives (Hội đồng Lưu

trữ quốc tế) EASTICA : East Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Á của Hội

đồng Lưu trữ quốc tế) PARBICA : Pacific Regional Branch (Chi nhánh Thái Bình Dương

của Hội đồng Lưu trữ quốc tế) SARBICA : Southeast Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Nam

Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế)

InterPARES : The International Research on Permanent Authentic

Records in Electronic Systems (Nghiên cứu quốc tế về

tính xác thực lâu dài của tài liệu trong hệ thống điện tử)

MOW : Memory of the World (Ký ức thế giới)

UNESCO : The United Nations Educational, Scientific and Cultural

Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp quốc)

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần tạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do đặc điểm tính pháp lý, độ chân thực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn bản vừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện giải quyết công việc, đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung và của công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn nói riêng Việc tạo lập, quản lý văn bản, hồ sơ cũng như lựa chọn, sử dụng tài liệu lưu trữ gắn liền với quy trình thực thi nhiệm vụ, quản lý, điều hành và thuộc về trách nhiệm công vụ của công chức Chứa đựng những thông tin quá khứ về mọi hoạt động của cơ quan nhà nước trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội,

an ninh, quốc phòng tài liệu lưu trữ giúp quá trình xây dựng, ban hành văn bản; tổ chức thực hiện; tổng kết, đánh giá; kiểm tra, thanh tra trong quá trình hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước bảo đảm tính khoa học, hợp lý, khả thi và hiệu lực, hiệu quả trên cơ sở kế thừa các thành tựu, tinh hoa, rút kinh nghiệm từ những bài học lịch sử Sự cần thiết tất yếu khách quan trong việc sử dụng thông tin quá khứ để kết nối, thống nhất, hài hòa với hiện tại và tương lai càng có ý nghĩa và vai trò quan trọng đối với yêu cầu xây dựng một nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch, công khai, dân chủ, phục vụ nhân dân, phù hợp với bối cảnh trong nước và quốc tế

Đối với yêu cầu hiện đại hoá, cải cách nền hành chính nhà nước, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch

vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; đơn giản, cải cách thủ tục hành chính trong từng cơ quan hành chính, giữa các cơ quan hành chính nhà nước và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân Khi xây dựng

chính phủ điện tử, theo quan điểm cải cách hành chính và hoàn thiện các vấn

đề liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước, một trong những nội dung cần xem xét để đơn giản hóa thủ tục hành chính là các quy trình công việc và quy trình xử lý thông tin cũng như kết quả của các quá trình đó với sự hỗ trợ của phương tiện điện tử để đảm bảo mối quan hệ nội bộ, tạo ra một cơ chế thống nhất, chia sẻ thông tin, tin tưởng lẫn nhau trong quá trình giải quyết công việc cho công dân, tổ chức và kiểm soát lẫn nhau giữa các cơ nhà nước

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, bên cạnh các loại tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử đang được hình thành với khối lượng lớn trong hoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức; yêu cầu của xã hội về sử dụng các phương tiện, tài liệu, thông tin điện tử ngày càng phổ biến Với việc sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin, việc tổ chức và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin, trong đó có tài nguyên thông tin lưu trữ đã trở nên thuận lợi rất nhiều Tuy nhiên, điều đó còn đặt ra vấn đề mà không chỉ Việt Nam mà cả thế giới phải đối mặt: tính an toàn, độ xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử trong điều kiện công nghệ thay đổi liên tục Bối cảnh toàn cầu hoá của các quốc gia cũng đòi hỏi nền hành chính của mỗi nước phải theo kịp sự phát triển chung trong thời đại thông tin, đặc biệt mô hình quản trị nhà nước tốt được xem như một cách tiếp cận mới ở nhiều nước, theo đó quản trị tốt đòi hỏi lưu trữ hồ sơ tốt, đáp ứng yêu cầu của nền hành chính phục vụ, minh bạch, tuân thủ pháp luật; đồng thời gìn giữ ký ức thế giới, đối phó với nguy

cơ mất thông tin, hình ảnh, bộ nhớ về quá khứ bằng việc bảo tồn những di sản

tư liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ

Ở Việt Nam, thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn chưa thực sự hiệu quả Việc lập hồ sơ và sử dụng văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan

còn là một trong những điểm yếu cơ bản mà hầu hết các cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức chưa khắc phục được Tình trạng này dẫn đến việc thu thập, bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu không thực hiện được hoặc thực hiện không đầy đủ, ít tác dụng Theo thống kê về mục đích sử dụng tài liệu tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, việc tra tìm, khai thác tài liệu để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan không nhiều Trong hoạt động quản lý, điều hành, ba nguồn thông tin cơ bản thiết yếu cần được sử dụng là thông tin hiện tại, thông tin dự báo và thông tin quá khứ Việc thiếu hoặc sử dụng không hiệu quả một trong ba nguồn thông tin đó phần nào làm hạn chế chất lượng hoạt động, ảnh hưởng đến quá trình cải cách hành chính nhà nước cũng như chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá nền hành chính phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế của Việt Nam Nhằm đánh giá thực trạng, phân tích nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tác giả chọn vấn đề

“Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam” làm đề tài luận án

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu:

Xây dựng luận cứ nhằm định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Luận giải mục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước;

+ Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng luận cứ định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các

cơ quan hành chính nhà nước

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan quản lý hành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

+ Phạm vi không gian

Khảo sát thực tế ở một số cơ quan hành chính nhà nước trung ương và cấp tỉnh như Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tổng cục Thống kê, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội, Bộ Công an, Bộ

Y tế; Văn phòng Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ các tỉnh Hà Giang, Hòa Bình, Nam Định, Hải Dương, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Lâm Đồng, Khánh Hòa thành phố Hải Phòng, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh

Tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau đây:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Để phục vụ cho mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả thực hiện việc thu thập, phân tích, đối chiếu, so sánh thông tin các nguồn tài liệu tham khảo, trên cơ sở đó tổng hợp các thành tựu lý thuyết, các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm Để nắm vững về các chủ trương, chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu, tác giả hệ thống hóa, cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Phương pháp nghiên cứu thực tế

Do yêu cầu và tính chất của đề tài nên để thực hiện luận án, tác giả đã chú ý sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tế Đối tượng được lựa chọn để thực hiện việc điều tra, khảo sát là các công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước – những người trực tiếp tạo lập, sử dụng và quản lý tài liệu cũng như chỉ đạo, quản lý thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực công tác có liên quan nhiều đến việc sử dụng tài liệu Các phương pháp cụ thể được sử dụng: phát phiếu điều tra, khảo sát, thu thập số liệu qua các báo cáo, sổ sách ghi chép của công chức, phỏng vấn trực tiếp, sử dụng ý kiến chuyên gia

Phát phiếu điều tra, khảo sát: Bao gồm các công việc như xây dựng nội dung, kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích, tổng hợp, đánh giá các phiếu khảo sát đối với các công chức quản lý và công chức chuyên môn tại một số cơ quan hành chính nhà nước cấp trung ương và cấp tỉnh

Do không có điều kiện điều tra tổng thể, toàn diện nên tác giả đã sử dụng phương pháp điều tra chọn mẫu, lựa chọn đối tượng điều tra đủ để mang tính đại diện cho việc lấy kết quả nghiên cứu, cụ thể:

Đối tượng điều tra, khảo sát chủ yếu là công chức, viên chức của một

số cơ quan hành chính nhà nước và một số đơn vị sự nghiệp công lập, trong

đó bao gồm bộ đa ngành, đa lĩnh vực; bộ có nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh; bộ có nhiều đơn vị sự nghiệp công lập; bộ có ít các đơn vị sự nghiệp

công lập hoặc ít các đơn vị kinh tế Đối tượng khảo sát chủ yếu là công chức quản lý, công chức chuyên môn nghiệp vụ, ngoài ra còn có viên chức quản lý hành chính, viên chức nghiên cứu xây dựng chế độ, chính sách phục vụ hoạt động quản lý nhà nước

Về phạm vi, các cơ quan được lựa chọn để điều tra, khảo sát bao gồm

cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh; đại diện các khu vực bắc, trung, nam Về kết quả điều tra, khảo sát, bên cạnh các nội dung

đã được trình bày trong nội dung luận án, do số lượng nhiều nên trong phần phụ lục tác giả chỉ đưa một số phiếu khảo sát mang tính đại diện

Phỏng vấn trực tiếp: Trong các đợt đi công tác, giảng dạy, tác giả thực hiện việc phỏng vấn trực tiếp đối với các công chức quản lý, công chức chuyên môn và những người làm công tác văn thư, lưu trữ về các nội dung liên quan đến đề tài luận án

Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản thảo luận án, tác giả chú trọng việc xin ý kiến các chuyên gia về lĩnh vực hành chính và lưu trữ

Về kết quả phỏng vấn, xin ý kiến chuyên gia theo phương pháp đặt câu hỏi, chủ đề trực tiếp và gián tiếp, tác giả đã phân tích, xử lý thông tin, tổng hợp và kết hợp với các thông tin qua phiếu điều tra, từ đó đưa ra những nội dung đánh giá tại phần đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu Ngoài số liệu báo cáo của các cơ quan, tác giả đã nắm bắt thực tế qua các chuyên viên quản lý

và làm nghiệp vụ trực tiếp để phân tích số liệu, ví dụ nếu chỉ dựa vào kết quả trên báo cáo về số lượt người khai thác sử dụng tài liệu thì chưa rõ đối tượng đến khai thác tài liệu, tác giả đã hỏi ý kiến các nhân viên phòng đọc, phòng lưu trữ về tình hình độc giả để lấy thông tin về đối tượng, mục đích, loại hình, tần suất sử dụng tài liệu…

- Các phương pháp khác: Cùng với các phương pháp nêu trên, tác giả thường xuyên kết hợp các phương pháp hệ thống, thống kê, lịch sử, so sánh,

phân tích khi nghiên cứu các nội dung của đề tài, đặc biệt là phân tích, tổng hợp kinh nghiệm và cập nhật thực tiễn công tác chuyên môn

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước? Thực

tế hiện nay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam đã thật sự được các nhà quản lý coi trọng; đã được công chức, viên chức thực hiện hiệu quả hay chưa? Dựa trên cơ sở nào luận án có thể đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước?

Quản lý hành chính là nhiệm vụ trọng yếu của cơ quan hành chính nhà nước Tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, nội dung chứa đựng thông tin trực tiếp (thông tin cấp I), là thông tin chính xác, có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao Thông tin, trong đó có thông tin văn bản, thông tin tài liệu lưu trữ là căn cứ, dữ liệu để triển khai thực hiện nhiệm vụ của quản

lý hành chính Cùng với các yếu tố quyền lực, con người, tổ chức bộ máy và nguồn lực vật chất, thông tin là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước Việc sử dụng thông tin quá khứ cùng với thông tin hiện tại, thông tin dự báo là sự cần thiết tất yếu khách quan để phục vụ quản lý, quản trị, điều hành cơ quan, tổ chức

Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả chưa cao Nguyên nhân chủ yếu là cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu chính xác về tính chất của tài liệu lưu trữ, vai trò, giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ dối với hoạt động của cơ quan

Đối với người đứng đầu cơ quan, do chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan; chưa chấp hành nghiêm túc quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nên việc chỉ

đạo triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực tế

Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và nghiệp vụ

về văn thư, lưu trữ; do cơ quan không có hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc thực hiện trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đúng quy định, đặc biệt là việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ trong hoạt động tham mưu, tham gia thực hiện quá trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý chưa được coi trọng

Việc khảo sát thực tế, tìm ra những hạn chế, bất cập và xác định chính xác các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả

là căn cứ để đề xuất các giải pháp, một phần quan trọng của luận án Các giải pháp sẽ hướng tới việc phục vụ nền hành chính theo xu hướng và yêu cầu tất yếu của hành chính công mới và đóng góp tích cực trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước

6 Đóng góp khoa học của luận án

- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận án góp phần bổ sung lý luận về giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những điều kiện cần thiết đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước

- Về mặt thực tiễn

+ Luận án đã làm rõ, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm chất lượng của các quyết định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trong quá trình triển khai các hoạt động quản lý hành chính; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động, rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính

+ Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, có thể thấy, so với vai trò và sự cần thiết, việc sử dụng tài liệu trên thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Tình trạng phổ biến ở các cơ quan là chưa có đầy đủ các yếu tố như

sự chỉ đạo sát sao, quyết liệt của lãnh đạo; ý thức của công chức chuyên môn; biên chế và trình độ công chức lưu trữ; các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ để hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập

hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt Sự thay đổi để hoạt động sử dụng tài liệu có hiệu quả là cấp thiết trước khi quá muộn nhằm nâng cao năng lực của nền hành chính, phát triển đất nước và giữ gìn lịch sử làm nền tảng vững chắc cho tương lai

+ Trên cơ sở những định hướng sử dụng tài liệu trong bối cảnh thời đại

và xu hướng phát triển của đất nước, của thế giới, luận án xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Theo đó, để các giải pháp này đạt được kết quả, cần có

sự phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi cơ quan hành chính nhà nước trong việc nâng cao nhận thức, ý thức công vụ của đội ngũ công chức và tổ chức thực hiện, chấp hành nghiêm túc các quy định về thực hiện chức năng nhiệm

vụ nói chung, về quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu nói riêng; của cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ, về công tác văn thư, lưu trữ trong việc xây dựng các văn bản pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; của các cơ sở đào tạo trong việc đẩy mạnh nghiên cứu, xây dựng chương trình và giảng dạy về các kiến thức, kỹ năng quản lý, sử dụng đối với thông tinvăn bản, tài liệu lưu trữ

7 Cấu trúc của luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận án gồm có 4 chương:

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

Đây là chương trình bày tổng quan về những vấn đề đã được nghiên cứu liên quan đến đề tài luận án ở trong nước và nước ngoài Trên cơ sở những đánh giá chung về tình hình nghiên cứu, tác giả xác định những nhiệm

vụ chính mà luận án cần giải quyết

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Để có căn cứ lý luận cho sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, chương này trình bày về hoạt động quản lý hành chính nhà nước; về tài liệu lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ; về

sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

Chương 3 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chương 3 là chương trình bày căn cứ thực tiễn về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Theo đó, trong chương

3 đề cập đến các nội dung như quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc điểm hình thành tài liệu từ hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay

Chương 4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Là chương cuối cũng là chương thể hiện mục đích nghiên cứu của luận

án, chương 4 trình bày bối cảnh và định hướng nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; xây dựng các giải pháp và điều kiện để các giải pháp đó có thể thực hiện

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

1.1.1.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ

Sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình công việc có sự liên quan, kế thừa và gắn kết chặt chẽ với nhau của ba nghiệp vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của công tác lưu trữ; đồng thời

được coi là thước đo đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ

Tại các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở trung ương, địa phương, để phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ trên mọi lĩnh vực, chủ

đề sử dụng tài liệu lưu trữ được thảo luận tại các hội nghị, hội thảo; là đối tượng nghiên cứu của các đề tài, công trình khoa học được triển khai, nghiệm thu và ứng dụng Tại các cơ sở đào tạo, một số đề tài, công trình khoa học ở cấp đào tạo trình độ thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành lưu trữ và chuyên ngành có liên quan đã nghiên cứu về nội dung sử dụng tài liệu, đồng thời đây cũng là một trong các vấn đề được đề cập trong nhiều bài viết trên các tạp chí, các trang thông tin điện tử về văn thư, lưu trữ, về quản lý nhà nước, về lịch sử…

Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ

Theo Kỷ yếu “Các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước từ 1962 đến 2012”, trong số hơn 90 đề tài, công trình nghiên cứu về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, chỉ có rất ít đề tài khoa học cấp

bộ đề cập đến vấn đề về sử dụng tài liệu, trong đó chủ yếu tập trung vào nguyên tắc, phương pháp tổ chức sử dụng tài liệu hoặc việc tổ chức sử dụng

một khối tài liệu cụ thể hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, chẳng hạn:

- Đề tài “Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu bản triều Nguyễn” do TS Phan Đình Nham làm chủ nhiệm năm

1991 đã khảo sát số lượng, chất lượng, nghiên cứu về lịch sử, đặc điểm, vai trò của Châu bản triều Nguyễn để đề ra biện pháp bảo quản an toàn và tổ chức

sử dụng hiệu quả loại tài liệu này

- Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” do TS Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm năm 2002 đưa ra những lý do phải đổi mới công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đó là: vai trò của tài liệu lưu trữ với tư cách là nguồn lực thông tin quá khứ, có ý nghĩa đặc biệt trong bảo vệ và xây dựng đất nước; nhu cầu

sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội và trình độ phát triển về nghiệp vụ và cơ sở vật chất kỹ thuật trong ngành lưu trữ; phẩm chất những người làm công tác phục vụ sử dụng tài liệu Trên cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như thành phần và nội dung tài liệu, các thủ tục hành chính và hình thức sử dụng tài liệu, đề tài đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm này, trong đó có việc tối ưu hóa thành phần tài liệu phục

vụ tất cả các nhu cầu sử dụng của Nhà nước, của xã hội

Trong hoạt động lưu trữ ở các bộ, ngành, địa phương, công tác nghiên

cứu khoa học dù mới đạt được kết quả khiêm tốn song đã bước đầu được quan tâm Trong số các đề tài nghiên cứu cấp bộ, cấp tỉnh có liên quan đến công tác sử dụng tài liệu, có thể kể đến các đề tài như “Thực trạng và giải pháp tăng cường công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo” năm 2004,

“Khảo sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa học xã hội Việt Nam về việc quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2007,

“Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất nâng cao chất lượng thu thập, xử lý, khai thác tài liệu lưu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư” năm 2010, “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu nhà nước tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam” năm 2012, “Nghiên cứu những luận cứ khoa học, đề xuất các giải pháp để thực hiện chế độ giao nộp, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và nghiên cứu khoa học của các cơ quan thuộc thành phố Hà Nội trong giai đoạn mới” năm 2001 Các đề tài này không tập trung riêng vào tổ chức sử dụng tài liệu

mà trên cơ sở nghiên cứu tổng thể những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại đơn vị, đề xuất các hướng giải quyết nhằm nâng cao chất lượng công tác này, trong đó có mục đích đồng thời là khâu nghiệp vụ cuối cùng của hoạt động lưu trữ là hiệu quả sử dụng tài liệu

Các luận văn thạc sỹ

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương” của tác giả Hà Văn Huề năm 2002 nghiên cứu về thực trạng và

đề xuất định hướng, biện pháp tăng cường hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử địa phương ở cấp tỉnh

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ” của tác giả Trần Phương Hoa năm 2007 nghiên cứu về thành phần, nội dung, khối lượng và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các phông lưu trữ bộ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các lưu trữ bộ cũng như những người biên soạn lịch sử nhằm giúp hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ đạt hiệu quả cao hơn

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Thực trạng tổ chức khai thác

sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và các giải pháp” của tác giả Đinh Văn Mạnh năm 2009 đã làm rõ vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông, mô tả thực tế công tác khai thác sử dụng loại hình tài liệu này và đề xuất giải pháp nhằm giúp Lưu trữ Bộ và cơ quan quản lý tài liệu kỹ thuật công trình giao thông thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại trong giai đoạn đổi mới và hội nhập quốc tế” của tác giả Nguyễn Anh Thư năm 2010 đã tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lý luận về giá trị của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đánh giá thực tiễn, đề xuất các giải pháp, biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động văn hoá đối ngoại giai đoạn đổi mới và hội nhập quốc tế của nước ta

Các Hội thảo khoa học

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, 1962 – 2007” do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2007 đã tổng kết các mặt hoạt động nghiệp vụ, đặc biệt là hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Đồng thời với việc đánh giá khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã được sử dụng dưới nhiều góc độ và phương diện, mang lại nhiều kết quả, đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Hội thảo cũng rút ra các bài học, đề ra các biện pháp nâng cao chất lượng hoạt động của công tác này

Về “Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ trong 45 năm qua tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I”, tác giả Hà Văn Huề đã giới thiệu về tình hình, đặc điểm

tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm như phòng đọc, thông tin, giới thiệu, trưng bày, triển lãm, công bố tài liệu, biên soạn các ấn phẩm lưu trữ Công tác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã mang lại hiệu quả về kinh tế, về nghiên cứu lịch sử và các mặt hoạt động xã hội khác

Ngoài ra còn có các bài viết chuyên sâu về từng hình thức sử dụng tài liệu, loại hình tài liệu, về vai trò của tài liệu với công tác nghiên cứu như:

“Công tác phòng đọc – từ thời đầu đến những thay đổi và 45 năm trưởng thành ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Lê Huy Tuấn, “45 năm hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đào Thị Diến, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tra tìm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Nguyễn Phương Mai, “Tổ chức khoa học và khả năng khai thác sử dụng tài liệu Hán Nôm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Nguyễn Thu Hoài, “Tổ chức khoa học và khả năng khai thác sử dụng tài liệu tiếng Pháp tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đinh Hữu Phượng, “Tài liệu lưu trữ với công tác nghiên cứu lịch sử cận đại Việt Nam (1858 – 1945)” của tác giả Đinh Xuân Lâm, “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Viện Viễn đông Bác

cổ - Sự hợp tác điển hình đối với việc phát huy giá trị các nguồn tài liệu” của tác giả Philippe Le Failler…

- Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do trường Đại học Khoa học

xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội tổ chức năm 2009 đã khẳng định giá trị và vai trò đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ trong quá trình tiến hành nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã hội và nhân văn, giới thiệu tiềm năng và giá trị của tài liệu lưu trữ trong các lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương, lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng

họ và đề xuất các giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Điển hình là các bài viết về vai trò của tài liệu lưu trữ đối với nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn như: “Tài liệu lưu trữ - Nguồn sử liệu quan trọng” của tác giả Vũ Dương Ninh, “Tài liệu lưu trữ và các khoa học xã hội

và nhân văn” của tác giả Nguyễn Phương Ngọc, “ Một vài suy nghĩ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học” của tác giả Đỗ Thu Hà

Các bài viết về tiềm năng và giá trị của tài liệu lưu trữ cũng như nhu cầu và hiệu quả khai thác tài liệu lưu trữ tiêu biểu như: “Lưu trữ - khai thác và phát huy giá trị di sản Hán Nôm trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của hai tác giả Nguyễn Xuân Diện và Chu Tuyết Lan, “Tài liệu về Việt Nam ở kho lưu trữ Aixen Provence – một khối tài liệu đặc biệt có giá trị đối với nghiên cứu lịch sử thời cận hiện” của tác giả Đào Thị Diến, “Giá trị của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp phục vụ nghiên cứu sự phát triển của kinh tế xã hội ở Việt Nam thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình,

“Giá trị của khối hồ sơ tài liệu cán bộ đi B – nguồn sử liệu nghiên cứu cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân ta” của tác giả Phạm Thị Bích Hải, “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong biên chép lịch sử thời phong kiến Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền, “ Đến với “Ngàn năm Thăng Long –

Hà Nội từ tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Hải Kế, “Nghiên cứu quan hệ đối ngoại Việt Nam giai đoạn 1945 – 1975 nhìn từ góc độ nguồn tài liệu lưu trữ” của tác giả Phạm Quang Minh, “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử địa phương” của tác giả Nguyễn Đức Nhuệ, “Khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu sự hình thành và phát triển hệ thống quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học và công nghệ” của tác giả Nguyễn Phú Thành

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Nguyên tắc, phương pháp công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2010 bao gồm các bài viết về định hướng, lý luận, phương pháp cũng như phản ánh thực trạng và kinh nghiệm công bố, giới thiệu, xuất bản tài liệu – một trong

những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan lưu trữ phục vụ các nhu cầu sử dụng tài liệu của đời sống xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ đất nước Hội thảo cũng đã đưa ra khuyến nghị về các giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong việc vận dụng các nguyên tắc công bố học vào thực tế công bố, xuất bản, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Việt Nam Đó là các bài viết như “Định hướng công bố tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Minh Hương,

“Một số vấn đề nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Hàm, “Công bố tài liệu lưu trữ dưới dạng ấn phẩm” của tác giả Nguyễn Thị Tâm, “Công tác công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam” của tác giả Phí Thị Nhung, “Thực trạng công

bố, xuất bản tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Giải pháp và kiến nghị” của tác giả Nguyễn Thị Thuần, “Công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ trên mạng thông tin máy tính (mạng internet)” của tác giả Lê Văn Năng

Các bài viết trên các tạp chí

Từ những năm 70, 80 của thế kỷ XX và cho đến những năm gần đây, công tác sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu được các tác giả đề cập trên tạp chí chuyên ngành Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tạp chí Xưa và Nay, tạp chí Dấu

ấn thời gian chủ yếu là những vấn đề lý luận và thực tiễn về vai trò, ý nghĩa

mà giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ mang lại cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hoạt động nghiên cứu khoa học lịch sử; những trao đổi, thảo luận, đề xuất về mặt nghiệp vụ nhằm làm cho công tác này mang lại hiệu quả cao hơn Có thể kể đến một số bài viết tiêu biểu như:

- Về lý luận và thực tiễn công tác sử dụng tài liệu có các bài viết “Một

số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả

Vũ Thị Phụng (1990), “Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II trong 30 năm qua” của tác giả Phạm Thị Huệ (2006), “Những điều chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác sử dụng tài liệu lưu

trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Hà Văn Huề (2008), “Một số đề xuất

về cách thức phục vụ khai thác nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ” của tác giả Vũ Thu Huyền (2011) Những bài viết này thông qua thực tế vai trò, nhiệm vụ xã hội của cơ quan lưu trữ để đề xuất các biện pháp

về mặt pháp lý và nghiệp vụ trong lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Về công tác sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số bộ, ngành, cơ quan, lĩnh vực hoạt động, các bài viết “Sử dụng tài liệu lưu trữ vào các hoạt động của bộ đội biên phòng” của tác giả Tô Duy Nghĩa (1998),

“Những đóng góp của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ ” của tác giả Kiều Mai (2007) tập trung giới thiệu về tình hình tài liệu, những kết quả mà công tác phục vụ sử dụng tài liệu đem lại góp phần phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức và những kinh nghiệm thực tế

- Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử, các bài viết:

“Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử Nhà nước Việt Nam hiện đại” của tác giả Vũ Thị Phụng (1990), “Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với việc biên soạn lịch sử Chính phủ Việt Nam” của tác giả Dương Văn Khảm (2002), “Tài liệu lưu trữ - nguồn sử liệu tin cậy nghiên cứu lịch sử Bộ Nội vụ ” của tác giả Trần Hoàng (2005), “Tài liệu lưu trữ - Nguồn sử liệu quan trọng” của tác giả Vũ Dương Ninh đề cập đến việc tài liệu lưu trữ được cung cấp là những sử liệu gốc giúp cho các nhà nghiên cứu, các nhà sử học trong quá trình nghiên cứu, biên soạn lịch sử bảo đảm độ tin cậy, tính xác thực, khắc phục các khoảng trống lịch sử do thiếu vắng các nguồn sử liệu

- Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh đổi mới đất nước và chính phủ điện tử, các bài viết “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Phan Đình Nham (1994), “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc” của các tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Minh Sơn (2007), “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng – xu hướng tất yếu của Lưu trữ Việt Nam” của tác

giả Nguyễn Mạnh Cường (2013), “Chính phủ điện tử - Cơ hội và thách thức đối với tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh (2010) đề cập đến việc để tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước cũng như trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng chính phủ điện tử và các hoạt động quản lý, điều hành, tài liệu lưu trữ phải được tổ chức tốt hơn, việc áp dụng các hình thức khai thác, sử dụng mới phải vượt qua các rào cản về pháp

ở tất cả các quốc gia được hình thành theo quy trình nghiệp vụ khép kín và liên tục từ khi được soạn thảo, ban hành, xử lý, giải quyết công việc ở giai đoạn văn thư cho đến khi được lựa chọn, chuyển giao, bổ sung vào bảo quản

và phục vụ sử dụng tại lưu trữ bảo đảm độ tin cậy và tính sử liệu cao, đồng thời khẳng định được tính chủ sở hữu của lưu trữ quốc gia đối với tài liệu, do

đó được công nhận là chứng cứ lịch sử và pháp lý

1.1.1.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

Bên cạnh các kết quả nghiên cứu nêu trên, cuốn sách chuyên khảo

“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước ” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2006) có chương “Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản và các hệ thống văn bản quản lý”, trong đó các phương pháp tổ chức sử dụng văn bản bao gồm sử dụng các văn bản cụ thể trong điều hành công việc; sử dụng các

văn bản trong hệ thống và sử dụng các hệ thống văn bản lưu trữ Để tính toán hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ, tác giả nêu một số công thức để tính hoán hiệu quả từng mặt của việc sử dụng tài liệu ở một phông lưu trữ và tổng hợp các kết quả đó để đánh giá tình hình chung Trong cuốn “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của PGS.TS Nguyễn Minh Phương, PGS.TS Triệu Văn Cường (2016) chủ yếu đề cập về luật pháp và nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức xã hội – nghề nghiệp, các doanh nghiệp, trong đó có một chương về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan Ngoài ra, cho đến thời điểm hiện tại, chưa có đề tài, công trình nào tập trung nghiên cứu về lý luận và thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

1.1.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

1.1.2.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung

Cơ quan lưu trữ các nước đều có các tài liệu hướng dẫn, phương pháp theo những nguyên tắc, nghiệp vụ thống nhất trên cơ sở luật pháp của mỗi nước và tiêu chuẩn chung của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) - một tổ chức

quốc tế hoạt động trong lĩnh vực quản lý hiệu quả các hồ sơ và bảo quản, sử

dụng di sản lưu trữ của thế giới và các chi nhánh của Hội đồng Lưu trữ quốc

tế như Chi nhánh Đông Á (EASTICA), Chi nhánh Đông Nam Á( SARBICA), Chi nhánh Thái Bình Dương (PARBICA)

Sử dụng tài nguyên thông tin lưu trữ là một trong những chủ đề được

đề cập trong các vấn đề về luật pháp và nghiệp vụ công tác lưu trữ Hội nghị bàn tròn quốc tế về lưu trữ năm 1990 với chủ đề “Lưu trữ và các nhà lưu trữ với nhiệm vụ bảo vệ di sản văn hóa và thiên nhiên” đã đưa ra vấn đề việc tiếp cận và sử sụng tài liệu phải bảo đảm cả hai khía cạnh là sử dụng thông tin và bảo vệ thông tin gắn liền vật mang tin với tư cách là một loại di sản văn hóa nhân loại

Năm 2004, trong số các nguyên tắc xây dựng pháp luật về lưu trữ và hồ

sơ, ngoài các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, xác định giá trị và loại hủy, chuyển giao, sắp xếp và mô tả, bảo quản, ICA yêu cầu, tùy thuộc vào điều kiện quy định và miễn trừ về bảo vệ quyền riêng tư, quyền tác giả và những bí mật công vụ, việc tiếp cận hồ sơ công nên được quy định trong một văn bản riêng Việc hạn chế tiếp cận không phải là mãi mãi Cơ quan có thẩm quyền có thể cho phép tiếp cận các hồ sơ hạn chế sử dụng hoặc thay đổi thời hạn hạn chế

Trong số các hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ, năm 2011, ICA cung cấp hướng dẫn về triển lãm tài liệu lưu trữ, một trong các hình thức phục vụ sử dụng mà các cơ quan lưu trữ thực hiện thường xuyên và mang lại giá trị nhiều mặt về cung cấp nguồn thông tin tài liệu lưu trữ, giáo dục truyền thống, văn hóa, lịch sử

Tại Hội thảo “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Quốc gia Cuba phối hợp tổ chức năm 2008, các chuyên gia lưu trữ Cuba, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc đã có bài viết về hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu tại các quốc gia này

Trong bài “Chương trình tổng thể nâng cao văn hóa của Lưu trữ quốc gia Cuba”, Tổng Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Cuba nói về việc để xã hội chia

sẻ quan điểm vai trò quan trọng hàng đầu của lưu trữ là phục vụ như một loại nhân chứng cho các sự kiện trong quá khứ, theo đó tài liệu được cả các công dân và các cơ quan, tổ chức sử dụng như những bằng chứng cho quyền và lợi ích của họ, Lưu trữ Quốc gia Cuba triển khai một Chương trình nâng cao văn hóa toàn diện với các hoạt động như kết hợp lưu trữ lịch sử với các dự án cộng đồng có tính chất chiến lược nhằm phát triển xã hội tri thức và những động lực văn hóa, tận dụng nguồn tư liệu thông tin đồ sộ trong lưu trữ với mục đích cuối cùng là thúc đẩy các hoạt động văn hóa và phổ biến kiến thức, phát triển một cách thực tế quyền lợi của công dân về thông tin và tri thức

Nói về “Các tiến bộ và thành tựu trong đổi mới công tác quản lý tài liệu

ở Hàn Quốc”, tác giả Jung Haekyo, Trưởng phòng Cải cách công tác lưu trữ, Lưu trữ Quốc gia Hàn Quốc mô tả về lịch sử quá trình đổi mới công tác quản

lý tài liệu, về quá khứ buồn của khối di sản tài liệu lưu trữ hay nhất thế giới bị mai một qua thời kỳ chiếm đóng của Nhật, cuộc chiến tranh Hàn Quốc và chính phủ quân sự Nhờ có Luật quản lý tài liệu công được ban hành tháng 1 năm 2000, Luật Quản lý tài liệu của Tổng thống được ban hành tháng 4 năm

2007, Lưu trữ Quốc gia Hàn Quốc đã xây dựng được một hệ thống quản lý tài liệu, qua đó nâng cao tính minh bạch hành chính và quyền được biết của nhân dân bằng các hoạt động nghiệp vụ thu thập, sưu tầm, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống đồng thời với phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, xây dựng dịch vụ tìm kiếm thông qua cổng Internet; hoạt động phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và nâng cao nhận thức về tài liệu lưu trữ cho công chúng

Về “Kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản

an toàn và phổ biến tài liệu lưu trữ”, tác giả Yvonne Chan, Lưu trữ Quốc gia Singapore giới thiệu về công tác tiếp cận và bảo quản các tài liệu lưu trữ với

“mục tiêu cuối cùng của mọi nỗ lực lưu trữ là bảo tồn được những tài liệu có giá trị và tổ chức sử dụng chúng” Với sự phát triển của thế giới hiện đại,

công nghệ là một lợi ích đáng kể đối với chương trình bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, tuy rằng nó cũng có thể là một cản trở, từ đó đặt ra những thách thức trong việc số hóa như vấn đề xử lý các dạng thức điện tử, vấn đề bảo vệ

và tôn trọng quyền tác giả Ở Lưu trữ Quốc gia Singapore, số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là giải pháp để cân bằng tiếp cận và bảo quản, số hóa còn giúp cải tiến các chương trình giới thiệu tài liệu thông qua việc tải các tài liệu đã được số hóa lên mạng, giúp người dân có được thông tin từ tài liệu lưu trữ bằng công cụ tìm kiếm trực tuyến, bằng các triển lãm trực tuyến Bên cạnh đó Lưu trữ Quốc gia Singapore cũng tổ chức các hình thức truyền thống phục vụ người sử dụng như phòng đọc, các trung tâm tưởng niệm chiến tranh thế giới thứ 2, triển lãm lưu động và các xuất bản phẩm; đón học sinh, sinh viên thực tập tại Lưu trữ Quốc gia Singapore; tổ chức các cuộc tham quan, hội nghị, hội thảo chuyên đề về tiến hành phỏng vấn lịch sử khẩu vấn, về tư liệu giảng dạy cho giáo viên…

Đối với “Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ hướng tới công chúng để tăng cường phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội ở Trung Quốc”, tác giả Doãn Lực đã nêu quan điểm chỉ đạo từ cuối thập niên

80 của thế kỷ trước của Tổng cục Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc là đưa tài liệu lưu trữ hướng tới xã hội, tăng cường sự nhận thức, hiểu biết về tài liệu lưu trữ của xã hội, thúc đẩy việc sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ Hoat động tuyên truyền, giới thiệu của Tổng cục Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc tập trung vào tài liệu lưu trữ nông nghiệp và doanh nghiệp phục vụ sự phát triển kinh tế - xã hội; tài liệu lưu trữ dân sinh, phục vụ cho sự phát triển hài hòa của xã hội; về văn hóa lịch sử ưu tú của dân tộc và tinh thần dân tộc, tạo ra những sản phẩm văn hóa lưu trữ; về pháp quy tài liệu lưu trữ, tăng cường ý thức xã hội về pháp chế lưu trữ

Về công tác marketing trong lưu trữ, bài viết của tác giả Sabine Stropp trên Tạp chí Lưu trữ của Cộng hòa liên bang Đức năm 2009 do Nguyễn Thị

Hương lược dịch chỉ ra quan điểm về mặt lý luận và khả năng áp dụng thực tế của công tác marketing trong lưu trữ, cũng có thể hiểu đó là chiến lược phát triển công tác lưu trữ nói chung, hoạt động sử dụng tài liệu nói riêng của Viện lưu trữ, một trong số các cơ quan, tổ chức mang ý nghĩa văn hóa, xã hội Mục tiêu của công tác marketing là nâng cao sự hài lòng của khách hàng, xây dựng

hệ thống cung cấp dịch vụ mới, đi sâu vào sự hợp tác, xây dựng một hình ảnh tích cực bằng các chính sách

Tại Đại hội Lưu trữ quốc tế lần thứ XVI, Lưu trữ Quốc gia Malaysia có tham luận nói về nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết những tranh chấp

về biên giới, theo đó, trong xã hội hiện đại, Chính phủ các quốc gia đều rất quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu về các nghị quyết hòa bình của các cuộc xung đột trước đây có thể được sử dụng nhằm phục vụ việc thương lượng về vấn đề biên giới Chúng có thể được dùng với mục đích khẳng định sự độc lập của quốc gia cũng như giải quyết các vấn đề tiềm ẩn nguy cơ chiến tranh và

có thể cứu hàng triệu mạng người vô tội Trước đây, những tài liệu lưu trữ thường được sử dụng như nguồn thông tin thứ yếu trong các chương trình nghị sự quốc gia thì nay chúng được xem như là một yếu tố quan trọng thể hiện danh dự và sức mạnh của quốc gia trên trường quốc tế Trước bối cảnh của các cuộc xung đột quốc tế, các quốc gia trên thế giới, đặc biệt ở khu vực các nước đang phát triển càng quan tâm hơn đến giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo cho sự độc lập và quyền lợi của quốc gia

Lưu trữ Liên bang Nga (Lưu trữ Liên Xô trước đây) có bề dày kinh nghiệm về công tác lưu trữ, các lý thuyết và thực tiễn công tác lưu trữ của Việt Nam được xây dựng và phát triển một thời gian dài chủ yếu theo mô hình và nghiệp vụ của Lưu trữ nước này Về lĩnh vực sử dụng tài liệu lưu trữ, Lưu trữ Liên bang Nga có một số tài liệu hướng dẫn – phương pháp như

“Sách phương pháp về sử dụng tài liệu cho các mục đích kinh tế quốc dân” năm 1979; “Khuyến nghị phương pháp về thành lập và tổ chức phông sử dụng tài liệu bản sao của các lưu trữ nhà nước” năm 1984 Năm 2003, Lưu trữ Liên

bang Nga xuất bản cuốn sách “Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của Lưu trữ cơ quan”, trong đó có hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung như khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện các yêu cầu cung cấp thông tin mang tính quyền – xã hội của công dân và các cơ quan dưới dạng chứng thực lưu trữ, bản sao lưu trữ và bản trích lục lưu trữ; hoạt động của phòng đọc lưu trữ; cho mượn hồ sơ để sử dụng; sử dụng tài liệu lưu trữ khi chuẩn bị các hoạt động thông tin, trên các phương tiện thông tin đại chúng và hoạt động công bố, giới thiệu; thống kê sử dụng hồ sơ và tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, có một số bài viết trên các tạp chí chuyên ngành trong những năm 1971, 1991, 2005, 2006 về kinh nghiệm sử dụng tài liệu của một số vùng, khu vực, bộ ngành; kinh nghiệm sử dụng tài liệu để xây dựng Luật liên bang mới “Về công tác Lưu trữ ở Liên bang Nga” và Luật thành phố Matxcơva “Về phông lưu trữ Matxcơva và các lưu trữ” hoặc sử dụng tài liệu trong vấn đề xác định biên giới giữa các quốc gia

Ở Pháp, việc sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định trong các bộ luật dân sự Vấn đề này được đề cập trong bài viết “Góp phần tìm hiểu quá trình giải mật tài liệu trong lưu trữ Pháp qua hệ thống văn bản pháp quy về sử dụng tài liệu lưu trữ” của tác giả Vũ Minh Hương Các nhà lưu trữ Pháp đã khẳng định “quyền được nghiên cứu tài liệu lưu trữ của công chúng cũng là một phần của nhân quyền”, đó là ý muốn chung của mọi người và đối với một số người thì họ coi đó là “một điều kiện của dân chủ” Từ rất sớm, đã có nhiều biện pháp chặt chẽ dưới nhiều hình thức khác nhau được thi hành nhằm thực hiện nhiệm vụ kết hợp hài hòa giữa việc sử dụng tài liệu với việc giữ bí mật cho hoạt động của nhà nước, của chính quyền cũng như bảo vệ bí mật về đời

tư của công dân trong các tài liệu lưu trữ Luật “Về dữ liệu điện tử và tự do công dân” quy định hệ thống hình phạt những ai làm lộ bí mật tài liệu, làm hại đến thanh danh của công dân hoặc vi phạm cuộc sống riêng tư của họ

1.1.2.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh xã hội thông tin và điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin và sự hình thành khối lượng lớn tài liệu điện tử, vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một đề tài được Hội đồng lưu trữ quốc tế, các chi nhánh của Hội đồng lưu trữ quốc tế và lưu trữ các nước đặc biệt quan tâm, xây dựng và thực hiện các chương trình,

dự án, tài liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó sử dụng tài liệu lưu trữ

là một phần bắt buộc trong hệ thống Có thể kể đến một số dự án, chương trình tiêu biểu như sau:

Dự án InterPARES: Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã thực hiện nhiều nghiên cứu và đưa ra những hướng dẫn cho việc quản lý tài liệu điện tử thông qua Dự án InterPARES Dự án này được thực hiện giai đoạn 1 từ năm 1998 đến 2012 với sự tham gia của hơn 20 quốc gia, trên 100 nhà nghiên cứu và giai đoạn 2 từ năm 2013 đến 2018 với hơn 70 cơ quan nghiên cứu trên toàn thế giới, trên 300 nhà nghiên cứu và trợ lý nghiên cứu trong các lĩnh vực khoa học lưu trữ, bảo tàng, ngoại giao, quản lý tài liệu, máy tính, kỹ thuật, pháp lý; bao gồm cả khu vực công và khu vực tư, nhằm mục đích phát triển lý luận và kiến thức phương pháp cần thiết để bảo đảm tính xác thực (authentic) của tài liệu điện tử và trên cơ sở những kiến thức này thiết lập chính sách, chiến lược

và tiêu chuẩn quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu điện tử Tuy nhiên, trên thực tế, các nghiên cứu trường hợp gặp khó khăn ở các quy định pháp lý cụ thể đối với việc tham gia của lưu trữ vào quá trình tạo lập tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức

E-SPARK là một Dự án Chiến lược bảo quản tài liệu điện tử và lưu trữ trong môi trường công của Chính phủ Malaysia được triển khai từ năm 2004

và được chia thành các giai đoạn nhằm xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Chính phủ đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy và khả năng truy cập, khai thác sử dụng của tài liệu lưu trữ điện tử Khi tiến hành dự án này, Lưu

trữ Quốc gia Malaysia nhận thấy những điểm cần thiết sau: cần có chương trình nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo; cần có chính sách quyết liệt được cụ thể hóa bằng văn bản pháp luật; cần sử dụng hệ thống này đối với cả tài liệu giấy; cần phối hợp với các nhà quản lý công nghệ thông tin, các cơ quan trực tiếp hình thành tài liệu để can thiệp ngay từ đầu khi họ thiết lập các

hệ thống quản lý tài liệu điện tử; cần trách nhiệm chung và hợp tác giữa cơ quan lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra tài liệu Đây là một dự án lớn, nhiều thách thức và hiện vẫn chưa kết thúc do sự phức tạp và thay đổi liên tục của công nghệ

Chiến lược bảo quản số của Lưu trữ Quốc gia Scotland năm 2010 nhằm

nỗ lực phát triển và duy trì năng lực bảo quản số, từ đó tạo điều kiện để Lưu trữ Quốc gia thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng hiệu quả các tài liệu sinh

Thời gian gần đây, Lưu trữ Liên bang Nga tổ chức nhiều cuộc hội thảo quốc tế về chủ đề tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có vấn đề sử dụng tài liệu được đề cập ở góc độ bảo đảm sự tiếp cận của công dân tới những thông tin

mở về hoạt động của các cơ quan chính quyền nhà nước, trong đó có hình thức thông qua mạng internet Hiện nay các công chức bảo đảm thông tin quản lý của các cơ quan có đồng thời hồ sơ truyền thống và hồ sơ điện tử,

có nghĩa là hệ thống quản lý tài liệu trở nên phức tạp hơn Việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan đặt ra cho những người bảo đảm thông tin quản lý vấn đề xây dựng và củng cố các tiêu chí pháp lý về công việc với tài liệu trong những điều kiện mới, theo đó vừa phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý, vừa phản ánh thực tế quản lý tài liệu và những quy định về công nghệ, có tính đến sự cần thiết bảo quản lâu dài và tiếp cận tài liệu

Tại Hội nghị toàn thể lần thứ 5 và hội thảo của ESTICA năm 2001 về chủ đề “Vấn đề tiếp cận của công chúng với tài liệu lưu trữ trong xã hội thông tin”, Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản trao đổi về các nguyên tắc tiếp cận tài liệu lịch sử của Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản, theo đó tài liệu của chính phủ và các tài liệu khác được bảo quản tại Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản phải được sẵn sàng cho công chúng sử dụng Tuy nhiên việc cung cấp này không bao gồm những tài liệu của chính phủ và những tài liệu khác vì lý do bảo vệ quyền riêng tư hoặc vì những lý do quốc gia khác Luật lưu trữ cùng với Luật cung cấp thông tin hành chính dựa trên các nguyên tắc sử dụng của công chúng đối với những tài liệu lịch sử quan trọng tại Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản

Tài liệu Hội nghị toàn thể lần thứ 8 và hội thảo của ESTICA năm 2007

về chủ đề “Sự phát triển của Chính phủ điện tử và vấn đề quản lý tài liệu số”, cho thấy, cũng tại Nhật Bản, Văn phòng nội các có thẩm quyền đối với các hệ thống lưu trữ công cộng và các lưu trữ quốc gia, trong đó có trách nhiệm bảo quản và sử dụng hồ sơ chính phủ quan trọng đã được chuyển giao cho lưu trữ phương tiện truyền thông điện tử Song song với hoạt động này, Lưu trữ Quốc gia tiến hành nghiên cứu về quản lý, chuyển giao và lưu trữ hồ sơ điện tử và biên soạn kết quả báo cáo, sau đó phát hành và hiển thị bản dịch của báo cáo nghiên cứu được Hội đồng lưu trữ quốc tế công bố trên trang web của mình Thông qua các hoạt động này, Lưu trữ Quốc gia đạt được thành công trong việc thúc đẩy việc chia sẻ các nguồn tài nguyên thông tin với tất cả mọi người quan tâm đến việc bảo tồn lâu dài và sử dụng các hồ sơ điện tử tại Nhật Bản

Đối với các vấn đề phát sinh trong sử dụng tài liệu do việc mở rộng tiếp cận tài liệu qua truy cập internet đem lại, từ năm 2000, Lưu trữ Quốc gia Úc

đã tiến hành một dự án thử nghiệm về cung cấp việc tiếp cận cho các nhà nghiên cứu ở xa thay thế cho phòng đọc tại chỗ bằng việc trả lời các câu hỏi

về lựa chọn phương pháp số hóa, số hóa từ đâu, những tài liệu nào được ưu tiên số hóa, xác định đối tượng độc giả và cung cấp dịch vụ trên mạng theo yêu cầu Từ dự án này, số lượng độc giả nhiều nhất của phòng đọc ảo là các nhà báo, các nhà nghiên cứu lịch sử, giáo viên, học sinh, sinh viên

Đồng thời, lưu trữ tất cả các nước trên toàn thế giới đang tiếp thị các bộ sưu tập của họ theo một cách mới, để tạo ra sự quan tâm đến tài liệu lưu trữ Đây là những nỗ lực không ngừng Trải qua nhiều thay đổi, từ tài liệu truyền thống đến tài liệu là sản phẩm của công nghệ mới và xu hướng phát triển trong xã hội, nhu cầu với lưu trữ là rất lớn và người sử dụng ngày càng đòi hỏi sự đáp ứng dịch vụ tốt hơn từ các cơ quan lưu trữ Một chủ đề trong

chuyên mục Comma của Website Hội đồng Lưu trữ Quốc tế là cải thiện tiếp

cận thông tin lưu trữ bao gồm các cuộc thảo luận lý thuyết về sự phát triển, dựa trên kinh nghiệm hiện có; phản ánh chung về người sử dụng trong quá khứ, hiện tại và tương lai; về các câu hỏi: cơ quan lưu trữ nên làm gì để thu hút nhiều người dùng; nên hay không nên tập trung vào các lĩnh vực để thuận lợi cho việc nghiên cứu, cho người sử dụng hiện tại và tiềm năng, làm thế nào lưu trữ có thể sử dụng phương tiện truyền thông xã hội; cách thức nào nên số hóa/sử dụng các dịch vụ web/công nghệ thông tin, công nghệ được sử dụng

để tạo điều kiện thuận lợi và tăng việc sử dụng các thông tin lưu trữ…

1.1.2.3 Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nền hành chính công

Năm 2005, tại Đại hội PARBICA, các nhà lưu trữ và quản lý hồ sơ từ khắp Thái Bình Dương đã đưa ra các vấn đề sau:

- Khẳng định tầm quan trọng của các hệ thống lưu trữ hồ sơ quản lý cũng như một trụ cột cơ bản để quản trị tốt

- Nhấn mạnh việc tạo ra và quản lý các hồ sơ như là bằng chứng của các quyết định và hành động là điều cần thiết để giải trình, minh bạch và hiệu quả

- Quan tâm đến điều kiện của hệ thống lưu trữ hồ sơ ở một số quốc gia Thái Bình Dương như kết quả của sự thay đổi hành chính, công nghệ điện tử

và các yếu tố văn hóa

- Vai trò của chính quyền trong lãnh đạo và hỗ trợ sự phát triển của hệ thống hồ sơ lưu trữ hiệu quả được công nhận là một thành phần cốt lõi của quản trị tốt trong việc xây dựng các kế hoạch chiến lược, chính sách và tiêu chuẩn cho chính phủ các nước trong khu vực Thái Bình Dương Kêu gọi các chính phủ Thái Bình Dương thiết lập các chiến lược lưu trữ hồ sơ quốc gia để

hỗ trợ minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả quản trị, và để bao gồm lưu trữ hồ

sơ trong chính sách và pháp luật quốc gia về quản trị và tiếp cận thông tin trong sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông

- Kêu gọi hợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan lưu trữ và văn phòng kiểm toán để đánh giá năng lực lưu trữ hồ sơ trong chính phủ Thái Bình Dương và tạo khả năng thiết yếu của trách nhiệm giải trình

- Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ để nâng cao nhận thức cho chính phủ và công chúng, nhấn mạnh tầm quan trọng cơ bản của đào tạo trong quản

lý hồ sơ cho các dịch vụ công cộng

- Kêu gọi chính phủ các nước Thái Bình Dương đào tạo thực hành tốt

để lưu trữ hồ sơ cho các quan chức chính phủ, đồng thời trong kế hoạch cấp cứu và ứng phó bao gồm cả các quy định về bảo vệ và phục hồi các hồ sơ quan trọng của quản trị trong kế hoạch phòng chống thảm họa cho quốc gia, bang và lãnh thổ

Năm 2008, tại phiên họp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế về chủ đề Truy cập và trách nhiệm: Dân chủ hóa thông tin trong xung đột xã hội, các nước

thành viên tham gia đã thảo luận về nền tảng và những nội dung chính của một dự án chương trình về vai trò của tài liệu lưu trữ và các hồ sơ trong việc

thúc đẩy trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong quản trị và quan hệ giữa lưu trữ hồ sơ và truy cập thông tin trong quá trình dân chủ hóa và quá trình chuyển đổi của xã hội hậu xung đột

Chương trình của ICA lưu trữ hồ sơ cho quản trị tốt được đưa ra trên cơ

sở yêu cầu quản trị tốt đòi hỏi phải lưu trữ hồ sơ tốt Tạo ra, quản lý và xử lý các hồ sơ cần thiết để bảo vệ quyền lợi, hỗ trợ trách nhiệm giải trình và tính minh bạch của chính phủ, hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên bằng chứng, và làm tăng hiệu quả hoạt động của các chính phủ Lưu trữ hồ sơ tốt cũng rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của chế độ tự do thông tin - chế độ phụ thuộc vào hiệu quả và đáng tin cậy để truy cập thông tin của chính phủ

Chương trình này xuất phát từ thực tiễn được rút ra ở góc độ thất bại của quản trị hầu như gắn với thất bại trong các tính năng lưu trữ hồ sơ Đôi khi những thất bại là kết quả của các tiểu đề mục của các hệ thống và quy trình, nhưng thường là kết quả của nhiều năm xói mòn khả năng lưu trữ hồ sơ, văn hóa doanh nghiệp và cơ sở hạ tầng trong chính quyền tài phán Có một nhu cầu quan trọng đối với ICA để hỗ trợ việc xây dựng lại các khả năng, các nền văn hóa và cơ sở hạ tầng trong nhiều chính phủ, trong đó có thể được hỗ trợ thông qua việc tiếp cận với các công cụ và nguyên tắc phản ánh nhu cầu

và hoàn cảnh của họ trong thế kỷ 21 Lưu trữ hồ sơ tốt cần phải được tái thành lập như là một thành phần tự nhiên và hữu cơ của nền hành chính công theo cách được tiến hành trong thời đại kỹ thuật số

Chương trình của ICA lưu trữ hồ sơ cho quản trị tốt nhằm phát triển và phổ biến các công cụ và hướng dẫn để giúp các tổ chức lưu trữ để hỗ trợ cơ quan chính phủ của họ cải thiện tình trạng lưu trữ hồ sơ Một cách tiếp cận toàn cầu để thực hành tốt nhất lưu trữ hồ sơ sẽ giảm sự trùng lặp và các chi phí không cần thiết qua các biên giới quốc gia bằng cách tạo hướng dẫn một lần, có thể áp dụng và được sử dụng nhiều lần tùy thuộc vào văn hóa, hoàn

cảnh ngôn ngữ quốc gia cụ thể Đây là một cách hiệu quả, sử dụng tiết kiệm các nguồn lực con người và tài chính

Các mục tiêu của Chương trình:

• Cung cấp một tập hợp các nguồn lực và tăng cường năng lực thể chế

để lưu trữ và tổ chức lưu trữ hồ sơ có thể hỗ trợ chính phủ của họ cải thiện tình trạng lưu trữ hồ sơ

• Thúc đẩy ICA là một đối tác đáng tin cậy cho các tổ chức hoạt động trong phát triển

Chương trình được cấu trúc với bốn luồng công việc, theo đó một số dự

án có thể được thực hiện: Các công cụ nâng cao nhận thức, hướng dẫn, tiêu chuẩn, đào tạo và hỗ trợ

Đối với công cụ nâng cao nhận thức, việc này nhằm mục đích phát triển một tập hợp các nguồn tài nguyên mô hình mà các tổ chức có thể sử dụng để thúc đẩy nhu cầu quan trọng và giá trị cho các lưu trữ hồ sơ tốt như một trụ cột cơ bản của quản trị tốt

Hướng dẫn: mục tiêu của công việc này là phát triển một bộ các hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết thực nhằm thúc đẩy một cách tiếp cận thực hành tốt nhất để lưu trữ hồ sơ Các hướng dẫn này được dự định là mô hình phát triển

để có thể dễ dàng thích nghi với yêu cầu pháp lý cụ thể

Tiêu chuẩn: điều này sẽ tiếp tục công việc hiện tại của ICA để đảm bảo rằng các cộng đồng lưu trữ toàn cầu có một bộ thống nhất về nguyên tắc và yêu cầu hỗ trợ lưu trữ hồ sơ thực hành tốt nhất

Đào tạo và hỗ trợ: với dòng công việc này, ICA dự định cung cấp hỗ trợ cho thực hiện các nguyên tắc và tiêu chuẩn Đào tạo và hỗ trợ có thể diễn

ra ở các cấp độ khác nhau, ví dụ với chi nhánh khu vực đang tiến hành đào tạo ở cấp độ khu vực chi nhánh thành viên, hoặc điều chỉnh các công cụ mô hình để yêu cầu khu vực cụ thể của họ; với các thành viên cụ thể những người

đang sử dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn để đào tạo các cơ quan chính phủ trong nước hoặc vùng lãnh thổ của mình

Như vậy, trong hoạt động của các tổ chức quốc tế về lưu trữ và công tác lưu trữ của các nước, việc sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu được đề cập ở góc độ các nguyên tắc, phương pháp, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, trong đó bao gồm cả tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu điện tử; hoặc tình hình tổ chức phục vụ, việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhiều mục đích, phạm vi khác nhau Về tài liệu lưu trữ trong xu hướng hành chính mới, Hội đồng Lưu trữ quốc tế đã khẳng định vai trò của nó, đưa ra các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn và chương trình,

mô hình quản lý tài liệu để nghiên cứu áp dụng cho các cơ quan nhà nước ở nhiều quốc gia

1.1.3 Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu

Qua tìm hiểu các tài liệu trong nước và nước ngoài, có thể thấy, chủ đề

sử dụng tài liệu lưu trữ trong các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án không nhiều và thường được đặt trong mối liên quan đến các nghiệp vụ lựa chọn, xác định giá trị, thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ do sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ cuối cùng, là kết quả của tất cả các nghiệp vụ trước đó và là thước đo hiệu quả của công tác lưu trữ Trong các giáo trình, sách lý luận được biên soạn phục vụ giảng dạy và nghiên cứu, sử dụng tài liệu là một nội dung trong các nghiệp vụ lưu trữ được gắn liền với các nghiệp vụ khác, chưa có tài liệu chuyên sâu, chuyên khảo về sử dụng tài liệu Các kết quả nghiên cứu trên đây chủ yếu tập trung vào những vấn đề chính như sau:

- Vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các quốc gia, các chính phủ, các cơ quan tổ chức và cá nhân với nhiều mục đích khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học