Khóa luận công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ

Văn thư Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu

LỜI CẢM ƠN

Tên tôi là Trịnh Văn Dương, sinh viên lớp ĐH-QTVP13C, trong quáthực hiện bài khóa luận, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, giải đáp thắc mắc nhiệttình từ phía các cán bộ, các anh, chị phòng Lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học

xã hội Việt Nam

Đồng thời, tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội Khoa nói chung, Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng

đã tạo điều kiện cho tôi được đi khảo sát tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hộiViệt Nam, giúp ích rất nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu và hoàn thànhbài khóa luận

Với tình cảm chân thành nhất tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, thạc

sĩ Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong suốtthời gian tôi viết khóa luận này

Cảm ơn gia đình - những người thân thương nhất của tôi, các bạn bèđồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tôi có thểhoàn thành khóa luận của mình

Trong quá trình thực hiện bài khóa luận, mặc dù đã rất cố gắng nhưng

do trình độ còn nhiều hạn chế do vậy bài khóa luận không tránh khỏi nhữngthiếu sót Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, côgiáo để khóa luận được hoàn thiện hơn

Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế, qua đótôi có thêm những kinh nghiệm, những kiến thức hữu ích trên con đườngtheo đuổi sự nghiệp của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn !

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gianqua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thôngtin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, tháng 4 năm 2017

Chủ nhiệm đề tài

Trịnh Văn Dương

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của

cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cáchnhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tácvăn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chínhthông qua các văn bản tài liệu

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắnliền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do

đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hànhchính nhà nước là rất quan trọng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù là đơn vị nghiêncứu khoa học, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị,…là rất nhiều,đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Viện phải biết sắp xếp,

xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủtrưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyếtcông việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ

Trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu tronghoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung

và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng

Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh

mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ, củaViện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong thời gian qua còn tồn tại, hạn chế: Việcchấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản vẫn còn

những vấn đề bất cập; Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưanghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệuquả.

Thực tế này đòi hỏi phải có một sự đổi mới trong cách thức tổ chức,quản lý về văn thư lưu, lưu trữ tại đây nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho mọihoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đòi hỏi cấp thiết trong thờigian tới

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lýVTLT đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; cũng như tình hình thực tế màtôi đã khảo sát được trong thời gian qua Chính vì thế tôi quyết định chọn đề

tài : ''Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng và giải pháp '' làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp

của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những đề tài không còn quá mới

mẻ nhưng lại thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ các nhà lãnh đạo màcòn là vấn đề của các nhà khoa học và các nhà quản lí Trong phạm vi đề tài,tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công táclưu trữ có thể nêu như sau:

- “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chínhnhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm

- “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” của tác giả TiếtHồng Nga

- “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuấtbản Hà Nội, 1987

- “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân Chúc, NguyễnVăn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản HàNội,1990

- Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” của tác giả Nguyễn

Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992

- “Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và công tác lưu trữ” của tác giảNghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998

Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số công trình nghiên cứu liênquan như:

- Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội.

- “Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ” của tác giả HồThị Ngọc Hà

- “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 :

2000 vào công tác văn thư tại Chi cục thuế Hà Nội” của tác giả Nguyễn ThịKiều Yến

- Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm

Lệ, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Huỳnh Thị Hoàng Thư

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về cơ sở lý luận về tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ

Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam để thấy được những thành tựu và hạn chế

Đề xuất được một số giải pháp có thể thực thi và đem lại hiệu quả, gópphần nâng cao chất lượng công tác tổ chức quả lý về Văn thư lưu trữ tại ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Có 3 nhiệm vụ cơ bản:

Thứ nhất: Trình bày cơ sở sở lí luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư

- lưu trữ

Thứ hai: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn

lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân những ưu điểm và hạn chế

Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác

tổ chức, quản lý lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và cả nước nói

chung

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn của Công tác tổ chức,quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm vẫn còn nhiều hạn chế, nếukhắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này, từ đó góp phần vào nângcao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổnghợp

- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biệnchứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liênquan tới công tác văn thư lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lýluận và thực tiễn trước đó về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan hànhchính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng

- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưutrữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòngtrong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ.

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thậpcác thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết

- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế côngtác lưu trữ tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thậpđược

- Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác văn thưlưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chialàm 3 Chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữChương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý về văn thư,lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liênquan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt độngquản lý của cơ quan, tổ chức

1.1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản:

Một là, soạn thảo ( xây dựng ) và ban hành văn bản Nội dung này bao gồm:

+ Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo

+ Lựa chọn thông tin, tài liệu

+ Lựa chọn tên loại, xác định thể thức

+ Xây dựng đề cương bản thảo

+ Viết bản thảo

+ Duyệt bản thảo

+ Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo

+ Hoàn thiện văn bản

+ Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành

+ Ký văn bản và ban hành văn bản

Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Nội dung này bao gồm:

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.

+ Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ba là, Quản lý và sử dụng con dấu.

1.1.1.3 Yêu cầu về công tác văn thư

Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đếnvăn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan Vì thế trong quá trìnhthực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau:

+ Nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá

trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xãhội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyếtvăn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độkhẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển vănbản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không đểsót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóathủ tục giải quyết văn bản

+ Chính xác: Công tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thông

tin bằng văn bản Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiệnchính xác không chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâunghiệp vụ

Chính xác về nội dung:

Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dungvăn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các vănbản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng

phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hànhphải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thànhphần thể thức theo quy định

+ Hiện đại:

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phươngtiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là mộttrong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị -xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải đượctiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện củatừng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư không chỉ nóiđến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụngtrang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con ngườilàm công tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu

1.1.1.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổchức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủtrương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phảnánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quancấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồnthông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạtđộng của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếunhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộphận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

+ Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệuquả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hànhchính

+ Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìntốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị - xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của cácđồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,

phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chínhtrị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn

bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưutrữ tổ chức chính trị - xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi côngviệc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc,tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽtạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo nhưphân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công táckhai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.1.2 Công tác lưu trữ.

1.1.2.1 Khái niệm.

Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốcgia xuất bản năm 2000 thì công tác lưu trữ “là quá trình hoạt động quản lý vàhoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ”

Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”.

Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý,xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hưhỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lýcông tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ Trong đó, các nhiệm vụ

cụ thể của công tác lưu trữ như sau:

∗ Tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việcthiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hànhvăn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kếtquả công tác lưu trữ

+ Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên không thể thiếu

đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảmnhiệm công việc này Bởi vì, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làmcông tác lưu trữ là công việc có tính chất tiền đề để thực hiện tốt công tác lưutrữ

+ Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyênmôn nhất định về công tác lưu trữ Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưutrữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp củaTrưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán

bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan

Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Để tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động lưu trữ các cơ quan quản lý nhànước về lưu trữ cần phải ban hành văn bản pháp luật để làm nền tảng cho cáchoạt động thực thi pháp luật về lưu trữ trên thực tiễn, đồng thời là cơ sở pháp

lý cho kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ và là căn cứ để xử lý các hành vi viphạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ

+ Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu

Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trò làcông cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nướcđến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luậtnhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quyđịnh của pháp luật Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lýtrong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chứcthì pháp luật là công cụ, phương tiện để quản lý điều hành

+ Kiểm tra, hướng dẫn và tổng kết báo cáo công tác lưu trữ

Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra và đánhgiá tổng kết, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướngmắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giảiquyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tậndụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làmđược, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời Từ đó đưa rađược những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điềuhành

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ

+ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản củacông tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắpxếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác chocông tác tra tìm tài liệu

+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản antoàn tài liệu lưu trữ Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích củacông tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽkhông thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả

+ Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và cácthông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội Vìvậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nộidung cơ bản của công tác lưu trữ Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sửdụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách kháchquan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩacủa công tác lưu trữ

1.1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống nói chung vàhoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói riêng Công tác lưu trữ có một số

ý nghĩa như:

Một là, công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thểchế hành chính nhà nứớc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lựccủa hoạt động hệ thống thể chế hành chính nhà nước Tài liệu lưu trữ có vaitrò quan trọng, độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho hoạt động soạn thảo vàban hành văn bản

Hai là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư vàhành chính văn phòng đạt hiệu quả cao

Ba là, tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xácnhất cho họat động quản lý nhà nước, khắc phục nạn quan liêu, nâng cao hiệuquả quản lý nhà nước

Bốn là, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phân thực hiện một nền hànhchính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân

1.1.3 Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ

1.1.3.1 Khái niệm tổ chức, quản lý.

Về tổ chức, trong thực tế có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức

một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn

tại của sự vật Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kếtnhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thâncác sự vật" Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người.Theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thựchiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tậpthể đó.

Mặt khác, theo Chester I Barnard thì tổ chức là một hệ thống nhữnghoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau mộtcách có ý thức Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuậnmột cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thànhnhững mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành

Về quản lý, Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản

lý” Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điềukhiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh

Theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủthể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sangtrạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới vàđiều khiển hệ thống”

Tiếp cận theo vai trò của quản lý thì “Quản lý là sự tác động có tổ chức,

có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lýnhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mụctiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”

1.1.3.2 Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

Nội dung tổ chức, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ baogồm:

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư ,lưu trữ

Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư, lưu trữ

Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư,lưutrữ

Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư, lưu trữ

Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

1.2 Cơ sở pháp lý

• Hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

Để thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, thì việc banhành các văn bản quản lý chúng có vị trí vô cùng quan trọng, vì đây là lĩnhvực hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan, tổchức chấp hành thực hiện các nguyên tắc, chế độ, quy định của nhà nước

Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành hệ thống tương đối đầy đủcác văn bản quy định về các lĩnh vực hoạt động của công tác văn thư, côngtác lưu trữ và bảo mật tài liệu

Đây là hành lang pháp lý để Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH ViệtNam thực hiện theo quy định và trên cơ sở đó xây dựng thành Quy chế, Quyđịnh, Quy trình áp dụng triển khai phù hợp với nội dung đặc điểm, tính chấthoạt động của cơ quan phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu khoa học xã hội

Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ

- Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/vban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ;

- Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/vban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ;

- Quyết định số 280/TTg ngày 29/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ v/v

đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính;

- Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhànước v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ

Văn bản về công tác văn thư

- Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 22/4/2008 của Chính phủ quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học xãhội Việt Nam;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việcsửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác vănthư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Văn bản về công tác lưu trữ

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về LuậtLưu trữ;

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụQuốc hội;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/9/2004 của Bộ Tài chínhhướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệulưu trữ;

- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 14/4/2006 của Bộ Nội vụ v/vhướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữlịch sử các cấp;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướngdẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệsinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước v/v ban hành danh mục một số các cơ quan tổ chức thuộcnguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước v/v ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVNISO 9001:2000;

- Quy định 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Tiểu kết chương 1

Chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếutrong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; mỗi cơ quan, tổ chức có chứcnăng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trìnhhoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu cógiá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là nhữngbản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lýrất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảoquản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.Văn thư, lưu trữ là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Làm tốt công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ đảm bảo thông tin bằngvăn bản phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết côngviệc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức.

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC

XÃ HỘI VIỆT NAM.

2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học

Xã hội Việt Nam.

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử

- Địa lý - Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) được thành lậpngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có quá trình phát triển trải qua cácthời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau, đến ngày 22 tháng 12 năm 2013 việnchính thức mang tên Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Viện Hàn lâm KHXHViệt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, vớitrên 2000 người trong đó hơn 700 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư,học vị tiến sỹ khoa học, tiến sỹ, thạc sỹ, thuộc các lĩnh vực khoa học xã hộikhác nhau Cùng với trụ sở nghiên cứu chính là Hà nội, Viện còn có nhiềuviện nghiên cứu thành viên được đặt rải rác ở Đà Nẵng, Thành phố Hồ ChíMinh, Buôn Ma Thuột…

Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, kinh nghiệm làm việclâu năm cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại Viện luôn hoàn thành tốtcông việc được giao với chất lượng cao Đáp ứng tốt nhu cầu nghiên cứu khoahọc mà Đảng và Nhà nước đề ra nhằm đẩy mạnh hợp tác quốc tế, tạo đà cho

sự nghiệp phát triển đất nước

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày

22 tháng 2 năm 2013 như sau:

2.1.2.1 Vị trí và chức năng

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chứcnăng chính là:

Nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;

Cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạchđịnh đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh

và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa;

Thực hiện tư vấn về chính sách phát triển, đào tạo sau đại học về khoahọc xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủquyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâmthuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ;

Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quyhoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triểnkhoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội;

Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm pháthuy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam;

Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo

và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật;tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước,ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp;

Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội vớicác tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của

pháp luật;

Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanhnghiệp;

Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật;Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí;

Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấuviên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sựnghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, côngchức, viên chức thuộc thẩm quyền;

Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu tráchnhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy địnhcủa pháp luật;

Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3.Cơ cấu tổ chức

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam gồm Chủ tịch và không quá 03 PhóChủ tịch Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là người đứng đầu và lãnhđạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm vàchịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật vềtoàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệmtheo đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịchViện Hàn lâm về nhiệm vụ được phân công

Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05

đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam (phụ lục 01)

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phòng hành chính)

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòngViện Hàn lâm KHXH được căn cứ vào Quyết định số : 517/QĐ - KHXH củaViện Hàn lâm KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014

2.2.1 Vị trí chức năng

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hànlâm KHXH Việt Nam ( sau gọi tắt là Viện Hàn lâm ),có tên giao dịch bằngtiếng anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences

Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủtịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt độngchung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hànlâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ

sở vật chất ( nhà đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật

tự, an toàn cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạtđộng của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm vàkhối văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làmđầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địaphương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo,điều hành của chủ tịch Viện Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt độngphục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham giacác hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tàikhoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâmquyết định

Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng đểgiao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định

của pháp luật.

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây;

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xâydựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàngnăm trình Chủ tịch Viện Hàn lâm

Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hànlâm và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này

Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chươngtrình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm những nhiệm vụ trọng tâm, trọngđiểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện Tham mưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâmtrong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn

vị theo lĩnh vực được phân công

Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công táclãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm vàcác đơn vị trực thuộc

Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đềán,dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủtịch Viện Hàn lâm Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật củanhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâmtheo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thểthức, thủ tục đối với văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khitrình Chủ tịch Viện Hàn lâm ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bảnquy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến

Chủ trì, phối hợpvới các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổnghợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm

vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ,thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo cácquy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thựchiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của cácđơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Thực hiện công tác cải cách hành chính vàứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm.Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lýhoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng Chínhphủ điện tử.

Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hànlâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thôngbáo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện

Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn

phòng Viện Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động

của cơ quan Viện Hàn lâm, thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bảntheo phân công của chủ tịch Viện hàn Lâm, các quy định của Nhà nước và củaViện Hàn lâm

Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sửdụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước đượcgiao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trongnước và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Vănphòng Viện Hàn lâm quản lý

Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trangthiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phâncấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hànlâm

Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cácđơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Công

đoàn, Đoàn thanh niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.

Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sứckhỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toànViện Hàn lâm

Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và vănhóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý, thườngtrực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm

Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đuakhen thưởng của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịchViện Hàn lâm

Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ thực hiện công tác bảohiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( nếu có ), giải quyết chế độ

ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và ngườilao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm

Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy địnhcủa pháp luật và của Viện Hàn lâm

Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quanđầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn lâm và cơquan cấp trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác

Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết

bị phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâmquản lý

Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quychế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo,quản lý của Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả

Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trựcthuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện

nhiệm vụ được giao.

Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao

2.2.3 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm

Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 PhóChánh Văn phòng Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịchViện Hàn lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từchức, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hànlâm

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm vàtrước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Các Phó Chánh Vănphòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhữngnhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công Chánh Văn phòng có tráchnhiệm xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch

vụ khoa học trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ( xem phụ lục 02)

2.3 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

2.3.1 Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

Tại phòng TC – HC: phòng không có biến động về mặt nhân sự, sốlượng nhân sự đảm bảo phục vụ cho công tác văn thư, phòng có 5 cán bộchuyên trách Cơ cấu tổ chức Phòng TC-HC thuộc Văn phòng Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam gồm có 01 Trưởng Phòng (Chuyên viên chính), 01 PhóTrưởng phòng (Chuyên viên) và 04 nhân viên (Trong đó có 03 chuyên viên)

04 nhân viên, trong đó có 01 chuyên viên quản lý và sử dụng con dấu,01chuyên viên quản lý và giải quyết văn bản đi đến, 01 chuyên viên làm côngtác chuyên trách khác và 01 nhân viên hậu cần

Tại Văn phòng: Phòng Lưu trữ được thành lập năm 2001 Nhân sự hiệntại (năm 2017) phòng có biến động về mặt nhân sự, phòng có 03 cán bộchuyên trách.

Các đơn vị trực thuộc: Hiện tại chưa có quy định của Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ Trên thực tế,Phòng Hành chính có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ tài liệu hànhchính Trung tâm Thư viện có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ sảnphẩm nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học) và kết quả đào tạo (luận văn,luận án)

2.3.2 Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ.

Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thểthiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan

Tại viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam bộ phận quản lý công tác lưu trữ

có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư lưu trữ trong cơ quanbằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện cácnghiệp vụ văn thư ,lưu trữ; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộvăn thư, lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện côngtác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác của cơquan trong thời gian tới

2.3.3 Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ

Để thực hiện chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước, trongnhững năm gần đây, các quy định pháp luật về lĩnh vực này cũng đã đượcQuốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành cơ quan Trung ương và địa phương xâydựng, sửa đổi, bổ sung để ban hành làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiệntrong thực tiễn

Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn

lâm để triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảmbảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thốngnhất trong toàn Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cụ thể đã ban hành đượcnhững văn bản sau:

Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư:

- Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21/12/2007 của Văn phòng ViệnKHXH Việt Nam về ban hành Quy chế về Quản lý văn bản, quản lý và sửdụng con dấu do Văn phòng Viện KHXH Việt Nam quản lý;

- Quyết định 634/QĐ-VP ngày 25/6/2008 của Văn phòng Viện Khoahọc xã hội Việt Nam về ban hành Quy trình Ban hành văn bản;

- Quyết định số 1001/QĐ-VP ngày 09/9/2008 của Chánh Văn phòngViện khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Quản lý văn bản gửi đếnViện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Công văn số 147/KHXH-VP ngày 27/02/2006 v/v ban hành mẫu vănbản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Công văn số 960/KHXH-VP ngày 21/8/2007 của Chủ tịch Viện Khoahọc xã hội Việt Nam về các mẫu và thể thức văn bản

Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ

- Quyết định số 103/QĐ-KHXH ngày 14/02/2001 của Giám đốc Trungtâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v thành lập Phòng Lưu trữ trựcthuộc Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia;

- Quyết định số 983/QĐ-KHXH ngày 26/9/2001 của Giám đốc Trungtâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành Danh mục thời hạnbảo quản tài liệu kế toán;

- Quyết định số 325/QĐ-KHXH ngày 28/4/2003 của Giám đốc Trungtâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia v/v ban hành bảng thời hạn bảoquản tài liệu của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn quốc gia;

- Quyết định số 1155/QĐ-KHXH ngày 19/7/2005 của Chủ tịch Viện

Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán;

- Quyết định số 387/QĐ-KHXH ngày 08/5/2006 của Chủ tịch ViệnKhoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữcủa Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Quyết định số 1705/QĐ- VP ngày 21/12/2007 của Chánh Văn phòngViện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy chế về bảo quản, khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Quyết định số 857/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòngViện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập Danh mục hồ sơ;

- Quyết định số 856/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòngViện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Lập hồ sơ việc;

- Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 của Chánh Văn phòngViện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ;

- Quyết định số 719/QĐ-VP ngày 28/5/2009 của Chánh Văn phòngViện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 539/QĐ-KHXH ngày 23/4/2012 ban hành Quy chế bảo

vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

Ngoài ra Viện Hàn lâm còn ban hành công văn chỉ đạo về việc thống kê

cơ sở công tác lưu trữ, hướng dẫn tiêu hủy tài liệu

Từ hệ thống văn bản quy phạm về công tác văn thư lưu trữ nói trên,chúng ta có thể thấy trong suốt thời gian qua, lĩnh vực này luôn được quantâm, chú trọng Văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam banhành phù hợp với pháp luật hiện hành và đáp ứng yêu cầu trong hoạt độngquản lý và điều hành của Viện Hàn lâm

Tuy nhiên, qua xem xét các văn bản hiện hành, chúng ta nhận thấy một

số văn bản chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới Nhiều văn bản ban hành

đã lâu, đến nay có nhiều điểm không còn phù hợp…

Như vậy, việc tiếp tục sửa đổi, bổ sung, ban hành mới để hoàn thiện hệthống văn bản của Viện về các lĩnh vực này trong thời gian tới là hết sức cầnthiết.

2.3.4 Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc

- Thực hiện kiểm tra một số đơn vị trực thuộc theo kế hoạch kiểm tra

chéo định kỳ 2 năm một lần các bộ ngành cơ quan trung ương do Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước chỉ đạo (2003, 2005, 2009)

- Năm 2014 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã chủ động kiểm tra,hướng dẫn 10 đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các quy định của nhànước và của Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ

- Trong những năm gần đây việc thực hiện kiểm tra chéo định kỳ vẫnđược tiến hành thường xuyên và đem lại những hiệu quả thiết thực

2.3.5 Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:

+ Tổ chức, thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định

kỳ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội

vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưutrữ

+ Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêucầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (báo cáo kế hoạch 5 năm 2016-2020)

- Các đơn vị trực thuộc:

+ Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàngnăm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quyđịnh chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

• Thực hiện các báo cáo đột xuất về công tác văn thư lưu trữ theo yêucầu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

2.3.6 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam:

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưutrữ ở các cơ quan Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là vôcùng cần thiết Trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đếncách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan

+ Cử cán bộ tham gia thi và học các lớp đào tạo đại học, trung cấp vềvăn thư, lưu trữ do các Trường và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức

+ Tổ chức các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ

và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

2.4 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện.

2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản.

Soạn thảo và ban hành văn bản là khâu quan trọng của mọi cơ quan, tổchức Trong hoạt động quản lý, từ việc ban hành chủ trương, chính sách, xâydựng chương trình, kế hoạch công tác đến chỉ đạo điều hành thực hiện côngviệc đều phải dùng đến văn bản Do vậy, công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản có tầm quan trọng và các yêu cầu của công tác này đòi hỏi rất cao

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan tham mưu, giúpviệc Chủ tịch Viện, có chức năng giúp Lãnh đạo Viện trong việc tổ chức vàban hành các văn bản của Viện Việc nắm vững các yêu cầu, nội dung củacông tác soạn thảo, ban hành văn bản mà cụ thể là thẩm quyền ban hành; thểthức, thể loại văn bản; văn phong và quy trình ban hành văn bản là hết sứcquan trọng và cần thiết

2.4.1.1 Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành.

∗ Hệ thống văn bản của cơ quan ban hành bao gồm:

VB hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo,

thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báocáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấynghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.

VB chuyên ngành: các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa họcthực hiện theo quy chế quản lý khoa học của Viện Hàn lâm

Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theocác quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

2.4.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản là một trong những yếu tố quan trọng đểmột văn bản có tính hiệu lực trong thực tiễn

Quy định về thẩm quyền ban hành văn bản của Viện được quy định tại Quy chế Văn thư lưu trữ năm 2016 như sau:

Các loại văn bản chủ yếu mà Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Namban hành trong quá trình hoạt động bao gồm: văn bản hành chính; văn bảnchuyên môn; văn bản các đoàn thể Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật,

do Viện Khoa học Xã hội Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ là cơquan nghiên cứu về khoa học xã hội, không có chức năng quản lý về mặt nhànước nên Viện không có thẩm quyền ban hành loại văn bản này.( Quy định tạiNghị định 58 của Chính phủ)

Cụ thể, Viện có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau:

Văn bản hành chính

Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt với nội dung

nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức

cụ thể trong những trường hợp xác định được Viện thể hiện trong hình thứcpháp lý xác định là Quyết định cá biệt có tính đơn phương và bắt buộc thihành ngay Trong thực tiễn hoạt động, Viện ban hành rất nhiều các quyết định

cá biệt, chưa ban hành chỉ thị cá biệt Các quyết định cá biệt do Viện ban hànhmang tính áp dụng pháp luật trên cơ sở những quy định chung, những quyết

định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của

cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể Ví dụ như: các quyếtđịnh nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán

bộ công chức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt

Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù

thuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại vănbản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạtđộng khoa học của Viện Hàn lâm

Văn phòng là đầu mối thực hiện việc kiểm soát và trình bày văn bản, tất

cả các loại văn bản trình lãnh đạo Viện ký đều phải chuyển qua Văn phòng đểkiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày và rà soát lại vềnội dung Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký tắt vào sau dấu(./.) dòng cuối cùngcủa phần nội dung văn bản, lãnh đạo Văn phòng ký tắt sau dòng chữ” Nơinhận” trên một trong hai bản soạn thảo trình ký, trước khi chuyển văn thưtrình lãnh đạo Viện

Như vậy, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vàovăn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản đượcquy định rất rõ ràng, cụ thể Việc tuân thủ các quy định về thẩm quyền soạnthảo và ban hành Văn bản của Viện cũng như Văn phòng Viện tạo nên một hệthống văn bản thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho quản lý và nâng cao hiệuquả công tác hành chính của Viện

2.4.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thể thức văn bản

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan Khoa học thuộc Chính phủnên Viện phổ biến tổ chức soạn thảo văn bản với thể thức và kỹ thuật trìnhbày theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 hướng dẫnthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; áp dụngđối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ

chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.

Nhìn chung, thể thức văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam đãđược thực hiện theo đúng quy định của nhà nước và mẫu văn bản của Viện đãban hành Đặc biệt là từ năm 2005 đến nay, thực hiện theo Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thể thức văn bản của Viện đi vào thống nhất

Số văn bản có sai sót về thể thức đã giảm đáng kể

Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, định lề trang văn bản, vịtrí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ…

Qua khảo sát văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam từ 2006 đếnnay tôi thấy kỹ thuật trình bày về cơ bản đã đảm bảo yêu cầu, văn bản banhành được đánh máy trên máy vi tính, khổ giấy đảm bảo theo tiêu chuẩn, từphông chữ, chữ viết hoa, dòng văn bản, định lề trang văn bản đến vị trí trìnhbày được chú trọng Riêng phông chữ giai đoạn từ 2008 trở về trước phần lớn

sử dụng phông chữ VnTime, gần đây sử dụng thống nhất phông chữ tiếngViệt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Tóm lại, công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXHViệt Nam về cơ bản đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức vănbản, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong văn bản và tuân thủtheo quy trình ban hành văn bản một cách chặt chẽ Tuy nhiên, do nhiềunguyên nhân mà văn bản ban hành vẫn còn tồn tại những văn bản sai sót vềmặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong

2.4.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Quy trình ban hành văn bản quản lý, văn bản hành chính tại Viện Khoahọc xã hội Việt Nam thực hiện theo Quy trình Ban hành văn bản của Vănphòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam (ban hành kèm theo Quyết định634/QĐ-VP ngày 25/6/2008)

Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản phụ lục số 03

Nhận xét chung.

Công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH ViệtNam về cơ bản đã thực hiện tốt theo đúng các yêu cầu của thể thức văn bản,thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, văn phong văn bản và tuân thủ theoquy trình ban hành văn bản một cách chặt chẽ Tuy nhiên, đó chỉ là các yêucầu, quy định mang tính chung nhất của công tác soạn thảo, ban hành vănbản Trong thực tiễn, công tác này đòi hỏi phải cụ thể, chi tiết hơn nhiều Dovậy mà văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam vẫn còn tồn tại nhữngvăn bản sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày, văn phong

2.4.2 Quản lý văn bản đi.

Việc tổ chức quản lý VB đi phải bảo đảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định

2.4.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản

Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Tất cả văn bản đi đều qua

bộ phận văn thư của phòng tổ chức hành chính, Văn phòng Viện Hàn LâmKHXH Việt Nam để kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vàphải có chữ ký của người ký văn bản

Trưởng phòng TC - HC của văn phòng phân công nhiệm vụ cụ thể 01Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc hoàn chỉnh thể thức văn bản.Những văn bản không đáp ứng được sẽ bị trả lại bộ phận soạn thảo để sửachữa

Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản: Trước khi ghi số và ngày tháng

VB, Cán bộ Văn thư Phòng TC - HC Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam làChuyên viên Trần Hoa Sim có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức và kỹthuật trình bày VB theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV Những VB khôngđảm bảo về thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúngquy định, Văn thư sẽ không ghi số mà nhất thiết đơn vị soạn thảo phải sửa lại

trước khi có thể ban hành VB, nhất là đối với những VB gửi đến các cơ quanngoài Viện Hàn lâm.

VB được tập trung tại Bộ phận Văn thư phòng TC - HC để lấy số VBtheo hệ thống số chung tại phần mềm quản lý VB đi của toàn Viện Hàn lâm

Hệ thống số VB của Viện được chia làm 03 hệ thống: số quyết định (gồmQuyết định và Hợp đồng lao động), số công văn (gồm Công văn và các loạihình VB hành chính khác) và số Hợp đồng đề tài Khoa học

2.4.2.2 Đăng ký văn bản

Viện Hàn lâm KHXH VN thực hiện đăng ký và quản lý VB đi trên Hệthống quản lý VB và điều hành tác nghiệp tại địa chỉ nội bộhttp://vbdh.vass.gov.vn/ với giao diện:

Ảnh 2.1: Quản lý VB đi

Nhìn vào Mục Quản lý VB đi, tại Sổ công văn đi năm 2016, ta có thểthấy các thông tin của VB đi đăng ký tại Văn thư Phòng Tổ chức-Hành chính,VD:

Công văn số 1176 mang số ký hiệu 1176/KHXH-VP ban hành ngày