Thực trạng công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng tại ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng của tổng cục hải quan

Tổng quan nghiên cứu Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu mới chỉ có một số ít đề tài nghiên cứu về vấn đề nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý dự án tại các Ban Quản lý dự án chuyên n

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

-

LUẬN VĂN THẠC SĨ

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực

Vậy tôi viết Lời cam đoan này đề nghị Khoa Quản trị Kinh doanh – Viện Đại học Mở Hà Nội xem xét để tôi có thể bảo vệ Luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người thực hiện

Dương Đức Trọng

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo đã giảng dạy, trang bị cho tôi vốn

kiến thức vô cùng quý báu Tôi cũng xin cảm ơn Ban Giám hiệu và đội ngũ Cán bộ,

công chức, viên chức của Viện Đại học Mở đã quan tâm, giúp đỡ tôi trong suốt quá

trình học tập, nghiên cứu tại trường

Đặc biệt, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới Cô giáo – Người hướng dẫn khoa

học – TS.Nguyễn Thị Mai Anh, người đã hết lòng tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn

và chỉ bảo tận tình giúp tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đến Trịnh Tiến Dũng – Trưởng Ban Quản lý

các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan cùng toàn thể các cán bộ, công chức

của Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan đã tạo mọi điều

kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành luận văn này

Xin trân trọng cảm ơn!

Người thực hiện

Dương Đức Trọng

Tác giả luận văn

Mạc Quỳnh Trang

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 5

1.1 Khái niệm về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư 5

1.1.1 Dự án đầu tư 5

1.1.2 Quản lý dự án đầu tư 10

1.2 Nội dung cơ bản của quản lý dự án đầu tư 13

1.2.1 Các nội dung quản lý dự án đầu tư 13

1.2.2 Các mô hình tổ chức quản lý dự án 16

1.2.3 Các công cụ quản lý dự án 19

1.3 Nội dung và đặc điểm của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 24

1.3.1 Đặc điểm của các dự án đầu tư ngành xây dựng 24

1.3.2 Các giai đoạn của một dự án đầu tư xây dựng công trình 25

1.3.3 Nội dung của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 27

1.3.4 Ban quản lý dự án xây dựng 33

1.3.5 Quan điểm đánh giá dự án đầu tư xây dựng công trình và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 35

1.4 Kinh nghiệm quản lý dự án ở một số đơn vị trong nước 36

1.4.1 Ban Quản lý dự án công trình xây dựng tỉnh Cà Mau 36

1.4.2 Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng TP.Vinh – Nghệ An 37

1.4.3 Bài học rút ra 37

1.5 Kết luận chương 1 38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN 40

2.1 Tổng quan về Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 40

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 40

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng

cục Hải quan 40

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 43

2.1.4 Tình hình triển khai các Dự án của Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 44

2.2 Thực trạng công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 45

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình 45

2.2.2 Thực trạng một số chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 48

2.2.3 Đánh giá công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 56

2.3 Kết luận chương 2 63

CHUƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN 64

3.1 Định hướng và mục tiêu phát triển của Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan trong thời gian tới 64

3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan 65

3.2.1 Đổi mới về cơ cấu tổ chức 65

3.2.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 67

3.2.3 Nâng cao chất lượng quá trình lập kế hoạch trong quản lý dự án 71

3.2.4 Nâng cao chất lượng công tác quản lý chất lượng 71

3.2.5 Nâng cao chất lượng công tác quản lý tiến độ 74

3.2.6 Nâng cao chất lượng công tác quản lý chi phí 77

3.2.7 Nâng cao chất lượng công tác quản lý rủi ro 78

3.2.8 Nâng cao chất lượng công tác quản lý đấu thầu 79

3.3 Một số kiến nghị với các cơ quan ban ngành có thẩm quyền của Nhà nước 82

3.4 Kết luận chương 3 83

KẾT LUẬN 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH BẢNG

Bảng 1.1 Thứ bậc phân công công việc theo các phương pháp 20

Bảng 1.2 Nội dung chủ yếu của công tác Quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng 28

Bảng 2.1 Quy trình thực hiện dự án tại Tổng cục Hải quan 47

Bảng 3.1 Bảng ma trận phân công trách nhiệm 66

HÌNH Hình 1.1 Các giai đoạn quản lý dự án 11

Hình 1.2 Sơ đồ mô tả bản chất của quá trình quản lý dự án 11

Hình 1.3 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 17

Hình 1.4 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án 18

Hình 1.5 Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay 19

Hình 1.6 Sơ đồ làm việc của Ban quản lý dự án 34

Hình 2.1: Tiến độ triển khai gói thầu số 6, dự án Cục Hải quan TP.Hà Nội 50

Hình 3.1 Tổ chức dự án theo mô hình ma trận 66

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước, ngành Hải quan Việt Nam đang thực hiện những sứ mệnh quan trọng của mình nhằm góp phần tạo môi trường thể chế thuận lợi cho thương mại quốc tế, đầu tư nước ngoài, đảm bảo nguồn thu cho ngân sách và bảo vệ an ninh quốc gia

Thời gian qua kể từ năm 1986 đến nay, Hải quan Việt Nam có nhiều nỗ lực, cố gắng, đạt được những thành tựu đáng kể góp phần tích cực trong sự nghiệp đổi mới và hội nhập quốc tế của Việt Nam Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới, hiện đại hóa ngành Hải quan hội nhập với xu thế phát triển chung của thế giới, hướng tới xây dựng ngành Hải quan Việt Nam trở thành lực lượng chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu; hoạt động minh bạch, có hiệu lực và hiệu quả, thích nghi nhanh với những thay đổi của môi trường, công nghệ mới

Với mục tiêu xây dựng ngành Hải quan Việt Nam hướng tới tiêu chí “Chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả”, tăng cường công tác hiện đại hóa ngành Hải quan Trong thời gian qua, Tổng cục Hải quan đã rất quan tâm đến quá trình đầu tư cơ sở vật chất phục vụ quá trình làm việc của cán bộ ngành Hải quan Qua quá trình học tập, làm việc, nghiên cứu tiếp cận hoạt động tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan, tác giả luận văn lựa chọn “Thực trạng công tác quản lý các dự án Đầu tư xây dựng tại Ban quản lý dự án Đầu tư xây dựng của Tổng Cục Hải Quan” làm

đề tài luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan nghiên cứu

Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu mới chỉ có một số ít đề tài nghiên cứu về vấn đề nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý dự án tại các Ban Quản lý dự án chuyên ngành của các đơn vị, trong đó có thể kể đến một số đề tài như:

- Đề tài “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý Đầu tư và Xây dựng thuỷ lợi 1” của tác giả Trần Mạnh Dũng năm 2011

- Đề tài “Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại BQL

dự án của TW” của tác giả Ngô Cẩm Na năm 2010

- Đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Công ty Cổ phần Za Hưng” của tác giả Đoàn Triệu Việt năm 2011

- Đề tài “Quản lý dự án đầu tư tại Tổng Công ty điện lực Việt Nam” của tác giả Lưu Tuấn Tùng năm 2014

- Đề tài “Thực trạng công tác Quản lý dự án đầu tư tại Tổng công ty xây dựng

và phát triển hạ tầng” của tác giả Nguyễn Hữu Cường năm 2010

Tuy vậy, các đề tài này mới chỉ dừng lại ở mức nghiên cứu trong phạm vi nội

bộ của đơn vị đó cũng như nghiên cứu trước giai đoạn luật Xây Dựng mới số 50/2014/QH13 và các Nghị định mới về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản có hiệu lực nên không thể áp dụng vào hoạt động thực tiễn của Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan trong thời gian này

Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, tác giả còn tham khảo thêm các quy định của pháp luật về quản lý dự án đầu tư xây dựng như:

- Luật Xây Dựng số 50/2014/QH13 được Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 18/6/2014

- Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ : Về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng

- Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ : Về quản lý dự

án đầu tư xây dựng

- Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/03/2015 của Chính phủ : Về quản lý chi phí đầu tư xây dựng

- Thông tư 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016 của Bộ xây dựng: Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng

- Thông tư 16/2016/TT-BXD của Bộ xây dựng: Hướng dẫn thực hiện một

số Điều của Nghị định số 59/2015/NĐ-CP về hình thức tổ chức quản lý dự án đầu

- Giáo trình “Phương pháp nghiên cứu khoa học của” PGS.TS Nguyễn Bảo Vệ

- Giáo trình Phương pháp luận Nghiên cứu khoa học, NXB Khoa học và kỹ thuật

3 Mục đích nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài tập trung vào việc phân tích thực trạng và đánh giá về hiệu quả quản lý

dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý các

dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả thực công tác hiện đại hóa ngành Hải quan, đáp ứng được các yêu cầu mà Lãnh đạo Tổng cục Hải quan giao nhiệm vụ, phục vụ công tác xây dựng ngành Hải quan Việt Nam “Chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả”

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Hệ thống cơ sở lý thuyết về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

- Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan

- Đưa ra một số kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản

lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan

4 Câu hỏi nghiên cứu

- Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan như thế nào?

- Cần phải làm gì để hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng tại Tổng cục Hải quan?

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng:

- Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan

5.2 Phạm vi:

- Không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu các dự án do Ban Quản lý các dự

án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan đang triển khai

- Thời gian nghiên cứu: Phân tích thực trạng và đánh giá từ khi thành lập Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan cho đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong nghiên cứu đề tài này, tác giả vận dụng các phương pháp luận và phương pháp chủ yếu sau:

- Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp: Tổng hợp, phân tích và điều tra xã hội học (phỏng vấn, thu thập - phân tích dữ liệu, thống kê về hiệu quả các dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan) kết hợp với phương pháp so sánh lý luận với thực tiễn, phương pháp hỏi

ý kiến chuyên gia

- Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp quan sát để thu thập thông tin

về các công tác tổ chức, quản lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan

- Phương pháp phân tích tài liệu: Được sử dụng để phân tích các công trình nghiên cứu liên quan Phân tích nội dung tài liệu để thu thập, học hỏi, kế thừa và phát triển phù hợp với đề tài

Cùng với đó đề tài sử dụng một số phương pháp khác như: thống kê, so sánh, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn, nhằm làm rõ nội dung cơ bản của đề tài luận văn, bảo đảm tính khoa học và logic giữa các vấn đề được nêu ra Ngoài ra luận văn cũng kế thừa, phát triển các kết quả của các công trình nghiên cứu có liên quan đến nội dung đề tài nhằm làm rõ những vấn đề chính của luận văn

7 Nội dung của Luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

Chương 2: Thực trạng về công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan

Chương 3: Phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng quản lý dự án tại Ban Quản lý các dự án đầu tư xây dựng của Tổng cục Hải quan

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

XÂY DỰNG 1.1 Khái niệm về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư:

1.1.1 Dự án đầu tư:

1.1.1.1 Khái niệm:

Hiện nay, trên thế giới tồn tại rất nhiều khái niện về Dự án Tuy nhiên, theo nghĩa chung nhất, Dự án là tập hợp nhiều hoạt động mang tính duy nhất, phức tạp, liên quan đến nhau, có mục tiêu và mục tiêu đó phải được hoàn thành trong một thời gian

cụ thể, với mức ngân sách nhất định và tùy theo tính kỹ thuật và chuyên môn riêng

Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định Xét trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Nỗ lực có thời hạn cónghĩa là mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định

Trên cơ sở khái niệm cơ bản về Dự án, ta có khái niệm về Dự án đầu tư là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian nhất định Cùng khái niệm này, Luật Đầu tư số 67/2014/QH13 ngày 26/11/2014 có định nghĩa “Dự án đầu tư là tập hợp đề xuất bỏ vốn trung hạn hoặc dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư kinh doanh trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định”

Theo nghĩa khác, Ngân hàng thế giới cho rằng “Dự án đầu tư là tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định” Tổng quát “dự án đầu tư” là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những

cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảngthời gian xác định

Đối với ngành Xây dựng, Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014

“Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên

cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng”.Cụ thể

là, phát hiện ra một cơ hội đầu tư và muốn bỏ vốn đầu tư vào xây dựng công trình nào

đó, trước hết nhà đầu tư phải tiến hành thu thập, xử lý thông tin, xác định điều kiện và khả năng, xác định phương án tối ưu để xây dựng bản dự án đầu tư mang tính khả thi được gọi tắt là Dự án đầu tư (Đó là luận chứng kinh tếkỹ thuật để xác định mức độ quy

mô và hiệu quả của dự án)

Tóm lại, điểm chung nhất của các khái niệm nằm trong khuôn khổ các yếu tố: mục đích, nguồn lực và thời gian Bất cứ một dự án nào có thể khác nhau về mục tiêu hay phương tiện cách thức tiến hành nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn củabản chất

dự án

1.1.1.2 Đặc điểm của dự án đầu tư Một dự án đầu tư có những đặc điểm sau đây:

Thứ nhất, Dự án luôn hướng đến một mục tiêu và kết quả xác định Tất cả các

dự án đều phải có kết quả được xác định rõ Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết qua riêng, độc lập Tập hợp các kết quả cụ thể của một nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành vớichất lượng cao

Thứ hai, Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất

Thứ ba, Dự án diễn ra trong khoảng thời gian nhất định Giống như mọi thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu

và kết thúc Bất kỳ dự án nào cũng chịu sự ràng buộc bởi thời gian vì mỗi mục tiêu mỗi nhu cầu chỉ xuất hiện theo từng thời điểm Có thể trong thờigian thực hiện tồn tại một mục tiêu, song nếu dự án chỉ được hoàn thành sau thờigian dự kiến thì mục tiêu

đó không còn hoặc giảm hiệu quả lợi ích Bất kỳ sự chậm trễ nào cũng kéo theo một chuỗi các biến cố bất lợi như: bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp thiết

bị vật tư không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu

Thứ tư, Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều

bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường xuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

Thứ năm, Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án thường có hai thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiện quyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau

Thứ sáu, Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi lurợng tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có

độ rủi ro cao Công tác điều hành dự án do vậy phải tính đến hiện tur-ong này để phân tích và ước lượng các rủi ro, chọn lựa giải pháp cho một tương lai bất định, đảm nhận

và dự kiến những bất lợi có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án, theo dõi

và có phản ứng kịp thời đảm bảo cho việc hoàn thành dự án đúng yêu cầu

1.1.1.3 Phân loại dự án đầu tư:

Có nhiều cách phân loại dự án khác nhau, tuỳ theo mục đích của công tác tổ chức, quản lý và kế hoạch hoá vốn đầu tư, người ta lựa chọn các tiêu thức khácnhau để phân loại, ví dụ: Theo cơ cấu tái sản xuất, Dự án đầu tư được chia làm hailoại theo chiều rộng và theo chiều sâu, Theo các lĩnh vực hoạt động trong xã hội thì có thể phân thành Dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh.Dự án đầu tư phát triển khoa học kỹ thuật Dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng v.v Trong công tác quản lý các dự án đầu

tư tại Việt Nam, các dự án đầu tư thường được phân loại theosự phân cấp quản lý và theo nguồn vốn

Theo phân cấp quản lý: Dự án đầu tư được phân loại thành Dự án quan trọng quốc gia, các dự án nhóm A, B, C Việc phân chia này dự trên Tổng mức đầu tư, ngành và tính chất của dự án Các Dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A là các dự

án dự án lớn với tổng mức đầu tư lớn có tính chất quan trọng, các dự án nhóm B có

quy mô và tính chất ở mức độ trung bình, các dự án nhỏ ở nhóm C Ví dụ theo tổng mức đầu tư: Đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình sử dụng vốn đầu tư công có tổng mức đầu tư trên 10.000 tỷ đồng hoặc các dự án ảnh hưởng đến môi trường hoặc tiềm ẩn khả năng ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường, các dự án tùy theo tính chất có tổng mức đầu tư trên 2.300; 1.500; 1.000;800 tỷ đồng trở lênsẽ thuộc nhóm A, các nhóm còn lại cũng tương tự Các dự án đầu tư xây dựng công trình được phân loại chi tiết tại phụ lục số I của nghị định 59/2015/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý dự án đầu tưxây dựng công trình

Theo nguồn vốn: Dự án được chia theo nguồn vốn mà Dự án đó sử dụng như: Vốn ngân sách nhà nước; Vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, Vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước; Vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước; Vốn tư nhân, Vốn đầu tư từ nước ngoài, Vốn khác hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn Thông thường các dự án có sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì phải tuân theo các nghị định, thông tư hướng dẫn của chính phủ và các cơ quan ban ngành, còn các dự án

sử dụng nguồn vốn khác thì được khuyến khích áp dụng theocác văn bản pháp luật của nhà nước như: các nghị định, thông tư hướng dẫn

1.1.1.4 Các giai đoạn của một dự án, vòng đời của dự án đầu tư:

Vòng đời dự án xác định các giai đoạn mà một dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc dự án Các giai đoạn thường có cơ chế tự hoàn thiện kiểm soát quản lý thông qua các công việc giám sát, đánh giá Điển hình, sự chuyểntiếp giữa các giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu và một kết quả chuyển giaocụ thể, kèm theo những phê duyệt, tán thành của chủ đầu tư trước khi bước sanggiai đoạn tiếp theo

Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống SDLC cơ bản là nhóm các giai đoạn của dự án Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặc lãnh vực kinh doanh, thường được chia thành 4 giaiđoạn như sau:

- Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng của dự án và phương pháp thực hiện dẫn tới kết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu ngay khi hình thành dự án Khảo sát - tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, là những công việc triển khai và cần được quản lý trong gian đoạn này Quyết định lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các

mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn này những nội dung được xét đến là mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mực độ rủi ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết Đồng thời cũng cần làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực Phát triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hoá hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực

tế Kết thúc giai đoạn này là sự phê duyệt về chủ trương thực hiện dự án (ý tưởng)

- Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự án Nội dung chủ yếu của giai đoạn này bao gồm: Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức, Lập kế hoạch tổng thể; Phân tích, lập bảng chi tiết công việc; Lập kế hoạch tiến

độ thời gian: Lập kế hoạch ngân sách, Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết; Lập kế hoạch chi phí; Xin phê chuẩn thực hiện tiếp Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu Thành công của dự án phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này

- Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực cần thiết, ví dụ đối với dự án xây dựng bao gồm các công việc như thiết kế tiêu chuẩn kỹ thuật, ký kết hợp đồng, các công tác chuẩn bị cho xây dựng côn trình Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng và xây dựng công trình Kết thúc giai đoạn này, các dự án được xây dựng, hình thành và kiểm định, dự án có thể chuyển sang giai đoạnVận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm

- Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện những công Việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng các nguồn lực Với một số các công việc cụ thể như sau: Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự

án, Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo; Thanh quyết toán; Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn quản lý

và vận hành; Bàn giao dự án, nghiệm thu và đưa dự án vào sử dụng, Giải phóng và bố trí lại thiết bị

1.1.2 Quản lý dự án đầu tư:

1.1.2.1 Khái niệm:

Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 1950, đến nay nó đã nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án: Thứ nhất là nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, trong khi khách hànghội, kinh

tế, kỹ thuật ngày càng tăng

Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án” Xét theo khía cạnh khác, quản

lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sátquá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn,trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau Các quy trình này lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án, tác động lẫn nhau Các giai đoạn quản lý dự án thường tương ứng với các giai đoạn của dự ánđầu

tư, có năm giai đoạn quản lý dự án như sau:

- Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó

- Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là xây dựng mục tiêu của dự án và thiết lập các phương pháp cũng như các biện pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đó một cách tốt nhất Các kế hoạch cho phép tổ chức các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án

và tất cả các thành viên tham gia dự án phải được thực hiện công việc mộtcách nhất quán với các phương pháp đã được lựa chọn

- Thực hiện kế hoạch: Khi các mục tiêu được thiết lập và các kế hoạch được tiến hành từ mọi tổ chức, cần phải biết dẫn dắt chúng thực hiện một cách thành công Các công việc thực hiện bao gồm việc triển khai các nguồn tài nguyên nhânlực và các

hệ thống để đạt được bản kế hoạch tổng thể và tiến độ dự án

- Kiểm soát Chức năng của kiểm soát phải được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của công Việc, nhằm đạt được những mục tiêu chung khi xây dựng dự án như đã chỉ định Theo dõi thời gian bằng cách kiểm soát sự phát triển của dự án theo tiến độ Theo dõi chi phí thông qua một hệ thống dựa vào ngân quỹ của dự án Hệ thống báo

của hệ thống kiểm soát dự án một cách chi tiết

- Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ chủ đầu tư và đưa dự án hoặc giaiđoạn

đó đến một kết thúc theo thứ tự

Sơ đồ và mối quan hệ của các giai đoạn quản lý dự án (xem hình 1.1)

Hình 1.1 Các giai đoạn quản lý dự án

Nguồn: Tài liệu Project Management Institute

1.1.2.2 Bản chất của quản lý dự án:

Bản chất của quản lý dự án chính là sự điều khiển (Cybernetics) một hệ thống lớn trên cơ sở 3 thành phần: con người, phương tiện, hệ thống Sự kết hợp hài hòa 3 thành phần trên cho ta sự quản lý dự án tối ưu (xem hình 1.2)

Hình 1.2 Sơ đồ mô tả bản chất của quá trình quản lý dự án

Nguồn: giáo trình Cybernetics, or control and communication in the animal and

machine

Kiểm soát Thực hiện

Sự phản hồi

Trong hệ thống, con người được gọi là “kỹ năng mềm” còn phương tiện gọilà

“kỹ năng cứng”

1.1.2.3 Mục tiêu của quản lý dự án:

Mỗi dự án có đều có một mục tiêu tổng quan nhằm đưa ra định hướng hoạt động Mục tiêu của dự án xác định kết quả cuối cùng, chỉ ra một cách rõ ràng cần phải hoàn thành cái gì, đồng thời trả lời các câu hỏi liên quan đến quy mô và mục đích của

dự án Ví dụ, dự án nhà máy thủy điện có mục tiêu là xây dựng nhà máy sản xuất điện năng dựa vào nguồn thủy năng của các con sông, suối Trong công tácquản lý dự án việc xác định mục tiêu phải đáp ứng được tiêu chuẩn SMART:

- Cụ thể (Specific):

- Định lượng được (Measurable)

- Phân công được (Assignable)

- Khả thi (Attainable, achievable)

- Hiện thực (Realistic) – Phù hợp (Relevant)

- Có thời hạn (Time-related)

Tùy vào quy mô dự án, tính chất dự án và phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế xã hội của từng quốc gia mà mỗi nước, mỗi tổ chức có những mục tiêu quản lý khác nhau Tuy nhiên, Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sáchđược duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép Về mặt toán học, bốn vấn đề này liên quan với nhau theo công thức sau:

C = f(P, T, S)

Trong đó:

C: Chi phí

P: Hoàn thành công việc (kết quả)

T Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực ) và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khácnhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án, nhưng tựu chung, đạtđược tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một trong hai mục tiêu kia Cụ thể, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu

Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong ràng buộc không gian và thời gian Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án Trong quá trình quản lý dự

án các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự

án

1.1.2.4 Tác dụng của quản lý dự án:

Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn Quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu như: Liên kết tất cả các hoạt động, công Việc của dự án, Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án; Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án, Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được, Tạo điều kiện cho việc đàm phát trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng: Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượngcao hon

Tuy nhiên, quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản

lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ, vấn đề hậu dự án là những điểm cần được khắc phục trong quản lý các dự án

1.2 Nội dung cơ bản của quản lý dự án đầu tư:

1.2.1 Các nội dung quản lý dự án đầu tư:

1.2.1.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án:

Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án: Quản lý vĩ mô hay quản lý nhànước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tốcủa quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án Trong quá trình triển khaithực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách

về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật

pháp, những quy định về chế độ kế toán, bảohiểm, tiền lurong

Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án: Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý của các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn của

dự án Trong từng giai đoạn, tuỳ đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian,chi phí và kết quả hoàn thành

Quản lý phạm vi: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc νề dự án và cần phải thực hiện, côngviệc nào ngoài phạm vi của dự án

Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án baogiờ sẽ hoàn thành

Quản lý chi phí: Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sảnphẩm

dự án phải đáp ứng mong muốn của Chủ đầu tư

Quản lý nhân lực: Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó chothấy Việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào

Quản lý thông tin: Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác nhất giữa các thành viên dự án với các cấp quản lý khác nhau Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họbằng cách nào?

Quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượnghoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng như thế nào

1.2.1.3 Quản lý theo chu kỳ của dự án:

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ bấtđịnh nhất định nên các tổ chức, các dự án thường được chia thành một số giai đoạnđể quản

lý thực hiện Mỗi gian đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiện một hay nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án Chu kỳ của dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án

Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việcnào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc về hoặc không thuộc νό phạm vi của dự án

Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm như:

- Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi mới bắt đầu dự

án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc

- Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó mức độ rủi

ro là cao nhất khi dự án bắt đầu thực hiện Xác suất thành công sẽ tăng lên khi dự án

bước qua các giai đoạn sau

- Thứ ba là khả năng ảnh hưởng của nhà tài trợ tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án Do đó, chi phí thường được đầu tư cao nhất vàothời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án tiếp tục trong các giai đoạn sau

1.2.2 Các mô hình tổ chức quản lý dự án:

Tổ chức là một nhân tố động Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý Những năm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng có những thay đổi tích cực theo hướng phát triển nhiều mô hình tổ chức mới, năng động

và hiệu quả Thực tế hiện nay, có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án Tuỳthuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp

Căn cứ vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của

dự án có thể chia hình thức tổ chức quản lý dự án thành hai nhóm chính là hình thức thuê tư vấn quản lý dự án (gồm mô hình tổ chức theo hình thức Chủ nhiệm điều hành

dự án và Mô hình Chìa khóa trao tay) và hình thức Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản

lý dự án

1.2.2.1 Mô hình chủđầu tư trực tiếp quản lý dựán:

Mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý mà Chủ đầu tư hoặc tự thực hiện hoặc lập ra Ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiệncác công việc của dự án theo sự ủy quyền nếu Chủ đầu tư có đủ điều kiện về nghiệpvụ chuyên môn phù hợp với dự án đầu tư (xem hình 1.3)

Mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quán lý dự án

Nhược điểm cơ bản của hình thức này là chủ đầu tư không có chuyên môn trong lĩnh vực đầu tư sẽ không thể quản lý được Để giải quyết nhược điểm này, chủ đầu tư cần phải thuê các chuyên gia làm cố vấn chuyên môn để đảm bảo các mụctiêu của quản lý dự án đầu tư

Hình 1.3 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Nguồn: Tham khảo trong công tác quản lý dự án của Ban Quản lý các dự án đầu tư

xây dựng của Tổng cục Hải quan

1.2.2.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án:

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức quản lý trong

đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có năng lực chuyên môn để điều hành dự

án và họ được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực tiễn dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành

và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thựchiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vịthực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Hình thức nàyáp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp (xem hình 1.4)

Hình thức này có ưu điểm là mang tính chuyên nghiệp, các tổ chức tư vấn quản

lý dự án là các pháp nhân hành nghề theo luật định, có đăng ký hoạt động, đóng thuế

và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chuyên môn và trách nhiệm của mình Đây là một hình thức dịch vụ mới có trong nền kinh tế thị trường, cần được khuyến khích áp dụng Tuy nhiên, do thói quen muốn tự làm, tự cho rằng quản lý và lãnh đạo ai cũng

Tổ chức thực hiện dự án III

Tổ chức thực hiện dự án IV

làm được, nên các Chủ đầu tư chưa thích lựa chọn hình thức này Vì vậy, các văn bản pháp luật phải quy định rõ trường hợp nào thì bắt buộc phải dùng hình thức này

Hình 1.4 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

Nguồn: Tham khảo mô hình quản lý dự án của Ban Quản lý các dự án 6 – Bộ Giao

thông – Vận tải

1.2.2.3 Mô hình chìa khoá trao tay :

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án màcòn

là “chủ” của dự án

Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm được giao cho nhà quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án Trong một số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án đã trúng thầu Khi đó họ như chủ điều hành dự

án Trong trường hợp này bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một

tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp (xem hình 1.5)

Chủ đầu tư

Chủ nhiệm điều hành

dự án

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

Lập dự

toán

Hình 1.5 Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay

Nguồn: Tham khảo mô hình quản lý dự án tại dự án 15B Thi Sách

1.2.3 Các công cụ quản lý dự án

Có nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý dự án nhằm hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án trong nhiều khía cạnh của quản trị dự án Một số công cụ và kỹ thuậtquản lý dự án có thể là: Báo cáo phạm vi dự án và biểu đồ phân tách công việc(WBS); Biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, phân tích đường găng, Ước lượng chi phí (dựtoán) và quản lý kết quả đạt được Dưới đây là một số công cụ thường được sử dụng trong quản lý dự án

1.2.3.1 Biểu đồ phân tách công việc

Biểu đồ phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định liệt kê và lập bảnggiải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án

Chủ đầu tư

Thuê tư vấn hoặc tự lập dự

án

Chọn tổng thầu (Chủ nhiệm điều hành dự án)

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

phụ A, B,…

Về hình thức, biểu đồ cơ cấu phân tách công việc cần thực hiện của dự án Một

sơ đồ phân tách công việc có nhiều cấp bậc Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể Số lượng các cấp bậc của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô phức tạp của dự án

Có thể phát triển sơ đồ phân tách công việc theo nhiều phương pháp, Ba phương pháp chính thường được sử dụng là phương pháp thiết kế dòng (phương pháp lôgíc), phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ) và phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng) Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc Bảng 1.1 trình bày ý nghĩa của từng cấp bậc theo 3 phương pháp Thông thường có thể

sử dụng sáu cấp độ để phân tách công việc, trong đó 3 cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, 3 cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật ở cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết Tuy nhiên, mức độ chi tiết của các công việc ở mức độ cuối nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người để người nhận trách nhiệm về một công việc nào đó cóthực hiện và hoàn thành công việc

Bảng 1.1 Thứ bậc phân công công việc theo các phương pháp

Nguồn: Giáo trình Quản lý dự án đầu tư - TS Từ Quang Phương

Biểu đồ phân tách công việc có một số tác dụng như sau:

Thứ nhất, trên cơ sở biểu đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xácđịnh trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án,WBS làm cho mọi người quan tâm hơn đến dự án và làm các nhóm dự án hiểu đượcyêu câu của nhau

Thứ hai, phân tách công việc là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệtrước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM

Thứ ba, biểu đồ phân tách công việc là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiếtvà điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bố các nguồn lực cho từng công việc

1.2.3.2 Biểu đồ GANTT

Nội dung của phương pháp GANTT là xác định thứ tự thực hiện các hoạt động của dự án từ hoạt động chuẩn bị đến công việc hoàn thành kết thúc dự án lên biểu đồ dạng sơ đồ ngang tuỳ thuộc vào các yếu tố: Độ dài thời gian của mỗi hoạt động; Các điều kiện có trước của các hoạt động; Các kỳ hạn phải tuân thủ; Khả năng thực hiện và khả năng xử lý những vấn đề (thời gian làm thêm, vốn đầu tư đã thực hiện)

Biểu đồ GANTT sau khi xây dựng xong sẽ cho phép chúng ta theo dõi tiến trình thực hiện các hoạt động của dự án, xác định thời gian thực hiện các hoạt độngđó, đồng thời cũng có thể biết được khoảng thời gian dự trữ của từng công việc

Kế hoạch thực hiện dự án được thể hiện trên biểu đồ GANTT sẽ làm cơ sở cho việc điều khiển quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra Đây là một phương pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng Biểu đồ GANTT là công cụ dễ nhìn,thuận tiện cho quá trình tổ chức điều khiển

Để sử dụng phương pháp GANTT, chúng ta cần phải tiến hành một số công việc như sau: Cố định một dự án; Xác định khối lượng công tác những hoạt động khác nhau cần phải thực hiện trong khuôn khổ của một dự án đó; Xác định độ dài thời gian thực hiện và lực lượng tham gia, nhu cầu nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó;

Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động Xác định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc và thời gian dự trữ của hoạt động

Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện Biểu đồ GANTT cho biết thứ tự từng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của từng hoạt động, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc Và thời gian thực hiện của từng hoạt động và tổng tiến độ thực hiện của dự án Thuận tiện cho việc theo dõi và điều khiển quá trình triển khai thực hiện dự án

Nhược điểm: Không cho người quản lý thấy rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án Không phản ánh rõ những mặt hoạt động quan trọng cần chú ý trong quá trình điều khiển để đảm bảo tiến độ đã vạch ra Người quản lý không nhìnra cách làm thế nào để rút ngắn tiến độ thực hiện dự án

Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được sử dụng rộng rãi để lập kế hoạch tiến

độ và quản lý thực hiện dự án Phương pháp này sử dụng thích hợp hơn khi sốhoạt động của dự án không quá nhiều và sử dụng phương pháp này để bổ sung phương pháp sơ đồ PERT trong quản lý thực hiện dự án

1.2.3.3 Sơ đồ mạng PERT/CPM:

Sơ đồ mạng là một đồ thị bao gồm toàn bộ khối lượng của một bài toán lập kế hoạch, nó ấn định một cách logic trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công tác sản xuất, ấn định thời gian thực hiện các công tác và tối ưu hoá kế hoạch đề

ra Trong quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch ta vẫn có thể điều chỉnh sơ đồ mạng cho sát với thực tế

Lịch sử ra đời: Sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique)

và phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) được phát triển vào những năm

50 để giúp các nhà quản lý vạch kế hoạch, điều tiết và quản lý các dự án lớn và phức tạp CPM do J.E.Kelly và M.R Walker tìm ra năm 1957 và được áp dụng trong quản lý xây dựng dự án nhà máy hoá chất DoPont Còn PERT được áp dụng trong quản lý chế tạo tên lửa Polaris ở Mỹ và được hãng hàng không Anh áp dụng năm 1958

Trong quản lý dự án đầu tư, để có thể áp dụng sơ đồ PERT, cần phải có cácđiều kiện như sau:

Thứ nhất là phải phân chia quá trình thực hiện dự án thành các hoạt động rành mạch và hợp lý Tức là chia đối tượng quản lý thành các quá trình thành phần (sau đây gọi là các hoạt động, hoặc các công việc) theo đặc điểm kỹ thuật và đặc điểm về tổ chức quản lý

Thứ hai, các hoạt động (các quá trình thành phần) phải xác định rõ nội dung công Việc, khối lượng công Việc, và phải xác định được thời gian cần thiết để thực hiện khối lượng các công việc đó

Thứ ba, phải xác định được mối quan hệ giữa các công việc với nhau Đốivới quản lý hoạt động xây dựng đó là mối quan hệ công nghệ trong xây dựng

Thứ tư, phải xác định được thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của từnghoạt động (công việc) theo mối quan hệ công nghệ nhất định Nguyên tắc khi xây dựng sơ

đồ PERT: Cần phải chú ý đến một số nguyêntắc cơ bản khi xây dựng sơ đồ PERT như: Các hoạt động được biểu diễn theo mộthướng nhất định từ trái sang phải, bắt đầu từ sự kiện bắt đầu triển khai dự án đến sự kiện kết thúc dự án; Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm bắt đầu (sự kiện bắt đầu) và một điểm cuối (sự kiện kết thúc) Mỗi hoạt động được biểu diễn chỉ bằng một cung nối giữa hai đỉnh (nút) có mũi tên chỉ hướng Khi đánh số các sự kiện thì phải tiến hành theo số thứ tự tăng dần theo chiều triển khai các hoạt động từ trái sang phải và từ trên xuống dưới Số ghi của sự kiện tiếp đầu của một hoạt động phải nhỏ hơn số ghi của sự kiện tiếp cuối của nó Giữa hai sự kiện chỉ tồn tại một mũi tên hoạt động Nếu có nhiều hoạt động nối liền giữa hai sự kiện thì phải sử dụng sự kiện phụ và hoạt động giả Trong mạng sơ đồ PERT không cho phép tồn tại một chu trình kín và không thể có hoạt động cắt nhau Thiết lập sơ đồ mạng phải thể hiện đúng mối liênhệ phụ thuộc theo trình tự công nghệ hoặc tổ chức trong quá trình thực hiện dự án

Vai trò của sơ đồ PERT/CPM: Việc nghiên cứu PERT/CPM là rất quan trọng vì

nó giúp các nhà quản lý quản dự án xác định được các thông tin quan trọng trong quá trình quản lý dự án đầu tư như: Thời điểm hoàn thành của dự án; Các công việc găng

và các luồng công việc găng của dự án có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ của dự án, Những công việc nào ít gây trở ngại, có thể trì hoãn mà không gây ảnh hưởng đến tiến

độ của dự án; Xác định tiến độ của dự án tại một thời đểm cụ thể có đúng hạn không,

có thể rút ngắn được tiến độ hay không Xác định mứcđộ tiêu hao các nguồn lực của

dự án, và chi phí cho việc rút ngắn tiến độ

Ưu điểm: PERT/CPM cho biết tổng thời gian thực hiện dự án, mối quan hệ giữa các công việc, chỉ ra những công việc tới hạn ảnh hưởng đến thời gian của toàn dự án

và xác định các công việc nhanh chậm mà không gây ảnh hưởng đến tiến độthực hiện

dự án

Nhược điểm: Các công việc trong PERT/CPM được xác định sẵn và theo một trình tự nhất định có điểm bắt đầu và kết thúc nhưng trên thực tế có thể thay đổi Việc kiểm soát dự án theo mô hình PERT tập trung vào các công việc trên đường găng và

bỏ qua các công việc không thuộc đường găng nhưng trên thực tế có thể các công việc

đó mới là quan trọng dẫn đến tình trạng làm chậm tiến độ dự án

Hoạt động trong mô hình PERT/CPM tuân theo phân bố chuẩn nhưng thực tế cácdự án không giống nhau thì các sai lệch cũng không giống nhau, áp đặt sự sai lệch không đúng dẫn đến dự báo sai thời gian và lập kế hoạch sai

1.2.3.4 Các công cụ quản lý khác trong quản lý dự án đầu tư

Ngoài những công cụ nêu trên, có một số các phương tiện mang tính tác nghiệp chuyên môn để tăng cường khả năng kiểm soát và đánh giá quản lý dự án như:

Công cụ Hợp đồng: Hợp đồng là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu

và bên nhận thầu để thực hiện một số công việc hay hoàn bộ công việc Hợp đồng chứa những nội dung quan trọng như: những công việc phải thực hiện, chất lượng và yêu cầu kỹ thuật của công việc, thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng, điều kiện nghiệm thu bàn giao, Vì vậy hợp đồng không chỉ có tính ràng buộc pháp lý mà nó còn là căn cứ, phương tiện quan trọng giúp chủ đầu tư đánh giá, theodõi trong quá trình thực hiện dự án

Máy tính và các phần mềm: Sử dụng các chương trình máy tính hỗ trợ quản lý

dự án như: MS Project, Excel, chương trình dự toán, các chương trình lậpkế hoạch và phân công công việc như Mind Manager

Hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 1999-2000: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 1999-2000 cho công tác quản lý dự án đầu tư, hệthống này đảm bảo kiểm soát chất lượng trong mọi giai đoạn của dự án

1.3 Nội dung và đặc điểm của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình:

1.3.1 Đặc điểm của các dự án đầu tư ngành xây dựng:

Dự án xây dựng là một loại dự án phổ biến nhất trong các loại dự án Một dự án xây dựng chính là một dự án đầu tư tài sản cố định, trong đó bao gồm cả dự án đầu tư xây dựng cơ bản (dự án xây dựng mở rộng khả năng sản xuất như xây mới, xây dựng

mở rộng ), và dự án cải tạo kỹ thuật (là loại dự án coi việc tiết kiệm, tăng cường chủng loại sản phẩm, nâng cao chất lượng, xử lý chất phế thải, và an toàn lao động là

lurợng đầu tư nhất định, trải qua một loạt các trình tự như ra quyết định và thực thi (thiết kế, thi công ) Dự án xây dựng có những đặc trưng cơbản sau đây:

Thứ nhất, công trình xây dựng được cấu thành bởi một hoặc nhiều công trình đơn lẻ có mối liên hệ nội tại, thực hiện hạch toán thống nhất, quản lý thốngnhất trong quá trình xây dựng trên phạm vi thiết kế tổng thể hoặc thiết kế sơ bộ

Thứ hai, dự án đầu tư xây dựng công trình coi việc hình thành tài sản cố định là một mục tiêu đặc biệt trong một số điều kiện ràng buộc:

- Ràng buộc về thời gian, tức là một dự án xây dựng phải có mục tiêu hợp lý về

kỳ hạn của công trình xây dựng

- Ràng buộc νề nguồn lực, tức là một dự án xây dựng phải có được mục tiêu nhất định về tổng mức đầu tư

- Ràng buộc về chất lượng, tức là dự án xây dựng phải có mục tiêu dự định về khả năng sản xuất, trình độ kỹ thuật, và hiệu quả sử dụng

Thứ ba, dự án đầu tư xây dựng công trình cần phải tuân theo một trình tự và trải qua một quá trình xây dựng đặc biệt Một dự án xây dựng là cả một quá trình theo thứ

tự từ lúc đưa ra ý tưởng xây dựng và đề nghị xây dựng đến lúc lựa chọn phương án, đánh giá, quyết sách, điều tra thăm dò, thiết kế, thi công cho đến lúccông trình hoàn thiện, đi vào sản xuất hoặc đi vào sử dụng

Thứ tư, mỗi dự án xây dựng công trình là duy nhất Mỗi dự án đều có tính đặc trưng riêng biệt lại được thực hiện trong những điều kiện khác nhau về cả địa điểm, thời gian và không gian Môi trường luôn thay đổi đã tạo nên tính duy nhất cho mỗi dự

án Tuy nhiên, mỗi dự án vẫn cần thiết có một cơ cấu phân chia công việc thành các phần việc khác nhau và tạo nên mối liên kết để có thể nhận biết và hành động trong phạm vi hiểu biết và kinh nghiệm tích lũy Các phần việc này có thể phối hợp với nhau theo nhiều cách khác nhau sao cho kết quả đạt được tương ứng với dự tính trong kế hoạch Môi trường bên ngoài mà dự án đang tồn tại khác biệt với mỗi tổ chức, nó tạo sức ép khác nhau lên dự án, hay mỗi dự án đều có cơcấu yếu tố không gian, thời gian,

ý tưởng và điều kiện tự nhiên khác nhau

1.3.2 Các giai đoạn của một dự án đầu tư xây dựng công trình:

1.3.2.1 Theo thông lệ quốc tế:

Theo thông lệ quốc tế và tìm hiểu một số nước như: Mỹ, Singapore, cho thấy quá trình đầu tư xây dựng công trình thường được chia thành 3 giai đoạn lớn và bao gồm 9 bước nhỏ Các giai đoạn đó lần lượt là:

Giai đoạn xác định dự án: Đây là giai đoạn đầu tiên hình thành nên dự án Giai đoạn này bao gồm các bước như sau: Khởi xướng và đề xuất sự cần thiết của

dự án; Nghiên cứu tính khả thi của dự án; Thẩm định và phê duyệt dự án Kết thúc giai đoạn này sẽ xác định được tính khả thi của dự án và quyết định xem có đầu tưdự án hay không

Giai đoạn tiền thiết kế chi tiết dự án: Giai đoạn này dự án sẽ thực hiện các bước chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn này bao gồm các bước như sau: Xác định kế hoạch triển khai; Xác định các cơ sở cho thiết kế; Chỉ dẫn kỹ thuật cho dự án Sau giai đoạn này, mọi công việc đã được sẵn sàng đển thực hiện

dự án

Giai đoạn thực hiện dự án: Giai đoạn thực hiện mọi công việc của dự án được thực hiện cho đến khi hoàn thành đưa vào sử dụng và bàn giao công trình cho đơn vị quản lý Giai đoạn này bao gồm các bước: Thiết kế chi tiết (thiết kế bản vẽ thi công); Đẩu thầu mua sắm vật tư và xây lắp; Tiến hành xây lắp, Nghiệm thu, chạy thử, bàn giao

1.3.2.2 Theo quy định của Việt Nam:

Các giai đoạn của một dự án đầu tư xây dựng công trình tại Việt Nam được quy định rõ trong Luật Xây dựng Việt Nam số 50/2014/QH13 và Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/06/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựngcông trình Theo đó trình tự đầu tư và xây dựng được chia ra làm 3 giai đoạn:

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Đây là giai đoạn đầu tiên nghiên cứu các yếu tố để hình thành dự án Trong giai đoạn này cần triển khai một số công việc như sau: Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư, Nghiên cứu thị trường, khả năng đầu tư và lựa chọn địa điểm xây dựng công trình; Tiến hành tiếp xúc, thăm dò thị trường trong và ngoài nước để tìm nguồn cung ứng vật tư, thiết bị, nơi tiêu thụ sän phẩm, khả năng cạnh tranh, khả năng huy động vốn đầu tư và lựa chọn hình thức đầu

tư, Tiến hành điều tra, khảo sát và chọn địa chiểm xây dựng, Lập dự án đầu tư xây dựng công trình, Thẩm định và phê duyệt dự án đầu tư; Trình dự án đầu tư đến các cấp

có thẩm quyền Kết thúc giai đoạn này, dự án đã được xác định rõràng và có đầy đủ các thủ tục pháp lý cho phép triển khai thực hiện đầu tư

Giai đoạn thực hiện đầu tư: Quá trình thực hiện đầu tư bao gồm các công việc: Làm thủ tục để được cấp hoặc thuê đất, Xin giấy phép xây dựng và giấy sử dụng tài

nguyên (nếu có), Tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng, thực hiện kế hoạch di dân và phục hồi (nếu có) và chuẩn bị mặt bằng xây dựng: Mua sắm thiết bị công nghệ, Thực hiện khảo sát, thiết kế xây dựng, Thẩm định, phê duyêt thiết kế, tổng dự toán và dựa toán công trình; Tiến hành thi công xây lắp công trình, Giám sát thực hiện dự án Sau giai đoạn này, công trình đã được xây dựng xong và chuẩn bị đểđưa vào vận hành

Giai đoạn kết thúc xây dựng và đưa dự án vào khai thác sử dụng: Ở giai đoạn này tất cả các công việc xây dựng đã hoàn thành chỉ còn một số công việc liên quan đến thủ tục, quyết toán như: Vận hành thử nghiệm, nghiệm thu, bàn giao,Thực hiện bảo hiểm sản phẩm, Quyết toán vốn đầu tư

Trên cơ sở các đặc điểm trên, ta có nhận xét: Quán trình đầu tư xây dựng công trình giữa Việt Nam và quốc tế trong giai đoạn thực hiện dự án có một số đặc điểm giống và khác nhau Giống nhau là hai quan niệm đều có những bước thực hiện cơ bản như thiết kế, mua sắm, xây lắp Tuy nhiên điểm khác biệt là ở cách thức thực hiện và tham gia của mỗi đối tượng Nếu như ở Việt Nam nhà thầu chỉ thực sự bắt đầu tham gia ở bước đấu thầu mua sắm thì theo thông lệ quốc tế lại cho phép nhà thầu tham dự ngay từ khâu thiết kế thông qua những chỉ dẫn kỹ thuật chi dự án, điều này khiến dự

án trở nên khả thi hơn

1.3.3 Nội dung của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình:

Quán lý dự án xây dựng là một chuyên ngành của quản lý dự án nói chung Nó bao gồm một cơ sở lý thuyết khoa học và thực tiễn về quản lý trong ngành xây dựng Quản lý một dự án xây dựng rất khác với quản lý một tổ chức có trạng thái ổn định Một dự án có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng trong khi một tổ chức ổnđịnh vận hành liên tục

So với công tác quản lý các dự án khác, quản lý một dự án xây dựng có những đặc điểm khác biệt Để quản lý dự án xây dựng cần nhiều bộ phận hợp thành Đó là các kiến thức chung, các lý thuyết chung về quản lý, các kiến thức về chuyênmôn như: Quy hoạch, kiến trúc, kết cấu, công nghệ xây dựng, tổ chức xây dựng,kinh tế xây dựng

và các kiến thức hỗ trợ như: pháp Luật, tổ chức nhân sự, môitrường

Nhiệm vụ chính của quản lý dự án xây dựng là trong những điều kiện bị ràng buộc, làm thế nào để điều hành một tập hợp các công việc phức tạp, biến động trong một không gian, thời gian cụ thể, nhằm đạt được mục tiêu là tạo ra các công trình xây dựng như mong muốn Vì vậy, nội dung của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

bao gồm đầu đủ các nội dung: Lập kế hoạch tổng quan, Quản lý phạm vi, Quản lý thời gian, Quản lý chi phí, Quản lý chất lượng, Quản lý nhân lực; Quản lý thông tin, Quản

lý rủi ro, Quản lý môi trường, Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán Tuy nhiên trong luận văn chỉ tập trung chủ yếu vào năm nội dung cơ bản, đó là: Quản lý thời gian, quản lý chất lượng, quản lý nhân sự: quản lý chi phí và quảnlý rủi ro, quản lý đấu thầu Những nội dung chủ yếu được cho trong bảng 12

Trong quá trình quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng các công cụ thường được

sử dụng là sơ đồ phân tách công việc (WBS), biểu đồ Gantt hay sơ đồ mạng PERT

Bảng 1.2 Nội dung chủ yếu của công tác Quản lý dự án đầu tư ngành xây dựng

Quản lý thời gian

- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương

- Tuyển dụng, đào tạo

- Đánh giá rủi ro

- Lựa chọn rủi ro

- Quản lý rủi ro

Quản lý đấu thầu

- Lập kế hoạch đấu thầu

- Đảm bảo chất lượng

- Quản lý đấu thầu

Nguồn: Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

1.3.3.1 Quản lý thời gian dự án:

Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định Nó chỉ rõ ra được mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định vềchất lượng

Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc của dự án Đối với các dự án đầu tư ngành xây dựng do đặc trưng các

dự án thường đòi hỏi nguồn vốn lớn nên giai đoạn thực hiện dự án càng kéo dài thì chi phí vốn càng lớn, do đó nội dung quản lý thời gian và tiến độ của dự án càng trở nên quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý dự án đầu tư Muốn quản lý tiến độ đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án buộc phải có một kế hoạch chi tiết, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện từng hạng mục nhỏ Nói chung quản lý tiến độ dựán ngành xây dựng phải đảm bảo:

Tiến độ chung dự án phải thể hiện sự phù hợp, kịp thời và nhịp nhàng giữa các khâu, các giai đoạn, không có khâu làm quá nhanh hay quá chậm làm ảnhhưởng đến tiến độ của các khâu, các giai đoạn tiếp sau đó

Tiến độ hoàn thành dự án phải phù hợp với kế hoạch đề ra ban đầu, các khâu phải hợp logic (tiến độ thi công, tiến độ giải ngân thanh quyết toán, tiến độ quyết toán vốn)

Tiến độ chính là thời gian nên nó ảnh hưởng tới các nhân tố liên quan tới thời gian như chi phí sử dụng nguồn lực (lãi suất, tiền lương, đất đai ), như lạm phat, trượt giá Các dự án đầu tư ngành xây dựng được thực hiện nhằm một mục tiêu định trước, cần có kết quả đầu tư vào một thời điểm đã định nên khi tiến độ không hoàn thành sẽ ảnh hưởng tới chi phí đầu tư cho dự án Kéo dài tiến độ, chi phí đầu tư tăng, hiệu quả đầu tư giảm, không những dự án không đạt được mongmuốn ban đầu, không có lãi mà còn kéo theo hàng loạt các vấn đề phát sinh khác từphía khách hàng

1.3.3.2 Quản lý chất lượng dự án:

Quản lý chất lượng là quá trình lập kế hoạch, triển khai, giám sát việc thực hiện

kế hoạch đó sao cho chất lượng các dự án phải phù hợp với tiêu chuẩn quy định về đầu

tư xây dựng, phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng ngành xây dựng Đồng thời, chất lượng công trình không chỉ đảm bảo ở thời điểm nghiệm thu, quan trọng hơn phải luôn luôn đảm bảo trong quá trình công trình được đưa vào khaithác, sử dụng: thể hiện

ở sự an toàn, bền vững, hữu ích, hiệu quả thực sự và lâu dài

Các dự án đầu tư ngành xây dựng thường đòi hỏi tính bền vững lâu dài nên việc quản lý chất lượng dự án là vô cùng cần thiết Nó đảm bảo cung cấp cho con người xã hội những sản phẩm có tính an toàn, bền vững cao và thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Do đó quản lý chất lượng dự án xây dựng công trình là quá trình giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm của dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư và thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Quản lý chất lượng được thực hiện theo các quy định của Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ : Về quản lý chất lượng

và bảo trì công trình xây dựng của Chínhphủ về quản lý chất lượng công trình

1.3.3.3 Quản lý nhân sự:

Quản lý nhân lực là sự điều phối, kết hợp giữa các thành viên, giữa các cấp quản lý trong tập thể Ban quản lý dự án Để công tác nhân sự đạt được hiệu quả cao, cần đảm bảo:

Thứ nhất, nhân sự cho dự án phải được tuyển chọn, đào tạo theo đúng chuyên môn, phù hợp với vị trí công tác, đúng người đúng việc, mọi cá nhân phải biết làm việc theo nhóm ( vì môi trường dự án là nơi có nhiều cán bộ đến từ nhiều chuyên ngành khác nhau, đã có kinh nghiệm hay mới tuyển dụng, cùng thực hiệnmột dự án nên tầm quan trọng của hoạt động theo nhóm là vô cùng quan trọng)

Thứ hai, nhân sự quản lý dự án xây dựng phải được đào tạo về chuyên ngànhxây dựng, vừa phải được đào tạo về công tác quản lý như quản lý đầu tư, quản lýđấu thầu, quản lý dự án, ngoài ra với từng vị trí chuyên môn cụ thể cần được đàotạo chuyên ngành cụ thể, ví dụ nhân viên kế toán cần được đào tạo về nghiệp vụ kế toán, nhân viên an toàn lao động cần được đào tạo về chuyên ngành an toàn laođộng

Thứ ba, người lãnh đạo quản lý dự án phải là người biết phối hợp các sức mạnh

cá nhân tạo thành một sức mạnh tập thể vững chắc, biết hỗ trợ cho nhau, giámsát lẫn nhau, và trên hết tất cả phải biết vì lợi ích chung của tập thể

1.3.3.4 Quản lý chi phí:

Các dự án đầu tư trong ngành xây dựng có chi phí đầu tư ban đầu thường rất cao do đó việc quản lý chi phí dự án một cách hợp lý, tiết kiệm chỉ phí là một nội dung rất quan trọng trong quản lý dự án đầu tư của ngành Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí, giám sát từng hạng mục chi phí theo tiến độ của từng công việc sao cho phù hợp với tiến độ của toàn bộ dự án Quản lý chi phí cũng bao gồmviệc tổ chức thực hiện, phân tích, báo cáo về những chi phí đó sao cho:

Các chi phí phát sinh trong quá trình đầu tư thực hiện dự án phải có thật, hợp pháp, được phê duyệt và thẩm tra của cấp có thẩm quyền, tuân thủ đúng quy định vàcơ chế quản lý của nhà nước

Việc xác định được chi phí cho dự án làm cơ sở xác định hiệu quả đầu tư thực

sự của dự án Chi phí dự án bao gồm hai nội dung chính: chi phí trực tiếp νά chi phí gián tiếp (chi phí gián tiếp liên quan đến chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, chi phí dịch vụ, chi phí quản lý, chi phí liên quan đến thời gian: như chi phí lãi vay, trượt giá, lạm phát)

Xác định được tổng mức đầu tư cho thực hiện dự án làm cơ sở cho việc lậpkế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình

Do chi phí đầu tư ban đầu cho các dự án ngành xây dựng là rất lớn, nó chính là yếu tố ảnh hưởng tới các chỉ tiêu của dự án như NPV, IRR phản ánh mức độ hiệu quả của dự án nên quá trình quản lý chi phí luôn được quan tâm giám sát Các chi phí được dự toán chi tiết tới từng hạng mục, giao xuống cấp dưới, các cấp thựchiện thường xuyên báo cáo tiến độ thực hiện chi phí lên cấp trên

Để quản lý về chi phí của dự án ta dùng nhiều chỉ tiêu để đánh giá trong đó đáng chú ý có chỉ tiêu phân tích sai lệch về chi phí và phân tích sai lệch về tiến độ:

Phân tích sai lệch về chi phí: Sai lệch về chi phí được thể hiện qua công thức sau:

CV = ACWP – BCWP

CV % =ACWP−BCWP

BCWPTrong đó: CV: Sai lệch về chi phí

ACWP: Thực chi cho công việc đã tiến hành

BCWP: Kinh phí dự trù cho công việc đã tiến hành

Phân tích sai lệch về tiến độ: Sai lệch về tiến độ được thể hiện qua công thức sau:

SV = BCWP - BCWS

SV % =BCWP−BCWS

BCWSTrong đó: SV: Sai lệch về tiến độ

BCWP: Kinh phí dự trù cho công việc đã tiến hành

BCWS: Kinh phí dự trù cho công việc theo lịch

1.3.3.5 Quản lý rủi ro:

Trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tiềm ẩn rất nhiều rủi

ro từ khâu thiết kế đến thi công và vận hành công trình Có rất nhiều khả năng rủi ro đến môt dự án như: Chất lượng thiết kế không tốt, theo thống kê tại Việt Nam 60% nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công trình là khâu thiết kế, Giải phóng mặt bằng chậm, thiếu chi phí đền bù, Điều kiện khí hậu, thời tiết, điều kiện địa chất công trình có những điểm không lường trước; Các yếu tố tiền tệ, giá cảnhư: Biến động lãi suất ngân hàng, lạm phát giá vật liệu nhân công leo thang, biếnđộng tỷ giá, không vay được vốn, Tại nạn tại công trường, dịch bệnh, công nhân đình công Vì vậy, cần phải có biện pháp để quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là một kỹ thuật để xác định những mối đe dọa đến sự thành công Loại bỏ rủi ro bằng cách triển khai các kế hoạch để giảm thiểu những ảnh hưởng và tăng khả năng thành công của dự án Việc này bao gồm cả kế hoạch làm tăng tối đa các yếu tố tích cực liên quan đến các rủi ro (rủi ro tích cực) Quản lý rủi ro là một tập hợp của các hoạt động quản lý dự án, được thi hành cùng Với các chức năng quản lý chi phí kế hoạch và kỹ thuật Đồng thời, quản lý rủi ro là một hệ thống phương pháp đánh giá các yếu tố bất lợi và một phần cơ bản của phương pháp quản lý dự án hiệu quả và hoàn chỉnh Các bước để quản lý rủi ro bao gồm: Kế hoạch quản lý rủi ro, Đánh giá rủi ro, Lựa chọn các vấn đề rủi ro, Loại bớt rủi ro; Kế hoạch rủi ro dự phòng, Tổ chức quản lý rủi ro

1.3.5.6 Quản lý đấu thầu

Trong công tác đấu thầu đôi khi Ban quản lý dự án còn chưa hiểu hết các quy định của Nhà nước về công tác đấu thầu, tình trạng thông đồng để đưa người nhà vào thực hiện các gói thầu còn phổ biến Có nhiều trường hợp Nhà thầu không đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực thi công cũng như tài chính nhưng vẫn mượn năng lực, pháp nhân của Đơn vị khác để thực hiện công tác đấu thầu nên khi thực hiện làm ảnh hưởng đến

chất lượng và tiến độ của Dự án Việc lựa chọn được Nhà thầu uy tín, có năng lực cũng rất quan trọng trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.3.4 Ban quản lý dự án xây dựng:

Ban quản lý dự án là một thành phần quan trọng của Dự án xây dựng, đó là một

cá nhân hoặc một tổ chức do Chủ đầu tư thành lập, có nhiệm vụ điều hành, quản lý dự

án trong suốt quá trình thực hiện dự án Các thành phần của Ban quản lý dự án có thể thay đổi qua các giai đoạn cụ thể của dự án, gồm giai đoạn Lập báo cáodự án, Thiết kế

& Đấu thầu, Thi công xây dựng, Nghiệm thu bàn giao công trình

Trong Ban quản lý dự án, có một vị trí rất quan trọng đó là Giám đốc điều hành

dự án (Project Manager), hay Giám đốc dự án, hay Người quản lý dự án Đây phải là một người có trình độ học vấn và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, có bản lĩnh cá nhân vững vàng, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc theo nhóm, và phải biết ngoại ngữ nếu dự án có sự hợp tác với các đối tác nước ngoài Giám đốc điều hành dự án

có thể là một Kiến trúc sư, một Kỹ sư xây dựng, hay một chuyên gia kinh tế xây dựng Giám đốc dự án là người hiểu rõ chủ trương, ý đồ của Chủ đầu tư, đồng thời hiểu cặn kẽ mọi khía cạnh của dự án, để từ đó truyền đạt lại cho các thành viên khác

và phải đưa ra những quyết định chính xác, hợp lý và khách quan trong quá trình quản lý, nhằm đạt được những mục tiêu của dự án đã đề ra Giám đốc dựán sẽ hoạt động liên tục trong suốt quá trình của dự án, từ khi nghiên cứu lập báocáo dự án đến giai đoạn thiết kế, giai đoạn đẩu thầu, giai đoạn thi công xây dựng vàcuối cùng là giai đoạn nghiệm thu bàn giao công trình Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban quản lý dự

án bao gồm:

Thứ nhất, thay mặt Chủ đầu tư làm việc với các đối tác và các cơ quan hữu quan trong suốt quá trình thực hiện dự án Chẳng hạn, trong trường hợp Dự án đầu tư xây dựng một khách sạn quốc tế mà Chủ đầu tư ký hợp tác với một Nhà quản lý khách sạn chuyên nghiệp khi công trình đưa vào sử dụng, thì khi đó Ban Quản lý dự án sẽ thay mặt Chủ đầu tư làm việc với Nhà quản lý khách sạn và các đơn vị tư vấn thiếtkế theo sơ đồ làm việc ba cực (hình 1.6)

Hình 1.6 Sơ đồ làm việc của Ban quản lý dự án

Nguồn: Tham khảo mô hình quản lý dự án tại Ban Quản lý dự án Trụ sở Tổng

cục Hải quan Thứ hai, thiết lập mối quan hệ giữa các bên tham gia vào dự án, đồng thời điều phối tất cả thông tin giữa các bên đảm bảo đúng trình tự và nhất quán

Thứ ba, sắp xếp, tổ chức các nguồn lực để thực hiện dự án và xây dựng nhiệm

vụ cho từng bộ phận; Xây dựng kế hoạch thực hiện của dự án, có sự tham khảo từ Kỹ

sư định giá công trình (QS- Quantity Surveyors)

Thứ tư, thiết lập và kiểm soát định kỳ chất lượng và nguồn vốn ngân sáchcho

dự án

Thứ năm, Tư vấn và trợ giúp Chủ đầu tư và các bên tư vấn trong việc chuẩnbị các hồ sơ xin thẩm định và phê duyệt tại địa phương và lựa chọn nhà thầu

Trong trường hợp dự án có qui mô lớn, chức năng sử dụng phức tạp hay dự án

có yêu cầu cao về chất lượng, kỹ thuật (Ví dụ như dự án xây dựng bệnh Viện, khách sạn, khu liên hợp thể thao hay công trình hạ tầng kỹ thuật, ) thì cần thiết phải huy động các dịch vụ tư vấn quản lý dự án chuyên nghiệp Cần phải lưu ý rằng, một trong những lý do chủ yếu của việc thất bại, chậm trễ hay vượt ngân sách củacác dự án bất động sản là sự yếu kém hoặc thiếu kinh nghiệm của Ban quản lý dự án

Hiện tại, ở Việt Nam đã có nhiều tổ chức tư vấn cung cấp dịch vụ quản lý dự án mang tính chuyên nghiệp, các đơn vị này hoặc là các công ty 100% vốn nước ngoài

Chủ đầu tư

Ban quản lý dự

án

Nhà điều hành quản lý

Chuyên gia

Đơn vị Tư vấn thiết kế Phương án thiết kế