Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công văn thư tại bộ phận văn phòng tại công ty cổ phần dotexco

Trong điều kiện đất nước ta hiện nay công tác hoạt động văn phòng còn rất nhiều những tồn tại cần hoàn thiện và từng bước đổi mới, phục vụ tốt hoạt động văn phòng trong đó công tác văn thư là nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan đơn vị. Công ty đang trong sự chuyển mình sang nền kinh tế công nghiệp, văn phòng của trung tâm đòi hỏi cần có sự đổi mới nhằm đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc trong thời kỳ hiện nay. Trong đó việc tiếp nhận giải quyết, quản lý các công văn giấy tờ của hoat động văn thư chưa khoa học và hợp lý còn tồn tại những yếu điểm. Để đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư trong văn phòng em đã tìm hiểu, nghiên cứu và mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn thư tại văn phòng Công ty Cổ phần Dotexco.

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5

1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 5

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 5

1.1.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 5

1.2 Yêu cầu và nội dung của công tác văn thư 6

1.2.1 Yêu cầu về công tác văn thư 6

1.2.2 Nội dung công tác về văn thư 7

1.3 Tổ chức công tác văn thư 8

1.3.1 Biên chế công tác văn thư 8

1.3.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư 8

1.4 Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan 9

1.4.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan 9

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có văn phòng 10

1.4.3 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách 10

1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước 12

1.5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 12

1.5.2 Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi 14

1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 15

1.5 4 Tổ chức sử dụng con Dấu 16

1.5.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI 18

CÔNG TY CỔ PHẦN DOTEXCO 18

2.1 Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Dotexco 18

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Dotexco 18

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty cổ phần Dotexco 21

2.1.2.1 Nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Dotexco 21

2.1.3 Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Dotexco 22

2.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ cuả Trưởng phòng 24

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Phó phòng 25

2.2 Thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty cổ phần Dotexco 25

2.2.1 Công tác văn thư 25

2.2.2 Công tác lưu trữ 30

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 30

2.2.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào tài liệu cơ quan 31

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DOTEXCO 34

3.1 Sự cần thiết khách quan phải đổi mới công tác văn thư 34

3.2 Một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn thư 34

3.2.1 Nhận thức về vị trí, ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư 35

3.2.2 Đầu tư trang thiết bị và điều kiện làm việc cho công tác văn phòng 35

3.2.3 Chú trọng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư 37

KẾT LUẬN 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO : 41

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, những năm gần đây với việccải cách nền hành chính Quốc gia cùng với sự phát triển không ngừng của côngnghệ thông tin trong nước cũng như trên thế giới đòi hỏi mỗi chúng ta phảikhông ngừng nâng cao trình độ hiểu biết của mình ở tất cả các lĩnh vực ( Côngnghệ thông tin, văn hóa giáo dục ) để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội

Xã hội ngày càng phát triển lượng thông tin và nhu cầu đòi hỏi đáp ứngcung cấp về thông tin cáng lớn, để đáp ứng và quản lý được lượng thông tin đócon người đã tìm ra rất nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêucầu của xã hội và văn bản chính là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọngkhông thể thiếu trong xã hội đó chính là con người

Văn bản không chỉ là phương tiện để các cơ quan Đảng và Nhà nướctruyền đạt kịp thời các chủ trương đường lối, chính sách mà nó là công cụ đểĐảng và Nhà nước thực hiện quyền quản lý, giám sát tình hình thực hiện chủtrương đường lối, chính sách đó Đây là căn cứ, cở sở pháp lý để các cơ quan, tổchức kinh tế, chính trị, xã hội hoạt động có hiệu quả

Chính vì vậy công tác văn thư là một công tác quan trọng đối với sự pháttriển của xã hội loài người nói chung và đối với quá trình hoạt động phát triểncủa Công ty Cổ phần Dotexco nói riêng

Trong những năm gần đây công tác văn thư đã được các cơ quan chứcnăng, các cấp, các ngành quan tâm chính vì vậy đã có nhiều tiến bộ trong quátrình cải cách Hành chính, giảm tối thiểu những thủ tục rườm rà, không cần thiếttrong công tác quản lý, đáp ứng phần lớn yêu cầu quản lý Nhà nước và cácDoanh nghiệp

Qua việc nhận thấy được vai trò rất quan trọng của công tác văn thư trongvăn phòng, em đã chọn đề tài: “Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiệncông văn thư tại bộ phận văn phòng tại Công ty Cổ phần Dotexco ” cho bài báocáo thực tập tốt nghiệp của mình Trong điều kiện đất nước ta hiện nay công táchoạt động văn phòng còn rất nhiều những tồn tại cần hoàn thiện và từng bướcđổi mới, phục vụ tốt hoạt động văn phòng trong đó công tác văn thư là nhiệm vụtrọng tâm của cơ quan đơn vị Công ty đang trong sự chuyển mình sang nền

kinh tế công nghiệp, văn phòng của trung tâm đòi hỏi cần có sự đổi mới nhằmđáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc trong thời kỳ hiện nay Trong đóviệc tiếp nhận giải quyết, quản lý các công văn giấy tờ của hoat động văn thưchưa khoa học và hợp lý còn tồn tại những yếu điểm Để đóng góp vào việcnâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư trong văn phòng em đã tìm hiểu,nghiên cứu và mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn thưtại văn phòng Công ty Cổ phần Dotexco.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ.

1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa công tác văn thư.

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xãhội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan) Các văn bản hình thànhtrong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của cơ quanđạt hiệu quả cao

Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, trong đó

có hai khuynh hướng đáng chý ý là:

* Coi công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn

giấy tờ trong các cơ quan Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồmhai nội dung chủ yếu; tổ chức giải quyết công văn, giấy tờ trong các cơ quan vàquản lý trong quá trình chu chuyển

* Xem công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành

văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động củacác cơ quan Theo cách hiểu này công tác văn thư bao hàm nội dung rộng hơn,chính xác hơn

1.1.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư.

* Vị trí.

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung Trong văn phòng công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếmphần lớn nội dung hoạt động của văn phòng Bất cứ một cơ quan nào, dù là cơquan hành chính nhà nước, một doanh nghiệp, hay tổ chức xã hội muốn hoạtđộng được đều phải làm công tác văn thư Như vậy, công tác văn thư gắn liềnvới hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, là một công việc không thể thiếu, mộtmắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị

Hiện nay, công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiệnNghị quyết Trung ương 8 (khoá 7) về cải cách nền hành chính quốc gia màtrước hết là cải cách thủ tục hành chính.

* Ý nghĩa.

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chínhxác những thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lýcủa Nhà nước Đồng thời, công tác văn thư thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệđược bí mật của Đảng, của Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, lợidụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần cải cáchcác thủ tục hành chính trong cơ quan nhà nước

Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ.Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong cơ quan, đơn vị đượcchặt chẽ

Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọilĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu giải quyết các công việc trước mắt Đồngthời, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

1.2 Yêu cầu và nội dung của công tác văn thư.

1.2.1 Yêu cầu về công tác văn thư.

* Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việcxây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng vănbản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ giải quyết nhanh mọi công việccủa mỗi cơ quan

Nội dung của mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giảiquyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơquan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc đã được nêu ra trong vănbản

* Chính xác.

Chính xác về nội dung văn bản: nội dung văn bản chính xác tuyệt đối vềmặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, sốliệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.

Chính xác về thể thức văn bản: văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu

tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nướcban hành

Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phảiđược quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy vănbản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác phải được thực hiệntrong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của nhà nước

* Bí mật.

Trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bảnphải đảm bảo giữ gìn bí mật Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinhthần giữ gìn bí mật cơ quan Về một khía cạnh nhất định yêu cầu bí mật trongcông tác văn thư còn phải được thể hiện ở việc giữ bí mật nội dung những côngviệc mới chỉ được bàn bạc mà chưa đưa thành các quyết định chính thức của cơquan hoặc chưa được ban hành văn bản

1.2.2 Nội dung công tác về văn thư.

* Xây dựng văn bản: bao gồm:

- Soạn thảo văn bản

- Duyệt bản thảo

- Đánh máy và nhân bản

- Ký ban hành văn bản

* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Bao gồm:

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, công văn mật

- Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

* Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản vàquản lý con dấu của cơ quan

1.3 Tổ chức công tác văn thư.

1.3.1 Biên chế công tác văn thư.

Bộ phận văn thư (có thể là tổ, phòng) hay cán bộ văn thư thường đặt trongphòng hành chính, văn phòng của cơ quan (cá biệt có trường hợp đặt dưới sự chỉđạo trực tiếp của thủ trưởng đơn vị)

Khi nghiên cứu bố trí công tác văn thư phải dựa vào ba yếu tố chủ yếu: cơcấu tổ chức cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng côngvăn, tài liệu của cơ quan, trong đó bao gồm công văn đến, công văn đi, công vănnội bộ, trên cơ sở phân tích ba yếu tố trên, có thể sắp xếp trong biên chế một cán

bộ văn thư kiêm nhiệm chuyên trách, một tổ chức hay một phần văn thư

Nhân viên văn thư, ngoài yêu cầu về trình độ văn hoá, trình độ chuyênmôn phải có những phẩm chất như: trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự, giữgìn bí mật trong công tác Nếu một trong các phẩm chất trên bị hạn chế sẽ gâykhó khăn cho việc thực thi công vụ, năng suất và chất lượng công tác không cao,ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan nói chung

1.3.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư.

Hình thức tổ chức công tác văn thư có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quátrình xử lý và quản lý công văn, giấy tờ của cơ quan cho nên cần phải lựa chọncác hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp, trên cơ sở phân tích cơ cấu

tổ chức của cơ quan, số lượng công văn đi, số lượng công văn đến và chức năngnhiệm vụ của cơ quan

* Hình thức văn thư tập trung.

Theo hình thức tổ chức này hầu hết các tác nghiệp chuyên môn văn thưđược tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn

Hình thức văn thư tập trung thường được áp dụng ở các cơ quan xínghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng công văn ít

* Hình thức văn thư phân tán.

Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư đượcgiải quyết ở các cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc

Hình thức văn thư phân tán thường được áp dụng ở các đơn vị, cơ quan, tổchức phức tạp, nhiều công văn đến, có nhiều cơ sở ở các địa phương khác nhau,các liên hiệp xí nghiệp, các tổng công ty

* Hình thức văn thư hỗn hợp.

Đây là hình thức tổ chức trong đó có một số khâu nghiệp vụ chủ yếu củacông tác văn thư như đánh máy, in, đăng ký công văn tổ chức chung ở một nơi,còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi giải quyết công văn, lưu công văntrong quá trình văn thư được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ

1.4 Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan:

1.4.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan:

* Trách nhiệm chung: Thủ thưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công

tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ởcác cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt trước hết phụ thuộctrách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực hiện được tốt nhiệm vụ này, thủtrưởng cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính

ở cơ quan không có văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vitrách nhiệm của mình

* Nhiệm vụ cụ thể:

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và hính xác cácvăn bản đến của cơ quan Tuỳ theo cương vị và chức năng của mỗi người, thủtrưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản đếncần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những vănbản ấy

Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản theo quy định của Nhà nước

Cụ thể là những văn bản pháp quy của cơ quan, những văn bản khác có nội dungquan trọng như chương trình, kế hoạch báo cáo công tác, đề án công tác, những

văn bản gửi lên cấp trên và những văn bản có nội dung quan trọng gửi cấp dưới,những giấy giới thiệu cấp cho các cán bộ giữ chức vụ quan trọng như trưởng,phó các đơn vị và những giấy giới thiệu cấp cho những cán bộ, nhân viên đi giảiquyết những việc quan trọng, khẩn cấp.

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có văn phòng:

Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có vănphòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụcông tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo trực tiếp nghiệp vụcông tác văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Chánh văn phònghoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có văn phòng phải trực tiếp làmcác công việc sau:

- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao

và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi đưa

1.4.3 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách:

* Đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Nhận văn bản đến

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

- Trình văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giúp chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết các văn bản đến

* Đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi:

- Xem lại thể thức, ghi số, ghi ngày, tháng, đóng dấu vào bản đi

- Đăng ký văn bản đi.

- Viết bì và làm thủ tục gửi văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản đi

- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đường

- Làm và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, sổđăng ký văn bản đến, sổ chuyển văn bản

* Đối với việc tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Giúp chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không

có văn phòng làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục

- Giúp chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ vàlưu trữ cơ quan

- Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ đối với các bản lưu văn bản đi để nộp vào lưutrữ theo quy định của cơ quan

* Đối với việc tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu:

- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu vănphòng, dấu chức danh)

- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan

* Đối với những công việc có liên quan khác: Ngoài nhứng nhiệm vụ

chính nói ở trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thưchuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánhmáy, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở cơ quan, đơn vịcấp dưới, đôi khi có thể kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ của cơ quan nếu nhưcông việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc

1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước.

1.5.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

* Khái niệm: Tất cả các công văn tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được

của bên ngoài gửi đến đều được gọi là văn bản đến

* Nguyên tắc quản lý và giải quyết công văn đến: Đảm bảo một số nguyên

tắc chung sau đây:

- Tất cả các công văn đến cơ quan đều phải đưa qua văn thư để đăng kývào sổ, quản lý thống nhất.

Công văn đến phải qua thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởngphòng hành chính ở những cơ quan không có văn phòng, trước khi phân phốicho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

- Khi tiếp nhận, chuyển giao công văn đến từ người này qua người khác,đơn vị này sang đơn vị khác đều phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng

* Quy trình xử lý công văn đến.

Bước 1: xem nhanh qua một lượt ngoài bì Xem công văn đến có gửiđúng địa chỉ không, nếu không dung trả lại cho nhân viên bưu điện hay ngườichuyển công văn đó, xem các phong bì còn nguyên vẹn không, nếu thấy bì côngvăn có hiện tượng bị bóc trước thì phải lập biên bản trước người đưa công văn

Bước 2: Sơ bộ phân loại công văn Bước này nhằm mục đích xác địnhloại công văn phải đăng ký, loại công văn không phải đăng ký Loại không phảiđăng ký có thể chuyển ngay, loại phải đăng ký làm các thủ tục tiếp theo

+ Loại không phải bóc bì và vào sổ đăng ký: gồm thư riêng, sách báo…+ Loại phải bóc bì và vào sổ chi tiết: gồm những công văn ngoài bì đề tên

cơ quan không đóng dấu mật

+ Loại không bóc bì nhưng phải vào sổ đăng ký: công văn ngoài

Bước 3: Bóc bì công văn và lấy nội dung ra Đây là công đoạn đơn giảntrong công tác văn thư nhưng cũng cần đảm bảo một số nguyên tắc sau:

+ Những công văn dấu hảo tốc dấu thượng khẩn và khẩn cần được bóc bìtrước

+ Khi bóc công văn tránh làm rách công văn bên trong hoặc làm mất địachỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện

+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu trong công văn xem cókhớp hay không

+ Đối với những loại công văn không đúng thể thức hành chính, côngvăn không đúng ngày tháng, thiếu trích yếu, không có chữ ký hoặc chữ không

đúng thẩm quyền, bản chụp photocopy dấu đen, vượt cấp, chữ mờ khó đọc hoặcnhàu nát… phải gửi lại nơi gửi để thực hiện cho đúng quy định.

Bước 4: Đóng dấu đến vào công văn Bước này nhằm mục đích xác nhậncông văn đã qua văn thư, đồng thời ghi nhận ngày, tháng công văn đến cơquan.Trong việc giải quyết và xử lý công văn đến cũng cần đảm bảo nguyên tắc:Thủ trưởng cơ quan không xem xét công văn đến do cán bộ chuyên môn trình

Bước 6: Đăng ký (vào sổ) công văn Đăng ký công văn là một khâu quantrọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Đó là sự ghi lạinhững thông tin cơ bản của văn bản tài liệu và ấn định số, ký hiệu công văn,ngày tháng của công văn đến

Mục đích của bước này là nắm được số lượng công văn, nội dung côngvăn và đối tượng giải quyết công văn để bát cứ lúc nào cũng có thể kiểm trađược công văn do đối tượng nào giai quyết và giải quyết đến đâu Nguyên tắccủa việc đăng ký tài liệu văn bản là tránh trùng lặp Mỗi công văn chỉ được đăng

ký một lần Công văn đến cần được đăng ký ngay trong ngày nhận, còn côngvăn đi và công văn đến thì đăng ký đúng ngày ký Hình thức đăng ký công văn

có ba loại: đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy tính điện tử

Bước 7: Phân phối chuyển giao công văn đến Công văn phải đượcchuyển giao đúng, trực tiếp cho người hoặc đơn vị có trách nhiệm giải quyết,không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ

Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến: Công văn sẽlưu lại với người thừa hành cho đến khi được giải quyết xong Trong thời giannày công văn được bảo quản trong hồ sơ công việc của người thừa hành Khicông văn đã được giải quyết xong, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người

thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời, kẹp vào chính công văn đó và chuyển bảnsao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ.

1.5.2 Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi.

* Khái niệm công văn đi.

Tát cả các công văn tài liệu, thư từ do cơ quan gửi đi gọi là công văn đi.Mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài, nhất thiết phải quavăn thư cơ quan để đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi Nguyên tắc nàynhằm hạn chế, ngăn chặn việc làm giống giấy tờ, con dấu cơ quan để làm việcphi pháp, giải quyết công việc sai nguyên tắc, chế độ

* Quy trình xử lý công văn đi.

- Soạn thảo văn bản: soạn thảo văn bản là tác nghiệp đầu tiên đối với loạicông văn đi Nó được tiến hành ở các bộ phận chuyên môn hoặc người có tráchnhiệm biên tập Người soạn thảo văn bản cần phải biết và nắm vững những yêucầu về nội dung cũng như về thể thức của văn bản mà Nhà nước đã quy định Đểrút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, có thể sử dụng bài khoá mẫu hay cácphương tiện kỹ thuật hiện đại như máy chữ, ghi âm, soạn thảo trên máy vi tính

- Tổ chức chuyển công văn đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức công văn đi Mọi công văn trước khi vào sổcông văn đi đều được nghiêm túc kiểm tra lại thể thức nhằm phát hiện những saisót, đảm bảo giá trị của công văn, nhất là về mặt pháp lý Việc kiểm tra thể thứccông văn bao gồm: Kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày, tháng, nơi nhận… Một

số trương hợp không đúng quy định về thể thức văn bản cần tránh như: các ýkiến của lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng) xử lý ghi bên lềcông văn phải được thể chế bằng văn bản, có đầy đủ các yếu tố theo đúng quyđịnh của một văn bản Trường hợp lãnh đạo có ghi ý kiến ngoài lề chỉ sử dụngtrong nội bộ cơ quan, không chuyển ra ngoài cơ quan để liên hệ, giải quyết côngviệc

Bước 2: Vào sổ công văn đi Việc vào sổ công văn đi nhằm mục đíchquản lý được toàn bộ số công văn của cơ quan gửi đến cơ quan khác Trên cơ sởcông văn đi, cung cấp những thông tin thống kê cần thiết về công văn đi của cơquan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý và điều hành cơ quan Có thể đăng ký công

văn đi bằng sổ hoặc máy vi tính và số lượng sổ tuỳ thuộc vào số lượng côngvăn, giấy tờ của một cơ quan

Bước 3: Cho công văn vào bì và viết bì công văn.

Bước 4: Chuyển công văn đi Để tổ chức tốt công việc chuyển công văn

đi, cần đảm bảo một số nguyên tắc và yêu cầu sau:

+ Công văn đi phải được gửi ngay trong ngày vào sổ và đăng ký pháthành

+ Công văn có thể gửi qua đường bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉnơi nhận, nhưng đều phải vào sổ công văn và người nhận công văn phải ký nhậnvào sổ

Bước 5: Sắp xếp bản lưu công văn, mỗi công văn đi ít nhất phải lưu haibản Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở cá nhân hoặc đơn vị thảocông văn, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết Những bảnlưu ở văn thư phải được sắp xếp theo từng loại và theo thứ tự thời gian nhấtđịnh Những bản lưu công văn phải là bản chính, đảm bảo mọi thể thức do Nhànước quy định

1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.

* Tổ chức quản lý văn bản nội bộ Các công văn, tài liệu dùng trong nội

bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ Văn bản nội bộ của các cơ quan baogồm: những quyết định, chỉ thị, thông báo, giấy tờ công tác, giấy giới thiệu…

* Tổ chức quản lý văn bản mật Là những văn bản chứa đựng các nộidung, bí mật của Đảng của nhà nước và phải tuân theo các quy định trong cácvăn bản của nhà nước, chú ý những vấn đề sau:

- Xác định đúng đắn mức độ “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” của công văn

1.5 4 Tổ chức sử dụng con Dấu.

* Các loại con dấu

Trong cơ quan thường có các loại con dấu sau: Dấu cơ quan, dấu vănphòng Ngoài hai loại con dấu trên các cơ quan còn có thể sử dụng các loại condấu sau: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu kính gửi, dấu

họ và tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan

* Nguyên tắc đóng dấu

Kiểm tra và rà soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu Chỉ đóng dấu vàonhững văn bản đúng thể thức yêu cầu và có chữ kí của người có thẩm quyền.Nếu phát hiện có trường hợp văn bản không đúng quy định, người giữ dấu phảibáo cáo lãnh đạo cơ quan quyết định để tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra.Tránh đóng nhầm con dấu

- Văn thư phải tự tay đóng dấu vào công văn, không nhờ người khác làmthay công việc này

- Dấu phải trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ kí về bên trái

- Dấu mờ phải đóng lại, không đóng trùm lên dấu cũ

- Không đóng khống chỉ

- Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

* Quản lý và sử dụng con dấu:

- Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một loại con dấu giống nhau

- Con dấu cơ quan phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giaocho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư giữ Người giữ vàbảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu,

vì vậy con dấu không được cho người khác mượn Khi đi vắng phải bàn giaocho người được thủ trưởng chỉ định

- Không đem con dấu cơ quan về nhà hoặc đi công tác

- Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, trường hợp khi mất phải báo ngaytheo quy định

- Việc khắc con dấu phải do bộ công an quản lý

- Mực dấu phải sử dụng đúng loại quy định

* Bảo quản con dấu:

- Phải giữ gìn con dấu không bị dơ bẩn, không dùng vật cứng, nhọn đểcậy bụi trên con dấu

- Phải có giá để dấu, mỗi khi sử dụng xong phải treo dấu lên giá ngay, vàphải được bảo quản trong hòm, tủ được khoá chắc chắn

1.5.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ:

* Khái niệm hồ sơ: là một tập (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan

với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cócùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả, được hình thành trong quá trìnhgiải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của một cơquan, một cá nhân

* Lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ

trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định

* Công tác nộp lưu hồ sơ: Tất cả hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong

quá trình giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận, từngđơn vị của cơ quan đều phải giao nộp Các tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc

và những hồ sơ liên quan đến công việc của năm tới thì không cần nộp cho lưutrữ cơ quan

Để giao nộp được đầy đủ, không bỏ sót những hồ sơ có giá trị, cán bộ lưutrữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập bản danh sách những hồ sơ cầnlưu nộp

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài liệu kèm theo

là bản danh sách hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách những hồ sơ, tài liệu còngiữ lại để nghiên cứu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNDOTEXCO

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Dotexco

Là Công ty cổ phần được thành lập trên nền tảng là 5 doanh nghiệp đanghọat động thành công trên nhiều lĩnh vực trong nhiều năm qua

Với sự hội tụ của các doanh nghiệp thành viên, Công ty cổ phầnDOTEXCO được kế thừa và tổng hợp sức mạnh các nguồn lực tài chính, nguồnnhân lực phục vụ nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty.

Lĩnh vực hoạt động chủ yếu là đầu tư xây dựng, kinh doanh các công trình

kỹ thuật dân dụng; các công trình công nghiệp, khu đô thị…

Hội đồng quản trị Công ty gồm có 5 thành viên hiện đang là chủ cácDoanh nghiệp hoạt động rất thành công trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh,đầu tư xây dựng…tạo nên bộ máy quản lý điều hành có nhiều kinh nghiệm,năng động, sáng tạo Công ty tập hợp được đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹthuật có trình độ chuyên môn cao, đội ngũ công nhân kỹ thuật chuyên nghiệp,lành nghề

Kế thừa và phát huy những thành tựu đạt được, với cơ sở vật chất và nănglực hiện có, Công ty chúng tôi luôn là đối tác có đủ năng lực đáp ứng sự tin cậy

và hợp tác của quý khách hàng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Dotexco

Tên cơ quan: Công ty cổ phần Dotexco

Tên viết tắt bằng tiếng nước ngoài: Dotexco Joint Stock Company

Tên viết tắt: DOTEXCO.,JSC

Trụ sở chính: Ô số F3 Khu tái định cư đường 32 (X1+X2), Xã Mỹ Đình,Huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Công ty được thành lập bởi 5 thành viên của Hội đồng quản trị

Kế thừa những thành công sau hơn 5 năm xây dựng và phát triển, Công ty

Cổ phần Dotexco đã dần khẳng định vị thế của mình với nhiều dự án khác nhau.Xác định nguồn lực con người là thế mạnh của mình nên Công ty Cổ phần

Dotexco đã chú trọng tập hợp được đội ngũ chuyên viên tư vấn là các thạc sỹ,

kỹ sư, cử nhân kinh tế, xã hội, kỹ thuật cao cấp, được đào tạo chính quy, chuyênsâu về phẩm chất, năng lực và nhiều kinh nghiệm cùng đông đảo đội ngũ chuyêngia, cố vấn là các thạc sỹ đã từng công tác công ty và các trường Đại học lớn…Hiện nay Công ty Cổ phần Dotexco đang tư vấn khảo sát các công trình, dự án

về lĩnh vực kinh doanh bất động sản, quy hoạch sử dụng đất; Đo đạc, lập bảnđồ; Quy hoạch kiến trúc xây dựng; Thiết kế và thi công các công trình dân dụng,công nghiệp

Các dự án đang triển khai thực hiện tại các tỉnh: Hải Dương, Thái Bình,Thanh Hóa, Bắc Giang, Bắc Ninh, Thái Nguyên, Hà Nội, Hưng Yên…được cácnhà đầu tư cùng các nhà khoa học đánh giá cao và có chất lượng tốt.Trong cáclĩnh vực trên lĩnh vực kinh doanh Bất động sản là mảng kinh doanh chính củacông ty, nên mặc dù là năm cuối của kỳ kinh doanh (đến năm 2010) nhưng đếntháng 6/2008, Công ty vẫn xuất sắc hoàn thành nhiệm vụ với tổng giá trị hợpđồng đạt trên 11 tỷ đồng Trong những năm tới (20011-2015), theo quy định củaLuật Đất đai lĩnh vực quy hoạch sử dụng đất các cấp (tỉnh - huyện - xã) phải xâydựng đồng loạt đến năm 2020 nên khối lượng công việc rất lớn Công ty sẽ tậndụng thời cơ tiếp tục triển khai tại Bắc Giang, Hải Dương, Bắc Giang, Bắc Ninh,Thái Nguyên, Long Biên, Hà Đông, Hà Tây (cũ)… Hoạt động quy hoạch tổngthể phát triển kinh tế - xã hội tuy là lĩnh vực đang nghiên cứu khai thác, songcũng đạt thành quả nhất định, doanh thu đạt gần 2 tỷ đồng Lĩnh vực kinh doanhbất động sản là hướng đi mang tính chiến lược của công ty

Ngay từ năm 2007, Công ty đã cử cán bộ đi học các lớp về định giá, môigiới và quản lý sàn giao dịch bất động sản; tham gia là thành viên của Hiệp hộibất động sản Nhà đất Việt Nam; là thành viên sáng lập của Hiệp hội bất độngsản Hà Nội;

Sàn giao dịch bất động sản có chức năng: kinh doanh môi giới bất độngsản (giao dịch mua bán,chuyển nhượng, thuê và cho thuê bất động sản); định giá bất động sản (định giá dự án, nhà, công trình ); tư vấn bất động sản(tư vấn lập dự án trong và ngoài nước, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sửdụng đất, quy hoạch, vay ngân hàng mua bất động sản, tư vấn giá đất ); quảng

cáo bất động sản, thông tin đất đai; đấu giá bất động sản; quản lý bất động sản;đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về bất động sản

Lĩnh vực mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ là lĩnh vực là thế mạnh củacông ty, góp phần tạo việc làm ổn định cho người lao động Vì vậy, thời gian tớicông ty sẽ tập trung triển khai với quy mô lớn và sẽ kết hợp, liên doanh, liên kết

và huy động thêm vốn để đầu tư máy móc, thiết bị, con người… nhằm tận dụnglợi thế, phát triển mạnh hơn

Hoạt động khai thác đá, cát, sỏi, đất sét là lĩnh vực mới đối với công tynhưng cũng đạt doanh thu khá tốt Xác định thời gian tới lĩnh vực này sẽ pháttriển mạnh, giàu tiềm năng với khối lượng công việc khổng lồ trong khi tư vấncho lĩnh vực này cũng chưa nhiều Do vậy, công ty sẽ chú trọng đẩy mạnh pháttriển lĩnh vực này nhất là ở các huyện, xã gần sông Hồng như xã Liên Hồng,Liên Hà thuộc huyện Đan Phượng

Lĩnh vực về hoạt động trang trí nội thất như: xây dựng nền móng của tòanhà, thử độ ẩm và các công việc thử nước, chống ẩm các tòa nhà, chôn chân trụ,

dỡ bỏ các phần thép không tự sản xuất, uốn thép, xây gạch và đặt đá, lợp máibao phủ tòa nhà, dựng dàn giáo và các công việc tạo dựng mặt bằng, dỡ bỏ hoặcphá hủy các công trình xây dựng, xây dựng bể bơi ngoài trời hay lĩnh vực hoànthiện công trình xây dựng như: lắp đặt hệ thống ống tưới nước, hệ thống lò sưởi

và điều hòa nhiệt độ hoặc máy móc công nghiệp trong ngành xây dựng và xâydựng kỹ thuật dân dụng; lắp đặt hệ thống trang thiết bị thang máy, cầu thang tự

động, các loại cửa tự động, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống hút bụi, hệ thống

âm thanh, hệ thống thiết bị dùng cho vui chơi giải trí; lắp đặt hệ thống cấp thoát

nước, lò sưởi và điều hòa không khí, lắp đặt hệ thống điện hay lĩnh vực xâydựng công trình kỹ thuật dân dụng khác như: xây dựng công trình công nghiệp,xây dựng công trình đường thủy, bến cảng và các công trình trên sông, các cảng

du lịch, cửa sông, đập, đê, công trình thể thao ngoài trời, cơ sở hạ tầng đô thị, hạtầng các khu, điểm công nghiệp hay lĩnh vực xây dựng công trình công ích như:

hệ thống tưới tiêu, các bể chứa, hệ thống nước thải (bao gồm cả sửa chữa),nhà máy xử lý nước thải, các trạm bơm cũng đang dần đi vào ổn định

Với phương châm uy tín - chất lượng - hiệu quả đặt lên hàng đầu Công ty

cổ phần Dotexco (trước đây là Công ty Cổ phần phát triển Đất Việt), rất mong