CÔNG tác văn THƯ tại văn PHÒNG HĐND &UBND xã cấn hữu HUYỆN QUỐC OAI THÀNH PHỐ hà nội THỰC TRẠNG và một số KIẾN NGHỊ

Công tác văn thư của Văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng như Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII (năm 1996) đã nhấn mạnh: Công tác văn thư là một bộ phận rất quan trọng trong bộ máy quản lý nhà nước, là một bộ phận giúp việc đắc lực nhất cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.Qua thực tế nghiên cứu và làm việc tại Văn phòng HĐND và UBND xã Cấn Hữu, tôi nhận thấy bên cạnh những mặt đạt được thì công tác văn thư vẫn còn có những mặt hạn chế. Trong đó, việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư là một yêu cầu rất quan trọng và cấp bách

LỜI NểI ĐẦU

Văn phũng là một bộ phận trực thuộc đơn vị, cú vị trớ, vai trũ, chức năng, nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của cơ quan Tuy khụng tạo ra của cải vật chất nhưng Văn phũng lại là một bộ phận khụng thể thiếu được của mỗi cơ quan Nú vừa thực hiện chức năng quản lý, tham mưu cho lónh đạo, vừa thực hiện chức năng phục vụ.

Cụng tỏc văn thư của Văn phũng cú vị trớ, vai trũ rất quan trọng như Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII (năm 1996) đó nhấn mạnh: Cụng tỏc văn thư là một bộ phận rất quan trọng trong bộ mỏy quản lý nhà nước, là một bộ phận giỳp việc đắc lực nhất cho cỏc hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Với vị trớ, vai trũ quan trọng đú, ngay từ khi thành lập cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước, cụng tỏc văn thư đó được Đảng và Nhà nước quan tõm xõy dựng Do đú, cụng tỏc văn thư đó khụng ngừng lớn mạnh và phỏt huy được truyền thống, bản chất tốt đẹp của một

bộ phận quan trọng trong bộ mỏy quản lý nhà nước Vị trớ, vai trũ của cụng tỏc văn thư đó được thực tiễn chứng minh và khẳng định, được nhõn dõn tin cậy và thừa nhận là một nhõn

tố thành cụng cho mọi hoạt động của cỏc cơ quan, đơn vị của nhà nước

Qua thực tế nghiờn cứu và làm việc tại Văn phũng HĐND và UBND xó Cấn Hữu, tụi nhận thấy bờn cạnh những mặt đạt được thỡ cụng tỏc văn thư vẫn cũn cú những mặt hạn chế Trong đú, việc nõng cao hiệu quả hoạt động của cụng tỏc văn thư là một yờu cầu rất quan trọng và cấp bỏch Do đú, tụi đó chọn viết về vấn đề này và đề tài được viết với nội dung gồm 3 chương:

Chương II: Thực trạng về cụng tỏc văn thư tại Văn phũng HĐND &UBND xó cấn Hữu

Chương III: Một số kiến nghị nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động của cụng tỏc văn thư tại Văn phũng HĐND &UBND xó Cấn Hữu

Do thời gian nghiờn cứu và tỡm hiểu khụng nhiều dù đã cố gắng rất nhiều nhng bài báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu xót do kinh nghiệm còn hạn chế Kớnh mong nhận đợc sự đánh giá và đóng góp ý kiến của quý thầy, cụ để bài báo cáo của tôi đợc hoàn thiện và đầy đủ hơn

Tôi xin trân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư và các khái niệm có liên quan

a) Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư ( hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ ) là một trongnhững phương tiện hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý được các cơ quan Đảng, Nhànước, các Tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân dùng để lãnh đạo, chỉ đạo, thựchiện các chức năng, nhiệm vụ của mình

Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của bộphận văn thư

Hiện nay vẫn còn có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, mỗiquan điểm có đặc trưng riêng Song có hai quan điểm đáng chú ý:

Quan điểm 1: Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý côngvăn, giấy tờ trong các cơ quan

Quan điểm 2: Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản( soạn thảo và ban hành văn bản ) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý, giảiquyết văn bản trong các cơ quan đó

Quan điểm được sử dụng phổ biến ở Việt Nam hiện nay là: Công tác văn thư

là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan.Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tàiliệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tácvăn thư là phương tiện thiết yếu nhất bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan cóhiệu quả

b) Các khái niệm liên quan

Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bênngoài gửi đến.

Văn bản đi là tất cả văn bản, tài liệu, thư từ gửi ra ngoài cơ quan

Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau vềmột vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thểloại hoặc về tác giả … được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân

1.1.2 Vị trí, tác dụng, ý nghĩa của công tác văn thư

a) Vị trí

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt độngcủa tất cả các cơ quan Đảng, Nhà nước, Đoàn thể, các tổ chức xã hội dù lớn hay nhỏ,muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn,giấy tờ để phổ biến chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, phản ánh tình hìnhlên cấp trên, trao đổi, liên hệ công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra tronghoạt động hàng ngày

Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dâychuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phậntrong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ với các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan với các

cơ quan cấp trên và cấp dưới Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạtđộng không đều sẽ ảnh hưởng toàn bộ hoạt động của nhà máy

bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả Mặt khác, công tác

văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phậncông tác văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn ảnhhưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc nhất là ở những cơ quan lớn.

Công tác văn thư không tốt dẫn đến tệ quan liêu giấy tờ, việc ban hành quánhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn bản không cao gây lãngphí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của Nhà nước

Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ vì: Tàiliệu văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu trữ Nếu công tácvăn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tài liệu hoá, giải quyết xongcông việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng quy định thì lưu trữ

sẽ có đủ tài liệu để tiến hành các khâu nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụtốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày cũng như lâu dài về sau

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động củacác cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời giữ được bí mật củaĐảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hànhchính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay

Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên liệu chế tác và trang thiết bị dùngtrong quá trình xây dựng và ban hành văn bản

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan

(các cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt độngcủa các cơ quan.

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tracứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ

1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu:

Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiềuvào việc xây dựng và ban hành văn bản, vào việc tổ chức giải quyết và quản lý vănbản Nội dung của mỗi văn bản chứa đựng một sự việc nhất định, thông tin nhấtđịnh Nếu gửi, ban hành văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việcchung và giảm ý nghĩa của sự việc cũng như những hoạt động nêu ra trong văn bản

Do đó, xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽgóp phần giải quyết văn bản kịp thời, góp phần giải quyết tốt mọi công việc của mỗi

cơ quan

Chính xác:

Về nội dung, văn bản phải đảm bảo tính pháp lý chính xác tuyệt đối, các tríchdẫn, dẫn chứng nêu ra phải chính xác, các số liệu phải đầy đủ, các luận cứ phải rõràng

Về hình thức, Văn bản phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy địnhcủa pháp luật

Về quy trình kĩ thuật nghiệp vụ, tất cả các khâu kĩ thuật nghiệp vụ của côngtác văn thư phải được đảm bảo chính xác, từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký,chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải đảm bảo đúng quyđịnh

Bí mật: Trong nội dung của văn bản chứa đựng rất nhiều bí mật của Đảng vàNhà nước, do đó trong quá trình thực hiện công tác văn thư phải đảm bảo giữ bí mậttheo đúng quy định của Nhà nước về chế độ bảo mật.Giữ gìn những thông tin bí mật

khi nhận được văn bản, khi ban hành văn bản là một đòi hỏi bắt buộc đối với nhữngngười làm công tác văn thư.

1.1.4 Nội dung của công tác văn thư

Bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Xây dựng và ban hành các văn bản với các công đoạn:

Soạn thảo văn bản

Duyệt bản thảo

Đánh máy, nhân bản

Kí, ban hành văn bản

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:

Tổ chức và giải quyết văn bản đến

Tổ chức chuyển giao văn bản đi

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật

Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Đóng dấu văn bản

Quản lý và bảo quản con dấu

1.1.5 Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước:

Nhận văn bản đến: Xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địachỉ không, có còn nguyên vẹn không hay đã bị bóc trước.Nếu không đúng địa chỉphải trả cho nơi gửi, nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ kí của người chuyểngiao văn bản

Sơ bộ phân loại văn bản: Văn bản được chia thành loại phải bóc bì và loạikhông phải bóc bì

Bóc bì văn bản: Khi bóc bì không được làm rách văn bản, không làm mất địachỉ nơi gửi và dấu bưu điện Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bị sót

gì không

Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: Dấu đến có mục đích xác nhận vănbản đã qua văn thư Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trốngdưới số và kí hiệu.Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi vănbản đến, ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12mỗi năm

Vào sổ đăng kí: Khi đăng kí phải đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp, không

bỏ sót, mỗi văn bản đến chỉ đăng kí một lần

Trình văn bản: Trình văn bản cho lãnh đạo xem toàn bộ văn bản đến và xin ýkiến phân phối giải quyết

Chuyển giao văn bản: Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đốitượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển giaovăn bản của văn thư Văn bản đến ngày nào thì phải chuyển giao ngay trong ngàyđó

Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơcông việc của người thừa hành Khi công việc đã giải quyết xong, người thừa hànhphải lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản cho người cótrách nhiệm theo dõi

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

Quy trình phát hành văn bản đi gồm các bước:

Soát lại văn bản: Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy địnhpháp luật hay chưa Nếu phát hiện sai sót thì báo với người có trách nhiệm để sửachữa, bổ sung

Vào sổ đăng kí văn bản đi: Ghi số của văn bản, ghi ngày tháng của văn bản,đóng dấu Vào sổ đăng kí văn bản đi cần đầy đủ, chính xác, rõ vào từng cột mục

trong sổ những điểm cần thiết về một văn bản như: số, kí hiệu Khong viết bằngbút chì, không tẩy xoá hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng, không nên làmnhiều sổ.

Chuyển văn bản đi: Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậmnhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng kí phát hành Văn bản chỉ gửi chocác cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong danh mục nơi nhận Văn bản có thể gửiqua bưu điện hoặc văn thư đưa đến đại chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyểngiao văn bản và người nhận văn bản phải kí vào sổ

Sắp xếp bản lưu văn bản: Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất hai bản Một bản

để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tratìm, phục vụ khi cần thiết

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản.Các cán bộ trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải kí nhận vào sổ chuyểngiao văn bản Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật

Trong quá trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật phải đảm bảo cácnguyên tắc sau:

Văn bản đến, đi, văn bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của phápluật

Xác định đúng mức độ mật, bao gồm mật , tối mật và tuyệt mật

Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu và sử dụng, vậnchuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọngtrong công tác văn thư, vì nó khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tụchành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước

Sử dụng con dấu phải tuân theo các nguyên tắc:

Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản

Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cấp

có thẩm quyền

Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấukhống chỉ hoặc văn bản chưa ghi nội dung

Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ kí về bên trái

Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ) do Bộ Công an hướng dẫn

Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo

Đóng dấu mờ phải đóng lại

- Công tác lập hồ sơ

Công tác lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu:

Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan,đơn vị

Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều

Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgíc với nhau về mộtvấn đề, một sự việc hoặc một người

Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ chính xác

Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

1.2 CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Văn bản số 64/VTLTNN-VP, ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn thưlưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và sáchnghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản

1.2.2 Nội dung cơ bản của các văn bản

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác vănthư

Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tácvăn thư; được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế vàđơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạnthảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trìnhhoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác vănthư

- Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn

vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (gọi chung là cơquan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước Con dấu thể hiện vị trí pháp lý vàkhẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức vàcác chức danh nhà nước

Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định này áp dụng đốivới con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụngdưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi.

Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ kí không thuộcphạm vi điều chỉnh của Nghị định này

Nghị định quy định các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước được sử dụngcon dấu có hình Quốc huy và các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không cóhình Quốc huy

Quy định thẩm quyền quy định mẫu dấu, thủ tục khắc dấu và cấp phép khắcdấu và đăng ký mẫu dấu

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ, về việc hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản

Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quannhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũtrang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsungtrong những trường hợp cụ thể

Những thành phần chung áp dụnh đối với các loại văn bản gồm có Quốc hiệu;tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, kí hiệu của văn bản; địa danh và ngàytháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung vănbản; chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức;nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật

Các thành phần bổ sung như địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ email; số điệnthoại

Kĩ thuật trình bày văn bản: quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểutrình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản đượcsoạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; cóthể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện

kĩ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụngđối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

Phông chữ trình bày văn bản: Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải làcác phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng,nghiêm túc của văn bản Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tửgiữa các cơ quan, tổ chức của nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ kí tựchữ Việt (phông tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ CễNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHềNG HĐND VÀ UBND

XÃ CẤN HỮU

2.1 Giới thiệu khỏi quỏt về xó Cấn Hữu Huyện Quốc Oai

2.1.1Đặc điểm tự nhiờn

Đến 31/12/2009 xó cú trờn 6200 nhõn khẩu; diện tớch tự nhiờn là 267,7ha

Xó nằm trong vựng khớ hậu nhiệt đới giú mựa nờn được chia thành hai mựa rừrệt Mựa mưa núng ẩm bắt đầu từ thỏng 4 đến thỏng 10 Mựa khụ lạnh, ớt mưa, hanh

và rột kộo dài từ thỏng 11 năm nay đến thỏng 3 năm sau Nhiệt độ trung bỡnh năm là

230 c, nhiệt độ trung bỡnh cao nhất là 290c

2.1.2 Đặc điểm kinh tế - xó hội

Kinh tế chủ yếu là nông nghiệp kết hơp với làm nghề làng nghề thủ cụng, sản lợng trung bình bình quân đầu ngời còn thấp và khá chênh lệch giữa các vùng, các thôn, bản, các hộ dân c

Nụng nghiệp: là ngành chủ lực truyền thống chiếm 90 % trong đú trồng trọt chiếm83,1 % với cỏc loại cõy chủ yếu: lỳa (chiếm gần 70 % tổng diện tớch gieo trồng), sắn,khoai tõy, khoai lang (được coi là một loại cõy đặc sản, khoai lang màu vàng, bở,ngọt) Cũn lại 10% làm tiểu thủ cụng nghiệp và buụn bỏn lẻ

- Thương mại: Từ khi cú chớnh sỏch mở cửa, ngành thương mại dịch vụ cúchuyển biến đỏng kể, tốc độ tăng trưởng bỡnh quõn đạt 16,3 % Giao dịch buụn bỏnvới cỏc xó trong huyờn ngày càng phỏt triển Cỏc dịch vụ như vận tải, kho bói, bưuđiện đạt mức tăng trưởng 7,05 %

2.1.3 Đặc điểm truyền thống văn húa

Xó có truyền thống đấnh giặc ngoại xâm kiên cờng, bất khuất Tỷ lệ ngời mù chữ trên địa bàn huyện còn rất ít, đời sống văn hoá của ngời dân ngày càng đợc nâng cao

Hiện nay, trong xó cú 4 thụn, tất cả các thụn đều có đờng bờ tụng, xó có điện thoại tại trụ sở Vì vậy mọi chủ trơng chính sách của Đảng và nhà nơc đến với ngời dân nhanh chóng, kịp thời.

Với truyền thống " lá lành đùm lá rách ", " uống nớc nhớ nguồn " nhằm khơi dậy truyền thống tốt đẹp của mọi ngời dân trong xó đóng góp của cải vật chất giúp

đỡ cá gia đình nghèo, trẻ mồ côi, gia đình ngời có công cùng nhau vơn lên tronng cuộc sống

Bằng nguồn kinh phí hạn hẹp huy động từ nhân dân, sự hỗ trợ của cấp trên,các ngành, đoàn thể Những năm qua xó đã xây dựng đợc nhiều công trình văn hoá thụn

là nơi hoạt động văn hoá cho cộng đồng dân c

2.2 Giơi thiệu khỏi quỏt về văn phũng HĐND&UBND xó Cấn Hữu

Lónh đạo UBND xó Cấn Hữu bao gồm: 01 Chủ tịch và 02 Phú chủ tịch chịutrỏch nhiệm phụ trỏch 2 lĩnh vực kinh tế và văn hoỏ – xó hội

Gồm cú 08 phũng ban chức năng là cỏc cơ quan tham mưu cho lónh đạoUBND và quản lý về chuyờn mụn sau:

1 Văn phũng - Thống kờ UBND xó;

2 Địa chớnh – xõy dựng – mụi trường

PhÝa t©y gi¸p víi xã Đông Yên

Uỷ ban cũng đã trang bị đẩy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu, các vănphòng phẩm như: Bút, giấy in, thước, mực dấu, ghim, kẹp…

Nhìn chung Văn phòng xã Cấn Hữu đã được trang bị đẩy đủ nên công việc giảiquyết khá thuận lợi, nhanh chóng chính xác, tiện lợi Cùng với việc bố trí nơi làmviệc khoa học góp phần đạt kết quả cao Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu trong côngviệc cần mua sắm thêm thiết bị trong Văn thư đầy đủ hơn và hợp lý hơn như trang

bị thêm phần mềm quản lý Văn bản, ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tácVăn thư Lưu trữ

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Cấn Hữu

Theo Quyết định số 2002/QĐ-UBND, ngày 29-10-2007 của UBND xã Cấn Hữu về việc phân công trách nhiệm các thành viên UBND xã nhiệm kỳ 2004-2009 (xem phụ lục), cơ cấu tổ chức của UBND xã Cấn Hữu được tóm tắt theo sơ đồ:

Chủ tịch UBND xã

2 Phó chủ tịch UBND xã

- Ban học sinh-sinh viên

- Đài truyền thanh xã

- Bưu tá xã

2.2.4 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND xã Cấn Hữu

Văn phòng - thống kê xã có chức năng tham mưu tổng hợp và mang tính chấtphục vụ ( hậu cần) cho HĐND Và UBND xã phối hợp, đôn đốc điều hoà mối quan

hệ các cơ quan trên địa bàn xã, chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của HĐND vàUBND xã, đồng thời chịu sự chỉa đạo về mặt nghiệp của Văn phòng Huyện.

2.2.4.1 Nhiệm vụ

- Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết của HĐND, các Quyết định, Chỉ thị, Công văn của UBND huyện và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các cấp thực hiện kết quả văn bản đó.

- Quản lý công tác hành chính Văn thư - Lưu trữ, quản trị mạng của Thường trực HĐND và UBND theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.

- Đảm bảo các điều kiện vật chất và tổ chức phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND và UBND theo quy định.

- Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, tài sản, tài chính của Văn phòng HĐND và UBND theo chế độ, chính sách Nhà nước.

Văn thư xã là cơ quan tham mưu tổng hợp, hậu cần cho HĐND và UBND màtrực tiếp là thường trực HĐND và Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Xã

Cán bộ Văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình Quản

lý công văn đi - đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ

Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản Đăng kýcông văn, văn bản đi vào sổ

Cán bộ Văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồiđóng dấu ban hành

Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản Đónggói công văn, trực tiếp gửi tới bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận

Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, đông đốc các đơn vị thực hiện nộidung: Kết luận, Nghị quyết của thường trực HĐND và UBND xã Giúp UBND xãtheo dõi, đôn đốc các phòng ban và các tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan Nhànước cấp trên

Giúp Thường trực HĐND và UBND xã quản lý và tổ chức thực hiện công tácVăn phòng, Văn thư, lưu trữ cơ quan Công tác soạn thảo văn bản, ban hành vănbản… đối với các đơn vị phòng bàn theo đúng quy định, nguyên tăc hành chính chế

độ bảo mật Văn thư nhà nước

Giúp cho UBND quản lý nhà nước và thực hiện các nhiệm vụ về lĩnh vực thiđua khen thưởng, thực hiện cơ chế trung tâm giao dịch một cửa

Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của HĐND vàUBND xã như: Bố trí, sắp xếp nơi làm việc

Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của thường trực HĐND và UBND vănthư phải thực hiện đúng những nhiệm vụ trên

2.2.4.2 Chức năng

Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõithực hiện chương trình, lịch làm việc đó, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hộitham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo thực hiện

Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi lêncác cấp trên

Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫubáo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng cán bộ, công chức xã

Phối hợp với HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếpkhác, nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lêncấp có thẩm quyền giải quyết

Phối hợp với các thường trực HĐND xã chuẩn bị các điều kiện cho các kỳhọp của HĐND và UBND hoặc lên cấp có thẩm quyền giải quyết

Phối hợp với thường trực HĐND xã chuẩn bị các điều kiện cho các kỳ họpcủa HĐND và cho công việc của UBND xã

Giúp UBND xã về công tác thi đua khen thưởng ở xã