Công tác tổ chức văn thư tại công ty TNHH thương mại quốc tế siêu thị big c thăng long thực trạng và giải pháp

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản

MỤC LỤC

A – LỜI MỞ ĐẦU

Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền côngnghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụquản lý có hiệu quả

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảothông tin bằng văn bản Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng

cơ quan đơn vị Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạtđộng của bộ máy quản lý nhà nước nói chung Trong văn phòng, công tác vănthư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớntrong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theokịp sự phát triển của các nước trên thế giới

Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chứcngày càng được quan tâm hơn Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hànhchính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổimới

Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tạinhà trường và trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tạiCông ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long Em đã lựa chọn

đề tài “Công tác tổ chức văn thư tại Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long - Thực trạng và giải pháp” cho báo cáo thực tập của

mình

Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế báo cáo có thểkhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của thầy giáo để báo cáo của em hoàn thiện hơn

Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hà Công Hải, cùng các

cô, các chú, các anh chị trong Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big

C Thăng Long đã giúp em hoàn thiện báo cáo này

B – NỘI DUNG PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ DỊCH VỤ SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG

I Khái quát tình hình Công ty

♦Tên đơn vị : Công ty TNHH TM QT & DV siêu thị BIGCThăng Long

♦Tên tiếng anh : ESPACE BIGC Thăng Long

♦Tên viết tắt : BIGC

♦Trụ sở chính tại Hà Nội : 222, Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q CầuGiấy, TP Hà Nội

♦Điện thoại : 0437848596 Hotline:0932322622

♦Fax : 0437846900

♦ Email : Bigc@bigc-vietnam.com

♦Trang web : Bigc.com.vn

♦ Mã số thuế : 0100956381

♦Tên cơ quan chủ quản : Tập đoàn bán lẻ Châu Âu CASINO

♦ Hình thức hoạt động : Sản xuất, bán lẻ, xuất khẩu

♦ Loại hình doanh nghiệp : Liên doanh

Vốn đầu tư hiện nay: 250 triệu USD (tất cả các doanh nghiệp thành viên)Bigc là thương hiệu của tập đoàn CASINO, một trong những tập đoàn bán lẻhàng đầu Châu Âu với hơn 9000 cửa hàng trên khắp các nước, Việt Nam, Tháilan, Ac-hen-ti-na, Ura-Guay, Braxin, Colombia, Ấn Độ Dương, Hà Lan, Pháp,Vê-Nê-Zuê-La… với trên 190000 nhân viên

Bigc Việt nam khai trương đại siêu thị đầu tiên tại Đồng Nai năm 1998.Hiện nay các siêu thị bigc hiện diện ở hầu hết các thành phố lớn trên khắp cảnước như Hà Nội, Hải Phòng, Huế, Đà Nẵng, Đồng Nai, Biên Hòa, thành phố

Hồ Chí Minh

Tại Hà Nội Bigc Thăng Long được khai trương tháng 01/2005 với tổngdiện tích 28000m2, là siêu thị bán lẻ đầu tiên có mặt tại Hà Nội với trên 50000mặt hàng, và 149 cửa hàng cho thuê

Ngay từ khi mới thành lập công ty TNHH TM QT & DV siêu thị bigcThăng Long đã từng bước khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu, đưa

việc kinh doanh vào ổn định, đồng thời không ngừng vươn lên và tự hoàn thiện

về mọi mặt Sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầu củakhách hàng về số lượng, chất lượng, thời gian với giá cả hợp lý

Thay đổi từng ngày để phù hợp với nhu cầu của người dân, bigc là định vị

là hàng hóa giá rẻ, vì thế họ liên tục đưa ra những chương trình khuyến mãi, cácsản phẩm với giá rẻ, phù hợp với túi tiền của người dân, bên cạnh đó bigc cònliên kết với các nhà sản xuất lớn để có thể giảm giá thành sản phẩm đến mức tối

đa cho người tiêu dung, có những chính sách bình ổn giá trong thời kỳ khủnghoảng tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu mua sắm của khách hàng vì vậy bigcđược đánh giá có sự cạnh tranh khá cao so với các doanh nghiệp khác trongnghành

Thưong hiệu bigc thể hiện qua 2 tiêu chí quan trọng nhất trong địnhhướng kinh doanh và chiến lược để thành công của bigc:

+ (Big): Có nghĩa là “to lớn”, điều đó thể hiện quy mô lớn của các cửahàng và sự lựa chọn rộng lớn về hàng hóa mà bigc cung cấp hiện tại bigc cókhoảng hơn 50000 mặt hàng để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng

+ (C): là viết tắt của từ “customer” nghĩa là “khách hàng” chữ C đề cậpđến những khách hàng thân thiết của bigc Họ là chìa khóa dẫn đến thành côngtrong chiến lược kinh doanh của bigc

Sản phẩm của bigc gắn liền với giá rẻ mà chất lượng tốt nên được ngườidân rất tin tưởng lựa chọn Các siêu thị bigc đều có hệ thống bảo quản đạt tiêuchuẩn, hàng hóa đều có tem đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

Hơn 10 năm có mặt tại thị trường Việt Nam, việc phát triển thương hiệuđược bigc thực hiện khá tốt với việc điều tra marketing để nghiên cứu phát triểnthị trường và dịch vụ sau bán hàng đã giúp công ty nâng cao doanh số, tăng tiêuthụ trên thị trường, mặt khác công ty không ngừng việc phát triển mở rộng quy

mô kinh doanh, bằng chứng là cứ 3 tuần bigc phát hành một bản tin khuyến mãivới nhiều quà tặng hấp dẩn, các chương trình khuyến mãi với quy mô lớn chưa

từng có, với gian hàng phong phú theo chủ đề, tạo sự lựa chọn đa dạng chokhách hàng, giảm giá mạnh (đến 50% giá trị sản phẩm).

Với sự nỗ lực không ngừng của tập thể trên 8000 thành viên, bigc tự hàogiới thiệu đến người tiêu dùng trên toàn quốc những không gian mua sắm hiệnđại, thoáng mát, thỏa mái với chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú chấtlượng kiểm soát và giá cả hợp lý, đi cùng với những dịch vụ khách hàng thậthiệu quả,và tất cả các cửa hàng bigc trên toàn quốc đều cung cấp những kinhnghiệm mua sắm với nhiều dịch vụ tiện ích cho khách hàng

Bên cạnh đó bigc còn xây dựng hình ảnh của công ty thông qua các hoạtđộng từ thiện

II Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức

và chức năng, nhiệm vụ bộ máy quản lý của Công ty

1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Lĩnh vực kinh doanh: Hệ thống siêu thị Bigc hoạt động kinh doanh theo

mô hình “Trung tâm thương mại” hay “Đại siêu thị” là hình thức kinh doanh bán

lẻ hiện đại đang được tập đoàn CASINO ( tập đoàn mẹ của bigc) triển khai Kếthợp giữa cửa hàng kinh doanh bán lẻ và bán thực phẩm lấy thẳng từ nhà sảnxuất Đặc biệt 95% hàng hóa có mặt tại bigc là made in ViêtNam Với cơ cấu vàmặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú, hàng hóa lên tới 50000 mặt hàng cácloại

Bigc Việt Nam hiện đang khai thác 14 siêu thị bigc 1 xưởng chế biến thịtnguội và một bộ phận xuất khẩu, sử dụng trên 8000 nhân viên, Bigc việt namhiện đang hợp tác với trên 1500 nhà phân phối lớn nhỏ và kinh doanh trên

50000 mặt hàng

Tại các trung tâm thương mại và đại siêu thị bigc Phần lớn không gianđược dành cho hàng tiêu dùng và thực phẩm với giá rẻ và chất lượng cao, sảnphẩm kinh doanh tại các cửa hàng bigc có thể được chia ra thành 5 ngành chínhsau:

- Thực phẩm tươi sống: Thịt, hải sản, trái cây và rau củ, thực phẩm chếbiến thực phẩm bơ sữa bánh mỳ.

- Thực phẩm khô: Gia vị,nước giải khát, nước ngọt, rượu, bánh snack, hóaphẩm mỹ phẩm, thực phẩm cho thú cưng và những phụ kiện

- Hàng may mặc và phụ kiện: Thời trang nam, nữ, trẻ em và trẻ sơ sinh,giày dép, túi xách

- Hàng điện gia dụng: Các sản phẩm điện gia dụng đa dạng bao gồm thiết

bị trong nhà bếp, thiết bị giải trí tại gia, máy vi tính, các dụng cụ và thiết bị tinhọc

- Vật dụng trang trí nội thất: Bàn ghế, dụng cụ bếp, đồ nhựa, đồ dùngtrong nhà, những vật dụng trang trí, vật dụng nâng cấp bảo trì và sửa chữa, phụkiện di động, xe gắn máy, đồ dùng thể thao và đồ chơi

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty TNHH thương mại quốc tế Siêu thị Big C Thăng Long đã xây dựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc

Giám đốc tài chính Giám đốc hợp tác Giám đốc nhân sự Giám đốc nhân sự Giám đốc cửa hàng

P

Phát triển DA

P.

Xuất khảu

P.

Xuất khảu

P.Kế toán trưởn g

P.Kế toán trưởn g

P Tài chính

kế toán

P Tài chính

kế toán

P.

Kế toán

P.

Kế toán

P.

Kiểm soát KT

P.

Kiểm soát KT

P

Nhân sự

P

Nhân sự

P

Đào tạo

P

Đào tạo

P

Thư

ký GĐ

P

Thư

ký GĐ

P.

Tin học

P.

Tin học

ng quầy

P Trưở

ng quầy P.

Kế Hoạch KD

P.

Kế Hoạch KD

Trung

tâm thu mua

Trung

tâm thu mua

3 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty

Tổng giám đốc:

 Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước hội đồng thành viên và pháp luật hiện hành

 Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại

 Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược củacông ty

 Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty

 Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư của công ty

 Đề xuất các chiến lược kinh doanh đầu tư cho hội đồng thành viên

 Phát triển thị trường tiên thụ sản phẩm trong khu vực và trên thế giới

 Trực tiếp ký các hợp đồng xuất nhập khẩu

 Quyết định toàn bộ giá cả mua bán hàng hóa vật tư , thiết bị

 Quyết định ngân sách hoạt động cho các đơn vị và các phòng ban cụ thể trong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt

 Quyết định các chỉ tiêu về tài chính

 Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty

Phó tổng giám đốc:

 Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Xây dựng và trình tổng giám đốc duyệt các thông số tài chính như:

+ Tỷ xuất lợi nhuận tối thiểu của từng ngành hàng

+ C ơ cấu các khoản phí trong tổng phí hoạt động của công ty và từng đơn

vị trực thuộc công ty

+ Tỷ lệ tái đầu tư cho năm tài chính tiếp theo

 Tham mưu cho tổng giám đốc về việc điều hành vốn trong công ty

 Nghiên cứu các biện pháp giảm giá thành giảm chi phí trong công ty

 Thẩm định các khoản lãi lỗ hàng quý, hàng năm.

 Ký hợp đồng kinh tế nội theo ủy quyền của tổng giám đốc, phê duyệt một

số văn bản giấy tờ lien quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty theo ủy quyền của tổng giám đốc

 Báo cáo kết quả quá trình sản xuất kinh doanh của công ty cho tổng giám đốc

Giám đốc nhân sự:

Giám đốc nhân sự có quyền và nghĩa vụ sau

 Cùng ban giám đốc đưa ra chiến lược phát triển nhân sự

 Đưa ra kế hoạch chuẩn bị nhân sự cho một dự án khi công ty bắt tay với đối tác

 Lên kế hoạch đào tạo, góp tiếng nói vào sự thăng tiến hay sa thải nhân viên

 kết nối các phòng ban trong công ty

 Nắm bắt tâm lý và khả năng , trình độ của nhân viên để gợi ý đề bạt chuyển đổi nhân sự giữa các phòng ban

Giám đốc hợp tác:

Giám đốc hợp tác là người nắm bắt những quan hệ hợp tác trong và ngoài nước, mở rộng các dự án lớn của công ty ra khắp các tỉnh trong cả nước, thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các ban ngành có liên quan đến việc mở rộng

mô hình doanh nghiệp ra khắp các tỉnh trong cả nước Ký các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để cung cấp hàng cho siêu thị

Giám đốc tài chính:

Giám đốc tài chính của công ty có trách nhiệm như và quyền hạn sau

 Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán

 Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan

 Tham mưu cho ban tổng giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ kế toán qua từng thời kỳ trong hoạt đông kinh doanh.

 Phân tích cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính

 Theo dõi lợi nhuận và chi phí, điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính, chuẩn bị các báo cáo đặc biệt

 dự báo những yêu cầu tài chính, chuẩn bị kế hoạch hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt, thực hiện quá trình sửa chữa

 Quản lý hoạt động tài chính trong toàn công ty

 Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty

 Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tài chính tất cả những dự án mà công

ty thực hiện

Giám đốc cửa hàng:

Giám đốc cửa hàng là người đại diện pháp lý của công ty là người điều hànhhoạt động kinh doanh hàng ngày của siêu thị Là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành

Giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau

 Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Quyết định hợp tác đầu tư, liên doanh kinh tế của công ty, kế hoạch mở rộng kinh doanh trên cơ sở sử dụng tối ưu mọi nguồn lực mà công ty có và

tự huy động phù hợp với nhu cầu của thị trường

Quyết định việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản chung của công ty theo quy định của nhà nước

 Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trong phần hành kiểm soát, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị.

 Tuyển dụng lao động

 Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc lỗ trong kinh doanh

 Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty

và quyết định của hội đồng quản trị

Phó giám đốc:

Phó giám đốc là người trợ giúp cho giám đốc, được giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về phần việc được phân công Trong từng thời kỳ có thể được giám đốc uỷ nhiệm trực tiếp quyết định một số vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của giám đốc

Phòng kế hoạch kinh doanh:

 Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, của các đơn vị thành viên tổng hợp vàxây dựng kế hoạch tổng thể của công ty bao gồm các lĩnh vực Sản xuất kinh doanh, tài chính, lao động, xây dựng và đầu tư và các hoạt động liên quan đến hoạt động của công ty

 Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá thị trường nhằm phục

vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Cân đối lực lượng hàng hoá và có kế hoạch điều hoà hợp lý trong sản xuấtlưu thông góp phần bình ổn thị trường đạt hiệu quả kinh doanh cao

 Tổ chức quản lý công tác thông tin kinh tế, báo cáo thống kê trong toàn công ty để tổng hợp báo cáo thường xuyên lên tổng giám đốc hoặc báo cáo đột xuất khi tổng giám đốc yêu cầu và báo cáo lên cấp trên theo quy định

 Bảo đảm các bí mật về thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của côngty.

 Làm báo cáo sơ kết, tổng kết 6 tháng và hàng năm của công ty

 Tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty

và trực tiếp tổ chức kinh doanh trên thị trường để thực hiện kế hoạch của công ty

Phòng xuất nhập khẩu:

 Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chứcthực hiện phương án kinh doanh xuất nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các

kế hoạch khác có liên quan đến công ty

 Tham mưu cho tổng giám đốc về quan hệ đối ngoại, chính sách xuất nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động sản xuất kinh doanh này Giúp tổng giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toánquốc tế và các hoạt động ngoại thương khác

 Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyềnđược phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này

Phòng tài chính kế toán:

 Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn

 Lập tự toán tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyêt toán các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn quỹ tự tạo của công ty theo quy định của pháp luật về kế toán

 Tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp

 Hoạch định chiến lược tài chính của doanh nghiệp

 Đánh giá các chương trình hoạt động của công ty trên phương diện tài chính

 Lập kế hoạch dự phòng ngân quỹ theo những hình thức phù hợp nhằm đáp ứng những nhu cầu ngân quỹ đột xuất

 Đảm bảo rằng các loại tài sản của công ty được kiểm soát và sử dụng một cách hợp lý và sinh lợi.

 Thiết lập và thực hiện chính sách quản trị tiền mặt của công ty nhằm đảm bảo có đủ lượng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn

Phòng nhân sự:

Phòng nhân sự có các chức năng như sau

 Nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự, tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm toàn diện trước ban lãnh đạo công ty về kết quả công tác

tổ chức nhân sự theo đúng quy định của nhà nước và nội quy, quy chế củacông ty

 Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự Tham gia công tác tuyển dụng đúng ngành ngề đúng chuyên môn công việc cần tuyển, và thực hiện côngtác đào tạo những nhân viên chưa có kinh nghiệm

 Trực tiếp quản lý về lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các loại phụ cấp như phụ cấp ốm đau, thai sản của nhân viên

 Quản lý, theo dõi thường xuyên ngày công, và thực hiện công việc trả lương cho nhân viên vào cuối tháng

 Quan hệ lao động dịch vụ phúc lợi, y tế và an toàn

Phòng thư ký giám đốc:

Nhiệm vụ của một thư ký giám đốc

 Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn của giám đốc

 Lên lịch làm việc, lịch họp và nội dung làm việc của giám đốc

 Tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo và ghi biên bản nội dung của cuộc họp

 Truyền tải thông tin chỉ đạo của giám đốc đến các đơn vị trong toàn công ty

 Trình ký văn bản, hợp đồng, soạn thảo văn bản tài liệu, quản lý lưu trữ hồ

sơ giấy tờ

 Phiên dịch cho giám đốc

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.

Phòng tin học:

Nhiệm vụ của phòng tin học

 Phòng tin học( IT) có nhiệm vụ setup cơ sở dữ liệu bảo trì các phần mềm quản lý của kế toán, kho, bán hàng, nhân sự… Mỗi bộ phận có một phầnmềm riêng nên công việc của phòng tin học khá phức tạp và bận rộn

 Chịu trách nhiệm về setup máy tính bàn, máy tính cá nhân cùng các loại phần mềm khác nhau cho các phòng ban trong công ty

 Bảo trì sửa chữa những gì liên quan đến mạng máy tính đến lập trình mạng và các đường truyền

Phòng trang trí:

Nhiệm vụ của phòng trang trí

 Phòng trang trí có nhiệm vụ nhận và làm theo chỉ đạo của giám đốc và phòng kế hoạch về mô hình trưng bày các gian hàng và cách trang trí cho siêu thị

 Thực hiện ý tưởng của giám đốc về cách trang trí gian hàng dưới siêu thị

và trang trí chung cho toàn công ty

 Đồng thời đưa ra những ý tưởng sắp xếp trang trí hay đẹp mắt thu hút khách hàng cho ban lãnh đạo và giám đốc

Phòng đào tạo:

Phòng đào tạo có nhiệm vụ chuyên đào tạo những nhân viên mới vào chưa quen việc, thuộc nhiều ngành nghề khác nhau Phòng đào tạo còn có chức năng bồi dưỡng cho những nhân viên cũ nhưng muốn chuyển bộ phận khác Phòng nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc nhân sự và phòng nhân sự

Phòng trung tâm thu mua:

Trung tâm thu mua có nhiệm vụ đặt đơn hàng cho siêu thị, khi các trưởng quầy kiểm kê thấy hàng hóa còn dưới kho vượt quá định mức lưu trữ thì sẽ báo cho trung tâm thu mua và trung tâm thu mua có nhiệm vụ đặt hàng với nhà cungcấp để tiếp ứng lượng hàng hóa vào kho và cung ứng hàng hóa lên siêu thị

Đồng thời trung tâm thu mua cũng là bộ phận quyết định giá cho đơn đặt hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế trung tâm thu mua đưa ra mức giá cho từng thời kỳ, nếu xảy ra bất kỳ việc chênh lệch giá nào giữa nhà cung cấp và siêu thị thì bộ phận kế toán phải báo với trung tâm thu mua để trung tâm thu mua xác nhận xem giá nào là giá chuẩn.

Phòng trưởng quầy:

Phòng trưởng quầy là phòng dành cho tất cả các trưởng quầy hàng trong siêu thị Mỗi trưởng quầy phụ trách một quầy hàng riêng biệt Hiện nay trong siêu thị có 28 quầy , các trưởng quầy có nhiệm vụ quản lý, kiểm soát quầy hàng của mình theo dõi tình hình tiêu thụ của quầy mình phụ trách, theo dõi số lượng mặt hàng có trong

Phòng kế toán:

Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ sau.

 Ghi chép và hạch toán đúng đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính của công ty

 Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi đưa tổng giám đốc phê duyệt

 Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng và các thủ tục tài chinh khác theo quy chế quản lý tài chính, quy chế chi tiêunội bộ của công ty

 Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty

 Thực hiện việc kiểm kê định kỳ

 Phân tích các thôn tin kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo công ty

 Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành

 Theo dõi nguồn vốn của công ty

 Tiến hành các thủ tục thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế

 Theo dõi lập kế hoạch thu hôi công nợ của khách hàng Đồng thời theo dõi công nợ nhà cung cấp và tiến hành chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp khi đến hạn trả.

 Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của nhà nước

 Tham mưu cho ban tổng giám đốc về chế độ kế toán và những vấn đề về thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

 Cung với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động hữu hiệu

 Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty lập tiến độ nhu cầu vốn các dự án, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc Công ty xét duyệt, thanh toán theo tiến độ các dự án

 Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến các dự án của Công ty

 Theo dõi, đôn đốc, giám sát việc khảo sát, thiết kế, thi công công trình thuộc dự án và thẩm định trước khi trình Ban Tổng Giám đốc Công ty duyệt theo quy định

 Liên hệ các cơ quan chức năng lập các thủ tục chuẩn bị đầu tư: Thi

phương án thiết kế kiến trúc, thoả thuận phương án kiến trúc qui hoạch, thoả thuận PCCC, môi sinh môi trường, trình duyệt thiết kế cơ sở, dự án đầu tư, xin giấy phép xây dựng…

Phòng Kiểm soát kế toán:

 Xây dựng quy trình kiểm soát kế toán tài chính nội bộ.

 Kiểm soát hạch toán kế toán của công ty và các công ty thành viên bao gồm: Kiểm soát thu, chi, mua, bán, hợp đồng kinh tế Dựa trên định mức xây dựng

 Kiểm soát việc thực hiện các quy trình quản lý tài chính kế toán

 kiểm soát các hoạt động kế toán có liên quan đến thuế

 Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình trạng kiểm soát kế toán

 Phối hợp với bộ phận kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính giám sát việc thu, chi Phát hiện những thiếu xót, sai phạm trong quá trình thực hiện và đề xuất ban giám đốc đưa ra những phương pháp chấn chỉnh kịp thời góp phần phòng ngừa rủi ro cũng như đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh

PHẦN II: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ DỊCH VỤ SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG

I Hoạt động của văn thư

1 Vị trí và tác dụng của công tác văn thư trong Công ty

1.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được tronghoạt động của tất cả các cơ quan nói chung và Công ty TNHH thương mại quốc

tế Siêu thị Big C Thăng Long nói riêng Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể

dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phảidùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Công tác văn thư đối với hoạt động của Công ty có thể ví như một sợi dâychuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phậntrong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với

các cơ quan cấp trên và cấp dưới Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặchoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy.

1.2 Tác dụng của công tác văn thư

Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của Công ty

- Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của Công

ty, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ

Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý Làm tốt công tác văn thư sẽ giúpcho lãnh đạo Công ty qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu quả,không sót việc, chậm việc Ngược lại công tác văn thư làm không tốt sẽ dẫn đếntình trạng lãnh đạo Công ty cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả.Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiềungười, nhiều bộ phận, công tác văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đếnbản thân văn thư mà còn ảnh hưởng chung đến cả Công ty

Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ Trong hoạt độnghàng ngày của Công ty, những việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hoá đầy đủ,còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản

Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượngvăn bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của của Công ty

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Công ty

Việc giữ gìn bí mật các chủ trương, đường lối là điều cực kỳ quan trọng;

tổ chức tốt công tác văn thư: quản lý chặt chẽ, gửi đúng đối tượng, không để thấtlạc, mất mát công văn giấy tờ là nhằm tăng cường giữ gìn bí mật của Công ty

- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.Tài liệu ở văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu trữ.Nếu công tác văn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tài liệu hoá,bảo đảm đầy đủ thể thức, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơđầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng quy định thì lưu trữ sẽ có đủ tài liệu, có điều kiện

để tiến hành các khâu nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho côngtác nghiên cứu hàng ngày cũng như lâu dài về sau

2 Nội dung công việc của công tác văn thư tại Công ty

Nội dung công việc Người thực hiện

- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội

nghị

chuyên viên, cán bộ

- Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng

- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng

con dấu đúng quy định

văn thư

- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư

- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư

- Nhận, vào sổ công văn đến văn thư

- Phân phối công văn đến thủ trưởng

- Chuyển giao công văn đến văn thư

- Theo dõi giải quyết công văn đến

+ Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng

+ Theo dõi thời gian giải quyết văn thư

đến công văn giấy tờ

- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơNội dung công tác văn thư của Công ty gồm nhiều khâu nghiệp vụ liênquan mật thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến cáckhâu khác Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia,

từ thủ trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư Vì vậy để làm tốt côngtác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt phần việccủa mình

Trong Công ty, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếpnhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết côngvăn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi; cấp phátgiấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan không có cán

bộ đánh máy, in chuyên trách)

Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyếtcông văn đến Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm

vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ

cơ quan đúng qui định

II Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư

1 Tổ chức lao động khoa học

Tổ chức lao động khoa học là phải dựa vào những thành tựu khoa học,công nghệ và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng một cách có hệ thống vàohoạt động sản xuất và quản lý cho phép kết hợp một cách tốt nhất hai yếu tốkhoa học và con người trong quá trình sản xuất thống nhất, đảm bảo việc sửdụng có hiệu quả nguồn dự trữ nhân lực và vật lực, không ngừng nâng caonăng suất lao động và giữ gìn sức khoẻ lao động

Lao động trong lĩnh vực văn thư có một số nét đặc biệt, lao động vănthư có tính chất của lao động trí óc đồng thời có tính chất của lao động chântay

Trong lao động quản lý hành chính các thao tác nghiệp vụ văn thư tươngđối đồng nhất và thường hay lặp lại Các đặc tính đó tạo điều kiện cho việc ápdụng các phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá, tự động hoá Hiện nay người ta cóthể cơ giới hoá và tự động hoá tới 80% nhữmg công việc đó Việc tổ chức laođộng văn thư phụ thuộc vào tổ chức lao động chung trong Công ty, đây làmột bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công việc thuộc về tổ chứclao động khoa học trong Công ty

2 Trang thiết bị công tác văn thư

Trang thiết bị công tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảmbảo năng suất chất lượng của công tác văn thư đồng thời cũng là một trongcác yếu tố giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm

vụ của mình

- Các phương tiện làm ra văn bản: phòng văn thư của công ty được trang

bị đầy đủ những phương tiện cần thiết để giúp cho công tác văn thư có thể thực