cong tác đánh giá nhân sự tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ toàn ngọc

Công tác đánh giá nhân sự giúp chúng ta quản lý được nhân viên trong thời đại hiện nay

Lời mở đầu

Như chúng ta đã biết văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi cơ quan tổ chức để thực hiện các chức năng yêu cầu của nhà tổ chức trực tiếp quản trị cơ quan tổ chức đó Trong mỗi cơ cấu tổ chức, văn phòng lại là một chỉnh thể gồm các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, được giao những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng, nhiện vụ của văn phòng

Một trong những yếu tố cấu thành nên cơ cấu tổ chức văn phòng đó là yếu

tố con người (bao gồm cả số lượng và chất lượng) Do đó vấn đề đánh giá nhân

sự trong các văn phòng là rất quan trọng và cần thiết

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với các thành tựu thần kỳ cùng với

xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội ở các vùng miền, quốc gia Hiện nay nền kinh tế của nước ta cũng đang chuyển sang nền kinh tế thị trường, sự nghiệp đổi mới nền kinh tế đòi hỏi phải nhanh chóng tiếp cận với những khoa học kỹ thuật trên thế giới để có thể bắt kịp với sự phát triển của thế giới Đồng thời cuộc khủng hoảng kinh tế hiện nay cũng tác động sâu sắc đến các thành phần kinh tế trong nước, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước cần có một sự ứng phó có tổ chức

và hiệu quả Trong tình hình đó các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một đội ngũ nhân viên có trình độ và năng lực làm việc để có thể ứng phó tốt với tình hình mới Văn phòng với chức năng chủ yếu của mình là thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng cần có sự thay đổi để thích hợp với tình hình mới và thực hiện tốt chức năng của mình Ngoài việc xây dựng cho cơ quan, tổ chức một văn phòng chuyên nghiệp phù hợp với mục đích hoạt động và nguồn lực của cơ quan tổ chức thì văn phòng cũng cần phải xây dựng cho mình một đội ngũ nhân viên văn phòng có kinh nghiệm trong công việc và một tác phong chuyên nghiệp của một nhân viên văn phòng Do đó cần có kế hoạch đánh giá nhân sự văn phòng hợp lý đáp ứng nhu cầu trong tương lai của mỗi cơ quan, tổ chức

Sau thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Thành Đô, được sự hướng dẫn nhiệt thành của các thầy cô khoa Quản trị văn phòng, thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Văn Trọng, cùng với sự tiếp nhận và tận tình giúp đỡ của cán bộ tại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Toàn Ngọc Với những thuận lợi như vậy tôi đã hoàn thành đợt thực tập, qua đó có điều kiện để

so sánh những lý luận, kiến thức đã học với thực tế và kịp thời bổ sung những hạn chế, thiếu sót trong quá trình học tập, đồng thời nâng nhận thức của mình lên những tầm mới.

Với ý nghĩa như vậy, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy

cô đang giảng dạy tại trường Đại học Thành Đô, thầy Nguyễn Văn Trọng, cũng như các cán bộ công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Toàn Ngọc Qua những tháng ngày như vậy, đã giúp em chuẩn bị đầy đủ những kiến thức làm hành trang vững chắc để có thể trở thành một nhân viên văn phòng phục vụ trong các cơ quan, doanh nghiệp, góp phần xây dựng quê hương đất nước giàu đẹp hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC

HIỆN CÔNG VIỆC.

1.1: Khái niệm, mục đích và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc.

1.1.1: Khái niệm đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực công việc của người lao động trong quan hệ so sánh những mục tiêu đã được đặt ra từ trước và thảo luận sự đánh giá đó với người lao động

Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn tồn tại trong tất cả các cơ quan, tổ chức Ở các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ, đánh giá công việc được thực hiện một cách không chính thức thông qua sự đánh giá hàng ngày của người nhân viên giám sát và sự đánh giá, góp ý lẫn nhau giữa các nhân viên nhưng hầu hết các tổ chức đều xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá chính thức

Trong một hệ thống chính thức, tình hình hoàn thành nhiệm vụ lao động của từng người lao động được đánh giá theo những khoảng thời gian được quy định với sự sử dụng những phương pháp đánh giá đã được thiết kế một cách có lựa chọn, tuỳ thuộc vào mục đích của đánh giá

1.1.2: Mục đích.

Các mục tiêu mà đánh giá thực hiện công việc là cải tiến thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng nhân sự một cách đúng đắn như: đào tạo, phát triển, thù lao, thăng tiến và kỷ luật

Quá trình đánh giá thực hiện công việc ở một mức độ nào đó, chính là sự

mở rộng của thiết kế công việc và có những tác động cơ bản tới cơ quan, tổ chức nói chung

Dựa trên sự đánh giá của cấp quản lý, nhân viên có thể đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao năng suất lao động và thăng tiến trong công việc Đó cũng là dịp để các nhân viên tự kiểm điểm bản thân và tối ưu hoá quy trình hoạt động của mình để thực hiện công việc tốt hơn

Phát triển các mục tiêu nghề nghiệp giúp nhân viên theo kịp những yêu cầu của một tổ chức năng động Việc này nhằm mục tiêu thúc đẩy năng lực của một nhân viên hiện tại, chứ không phải để nhân viên đó trở thành một người làm việc hiệu quả trong tương lai, do đó nhân viên đó phải được tạo điều kiện để phát triển cùng với công việc và tổ chức

Đánh giá thực hiện công việc còn giúp cho các bộ phận quản lý nguồn nhân lực và lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá được thắng lợi của hoạt động chức năng về nguồn nhân lực như tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo và các hoạt động khác, kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hiệu quả của các hoạt động đó, từ đó có các phương hướng điều chỉnh phù hợp.

1.1.3: Tầm quan trọng.

Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hưởng bởi tình cảm của con người vì nó xây dựng trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan trong thực hiện công việc

Bản chất chủ quan của đánh giá thực hiện công việc chính là nguyên nhân của rất nhiều lỗi thường phạm phải trong quá trình đánh giá dẫn đến tình trạng làm sai lệch các ý kiến đánh giá về tình hình làm việc của người lao động, giảm động lực làm việc và dẫn đến các vấn đề khác trong quản lý nhân sự Do đó vấn

đề được đặt ra đối với mọi tổ chức là xây dựng và quản lý một hệ thống đánh giá

có tác dụng hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó các doanh nghiệp mới có thể đưa ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất có liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên Hầu hết các nhân viên đều mong muốn biết được các nhận xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp thông tin này cho nhân viên Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện những công việc của nhân viên Nâng cao chất lượng thực hiện công việc, nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức, đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc

Đánh giá nhân sự đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức

và giúp cho tổ chức đó tồn tại và phát triển Tầm quan trọng của đánh giá nhân

sự trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người là yếu

tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định đến sự thành bại của tổ chức đó Bởi vậy có thể nói rằng nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được trong một tổ chức nên đánh giá nhân lực là một lĩnh vực

quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức, nó giúp cho tổ chức sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực.

Việc đánh giá thực hiện công việc giúp cơ quan, tổ chức giảm được sự lãng phí về kinh tế và đánh giá được nhân viên có nâng cao được trình độ của mình hay không Việc đánh giá đúng năng lực và thường xuyên tiến hành đào tạo, phát triển nguồn nhân lực sẽ tạo điều kiện thúc đẩy sự nỗ lực hành động của nhân viên giúp cho họ được thăng tiến vào các vị trí phù hợp với khả năng của mình

1.2: Nội dung công tác đánh giá nhân sự.

1.2.1: Tuyển mộ nhân sự.

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ, năng lực chuyên môn từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức tham dự tuyển dụng

Tuyển dụng tốt sẽ là điều kiện trung tâm cho thắng lợi của văn phòng, tuyển dụng tốt sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức tránh được những thiệt hại và rủi ro trong quá trình thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

Công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động, các mối quan hệ lao động…

Nguồn tuyển mộ bao gồm 2 nguồn cơ bản:

_ Nguồn bên trong doanh nghiệp: Tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho cơ quan, tổ chức Thông báo tới từng nhân viên về vị trí công việc tuyển dụng, những thông tin về nhiệm vụ công việc và các yêu cầu về trình độ hoặc là thông qua các báo cáo, công văn, giấy giới thiệu và công văn có sẵn trong hồ sơ lưu trữ

_ Nguồn bên ngoài doanh nghiệp: Tuyển nhân viên từ các hãng khác hay

từ các ứng cử viên nộp đơn xin việc Thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên, qua quảng cáo, qua trung tâm giới thiệu việc làm, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, các hình thức khác…

Quá trình tuyển mộ gồm 4 bước sau:

Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ

Bước 2: Tìm kiếm người xin việc

Bước 3: Đánh giá quá trình tuyển mộ

Bước 4: Đưa ra các giải pháp thay thế cho tuyển mộ

Tuyển mộ tuyển chọn biên chế nhân lực: nghiên cứu và thu hút, sắp xếp,

bố trí người lao động vào các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp

Tuyển dụng nhân sự là hoạt động liên quan đến quá trình cung ứng nhân lực cho doanh nghiệp Quá trình này gồm hai khâu cơ bản là thu hút, tìm kiếm

và tuyển chọn nhân sự Hai khâu này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: nếu thu hút tìm kiếm tốt mới có điều kiện tuyển chọn nhân sự có chất lượng, đồng thời cũng làm tăng thêm uy tín của quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp vừa qua

đó giúp cho việc thu hút, tìm kiếm thuận lợi hơn

Quá trình tuyển dụng cần xác định rõ các kỹ năng, kiến thức và những đặc điểm cá nhân cần thiết cho cả nhu cầu cầu trước mắt cho vị trí công việc và mục tiêu tương lai của doanh nghiệp Một doanh nghiệp tuyển nhân viên làm việc hiện tại nhưng cần phải xem xét lại khả năng sáng tạo, tính độc lập trong công việc của nhân viên đó, bởi mỗi con người trong tổ chức sẽ có khả năng phát triển từ thấp đến cao, họ phải có khả năng làm tốt những công việc đơn giản, các nghiệp vụ kinh doanh cụ thể nhưng đồng thời họ cũng có khả năng phát triển, trở thành nhà quản trị các cấp

1.2.2: Đào tạo và phát triển nhân sự.

Đào tạo và phát triên nhân sự là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân sự của tổ chức, là điều kiện quyết định để các cơ quan, tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh

Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nhân sự là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân sư hiện có và nâng cao tính hiệu quả của cơ quan, tổ chức thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nhiệm vụ chuyên môn của mình và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình một cách

có hiệu quả Đồng thời, tăng khả năng thích ứng của đội ngũ nhân sự trước sự biến đổi của môi trường Hiện nay, có rất nhiều hình thức đào tạo và phát triển nhân sự như:

_ Tổ chức các lớp tại cơ quan, tổ chức: Hình thức này giúp người lao động được trang bị đầy đủ và có hệ thống các kiến thức lý thuyết và thực hành

_ Cử đi học ở các trường chính quy: Ưu điểm của hình thức này là không can thiệp tới việc thực hiện công việc của người khác, bộ phận khác

_ Cử tham dự các buổi hội thảo, hội nghị: Theo hình thức này thì người lao động sẽ có cơ hội thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo và qua đó học được các kinh nghiệm cần thiết

_ Đào tạo và phát triển theo phương thức từ xa: Là hình thức đào tạo, phát triển mà giữa người học và người dạy không có sự gặp nhau trực tiếp mà thông qua các phương tiện nghe nhìn trung gian Như vậy, người học sẽ có cơ hội học một cách chủ động, bố trí thời gian học tập phù hợp với kế hoạch của mình.

1.2.3: Sử dụng nhân sự.

Hoạt động sử dụng nguồn nhân sự liên quan đến việc tuyển chọn, bố trí nhân lực tức là nó liên quan chủ yếu đến nhóm chức năng thu hút và hình thành nguồn nhân lực, ngoài ra nó còn chịu ảnh hưởng của của các nhóm chức năng khác đến việc sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực

Doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể trong bố trí và sử dụng nhân

sự để đảm bảo bố trí đúng người đúng việc Quy hoạch cán bộ chính là việc xác định trước những người có khả năng đảm nhiệm những trọng trách trong những thay đổi nhân sự sắp có của doanh nghiệp Đa phần các trù tính được tiến hành ngầm và không công khai, lặng lẽ là một kỹ xảo và thể hiện trí tuệ của nhà quản trị, điều này rất quan trọng để đảm bảo chính sách quy hoạch cán bộ thành công bới vì có thể nói rằng con người trên cả thế giới này đều bị chi phối bởi tình cảm Ngược lại, trên thực tế nếu người lãnh đạo để người khác ý thức được sự quan tâm của mình đến những người thất bại thì bạn sẽ cứu được tính mệnh của

họ trong vô tri vô giác Ngoài ra, trong quy hoạch cán bộ cũng cần chú ý đến những nhân vật quyền uy đứng đằng sau thao túng tinh thần của họ nhằm tránh những trục trặc và rào cản

1.2.4: Bố trí, sắp xếp công việc.

Bố trí công việc là một trong những khâu của quá trình sử dụng người lao động nhằm đảm bảo cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung Nói đến sử dụng nhân sự theo nghĩa hẹp là sử dụng lực lượng đã có sau khi tuyển dụng, đó là tổng hợp nhiều nội dung, nhiều vấn đề phải tổ chức thực hiện như: công tác quy hoạch, công tác bố trí, sắp xếp, luân chuyển, đề bạt nhân sự… việc sử dụng nhân sự cụ thể và đảm bảo các định hướng có tính nguyên tắc sau:

_ Những định hướng về quy hoạch cán bộ, về chiến lược của tổ chức là căn cứ quan trọng để thực hiện chính sách sử dụng cán bộ

_ Sử dụng cán bộ công chức phải đảm bảo một cơ cấu cân đối, hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

Bố trí nhân lực bao gồm các hoạt động định hướng đối với người lao động khi bố trí họ vào việc làm mới, bố trí lại lao động thông qua thuyên chuyển, đề

bạt và xuống chức hay còn gọi là quá trình biên chế nội bộ doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ động viên người lao động ở mức cao nhất một khi hoạt động bố trí nhân lực được thực hiện một cách chủ động và hợp lý Đồng thời việc đó là sa thải, giãn thợ hay việc tự thôi việc của nhân viên cũng liên quan đến việc sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

1.2.5: Đánh giá nhân sự.

Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá trước hết phải phụ thuộc vào mục tiêu của đánh giá Đồng thời cũng phụ thuộc vào mục tiêu của quản lý mà lựa chọn phương pháp và thiết kế nội dung cho phù hợp

Lựa chọn người đánh giá

Xác định chu kỳ đánh giá thường là 6 tháng hoặc 1 năm tuỳ theo tình hình thực hiện công việc

Đào tạo người đánh giá đây là khâu quan trọng để đảm bảo hiệu quả của đánh giá

Phỏng vấn đánh giá là khâu cuối cùng nhưng rất hiệu quả của công tác đánh giá Để thành công, người lãnh đạo cần chuẩn bị kỹ càng cho cuộc nói chuyện, bước chuẩn bị bao gồm xem xét lại kết quả những lần đánh giá trước

đó, xác định những hành vi đặc biệt cần nhấn mạnh trong quá trình đánh giá, dự tính trình tự tiến hành hoặc cách tiếp cận với từng đối tượng

1.3: Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với hệ thống đánh giá.

1.3.1: Hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Để đánh giá thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thông đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau:

_ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc

_ Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn._ Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực

Quá trình đánh giá thực hiện công việc trong một tổ chức thường được diễn ra theo trình tự sau:

_ Xem xét hoặc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc

_ Người đánh giá sử dụng các phương pháp đánh giá để tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người lao động thông qua việc so sánh thực tế thực hiện công việc với các tiêu chuẩn

Các kết quả đánh giá được thảo luận với người lao động để nhằm thực hiện công việc của họ Đồng thời, các kết quả đánh giá được cung cấp tới bộ phận quản lý nguồn nhân lực, được lưu giữ trong hồ sơ nhân viên, làm cơ sở đưa

ra các quyết định về nguồn nhân lực có liên quan đến công việc của người lao động mà mục tiêu cuối cùng là nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động

1.3.2: Các yêu cầu đối với hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Để đánh giá có hiệu quả, có hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải đáp ứng các yêu cầu:

_ Tính phù hợp yêu cầu này đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của cơ quan, tổ chức Nói cách khác, hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản

lý, phục vụ được mục tiêu quản lý Đồng thời phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc với các chỉ tiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá

_ Tính nhạy cảm đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có công cụ đo lường có khả năng phân biệt được những người hoàn thành tốt công việc và những người không hoàn thành tốt công việc

_ Tính tin cậy được thể hiện ở sự nhất quán của đánh giá Có nghĩa là, hệ thống đánh giá sao cho mỗi người lao động bất kỳ, kết quả đánh giá độc lập của những người đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất với nhau về cơ bản

_ Tính được chấp nhận đòi hỏi hệ thống đánh giá phải được chấp nhận và ủng hộ bởi người lao động

_ Tính thực tiễn để có thể thực hiện được trên thực tế, các phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và người quản lý

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TOÀN NGỌC

2.1: Khái quát về công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Toàn Ngọc.

2.1.1: Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Toàn Ngọc thuộc quyền quản lý của UBND TP Hà Nội, công ty được thành lập ngày 03/12/2005 theo quyết định số 03002000080

Tên công ty: Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Toàn Ngọc.Tên giao dịch đối ngoại: Toan Ngoc technology development and investment joint stock company

Tên viết tắt: Toan Ngoc tech-invest.jsc

Địa chỉ: Đội 3, xóm gồm, thôn Phú Mỹ, xã Mỹ Đình - Từ Liêm - Hà Nội.Ngành nghề kinh doanh: Chuyên sản xuất, kinh doanh các thiết bị ngành viễn thông, thiết bị quan sát

Được thành lập năm 2005, sau hơn sáu năm hoạt động và phát triển với số vốn đầu tư hơn 6 tỷ đồng có mặt bằng sản xuất và kinh doanh rộng 4838m2 và một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, sản phẩm của công ty được chứng nhận là hàng hoá phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam Hiện nay, tên tuổi của công ty đã được biết đến ở nhiều nơi, thông qua các sản phẩm và hoạt động kinh doanh của mình công ty đã đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng và khẳng định được

sự tồn tại, phát triển trong cơ chế thị trường, công ty đã đấu thầu và thắng thầu nhiều công trình có giá trị

Công ty đã vinh dự được Bộ khoa học và công nghệ trao tặng hai huy chương vàng về chất lượng sản phẩm, đây là thành quả của sự cố gắng và nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn bộ công nhân viên trong công ty

2.1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty.

Trong mỗi doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết sức quan trọng, nó là yếu tố quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh

Nó xác định chế độ báo cáo, chế độ làm việc của nhân viên trong công ty, đảm bảo cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng đảm bảo tiết kiệm về thời gian, công sức và chi phí Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong kinh doanh, có bộ

máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng mọi nhiệm vụ được giao

và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty

Sơ đồ tổ chức công ty

Có thể nói, mô hình trên hoàn toàn phù hợp với công ty bởi nó đảm bảo nguyên tắc tập trung trong quản lý, tạo ra sự thống nhất trong chỉ huy bộ máy Đồng thời nó đề cao vai trò, trách nhiệm của cá nhân của nhà quản lý trước các nhân viên, nó cũng tạo điều kiện cho cấp dưới thực hiện đầy đủ các quy định của công ty

2.1.3: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức - Hành chính.

_ Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

_ Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

_ Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban giám đốc

_ Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công

ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện

Phßng kü thuËt

_ Phục vụ các công tác hành chính để Ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo - điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.

_ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty

_ Tham mưu, đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức-hành chính-nhân sự

_ Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban giám đốc và người lao động

_ Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

_ Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động

_ Quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công nhân viên toàn công ty

_ Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng cán bộ, công nhân viên công ty nghỉ việc

_ Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc

_ Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm và tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả đào tạo

_ Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy trong công ty…

_ Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty

_ Điều động nhân sự theo yêu cầu của công ty

_ Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành

_ Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên

_ Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự Lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh

và chiến lược của công ty

_ Giải quyết khiếu nại kỷ luật của cán bộ, công nhân viên trong công ty, bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và người lao động, xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.

_ Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng quy định của công ty Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại công ty, theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định của công ty

_ Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo của Ban giám đốc

_ Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết

_ Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động

_ Đánh giá việc thực hiện công việc Lập phương án, tổ chức thực hiện các quyết định, quy định của Ban giám đốc

_ Giám sát việc thực hiện các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ đã được giao

_ Xây dựng hệ thống các quy chế, quy định cho công ty và giám sát việc chấp hành các nội quy đó Tổ chức và quản lý hệ thống thông tin

_ Nghiên cứu và nắm vững quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của công ty, đảm bảo hoạt động của công ty luôn phù hợp với pháp luật Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh

_ Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của công ty Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng và các đối tác trong và ngoài nước, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hoá riêng của công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng

_ Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phổ biến các thông tin kinh tế xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo để Ban giám đốc kịp thời đưa ra quyết định

_ Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác tuyển dụng nhân sự trong công ty, tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng Đồng thời tham mưu cho Ban giám đốc về công tác hành chính của công ty

_ Hỗ trợ cho cỏc bộ phận liờn quan về cụng tỏc đào tạo nhõn viờn, cỏch thức tuyển dụng nhõn sự.

Như vậy, cú thể thấy cụng ty Cổ phần đầu tư và phỏt triển cụng nghệ Toàn Ngọc đó xõy dựng cho phũng Tổ chức - Hành chớnh một cỏch chi tiết, đầy

đủ rừ ràng trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mỡnh Từ đú, giỳp phũng thực hiện tốt được chức năng nhiệm của mỡnh, đỏp ứng yờu cầu của Ban giỏm đốc đề ra

2.1.3.3: Cơ cấu tổ chức của phũng Tổ chức – Hành chớnh.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phũng Tổ chức – Hành chớnh

Phũng Tổ chức – Hành chớnh gồm 01 trưởng phũng, 01 phú phũng và cỏc nhõn viờn cú cỏc quyền hạn và nhiệm vụ khỏc nhau

Kịp thời bỏo cỏo với Ban giỏm đốc cụng ty để cú chỉ đạo hướng giải quyết những việc phỏt sinh vượt quỏ thẩm quyền Khụng chuyển cụng việc thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ của mỡnh sang cho người khỏc, chủ động phối hợp

Trưởng phòng

Phó phòng

Nhân viên

với Phó phòng và các nhân viên trong phòng để xử lý các vấn đề được lãnh đạo giao để đảm bảo hiệu quả chung.

Được hỏi ý kiến bằng văn bản thì có trách nhiệm trả lời bằng văn bản theo đúng thời hạn và yêu cầu, kể cả trong trường hợp hoàn toàn thống nhất ý kiến về những nội dung liên quan đến phòng ban mình Trường hợp đi vắng, phải uỷ quyền cho cán bộ cấp phó hoặc cán bộ thay thế để điều hành, giải quyết công việc của phòng và phải báo cáo lại với giám đốc hoặc phó giám đốc bằng văn bản, nhưng phải chịu trách nhiệm về quyết định của người được uỷ quyền

* Phó phòng Tổ chức – Hành chính:

Trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ của mình Phó phòng Tổ chức – hành chính chủ động giải quyết các công việc được giao, hỗ trợ và phối hợp với Trưởng phòng và các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ của phòng mình Trực tiếp phân công và theo dõi công việc của từng nhân viên trong phòng mình và báo cáo với lãnh đạo bằng văn bản, sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc và phân công công viên cho nhân viên trong phòng Nếu có vấn đề vượt quá thẩm quyền của mình thì phải báo cáo với trưởng phòng và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước công việc được giao

* Nhân viên phòng Tổ chức – Hành chính:

Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công theo dõi và hoàn thành với tinh thần trách nhiệm cao nhất với công việc được giao

_ Quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công nhân viên toàn công ty Quản lý văn phòng phẩm của công ty Soạn thảo, photo các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao Tiếp nhận, phân loại, lưu chuyển và quản lý fax, các văn bản đi và đến của công ty

_ Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm…theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan Đề xuất các phương án thưởng

lễ, tết, trợ cấp…cho người lao động và tổ chức thực hiện Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách

_ Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công

2.1.4: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua.

Tình hình kinh doanh của công ty trong năm 2007 và 2008 được phản ánh bằng bảng biểu dưới đây: