BÀI GIẢNG PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

Chứng từ điện tửcác yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng

CHƯƠNG II:

PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ

Nội dung chương

từ

Phương pháp chứng từ kế toán

 Hệ thống bản chứng từ

 Kế hoạch luân chuyển chứng từ :

 Thực hiện chức năng thông tin kinh tế

 Thực hiện chức năng ghi số kế toán.

1.2 Chứng từ điện tử

các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

 Chứng từ điện tử phải có đủ các yếu tố quy định cho chứng từ kế toán, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán và phải được mã hoá bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý truyền tin và lưu trữ;

bằng khoá mật mã - được gọi là chữ ký điện tử Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy.

1.3 Hóa đơn

 Hoá đơn là chứng từ do người bán

lập, ghi nhận thông tin bán hàng

hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật

(Điều 3, Nghị định 51/2010/NĐ-CP)

- Hóa đơn hợp pháp: là hóa đơn được lập đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định

- Hoá đơn giả là hoá đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hoá đơn

- Hoá đơn lập khống là hoá đơn được lập nhưng nội dung được ghi không có thực một phần

hoặc toàn bộ.

 Các loại hóa đơn:

 Hoá đơn xuất khẩu là hoá đơn dùng trong hoạt

động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ ra

nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan;

 Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

 Hoá đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp;

 Các loại hoá đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng

từ có tên gọi khác nhưng có hình thức và nội dung quy định tại các khoản 2, 3 Điều này

 Hình thức của hóa đơn

 Hóa đơn tự in: là hóa đơn do tổ chức, cá

nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền… khi bán hàng hóa, dịch vụ.

 Hóa đơn điện tử: hóa đơn được lập thỏa mãn các yêu cầu trong Luật giao dịch điện tử 2005

 Hóa đơn đặt in: là hóa đơn do đơn vị đặt in tại các doanh nghiệp được phép in hóa đơn

để sử dụng

 Nội dung của hóa đơn:

 Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn

 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

 Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế

suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng

 Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

4 NỘI DUNG CỦA CHỨNG TỪ

Số hiệuTên chứng

từNgày

tháng lập

Tên, địa chỉ người lập chứng từ

Số tiền thanh toán có tuế GTGT

2 Ý nghĩa của chứng từ kế toán

 Cơ sở pháp lý cho số liệu, tài liệu kế toán;

 Cơ sở pháp lý cho việc thanh tra, kiểm tra;

 Cơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp, khiếu nại

năng liên quan

3 Các yếu tố của chứng từ kế toán

 Các yếu tố cơ bản, bắt buộc

 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

kế toán

 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng

từ kế toán

 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế,

tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế

toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng

chữ

 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và

những người có liên quan đến chứng từ kế toán

 Các yếu tố bổ sung:

Ngoài các nội dung quy định bắt buộc, đơn vị

kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

4 Phân loại chứng từ kế toán

 Theo trình độ khái quát thông tin

a Phân loại theo nội dung kinh tế

 Chứng từ về tài sản cố định.

b Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

c Phân loại theo tính bắt buộc

bắt buộc.

hướng dẫn.

d Phân loại theo trình độ khái quát thông tin

 Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất

nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

 Sửa chữa, tẩy xóa trên chứng từ kế toán

 Hủy bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ

 Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không đúng quy định

Các trường hợp vi phạm đều bị xử lý theo quy định của

pháp luật

 Bước 1: Lập hoặc tiếp nhận chứng từ

 Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh tế tài chính trong DN đều phải lập chứng

từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ ké toán đều phải

có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh

 Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung

và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không được xé rời các liên ra khỏi cuống

 Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm

về nội dung của chứng từ kế toán.

 Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất

 Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký

 Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi

và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

 Bước 2: Kiểm tra chứng từ

 Tất cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hay

nhận từ bên ngoài đều phải tập trung tại bộ phận Kế toán.

 Bộ phận kế toán phải kiểm tra chứng từ về mặt nội dung và hình thức sao cho hợp lệ và hợp pháp

 Sau khi kiểm tra, người kiểm tra tiến hành ký xác nhận theo phạm vi thông tin của mình

trên chứng từ kế toán.

 Bước 3: Hoàn chỉnh và sử dụng chứng từ

kế toán

 Đối với những chứng từ kế toán lập không

đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con

số, chữ viết sai, không rõ ràng, tẩy xóa, bộ phận kế toán phải trả lại cho người lập để

làm lại hoặc bổ sung cho hoàn thiện.

 Nếu chứng từ đã hợp pháp, kế toán mới

được dùng để thanh toán hoặc ghi sổ.

 Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và sử dụng lại chứng từ

 Chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ

 Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính

 Phải đưa vào lưu trữ chứng từ kế toán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

 Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán:

 Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn

 Tối thiểu 20 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC

 Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

 Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực

hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó

KẾT THÚC CHƯƠNG II