Những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ kế toán trong môi trường ứng dụng OPENERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP HCM

Đây cũng là lý do tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài “Những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và n

Bên cạnh đó, nền kinh tế Việt Nam mang đặc điểm điển hình đó là phần lớncác doanh nghiệp đều có quy mô vừa và nhỏ Năm 2012 cả nước có 304.100doanh nghiệp vừa và nhỏ trong tổng số 312.000 doanh nghiệp đang hoạtđộng, chiếm

97,4% tổng số doanh nghiệp TP.HCM là nơi tập trung phần lớn các doanh nghiệpvừa và nhỏ, chiếm tỷ lệ 39,08% tổng số doanh nghiệp trên cả nước Đặc điểm củadoanh nghiệp vừa và nhỏ là linh hoạt trước những thay đổi của thị trường, việc tổchức sản xuất và quản lý linh hoạt, gọn nhẹ, góp phần tiết kiệm chi phí quản lýdoanh nghiệp, từ đó tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, góp phần phát triểnkinh tế cả nước (Trần Khánh Ly - 2013)

Hiện nay, trên thế giới và cả ở Việt Nam đã có các doanh nghiệp áp dụng hệthống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP: Enterprise ResourcePlanning) vào quy trình quản lý của họ Với ERP, việc tích hợp các quy trình, chia

sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quytrình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vượt bậctrong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thờigian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa

và nhỏ, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường

bị vướng phải trở ngại về chi phí mua bản quyền sử dụng phần mềm, do vượt quákhả năng

Do đó, giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp mã nguồn mở - OpenERP(Open Enterprise Resource Planning), một giải pháp tương tự như ERP, sẽ tháo gỡhoàn toàn những rào cản trên, phù hợp với tính chất (vốn điều lệ thấp) củacác doanh nghiệp vừa và nhỏ Đó là bởi vì OpenERP là một hệ thống ERP mãnguồn mở, được đăng ký dưới bản quyền GPL, nên doanh nghiệp không phải tốnchi phí cho bản quyền phần mềm OpenERP tích hợp đầy đủ các phân hệ vào cùngmột hệ thống duy nhất nên doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về tính xuyên suốt

dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận OpenERP đưa ra các tính năng giúp doanhnghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh các màn hình giao diện, quản lý các quy trình côngviệc một cách dễ dàng Hiện nay, OpenERP có một đội ngũ phát triển, hỗ trợ rấtmạnh mẽ Thành viên là các chuyên gia từ nhiều ngành nghề, nhiều quốc gia cùngđóng góp để OpenERP ngày càng phát triển hơn Doanh nghiệp có thể triển khaiOpenERP trên nền tảng: Linux, Windows, Mac OS Python là ngôn ngữ lập trìnhchính của OpenERP, đây là ngôn ngữ lập trình đang phát triển trên thế giới Quản

lý cơ sở dữ liệu của OpenERP là PostgreSQL, đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mãnguồn mở rất mạnh

(Nguồn: h t tp://gia i pha p dientu.c o m/opener p h t m l)

Có thể nói, khi sử dụng OpenERP giúp tiết kiệm chi phí và mang lại lợi íchlớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong hệ thống OpenERP, phân hệ Kế toánđược xem là cốt lõi (nó bao gồm nhiều phân hệ như phân hệ sổ cái, phân hệ quản

lý tiền mặt, công nợ phải trả và công nợ phải thu, tài sản cố định, chi phí và lợinhuận, lập ngân sách, lập báo cáo tài chính, khả năng phân tích tài chính,quản lýhàng tồn kho, quản lý sản xuất, quản lý giá và chiết khấu, phân tích và quản lýdoanh thu, kê khai thuế, mở và đóng một năm tài chính), nó là phân hệ gắn kết vớitất cả các phân hệ khác trong hệ thống OpenERP nên việc ứng dụng thành côngphân hệ Kế toán trong môi trường OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ là rất

quan trọng Đây cũng là lý do tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài “Những nhân tố ảnh hưởng đến

việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh”.

1.2 Câu hỏi và mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Câu hỏi nghiên cứu

Những nhân tố nào ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ

Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa vànhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh?

Mức độ ảnh hưởng của những nhân tố đến việc ứng dụng thành công phân

hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

ở Thành phố Hồ Chí Minh như thế nào?

Có hay không sự khác nhau về nhận định của các thành phần trong các biếnđịnh tính (chức vụ, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, số lượng laođộng, quy mô nguồn vốn) đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trongmôi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Thành phố HồChí Minh?

1.2.2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát:

Đề tài bổ sung vào hệ thống thang đo những nhân tố ảnh hưởng đến việcứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường OpenERP tại các doanhnghiệp vừa và nhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh, với mục tiêu giúp các doanh nghiệpvừa và nhỏ mạnh dạn triển khai, sử dụng, hạn chế những thất bại khi ứng dụngphân hệ Kế toán trong môi trường OpenERP vào hoạt động của doanh nghiệp,đồng thời nâng cao chất lượng quản lý cũng như công tác kế toán

Đây là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu trong tương lai, liên quan đếnnhững nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môitrường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM

Mục tiêu cụ thể:

Xác định những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ

Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa vànhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh

Đo lường mức độ ảnh hưởng của những nhân tố đến ứng dụng thànhcông phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệpvừa và nhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh

Đánh giá sự khác nhau về nhận định của các đối tượng được khảo sát trong

đề tài, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, nhóm số lượng lao động vànhóm quy mô nguồn vốn đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trongmôi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM

1.3 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành

công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP

Đối tượng khảo sát: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và nhân viên

kế toán, nhân viên IT của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ứng dụng thành côngphân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP, nhân viên IT của các công

ty cung cấp dịch vụ OpenERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng

thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP

Vùng nghiên cứu: Khu vực TP.HCM.

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu vận dụng chủ yếu 2 phương pháp: Nghiên cứu định tính vànghiên cứu định lượng

Nghiên cứu định tính: Được thực hiện thông qua kỹ thuật thảo luận nhóm

với nhóm gồm 8 thành viên (thành viên của nhóm là những người đang giữ vai trògiám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng IT tại các doanh nghiệpđang ứng

dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP và trưởngphòng IT của công ty cung cấp OpenERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tạiTP.HCM); Nhằm điều chỉnh, bổ sung thang đo những nhân tố ảnh hưởng đến ứngdụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM

Nghiên cứu định lượng: Được thực hiện thông qua kỹ thuật gửi bảng câu

hỏi được in ra giấy, qua google drive đến các đối tượng khảo sát Nghiên cứuđịnh lượng nhằm đánh giá giá trị, độ tin cậy của thang đo những nhân tố ảnhhưởng đến ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụngOpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM

Mẫu khảo sát được thực hiện theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện Dữliệu sau khi thu thập được xử lý phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả quaphần mềm SPSS phiên bản 20.0 Hệ số Cronbach’s Alpha được sử dụng nhằmđánh giá độ tin cậy của thang đo Nhân tố khám phá EFA được sử dụng để xácđịnh những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công Phân tích hồi quybội để đánh giá ảnh hưởng của những nhân tố đến việc ứng dụng thành công phân

hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP Phân tích ANOVA để đánh giá

sự khác biệt về nhận định giữa các thành phần trong biến định tính (chức vụ,loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, số lượng lao động, quy mô nguồnvốn) đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụngOpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM

1.5 Ý nghĩa nghiên cứu

Theo sự tìm hiểu của tác giả đây là đề tài khá mới, việc nghiên cứu và vậndụng kết quả nghiên cứu vào thực tế tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM làrất hưu ích

1.6 Cấu trúc luận văn

Kết cấu luận văn bao gồm:

Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Phân tích kết quả nghiên cứu

Chương 5: Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU

2.1 Giới thiệu về OpenERP và phân hệ Kế toán trong OpenERP

2.1.1 Khái niệm OpenERP

Hệ thống phần mềm mã nguồn mở hoạch định nguồn lực doanh nghiệp(OpenERP – Open Enterprise Resource Planning) là một hệ thống có chức năng hỗtrợ và tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ của mọi bộ phận, phòng chức năng

và nhân viên trong các tổ chức và doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng và hiệu quả quản lý một cách toàn diện của doanh nghiệp như ERP, nhưngOpenERP mới chỉ phục vụ được doanh nghiệp hay tổ chức không vượt quá 2000lao động, ngoài các chức năng của một hệ thống ERP, OpenERP còn bao gồm cảnhững đặc trưng của hệ thống mã nguồn mở

(Nguồn: Văn Minh Nhật, 2012)

ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanhnghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanhbao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhàcung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004)

Phần mềm nguồn mở là phần m ề m v ới mã nguồn được công bố và sửdụng một gi ấ y phép ngu ồ n m ở Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng có thểnghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối phần mềm ở dạng chưathay đổi hoặc đã thay đổi

(Nguồn: h t tp://vi wiki p edia.org /w iki/Phần_mềm_nguồn_mở)

2.1.2 Quá trình hình thành OpenERP

Theo Alex Rayón Jerez (2011) và Trobz (2013) thì:

Năm 2002: Phiên bản 1.0, phát triển đầu tiên như một giải pháp mãnguồn mở bởi Fabien Pinckaers, giống như một giải pháp đặc thù cho một nhà đấugiá

Năm 2006: Phiên bản 3.0, phiên bản đầu tiên của OpenERP triển khai thànhcông ở Tây Ban Nha.

Năm 2007: Kho Subversion là một phần m ề m m ã nguồn mở dùng để quản lý

và kiểm tra các phiên bản mã nguồn khác nhau trong quá trình phát triển phầnmềm đã được mở Đã có một số triển khai OpenERP thành công Lúc nàyOpenERP chính thức có 35 mô-đun và 120 mô-đun mở rộng OpenERP đượcgiới thiệu ở trung tâm nghiên cứu và phát triển (Research & Development Center)của Ấn Độ

Năm 2008: Bắt đầu sự tham gia của cộng đồng được mở TinyERP trở thànhOpenERP Hội nghị OpenERP Tây Ban Nha đầu tiên diễn ra ở Zaragoza

Năm 2009: Phiên bản 5.0 được xuất bản với 114 mô-đun chính thức và 250mô-đun mở rộng Nó đánh dấu sự khởi động của OpenERP Các triển khai đượcthực hiện trên khắp thế giới Hội nghị OpenERP Tây Ban Nha lần 2 diễn ra tạiVilanova I La Geltru, Catalunya

Tháng 7 năm 2010: Phiên bản xem trước 6.0, OpenERP trở thành phần mềmERP mã nguồn mở đáng tin cậy nhất và có cộng đồng tham gia trên khắp thế giới

Nó có 500 mô-đun được xuất bản với 30 ngôn ngữ và hiện diện ở 80 nước Có 3triệu vốn đầu tư liên doanh cho OpenERP Hội nghị Tây Ban Nha lần 3 tổ chức tạiđại học Deusto ở Bilbao

Năm 2011: Ra mắt các công ty con OpenERP tại Mỹ Sau đó ra mắt phiênbản mới 6.1 với giao diện web, thân thiện hơn với người dùng, truy cập trựcquan và sẵn sàng thúc đẩy kinh doanh

Năm 2012: Mạng lưới thành viên rộng khắp trên 100 quốc gia

Năm 2013: Ra mắt phiên bản 7.0 với kiến trúc ứng dụng doanh nghiệp.Giai đoại tăng trưởng thông qua mở rộng quốc tế và phát triển sốlượng người dùng

2.1.3 Cấu trúc OpenERP

OpenERP được tạo thành từ nhiều mô-đun khác nhau, giúp điều hành kinhdoanh một cách hiệu quả hơn OpenERP điển hình bao gồm các mô-đun sau: Môđun Doanh nghiệp gồm bán hàng, mua hàng, dịch vụ, hóa đơn Mô đun Hậu cầngồm tồn kho, giao nhận, sản xuất, bảo hành, bảo trì, sản phẩm và bảng giá Môđun Kế toán và tài chính gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị Mô đun Nhân sựgồm năng lực và kỹ năng, ngày lễ, nghỉ phép, chi phí, chấm công, tính lương, bảngchấm công, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý E-Mail, cổng thông tin kháchhàng, quản lý tiếp thị, quản lý cuộc gọi Mô đun Dự án gồm quản lý tiến độ dự án,tài chính dự án, bảng biểu công việc, nhật ký dự án, quản lý tài liệu chứng từ

(Nguồn: h t tp://gia i pha p dientu c o m/opener p h t m l )

2.1.4 Đặc điểm OpenERP

Hệ thống OpenERP có một số đặc điểm sau:

Việc cài đặt hệ thống OpenERP dễ dàng, giao diện trực quan với cấu trúccây, xử lý nghiệp vụ nền đầu đủ và hệ thống OpenERP có tính bảo mật cao

Hệ thống OpenERP do một người, một nhóm người hay một tổ chức pháttriển và đưa ra phiên bản đầu tiên cùng với mã nguồn, công bố công khai cho cộngđồng, thường là trên Internet Trên cơ sở đó các cá nhân tham gia sử dụng sẽđóng góp phát triển, sửa các lỗi (nếu có) và bổ sung để hoàn thiện sản phẩmcho các phiên bản tiếp theo Với OpenERP, các doanh nghiệp được phép sử dụngmãi mãi và cài đặt trên nhiều máy theo nhu cầu Chính vì vậy, với OpenERP, chiphí chỉ là chi phí hạ tầng, chi phí khảo sát đánh giá, chi phí chỉnh sửa theo yêu cầu

và chi phí đào tạo không phí bản quyền Bản chất của OpenERP có thể phát triểnbởi nhóm nhỏ nhưng dùng và test bởi nhiều người, có thể hàng trăm, hàng ngànngười Nhóm

phát triển cho rằng để phần mềm của mình đạt được tiêu chuẩn mã nguồn

mở thường phải đưa ra đầy đủ các tài liệu thiết kế, hướng dẫn cài đặt, các diễnđàn thảo luận, yêu cầu tính năng, các hệ thống kiểm soát mã nguồn Một hệ thốngOpenERP luôn có một khuôn mẫu nhất định, việc các doanh nghiệp có nhu cầuứng dụng có thể tùy chỉnh lại sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế của mình.OpenERP là một hệ thống phần mềm mã nguồn mở nên phải tuân thủ theo giấyphép GPL

10 nội dung cơ bản của giấy phép GPL như sau:

Nội dung thứ nhất là tự do tái phân phối: Bản quyền sẽ không giới hạn bất

cứ ai trong việc bán hay đem cho phần mềm đó như là một thành phần của bảnphần mềm tổng hợp mà có chứa các chương trình từ nhiều nguồn khác nhau Bảnquyền sẽ không đòi hỏi việc phải giữ nguyên trạng phần mềm hay các phí tổn kháccho những thương vụ như vậy Nội dung thứ 2 về mã nguồn: Chương trình phải đikèm mã nguồn, và phải cho phép phân phối cả mã nguồn cũng như dạng đã đượcbiên dịch Ở những nơi mà một số dạng sản phẩm không được phân phối cùng mãnguồn thì phải có các cách thức được phổ biến rộng rãi nhằm lấy được mã nguồnvới chi phí không cao hơn chi phí tái sản xuất hợp lý, khuyến khích cho phép tải

về một cách miễn phí qua Internet Vì mục đích của mã nguồn mở là tạo điều kiện

để việc phát triển được thuận lợi nên cộng đồng này cũng yêu cầu sự sửa đổi

mã nguồn cũng phải được tạo điều kiện thực hiện Do đó, mã nguồn phải để ởdạng được ưa chuộng mà theo đó một lập trình viên sẽ có thể tham gia sửa đổichương trình được Việc biến đổi mã nguồn thành một dạng mã gây rối một cách

có chủ tâm là không được phép Nội dung thứ 3, các chương trình phát sinh: Bảnquyền phải cho phép sửa đổi và các chương trình phát sinh từ đó, và phải cho phépchúng được phân phối dưới cùng các điều khoản như giấy phép của phần mềmgốc Nội dung thứ 4, tính toàn vẹn của mã nguồn cung cấp bởi tác giả: Bản quyền

có thể hạn chế không cho phép mã nguồn được phân phối ở dạng đã được sửa đổichỉ nếu như bản quyền cho phép phân phối “các file vá” cùng mã nguồn nhằm mụcđích sửa đổi chương trình ở thời gian tạo sản phẩm Bản quyền phải cho phép một

11cách tường minh việc phân phối phần mềm được tạo ra từ mã nguồn được sửađổi Bản quyền có thể yêu cầu

các sản phẩm phát sinh phải mang một cái tên hay một số hiệu phiên bản khác

so với phần mềm gốc Theo đó, bản quyền mã nguồn mở phải đảm bảo rằng mãnguồn sẽ tồn tại ở dạng dễ dàng lấy được, nhưng có thể yêu cầu rằng nó sẽ đượcphân phối với cơ sở mã nguồn nguyên gốc ban đầu kèm với các bản vá Theo cáchnày, những thay đổi “không chính thức” có thể xuất hiện ở hình thức sẵn sàng

để tiếp cận nhưng được phân biệt một cách dễ dàng với mã nguồn cơ sở Nộidung thứ 5, không có sự phân biệt đối xử giữa các cá nhân hay nhóm người: Bảnquyền phải không được phân biệt đối xử với bất cứ cá nhân hay nhóm người nào.Một số quốc gia, trong đó có Hoa Kì, ban hành điều luật hạn chế xuất khẩu một

số loại phần mềm nhất định Một giấy phép tuân thủ định nghĩa Mã Nguồn Mở cóthể cảnh báo cho người sử dụng giấy phép về những hạn chế có thể được áp dụng

và nhắc nhở họ có nghĩa vụ tuân thủ luật pháp; tuy nhiên, bản quyền đó khôngđược tự đặt ra các giới hạn như vậy Nội dung thứ 6, không phân biệt đối xử vớibất cứ một lĩnh vực công việc nào: Bản quyền phải không được cản trở bất cứ aikhỏi việc sử dụng chương trình trong một lĩnh vực công việc cụ thể Ví dụ, nókhông được cản trở không cho chương trình đó được dùng trong một doanhnghiệp, hay không được dùng cho việc nghiên cứu gien Nội dung thứ 7, việc phânphối bản quyền: Các quyền lợi đi kèm với chương trình phải áp dụng cho tất cảnhững ai mà chương trình đó được tái phân phối đến đồng thời không cần phảithực thi một thứ giấy phép phụ thêm nào do các bên đó quy định Nội dung thứ 8,giấy phép phải không được dành riêng cho một sản phẩm: Các quyền lợi đi cùngchương trình đó phải không được phụ thuộc vào việc chương trình phải là một

bộ phận một bản phân phối phần mềm cụ thể khác Nếu chương trình được tách

ra từ bản phân phối đó và được sử dụng hay phân phối dưới các điều khoản củagiấy phép kèm theo chương trình thì tất cả các bên mà chương trình được phânphối đến cũng nên có được các quyền lợi ngang bằng như những quyền lợi đượcđưa ra theo bản phân phối phần mềm gốc Nội dung thứ 9, bản quyền phảikhông được cản trở các phần mềm khác: Bản quyền phải không được áp đặt cácgiới hạn lên các phần mềm khác mà được phân phối kèm với phần mềm có bảnquyền đó Ví dụ, bản quyền không được chỉ dẫn nhất quyết rằng tất cả

các phần mềm khác được phân phối trên cùng một phương tiện thì phải làphần mềm mã nguồn mở Đúng là GPL tuân thủ theo yêu cầu này Phần mềm liênkết với các thư viện phân phối dưới GPL chỉ kế thừa GPL nếu nó tạo nên mộtsản phẩm đơn nhất, chứ không phải là bất cứ phần mềm nào mà chúng chỉ đượcphân phối đi kèm theo Nội dung thứ 10, giấy phép phải trung dung về mặt côngnghệ: Không cho phép tồn tại điều khoản nào của bản quyền khẳng định sự liênquan đến bất cứ một công nghệ riêng biệt hay một kiểu giao diện nào

(Nguồn: h t tp:// w ww w ebsitedep.c o m.vn/ b log / th i et-ke-we b /pha n - m e m - ma-

ngu

o n- m o -va-gi a y - phe p -g n u - gpl.h t m l.)

2.1.5 Lợi ích của OpenERP

Lợi ích hoạt động: Giảm chi phí cho các hoạt động trong doanh nghiệp cũng

như rút ngắn chu kỳ thời gian của các hoạt động OpenERP cho phép doanh nghiệphoạt động hiệu quả hơn trong khi sử dụng nguồn lực ít hơn từ đó năng suất cũngđược cải thiện rất nhiều Khi sử dụng OpenERP, dữ liệu khách hàng, thông tin sảnphẩm được quản lý đầy đủ hơn nên chất lượng dịch vụ khách hàng cũng tốt hơn

Lợi ích quản trị: OpenERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn bộ

doanh nghiệp nên khả năng phân tích và cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác tạođiều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và đánh giá hoạt động ở các bộ phận cũngnhư toàn doanh nghiệp

Lợi ích chiến lược: OpenERP cung cấp nhiều lợi thế cạnh tranh trên cơ sở

ứng dụng CNTT OpenERP giúp doanh nghiệp giảm hạn mức tồn kho, lập kế hoạchbán hàng, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định nguồn lực sản xuất tốthơn

Lợi ích doanh nghiệp: OpenERP giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình và liên

kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quảcũng như kết nối các quy trình với chiến lược của doanh nghiệp

Lợi ích cơ sở hạ tầng CNTT: OpenERP giúp vượt qua ranh giới của các bộ

phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán…).(Nguồn: h t tp://gs co m v n/portal/2 0 09110 7 397 / gio i -thieu/ l o i -ich- o pe n erp.h t m l )

2.1.6 Tình hình ứng dụng OpenERP trên thế giới và ở Việt Nam

Hiện nay việc ứng dụng OpenERP vào các doanh nghiệp trên thế giới kháphổ biến, điển hình là nhà cung cấp OpenERP SA đã có hơn 2 triệu khách hàng(Odoo.com) Ở Việt Nam, việc ứng dụng OpenERP chưa thật sự phổ biến như trênthế giới, nhưng đã có sự phát triển vượt bậc về số lượng các doanh nghiệp ứngdụng OpenERP General Solutions, đối tác chính thức của OpenERP tại ViệtNam (gscom.vn), Cộng đồng OpenERP Việt Nam (terp.vn), OnSoft (onsoft.vn) hoặcERPOnline là những đơn vị cung cấp giải pháp OpenERP hàng đầu cho các doanhnghiệp tại Việt Nam Tất cả các đơn vị cung cấp đã có số lượng khách hàng đángchú ý

2.1.7 Điểm giống và khác nhau cơ bản giữa ERP và OpenERP

2.1.7.1 Điểm giống nhau cơ bản giữa ERP và OpenERP

ERP và OpenERP giống nhau về mục tiêu và cấu trúc

Thứ nhất về mục tiêu: Chúng đều giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

hơn trong khi sử dụng nguồn lực ít hơn, từ đó năng suất cũng được cải thiện rấtnhiều Khi sử dụng chúng, dữ liệu khách hàng, thông tin sản phẩm được quản lýđầy đủ hơn nên chất lượng dịch vụ khách hàng cũng tốt hơn ERP và OpenERP ápdụng cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn bộ doanh nghiệp nên khả năng phântích và cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác tạo điều kiện dễ dàng cho việc raquyết định và đánh giá hoạt động ở các bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp

Thứ hai về Cấu trúc: ERP và OpenERP được tạo thành từ nhiều mô-đun

khác nhau, giúp điều hành kinh doanh một cách hiệu quả hơn Một mô-đun cơbản là một phần của một hệ thống phần mềm Hệ thống phần mềm ERP, OpenERPđiển hình bao gồm các mô-đun sau: Mô đun Doanh nghiệp gồm bán hàng, muahàng,

lý E-Mail, cổng thông tin khách hàng, quản lý tiếp thị, quản lý cuộc gọi Mô đun

Dự án gồm quản lý tiến độ dự án, tài chính dự án, bảng biểu công việc, nhật ký dự

án, quản lý tài liệu chứng từ

2.1.7.2 Điểm khác nhau cơ bản giữa ERP và OpenERP

ERP khác OpenERP về kiến trúc, đối tượng sử dụng, đối tượng làm ra hệthống và chi phí

Thứ nhất về kiến trúc:

Kiến trúc của ERP có ba tầng chính; Tầng thứ nhất là tập hợp các máy chủ

có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu và khôi phục dữ liệu liên tục Tầng thứ hai là lớp ứngdụng kết nối tầng thứ nhất và tầng thứ ba Tầng thứ ba là các máy trạm trongdoanh nghiệp truy cập dữ liệu để làm việc thông qua lớp ứng dụng

Hình 2.1: Kiến trúc hệ thống ERP

(Nguồn:

https://tuanviet92.wordpress.com/2014/04/16/kien-truc-cua-1-he-thong- erp/)Kiến trúc hệ thống OpenERP

Toàn bộ ứng dụng sẽ được cài đặt trên máy chủ Các máy khách sẽ kết nốivới máy chủ qua mạng Lan hoặc Internet thông qua ứng dụng desktop – OpenERPClient, hoặc qua trình duyệt Web (công nghệ Ajax hỗ trợ tất cả các trình duyệt hiệntại như Internet Explorer, Firefox, Google Chrome)

Hình 2.2: Kiến trúc hệ thống OpenERP(Nguồn: h t tp://o p e ner p vn.blogs p ot.c o m / 2010 / 03/kie n -tru c -va-gia o -

d i en- openerp.html)

Thứ hai về đối tượng sử dụng: Đối tượng sử dụng ERP là các doanh nghiệp

có quy mô vừa và lớn Còn đối tượng sử dụng OpenERP là các doanh nghiệp cóquy mô vừa và nhỏ

Thứ ba về đối tượng làm ra hệ thống phần mềm: ERP là 1 hệ thống phần

mềm đóng, do một tổ chức hay một doanh nghiệp sản xuất phần mềm làm ra,

họ làm việc rất chuyên nghiệp Có 4 bộ phận chính trong 1 tổ chức hay 1 doanhnghiệp sản xuất phần mềm làm ra 1 hệ thống ERP gồm: Bộ phận thiết kế đồ họa,

bộ phận thiết kế cơ sở dữ liệu, bộ phận viết mã nguồn, bộ phận test Bước đầu, họkhảo sát doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng ERP Khi có được mọi thông tin

từ doanh

nghiệp, bộ phận thiết kế, bộ phận xây dựng cơ sở dữ liệu, bộ phận viết mã nguồn

sẽ cùng nhau xây dựng hoàn chỉnh hệ thống ERP Sau khi hệ thống ERP hoànchỉnh thì bộ phận test lúc này sẽ kiểm tra bằng cách chạy thử Chạy thử mà pháthiện sai, thiếu hay lỗi… thì đưa lại 3 bộ phận trên sửa lại Bộ phận test chạy thửđến khi nào không còn lỗi và có thể đưa vào ứng dụng trong thực tế thì hệ thốngERP sẽ được đóng gói Đây cũng là một đặc điểm riêng biệt của hệ thốngphần mềm đóng Chúng được đóng gói trước khi đưa vào ứng dụng tại doanhnghiệp mua chúng, nên doanh nghiệp chỉ có quyền ứng dụng nó vào công việc củamình, mà không thể thấy được mã nguồn của nó, cũng như việc không thể thayđổi, chỉnh sửa mã nguồn Doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng ERP chỉ có thể lựachọn hệ thống ERP của một công ty duy nhất, và hệ thống ERP này luôn luôn đápứng đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp đề ra với đối tác, chính vì vậy màdoanh nghiệp luôn bị phụ thuộc vào công ty cung cấp hệ thống ERP

Như đã nói ở phần đặc điểm, hệ thống OpenERP do một người, một nhómngười hay một tổ chức phát triển và đưa ra phiên bản đầu tiên cùng với mã nguồn,công bố công khai cho cộng đồng, thường là trên Internet Trên cơ sở đó các cánhân tham gia sử dụng sẽ đóng góp phát triển, sửa các lỗi (nếu có) và bổ sung đểhoàn thiện sản phẩm cho các phiên bản tiếp theo Với OpenERP, các doanh nghiệpđược phép sử dụng mãi mãi và cài đặt trên nhiều máy tùy nhu cầu

Điểm khác nhau thứ tư giữa ERP và OpenERP về chi phí: Các doanh nghiệp

khi muốn sử dụng ERP phải trả phí rất cao Mọi sự lựa chọn luôn phụ thuộc vào nhàcung cấp phần mềm ERP OpenERP thì không mất chi phí bản quyền, chi phí thấpkhi cần tới dịch vụ, còn miễn phí nếu các doanh nghiệp hay cá nhân tự biết vậnhành hệ thống phần mềm OpenERP

2.1.8 Phân hệ kế toán trong OpenERP

Như đã trình bầy ở phần lý do chọn đề tài thì phân hệ Kế toán được coi làcốt lõi trong hệ thống OpenERP Theo Els Van Vossel và Fabien Pinckaers (2013)thì

Phân hệ Quản lý Tiền

Các đặc điểm của quản lý tiền thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu vớitài khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm

cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi

Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu

Các chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phảithu là kiểm tra các khoản phải thu/ phải trả chưa có hóa đơn, đối chiếu hóa đơn(nghĩa là đối chiếu hóa đơn với biên bản nhận hàng/ biên bản giao hàng), kiểm tracác hóa đơn thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái vàtích hợp giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời lànhà cung cấp OpenERP nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về cáckhoản phải trả hoặc phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bánchịu cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép OpenERP cho phép lập sốlượng và chất lượng các báo cáo khác nhau như báo cáo tuổi nợ do người sử dụng

tự thiết kế, sổ phụ của nhà cung cấp/ khách hàng, liệt kê mua hàng và bán hàng

Tài sản Cố định

OpenERP dễ dàng cho phép doanh nghiệp tạo các danh mục tài sản, quản lýtài sản của doanh nghiệp và hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khácnhau

như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và tự động hạch toán vào sổ cái

Chi phí và Lợi nhuận

OpenERP hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo tài chính và báo cáoquản trị và thậm chí cả hoạch toán tài sản cố định, công nợ phải thu, công nợ phảitrả, phân bổ doanh thu và chi phí…

Lập Ngân sách

Các công cụ lập ngân sách cho phép các doanh nghiệp có thể lập ngân sáchmột cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên hệ thống, để từng loại chiphí thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện Ít nhất

có 5 loại chi phí được lập ngân sách bao gồm vật tư, nhân công trực tiếp, chi phínhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thìviệc lập ngân sách càng hữu ích Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việckiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa

Lập Báo cáo Tài chính

Sự sẵn có của các báo cáo thiết kế sẵn, cũng như sự sẵn có của các công cụ

để thiết kế các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng là rất quan trọng Mộtlợi thế của hệ thống OpenERP là có thể tạo ra các báo cáo Kế toán theo mẫu củachuẩn mực kế toán Việt Nam

Khả năng Phân tích Tài chính

Chức năng phân tích tài chính của m

ột phần mềm OpenERP thường không phụ thuộc hoàn toàn vào khả năngtạo ra các báo cáo tài chính hữu ích, mà là khả năng phân loại và nhóm dữ liệutheo cách có ý nghĩa Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau theo yêucầu của người sử dụng

Phân tích tài chính trong OpenERP cho doanh nghiệp thấy những hình ảnhchính xác nhất của doanh nghiệp, báo cáo Kế toán trong OpenERP linh hoạt, kếtquả được tính toán trong thời gian thực Điều này cho phép tự động hóa các hoạtđộng định kỳ và thay đổi hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóngkhi một vấn đề của toàn doanh nghiệp như dự trữ tiền mặt giảm quá thấp hoặcphải thu tăng quá cao hoặc một vấn đề khách hàng mà không trả tiền, hoặc mộtngân sách dự án xài nhiều quá xảy ra

Quản lý Hàng tồn kho

Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cảcác loại hàng tồn kho tại từng công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán cáchạng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn

lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của Hàng tồnkho và ở từng công đoạn, quy trình sản xuất, và điểu chỉnh thủ công đối với sốlượng và giá trị Hàng tồn kho

Ngoài ra, có một số chức năng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàngtồn kho như:

- Đơn vị đo lường: OpenERP hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đolường Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty cóthể nhập hàng theo kiện nhưng lại bán ra theo đơn vị hộp hoặc chai ởcác cỡ khác nhau

- Mã hàng

- Các phương pháp tính giá hàng tồn kho: OpenERP hỗ trợ các phươngpháp tính giá hàng tồn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước, NhậpSau Xuất trước, Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc Trungbình Cuối Kỳ

- Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: OpenERP hỗ trợ việc xuất thành phẩmngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng đểkhuyến

- OpenERP hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn kho từ khâu nguyên vật liệu quaquá trình sản xuất cho đến khâu thành phẩm dựa trên các nhãn như sốthùng, số lô hoặc số sêri.

- Phân hệ quản lý Hàng tồn kho trong OpenERP có thể tích hợp hoàn toànvới phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất

Quản lý sản xuất

OpenERP hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể: Sản xuất liêntục và lắp ráp Tính giá thành sản xuất

OpenERP giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, công nhân và máy móc

cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sách với số liệu thực tế.OpenERP cho phép hoạch định:

- Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng yêu cầu của kháchhàng

- Tận dụng máy móc và nhân công

- Lên lịch sản xuất Ngoài ra, OpenERP còn cho phép lập các báo cáo tiến

độ sản xuất khác nhau và một chức năng của báo cáo này là cảnhbáo giám đốc sản xuất một cách kịp thời

Quản lý giảm giá và chiết khấu

OpenERP hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu khác nhau nhưchiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán Do cơ quanthuế Viết Nam có một số thay đổi về cách xử lý giảm giá và chiết khấu, OpenERP

hỗ trợ các cách hạch toán do người sử dụng xác định và OpenERP trong nước cókhả năng đáp ứng tốt hơn ở nước ngoài đối với các thay đổi này

Phân tích và quản lý doanh thu

OpenERP có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trêncác dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo

vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bántheo sản phẩm và qua các thời kỳ Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và phân hệcông nợ phải thu để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty đượchiệu quả, phân hệ bán hàng nên tích hợp với các phân hệ liên quan khác Chẳnghạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, OpenERP hỗ trợ kiểm tra ngay lậptức hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thốnghoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng

Kê khai thuế

Thông tin cần thiết cho một tờ khai thuế được tự động tạo ra bởiOpenERP từ hóa đơn Cấu trúc của biểu đồ là tính tờ khai thuế GTGT, nhưng tất cảcác loại thuế khác có thể được tính rất tốt

Một số phần mềm Kế toán quản lý việc kê khai thuế trong một chuyên dụngtài khoản chung Việc kê khai sau đó giới hạn sự cân bằng trong thời gian quy định.Trong OpenERP, doanh nghiệp có thể tạo ra một biểu đồ thuế độc lập, trong đó cómột số lợi thế:

- Có thể phân bổ chỉ là một phần của giao dịch thuế

- Nó không phải cần thiết để quản lý nhiều tài khoản nói chung tùy thuộcvào các loại hình kinh doanh và các loại thuế

Mở và đóng một năm tài chính

OpenERP cho phép doanh nghiệp mở hay đóng một năm tài chính; vào cuốinăm tài chính, doanh nghiệp sẽ phải chuyển số dư cuối cùng của năm đó rồiđưa sang làm số dư đầu kỳ của năm kế tiếp như việc mở một năm tài chính mới.Trong OpenERP khi năm tài chính được đóng có nghĩa là doanh nghiệp khôngthể tạo hoặc sửa đổi bất kỳ giao dịch trong năm đó

Nói tóm lại phân hệ kế toán trong OpenERP bao gồm:

Kế toán tài chính: kế toán tổng hợp, kế toán tiền, kế toán kho, kế toán công

nợ, tài sản cố định, phân bổ chi phí, kế toán giá thành, thuế, báo cáo tài chính,quản lý hóa đơn, thu chi, ngân sách Hỗ trợ đa tiền tệ và kế toán đa công ty

Kế toán quản trị: tích hợp xuyên suốt tất cả các phân hệ của OpenERP, giúptheo dõi, phân tích tất cả hoạt động có liên quan đến chi phí hoặc doanh thu củadoanh nghiệp và xuất báo cáo chuyên sâu cho người quản trị

2.2 Ứng dụng thành công phân hệ Kế toán

Ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERPgiúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiềm thời gian, chi phí, tăng khả năng mởrộng thị trường, tăng doanh thu

Phân hệ Kế toán trong OpenERP phản ánh độ trung thực cao; OpenERP hạchtoán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toánluôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từngkhâu trên hệ thống Trên hệ thống OpenERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạtđộng sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh OpenERPchỉ lấy dữ liệu từ một nguồn duy nhất, do đó chỉ có một kết quả, một báo cáo với

độ chính xác nhất cho cấp quản trị

Phân hệ Kế toán trong OpenERP có chi phí rẻ hơn phần mềm kế toán đơn lẻ.Như đã nói ở trên OpenERP là một hệ thống mã nguồn mở, chính vì thế mà tất cảcác doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phân hệ Kế toán trong OpenERP hay luôn cảmột hệ thống OpenERP đều không phải mất tiền mua bản quyền Doanh nghiệp chỉtrả phí khi cần đến các dịch vụ đào tạo, hay hỗ trợ kỹ thuật chính vì thế mà giá cả

sẽ rẻ hơn so với một phần mềm kế toán đơn lẻ

2.4 Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Căn cứ Khoản 1, Điều 3 Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 củaChính phủ về định nghĩa doanh nghiệp vừa và nhỏ “Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ

sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành bacấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tươngđương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối Kế toán của doanh nghiệp)hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên)” (xem phụ lục4)

Vai trò của doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ở mỗi nền kinh tế quốc gia h ay lãnh thổ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cóthể giữ những vai trò với mức độ khác nhau, song nhìn chung có một số vai tròtương đồng như:

- Giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế: các doanh nghiệp vừa và nhỏthường chiếm tỷ trọng lớn, thậm chí áp đảo trong tổng số doanh nghiệp(ở Việt Nam chỉ xét các doanh nghiệp có đăng ký thì tỷ lệ này là trên95%) Vì thế, đóng góp của chúng vào tổng sản lượng và tạo việc làm

là rất đáng kể

- Ổn định nền kinh tế: ở phần lớn các nền kinh tế, các doanh nghiệp vừa vànhỏ là những nhà thầu phụ cho các doanh nghiệp lớn Sự điều chỉnh hợpđồng thầu phụ tại các thời điểm cho phép nền kinh tế có được sự ổnđịnh Vì thế, doanh nghiệp vừa và nhỏ được ví là thanh giảm sốc cho nềnkinh tế

- Làm cho nền kinh tế năng động: vì doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mônhỏ, nên dễ điều chỉnh (xét về mặt lý thuyết) hoạt động Tạo nên ngànhcông nghiệp và dịch vụ phụ trợ quan trọng: doanh nghiệp vừa và nhỏthường chuyên môn hóa vào sản xuất một vài chi tiết được dùng đểlắp ráp thành một sản phẩm hoàn chỉnh

- Là trụ cột của kinh tế địa phương: nếu như doanh nghiệp lớn thườngđặt cơ sở ở những trung tâm kinh tế của đất nước, thì doanh nghiệp vừa

và nhỏ lại có mặt ở khắp các địa phương và đóng góp rất lớn vào thungân sách, tạo ra của cải vật chất và công ăn việc làm ở địa phương

- Đóng góp không nhỏ giá trị GDP cho quốc gia

(Nguồn: h ttp://vi wik i pedia.org w iki_ d o a nh _ nghiep_n h o _va_v ua)

2.5 Mô hình hệ thống thông tin thành công

2.5.1 Khái niệm thành công

Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khácnhau Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thônghiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thếcạnh tranh Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thôngtin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho

sự phát triển Hệ thống thông tin thông thường được cấu thành bởi các phần cứng

và phần mềm Các phần cứng gồm: các thiết bị, phương tiện kỹ thuật dùng để xử

lý, lưu trữ thông tin Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng đểlưu trữ và nhập vào, xuất ra dữ liệu Phần mềm gồm: các chương trình máytính, các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên dụng, thủ tục dành chongười sử dụng

(Nguồn: ht tp://vi wikip edia.org/wi ki/ Hệ_thống_thông_tin)

Nhập dữ liệu

(Input)

Xử lý(Processing)

Xuất dữ liệu(Output)Lưu trữ (Store)

Hình 2.3: Quy trình xử lý thông tin của một hệ thống thông tin

(Nguồn:

h t tp://w e bsrv 1 ctu.edu.vn / course w ar e s/khoahoc/ t inhocd c /c h 1.h t m )

2.5.3 Hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean

Trước năm 2003, nghiên cứu của DeLone và McLean đã cho thấy một hệ thống thông tin thành công phải phụ thuộc vào chất lượng hệ thống và chất lượng

thông tin Chúng tác động tới ý định sử dụng, sử dụng và sự thỏa mãn của người

sử dụng, kết quả là mang lại lợi ích ròng cho doanh nghiệp hay cá nhân Trongnghiên cứu tiếp theo của DeLone và McLean được công bố vào năm 2003, nhómtác giả đã phát hiện ra thêm một nhân tố dẫn đến thành công của hệ thống thôngtin đó là chất lượng dịch vụ Sau đây là mô hình hệ thống thông tin thành côngcủa DeLone và

Hình 2.4 Mô hình Hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean (D&M)

(Nguồn: DeLone và McLean, 2003)Chất lượng hệ thống được đo lường qua khả năng thích nghi, sự sẵn có,

độ tin cậy, khả năng sử dụng, khả năng thích ứng và thời gian đáp ứng

Người sử dụng, sự hài lòng là nhân tố quan trọng được đánh giá thông quaviệc mua, thanh toán, tiếp nhận

Chất lượng thông tin được đo lường qua độ chính xác, kịp thời, đầy đủ,

dễ hiểu, phù hợp và nhất quán

Chất lượng dịch vụ là sự hỗ trợ tổng thể về cách sử dụng, các biện

pháp

để tìm kiếm thông tin, để thực hiện một giao dịch…Nó được đo lường thông qua

sự đảm bảo, sự đồng cảm, sự phản hồi, số lượng người viếng thăm, số lượng cácgiao dịch thực hiện, sự hài lòng của người sử dụng, lặp lại mua, lặp lại thăm, điềutra người dùng

Lợi ích được đo từ quan điểm của cá nhân, của người sử dụng laođộng, hoặc của ngành công nghiệp … Nó được đo lường qua tiết kiệm chi phí,

mở rộng thị trường, doanh thu gia tăng thêm, giảm chi phí tìm kiếm và tiết kiệmthời gian

Kết luận:

Nghiên cứu của DeLone và McLean cho thấy: Chất lượng hệ thống, chấtlượng thông tin, chất lượng dịch vụ tác động tới ý định sử dụng, sự thỏa mãn củangười sử dụng và việc ứng dụng thành công một hệ thống thông tin sẽ mang lại lợiích ròng cho doanh nghiệp hay cá nhân

Mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean là một côngtrình nghiên cứu nổi tiếng trên thế giới, kết quả của mô hình được đánh giá cao

và nó đã được sử dụng rất nhiều trong các nghiên cứu liên quan đến mô hình hệthống thông tin thành công Hệ thống OpenERP là một hệ thống phần mềm ứngdụng, nó thừa hưởng một số điểm chung của một hệ thống thông tin Vì vậykhi tác giả nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thànhcông phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP, tác giả đã lấynghiên cứu hệ thống thông tin thành công của DeLone và McLean làm nền tảng

để xem xét cho việc xây dựng mô hình nghiên cứu của mình

2.6 Một số nghiên cứu liên quan đến đề tài

Triển khai thành công một hệ thống phần mềm được coi là nền tảng choviệc ứng dụng thành công hệ thống phần mềm đó

OpenERP là ERP mã nguồn mở

Với những lý do nêu trên, mặc dù đề tài của tác giả nghiên cứu về nhữngnhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môitrường ứng dụng OpenERP ngoài việc tìm hiểu về những nghiên cứu liênquan đến OpenERP, tác giả còn tìm hiểu một số nghiên cứu về những nhân tố ảnhhưởng đến việc triển khai thành công của hệ thống ERP tại các doanh nghiệp haynhững nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP.

2.6.1 Nghiên cứu của Liang Zhang và cộng sự (1999)

Nghiên cứu này nhằm mục đích tìm hiểu sự khác nhau trong tỉ lệ triển khaithành công dự án ERP giữa các nước phương Tây và Trung Quốc để tìm ra các yếu

tố tạo nên sự thành công cho dự án ERP đối với tất cả các quốc gia và đặc biệt làđối với Trung Quốc Trong nghiên cứu này, Liang Zhang và cộng sự đã đưa ra 10yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP là:

- Sự tham gia của lãnh đạo

- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

- Quản lý dự án hiệu quả

- Sự cam kết của toàn doanh nghiệp

2.6.2 Nghiên cứu của Jiang Yingji (2005)

Nghiên cứu này nhằm mục đích nâng cao sự hiểu biết về các yếu tố ảnhhưởng đến triển khai thành công ERP ở Phần Lan Các yếu tố ảnh hưởng đến triển

khai ERP rất phức tạp và phong phú Tổng cộng có 6 yếu tố quan trọng ảnh hưởngđến triển khai ERP đã được xác định và xem xét.

- Sự tham gia của lãnh đạo

- Quản lý dự án hiệu quả

- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng

- Đào tạo

- Người sử dụng

2.6.3 Nghiên cứu của Joseph Bradley (2008)

Joseph Bradley đã thực hiện nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến triểnkhai thành công ERP và đề xuất 7 yếu tố quan trọng trong việc triển khai thànhcông ERP

- Kế hoạch kinh doanh

- Sự tham gia của tư vấn

- Quản lý dự án hiệu quả

- Sự tham gia của lãnh đạo

- Đào tạo và người sử dụng

- Sự tham gia của cố vấn

- Quản lý sự thay đổi

Kết quả cho thấy 7 yếu tố đều ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP,trong đó ba yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất là: Quản lý dự án hiệu quả, đào tạo vàngười sử dụng, sự tham gia của cố vấn

2.6.4 Nghiên cứu của Holland và Light (1999)

Xem xét các yếu tố chiến lược và chiến thuật để thực hiện ERP và đề xuất một mô hình các yếu tố thành công quan trọng khi triển khai ERP Mô hình của họ

có thể được thấy trong hình dưới

Chiến lược

Các hệ thống kế thừa

Tầm nhìn kinh doanh

Chiến lược ERP

Sự hỗ trợ của quản lý cao cấp

Các kế hoạch và lịch trình dự án

Chiến thuật

Sự tư vấn cho khách hàngNhân viên

Cấu hình phần mềm Giám sát và phản hồiTruyền đạt

Dò tìm vấn đề phát sinhHình 2.5: Mô hình Holland và Light

2.6.5 Nghiên cứu của Văn Minh Nhật (2012)

Tác giả nghiên cứu đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự chấp nhận sử dụngphần mềm ERP mã nguồn mở ở Việt Nam” Tác giả đưa ra được 7 yếu tố độc lậpđược đề xuất trong mô hình chấp nhận sử dụng ERP mã nguồn mở ở Việt Nam lầnlượt là:

- Đặc trưng tổ chức với an toàn thông tin

- Chính sách chính phủ bên cạnh các trường hợp thành công

- Bất lợi của OSS ERP

- Sự sẵn có các chức năng của OSS ERP

- Sự hỗ trợ IT từ bên ngoài

- Đặc điểm của lãnh đạo

- Lợi thế của OSS ERP

2.6.6 Nghiên cứu của Nguyễn Bá Thế (2008)

Tác giả Nguyễn Bá Thế đã nghiên cứu đề tài “Các nhân tố tác động đến việcứng dụng ERP cho các doanh nghiệp tại TP Đà Nẵng” Kết quả nghiên cứu chothấy rõ ràng việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp chịu tác động bởi nhiều nhân

tố như:

- Vai trò của chính phủ

- Đặc điểm của doanh nghiệp

- Đặc điểm người lãnh đạo

- Yêu cầu về công nghệ đặc thù

- Định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp

- Vai trò của nhà cung cấp ERP

- Nhận thức sự hữu dụng, sự tương hợp và sự phức tạp

Nhận thức sự hữu dụng (được giải thích bởi các nhân tố đặc điểm củangười lãnh đạo, định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp, vai trò của nhàcung cấp)

Nhân thức sự tương hợp (được giải thích bởi các nhân tố đặc điểm củadoanh nghiệp, đặc điểm của người lãnh đạo, định hướng ứng dụng CNTT củadoanh nghiệp, vai trò của nhà cung cấp)

2.6.7 Nghiên cứu của Ngô Duy Hình (2013)

Tác giả Ngô Duy Hinh nghiên cứu đề tài “Các nhân tố ảnh hưởng đến triểnkhai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterpriseresource planning – ERP)” Tác giả Ngô Duy Hinh đã đưa ra được 6 nhân tố ảnhhưởng tới việc triển khai thành công ERP bao gồm:

- Sự tham gia của lãnh đạo

- Quản lý dự án hiệu quả

- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng

- Đào tạo.

- Người sử dụng

Nghiên cứu của tác giả Ngô Duy Hình đã phần nào bổ sung vào hệ thốngthang đo các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại ViệtNam Giúp các doanh nghiệp xác định được các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đếnviệc triển khai thành công hệ thống ERP Từ đó giảm tối thiểu tổn thất cho doanhnghiệp về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh

2.6.8 Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012)

Tác giả Nguyễn Hữu Hoàng Thọ nghiên cứu đề tài “Các yếu tố tác động đếntriển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn nhân lực (ERP) tại Việt Nam: Một

áp dụng cải tiến các yếu tố của mô hình hệ thống thông tin thành công” Mụctiêu của đề tài là kiểm tra tác động của chất lượng hệ thống ERP đến thái độ đốivới sử dụng, kiểm tra ảnh hưởng của chất lượng thông tin ERP đến thái độ đốivới sử dụng, để kiểm tra ảnh hưởng của đào tạo ERP đến thái độ đối với sử dụngERP, để kiểm tra thái độ đối với sử dụng ERP đến ý định sử dụng ERP, để kiểm tra

ý định sử dụng ERP đến lợi ích ròng của doanh nghiệp Từ đó, mục tiêu củanghiên cứu này là để đánh giá những yếu tố chính quan trọng tác động đến việctriển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam

2.6.9 Nghiên cứu của Trần Thanh Thúy (2011)

Tác giả Trần Thanh Thúy nghiên cứu đề tài “Tình hình ứng dụng ERP và sựtác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp ViệtNam” Đề tài đã cung cấp một cái nhìn khái quát về tình hình ứng dụng ERP trênthế giới và Việt Nam trên nhiều phương diện: doanh nghiệp ứng dụng, giải phápcung cấp và nhà tư vấn triển khai Từ kết quả khảo sát và các nghiên cứu thực tếkết hợp với nhận định của các chuyên gia, đề tài giải thích các yếu tố có ảnh hưởngđến việc ứng dụng thành công ERP qua đó làm rõ sự tác động của nó đến tổ chức

hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam Đề tài đưa ra các giảipháp nhằm tăng cường ứng dụng ERP thành công phù hợp với điều kiện củadoanh

nghiệp Việt Nam từ đó nâng cao vai trò của hệ thống thông tin kế toán Bêncạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số kiến nghị mang tính chiến lược cho cả doanhnghiệp và nhà tư vấn – triển khai.

Qua tìm hiểu lý thuyết, tác giả thấy có nhiều nghiên cứu ở nước ngoài cũngnhư ở Việt Nam, nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thànhcông ERP cũng như ứng dụng ERP vào hoạt động của các doanh nghiệp Còn

về OpenERP, ở Việt Nam theo sự tìm kiếm của tác giả chỉ mới có 1 nghiên cứu củatác giả Văn Minh Nhật (2012) Tác giả Văn Minh Nhật nghiên cứu về các nhân tốảnh hưởng đến sự chấp nhận sử dụng phần mềm ERP mã nguồn mở ở Việt Nam

Qua các nghiên cứu trên cho thấy; vấn đề yếu tố ảnh hưởng đến triển khai

thành công ERP gồm có:

- Sự tham gia của lãnh đạo

- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

- Quản lý dự án hiệu quả

- Sự cam kết của toàn doanh nghiệp

- Kế hoạch kinh doanh

- Sự tham gia của tư vấn

- Sự tham gia của cố vấn

- Quản lý sự thay đổi

Những nhân tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận sử dụng ERP mã nguồn mở ởViệt Nam lần lượt là:

- Đặc trưng tổ chức với an toàn thông tin

- Chính sách chính phủ bên cạnh các trường hợp thành công

- Bất lợi của ERP mã nguồn mở

- Sự sẵn có các chức năng của ERP mã nguồn mở

- Sự hỗ trợ IT từ bên ngoài

- Đặc điểm của lãnh đạo

- Lợi thế của ERP mã nguồn mở

như:

Việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp chịu tác động bởi những nhân tố

- Vai trò của chính phủ

- Đặc điểm của doanh nghiệp

- Đặc điểm người lãnh đạo

- Yêu cầu về công nghệ đặc thù

- Định hướng ứng dụng CNTT của doanh nghiệp

- Vai trò của nhà cung cấp ERP

Theo tìm hiểu của tác giả trên thế giới và cả ở nước ta, tác giả chưa thấynghiên cứu nào về những nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân

hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa vànhỏ Đây cũng là điểm mới của luận văn

2.7 Mô hình nghiên cứu đề xuất

Kết hợp giữa mô hình hệ thống thông tin thành công của DeLone vàMcLean, các nghiên cứu trên cộng với việc phân tích logic những vấn đề thực tếtrong việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụngOpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM, tác giả xin đề xuất mô hìnhnghiên cứu sau:

H1

Chất lượng hệ thống OpenERP

H2

Chất lượng thông tin đầu vào

Sự tham gia của lãnh đạo H3

H4

Đào tạo

Ứng dụng thànhcông phân hệ Kếtoán trong môitrường ứng dụngOpenERP ở cácdoanh nghiệp vừa

và nhỏ ở TP.HCM

H5

Người sử dụng

Hình 2.6: Mô hình nghiên cứu đề xuất của tác giả

(Nguồn: Tác giả đề xuất)Trong đó:

Chất lượng hệ thống OpenERP: Chất lượng hệ thống OpenERP được đo lường

thông qua tính ổn định, xử lý thông tin chính xác và nhanh, sự sẵn có các tính năngcủa hệ thống, yêu cầu về cấu hình khi cài đặt hệ thống thấp, chiếm ít tài nguyên

Chất lượng thông tin đầu vào: Hệ thống OpenERP là hệ thống tích hợp nhiều phân

hệ, mỗi phân hệ có thể phục vụ cho 1 bộ phận hay nhiều nhiều bộ phận trongdoanh nghiệp Tùy chức năng của mỗi bộ phận mà họ có được dữ liệu và đưa vào

xử lý trong OpenERP Các bộ phận có thể dùng chung dữ liệu để phục vụ công việccủa họ Vậy chất lượng thông tin đầu vào được đo lường qua tính logic, hợp lý,đầu đủ, dễ hiểu và an toan

Sự tham gia của lãnh đạo: Việc tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp có ảnh hưởng

đến ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụngOpenERP Sự tham gia của lãnh đạo được đánh giá qua: Lãnh đạo tham giatrong việc ứng dụng phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP Lãnhđạo phải tham gia điều hành, hỗ trợ nhân sự cũng như tài chính, máy móc thiết bịcho việc ứng dụng phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP và giámsát các nỗ lực thực hiện việc ứng dụng phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụngOpenERP vào doanh nghiệp của mình

Đào tạo: Chương trình đào tạo toàn diện là cần thiết để cho người dùng có khả

năng vận hành được phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP, đàotạo ở đây không dừng ở khâu triển khai dự án, mà việc đào tạo phải xuyên suốttrong quá trình ứng dụng Nếu có bất cứ sự thay đổi nào cũng cần đào tạo.Chương trình đào tạo cần cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết và môi trường đàotạo thuận tiện cho người dùng, nhằm đảm bảo người sử dụng có thể ứng dụngvào công việc chuyên môn của mình sao cho hiệu quả nhất Nhà đào tạo cần cókiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong triển khai cũng như trong ứng dụng phân

hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

ở TP.HCM Nhà đào tạo cần nói về khái niệm, tính năng của phân hệ Kế toán trongmôi trường OpenERP cho người sử dụng

Người sử dụng: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán sử dụng phân hệ Kế toán trong

môi trường ứng dụng OpenERP cần có tiêu chuẩn về trình độ, chuyên môn, kỹ năng

để có khả năng lĩnh hội các kiến thức được đào tạo Người sử dụng cần thamgia đầy đủ các khóa đào tạo, có khả năng lĩnh hội các kiến thức được đào tạo.Người sử dụng nên có ý kiến phản hồi của mình trong quá trình tham gia các khóađào tạo, triển khai, ứng dụng OpenERP để giúp lãnh đạo cũng như nhà cung cấpdịch vụ kịp thời nắm bắt được những thông tin thực tiễn của công việc, đôi khi chỉ

có người sử dụng trực tiếp mới biết được

Ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP:

Được đo lường qua việc mang lại lợi ích ròng cho doanh nghiệp, bao gồm: tiết kiệmchi phí, mở rộng thị trường, doanh thu gia tăng thêm, tiết kiệm thời gian

Các giả thuyết của mô hình nghiên cứu đề xuất:

H1: Chất lượng hệ thống OpenERP có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành côngphân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa vànhỏ ở TP.HCM

H2: Chất lượng thông tin đầu vào có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành côngphân hệ Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa vànhỏ ở TP.HCM

H3: Sự tham gia của lãnh đạo có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ

Kế toán trong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ởTP.HCM

H4: Đào tạo có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trongmôi trường ứng dụng OpenERP vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCMkhông?

H5: Người sử dụng có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công phân hệ Kế toántrong môi trường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM

Kết luận chương 2

Ở chương hai, tác giả trình bày một cách tổng quan các lý thuyết cơ bản vềOpenERP, sự khác nhau và giống nhau giữa ERP và OpenERP, phân hệ Kế toántrong OpenERP, điểm khác biệt giữa phân hệ kế toán trong OpenERP và phần mềm

kế toán đơn lẻ, doanh nghiệp vừa và nhỏ, mô hình hệ thống thông tin thành công

và các nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP haynhững nhân tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận ERP mã nguồn mở tại doanh nghiệpViệt Nam, nghiên cứu về những nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng thành công ERPtại doanh nghiệp Việt Nam Kết thúc chương là phần đề xuất mô hình nghiên cứucác nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng thành công phân hệ Kế toán trong môitrường ứng dụng OpenERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở TP.HCM của tác giả

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Trong chương này, tác giả sẽ giới thiệu phương pháp nghiên cứu bao gồmnghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng Bên cạnh đó, thông qua nghiêncứu định tính, tác giả cũng tiến hành hiệu chỉnh mô hình nghiên cứu và các giảthuyết nghiên cứu, đồng thời thiết kế thang đo và đưa ra bảng câu hỏi khảo sát đểphục vụ việc thu thập dữ liệu nghiên cứu cho đề tài

3.1 Quy trình nghiên cứu

đây:

Nghiên cứu được thực hiện thông qua một quy trình như trong sơ đồ dưới