Slide bài giảng: Quản lý hồ sơ bồi dưỡng QLNN chương trình chuyên viên

NỘI DUNGTầm quan trọng của hồ sơ Yêu cầu đối với hồ sơ Các khái niệm cơ bản Công tác lập hồ sơ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ... 2- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một

Trang 1

Chuyên đề

QUẢN LÝ HỒ SƠ

Trang 2

NỘI DUNG

Tầm quan trọng của hồ sơ

Yêu cầu đối với hồ sơ Các khái niệm cơ bản

Công tác lập hồ sơ

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Trang 3

1- Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

 Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm

I- CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Trang 4

- Tài liệu lưu trữ: là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

 Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Trang 5

- Khái niệm "bản gốc văn bản" nào sau đây là đúng?

a- Là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt

b- Là bản thảo đầu tiên của người soạn thảo

c- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của

người có thẩm quyền

d- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và

được cơ quan tổ chức ban hành

Trang 6

- Khái niệm "bản chính văn bản" nào sau đây là đúng?

a- Là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt

b- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

c- Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan tổ chức ban hành

d- Là bản được phô tô từ bản có chữ ký trực tiếp của người

có thẩm quyền

Trang 7

- Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau:

 Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, liên quan đến các sự kiện, các hiện tượng xã hội và

tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử

 Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Nó là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính hợp pháp

 Tài liệu lưu trữ là tài sản đặc biệt của quốc gia, do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý; được đăng ký, bảo quản

Trang 8

2- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trang 9

3- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Trang 10

4- Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.

 Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

Trang 11

 Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

 Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn

bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu

Trang 12

 Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch

sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

Trang 13

 Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

 Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và

từ các nguồn khác.

Trang 14

1- Trong đời sống xã hội

Hồ sơ (Tài liệu lưu trữ) có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người

 Ý nghĩa chính trị: Các quốc gia của mọi thời đại lịch sử

đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của mình, bởi lẽ mỗi tài liệu lưu trữ đều chứa đựng những nội dung thông tin liên quan đến lợi ích của quốc gia, của tầng lớp, giai cấp nhất định, các nội dung đó liên quan đến an ninh, bí mật quốc gia, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước

II- TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ

Trang 15

 Ý nghĩa kinh tế: tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra

tài nguyên thiên nhiên, làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ quan trọng để xây dựng kế họach phát triển kinh tế hàng năm và dài hạn Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để quản lý tốt các công trình đó và tiết kiệm được nhiều kinh phí khi sửa chữa lại các công trình bị hư hỏng

Trang 16

 Ý nghĩa khoa học: tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm

tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của

sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử, là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất

Trang 17

 Ý nghĩa văn hóa: tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao

động sáng tạo về vật chất và tinh thần, phản ánh nhận thức về xã hội và tự nhiên của mỗi dân tộc qua các thời

kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này qua thế hệ khác là nguồn thông tin hữu ích, xây dựng nên nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc, là di sản của dân tộc

Trang 18

2- Đối với hoạt động quản lý nhà nước

 Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản

lý của các cơ quan

Các cán bộ lãnh đạo, quản lý phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các

quyết định quản lý cho phù hợp

Trang 19

2- Đối với hoạt động quản lý nhà nước

 Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn

cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

 Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả

Trang 20

1- Vị trí:

 Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

 Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

2- Tác dụng

 Tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải

quyết công việc kịp thời, hiệu quả

 Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị

 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ

III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ

Trang 21

3- Yêu cầu đối với hồ sơ:

a) Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ

Trang 22

Lập hồ sơ thuộc trách nhiệm của ai?

A- Cán bộ văn thư.

B- Cán bộ lưu trữ.

C- Người được giao giải quyết công việc.

D- Cả 3 đối tượng trên.

IV- CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ

Trang 23

b) Tác dụng:

 Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu

và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý,

Trang 24

1.1- Lập danh mục hồ sơ:

b) Tác dụng:

 Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; là căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ, chuyên viên

 Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Trang 25

1.2- Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức;

- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân;

- Danh mục hồ sơ của những năm trước;

Trang 26

1.3- Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo

cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

Trang 27

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình

tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ

Trang 28

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

Trang 29

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có)

Trang 30

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La

Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01

Trang 31

1.4- Tổ chức lập danh mục hồ sơ:

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ

sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo,trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ

Trang 32

Trong quá trình thực hiện, có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

Trang 33

2- Phương pháp lập hồ sơ:

a) Phương pháp lập hồ sơ công việc

- Khái niệm hồ sơ công việc: là một tập văn bản, tài liệu có

liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

Trang 34

- Cách lập hồ sơ công việc:

+ Đối với cơ quan đã có danh mục hồ sơ vào đầu năm, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những

hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì cũng lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ

Trang 35

- Cách lập hồ sơ công việc:

+ Trường hợp cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, từng cán

bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành mà mở hồ sơ

+ Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ nhân viên cần phải chú trọng thu

Trang 36

b) Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc

- Khái niệm hồ sơ nguyên tắc: là tập bản sao các văn bản

quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày

- Cách lập hồ sơ nguyên tắc: Mỗi cán bộ nhân viên căn cứ

vào nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho tra cứu giải quyết công việc hằng ngày

Trang 37

- Hồ sơ nguyên tắc là bản sao (có thể viết tay, đánh máy, sao chụp… miễn sao chính xác từ bản chính) các văn bản quy phạm pháp luật

về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định Hồ sơ nguyên tắc có thể

Trang 38

Trang 39

2 Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại

Trang 40

c) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản

Trang 41

Trang 42

3- Quy trình lập hồ sơ:

d) Biên mục hồ sơ

Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc đã kết thúc Trước khi biên mục hồ sơ cần kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu thiếu thì thu thập bổ sung cho đầy đủ Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học.

Nội dung của việc biên mục gồm các việc sau:

Trang 43

1- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan,

tổ chức:

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

V- GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	1,24 MB
File đính kèm	Quanlyhoso_CTQLNNCV_note.rar (466 KB)