Đề tài sáng kiến kinh nghiệm của cá nhân kế toán đơn vị sự nghiệp viết về nội dung ứng dụng giải pháp công nghệ lưu trữ điện toán đám mây Ondrive của Microsoft vào hoạt động lưu trữ sử lý các dữ liệu kế toán tại đơn vị nhằm khắc phục những khó khăn hạn chế mất mát dữ liệu của phương pháp lưu trữ dữ liệu thông thường hiện nay. Cải thiện khả năng truy xuất dữ liệu và tiết kiệm đáng kế chi phí...
Trang 1CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng Sáng kiến huyện Phú Bình
1 Tác giả và sáng kiến:
1.1 Tác giả: Dương Minh Trung
- Ngày, tháng, năm sinh: 06/10/1989
- Nơi công tác: Trạm Khuyên nông huyện Phú Bình
- Chức danh: Kế toán
- Trình độ chuyên môn: Đại học
công tác quản lý, lưu trữ dữ liệu kế toán”.
2 Chủ đầu tư tạo ra sáng kiến: Dương Minh Trung.
Nơi công tác: Trạm Khuyên nông huyện Phú Bình
3 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán.
4 Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu: ngày 01/02/2018.
5 Mô tả bản chất của sáng kiến
5.1 Nội dung của sáng kiến
Theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán và Luật Kế toán tài liệu kế toán đã sử dụng hằng năm phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ Những tài liệu liên quan đến quản trị nội bộ đơn vị cần phải được lưu trữ nhằm mục đích minh chứng, cơ sở và là dữ liệu cho các quyết định
có liên quan sau này của đơn vị Theo từng tính chất của tài liệu kế toán có liên
quan mà đơn vị phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm và vĩnh viễn (quy định
tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016) Để đảm bảo
chứng từ dữ liệu kế toán có thể bảo quản trong thời gian dài như vậy mỗi đơn vị luôn phải chú trọng quan tâm xác định đặt vấn đề lưu trữ dữ liệu kế toán là nhiệm vụ cần thiết lên hàng đầu sau mỗi kỳ quyết toán tài chính, xây dựng cho mình lộ trình áp dụng dài hạn cùng quy chế thực hiện khoa học rõ ràng để có được các biện pháp bảo quản tốt nhất có thể Nhưng trong thực tế, để thực hiện được yêu cầu đảm bảo cho đơn vị có một điều kiện bảo quản lưu trữ dữ liệu lý tưởng sẽ tiêu tốn của đơn vị rất nhiều công sức, nhân lực, thời gian và nguồn kinh phí dành riêng cho bộ phận kế toán tài chính của đơn vị thường niên Điều
đó trở lên khó thực hiện ở những đơn vị sự nghiệp có nguồn kinh phí hạn hẹp lại
có nhiều hồ sơ kê đếm cấp phát kinh phí trực tiếp cho nhân dân (là những chứng
Trang 2từ dữ liệu kế toán theo quy định phải được lưu trữ quản lý ít nhất 10 năm trở lên).
Trước khi áp dụng sáng kiến; Trong quá trình làm việc tại đơn vị dần phát sinh những hạn chế khó khăn vướng mắc trong việc khai thác quản lý dữ liệu kế toán mà theo cá nhân cần thiết phải có những biện pháp điều chỉnh khắc phục đó là:
- Hồ sơ quyết toán hỗ trợ giá giống các mùa từ các xóm xã hàng năm là
rất nhiều, chứng từ dữ liệu thuộc loại phải lưu trữ lâu dài (ít nhất 10 năm) các
khoản chi phí vật tư văn phòng và văn phòng phẩm là rất tốn kém; Không gian trật hẹp, cở sở vật chất cũ hỏng lâu năm, lại hay phải di chuyển đơn vị nên việc
bị hư hỏng, mất hay thất lạc chứng từ dữ liệu kế toán là không tránh khỏi
- Những dữ liệu kế toán thường được lưu trên máy vi tính để bàn cá nhân mới chỉ được lưu trên ổ cứng thông thường đã có khấu hao trên 5 năm, với nguồn dữ liệu này rất dễ bị mất hỏng, mã hóa, dò rỉ dữ liệu khi ổ cứng bị cháy chập hoặc bị virus tấn công
- Hầu hết các hồ sơ lưu trữ các năm trước đó đều mới chỉ được tổng hợp thành từng tập bó lại theo các mùa ở các năm, không được phân nhóm chi tiết theo từng giai đoạn cũng không có bản sao lưu dự phòng nên việc khai thác lại
dữ liệu kế toán phục vụ cho các hoạt động có liên quan về sau của đơn vị phải tốn rất nhiều thời gian từ công đoạn tìm kiếm đến việc trả hồ sơ về nơi lưu trữ ban đầu, kế toán cũng phải rất lưu ý khi khai thác trực tiếp chứng từ dữ liệu gốc phục vụ công việc để tránh không bị thất lạc về sau…
Từ những tồn tại hạn chế của phương pháp lưu trữ dữ liệu kế toán áp dụng trước đây cùng với những kinh nghiệm trong quá trình làm việc đúc rút cùng với mục đích chung là nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào phục vụ quản lý hành chính nhà nước, phục vụ công tác điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong lĩnh vực kế toán tài chính được thông suốt, linh hoạt trong toàn đơn vị nói chung
và hỗ trợ trong công tác quản lý, lưu trữ dữ liệu kế toán tránh được những rủi ro mất, hỏng, thất thoát dữ liệu kế toán giúp giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm, khai thác và khắc phục về sau Với ý nhĩa như vậy, tôi đã tham mưu cho lãnh đạo Trạm Khuyến Nông Phú Bình những giải pháp, cụ thể như sau:
- Nghiên cứu tìm hiểu thông tin về các Giải pháp ứng dụng công nghệ lưu trữ dữ liệu mới nhất hiện nay có thể đáp ứng đủ mọi tiêu chí cần thiết để áp dụng vào thực tế công việc yêu cầu như:
+ Sử dụng dễ dàng
+ Tiết kiệm chi phí
+ Lưu trữ an toàn, khôi phục dữ liệu nhanh chóng dễ dàng (kể cả trong
Trang 3+ Sử dụng khai thác dữ liệu một cách linh hoạt, chính xác.
Với những tiêu chí đó cá nhân lựa chọn Giải pháp lưu trữ dữ liệu Ondrive, một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến của Microsoft đủ khả năng áp dụng vào thực tế công việc đó là:
+ Sử dụng dễ dàng: Tải và cài đặt ứng dụng một cách đơn giản đơn giản.
Giao diện sử dụng thân thuộc được việt hóa hoàn toàn, dễ dàng thao tác sử dụng trên hệ thống Window, phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến như Wold, Excel, Outlook, Powpoint
Yêu cầu về thiết bị chỉ cần một Máy tính cá nhân, máy in đa năng có khả
năng Scan văn bản (chi phí ước tính đầu tư khoảng 15 triệu đồng)
+ Tiết kiệm chi phí: Ứng dụng được Microsoft cung cấp một tài khoản cá
nhân, toàn bộ nền tảng giải pháp ứng dụng hoàn toàn miễn phí cùng 15GB để sử dụng
+ Lưu trữ an toàn, khôi phục dữ liệu nhanh chóng: Ondrive là một sản
phẩm của Microsoft nên mọi dữ liệu của người sử dụng thông qua internet sẽ
được truyền tải trực tiếp về máy chủ của Microsoft (Một tập đoàn phần mềm lớn
của Mỹ) Vì vậy khả năng mất dữ liệu của người dùng sẽ được Microsoft được
bảo đảm tuyệt đối
Khả năng phục hồi dữ liệu cũng vô cùng đơn giản, người sử dụng chỉ cần truy cập vào tài khoản của mình trên trang chủ hoặc đăng nhập từ phần mềm sau khi được cài đặt mới lại là dữ liệu sẽ tự đồng được tải trở lại
Các tài khoản truy cập và phục hồi với Ondrive được tạo lập từ Email Outlook của Microsoft vì vậy chỉ có người sử dụng mới có thể truy nhập vào tài khoản của mình
+ Sử dụng khai thác dữ liệu một cách linh hoạt, chính xác: Ondrive
được thiết kế có thể chia sẻ nguồn dữ liệu thông tin từ mọi nơi, ứng dụng có thể cài đặt trên mọi thiết bị làm việc mà người sử dụng có từ máy tính cá nhân, điện thoại thông minh, máy tính bảng, dữ liệu luôn luôn được cập nhật đồng bộ thông qua Internet Vì vậy người sử dụng có thể làm việc hoặc khai thác dữ liệu ở mọi nơi có thể thay vì phải tới nơi làm việc để thực hiện
- Sau khi xác định được giải pháp ứng dụng sẽ áp dụng rà soát, đề suất mua sắm nâng cấp trang thiết bị cần thiết Tiến hành tải và sử dụng ứng dụng trên máy vi tính cá nhân
+ Thao tác tạo lập các thư mục trên vùng làm việc của ứng dụng một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm các dữ liệu cần thiết
Trang 4Giao diện Ondrive trên máy vi tính
+ Đối với những tài liệu mang thông tin có tính chất quan trọng, người sử dụng tạo lập thư mục riêng, dùng thiết bị máy in có chức năng Scan chụp lại những nội dung và lưu trực tiếp trên thư mục đã tạo trong vùng làm việc của Ondrive Dữ liệu sẽ liên tục được cập nhật tự động khi thiết bị có kết nối Internet
Dữ liệu sau khi được Scan lưu trữ trên thư mục của Ondrive
+ Cài đặt và sử dụng trên điện thoại, máy tính bảng để theo dõi và khai thác thông tin dữ liệu linh hoạt mọi lúc mọi nơi mà không cần sử dụng máy vi tính cá nhân
Trang 5Giao diện của Ondrive trên điện thoại
- Hằng ngày sử dụng tài khoản đăng ký để chia sẻ dữ liệu, chuyển giao thông tin, văn bản cho cán bộ, viên chức Trạm Khuyến Nông qua hệ thống Email
- Tích hợp hệ thống phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán sao lưu dữ liệu tập trung Rà soát phân loại các chứng từ liên quan quan trọng tại Bộ phận Kế toán tiến hành Scan và lưu tập trung về vùng làm việc của Ondrive Tạo lập và sắp xếp các thư mục một cách khoa học dễ tìm
- Bước đầu áp dụng có những hiệu quả với bộ phận Kế toán tài chính trong công tác lưu trữ dữ liệu kế toán tại đơn vị Tiếp tục xây dựng quy trình kết hợp sáng kiến cùng các Ứng dụng CNTT đang triển khai tại đơn vị và nhân rộng
ra các bộ phận, lĩnh vực khác tại đơn vị
5.2 Về khả năng áp dụng của sáng kiến:
Sáng kiến đã được Bộ phận kế toán tài chính Trạm Khuyến Nông Phú Bình
áp dụng thực hiện từ ngày 01/02/2017
Sáng kiến đảm bảo tính khoa học, các căn cứ ứng dụng cụ thể, sát thực tiễn, miễn phí cài đặt, dễ thực hiện thao tác sử dụng đối với viên chức, người lao động đang công tác tại Trạm Khuyến Nông Phú Bình
Sáng kiến có khả năng áp dụng và mang lại hiệu quả cao đối với viên chức Trạm Khuyến Nông Phú Bình, có khả năng nhân rộng ra các đơn vị khác.
6 Những thông tin cần được bảo mật:
Trang 6Những số liệu báo cáo, chứng từ chi tiêu nội bộ, thông tin chính trị, an ninh của đơn vị
7 Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến:
Để áp dụng sáng kiến, mang lại hiệu quả cao cần phải đảm bảo các điều kiện, cụ thể như:
- Trang bị bị đủ số lượng máy tính đảm bảo chất lượng, cấu hình để cài đặt
và sử dụng phần mềm
- Kết nối Internet cho 100% các máy tính của cơ quan luôn được liên tục
và ổn định
- Bố trí kinh phí nâng cấp dung lượng cho Ứng dụng khi sử dụng hết dung lượng miễn phí
- Cán bộ, công chức và người lao động phải có kiến thức kĩ năng cơ bản về CNTT: Các kiến thức cơ bản về cấu tạo máy, hệ điều hành thông dụng, sử dụng Internet, biết sử dụng các phần mềm ứng dụng để hỗ trợ hoạt động tổng hợp lưu trữ
dữ liệu được đồng nhất
- Xây dựng kế hoạch và bộ nguyên tắc sử dụng khi thực hiện quá trình lưu trữ khai thác và quản lý dữ liệu Giải pháp ứng dụng Ondrive trong quản lý, lưu
dữ dữ liệu kế toán, đánh giá chất lượng thực hiện hằng năm để kịp thời điều chỉnh những mặt hạn chế phát sinh
8 Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng
sáng kiến theo ý kiến của tác giả:
Việc áp dụng sáng kiến: “Ứng dụng giải pháp OnDrive trong công tác quản lý, lưu trữ dữ liệu kế toán” vào thực tiễn, bước đầu đã đem lại hiệu
quả kinh tế, lợi ích xã hội và từng bước khắc phục được những tồn tại, hạn chế trong việc quản lý, lưu trữ dữ liệu kế toán tại Trạm Khuyến Nông Phú Bình trong những năm vừa qua, cụ thể như sau:
a Về lợi ích kinh tế:
Với 15GB dung lượng được sử dụng miễn phí từ nhà cung cấp, kế toán đơn vị có thể lưu được 150.000 văn bản soạn thảo 7 trang giấy A4 Tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, photo, giấy in, văn phòng phẩm cho đơn vị trong các giao dịch tài chính cũng như trong công tác lưu trữ dữ liệu kế toán so với phương pháp in giấy Số liệu đối chiếu kinh phí sử dụng cho văn phòng phẩm, in ấn photo qua kho bạc tại Trạm Khuyến Nông Phú Bình cho thấy hiệu quả tiết kiệm chi phí từ sáng kiến này sau khi được áp dụng tại tháng 11 năm 2017 và số liệu cùng kỳ năm 2018 thể hiện như sau:
Trang 72 Chi phí vật tư văn phòng 14.382.000 14.793.000 -411.000
3 Chi phí in ấn, photo tài liệu 10.428.000 1.261.000 9.167.000
Việc ứng dụng giải pháp lưu trữ trực tuyến vào công việc đã góp phần cải thiện thời gian xử lý công việc của kế toán đơn vị, việc tiếp cận các nguồn dữ liệu của kế toán linh hoạt hơn trước rất nhiều nếu như trước đây khi giao dịch tại kho bạc kiểm soát yêu cầu những chứng từ dữ liệu làm căn cứ chi thì kế toán đơn vị phải quay về đơn vị tìm kiếm và bổ sung nhưng với kế toán đã sử dụng giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến Ondrive kế toán chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh để tìm kiếm dữ liệu giải trình với kiểm soát chi hoặc dùng điện thoại kết nối với thiết bị in gần nhất để in dữ liệu bổ sung ngay lập tức từ đó mà quá trình giao dịch tài chính của kế toán được tiết kiệm rất nhiều bởi thời gian đi lại tìm kiếm và bổ sung chứng từ Trong tương lai, nếu chữ ký số được châp nhận trong thanh quyết toán qua kho bạc Ondrive sẽ giúp cho kế toán xử lý chứng từ ngay tại kho bạc mà không cần về đơn vị
Với khả năng lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, không chịu ảnh hưởng của các yếu tố như cháy nổ, hỏng hóc thiết bị lưu trữ dữ liệu vì vậy đơn vị sẽ tiết kiệm thêm kinh phí đầu tư mua sắm thiết bị lưu trữ đắt tiền hay cắt cử người trong coi, cùng các chi phí dành cho lưu trữ dữ liệu dự phòng và các chi phí phát sinh khác
Giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến và khai thác quản lý dữ liệu kế toán trên Ondrive sẽ giúp kế toán chủ động trong mọi trường hợp mà gần như không cần sử dụng đến chứng từ gốc làm căn cứ thanh quyết toán trong giao dịch tài chính giúp cho kế toán tránh được vấn đề bị lẫn hay mất chứng từ gốc trong quá trình khai thác truy xuất
b Về lợi ích xã hội:
Việc nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lý, điều hành của Văn phòng HĐND&UBND huyện ngày càng cao hơn;
Dữ liệu kế toán được lưu trữ tập trung tại một nơi, việc quản lý tìm kiếm
dữ liệu kế toán trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn giúp cho kế toán có nguồn thông tin cần thiết xử lý kịp thời tiết kiệm được thời gian, kinh phí, giải quyết các công việc với tổ chức và công dân hiệu quả hơn
Việc ứng dụng giải pháp Ondrive trong lưu trữ quản lý dữ liệu kế toán không chỉ là công cụ giúp cho việc quản lý lưu trữ dữ liệu kế toán bớt đi phần vất vả, khoa học hơn mà nó còn góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm và từng bước xây dựng
Trang 8tính chuyên nghiệp cho đội ngũ cán bộ viên chức tại Trạm Khuyến Nông Phú Bình trong giải quyết các công việc được nhanh hơn, hiệu quả hơn
Việc ứng dụng lưu trữ dữ liệu trực tuyến Ondrive kết hợp cùng các ứng dụng quản lý văn bản hiện hành giúp cho các cơ quan, đơn vị địa phương trao đổi, xử lý công việc nhanh hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm được cả
về thời gian, chi phí nhân công, chi phí quản lý Đặc biệt là trong điều kiện Đảng, Nhà nước ta đang quyết liệt chỉ đạo các giải pháp để tinh giản biên chế; cải cách thủ tục hành chính; phòng hống tham nhũng…
9 Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có):
Số
TT
Tên tổ chức/cá
nhân
dụng sáng kiến
1 Bộ phận Kế toán tài
chính tại Trạm Khuyến
Nông Phú Bình
Trạm Khuyến Nông Phú Bình
Ứng dụng giải pháp Ondrive trong quản lý, lưu trữ dữ liệu kế toán
Tôi (chúng tôi) xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật
Phú Bình, ngày tháng năm
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên và đóng dấu)
Phú Bình, ngày tháng
năm
Người nộp đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Dương Minh Trung
UBND HUYỆN PHÚ BÌNH
HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 9
PHIẾU CHẤM ĐIỂM SÁNG KIẾN
Tên sáng kiến:
Tác giả sáng kiến:
Đồng tác giả sáng kiến
Địa chỉ/đơn vị công tác của tác giả sáng kiến:
Tiêu chí xét cho điểm Số điểm chấm 1 Sáng kiến có tính mới (điểm tối đa là 30 ) - Nếu giải pháp chưa được công bố ở tỉnh (hoặc cơ sở-trường hợp chấm ở HĐSK cơ sở) dưới hình thức sử dụng hoặc mô tả trong các nguồn thông tin kỹ thuật đã được phổ biến, tối đa 30 điểm Hoặc: - Nếu giải pháp tương tự như giải pháp đã được mô tả trong các nguồn thông tin đã có ở tỉnh (hoặc cơ sở-trường hợp chấm ở HĐSK cơ sở), nhưng được áp dụng trong phạm vi của tỉnh (hoặc cơ sở-trường hợp chấm ở HĐSK cơ sở) và có cải tiến so với giải pháp đã có, tối đa 20 điểm 2 Quy mô áp dụng của sáng kiến (điểm tối đa là 40) - Nếu giải pháp đó được áp dụng trong thực tế với quy mô trong tỉnh, có khả năng áp dụng rộng rãi, tối đa 40 điểm Hoặc: - Nếu giải pháp đó được áp dụng trong thực tế với quy mô tại cơ sở, có khả năng áp dụng rộng rãi ở tỉnh, tối đa 30 điểm Hoặc: - Nếu giải pháp đó được sản xuất thử nghiệm, có khả năng áp dụng trong thực tế, hoặc giải pháp đó được áp dụng trong thực tế với quy mô tại cơ sở, tối đa 10 điểm. 3 Sáng kiến được áp dụng mang lợi ích thiết thực (điểm tối đa là 30). - Hiệu quả kinh tế: + So sánh các chỉ tiêu tiết kiệm đạt được trên cơ sở kết quả thử nghiệm, áp dụng thử các giải pháp đề nghị xét công nhận sáng kiến với giải pháp đã biết (đã có), tối đa 10 điểm + Phân tích, đánh giá những lợi thế có thể đạt được khi áp dụng giải pháp đề nghị xét công nhận sáng kiến vào thực tiễn đời sống, sản xuất, tối đa 10 điểm. - Hiệu quả xã hội, môi trường: Nâng cao điều kiện an toàn lao động, điều kiện công tác; hoặc góp phần nâng cao hiệu quả bảo vệ an toàn cơ quan, tài liệu, tài sản; hoặc cải thiện điều kiện sống, làm việc; hoặc bảo vệ sức khỏe con người; nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn; tạo môi trường vui chơi, giải trí lành mạnh giúp con người phát triển thể chất và trí tuệ hoặc góp phần tiết kiệm tài nguyên, góp phần phòng, chống thiên tai, hoặc góp phần cải tạo, bảo vệ môi trường …, tối đa 10 điểm. Tổng cộng: Phú Bình, ngày tháng năm
Người chấm điểm
(Ký, ghi rõ họ, tên)