Báo cáo hiện trạng về ứng dụng công nghệ thông tin của sở kế hoạch và đầu tư hải phòng

LỜI NÓI ĐẦUỨng dụng công nghệ thông tin CNTT trong quản lý hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước

Đề Tài: Báo cáo hiện trạng về ứng dụng công nghệ thông tin của Sở

Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng Hãy lập một kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng trong giai đoạn 3 năm (2013-2015)

Bài làm: Xây dựng, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng giai đoạn 2013-2015

Nội dung trình bầy LỜI NÓI ĐẦU

I GIỚI THIỆU VỀ SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HẢI PHÒNG

II THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

III PHÂN TÍCH SWOT (LIÊN QUAN ĐẾN CNTT, HTTT, TMĐT)

IV SO SÁNH (VỚI ĐỐI THỦ CẠNH TRANH)

V PHÂN TÍCH RÚT KINH NGHIỆM, BÀI HỌC TỪ CÁC CƠ QUAN KHÁC

VI TÌM HIỂU GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CNTT TRONG NGÀNH VII CHIẾN LƯỢC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA

CƠ QUAN

VIII KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI NÓI ĐẦU

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch

Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư Do những đặc điểm trên, để thực hiện tốt nhiệm vụ thì việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành của Sở là rất quan trọng và cần thiết Sau đây, tôi

xin được báo cáo thực trạng hoạt động và đề xuất chiến lược ứng dụng

công nghệ thông tin tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng.

I GIỚI THIỆU VỀ SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HẢI PHÒNG

1 Vị trí và chức năng

Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư, gồm:

+ Tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội;

+ Tổ chức thực hiện và đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh

tế-xã hội trên địa bàn thành phố;

+ Đầu tư trong nước và nước ngoài ở thành phố; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), nguồn viện trợ phi chính phủ;

+ Đầu thầu, đăng ký kinh doanh trong phạm vi thành phố;

+ Tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân;

+ Tổ chức các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật

2 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin

Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân thành phố về lĩnh vực kinh tế và xã hội, lượng thông tin được Sở Kế hoạch và Đầu tư sử dụng

và xử lý là rất thường xuyên và rất lớn Tuy nhiên, tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước tại Sở còn nhiều bất cập Hiện tại, chỉ

có phòng Đăng ký kinh doanh hệ thống cơ sở dữ liệu riêng kết nối với Hệ thống cơ sở dữ liệu đăng ký kinh doanh quốc gia và dùng riêng một đường truyền Các phòng chuyên môn còn lại vẫn quản lý tài liệu bằng phần mềm Word và Execl, chưa có phần mềm tra cứu chung do đó chưa có hệ thống cung cấp thông tin nội bộ Việc khai thác và thu thập thông tin từ các Sở, ban ngành và quận huyện trong thành phố được thực hiện chủ yếu qua đường công văn Chính vì sự chậm chễ và không chuyên nghiệp trong khâu quản lý, thu thập và xử lý thông tin dẫn đến các báo cáo kinh tế xã hội của Sở đôi khi còn bị chậm, chưa phản ánh kịp thời tình hình kinh tế xã hội của Thành phố Điều quan trọng là phải xây dựng một cơ sở dữ liệu thống nhất giữa các phòng ban trong Sở và giữa Sở với các ban ngành và quận huyện để thông tin

có thể chính xác và nhanh nhất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước

II THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1 Cơ sở vật chất hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan

Hiện có Sở đang sử dụng mạng LAN cục bộ dùng chung cho các phòng ban trong Sở Một số phòng có mạng diện rộng (WAN) kết nối với CSDL chuyên ngành như Phòng Đăng ký kinh doanh

Về phần cứng: hiện tại có 2 máy chủ, máy trạm Mỗi cán bộ công nhân viên đều được trang bị máy để bàn, máy in, máy scan Toàn Sở có 01 mạng không dây Một số phòng do yêu cầu chuyên môn nên được trang bị thêm máy tính xách tay

2 Nhận thức, trình độ, ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ

công chức

- Trình độ: có một số cán bộ công chức được đào tạo chuyên ngành CNTT (cao học, đại học) Hầu hết cán bộ công chức cơ quan được đào tạo CNTT văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng

- Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin, lãnh đạo Sở luôn quan tâm, chỉ đạo sát sao đối với việc triển khai ứng dụng công nghệ nhằm đổi mới tác phong, lề lối làm việc; tin tưởng về tính hiệu quả của công nghệ thông tin

- Chỉ đạo việc triển khai, gương mẫu, đi đầu trong ứng dụng công nghệ mới

- Nhận thức về sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công việc chuyên môn đã có chuyển biến, góp phần cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công việc

3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc:

- Về hệ thống phần mềm phục vụ quản lý và xử lý thông tin: Năm

2011, Sở được Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng cho phép thử nghiệm triển khai việc sử dụng phần mềm eoffice trong việc trao đổi và xử lý thông tin giữa các phòng ban trong Sở Sau khoảng 3 tháng triển khai thử nghiệm, phần mềm gặp trục trặc và đến nay vẫn chưa được vận hành trở lại

- Việc vào sổ công văn đến chủ yếu là do văn thư tự nhập dữ liệu, không có file tài liệu đính kèm; công văn đến cập nhật không đầy đủ và chủ yếu bằng văn bản giấy

- Tình trạng chỉ quan tâm đến văn bản giấy, không đọc văn bản điện tử gửi trước đó, một số CBCC chưa sử dụng thường xuyên việc gửi nhận văn bản trên mạng

- Chưa áp dụng các phần mềm trong quản lý như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý thông tin nội bộ…

4 Đánh giá thực trạng về xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu

- Hệ cơ sở dữ liệu dùng chung trong nội bộ cơ quan chưa được hình thành

- Các loại tài liệu thực hiện nghị quyết, chỉ thị của trung ương, thành phố còn trong tình trạng rời rạc, chủ yếu do cá nhân cán bộ công chức quản lý

- Tài liệu chưa được quản lý trên mạng máy tính để trở thành cơ sở dữ liệu dùng cho hoạt động của cơ quan nhất là hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ lãnh đạo

III PHÂN TÍCH SWOT (LIÊN QUAN ĐẾN CNTT, HTTT, TMĐT)

Điểm mạnh

- Ban giám đốc Sở ý thức được tầm

quan trọng của công nghệ thông tin

nên đã đầu tư trang bị cho 100% cán

bộ, công chức của Ban hệ thống máy

vi tính

- Đội ngũ cán bộ, công chức sử dụng

thành thạo các chương trình cơ bản

trên máy vi tính đáp ứng được nhiệm

vụ chuyên môn

Điểm yếu

- Lãnh đạo rất bận công tác chuyên môn, không có thời gian quan tâm nhiều đến công nghệ thông tin

- Các văn bản tham mưu duyệt trên giấy, tốn kém về in ấn và chỉnh sửa nhiều lần

- Thiếu tầm nhìn chiến lược cho kế hoạch phát triển công nghệ thông tin lâu dài

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin

điện tử đã giúp cho cơ quan soạn

thảo, chế bản, trình duyệt, phát hành,

lưu trữ được thuận tiện, chính xác

- Ứng dụng công nghệ thông tin không được đánh giá, rút kinh nghiệm kịp thời

Cơ hội

- Công nghệ thông tin giúp chúng ta

có tầm nhìn rộng hơn

- Giúp cán bộ công chức có hiểu biết

và luôn được cập nhật, trau dồi kiến

thức

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác quản lý, công tác chuyên

môn; đáp ứng được yêu cầu chuẩn

hóa công tác cán bộ và hội nhập trong

tình hình mới

- Cập nhật tin tức kịp thời và kết nối

nhanh chóng bảo đảm chính xác Lưu

trữ các văn bản có hệ thống và tìm

kiếm, tra cứu hàng ngày khi cần được

thuận tiện

Thách thức

- Nâng cấp thường xuyên hệ thống máy tính, mạng, hệ thống công nghệ phù hợp với sự phát triển chung của

xã hội và bảo trì, bảo dưỡng định kỳ

- Cán bộ không được ứng dụng công nghệ thông tin, rất khó để hoàn thành nhiệm vụ

- Bảo vệ giữ liệu và an ninh mạng là

một thách thức rất lớn đối với Sở Kế

hoạch và Đầu tư, vì không có bộ phận chuyên trách mạng riêng

IV SO SÁNH (VỚI ĐỐI THỦ CẠNH TRANH)

- Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng là cơ quan hành chính sự nghiệp, việc cạnh tranh với các đối thủ khác hầu như không có; đây là sự khác biệt với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh

- Cán bộ công chức được học tập, ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đã đem lại kết quả rõ rệt: đáp ứng được số lượng, chất lượng công việc, tiến độ thời gian, đảm bảo nhanh và chính xác cao

- Góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị, kinh tế- xã hội của thành phố

V PHÂN TÍCH RÚT KINH NGHIỆM, BÀI HỌC TỪ CÁC CƠ QUAN KHÁC

- Các cơ quan nhà nước đã có nhận thức rõ nét hơn và đã có chiến lược đầu tư vào phát triển về công nghệ thông tin phù hợp với điều kiện thực tế ở mỗi cơ quan, đơn vị

- Một số cơ quan nhà nước có chức năng chuyên môn đặc thù có số cán

bộ công chức độ tuổi trung bình cao, việc ứng dụng công nghệ thông tin có phần hạn chế

- Công nghệ thông tin đã tạo ra một cuộc cách mạng mới cho đội ngũ cán bộ công chức; đã kết nối nhanh nhất trong việc tìm kiếm thông tin trong nước và quốc tế; bảo đảm mật vụ thông tin trong hệ thống Áp dụng internet

là một bước đột phá trong công tác đào tạo cán bộ hiện nay, để họ có nhiều cơ hội được học tập, ứng dụng, hòa nhập với sự phát triển của văn minh nhân loại

- Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý giúp lãnh đạo điều hành công việc tốt hơn; đặc biệt, trong việc tra cứu, nhận gửi dữ liệu hàng ngày thuận tiện; giúp lãnh đạo tham gia các hội thảo, họp trực tuyến trong hệ thống không mất nhiều thời gian đi lại

VI TÌM HIỂU GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CNTT TRONG NGÀNH

- Do đặc thù ngành KHĐT chưa có một cơ sở dữ liệu thống nhất chung trong toàn ngành, cho mọi lĩnh vực trong ngành nên việc triển khai một phần mềm ứng dụng CNTT dùng chung, duy nhất cho Sở KHĐT là rất khó khăn Hiện tại mới chỉ có eOffice đang trong giai đoạn hoàn thiện để quản lý công văn đi đến Một số phòng đang dùng phần mềm chuyên ngành để kết nối với

cơ sở dữ liệu theo ngành dọc như Phòng Đăng ký kinh doanh, do vậy tồn tại việc một phòng có nhiều mạng và kết nối nhiều CSDL khác nhau

- Cán bộ, công chức cơ bản sử dụng chương trình phần mềm soạn thảo văn bản MSWord, gửi nhận văn bản qua thư điện tử nội bộ Lotus Notes; tiến

tới cần kết nối mạng internet trên diện rộng và quản lý vận hành một số phần mềm chuyên ngành

Ứng dụng phần mềm Lotus Notes chưa đồng bộ Các qui trình cập nhật quản lý, lưu trữ trên mạng chưa được tin học hoá một cách đúng nghĩa Còn thiếu các phần mềm về ứng dụng trong công tác quản lý chính sách, đào tạo bồi dưỡng quản lý cán bộ

VII CHIẾN LƯỢC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA

CƠ QUAN

1 Xây dựng Hệ thống cơ sở dữ liệu

- Hoàn thiện việc kết nối cơ sở dữ liệu về công tác đăng ký kinh doanh với Bộ Kê hoạch và Đầu tư và các phòng tài chính kế hoạch ở các quận huyện

- Cơ sở dữ liệu quản lý cán bộ công chức

- Phần mềm quản trị Văn phòng (Văn thư lưu trữ, Tài chính – Kế toán, quản lý văn phòng phẩm )

- Cơ sở dữ liệu về dự án đầu tư nước ngoài được kết nối với Cục Đầu

tư nước ngoài

- Cơ sở dữ liệu quản lý nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

- Hệ thống quản lý dự án đầu tư, bao gồm cả việc đăng ký trực tuyến)

- Cơ sở dữ liệu về các dự án ODA đươc kết nối vối Bộ Kế hoạch và Đầu tư

2 Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ

Gồm các thông tin thường xuyên: bản tin, báo cáo, điểm văn bản Cập

nhật chính xác; bảo đảm mật vụ; chỉ sử dụng mạng LAN phục vụ công việc

* Triển khai và cập nhật các cơ sở dữ liệu chuyên ngành: Tiếp nhận

phần mềm, triển khai tập huấn, lắp đặt, nhập dữ liệu Cài đặt phần mềm, cập nhật phải đảm bảo an toàn và tích hợp được vào hệ thống mạng, hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu hiện có

VIII KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ

1 Mục tiêu chung đến năm 2015

* Mục tiêu giai đoạn 2013-2015: Phấn đấu đảm bảo 90% các thông tin

chỉ đạo, điều hành của Sở được đưa lên cổng thông tin điện tử, 100% cán bộ, công chức sử dụng thư điện tử phục vụ cho công việc, giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, thực hiện việc lưu chuyển văn bản trên môi trường mạng đạt trên 80%, tỷ lệ sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý văn bản và điều hành đạt từ 90% trở lên, trao đổi thông tin liên lạc chủ yếu bằng hình thức: thư điện

tử, mạng nội bộ, mạng internet, điện thoại, fax

* Khai thác và sử dụng hiệu quả cổng thông tin điện tử thành phần; đưa các phần mềm ứng dụng, dùng chung vào sử dụng trong các lĩnh vực hoạt động của Sở; nâng cao kiến thức, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức để nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác; cung cấp các dịch vụ hành chính công trên cổng thông tin điện tử thành phần; tổ chức tiếp nhận ý kiến góp ý trên môi trường mạng, tổ chức đối thoại trực tuyến, chuyên mục hỏi đáp trực tuyến phục vụ các tổ chức, công dân

2 Nội dụng – giải pháp thực hiện

2.1 Nội dung :

2.1.1 Nâng cấp trang thiết bị và hạ tầng

Triển khai nâng cấp hệ thống máy tính và các thiết bị liên quan đảm bảo điều kiện cần thiết cho cán bộ, công chức và nhân viên của Sở thực hiện nhiệm vụ công tác

Nâng cấp, khai thác và sử dụng hiệu quả hệ thống mạng nội bộ, tăng cường các biện pháp đảm bảo an ninh mạng, sử dụng hiệu quả cổng thông tin điện tử thành phần để phục vụ cho các tổ chức, công dân

2.1.2 Nâng cao năng lực quản lý, điều hành

Tiếp tục hoàn thiện các quy trình, thủ tục giải quyết công việc; nâng cao chất lượng, hiệu quả việc sử dụng hệ thống thư điện tử, tăng cường việc

sử dụng tài liệu, văn bản điện tử trên môi trường mạng, giảm việc sử dụng tài liệu, văn bản giấy không cần thiết trong quá trình thực hiện công việc

Duy trì, nâng cấp hệ thống phần mềm hiện có, phối hợp với các đơn vị

có chức năng triển khai xây dựng phần mềm một cửa điện tử và các phần mềm ứng dụng khác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác

2.1 3 Phục vụ tổ chức, công dân

Triển khai 100% dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng mức

độ 2, từng bước triển khai cung cấp các dịch vụ hành chính công trực tuyến mức độ 3, nghiên cứu, phát triển dịch vụ hành chính công mức độ 4, ưu tiên các thủ tục : cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư

2.1.4 Xây dựng lực lượng chuyên trách công nghệ thông tin :

Sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ phận chuyên trách công nghệ thông tin ; ban hành các quy chế, quy đinh, xây dựng các mô hình hoạt động, thực hiện các chế độ ưu đãi đối với đội ngũ chuyên trách công nghệ thông tin ; phối hợp, tổ chức các khoá đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức làm chuyên trách đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ giai đoạn 2011-2015, sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo

2.1.5 Bồi dưỡng kiến thức về ứng dụng công nghệ thông tin

Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các lớp bồi dưỡng về kiến thức công nghệ thông tin, đảm bảo 100% cán bộ, công chức, viên chức được tham gia bồi dưỡng, tập huấn các kiến thức cơ bản và thao tác trên các phần mềm liên quan khi đưa vào ứng dụng phục vụ công tác

2.2 Giải pháp thực hiện

2.2.1 Về nâng cấp trang thiết bị và hạ tầng thông tin và truyền thông

Kiểm định chặt chẽ, nghiêm ngặt trong quá trình đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, đảm bảo độ ổn định, khả năng khắc phục sự cố, khả năng mở rộng hệ thống phục vụ lâu dài cho mục tiêu phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin ; triển khai thực hiện các giải pháp phần mềm, giải pháp trên hệ thống mạng nội bộ, mạng internet để tiết kiệm thời gian và kinh phí