1.1- Về cơ sở vật chất, kỹ thuậtHiện nay hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê đã được xây dựng và đưa vào sử dụng cơ bản đồng bộ, hiện đã kết
Trang 1Báo cáo hiện trạng và kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành hoạt động của Đảng uỷ - Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng.
I- CƠ SỞ THỰC TIỄN
Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT-TT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin Tốc độ phát triển vũ bão của công nghệ làm cho việc luân chuyển thông tin trở nên cực kỳ nhanh chóng và vai trò của thông tin ngày càng trở nên quan trọng Những khả năng mới và ưu việt này của CNTT-TT đã nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học tập, cách tư duy và quan trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người Chính do tốc độ tăng trưởng
và đặc điểm của CNTT-TT đã có tác động to lớn và toàn diện đến mọi mặt của đời sống, và hiển nhiên cũng tác động mạnh mẽ trực tiếp tới hoạt động của các cơ quan đơn vị Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay đã được triển khai rộng rãi trong các cơ quan đơn vị, trong đó có cơ quan Đảng Để thích ứng với quá trình trao đổi cập nhật thông tin kịp thời phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm
vụ của các cấp uỷ đảng, việc ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của cơ quan Đảng, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch
Ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan đảng là điều kiện nhằm góp phần thay đổi phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc, tạo lập một phong cách làm việc khoa học, phát huy khả năng năng lực của cán bộ trong việc giải quyết các công việc nhanh gọn, chính xác, kịp thời, hiệu quả
Trang 2Thực tiễn đã chứng minh, ứng dụng CNTT giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và tính khả thi trong quá trình giải quyết công việc, giảm bớt tình trạng văn bản giấy tờ và các khâu trung gian, xác định rõ trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, giúp cho công tác phối hợp tham mưu nhịp nhàng hơn, giảm thời gian phải trao đổi trực tiếp, tạo được cơ chế theo dõi giám sát tiến trình thực hiện công việc cụ thể kịp thời, giúp kết nối trao đổi thông tin nhiều người mà không phải tổ chức họp tốn thời gian và tiết kiệm được chi phí nhất định
Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng có diện tích 1,76km2, với 15.576 nhân khẩu được chi thành 32 tổ dân phố Hiện nay trên địa bàn phường đang thực hiện nhiều dự án trọng điểm của Thành phố và Quận, có nhiều hạng mục công trình đã đưa vào khai thác, sử dụng như tuyến đường Lê Hồng Phong, khu tái định cư lô 22, 26, 27 … và một số hạng mục khác Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khu vực nằm trong vùng quy hoạch hoặc đã kiểm kê nhưng cấp có thẩm quyền vẫn chưa giải quyết triệt để như lên phương án bồi thường,
hỗ trợ và tái định cư gây nhiều bức xúc cho nhân dân, còn nhiều đơn thư, khiếu kiện vượt cấp, kéo dài chưa được giải quyết dứt điểm Thực hiện Nghị quyết của Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận trong thời gian gần đây, Đảng và chính quyền địa phương đã xây dựng chương trình, kế hoạch bàn các giải pháp, biện pháp đồng bộ nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế trong quản lý điều hành kiểu truyền thống (chủ nghĩa kinh nghiệm) bằng việc thay đổi tư duy, cách điều hành trên hệ thống điều hành tác nghiệp mạng Internet để thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao
Vì vậy việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành hoạt động trong các tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nói riêng là hết sức cần thiết
II- THỰC TRẠNG
Trang 31.1- Về cơ sở vật chất, kỹ thuật
Hiện nay hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê đã được xây dựng và đưa vào sử dụng cơ bản đồng bộ, hiện đã kết nối mạng với Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận, các cơ quan chuyên môn của Quận và 13 phường Uỷ ban nhân dân phường đã được trang bị : 01 máy chủ, 10 máy trạm, 05 máy in, 2 máy quét Để nâng tốc độ đường truyền, phường đã được kết nối mạng thông tin diện rộng của Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận qua đường truyền Mega WAN tốc độ 128 Kbps Tính đến nay, về cơ bản cơ sở vật chất đã đảm bảo được yêu cầu công tác và hoạt động nối mạng giữa phường và các cơ quan chuyên môn của quận, các bộ phận chuyên môn của phường
- Hạ tầng công nghệ thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường đã được xây dựng, bước đầu đáp ứng được chủ trương triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn Quận
- Hiện trạng hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của phường đã được triển khai, sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp trong các phòng, ban chuyên môn của quận, các bộ phận chuyên môn của phường (như: thư tín điện tử, gửi nhận văn bản, xử lý công văn, quản lý đơn thư khiếu tố, chương trình công tác, thông tin phục vụ lãnh đạo, tài liệu lưu trữ, phần mềm tài chính kế toán, điều hành tác nghiệp liên thông quận phường xác nhận hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất, hồ sơ xin cấp phép xây dựng)
1.2- Về đào tạo, bồi dưỡng và khai thác, sử dụng mạng máy tính
Công tác đào tạo và bồi dưỡng tin học văn phòng và tập huấn tin học cho các đồng chí lãnh đạo Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận và cán bộ, chuyên viên
cơ quan của Quận, Bí thư, Chủ tịch, các Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân, Thường
Trang 4trực Đảng uỷ, cán bộ chuyên môn của phường đã được tổ chức thường xuyên từ năm 2005 đến nay Nội dung đào tạo gồm: tin học cơ bản, sử dụng, khai thác mạng thông tin của Thành phố, của Quận triển khai các phần mềm xử lý công văn, xây dựng cập nhật hồ sơ hội nghị, hồ sơ đại hội, cập nhật, khai thác tài liệu lưu trữ, công báo, lịch công tác, quản lý đơn thư, các phần mềm phục vụ công tác tài chính ngân sách, điều hành tác nghiệp liên thông quận phường
Việc đào tạo đã mang lại những kết quả tích cực Về việc gửi- nhận văn bản giữa Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận và Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường
đã đi vào nền nếp; đồng thời đã tiến hành sử dụng chương trình xử lý công văn, tiến hành cập nhật số công văn đi- đến và gửi- nhận văn bản khá đầy đủ
1.3- Kết quả ứng dụng trong cơ quan Quận ủy, Uỷ ban nhân dân quận và tại Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường.
Công tác cập nhật tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng hướng dẫn của Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Bên cạnh đó còn tiến hành phân loại hồ sơ hội nghị, hồ sơ Đại hội, in mục lục hồ sơ, sử dụng máy quét và phần mềm nhận dạng văn bản tiếng Việt Điều này đã giúp đẩy nhanh công tác cập nhật tài liệu lưu trữ của cấp uỷ đảng và chính quyền địa phương
Việc trao đổi thông tin trên mạng đã được hầu hết cán bộ, công chức của phường sử dụng cơ bản thành thạo máy tính phục vụ công tác Việc sử dụng hộp thư điện tử đã trở thành thói quen và đây là công cụ đắc lực giúp các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức trao đổi thông tin, tài liệu công tác hàng ngày trong
hệ thống mạng của Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận cũng như Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường
Công tác biên tập, tổng hợp thông tin, trình chiếu hội thảo, giao ban, ghi biên bản tại các Hội nghị được thực hiện trực tiếp trên máy tính đã thực sự đổi
Trang 5mới phong cách làm việc trong công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của cấp uỷ và chính quyền địa phương
Việc khai thác Internet phục vụ cho công tác chuyên môn của các đồng chí lãnh đạo, công chức được thực hiện khá thường xuyên (sử dụng máy tính xách tay qua mạng không dây)
1.4- Đối với việc phát triển kinh tế - xã hội
Trong những năm qua, việc ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong quản lý điều hành đã góp phần không nhỏ trong việc phát triển kinh tế - xã hội của phường; hệ thống chính trị luôn được củng cố vững chắc, vai trò lãnh đạo của tổ chức cơ sở đảng, điều hành của chính quyền và sự phối kết hợp giữa các đoàn thể nhân dân được phát huy tốt; tiềm năng, lợi thế cho đầu tư phát triển quận rất phong phú với nhiều dự án lớn, trọng điểm đang được triển khai, bộ mặt đô thị đang được chỉnh trang hàng ngày tạo ra một diện mạo mới cho vị thế của một phường đang trong quá trình đô thị hoá
2 Hạn chế và nguyên nhân:
* Hạn chế
- Các tiện tích của hệ thống mạng Lotus Note chưa được khai thác triệt để như cập nhật lịch công tác của đơn vị, cũng như lịch công tác, điều hành của lãnh đạo, phân công, phân việc, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến độ công việc trên mạng nội bộ còn hạn chế
- Quy trình xử lý văn bản qua mạng đôi lúc chưa được triệt để áp dụng tại một số bộ phận
- Công tác xử lý văn bản đi, đến qua mạng vẫn còn một số bộ phận chưa quan tâm duy trì thực hiện tốt, chưa thường xuyên
Trang 6- Việc khai thác, cập nhật thông tin, cơ sở dữ liệu cho các phần mềm ở một số bộ phận còn hạn chế
* Nguyên nhân:
- Nhận thức và trách nhiệm của một số cán bộ công chức tại các bộ phận còn hạn chế, chưa thấy rõ sự cần thiết của công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
- Các văn bản quy định, quy chế chậm được bổ sung, ban hành để phù hợp với thực tiễn tại cơ sở
- Một số phần mềm được triển khai, song còn nhiều lỗi và chậm được khắc phục sửa chữa
- Đội ngũ cán bộ, công chức các bộ phận chuyên môn còn hạn chế trong
xử lý các sự cố kỹ thuật, cơ sở vật chất còn khó khăn, đội ngũ cán bộ chưa ổn định, nên đã ảnh hưởng đến hiệu quả trong công tác lãnh đạo, quản lý và tổ chức thực hiện mạng thông tin diện rộng
III- MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
1- Mục tiêu
- Từng bước hoàn thiện hệ thống kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động và bảo đảm hạ tầng kết nối các hệ thống thông tin có quy mô toàn quận, phường theo mô hình thống nhất của Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận, đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường và các đoàn thể chính trị
- Xây dựng các hệ thống thông tin nền tảng quy mô toàn quận, phường nhằm tạo môi trường làm việc điện tử giữa Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận và Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường Trong đó, 100% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa phường và quận, các cơ quan chuyên môn được trao đổi hoàn
Trang 7toàn trên mạng; bảo đảm 100% các cuộc họp, Hội nghị của phường được ứng dụng công nghệ thông tin
- Bảo đảm việc ứng dụng công nghệ thông tin của Quận uỷ, Uỷ ban nhân dân quận, Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường và các đoàn thể chính trị được thực hiện hiệu quả, đồng bộ và thống nhất theo quy định của quận và thành phố
- Ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong công tác chỉ đạo điều hành góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý và đổi mới phong cách làm việc
2- Giải pháp thực hiện
2.1- Giải pháp về tổ chức nhân sự
- Đồng chí Bí thư Đảng uỷ trực tiếp chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường Văn phòng là cơ quan thường trực giúp Bí thư trong việc chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường
- Các ngành đoàn thể, các bộ phận chuyên môn trực tiếp thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của đơn vị, bộ phận mình, gắn kết chặt chẽ với quá trình cải cách hành chính
2.2- Giải pháp về tuyên truyền
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến sâu rộng về ứng dụng CNTT nhằm tạo chuyển biến mạnh mẽ từ nhận thức thành hành động trong từng cán bộ công chức viên chức; tạo phong cách làm việc dựa trên văn bản, tài liệu điện tử trên môi trường mạng
2.3- Giải pháp về đầu tư các điều kiện cơ sở vật chất
Trang 8- Chủ động trong việc xây dựng kế hoạch, đề án thực hiện và vận hành kỹ thuật trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường và các đoàn thể chính trị, các bộ phận chuyên môn
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phường và các đoàn thể chính trị, các bộ phận chuyên môn Thực hiện đầu tư có trọng tâm, trọng điểm, có tính thừa kế, trong
đó chú trọng đầu tư các hệ thống có tính mở, khả năng nâng cấp, mở rộng cao
- Phối hợp với Trung tâm CNTT Văn phòng Thành uỷ thiết lập, cài đặt các phần mềm diệt virut cho hệ thống mạng của Quận, phường và các máy trạm của hệ thống, bảo trì hệ thống và thường xuyên nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật (máy chủ, máy trạm, thiết bị ngoại vi )
- Đầu tư, xây dựng lại phòng làm việc tại các bộ phận chuyên môn, Văn phòng Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường một bộ máy vi tính riêng biệt để kết nối mạng Internet, giúp cho việc khai thác thông tin phục vụ các nhiệm vụ công tác của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ công chức trong cơ quan
(Nguồn kinh phí thực hiện: trích từ nguồn chi thường xuyên của phường).
2.4- Về đào tạo, hướng dẫn sử dụng và thực hiện khai thác các ứng dụng trên mạng diện rộng của Thành phố, quận
- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó chú trọng công tác tập huấn cho cán bộ, công chức trong các cơ quan đảng, chính quyền thực hiện quy trình xử lý văn bản trên mạng, sử dụng phần mềm kế toán, điều hành tác nghiệp, liên thông quận phường
- Tiếp tục đẩy mạnh sử dụng hệ thống thư điện tử, phần mềm xử lý công văn trong công việc; cụ thể hoá các bước, quy trình xử lý văn bản trên mạng
Lotus Note cho các ban ngành đoàn thể và các bộ phận chuyên môn; nghiên cứu
Trang 9ban hành văn bản hoá các hướng dẫn, quy trình lý văn bản trên môi trường mạng Khai thác, sử dụng hiệu quả các tiện ích, ứng dụng trên hệ thống mạng Lotus Note như: cập nhật lịch làm việc của các đơn vị, lãnh đạo và chuyên viên, quản lý đơn thư, thông tin phục vụ lãnh đạo, báo cáo thống kê các văn bản đi, đến,…
- Đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm dùng chung, phần mềm chuyên ngành của các đơn vị ở tất cả các lĩnh vực; ứng dụng các chương trình, phần mềm phục vụ công tác quản lý văn bản, hồ sơ công việc và điều hành
- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn của quận thực hiện tốt điều hành tác nghiệp trên hệ thống mạng kết nối liên thông Đồng thời, đảm bảo hoạt động chỉ đạo điều hành của Quận, phường tiết kiệm, hiệu quả trong công tác chỉ đạo, điều hành, hội họp
2.5- Thực hiện việc kết nối mạng nội bộ tới các đoàn thể, các bộ phận chuyên môn trong toàn phường
- Phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin của Văn phòng Thành uỷ thực hiện kết nối mạng Quận, phường đến các đoàn thể và các bộ phận chuyên môn của phường
- Trước mắt, sử dụng việc trao đổi thông tin thông qua hòm thư HP.net Khi
có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, con người và việc khai thác sử dụng mạng Lotus Note đã đi vào nền nếp, hiệu quả thì phối hợp với Văn phòng Thành uỷ thực hiện nâng cấp đường truyền của các đoàn thể như đối với các bộ phận chuyên môn
2.6- Các giải pháp khác
- Xây dựng, giới thiệu kênh tiếp nhận ý kiến góp ý trên môi trường mạng, chuyên mục hỏi đáp trực tuyến hoặc lập diễn đàn trao đổi giữa các cơ quan
Trang 10Đảng, chính quyền với người dân tại địa phương trên Web của Uỷ ban nhân dân quận, phường Qua đó, người dân mới nắm bắt và cập nhật những tin tức và hoạt động của các cơ quan Đảng, chính quyền, các cơ quan Đảng, chính quyền cũng nắm được nhu cầu và hoạt động của người dân tại các cơ quan đoàn thể, và các
bộ phận chuyên môn
- Triển khai mở hòm thư HP.net tới các tổ chức cơ sở trực thuộc phường (đã triển khai) để qua đó nâng cao khả năng trao đổi thông tin giữa Đảng uỷ, Uỷ ban nhân dân phường với các tổ chức đoàn thể và các bộ phận chuyên môn
- Thường xuyên tổ chức hội thảo chuyên đề và tiến hành kiểm tra, đánh giá và sơ kết, tổng kết định kỳ nhằm đánh giá tình hình triển khai, sử dụng các phần mềm, hệ thống thông tin tại cơ quan, tại các bộ phận, đoàn thể để rút kinh nghiệm, chỉ đạo một cách kịp thời và hiệu quả
IV- KẾT LUẬN
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là
sự bùng nổ của công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT&TT) đã tác động tích cực đến mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của loài người, tạo ra sự phát triển vượt bậc chưa từng có trong lịch sử Trong xu thế hội nhập quốc tế, để làm tốt vai trò lãnh đạo, điều hành, quản lý kinh tế và phục vụ mọi mặt của đời sống xã hội, Chính phủ nhiều nước đã nghiên cứu và ứng dụng mạnh mẽ CNTT&TT vào hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, Nhà nước nhằm tiến tới một xã hội thông tin Tại Việt Nam, quá trình thúc đẩy ứng dụng CNTT&TT trong các cơ quan nhà nước đang được sự chỉ đạo, hướng dẫn và giám sát chặt chẽ bởi Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và các
bộ, ngành liên quan
Ứng dụng CNTT&TT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, cùng với quá trình đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, điều hành sẽ giúp cho các cơ