Báo cáo hiện trạng và kế hoạch ứng dụng CNTT trong quản lý doanh nghiệp của FPT

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty

Đề bài: BÁO CÁO HIỆN TRẠNG VÀ KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CỦA FPT.

I Kiến thức cơ bản về hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP.

1 Định nghĩa.

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP

là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản

lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật

tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

2 Tính phân hệ của ERP.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng tăng cao hơn

II Báo cáo hiện trạng và kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí và kinh doanh.

1 Giới thiệu về doanh nghiệp FPT.

FPT là công ty đa quốc gia, hiện đang hoạt động trên bốn lĩnh vực: Công nghệ thông tin và viễn thông; Tài chính và ngân hàng; Bất động sản; Giáo dục và đào tạo

Về kinh doanh: Tập đoàn FPT trong năm 2007 đã đạt kết quả kinh doanh rất khả quan, với sự tăng trưởng của hầu hết các chỉ số tài chính Doanh thu thuần năm 2007 đạt 13,894 tỉ đồng, tăng 18.82% so với năm 2006, đặc biệt doanh thu của phần mềm và dịch vụ năm 2007 đã đạt tới hơn 1,800 tỉ đồng, tương đương với mức tăng trưởng tới 39.28% so với năm 2006

Lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế của cả tập đoàn tăng trưởng lần lượt là 68.50% và 63.78% Lãi sau thuế cổ đông công ty mẹ năm 2007 đạt 726 tỷ đồng, tương đương với mức tăng trưởng 61.16% so với năm 2006 chỉ đạt 450 tỷ đồng, đồng thời cũng vượt kế hoạch tới 33.19%

Lãi cơ bản trên cổ phiếu cuối kỳ (EPS) đạt 7,860 đồng, tăng 6.12% so với năm 2006 Tính tới cuối năm 2007, số tiền công ty FPT nộp ngân sách đã đạt 1,915 tỷ đồng, vượt mức nộp ngân sách năm 2006 tới 49.15%

Về nhân sự: Năm 2007 cũng chứng kiến sự tăng trưởng nhanh chóng về số lượng cán bộ nhân viên của FPT Tính tới 31/12/2007, số lượng cán bộ nhân viên làm việc tại FPT đã đạt tới con số 9,344 người, tăng 2,336 người (33.33%) so với năm 2006

FPT đang làm chủ công nghệ trên tất cả các hướng phát triển của mình với các chứng chỉ ISO cho tất cả các lĩnh vực hoạt động, CMMi cho phát triển phần mềm và đang là đối tác Vàng của Cisco, Microsoft, Oracle, Checkpoint Bên cạnh đó, FPT cũng đang sở hữu trên 1000 chứng chỉ công nghệ cấp quốc tế của các đối tác công nghệ hàng đầu thế giới

Các dịch vụ giá trị gia tăng của FPT luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đối tác Đến nay, FPT đã giành được niềm tin của hàng nghìn doanh nghiệp và hàng triệu người tiêu dùng FPT đã vinh dự được nhận Huân chương Lao động Hạng nhất do Nhà nước trao tặng năm 2003 Trong suốt những năm qua, FPT liên tục được bạn đọc tạp chí PC World Việt Nam bình chọn là Tập đoàn tin học uy tín nhất Việt Nam Sản phẩm và dịch vụ của FPT luôn giành được những giải thưởng cao nhất của Hội Tin học Việt Nam, Hội Tin học thành phố Hồ Chí Minh và Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam Với những đóng góp tích cực cho sự phát triển của ngành tin học và viễn thông nói riêng và

sự phát triển của nền kinh tế nói chung, FPT đã được Nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất

2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí doanh nghiệp ở FPT.

Với quy mô được đánh giá là lớn nhất Việt Nam hiện nay, hệ thống ERP FPT đã chính thức vận hành thành công sau hai năm triển khai

Tập đoàn FPT dùng chung một hệ thống tập trung, thỏa mãn tính toàn cầu FPT đã có hơn 83 bộ sổ kế toán cho 83 đơn vị hạch toán Lãnh đạo có thể theo dõi, ghi nhận, kiểm soát doanh thu, chi phí, hoạt động kinh doanh …theo ngày, tuần, tháng ở bất kỳ thời điểm nào Chỉ trong ba ngày hệ thống có thể tạo lập một bộ sổ kế toán cho một đơn vị mới, 8 ngày có thể có được báo cáo tháng, quý toàn tập đoàn (trước đây cũng cùng thời gian này nhưng FPT có ít đơn vị hơn.) Tháng 2/2009 sẽ có báo cáo kiểm toán năm 2008, 300 người dùng trên toàn quốc có thể truy cập vào hệ thống cùng lúc; hàng nghìn giao dịch được thực hiện mỗi ngày…Đó là những giá trị rất lớn mà hệ thống ERP đã mang lại Đây là một dự án ERP lớn nhất về quy mô tại Việt Nam hiện nay do nhà thầu trong nước thực hiện Tại thời điểm vận hành chính thức, hệ thống có 40

đơn vị trực thuộc tập đoàn FPT tham gia, và sau hơn 1 năm vận hành có tới hơn 80 hạch toán độc lập của FPT tham gia hệ thống

Đây là dự án ERP có thời gian triển khai siêu tốc Thông thường một dự án ERP trung bình (chỉ triển khai quản lý Tài chính kế toán và Phân phối) có thời gian triển khai ít nhất là 15 tháng Dự án ERP FPT chính thức khởi động từ tháng 5/2006 và các đơn vị của FPT chính thức vận hành chương trình từ tháng 01/2007 – tức là chỉ trong vòng 7 tháng đã đưa chương trình vào vận hành chính thức

Đây cũng là một dự án rất phức tạp trong việc thiết kế hệ thống và chuyển đổi chương trình Khi dự án đã đi được 2/3 quãng đường, toàn bộ thiết kế tổng thể của hệ thống bị thay đổi do yêu cầu quản lý xuất phát từ việc FPT chuyển sang mô hình đa ngành đa nghề, toàn cầu hóa

Dự án đã thay đổi và giúp người dùng chấp nhận một hệ thống ERP mới tập trung hơn Thay cho hệ thống ERP cũ (Solomon) đã vận hành ổn định nhiều năm, để đáp ứng nhu cầu phát triển, quản lý mới của tập đoàn

Theo thống kê tính đến thời điểm chính thức vận hành hệ thống và kết thúc thực hiện hỗ trợ vận hành (đóng sổ kế toán toàn hệ thống kỳ đầu tiên chính thức vận hành), dự án đã sử dụng 250 tháng công với 20 người chính thức tham gia dự án và 40 người hỗ trợ theo thời điểm

Hiện nay, hệ thống không chỉ đáp ứng tốt công tác báo cáo tài chính – kế toán của từng đơn vị thành viên mà còn đáp ứng cả báo cáo hợp nhất của tập đoàn Tại Việt Nam, hiện nay có lẽ chỉ FPT làm được báo cáo hợp nhất toàn tập đoàn từ hệ thống ERP

Vì là một dự án lớn nên sau khi hoàn thành, đội ngũ kỹ thuật được nâng cao trình độ lên rất nhiều Ban đầu, dự án chỉ có 5 cán bộ triển khai tốt Sau dự án này, Công ty Dịch vụ FPT ERP có thêm khoảng 15 quản trị dự án tinh nhuệ

Tin tưởng vào những giá trị và dự án mang lại, ông Triều cũng khẳng định các cán bộ triển khai, tư vấn của FPT ERP chắc chắn sẽ có thêm nhiều những kinh nghiệm từ dự án này

3 Điểm mạnh của việc ứng dụng ERP.

3.1 Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn

để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ

sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và

xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

3.2 Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán

bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình

kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

3.3 Quản lý Nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

3.4 Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn.

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

4 Bài học kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác

4.1 Kinh nghiệm ứng dụng ERP thành công tại Giấy Sài Gòn

Công ty Giấy Sài Gòn (GSG) khởi động dự án ERP từ giữa năm 2006 và chính thức nghiệm thu vào cuối năm 2007 Sau các dự án đầu tư xây dựng nhà máy mới và hiện đại hóa các dây chuyền sản xuất thời điểm đó, GSG mong muốn đầu tư và cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý, sản xuất và phân phối nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm thương hiện Giấy Sài Gòn

Lợi ích mà ERP mang lại là khả năng quản trị thông tin đồng bộ, liên tục và cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời và minh bạch nhằm đáp ứng các yêu cầu của cổ đông và nhà đầu tư - yêu cầu lớn nhất đối với một công ty đại chúng mà GSG đang hướng tới Thông qua việc triển khai ERP, GSG cũng hoàn thiện được nhiều quy trình sản xuất kinh doanh, giải quyết khâu quan trọng nhất là làm khách hàng hài lòng hơn với các đáp ứng nhanh chóng của mình Đặc biệt, ý nghĩa cốt lõi của ERP thể hiện rất rõ là số người thừa hưởng thành quả cuối cùng lớn hơn rất nhiều, nhờ đó tạo ra công cụ quản

lý sâu rộng và hiệu quả hơn

4.2 Kinh nghiệm triển khai thất bại ERP của SAVIMEX

Savimex là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với

28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt trên 300 tỷ đồng

Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả Tuy nhiên,

từ 1997 đến 2003, Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đồng nhưng đều thất bại

Nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay,

số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ

Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải

là áp đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản

lý quốc tế Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch

Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng và nhà máy Savimex

5 Chiến lược áp dụng cho đến thời điểm hiện tại.

Giai đoạn 1(2006-2008) – Nâng cấp hệ thống ERP lõi của dự án kết thúc chậm hơn dự kiến hơn 1 năm Trong suốt quá trình đó, dự án gặp nhiều phát sinh và sự cố

* Ngày 26/5/2006, FPT ký kết hợp đồng triển khai dự án ERP FPT giữa FPT và Trung tâm dịch vụ ERP FPT Trước đó vào ngày 18/05, việc đào tạo sử dụng sản phẩm Oracle EBS phiên bản 11.5.10 đã kết thúc

* Từ 28/08 – 18/09/2006, việc đào tạo cán bộ tham gia kiểm thử hệ thống được tiến hành

* Ngày 15/09/2006, Ban quản lý dự án và đội dự án FPT đã chính thức phê duyệt thiết kế hệ thống và quy trình tác nghiệp trên hệ thống ERP mới

* Trong quý IV năm 2006, dự án đã tiến hành bước phân tích về việc kết nối, tích hợp các hệ thống khác với hệ thống ERP, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị nhân sự và xây dựng bộ chỉ số Balance ScoreCard cho FPT

* Ngày 21/12/2006, đội dự án đã phối hợp với cán bộ nghiệp vụ của FPT tại ba miền thực hiện chạy thử nghiệm Sau ba giờ chạy thử, kết quả thu được khả quan.Về cơ bản, hệ thống đã đáp ứng các yêu cầu đề ra

* Ngày 12/1/2007, toàn tập đoàn bắt đầu vận hành trên hệ thống mới, sau khi toàn bộ hoạt động về kế toán của FPT tạm nghỉ hai tuần để thực hiện chuyển đổi hệ thống

* Ba tháng sau, hệ thống hoạt động không ổn định, xảy ra nhiều lỗi khiến cho các công tác nghiệp vụ liên quan bị ảnh hưởng Trưởng ban kế hoạch tài chính Đỗ Sơn Giang dứt khoát “Sau 15/04/2007 nếu hệ thống không cải thiện, sẽ quay lại dùng Solomon”

* Sau ngày 15/04/2007 , hệ thống chạy tạm ổn định, các báo cáo chạy với tốc độ chấp nhận được

* Ngày 04/11/2007, tại Hội nghị chiến lược FPT, TGĐ Trương Gia Bình ra tối hậu thư ” Một tháng để giải quyết xong vấn đề Oracle” vì sự

cố chậm, “chết” vẫn thường xuyên xảy ra trên hệ thống mới

* Ngày 22/11/2007, FPT thuê hai nhóm chuyên gia, một Việt Nam, một Oracle, để rà soát toàn bộ hệ thống để dò đúng bệnh

* Đầu năm 2008, hệ thống dần hoạt động ổn định Trải qua ba quý đầu tiên của năm 2008, đến thời điểm hiện nay, có thể khẳng định hệ thống ERP FPT đã được triển khai thành công

* Kết thúc giai đoạn 1, dự án ERP bước vào giai đoạn 2(2008 cho đên nay): Tích hợp và mở rộng hệ thống

6 Giải pháp và hướng hành động trong tương lai của doanh nghiệp FPT.

Doanh nghiệp ứng dụng ERP cần theo lộ trình ba bước: doanh nghiệp cần xác định dự án ERP sẽ tác động mình đến đâu, mục tiêu của nó là gì; đầu

tư cơ sở hạ tầng; sau đó thiết lập nhóm cải tiến quy trình, chịu trách nhiệm ghi chép, nghiên cứu và cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh của mình Hiện nay FPT đã và đang làm tốt hai bước đầu Tiếp theo cần tập trung vào bước cuối đó là liên tục nghiên cứu và cải tiến mở rộng hệ thống ERP

KẾT LUẬN

Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả Qua đó cần nhìn nhận những yếu kém mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ đó có những biện pháp khắc phục để có thể theo kịp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay

Một bài học được rút ra là việc vận dụng ERP vào quản lý không thể

là chuyện một sớm một chiều mà nên vận dụng một cách hợp lý cho từng loại hình doanh nghiệp, tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể mà mỗi doanh nghiệp

có những chiến lược và bước đi hợp lý Cụ thể hơn là việc ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến “nguồn lực” thành “tài nguyên” Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn Đây là giai đoạn

"chuẩn hóa dữ liệu" Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai

hệ thống ERP Do đó cần phải thận trọng đưa ra kế hoạch thực hiện để không phải lập lại “vết xe đổ” của “ ngày hôm trước” để phát huy hệ thống này đúng với tính chất ưu việt của nó

Tài liệu tham khảo

1 Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Operation Management Abraham Shtub

2 ERP A-Z Implementer’s Guide for success Travis Anderegg

3 Website: http://data.fpt.vn