Nhận xét, đánh giá lý luận về xác định giá trị tài liệu tại việt nam qua thực tế vận dụng tại các lưu trữ địa phương cấp tỉnh

Từ thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, đồng thời là một học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học, tác giả nhận thấy kết quả từ nghiên cứu đánh giá lý luận về XĐG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2017

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Đào Đức Thuận

Hà Nội - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Nhận xét, đánh giá lý luận về XĐGTTL

tại Việt Nam qua thực tế vận dụng tại các lưu trữ địa phương cấp tỉnh” là công trình

nghiên cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Ngọc Mai

hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), đặc biệt là người hướng dẫn khoa học -

TS Đào Đức Thuận Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm,

giúp đỡ quý báu đó

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một học viên, luận văn này không thể tránh được những thiếu sót, vì vậy tác giả rất mong nhận được

sự đóng góp của quý Thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Ngọc Mai

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC CÁC BẢNG 4

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

7 Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo 11

8 Đóng góp của đề tài 11

9 Bố cục của đề tài 12

CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ LÝ LUẬN XĐGTTL Ở VIỆT NAM 13

1.1 Tình hình nghiên cứu về XĐGTTL ở một số nước và Việt Nam 13

1.1.1 Vài nét về lý luận XĐGTTL ở một số nước trên thế giới 13

1.1.2 Lịch sử XĐGTTL tại Việt Nam 15

1.2 Số lượng và loại hình các công trình nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam 16

1.3 Phương pháp nghiên cứu và những tài liệu, tư liệu được sử dụng trong các công trình nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam 19

1.3.1 Phương pháp nghiên cứu 19

1.3.2 Những tài liệu, tư liệu được sử dụng 22

1.4 Nội dung cơ bản trong các nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam 24

1.4.1 Nghiên cứu tổng quan về XĐGTTL 27

1.4.2 Những nghiên cứu vận dụng lý luận XĐGTTL vào thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam 42

1.4.3 Những nghiên cứu về xây dựng công cụ hướng dẫn XĐGTTL 46

1.5 Nhận xét, đánh giá 50

1.5.1 Ưu điểm 50

1.5.2 Hạn chế 50

Tiểu kết Chương 1 52

CHƯƠNG 2.THỰC TẾ VẬN DỤNG LÝ LUẬN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI CÁC LƯU TRỮ CẤP TỈNH 53

2.1 Vài nét về lưu trữ cấp tỉnh và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 53

2.2 Thực tế vận dụng lý luận XĐGTTL tại các Lưu trữ cấp tỉnh 56

2.2.1 Vận dụng trong việc ban hành các văn bản quy định, các công cụ

hướng dẫn XĐGTTL 56

2.2.2 Vận dụng trong tổ chức XĐGTTL 71

2.3 Nhận xét, đánh giá 84

2.3.1 Ưu điểm 84

2.3.2 Hạn chế 84

Tiểu kết Chương 2 86

CHƯƠNG 3 NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN TIẾP TỤC NGHIÊN CỨU ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ VẬN DỤNG LÝ LUẬN XĐGTTL Ở LƯU TRỮ CẤP TỈNH 87

3.1 Đối với việc nghiên cứu lý luận XĐGTTL 87

3.1.1 Đối với những vấn đề chưa thống nhất cần nghiên cứu để làm rõ 87 3.1.2 Đối với những vấn đề mới cần tiếp tục nghiên cứu 91

3.2 Đối với việc quản lý và triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học 98

3.3 Trách nhiệm của các cơ quan quản lý lưu trữ và một số cơ quan liên quan 102 3.3.1 Hoàn thiện hệ thống pháp luật, văn bản hướng dẫn về XĐGTTL 102 3.3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác XĐGTTL 105

3.3.3 Xác định lại giá trị của tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 107

Tiểu kết Chương 3 111

KẾT LUẬN 113

TÀI LIỆU THAM KHẢO 114

PHỤ LỤC 118

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Cục LT-VPTƯĐ Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng

ĐH KHXHNV - ĐHQGHN Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Đại học Quốc gia Hà Nội

ĐH KHXHNV -

ĐHQGTPHCM

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

- Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh ĐTKHBĐ Đề tài khoa học ban Đảng

LTH&QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

NCKH Nghiên cứu khoa học

VTLTVN Văn thư - Lưu trữ Việt Nam

XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Bảng thống kê số lƣợng và loại hình các nghiên cứu về XĐGTTL từ

1960 - 2017 (Nguồn tác giả thống kê)……… 14 Bảng 1.2 Bảng tổng hợp các nghiên cứu đƣợc phân chia theo các nội dung của XĐGTTL……… 23

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Được Đảng và Nhà nước quan tâm, công tác lưu trữ ở Việt Nam đã phát triển thành một ngành khoa học, cả bề rộng và chiều sâu, nhiều vấn đề lý luận đã được thực tiễn kiểm nghiệm và làm sáng tỏ, từ đó đặt ra yêu cầu cần đúc kết, bổ sung cho hoàn chỉnh Lý luận Lưu trữ học là kim chỉ nam cho thực tiễn công tác lưu trữ, được vận dụng giải quyết nhiều vấn đề trong thực tiễn nhưng đồng thời thực tiễn phải là cơ sở, động lực nhận thức và tiêu chuẩn của chân lý, đánh giá thực tiễn để kiểm nghiệm, bổ sung cho lý luận Nhận thức đúng và giải quyết hợp lý mối quan hệ biện chứng tác động qua lại giữa lý luận và thực tiễn luôn là chìa khóa để giải quyết mọi vướng mắc trên con đường phát triển ngành lưu trữ Việt Nam

Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công tác lưu trữ là XĐGTTL XĐGTTL là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuẩn để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Do đó, việc XĐGTTL là yếu tố quyết định tới số phận của tài liệu, đồng thời khẳng định được giá trị của chúng Kết quả của công tác XĐGTTL có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần của phông lưu trữ cơ quan, đơn vị… Nếu xác định THBQ tài liệu không chính xác, sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu không được bảo quản và lưu trữ theo đúng giá trị của chúng, làm giảm chất lượng và hiệu quả của một lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác XĐGTTL, từ những năm 60 của thế kỷ XX, việc nghiên cứu, tham khảo và tiếp thu lý luận về vấn đề này đã được giới lưu trữ học nước ta hết sức quan tâm Song, thực tế cho thấy, việc vận dụng lý luận và thực tiễn XĐGTTL vẫn là một nghiệp vụ yếu của công tác lưu trữ, đặc biệt là ở Lưu trữ cấp tỉnh Xu hướng phát triển và sử dụng tài liệu điện tử song song và có thể thay thế tài liệu hành chính truyền thống hiện nay, cũng như khả năng lưu trữ vô tận bằng các thiết bị lưu trữ tân tiến và mạng internet đang đặt ra nhiều thách thức cho việc nghiên cứu lý luận về công tác lưu trữ nói chung và XĐGTTL nói riêng Từ nghiên cứu lý luận đến vận dụng trong thực tế luôn tồn tại khoảng cách nhất định nên việc nghiên cứu về lý luận XĐGTTL luôn là vấn đề thời sự và cần phải được tiếp tục tiến hành trong thời gian tới nhằm thỏa mãn tối đa các yêu cầu phong phú của thực tiễn công tác lưu trữ

Trong quá trình làm việc và học tập, tác giả đã đặt câu hỏi: Hệ thống lý luận về XĐGTTL đang phát triển đến đâu? Tại sao việc vận dụng lý luận XĐGTTL vào thực tiễn lưu trữ tại Việt Nam chưa thực sự hiệu quả? Phải chăng do hệ thống lý luận về XĐGTTL chưa hoàn chỉnh, chưa bắt kịp với đòi hỏi và yêu cầu phong phú của thực tiễn công tác lưu trữ tại các địa phương nên việc vận dụng chưa tốt; hay hệ thống lý

luận đến nay đã tương đối hoàn thiện, đầy đủ song con người chưa đủ trình độ, cơ sở vật chất, ý thức thấp nên chưa thực hiện hoặc đã thực hiện nhưng hiệu quả không được như mong muốn; hoặc cả hệ thống lý luận XĐGTTL và việc vận dụng chúng vào thực tiễn đều có những bất ổn… Chúng tôi cho rằng giả thuyết thứ ba là hợp lý hơn cả nên trong phạm vi đề tài này, tác giả sẽ tập trung nghiên cứu theo hướng đó là: nhận xét, đánh giá lý luận về XĐGTTL tại Việt Nam qua những ví dụ minh họa thực tế vận dụng tại các Lưu trữ cấp tỉnh, từ đó phát hiện những khoảng trống từ lý luận và đề xuất một số vấn đề cần quan tâm nghiên cứu trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu phong phú của thực tiễn công tác lưu trữ

Từ thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, đồng thời là một học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học, tác giả nhận thấy kết quả từ nghiên cứu đánh giá lý luận về XĐGTTL tại Việt Nam và việc vận dụng chúng trong thực tế tại các Lưu trữ cấp tỉnh không những mang ý nghĩa thiết thực cho công tác lưu trữ cấp tỉnh mà còn cho chính khoa học lưu trữ Việt Nam có cơ hội để tổng kết, nhìn nhận lại

và hoàn thiện hơn

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Nhận xét, đánh giá lý

luận về XĐGTTL ở Việt Nam qua thực tế vận dụng tại các lưu trữ địa phương cấp tỉnh” làm luận văn thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:

- Một là, khái quát những nghiên cứu về XĐGTTL tại Việt Nam;

- Hai là, nhận xét, đánh giá lý luận về XĐGTTL qua thực tế vận dụng tại Lưu

trữ cấp tỉnh;

- Ba là, chỉ ra được những bất cập của lý luận XĐGTTL và những vấn đề cần

bổ sung, nghiên cứu trong thời gian tới

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Thứ nhất, khái quát lý luận chung về XĐGTTL: làm rõ khái niệm giá trị,

XĐGTTL, mục đích, nội dung, các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá

trị…

- Thứ hai, hệ thống hóa các công trình nghiên cứu về XĐGTTL tại Việt Nam

- Thứ ba, khảo sát thực trạng vận dụng lý luận XĐGTTL tại Lưu trữ cấp tỉnh;

từ đó nhận xét, đánh giá hiệu quả vận dụng và chỉ ra những nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế đó

- Thứ tư, phân tích những bất cập của lý luận XĐGTTL ở Việt Nam và chỉ ra

những vấn đề cần bổ sung, nghiên cứu trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài này tập trung nghiên cứu lý luận về

XĐGTTL đối với tài liệu hành chính; đồng thời đánh giá sự vận dụng lý luận đó vào thực tiễn công tác lưu trữ ở cấp tỉnh

- Phạm vi nghiên cứu:

Công tác lưu trữ ở Việt Nam đã được quan tâm từ thời phong kiến, song hệ thống lý luận về lưu trữ học nói chung và XĐGTTL nói riêng thực sự mới được định hình từ những năm 1960, khi Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập Đây

là cơ quan quản lý đầu tiên về lưu trữ ở nước ta ra đời, để chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ trong cả nước Sự nghiệp xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta lúc bấy giờ đòi hỏi phải tuân theo lý luận khoa học của lưu trữ học Mác-Lênin và học tập kinh nghiệm của các nước xã hội chủ nghĩa Hàng năm, nước ta đều gửi học sinh sang học đại học lưu trữ ở Liên Xô và một số nước xã hội chủ nghĩa khác Và đến tháng 5/1967, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ra quyết định mở chuyên ngành lưu trữ học ở Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội để đào tạo cán bộ lưu trữ bậc đại học Đây là sự kiện có ý nghĩa đặt nền móng cho sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung và khoa học lưu trữ nói riêng Do đó, trong phạm vi của đề tài này, chúng tôi chỉ tập trung khái luận lại những lý thuyết lưu trữ cơ bản về XĐGTTL từ những năm 1960 trở lại đây

Luật Lưu trữ năm 2011 công nhận sự tồn tại song song của hai hệ thống lưu trữ: Lưu trữ Nhà nước Việt Nam và Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Trên thực tế, lưu trữ Đảng cũng được tổ chức có hệ thống từ TƯ đến địa phương Về Lưu trữ địa phương được tổ chức ở ba cấp: cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã Ngoài ra, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu có thể ở nhiều nơi và do nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện như Lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Tuy nhiên, để đảm bảo tính trọn vẹn của đối tượng nghiên cứu và do thời gian có hạn, trong luận văn này chúng tôi chỉ đề cập tới lưu trữ cơ quan, đặc biệt là lưu trữ của các Sở, ban, ngành và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh của nhà nước tại địa phương

5 Phương pháp nghiên cứu

Với những nhiệm vụ đã đặt ra, chúng tôi lựa chọn những phương pháp sau đây:

- Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở vận dụng phép biện chứng duy vật, chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và phương pháp của lưu trữ học Đây là những phương pháp mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu Dựa trên hệ thống các nguyên lý, quan điểm, quy luật của phương pháp luận này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: đây là phương pháp được tác giả

sử dụng chủ yếu để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có sự kế thừa, phát triển quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện để đảm bảo đầy

đủ và hiệu quả Đồng thời, tác giả phân tích nội dung các công trình nghiên cứu đi trước có liên quan đến đề tài, từ đó tác giả tổng hợp lại kết quả đạt được về nghiên cứu

lý luận XĐGTTL đã đạt được, hệ thống lại lý thuyết, các quan điểm liên quan đến vấn

đề này, phân tích mối liên hệ giữa các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị và chỉ ra những khoảng trống, vấn đề chưa được nghiên cứu triệt để; phân tích những nguyên nhân dẫn đến những bất cập trong nghiệp vụ XĐGTTL của Lưu trữ cấp tỉnh

- Phương pháp so sánh, đối chiếu được chúng tôi sử dụng khi đối chiếu thực trạng XĐGTTL tại các Lưu trữ cấp tỉnh so với yêu cầu cần có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật…

- Phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi sử dụng để mô tả, khái quát tình hình thực hiện XĐGTTL Đồng thời để có các thông tin, số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã áp dụng phương pháp phỏng vấn những người làm công tác lưu trữ ở một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ như Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nội, Quảng Ninh, Ninh Bình, Hòa Bình Đồng thời, chúng tôi cũng áp dụng phương pháp lập phiếu khảo sát gửi các Chi cục Văn thư - Lưu trữ cấp tỉnh Thông qua những thông tin thu được từ các cuộc phỏng vấn và phiếu khảo sát, chúng tôi sẽ thu thập được những khó khăn, vướng mắc và mong muốn của chính những người trực tiếp tiến hành công tác này

Ngoài ra, chúng tôi còn thu thập thông tin từ Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Cục VTLTNN thông qua các bản báo cáo được gửi lên từ Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh hoặc các bản tổng hợp đánh giá của Phòng về nghiệp vụ XĐGTTL ở các địa phương, đặc biệt là số liệu cụ thể về tình hình thể chế hóa các quy định về XĐGTTL tại tỉnh như Danh mục nguồn và thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

về Lưu trữ lịch sử tỉnh, tình hình ban hành bảng THBQ và DMHS tài liệu ở các cơ quan, tổ chức tại các tỉnh

Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

XĐGTTL là một vấn đề nghiên cứu không mới trong khoa học lưu trữ thế giới cũng như ở Việt Nam Nhận thức được tầm quan trọng của công tác XĐGTTL, giới lưu trữ học nước ta trong mấy chục năm qua đã tập trung đi sâu làm rõ những vấn đề

cơ bản và được thể hiện ở hơn 200 công trình nghiên cứu dưới dạng sách giáo khoa,

sách chuyên khảo, đề tài nghiên cứu trên tạp chí hoặc kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp,…

Tuy được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng các công trình nghiên cứu về XĐGTTL thường tập trung vào một trong các hướng cơ bản sau:

- Những nghiên cứu tổng quan về XĐGTTL như nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL, xây dựng bảng THBQ, tổ chức công tác xác định giá trị… thường

được trình bày trong các sách giáo khoa, sách chuyên khảo như: cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội ấn hành năm 1980, sau đó

được bổ sung, sửa chữa, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm

1990); “Công tác lưu trữ Việt Nam” (NXB Khoa học Xã hội, 1987); “Văn bản và Lưu trữ học đại cương” (NXB Giáo dục, 1996); “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (NXB Chính trị quốc gia, 1998); “Công tác văn thư lưu trữ”

(NXB Chính trị Quốc gia, 1999); … [27,51]

- Những nghiên cứu vận dụng lý luận XĐGTTL vào thực tiễn công tác lưu trữ

ở Việt Nam Hướng nghiên cứu này được giới lưu trữ học khá quan tâm, thể hiện ở số lượng công trình như đề tài các cấp, luận văn, luận án, các bài viết trên báo và tạp chí

chuyên ngành Ví dụ như: “Vận dụng các tiêu chuẩn đánh giá qua chỉnh lý tài liệu văn kiện” (Bùi Quang Hoan, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 2/1971); “XĐGTTL và xây dựng Bảng THBQ tài liệu tại Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” do Nguyễn Trọng Thư chủ nhiệm (1996); Luận văn Thạc sỹ “XĐGTTL hành chính hình thành trong hoạt động của các công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng

(2004)… [27,51]

- Những nghiên cứu về xây dựng các công cụ hướng dẫn XĐGTTL như: bảng THBQ, bảng kê tài liệu, DMHS kèm THBQ… Đây cũng là một hướng mà được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm nhất hiện nay Vấn đề này được trình bày khá kỹ ở các sách giáo khoa, sách chuyên khảo, các đề tài khoa học, các luận văn thạc sỹ, các bài nghiên

cứu trên tạp chí ngành… Ví dụ: Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng THBQ mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” của TS Nguyễn

Lệ Nhung chủ trì; “Nghiên cứu xây dựng bảng THBQ mẫu tại UBND tỉnh (Luận văn Thạc sỹ của Nguyễn Thị Lan Anh, Hà Nội, 2006);“Nghiên cứu, xây dựng Bảng THBQ mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” do Nguyễn Lệ Nhung chủ nhiệm (2008); Đề tài của Nguyễn Thiên Ân “Nghiên cứu xây dựng Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu phổ biến hình thành hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện” (2012), “Nghiên cứu xây dựng Bảng THBQ tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng)” (Luận văn Thạc sỹ của

Dương Thị Thanh Huyền, 2013) … Bên cạnh đó, nhiều bài viết trao đổi đăng trên Tạp

chí của ngành lưu trữ cũng đề cập đến vấn đề này như “Ý nghĩa quan trọng của Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành” của tác giả Hà Huề - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4

năm 1993; “Bảng THBQ và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí VTLTVN, số 02 năm 2005; “Bàn về vấn đề xây dựng Bảng THBQ tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” của tác giả Thanh Mai - Tạp chí VTLTVN, số 5 năm 2011 Đặc biệt, Hội thảo khoa học “XĐGTTL tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia” do Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 1994; “Đánh giá và loại hủy tài liệu” do SARBICA tổ chức tại Hà

Nội năm 1995….[27,50-51]

Ngoài ra, còn có các nghiên cứu mang tính tổng luận nhằm tổng kết những kết

quả nghiên cứu về vấn đề XĐGTTL, đó là: “Những nghiên cứu về XĐGTTL ở nước ta nửa thế kỷ qua” của tác giả Thanh Mai trên tạp chí VTLTVN số 8/2012; “Tổng luận các công trình nghiên cứu về XĐGTTL lưu trữ” của Lê Hoài Giang (Khóa luận năm

2012); … Những tổng luận này mới chỉ hệ thống lại những kết quả nghiên cứu về số lượng, chất lượng, cấp thực hiện, quy mô… và đề xuất những định hướng nghiên cứu cho riêng vấn đề XĐGTTL, mà chưa tìm hiểu những hiệu quả trong thực tế từ việc sử dụng kết quả nghiên cứu của các công trình đó Song đây là những tài liệu tham khảo giúp ích rất nhiều cho tác giả trong việc rút ngắn thời gian trong việc tổng hợp, hệ thống các kết quả nghiên cứu theo các tiêu chí khác nhau

Khá tương đồng về việc đánh giá hệ thống lý luận và sự vận dụng vào thực tiễn

công tác xác định giá trị đã có bài viết“XĐGTTL trong khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận và việc vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ ở nước ta” của tác

giả Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận trên tạp chí VTLTVN số 2/2015 Song trong khuôn khổ của một bài viết trên tạp chí nên những nghiên cứu đưa ra mới ở dạng khai

mở, cần được phân tích, làm rõ đặc biệt là thực tế vận dụng lý luận XĐGTTL ở lưu trữ cấp tỉnh

Có thể nói rằng kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trên phạm vi rộng và vấn đề XĐGTTL trên phạm vi hẹp ở Việt Nam Nhiều vấn đề thực tiễn của công tác XĐGTTL đã được giải quyết thông qua quá trình vận dụng các lý luận đó trong từng giai đoạn nhất định Tuy nhiên, các công trình hoặc chỉ thiên về lý luận hoặc chỉ mới đi sâu trong việc vận dụng lý luận và phương pháp xác định giá trị đối với một loại hình tài liệu, lĩnh vực hay cơ quan cụ thể; các tổng luận mới tập trung thống kê lại các công trình nghiên cứu về vấn đề xác định giá trị Như vậy, cho đến nay chưa có bất kỳ một nghiên cứu nào tập trung nhận xét, đánh giá lý luận XĐGTTL

ở Việt nam thông qua việc vận dụng vào thực tế tại Lưu trữ cấp tỉnh Do đó, với đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả nhận thấy đây là điểm mới mẻ chưa từng được thực hiện

7 Nguồn tƣ liệu và tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã nghiên cứu, sử dụng một số nguồn tư liệu

và tài liệu tham khảo sau:

- Tài liệu lý luận gồm:

+ Các giáo trình lý luận lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước như:

cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990); “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (1998);

+ Các tài liệu, tư liệu nước ngoài về XĐGTTL ở một số nước được dịch sang

tiếng Việt như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô, XĐGTTL - Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ Liên bang Nga -

Ngd Nguyễn Thị Kim Bình (2003); Một số bài dịch về đánh giá giá trị tài liệu của Bungari (Đinh Hiền Châu dịch)…

+ Đề tài NCKH các cấp, Kỷ yếu Hội thảo khoa học của Cục VTLTNN, Cục LT

- VPTƯĐ… (bảo quản tại Phòng Tư liệu - Thư viện của Trung tâm nghiên cứu khoa học, Cục VTLTNN, Cục LT - VPTƯĐ)

+ Luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu hội thảo khoa học, báo cáo NCKH của các giảng viên, học viên và sinh viên tại các cơ sở giáo dục đào tạo về lưu trữ;

+ Các bài báo đăng trên Tạp chí chuyên ngành - Tạp chí VTLTVN;

- Tài liệu pháp lý là những văn bản của Nhà nước quy định, hướng dẫn về XĐGTTL nói riêng và công tác lưu trữ nói chung

- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại một

số địa phương

- Các thông tin liên quan từ các website chuyên ngành của Việt Nam và của một số nước phát triển trên thế giới như Anh, Đức, Hoa Kỳ,

8 Đóng góp của đề tài

Nếu được thực hiện tốt, luận văn sẽ đóng góp về các mặt sau:

- Về lý luận: Lý luận về XĐGTTL được giới thiệu, hệ thống, khái quát lại về

kết quả nghiên cứu; đồng thời cũng chỉ ra những hạn chế, những khoảng trống nghiên cứu cần tiếp tục được quan tâm trong thời gian tới Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các tác giả sau này, những ai muốn nghiên cứu, tìm hiểu lịch sử phát triển của lý luận XĐGTTL sẽ có nhìn khái quát, không mất nhiều thời gian, công sức thu thập tài liệu Đồng thời, luận văn còn đề xuất là những gợi mở cho các nhà khoa học hoàn thiện hệ thống lý luận lưu trữ học, những quan niệm mới về giá trị tài liệu

- Về thực tiễn, dựng lên bức tranh tương đối toàn diện thực tiễn XĐGTTL ở

lưu trữ cấp tỉnh, trên cơ sở đó, luận văn tìm hiểu những hạn chế, tồn tại, bất cập trong quá trình vận dụng lý luận vào thực tiễn để có hướng khắc phục, hoàn thiện Tác giả mong muốn kết quả của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các cơ quan chức năng từ đó xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ tại các địa phương

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần Nội dung chính của Luận văn gồm 3 chương như sau:

Chương 1 có tên gọi là “Tổng quan về lý luận XĐGTTL ở Việt Nam” Nội

dung Chương 1 chủ yếu đề cập đến kết quả nghiên cứu về XĐGTTL tại Việt Nam được trình bày trên các phương diện: số lượng, loại hình, tác giả, phương pháp nghiên cứu, nguồn tài liệu tham khảo mà các công trình đã sử dụng, đặc biệt là kết quả về nội dung

Chương 2 của đề tài là “Thực tế vận dụng lý luận XĐGTTL tại các lưu trữ

cấp tỉnh” Chương này trình bày thực trạng vận dụng lý luận XĐGTTL trên các mặt:

ban hành văn bản quy định, các công cụ hướng dẫn XĐGTTL và trong thực tế tổ chức XĐGTTL ở các cơ quan, tổ chức, lưu trữ cấp tỉnh Qua đó, đánh giá những thành tựu

và hạn chế, thiếu sót trong quá trình vận dụng, đây là cơ sở để tác giả trình bày những vấn đề lý luận cần nghiên cứu về XĐGTTL trong thời gian tới được đề cập ở Chương

3

Chương 3 của đề tài có tên gọi “Những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để

nâng cao hiệu quả vận dụng lý luận XĐGTTL ở Lưu trữ cấp tỉnh” Đây cũng là

mục tiêu chính mà đề tài hướng tới Chương này tập trung trình bày những khoảng trống về lý luận XĐGTTL ở Việt Nam bao gồm những vấn đề lý luận chưa thống nhất cần làm rõ, những vấn đề mới cần nghiên cứu; đồng thời tác giả cũng đề xuất một số ý kiến đối với hoạt động nghiên cứu cũng như hoạt động quản lý lưu trữ từ TƯ đến địa phương

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ LÝ LUẬN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Ở VIỆT NAM

1.1 Tình hình nghiên cứu về XĐGTTL ở một số nước và Việt Nam

1.1.1 Vài nét về lý luận XĐGTTL ở một số nước trên thế giới

XĐGTTL luôn là một vấn đề thời sự, cấp bách trong công tác lưu trữ tại nhiều quốc gia Do đó, lịch sử nghiên cứu về vấn đề này rất lâu đời và mang đặc điểm của mỗi quốc gia Trong phạm vi của đề tài, chúng tôi chỉ xin phép nêu lên những nét khái quát nhất về lý luận XĐGTTL ở một số nước trên thế giới như Ba Lan, Đức, Liên Xô (cũ), Hoa Kỳ… Sở dĩ chúng tôi lựa chọn những quốc gia này vì đây là những quốc gia có ngành lưu trữ phát triển, đồng thời lại là những quốc gia đặt nền móng, đi đầu trong các

xu hướng, quan điểm khác nhau về lý luận XĐGTTL

Tài liệu, tài liệu lưu trữ xuất hiện từ khi xã hội loài người hình thành Nhà nước

và giai cấp, khi mà giai cấp sử dụng tài liệu làm công cụ phục vụ cho lợi ích của giai cấp mình XĐGTTL được coi là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của công tác lưu trữ, song nhu cầu này lại xuất hiện sau các nghiệp vụ khác Lý do chủ yếu là ban đầu, số lượng tài liệu được hình thành số lượng còn rất ít, mọi tài liệu sản sinh ra đều được lưu giữ lại Tài liệu được sắp xếp chủ yếu theo vấn đề, theo nội dung và theo thể loại Đến cuối thời kỳ phong kiến Châu Âu, do tài liệu nhiều và đa dạng hơn trước nên việc sắp xếp, đánh giá tài liệu đòi hỏi phải có sự cải tổ Nhu cầu xem xét nguồn để đánh giá lại tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ đã tạo nên thời kỳ quá độ chuyển từ nguyên tắc nội dung sang nguyên tắc xuất xứ Đây là một bước tiến bộ lớn trong công tác văn thư và lưu trữ gắn liền với tiến trình cải cách công tác văn phòng ở các nước tư bản Châu Âu từ thế kỷ XVIII đến thế kỷ XIX Bởi lẽ nó đã hỗ trợ đắc lực trong công tác XĐGTTL mà chủ yếu là tạo cơ sở cho việc đánh giá và phê phán nguồn để xác định tính chất xác thực của tài liệu lưu trữ

Từ những năm 30 của thế kỷ XX, G.Klensky (nhà lưu trữ học Ba Lan) đã dựa trên luận điểm về phông như một khối tài liệu trọn vẹn và từ nguyên tắc xuất xứ đã đưa

ra lý thuyết xác định giá trị theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông trong

hệ thống cơ cấu thang bậc xã hội như một tiêu chuẩn hàng đầu trong việc XĐGTTL [50, 21] Lý thuyết XĐGTTL theo chức năng trong lưu trữ học tư sản được phát triển đầy đủ hơn trong các tác phẩm của các nhà lưu trữ học Tây Đức W.Rohr, G.Sante và nhà lưu trữ học người Mỹ Theodore R.Schellengberg1 Các nhà lưu trữ học Xô Viết quan niệm rằng phương pháp chức năng - hệ thống chỉ là một trong những phương pháp tổng hợp,

1 Theo ý kiến của Rohr, Sante và Schellenberg, những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu của các cơ quan

hành chính thiết chế giải quyết những vấn đề chủ đạo trong chính trị, quản lý Xem thêm: Theodore R.Schellenberg: Modern

Archives: Principles and Techniques (Lưu trữ hiện đại: Nguyên tắc và phương pháp), University of Chicago Press, 1956

xác định những tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu không chỉ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ mà còn vào nội dung của chúng Lúc này, đặt ra vấn đề cần nghiên cứu phạm trù “giá trị tài liệu” xác định mối tương quan qua lại giữa chủ thể mối quan hệ giá trị - người sử dụng tài liệu lưu trữ và đối tượng sử dụng - các đặc tính của thông tin tài liệu Đến thập niên

60, 70 của thế kỷ XX, ở Liên Xô và một số nước khác trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

đã đề xuất ra các nguyên tắc mới trong XĐGTTL như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện-tổng hợp; hệ thống các tiêu chuẩn xác định giá trị gồm

14 tiêu chuẩn được phân thành 3 nhóm chính: Nhóm tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu, Nhóm tiêu chuẩn về nội dung tài liệu, Nhóm tiêu chuẩn về hình thức bên ngoài tài liệu

Sự hình thành hệ thống lý luận và phương pháp luận mới trong XĐGTTL mới đã thể hiện rõ tính chất hệ thống, khoa học, lịch sử vào các quan điểm biện chứng trong quá trình xem xét lựa chọn hoặc loại hủy tài liệu Các nguyên tắc đó đã làm thay đổi về bản chất các phương pháp cụ thể trong việc lựa chọn tài liệu hàng ngày

Trong một thời gian dài, kể từ Cách mạng Tháng Mười vĩ đại, trong lưu trữ học

Xô Viết, phương pháp cơ bản được vận dụng trong đánh giá giá trị tài liệu là phương pháp xem xét trực tiếp từng văn bản Thay vào đó, từ đầu những năm 60, 70, phương pháp mới đã được nghiên cứu và vận dụng đó là phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học Mục đích của XĐGTTL là để bổ sung lưu trữ đã trở thành nguyên tắc của công tác lưu trữ, khác với mục tiêu để hủy tài liệu như trước đây Việc vận dụng những phương pháp mới trong đánh giá đã mang lại những hiệu suất thiết thực cho việc giải quyết những nhiệm

vụ lựa chọn và bảo quản tài liệu Ngoài ra, chúng cũng mở ra những triển vọng to lớn cho việc nghiên cứu mối liên hệ giữa lý luận XĐGTTL và các lĩnh vực khác của khoa học hiện đại, cho phép các nhà khoa học sử dụng có hiệu quả các thành tựu của khoa học hiện đại để giải quyết những nhiệm vụ cụ thể của các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội và những phương hướng lý luận mới Thí dụ như phương pháp thông tin trong khoa học thông tin Lý luận thông tin không hoàn toàn đồng nhất với tiêu chuẩn nội dung tài liệu N.Konnova (Liên Xô) cho rằng, thông tin được hiểu như một nội dung của sự phản ánh, song đồng thời cũng như quá trình phản ánh Thông tin là cái được phản ánh qua nội dung tài liệu nhưng lựa chọn thông tin và lựa chọn tài liệu không đồng nhất với nhau Chủ trương giảm bớt khối lượng tài liệu khi lựa chọn chúng để bảo quản Nhà nước không đồng nghĩa với giảm thông tin và như vậy việc hủy tài liệu hết giá trị cũng không phải hủy bỏ các sự kiện lịch sử

Kết quả nghiên cứu lý luận về XĐGTTL trên thế giới đã được thể hiện qua nhiều sách giáo khoa, sách chuyên khảo để phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập ở các trình độ đào tạo cán bộ lưu trữ khác nhau Ngoài ra, vấn đề này còn được quan tâm nghiên cứu trên các tạp chí chuyên ngành về lưu trữ Đây là các diễn đàn để

họ trao đổi, bàn luận về vấn đề XĐGTTL trong công tác lưu trữ

1.1.2 Lịch sử XĐGTTL tại Việt Nam

Hệ thống lý luận về lưu trữ Việt Nam phát triển tương đối chậm so với yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ Thời kỳ Pháp thuộc, Paul Boudet (1888-1948), nhà lưu trữ, cổ

tự học người Pháp đã có công xây dựng nền móng đầu tiên cho ngành Lưu trữ học Việt Nam Ông đã bỏ nhiều công sức xây dựng, điều hành mạng lưới các cơ quan lưu trữ và thư viện trên toàn cõi Đông Dương và góp phần đào tạo nên những chuyên gia

đầu tiên của ngành Lưu trữ học Việt Nam Năm 1934, ông cho xuất bản sách “Cẩm nang của người làm công tác lưu trữ”, trong đó đề cập đến “Khung phân loại tài liệu

lưu trữ Đông Dương”

Những ngày đầu mới giành được chính quyền năm 1945 và sau khi chiến tranh chống thực dân Pháp kết thúc năm 1954, công văn, tài liệu bị phân tán đi các nơi, bị đốt phá hoặc bán để tái chế làm giấy Để ngăn chặn việc tiêu hủy hồ sơ vô căn cứ và thực hiện phương châm “giữ nhiều hơn một chút”, Bộ Tuyên truyền đã ra Công văn số 426-TT2/NC ngày 20/4/1954 về việc bảo tồn hồ sơ, tài liệu cũ, dù của bất cứ chính quyền nào để lại đều là tài sản của quốc gia Lúc này, các bài giảng của các lớp huấn luyện cán bộ văn thư, lưu trữ đã bắt đầu giới thiệu một số tài liệu có tính chất lý luận

về công tác đánh giá, tuy nhiên mới chỉ là những điểm mang tính nguyên tắc bảo quản đối với các loại tài liệu có THBQ khác nhau mà chưa đề cập đến tiêu chuẩn đánh giá cũng như chưa có thực tế kiểm nghiệm Về cách tiến hành đánh giá, các cơ quan tham khảo “Biểu tham khảo về THBQ tài liệu lưu trữ nói chung của cơ quan nhà nước” của nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa

Tiếp đến các thập kỷ sau, ở miền Nam, các nhà cổ tự học và lưu trữ Sài Gòn đã chịu ảnh hưởng của sự phát triển khoa học lưu trữ không những của Pháp, mà cả của

Mỹ Liên quan đến phần lý luận XĐGTTL, các tác giả thường sưu tầm, dịch thuật các

ấn phẩm của nước ngoài Nhà lý luận quen thuộc về XĐGTTL của nước ngoài có ảnh hưởng đến văn khố Sài Gòn phải kể đến T.R Schellenberg Ông cũng đưa ra những lý

do của việc gia tăng tài liệu, sự cần thiết phải loại bỏ bớt những tài liệu không có giá trị

và sự thận trọng để lưu giữ lại được những tài liệu có giá trị Về phạm vi giá trị tài liệu, ông phân thành “tài liệu tiên cấp” và “tài liệu thứ cấp” Giá trị tiên cấp là giá trị cần thiết cho cơ quan nguyên thủy đã sinh ra tài liệu Giá trị thứ cấp là giá trị cần thiết lâu dài cho

cơ quan khác, cho người sử dụng khác sau này [19, 14]

Ở miền Bắc Việt Nam, lý luận XĐGTTL chịu ảnh hưởng nhiều từ các nước xã hội chủ nghĩa trước đây như Liên Xô, Cộng hòa Dân chủ Đức… Phải nói rằng, đây là một hệ thống lý luận tương đối hoàn chỉnh, thông qua các nguyên tắc xem xét, tư duy khoa học trong XĐGTTL và hệ thống tiêu chuẩn xác định Về khái niệm đánh giá là căn cứ vào tiêu chuẩn, nguyên tắc đánh giá là xác định ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa học lịch sử và thực tiễn của tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản Khi tiến hành đánh giá phải có quan điểm chính trị, quan điểm lịch sử và quan điểm toàn diện

Đồng thời nêu lên 7 tiêu chuẩn đánh giá là: nội dung, tác giả, thời gian, mức độ chính xác của văn kiện, văn bản bao hàm và trùng thừa và đặc điểm cổ văn, ngôn ngữ, mỹ thuật Trên cơ sở đó chia THBQ thành ba loại: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Phương pháp tiến hành đánh giá là dựa vào “Bảng THBQ tiêu biểu của Nhà nước” ban hành và của các cơ quan chủ quản, lập Hội đồng đánh giá, kết hợp chặt chẽ đánh giá giá trị tài liệu với lập hồ sơ, với chỉnh lý hay tiến hành một cách độc lập trong các phòng, kho lưu trữ Từ những năm 1960, nhiều tài liệu, sách giáo khoa về lưu trữ của các nước xã hội chủ nghĩa trước đây đã được dịch, nhiều học sinh, cán bộ được cử sang học tập nghiên cứu và mời chuyên gia Liên Xô sang giúp… Do đó, nhiều bài tập san, báo cáo, tham luận phát biểu về xác định giá trị đã được ra đời [17,9]

Đến nay, sau gần 60 năm, khoa học lưu trữ nói chung và lý luận XĐGTTL nói riêng ở Việt Nam không ngừng được hoàn thiện Trong đó, vấn đề XĐGTTL luôn được đặt thành trọng tâm NCKH của ngành lưu trữ Giới lưu trữ học nước ta trong mấy chục năm qua đã tập trung đi sâu làm rõ những vấn đề cơ bản về XĐGTTL và được thể hiện ở hơn 200 công trình nghiên cứu dưới dạng giáo trình, sách chuyên khảo, đề tài nghiên cứu, bài viết trên tạp chí hoặc kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp,… Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này đều tập trung phân tích, làm sáng tỏ hai vấn đề cơ bản: lý luận và thực tiễn XĐGTTL ở Việt Nam Về mặt lý luận, chúng ta đã tiếp thu có chọn lọc để hình thành nên một hệ thống nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL tương đối hoàn chỉnh Về mặt thực tiễn, nhiều công trình nghiên cứu đã góp phần xây dựng được một số công cụ hướng dẫn XĐGTTL quan trọng Điều này thể hiện rõ nét thông qua kết quả thống kê về các công trình nghiên cứu về XĐGTTL từ trước đến nay sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau

Tuy nhiên, mặc dù có lịch sử nghiên cứu gần 60 năm, song XĐGTTL ở Việt Nam xuất phát tương đối chậm so với các nước trên thế giới, đồng thời chịu ảnh hưởng từ nhiều trào lưu khác nhau cả các nước xã hội chủ nghĩa mà tiêu biểu là Liên

Xô (cũ) và cả các nước tư sản Đặc trưng đó đã nảy sinh ra những điều chưa thống nhất trong hệ thống lý luận XĐGTTL ở Việt Nam Ngoài ra, để đáp ứng những thay đổi phong phú của thực tiễn, XĐGTTL ở Việt Nam vẫn còn nhiều vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu, giải quyết trong thời gian tới

1.2 Số lƣợng và loại hình các công trình nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam

XĐGTTL là một hoạt động phức tạp và mang tính quyết định đến chất lượng của công tác lưu trữ nên đã nhận được sự quan tâm cao của nhà nghiên cứu Vì vậy, để

có thể tổng thuật các công trình nghiên cứu về vấn đề này, chúng tôi đã tiến hành khảo sát các giáo trình, sách chuyên khảo, các đề tài NCKH quy mô khác nhau (từ báo cáo khoa học, niên luận, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, luận văn thạc sỹ đến các công trình nghiên cứu các cấp) hiện được bảo quản tại Phòng Tư liệu - Thư viện, Trung tâm

NCKH thuộc Cục VTLTNN; Tư liệu Khoa LTH&QTVP, Trường ĐH KHXHNV, ĐHQGHN, Trường Đại học Nội vụ; Cục LT-VPTƯĐ, Trường ĐH KHXHNV, ĐHQGTPHCM, Chi cục Văn thư - Lưu trữ một số tỉnh, thành phố Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và bám sát phạm vi nghiên cứu của đề tài, song những kết quả mà tác giả đã thống kê chưa hoàn toàn đầy đủ Dưới đây là kết quả khảo sát, thống kê, tổng hợp các công trình nghiên cứu về XĐGTTL (1960 - 2017)

Về số lượng, trong khoảng thời gian từ 1960 - 2017, tác giả đã thống kê được

223 công trình nghiên cứu về XĐGTTL (Theo phụ lục), thuộc các loại hình khác nhau

bao gồm: sách chuyên khảo, giáo trình đại học; Đề tài NCKH các cấp; Luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo chuyên đề, báo cáo khoa học sinh viên, bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, bài báo cáo tại Hội thảo khoa học Đây là con số tương đối lớn, phản ánh mối quan tâm của các học giả về vấn đề XĐGTTL ở Việt Nam Vì số lượng các nghiên cứu về XĐGTTL là tương đối lớn nên tác giả đã thống kê chúng thành các loại hình nghiên cứu được thể hiện qua bảng tổng hợp sau:

STT Loại hình nghiên cứu Số lượng Tỷ lệ (%)

1 Sách chuyên khảo và giáo trình đại học 07 3,1

7 Bài viết tại Hội thảo khoa học 24 10,8

Bảng 1.1 Bảng thống kê số lượng và loại hình các nghiên cứu về XĐGTTL từ

1960 - 2017 (Nguồn tác giả thống kê)

Từ bảng thống kê trên, có thể rút ra một số nhận xét như sau:

Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy, tại chức; niên luận, báo cáo chuyên đề, NCKH sinh viên chiếm số lượng lớn nhất: 92/223 công trình, chiếm 41,3% Xếp thứ 2

là các bài viết trên tạp chí chuyên ngành: 65/223, chiếm 29,1% Tiếp theo là bài viết tại Hội thảo khoa học (24/223, chiếm 10,8%) và các đề tài NCKH (21/223, chiếm 9,4%); thứ tư là các luận văn thạc sỹ (12/223, chiếm 5,4%), sách giáo trình, chuyên khảo (7/223, chiếm 3,1%) Cuối cùng là luận án tiến sỹ chỉ có 2/223, chiếm 0,9%

- Đề tài khoa học cấp ngành: Đây là loại hình được thực hiện một cách có quy

mô và hệ thống, thường do cán bộ đang công tác tại các cơ quan nghiên cứu trực thuộc

cơ quan quản lý ngành thực hiện Chẳng hạn như cán bộ của Trung tâm NCKH, Cục VTLTNN; cán bộ công tác tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Cục LT-VPTƯĐ… Tuy nhiên, đến nay số lượng các đề tài cấp ngành về XĐGTTL còn rất khiêm tốn so với các vấn đề khác trong công tác lưu trữ, do đó chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu nghiên cứu về lý luận cũng như thực tiễn công tác XĐGTTL

- Sách chuyên khảo, giáo trình đại học: Đây là những công trình công phu nhằm trang bị kiến thức phổ quát, quan trọng về ngành học, là tài liệu học tập hoặc giảng dạy được thiết kế và biên soạn trên cơ sở chương trình môn học Tính chất của giáo trình phải bám sát chương trình đào tạo, đảm bảo tính hệ thống, tính ứng dụng, tính cơ bản, tính chính xác và cập nhật về môn học Bản chất của sách chuyên khảo tổng kết nhiều nghiên cứu rời rạc trong một lĩnh vực thành lý thuyết, hoặc tập hợp các nghiên cứu của một hoặc nhiều tác giả xung quanh một số chủ đề quan trọng Do đó việc biên soạn một giáo trình, sách chuyên khảo đòi hỏi tính chuẩn mực cao, phải tuân thủ các nguyên tắc như phải có ban biên tập và cơ chế thẩm định nghiêm túc Các tác giả thường phải mất nhiều năm tìm hiểu, tích lũy kiến thức và dựa vào kinh nghiệm giảng dạy, nghiên cứu để biên soạn

Tuy nhiên, đến nay mới chỉ có 07 cuốn giáo trình, sách chuyên khảo về XĐGTTL mà về thời gian xuất bản lại từ rất lâu nên chưa được cải biên, cập nhật kiến

thức mới cho phù hợp với xu thế; hoặc cuốn giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của

tác giả Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy dù mới được xuất bản năm 2015 song về nội dung vẫn tương đối giống các cuốn giáo trình trước Hầu hết chúng mang đặc điểm chung thường thấy trong các giáo trình đại học ở Việt Nam là thiên nhiều về trình bày phương pháp luận nhưng ít đưa các ví dụ thực tiễn

- Các bài viết trên Kỷ yếu, bài tham luận tại các hội thảo khoa học: Thông thường đây là những vấn đề của công tác lưu trữ dành được sự quan tâm của đông đảo nhà nghiên cứu sẽ được trình bày trong các cuộc hội thảo, hội nghị và tổng kết lại trên các tập kỷ yếu Những nghiên cứu này có tính khái quát cao, vừa đảm bảo về lý luận

và thực tiễn Đây là một hoạt động cần thiết nhằm tập hợp các hướng khắc phục những hạn chế của công tác này Đến nay có 04 Hội thảo về XĐGTTL, song chỉ có 02 hội thảo chủ yếu về tài liệu hành chính nhưng được tổ chức từ năm 1994, 1995; 02 hội thảo gần đây nhất cũng cách đây hơn 10 năm nhưng về XĐGTTL điện tử

- Các hình thức nghiên cứu của học viên, sinh viên: chiếm số lượng nhiều nhất (41,3%) Những công trình này chủ yếu được lưu giữ và bảo quản tại Tư liệu Khoa LTH&QTVP (ĐH KHXHNV thuộc ĐHQGHN), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đây cho thấy, đề tài này có sức hút nhất định đối với học viên, sinh viên của các trường Nội dung chủ yếu là khảo sát thực trạng và vận dụng lý luận XĐGTTL vào một cơ

quan, tổ chức cụ thể nên có giá trị thực tiễn cao Thông qua những công trình nghiên cứu này, các tác giả thể hiện được khả năng tư duy, phân tích, so sánh và kết hợp giữa

hệ thống lý thuyết tiếp thu trên giảng đường với thực tế công tác lưu trữ tại các cơ quan,

tổ chức Đặc biệt, có những công trình đã mạnh dạn đưa ra những hướng đề tài mới, những vấn đề mang tính cấp bách của công tác lưu trữ nói chung

- Các bài viết trao đổi trên Tạp chí, website của ngành: đây là những bài viết có nội dung phong phú, được trình bày khá cô đọng, súc tích Hình thức viết bài trên tạp chí chuyên ngành đã xuất hiện từ khá lâu và có vai trò quan trọng đối với việc tuyên truyền về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và hướng dẫn các nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nói riêng Vấn đề XĐGTTL xuất hiện từ rất sớm và chiếm số lượng khá lớn trên tạp chí chuyên ngành Trong số những bài viết về đề tài này, đáng kể là những bài viết

có tính lý luận luận cao của các nhà lưu trữ Việt Nam, chủ yếu xuất hiện những năm 70,

80, 90 của thế kỷ XX Mặc dù chiếm tỷ lệ đứng thứ hai trong các công trình nghiên cứu, song so với các chủ đề khác được đăng trên tạp chí chuyên ngành, số lượng này còn khá khiêm tốn Hy vọng trong thời gian tới, vấn đề XĐGTTL sẽ được quan tâm nhiều hơn trên tạp chí chuyên ngành

- Đề tài cơ sở: theo thống kê sơ bộ, hiện nay mới chỉ có 05 công trình về XĐGTTL được thực hiện tại Lưu trữ cấp tỉnh của thủ đô Hà Nội2, Thành phố Hồ Chí Minh3, Vĩnh Long4

, Hà Giang5, Đắk Lắk6

Điều này cho thấy hoạt động NCKH về lưu trữ nói chung và về XĐGTTL nói riêng tại Lưu trữ cấp tỉnh vẫn bị bỏ ngỏ, ít được đầu

tư, quan tâm

Tóm lại, qua kết quả thống kê về số lượng và loại hình cho thấy sự quan tâm của các nhà nghiên cứu về XĐGTTL Loại hình nghiên cứu tương đối đa dạng, song

có sự chênh lệch lớn giữa các loại hình, có thể do xuất phát từ nhận thức và sự tìm hiểu của các tác giả thông qua quá trình nghiên cứu, học tập và công tác Điều này chứng tỏ việc nghiên cứu này chưa có sự thống nhất và được chỉ đạo cụ thể, đặc biệt còn thiếu những công trình được thực hiện ở lưu trữ cấp tỉnh mang tính thực tiễn cao, sát với thực tế của từng địa phương

1.3 Phương pháp nghiên cứu và những tài liệu, tư liệu được sử dụng trong các công trình nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam

1.3.1 Phương pháp nghiên cứu

Trước hết các công trình nghiên cứu về XĐGTTL trên đây nằm trong hệ thống những nghiên cứu lý luận và giải quyết những vấn đề thực tiễn của ngành lưu trữ học -

Đề tài “Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ UBND tỉnh Vĩnh Long” (2006);

5 Đề tài “Bảng THBQ mẫu tài liệu thuộc phông HĐND, UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh Hà Giang” (2004);

một bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội nên đều dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, cụ thể là quan điểm nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Nó cung cấp cho người nghiên cứu lưu trữ học nói chung, trong đó về vấn đề XĐGTTL phương pháp nhận thức các đối tượng khách quan trong sự vận động và phát triển, đồng thời cũng đòi hỏi người nghiên cứu cần có cái nhìn toàn diện trong mối liên hệ và tác động qua lại, xem xét đánh giá sự phù hợp của việc định THBQ với ý nghĩa và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong thực tế

Ngoài ra, do tính chất là một môn khoa học mang tính tổng hợp liên ngành, nên lưu trữ học không chỉ tiếp cận ở góc độ lý luận và còn từ góc độ thực tiễn hoặc có sự kết hợp giữa lý luận và thực tiễn Do đó, bên cạnh những phương pháp chủ yếu của lưu trữ học, các nghiên cứu về XĐGTTL còn áp dụng phương pháp liên ngành như phương pháp sử liệu học, xã hội học, ngôn ngữ học… Một số phương pháp nghiên cứu được sử dụng thường xuyên như:

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết:

Xét đến cùng, để giải quyết các vấn đề thực tiễn trong mọi lĩnh vực đều cần có

cơ sở lý luận khoa học Cơ sở khoa học này được các nhà nghiên cứu đi trước đã mất công tìm tòi, đúc kết lại và nằm trong các nguồn tư liệu khác nhau Do đó, trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào đều bắt đầu từ việc nghiên cứu lý thuyết, tức là phân tích các tài liệu để tìm ra cấu trúc, các xu hướng phát triển của lý thuyết Từ phân tích lý thuyết để hiểu sâu sắc về đối tượng, cần tổng hợp chúng lại để xây dựng thành một hệ thống khái niệm, phạm trù tiến tới tạo thành lý thuyết khoa học mới Các công trình nghiên cứu về XĐGTTL cũng không ngoại lệ, các tác giả đều nghiên cứu những thành quả đã đạt được về lý luận, kết hợp với thực tiễn để luận giải các vấn đề khác nhau mà mục tiêu đề tài hướng tới Kết quả này thường nằm trong mục “Lịch sử nghiên cứu vấn đề” hoặc nằm ở chương đầu của mỗi đề tài Trong đó, các tác giả nghiên cứu những khái niệm cơ bản về công tác đánh giá, các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn của những công trình đã được xuất bản trong và ngoài nước Đây là cơ sở quan trọng để tác giả đề xuất THBQ cho loại hình tài liệu thuộc đối tượng nghiên cứu

một nhóm cơ quan tương đồng, các đặc điểm của tổ chức văn thư, xác định các nhóm

hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đó; ngoài ra chúng

còn được sử dụng khi sắp xếp tài liệu tham khảo, lựa chọn phương án phân nhóm hồ

sơ, tài liệu khi xây dựng các công cụ hướng dẫn XĐGTTL… Đồng thời đây cũng là 2 phương pháp thuộc cơ sở lý luận luôn được vận dụng trong công tác XĐGTTL Ví dụ:

Luận văn “Nghiên cứu xây dựng bảng THBQ mẫu tại Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ” của Nguyễn Thị Lan Anh (2006);

Khóa luận “Xây dựng bảng THBQ tài liệu của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng” của Nguyễn Thị Thương (2010)

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

Điều tra là phương pháp khảo sát một nhóm đối tượng trên một diện rộng nhằm phát hiện những quy luật, những đặc điểm về mặt định tính và định lượng của đối tượng nghiên cứu Các tài liệu điều tra được là những thông tin quan trọng về đối tượng cần cho quá trình nghiên cứu và là căn cứ quan trọng để đề xuất những giải pháp khoa học hay giải pháp thực tiễn

Phương pháp này được các tác giả vận dụng khi tiến hành điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ theo các phạm vi khác nhau và thực trạng XĐGTTL ở cơ quan khảo sát; hoặc để tìm hiểu nguồn gốc, địa chỉ các công trình trong các nghiên cứu về tổng luận như tìm hiểu tác giả, thời gian, địa chỉ tài liệu, số tạp chí…

Chẳng hạn trong đề tài “Cơ sở khoa học xây dựng bảng THBQ tài liệu cấp huyện” của Nguyễn Nghĩa Văn (1998), tác giả đã đi đến một số huyện của Hà Bắc

(cũ), tỉnh Vĩnh Phú (cũ), Thanh Hóa, Cần Thơ, Đồng Nai: nghiên cứu trực tiếp tài liệu,

sổ đăng ký công văn đi, đến của Văn phòng UBND huyện và một số phòng ban trong một khoảng thời gian nhất định để thấy được những tài liệu chung thường có ở huyện

đó trong các năm Từ đó tác giả đã thống kê văn bản thành bộ thẻ theo các tiêu chí nghiên cứu khác nhau như: vấn đề, tác giả, thời gian… để tìm hiểu giá trị của văn bản trên các phương diện Cùng với việc nghiên cứu sổ đăng ký công văn, tác giả còn trực tiếp trao đổi với các cán bộ chuyên môn về quy trình công việc, quy trình ban hành văn bản để thấy được chức năng nhiệm vụ chủ yếu của cấp huyện cũng như trên thực

tế văn bản đã xuất hiện và tác dụng của chúng trong việc quản lý nhà nước, thậm chí tác giả còn trực tiếp tham gia chỉnh lý một khối tài liệu cụ thể để nghiên cứu về hình thức văn bản và giá trị của chúng

- Phương pháp so sánh được sử dụng khi đánh giá giữa lý luận, cơ sở pháp lý

và thực tiễn của công tác XĐGTTL tại các cơ quan, tổ chức

Chẳng hạn trong Khóa luận tốt nghiệp “Thông tư 13/2011/TT-BNV về định THBQ tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc

TƯ và vấn đề vận dụng Thông tư tại UBND Thành phố Hà Nội” của Lê Thị Thu

(2013), tác giả đã so sánh bảng THBQ của UBND thành phố Hà Nội so với những hướng dẫn tại Thông tư 13/2011/TT-BNV, qua những điểm tương đồng và khác biệt, tác giả nhận xét những khó khăn và thuận lợi, đề xuất một số ý kiến trong việc vận dụng Thông tư này

- Phương pháp phỏng vấn: được các tác giả sử dụng để thu thập các thông tin,

số liệu thực tế thông qua việc giao tiếp bằng lời nói với đối tượng được phỏng vấn (thường là các cán bộ quản lý, người làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc cán bộ chuyên môn tại nơi khảo sát)

Chẳng hạn như để thực hiện đề tài khóa luận “Nghiên cứu xây dựng DMHS và danh mục tài liệu của Văn phòng UBND Nam Định”, tác giả Trịnh Thị Thảo đã tiến

hành phỏng vấn cán bộ, chuyên viên của Văn phòng UBND tỉnh Nam Định về việc lập

hồ sơ công việc, lập DMHS và công tác giao nộp hồ sơ

1.3.2 Những tài liệu, tư liệu được sử dụng

Để hoàn thiện các công trình nghiên cứu về XĐGTTL, các tác giả đã sử dụng nhiều tài liệu, tư liệu đa dạng khác nhau Qua tìm hiểu từ các công trình nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy phần lớn các tác giả thường sử dụng các nguồn tài liệu, tư liệu sau:

* Nguồn tài liệu, tư liệu của Việt Nam

- Sách công cụ: Qua tìm hiểu, nhiều tác giả đã sử dụng từ điển để phân tích,

đưa ra các định nghĩa về các thuật ngữ liên quan đến XĐGTTL như: Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) của Cục Lưu trữ nhà nước, Từ điển tiếng Việt (NXB Văn hóa - Thông tin, năm 2001), Từ điển tiếng Việt (NXB Đà Nẵng, năm 2002), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (2011)… Tuy nhiên, có thể do được biên soạn ở

những thời điểm khác nhau, dựa trên các quan điểm khác nhau của tác giả nên nội dung của các thuật ngữ được đề cập chưa được thống nhất

- Sách chuyên khảo, giáo trình: Hiện nay, sách chuyên khảo, giáo trình về

công tác lưu trữ ở Việt Nam chưa có nhiều, chủ yếu là những cuốn sách đã xuất bản từ

lâu Chẳng hạn, cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) đã được các công trình nghiên cứu trích dẫn, sử dụng tương đối nhiều Bên cạnh đó, các tác giả còn

tham khảo các tài liệu của Liên Xô dịch ra tiếng Việt như: XĐGTTL lưu trữ - Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động lưu trữ của cơ quan - Cục Lưu trữ Liên bang Nga

Ngoài ra, một số tác giả còn sử dụng sách chuyên khảo liên quan trực tiếp về

XĐGTTL như “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của Dương

Văn Khảm do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm 1998 (được tái bản năm

2002 với tên gọi “Xác định giá trị để lựa chọn và loại hủy tài liệu trong các cơ quan”) Cuốn sách này tuy có đề cập đến các nguyên tắc, tiêu chuẩn và công cụ

XĐGTTL, song chủ yếu tập trung mô tả các quy trình xử lý nhằm lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan theo phương pháp đơn giản

- Đề tài NCKH các cấp

Qua tìm hiểu, nhiều công trình nghiên cứu đã tham khảo kết quả các đề tài NCKH các cấp (chủ yếu là cấp Bộ) Trong đó, một số đề tại nghiên cứu được sử dụng nhiều nhất như:

+ Đề tài NCKH do tác giả Nguyễn Quang Lệ chủ biên: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” (1992)

+ Đề tài NCKH do tác giả Nguyễn Lệ Nhung chủ biên: “Nghiên cứu, xây dựng bảng THBQ hồ sơ, tài liệu các cơ quan quản lý nhà nước” (2006)…

- Luận án, luận văn, Khóa luận, Báo cáo khoa học sinh viên

Hiện nay, thông qua một tài liệu gián tiếp chúng tôi biết được có 02 luận án tiến

sỹ về đề tài XĐGTTL của 2 nhà nghiên cứu Việt Nam nhưng được thực hiện ở nước ngoài của tác giả Nguyễn Văn Thâm (1990) và Dương Văn Khảm (1985), song rất ít công trình tham khảo từ 2 luận án này

Trái lại, nguồn tài liệu tham khảo là các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học sinh viên thì được các tác giả đi sau sử dụng rất phổ biến Một số công trình trích dẫn tên tài liệu tham khảo chưa chính xác, không đầy đủ, thiếu thông tin như thiếu năm, tác giả, thậm chí trích dẫn trong phần nội dung nhưng không có danh mục tài liệu tham khảo

- Kỷ yếu hội thảo khoa học

Các công trình đã tham khảo tương đối nhiều từ các bài báo cáo trong kỷ yếu

hội thảo khoa học, chủ yếu là 2 Hội thảo “XĐGTTL” năm 1994 và “Đánh giá và loại hủy” (Sarbica) năm 1995 Tuy nhiên, do 2 Hội thảo này được tổ chức cách đây khá lâu

nên nguồn thông tin đã lạc hậu Mặt khác, một số công trình đã sử dụng các bài báo cáo trong Hội thảo nhưng chỉ đề tên của Hội thảo trong danh mục tài liệu tham khảo

mà không đưa tên bài báo cáo cụ thể

- Bài viết tạp chí

Hầu hết các nghiên cứu đều đã tham khảo các bài viết tạp chí, chủ yếu là tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ Một phần lý do khách quan là vì hiện nay vấn đề XĐGTTL mới chỉ được đăng trên tạp chí này Thiết nghĩ, về giá trị tài liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội có nên chăng cần có sự quan tâm hơn nữa của các ngành chuyên môn để có nhiều hơn các bài viết về nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trên các tạp chí chuyên ngành khác nhau

* Nguồn tài liệu, tư liệu nước ngoài

Qua tìm hiểu, chúng tôi nhận thấy các tác giả chủ yếu sử dụng các nguồn tài liệu,

tư liệu của Việt Nam Nếu có sử dụng các tài liệu, tư liệu của nước ngoài cũng là những tài liệu đã được dịch từ khá lâu Qua sưu tập các tư liệu, tài liệu tiếng nước ngoài của

Phòng Thông tin - Thư viện, Cục VTLTNN biên soạn, chúng tôi được biết hiện nay có rất nhiều nguồn tài liệu, tư liệu nước ngoài về XĐGTTL như Nga, Đức, Trung Quốc, Anh… Tuy nhiên, hầu như chưa được nghiên cứu tham khảo Điều này một phần là do hạn chế về khả năng ngoại ngữ, cũng như việc khó tiếp cận với các nguồn tài liệu uy tín Đồng thời đối với các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành uy tín của nước ngoài hay các cuốn sách về lưu trữ từ các trang web trên mạng đòi hỏi người đọc phải có tài khoản

và mất phí nhất định để đọc hoặc tải tài liệu

* Nguồn khác

Ngoài các nguồn tài liệu trên, một số tác giả đã sử dụng tài liệu, tư liệu từ các trang mạng như www.vanthuluutru.com (như Khóa luận của tác giả Lê Hoài Giang) hay các trang web của các cơ quan để trích dẫn nội dung các văn bản quy định

Như vậy, việc sử dụng tài liệu, tư liệu trong các công trình nghiên cứu về XĐGTTL còn tồn tại một số hạn chế sau: nhiều tác giả đã tham khảo, sử dụng những sách đã lỗi thời, thiếu cập nhật; sử dụng nhưng trích dẫn không rõ ràng, đầy đủ; việc tham khảo nguồn tài liệu, tư liệu nước ngoài còn rất khiêm tốn Hy vọng rằng trong các nghiên cứu tiếp theo sẽ khắc phục được những hạn chế nêu trên để kết quả các nghiên cứu được hoàn thiện hơn nữa

1.4 Nội dung cơ bản trong các nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam

Những kết quả nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam được thể hiện cả về lý luận và thực tiễn, cả những vấn đề lý luận chung về XĐGTTL và việc vận dụng lý luận chung đó đối với từng loại hình tài liệu cụ thể, cơ quan, tổ chức cụ thể hoặc một loạt cơ quan đồng dạng, hay trong cùng một hệ thống Tuy nhiên, việc phân chia này chỉ mang tính tương đối do nội dung nhiều đề tài, bài viết đề cập đến nhiều vấn đề hoặc do nội dung các vấn đề có sự liên quan, gắn bó, bao hàm lẫn nhau Từ tiêu chí phân loại trên, chúng tôi đã phân loại các công trình nghiên cứu về XĐGTTL thành các nhóm cụ thể sau:

Một là, những nghiên cứu tổng quan về XĐGTTL như quan niệm về giá trị tài liệu, thuật ngữ (XĐGTTL, THBQ…); nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL; những vấn đề về phương pháp XĐGTTL như yêu cầu, các giai đoạn (các bước) XĐGTTL liên quan đến vòng đời của tài liệu; xây dựng bảng THBQ,… Một số công trình đi trước đã tổng hợp tình hình nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam

Hai là, những nghiên cứu vận dụng lý luận XĐGTTL vào thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam

Ba là, những nghiên cứu về xây dựng các công cụ hướng dẫn XĐGTTL như: bảng THBQ, bảng kê tài liệu, DMHS… cho một phông lưu trữ cơ quan

Dưới đây là bảng tổng hợp các nghiên cứu được phân chia theo các nội dung của XĐGTTL:

Bảng 1.2 Bảng tổng hợp các nghiên cứu được phân chia theo các nội dung của XĐGTTL

pháp, tiêu chuẩn

129, 144, 169, 170, 174, 175,

179, 215, 216 Công cụ hướng dẫn

XĐGTTL

44, 97, 181, 186, 189, 197

Các giai đoạn XĐGTTL Các Hội đồng XĐGTTL 180, 213 Thủ tục tiêu hủy tài liệu 185

67, 70, 73, 76, 79, 81, 83, 84, 85, 86, 93, 98,

101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109,

110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118,

119, 120, 121, 133, 134 Danh mục nguồn và

thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ

9, 11,15, 42, 46, 51, 54, 56, 60, 77, 78, 87, 88,

89, 90, 94, 96, 124, 128, 132

Danh mục các sự kiện lịch sử

Danh mục hủy tài liệu giản đơn

Qua bảng tổng hợp các nghiên cứu theo nội dung XĐGTTL có thể nhận thấy:

Số lượng các công trình về việc xây dựng công cụ hướng dẫn XĐGTTL chiếm số lượng lớn nhất, thể hiện đây là một hướng được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm nhất hiện nay Ví dụ:

Luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng THBQ mẫu tại UBND tỉnh” của

tác giả Nguyễn Thị Lan Anh (2006);

Đề tài “Nghiên cứu, xây dựng Bảng THBQ mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” do Nguyễn Lệ Nhung chủ nhiệm (2008);

Bên cạnh đó, nhiều bài viết trao đổi đăng trên Tạp chí của ngành lưu trữ cũng

đề cập đến vấn đề này như: “Bảng THBQ và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí VTLTVN, số 02 năm 2005; “Bàn về vấn đề xây dựng Bảng THBQ tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”

của tác giả Thanh Mai - Tạp chí VTLTVN, số 5 năm 2011

Đứng thứ 2 là nhóm những nghiên cứu tổng quan về các vấn đề lý luận chung (chiếm: 59/223) Những nghiên cứu này thường được trình bày trong các sách giáo

trình, sách chuyên khảo hoặc các đề tài cấp bộ, ngành như: cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội ấn hành năm 1980, sau đó được

bổ sung, sửa chữa, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990);

“Công tác lưu trữ Việt Nam” (NXB Khoa học Xã hội, 1987); “Văn bản và Lưu trữ học đại cương” (NXB Giáo dục, 1996); “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” (NXB Chính trị quốc gia, 1998); “Công tác văn thư lưu trữ” (NXB Chính trị Quốc gia, 1999); Đề tài“Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc XĐGTTL quản

lý nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia” của tác giả Dương Văn Khảm chủ trì…

Ngoài ra, còn có các nghiên cứu mang tính tổng luận nhằm tổng kết những kết

quả nghiên cứu về vấn đề xác định giá trị, đó là: “Những nghiên cứu về XĐGTTL ở nước ta nửa thế kỷ qua” của tác giả Thanh Mai trên tạp chí VTLTVN số 8/2012; “Tổng luận các công trình nghiên cứu về XĐGTTL lưu trữ” của Lê Hoài Giang (Khóa luận năm 2012); “XĐGTTL trong khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận và việc vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ ở nước ta” của tác giả Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức

Thuận trên tạp chí VTLTVN số 2/2015

Chiếm số lượng gần bằng nhóm các nghiên cứu vấn đề lý luận chung là nhóm các nghiên cứu về vận dụng lý luận XĐGTTL vào thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam cũng chiếm một số lượng đáng kể, gồm 51/223 công trình

Ví dụ như: “Vận dụng các tiêu chuẩn đánh giá qua chỉnh lý tài liệu văn kiện” (Bùi Quang Hoan, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 2/1971); “XĐGTTL và xây dựng Bảng THBQ tài liệu tại Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” do Nguyễn Trọng Thư chủ nhiệm (1996); Luận văn Thạc sỹ “XĐGTTL hành chính hình thành

trong hoạt động của các công ty 100% vốn nhà nước” của tác giả Lã Thị Hồng

(2004)…

Có thể nói rằng kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trên phạm vi rộng và vấn đề XĐGTTL trên phạm vi hẹp ở Việt Nam Nhiều vấn đề thực tiễn của công tác XĐGTTL đã được giải quyết thông qua quá trình vận dụng các lý luận đó trong từng giai đoạn nhất định

* Kết quả nghiên cứu về XĐGTTL ở Việt Nam

1.4.1 Nghiên cứu tổng quan về XĐGTTL

1.4.1.1 Nghiên cứu các thuật ngữ liên quan đến XĐGTTL

Để khẳng định XĐGTTL là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ trực tiếp quyết định “số phận” của tài liệu lưu trữ, vấn đề lý luận về các khái niệm liên quan đến XĐGTTL cần được giải quyết một cách thỏa đáng Chỉ khi những thuật ngữ trên được hiểu đúng, đầy đủ và thống nhất thì XĐGTTL mới khẳng định được vị trí quan trọng trong các nghiệp vụ lưu trữ, được sử dụng thống nhất trong các công trình nghiên cứu, trong giảng dạy cũng như được thực hiện một cách quy củ trong thực tiễn Ý thức rõ được điều này, trong hầu hết các giáo trình, sách chuyên khảo hay các đề tài khoa học khác nhau, các nhà nghiên cứu đều tập trung giải quyết vấn đề này đầu tiên

* Thuật ngữ “Giá trị tài liệu”

Vấn đề quan niệm về giá trị tài liệu không phải bao giờ cũng có sự thống nhất giữa các nhà nghiên cứu (người sử dụng tài liệu) và nhà lưu trữ học Đã xảy ra không ít cuộc tranh luận xung quanh vấn đề liên quan đến cách hiểu về “giá trị tài liệu” Chẳng hạn các nhà sử liệu học thường gắn liền giá trị của tài liệu với tác giả đã sản sinh ra nó Ngay từ trước thế kỷ XIX, ở nước Nga đã tồn tại hai cách hiểu khác nhau về giá trị tài liệu Phái “độc đoán” cho rằng tài liệu càng giá trị khi tác giả của nó ở vị trí càng cao trong hệ thống chính quyền nhà nước” Trong khi đó, phái “phê phán kinh nghiệm chủ nghĩa” lại cho rằng “tài liệu được coi là có giá trị khi tác giả của nó là người tham gia trực tiếp vào sự kiện hay là người chứng kiến sự kiện lịch sử đó” Cơ sở của cách hiểu thứ nhất là dựa vào mức độ tổng hợp thông tin trong tài liệu để định giá trị của tài liệu Cách hiểu thứ hai lại coi yếu tố không gian và thời gian, hay nói cách khác là mức độ xa gần của tài liệu đối với sự kiện lịch sử làm cơ sở để xác định giá trị của tài liệu [10, 19-20] Còn đối với các nhà lưu trữ học tư sản, ngay từ những năm 40, họ đã coi phạm trù

“giá trị tài liệu” được xác định bởi mối tương quan qua lại giữa chủ thể mối quan hệ giá trị - người sử dụng tài liệu lưu trữ và đối tượng sử dụng - các đặc tính của thông tin tài liệu Vào những năm 1950, Theodore R.Schellenberg đặt vấn đề phải xem xét, đánh giá tài liệu theo các bậc giá trị tiên cấp và thứ cấp

Theo một quan điểm khác về giá trị tài liệu, từ khi ra đời đến khi được lựa chọn bảo quản trong lưu trữ, tài liệu gắn liền với 3 giá trị khác nhau:

- Giá trị hiện hành ứng với thời gian tài liệu mới được ban hành

- Giá trị tiền lưu trữ ứng với giai đoạn lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tài liệu vẫn được sử dụng nhưng ở mức độ ít dần đi

- Giá trị lịch sử ứng với giai đoạn bảo quản tại Lưu trữ lịch sử (Lưu trữ cố định) [10,20]

Đây có thể coi là kim chỉ nam quan trọng trong việc đi tìm hiểu ngữ nghĩa về

“giá trị tài liệu” tại Việt Nam Việc hiểu đúng phạm trù “giá trị tài liệu” liên quan đến thẩm quyền quản lý tài liệu có trong từng thể loại giá trị cụ thể

Trước đây, trong nhiều sách người ta phân loại theo các lĩnh vực hoạt động xã hội như: giá trị chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, xã hội… Cách phân loại như vậy thường chú ý đến nhu cầu sử dụng tài liệu trong xã hội, chứ không chú ý đến góc độ quản lý tài liệu của khoa học lưu trữ Xét cho cùng, dù tài liệu đang ở văn thư, ở lưu trữ cơ quan hay ở lưu trữ lịch sử, khi khai thác chúng đều hướng vào phục vụ các hoạt động xã hội đã nêu trên Nhưng lại lấy mục đích sử dụng này gắn cho tính chất giá trị của tài liệu lưu trữ thì không giúp được cho chế độ quản lý khác nhau đối với tài liệu ở lưu trữ hiện hành hay lưu trữ lịch sử Trong quá trình vận động của tài liệu từ văn thư vào lưu trữ cố định, giá trị của tài liệu bị biến đổi Nếu chúng ta không phân biệt rõ tính chất giá trị tài liệu sẽ dẫn đến đồng nhất hóa các chế độ bảo quản chúng [19,17-18]

Hiện nay, phần lớn trong các nghiên cứu đều định nghĩa về giá trị tài liệu theo nguyên tắc lịch sử Theo phương pháp đó, tài liệu lưu trữ được phân ra hai loại giá trị

là giá trị thực tiễn (giá trị hiện hành) và giá trị lịch sử:

- Giá trị hiện hành (thực tiễn): giá trị của tài liệu được khai thác trong thời kỳ tài liệu đang ở giai đoạn hiện hành, chưa nộp vào lưu trữ lịch sử Trong giai đoạn hiện hành, tài liệu được khai thác rất nhiều nhằm phục vụ cho hoạt động thực tiễn hàng ngày của các cơ quan, đơn vị Trong thời gian lưu giữ ở bộ phận văn thư, tài liệu được khai thác chủ yếu là những văn bản quan trọng của cơ quan phục vụ cho việc ra các văn bản để triển khai, thực hiện các văn bản của cấp trên

- Giá trị lịch sử: là giá trị phục vụ chủ yếu cho mục đích nghiên cứu lịch sử Đây là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ việc tìm hiểu quá khứ, truyền thống, qua đó rút ra được những bài học kinh nghiệm mà thời đại trước đã trải qua, cho công tác biên soạn lịch sử qua các thời kỳ của các Bộ, ngành, lịch sử đấu tranh cách mạng, phong tục tập quán của địa phương… Bên cạnh đó, giá trị lịch sử của tài liệu còn thể hiện ở việc phục vụ cho hoạt động thực tiễn, ví dụ như việc tổng kết rút kinh nghiệm trong

việc thực hiện, triển khai các chủ trương công tác Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ rất nhỏ so với toàn thể tài liệu mà cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra

Tuy nhiên, sự phân nhóm hai giá trị này là tương đối, giữa giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử có mối liên hệ qua lại với nhau Trong thực tế có nhiều tài liệu từ khi hình thành đã tiềm ẩn cả hai loại giá trị này, nhiều tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản trong các kho lưu trữ cố định vẫn có thể được sử dụng phục vụ hoạt động thực tiễn của xã hội

Xét về bản chất thì giá trị tài liệu tồn tại một cách khách quan, không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của con người Con người không thể áp đặt giá trị cho tài liệu, mà chính thông tin trong tài liệu mới là yếu tố quyết định tạo nên giá trị của tài liệu Ở đây

có sự tương tác hai chiều giữa giá trị thông tin của tài liệu và quan điểm (nhận thức) của con người - chủ thể sản sinh ra tài liệu, đồng thời là chủ thể quyết định số phận của tài liệu Thông tin trong tài liệu tác động đến quyết định của con người là có lựa chọn tài liệu vào lưu trữ hay không Ngược lại con người căn cứ vào mục đích, thời gian sử dụng tài liệu… mà đưa ra quyết định bảo quản hay không một tài liệu nhất định Chỉ khi thông tin tài liệu thỏa mãn mục đích sử dụng của con người, thì người ta mới quyết định lưu trữ nó Bởi lẽ mục đích cuối cùng của việc lưu trữ các hồ sơ, tài liệu

là để cung cấp thông tin phục vụ các nhu cầu sử dụng nên có thể nói nhu cầu sử dụng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với từng loại tài liệu đã tạo ra THBQ của chúng

Sự kết hợp hài hòa giữa thông tin tài liệu và mục đích sử dụng tài liệu mới làm nên giá trị đích thực của nó Hiểu được bản chất của giá trị tài liệu, chúng ta mới đánh giá được chất lượng của công tác XĐGTTL hiện nay trong công tác lưu trữ [10, 20]

Như vậy, từ quan niệm về “giá trị tài liệu” của các nhà nghiên cứu Xô Viết và phương Tây đến quan niệm “giá trị tài liệu” của những nhà nghiên cứu Việt Nam trong những năm gần đây đã có sự kế thừa, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn Việt Nam

* XĐGTTL

Về khái niệm “XĐGTTL”, hiện nay tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau như:

- Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam: “XĐGTTL –

Appraisal and disposal of documents là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu

dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn khoa học, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy” [21,441-

442]

- Tài liệu khóa học nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ theo tiêu chuẩn quốc tế của Cục VTLTNN thực hiện theo chương trình hỗ trợ cải cách hành chính của Ban Quản lý dự án ADB, Bộ Nội vụ, có bài của XĐGTTL của

Lưu trữ quốc gia Úc đã đưa ra khái niệm “XĐGTTL là quá trình đánh giá các hoạt

động công việc nhằm quyết định xem những tài liệu nào được bảo quản, và bảo

quản trong thời hạn bao lâu để đáp ứng các yêu cầu của công việc, và các yêu cầu

của cơ quan, tổ chức cũng như đáp ứng nhu cầu của cộng đồng” [4,74]

- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990) đưa ra khái niệm

như sau: “XĐGTTL là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất

định để nghiên cứu và quy định THBQ cho từng tài liệu hình thành trong hoạt động

của các cơ quan theo giá trị chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học

và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam” [2,92]

Tương tự cách hiểu trên là cách định nghĩa trong Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ

cơ bản” (2006) của tác giả Vũ Thị Phụng

- Giáo trình Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, của Học

viện Hành chính quốc gia (NXB Khoa học và Kỹ thuật, 2008) đưa ra khái niệm

“XĐGTTL là việc xem xét đánh giá các mức độ của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc

phương pháp, tiêu chuẩn của khoa học đề ra nhằm xác định THBQ cho tài liệu có

giá trị khác nhau; Xác định chọn lựa tài liệu có giá trị lịch sử để đưa và lưu trữ lịch

sử bảo quản vĩnh viễn; XĐGTTL hết giá trị bảo quản để tiêu hủy” [12,156]

- Cuốn “Lưu trữ” (Giáo trình dùng cho học sinh trong các trường trung học lưu

trữ và nghiệp vụ văn phòng) do Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng

Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản năm 1996: “XĐGTTL là quá trình nghiên cứu sử dụng

các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản Nhà nước và loại những tài liệu không có giá trị để hủy” [46,

39]

- Bài viết “Ý nghĩa, mục đích công tác đánh giá giá trị tài liệu trong chỉnh lý”

của tác giả Vương Đình Quyền đăng trên Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ số

4/1968: “Đánh giá tài liệu văn kiện là căn cứ vào những nguyên tắc và tiêu chuẩn

đánh giá, nghiên cứu toàn diện những tài liệu văn kiện đó để xác định ý nghĩa chính trị, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tế của nó, chọn ra những tài liệu văn kiện cần bảo quản và tiêu hủy” [40,21]

- Bài giảng của lớp huấn luyện công tác lưu trữ của Văn phòng Trung ương

Đảng năm 1960 “Đánh giá tài liệu là căn cứ vào giá trị về các mặt khai thác hiện tại

và tương lai của tài liệu lưu trữ, xác định THBQ tài liệu đó Có tài liệu chỉ cần bảo

quản tạm thời, có tài liệu bảo quản dài hạn hoặc bảo quản vĩnh viễn Những tài liệu

không có giá trị, thì qua thủ tục thẩm tra phê chuẩn nhất định, có thể tiêu hủy”

- Bài giảng “Đánh giá tài liệu” ở lớp huấn luyện khóa 4/1969 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng “Đánh giá tài liệu văn kiện là công tác phân định giá trị tài liệu văn

kiện, là căn cứ vào những quan điểm và tiêu chuẩn đánh giá, nghiên cứu toàn diện tài liệu văn kiện đó để xác định ý nghĩa chính trị, lịch sử, khoa học và thực tế, lựa

chọn tài liệu văn kiện để bảo quản hoặc tiêu hủy”

Thông qua các định nghĩa nêu trên, có thể nhận thấy cho đến nay lưu trữ học đã tổng kết việc XĐGTTL cần được tiến hành theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định Mục đích XĐGTTL mà các khái niệm trên đã nêu bao gồm: xác định THBQ; lựa chọn tài liệu để đưa vào kho lưu trữ; lựa chọn tài liệu để bảo quản hoặc tiêu hủy Một điều đặc biệt là thuật ngữ “XĐGTTL” trước đây được sử dụng phổ biến bằng “đánh giá giá trị tài liệu” Bản chất của “đánh giá” và “xác định” đều là nghiên cứu và xem xét giá trị tài liệu nhưng “đánh giá” mang tính chủ quan là xem xét tài liệu có/không có giá trị, trong khi đó “xác định” lại mang tính khách quan là xem xét tài liệu có giá trị cao hay thấp đối với từng đối tượng sử dụng chúng và nếu không được khai thác, sử dụng thì chưa chắc nó đã có ý nghĩa đối với xã hội Vì tài liệu khi được sản sinh ra tự thân nó đã có giá trị, phục vụ những công việc, mục đích cụ thể, qua thời gian chúng không đồng giá trị, do hạn chế về diện tích kho tàng, chi phí nhân công, tiền bạc và thời gian mà đặt ra yêu cầu cần định cho tài liệu theo THBQ khác nhau, để giữ lại những tài liệu giá trị cao, đảm bảo các mục đích khai thác sử dụng khác nhau

Do đó, việc thay đổi từ “đánh giá tài liệu” trước đây chuyển thành “XĐGTTL” hiện nay là một sự thay đổi hợp lý

Bên cạnh yếu tố hợp lý nêu trên thì qua việc hệ thống lại các khái niệm khác nhau về XĐGTTL thì có thể nhận thấy là một số khái niệm mang tính khái quát do đã lược bỏ nội dung mục đích, yêu cầu của XĐGTTL, trong khi đó đại đa số vẫn đưa các nội dung này vào khái niệm; một số khái niệm đi thẳng vào nội dung mang tính thao tác nghiệp vụ, lại có một số khái niệm diễn giải việc XĐGTTL thành quá trình thực hiện Song vấn đề trên không thực sự quan trọng bằng một số điểm chưa thống nhất sẽ được phân tích sau đây và đây cũng chính là dấu hiệu rằng việc nghiên cứu về XĐGTTL sẽ còn tiếp tục phát triển trong thời gian tới:

- Thứ nhất, khác về góc độ yêu cầu hay quan niệm về giá trị

Nếu xét về góc độ yêu cầu của những nhà nghiên cứu theo các mục đích sử dụng tài liệu khác nhau của xã hội thì tài liệu có rất nhiều loại giá trị: giá trị kinh tế, chính trị, văn hóa, quốc phòng, khoa học, lịch sử… Xu hướng cụ thể hóa những giá trị tài liệu trong khái niệm XĐGTTL là những khái niệm của Vương Đình Quyền, trong

bài giảng “Đánh giá tài liệu” ở lớp huấn luyện khóa 4/1969 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và trong Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” Nếu đứng ở góc độ

của nhà lưu trữ mà xét thì tài liệu sau khi hết giá trị thực tiễn ở cơ quan chuyển vào kho lưu trữ làm nguồn sử liệu phục vụ các mặt nghiên cứu lịch sử Vì vậy xét đến cùng tài liệu có 2 giá trị tổng quát là giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử Xu hướng này thể

hiện trong các khái niệm thuộc Giáo trình “Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước” của Học viện Hành chính quốc gia

- Thứ hai, chưa thống nhất về mục đích của XĐGTTL

Mục đích XĐGTTL đã nêu trong các khái niệm bao gồm: để xác định THBQ cho tài liệu, lựa chọn tài liệu để đưa vào kho lưu trữ, lựa chọn tài liệu để bảo quản hoặc tiêu hủy Trong những mục đích trên thì mục đích nào là hợp lý, xác đáng về mặt

lý luận và có tác dụng chỉ đạo đúng đắn thực tiễn công tác lưu trữ Trong thực tiễn công tác XĐGTTL, nếu có khuynh hướng nặng về tiêu hủy mà không xác định đầy đủ những tài liệu nào cần bảo quản sẽ gây tổn thất cho tài liệu có giá trị Ngược lại, khuynh hướng nặng về lựa chọn tài liệu để bảo quản lại dẫn đến giữ nhiều tài liệu ít giá trị hoặc hết giá trị, làm chật kho tàng, tốn công bảo quản, gây khó khăn cho khai thác sử dụng Do đó mục đích xác định giá trị mà chỉ đơn thuần là để lựa chọn bảo quản hoặc để tiêu hủy đều là không toàn diện, không đúng thực tế, vì XĐGTTL phải

có 2 mặt: lựa chọn tài liệu để bảo quản và để loại hủy

Trong một vài khái niệm nêu lên mục đích XĐGTTL là xác định THBQ, thực

ra đây chỉ là một việc phải làm trong công XĐGTTL Vì giá trị thực tiễn hay giá trị lịch sử của tài liệu phải thể hiện bằng năm bảo quản, nghĩa là bảo quản bao nhiêu lâu ở lưu trữ cơ quan, sau đó quyết định lựa chọn bảo quản hay tiêu hủy Việc xác định định THBQ thì không phải cứ XĐGTTL mới làm, mà khi lập DMHS, lập hồ sơ, khi chỉnh

lý tài liệu, căn cứ vào bảng THBQ của Nhà nước hoặc của cơ quan để xác định THBQ của hồ sơ, tài liệu Ngay cả tài liệu, sau khi xác định THBQ vẫn phải tiến hành đánh giá lại Vì vậy xác định THBQ của tài liệu không phải là mục đích cuối cùng của công tác XĐGTTL

* Thời hạn bảo quản

Trên thực tế, quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành ra nhiều loại tài liệu để phục vụ cho những mục đích khác nhau, nên giá trị của chúng cũng khác nhau

và dẫn đến mỗi tài liệu có một THBQ riêng THBQ tài liệu thể hiện thời gian tồn tại, hiện hữu của mỗi hồ sơ, tài liệu

Theo Từ điển lưu trữ quốc tế “Retention period” và kể cả từ điển lưu trữ các nước

xã hội chủ nghĩa trước đây đều được định nghĩa là “thời hạn được xác định để bảo quản tài liệu mà đã kết thúc ở phần văn thư” Trong cuốn Thuật ngữ lưu trữ Đức định nghĩa về THBQ như sau: “là khoảng thời gian để bảo quản tài liệu ở lưu trữ cơ quan, căn cứ theo nhu cầu của cơ quan”

So sánh với định nghĩa trong Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam thì THBQ là “thời hạn của hồ sơ, tài liệu còn giá trị hiện hành, được bảo quản ở lưu trữ hiện hành, trước khi chúng được giao nộp vào lưu trữ lịch sử, hoặc loại hủy” [21,371]

Như vậy, THBQ chủ yếu áp dụng cho tài liệu lưu trữ ở cơ quan, những tài liệu có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn) không là đối tượng để xét THBQ

Để xác định THBQ khác nhau cho hồ sơ, tài liệu, các nước xác định theo 2 mức

độ chủ yếu: vĩnh viễn và có thời hạn Từ hai mức độ chủ yếu đó, ở mỗi nước lại có những quy định cụ thể hơn Cộng hòa dân chủ Đức trước đây sử dụng khái niệm “lưu

trữ lịch sử” được hiểu tương đương với khái niệm “vĩnh viễn” Trong bảng THBQ khái niệm này được thay thế bằng chữ A cho những hồ sơ, tài liệu được lựa chọn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) Chữ A viết tắt của danh từ “Archiv” của tiếng Đức dịch là lưu trữ Ở Trung Quốc, những hồ sơ có giá trị cần chuyển cho lưu trữ lịch sử được ghi là ”vĩnh viễn” trong bảng THBQ Đối với những hồ sơ, tài liệu thuộc diện bảo quản có thời hạn thì được xác định 2 mức: lâu dài (16-50 năm) và ngắn hạn (15 năm trở xuống) Ở Liên Xô cũ, cũng tương tự như vậy, nhưng chỉ khác ở chỗ

hồ sơ, tài liệu có giá trị cần chuyển cho lưu trữ lịch sử thì nước này dùng khái niệm

”Poxtaienưi” được hiểu là cố định Ở Bungari thì quy định làm 3 mức bảo quản cụ thể là: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời

Tại Việt Nam, trước khi Luật Lưu trữ 2011 có hiệu lực, cũng sử dụng 3 mức bảo quản tương tự như ở Bungari Nhưng đến nay, lưu trữ Việt Nam thay vì sử dụng 2 mức ”lâu dài” và ”tạm thời” thì đã quy định THBQ bằng số năm cụ thể Từ những năm 60, 70 của thế kỷ trước các nhà lưu trữ Việt Nam đã lý giải sự cần thiết của việc quy định bằng năm cụ thể cho hồ sơ tài liệu Số liệu đó cần được ghi vào hồ sơ, tài liệu trước khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ Đồng thời, họ cũng đã khẳng định THBQ gắn chặt chẽ với giá trị và yêu cầu xác định giá trị của tài liệu Hay nói một cách khác, THBQ của từng hồ sơ, tài liệu là thước đo giá trị vốn có của từng hồ sơ, tài liệu, không

bị quy định chủ quan của một cơ quan quản lý nhà nước mà phản ánh tính khách quan

về giá trị của tài liệu Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết THBQ sẽ được cơ quan xem xét, đánh giá lại giá trị của tài liệu để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra để tiêu hủy

1.4.1.2 Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn XĐGTTL

Sự phát triển lý luận về XĐGTTL ở Việt Nam trong mấy chục năm qua là sự gắn liền việc nghiên cứu và vận dụng vào thực tế các nguyên tắc phương pháp luận lưu trữ học Mác-xít để giải quyết những vấn đề về quy định THBQ cho tài liệu lưu trữ Vì rằng với phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử mới nắm được những quy luật phát triển khách quan của xã hội; mới đề ra được những căn cứ khoa học để XĐGTTL của các cơ quan trong bộ máy Nhà nước trong nền kinh

tế quốc dân và trong xã hội Có thể nói, lý luận XĐGTTL của Việt Nam được tiếp thu chủ yếu lý luận của lưu trữ học Liên Xô và trong suốt 60 năm qua, hệ thống lý luận chung về XĐGTTL vẫn không nhiều thay đổi

Thứ nhất, về nguyên tắc XĐGTTL:

Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên tắc XĐGTTL, nhiều nhà nghiên cứu đã chú ý giải thích các nguyên tắc đó và chỉ ra con đường vận dụng chúng trong thực tiễn Qua tìm hiểu, Văn Lưu là người đầu tiên có bài viết nghiên cứu về vấn đề

này “Bàn về nguyên tắc đánh giá giá trị tài liệu” trên Tập san Văn thư Lưu trữ số

2/1975 Tuy nhiên, trong bài viết này, việc giải thích các nguyên tắc còn phiến diện

Chẳng hạn như khi giải thích “quan điểm lịch sử” trong đánh giá văn kiện tác giả đã cho rằng nội dung quan điểm này là “căn cứ vào hoàn cảnh lịch sử tức là thời điểm, địa điểm và điều kiện lịch sử của các sự kiện nêu trong tài liệu để đánh giá” [25,18]

Hay như Phạm Thân trong bài “Công tác đánh giá trong chỉnh lý” trên Công tác lưu

trữ hồ sơ số 2/1969 đã quan niệm rằng vì xuất phát từ quan điểm chính trị mà kho lưu trữ tỉnh Hà Bắc đã thống kê và cất giữ chu đáo nhiều tài liệu “không thuộc phông Ủy ban hành chính tỉnh nhưng lại là những tài liệu quý và báo cho các nơi có những tài liệu đó để họ biết và có thể đến thu về” [41,10] Đây chỉ là một yêu cầu thực tiễn trong một thời kỳ cụ thể nhất định chứ không phải là nội dung của nguyên tắc chính trị…

Có thể nói rằng, mặc dù đã tiếp thu những lý luận cơ bản về các nguyên tắc đã nói nhưng việc giải thích các nguyên tắc lúc đầu chưa hẳn đã đúng bản chất và thống nhất Phải đến những năm 80, những nguyên tắc này lần đầu tiên mới được giải thích một

cách đầy đủ và chính xác trong cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”

của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Thâm, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Theo đó, các nguyên tắc được giải thích như sau:

Nguyên tắc chính trị (hay còn gọi là nguyên tắc tính đảng) có nội dung cơ bản

là khi tiến hành XĐGTTL phải lựa chọn được thành phần tài liệu có giá trị thông tin cao, không phân biệt thời gian và chế độ chính trị đã sản sinh ra tài liệu để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho lợi ích quốc gia và toàn thể nhân dân lao động [2, 95]

Nguyên tắc lịch sử xuất phát từ thực tế khách quan là bất cứ một tài liệu nào

cũng mang dấu ấn về cả nội dung và hình thức của thời đại mà chúng xuất hiện Vì vậy, khi xem xét giá trị của tài liệu, phải chú ý đến điều kiện lịch sử, thời gian, địa điểm vào hoàn cảnh lịch sử mà chúng được sản sinh, không nên chỉ dựa vào quan điểm chủ quan của thời kỳ hiện tại mà đánh giá những tài liệu hình thành trong các thời kỳ trước đó Nội dung của quan điểm này còn thể hiện ở mặt căn cứ vào những tài liệu có các sự kiện điển hình để khái quát hóa được những quy luật hoặc những nhận xét tiêu biểu trong việc nghiên cứu lịch sử Việc áp dụng nguyên tắc lịch sử giúp chúng ta không mắc sai lầm chủ quan trong xác định giá trị những tài liệu của các thời kỳ trước, tránh việc đánh giá không đúng hoặc loại hủy những tài liệu còn giá trị [2, 96]

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp có nội dung là khi XĐGTTL phải nhìn các

mặt liên quan đến tài liệu Các mặt đó là mặt liên quan của tài liệu đối với sự hoàn chỉnh của 1 phông hoặc 1 khối phông trong phòng, kho lưu trữ hoặc toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Nguyên tắc này đòi hỏi khi xác định giá trị của tài liệu, phải xem xét một cách toàn diện ở nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau Mỗi tài liệu được sản sinh ra không chỉ được sử dụng trong một lĩnh vực duy nhất hoặc phục vụ một mục đích duy nhất, vì vậy, giá trị của tài liệu không phải chỉ bó hẹp ở một mặt này hay mặt khác mà bản thân chúng có tính đa dạng về giá trị Ngoài ra, khi vận dụng nguyên tắc toàn diện

và tổng hợp trong việc XĐGTTL, chúng ta cũng cần phải so sánh tài liệu trong mối quan hệ với những tài liệu khác để thấy hết được giá trị của chúng [2,98]

Các tác giả cũng nhấn mạnh các nguyên tắc trên có mối liên hệ mật thiết với nhau, đóng vai trò quan trọng trong việc XĐGTTL Chúng chỉ ra những phương hướng chủ yếu, có tính chất định hướng trong toàn bộ quá trình XĐGTTL Khi vận dụng các nguyên tắc này, cần phải có sự kết hợp một cách linh hoạt, phù hợp, tránh cứng nhắc, phiến diện

Thứ hai, về phương pháp XĐGTTL

Vấn đề phương pháp XĐGTTL trong mỗi thời kỳ đều là mối quan tâm hàng đầu của các nhà lưu trữ học trong và ngoài nước Bởi lẽ đối với nhận thức khoa học điều quan trọng không chỉ là ở chỗ có được một cơ sở phương pháp luận đúng đắn mà

nó đòi hỏi cả một hệ thống phương pháp nghiên cứu thích hợp Hệ thống phương pháp

đó phải được xây dựng trên cơ sở lý luận khoa học và phù hợp với thực tiễn phong phú của mỗi lĩnh vực đang được nghiên cứu Do đó từ rất sớm, vào những năm 80, trên tạp chí chuyên ngành của lưu trữ Việt Nam đã xuất hiện các bài dịch giới thiệu các vấn đề

về nghiên cứu các phương pháp XĐGTTL của lưu trữ học Liên Xô Do đó, về phương pháp xác định giá trị của nước ta cũng mang nhiều đặc điểm của lưu trữ học Liên Xô

Trong thời kỳ đầu xây dựng công tác lưu trữ ở Việt Nam, phương pháp cơ bản được vận dụng trong XĐGTTL là phương pháp nghiên cứu trực tiếp từng văn bản và

nó hợp lý với điều kiện lịch sử lúc bấy giờ Tuy nhiên, bắt đầu từ những năm 60, 70 phương pháp này không còn đáp ứng được nhu cầu to lớn của việc lựa chọn tài liệu từ khối tài liệu khổng lồ đang hàng ngày được hình thành trong các cơ quan, tổ chức Từ nhu cầu đó đòi hỏi phải có những phương pháp tiến hành lựa chọn thích hợp Do đó, lưu trữ học đã nghiên cứu và vận dụng các phương pháp mới: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học Đây được coi như các biện pháp lớn để thực hiện các nguyên tắc XĐGTTL Như vậy, đến nay chúng ta đã nghiên cứu được phương pháp xác định giá trị theo ý nghĩa là sự tổng hợp các biện pháp, các thủ thuật nghiệp vụ nhằm giải quyết các yêu cầu lựa chọn văn kiện một cách chính xác, có cơ sở khoa học, mang tính đồng bộ Nó cho phép chúng ta có thể giải quyết những nhiệm vụ cụ thể của quá trình đánh giá, nhằm hướng tới việc giải quyết các yêu cầu lựa chọn tài liệu trên mọi phạm vi rộng lớn hơn chứ không phải chỉ hạn hẹp trong một thời điểm hay một phông cụ thể Các tài liệu được đánh giá theo từng hệ thống, theo các loạt chức năng của nó cũng như của đơn vị hình thành phông, theo giá trị thông tin mà nó phản ánh Từ đó chúng ta có thể chủ động hơn trong việc lựa chọn các tài liệu có giá trị, đạt được kế hoạch thu thập tài liệu theo từng thời kỳ, dự đoán được khả năng phát triển của công tác XĐGTTL nói riêng và công tác lưu trữ nói chung trong tương lai

Thứ ba, các tiêu chuẩn XĐGTTL

Để XĐGTTL được chính xác cần phải dựa trên các tiêu chuẩn về XĐGTTL

Về lĩnh vực này được nhiều người thảo luận và trao đổi Nếu như những năm 70 hầu như chúng ta chỉ vận dụng các tiêu chuẩn XĐGTTL của lưu trữ học Xô Viết, như tiêu chuẩn: nội dung tài liệu, mức độ hoàn chỉnh của phông, thời gian sản sinh tài liệu, thể thức văn bản, bút tích của các nhà khoa học, chính trị, bản chính, đặc điểm bề ngoài của tài liệu, bản trùng, tài liệu bao hàm và bị bao hàm [38,5] Đồng thời, cách giải thích nội dung của các tiêu chuẩn chưa thống nhất thì đến những năm 90 các tiêu chuẩn đã được đưa ra một cách có hệ thống và được giải thích khá đầy đủ Chẳng hạn, trước đây, tiêu chuẩn “vết tích phông”, “mức độ hoàn chỉnh phông” được đề xuất trong hoàn cảnh nhiều phông tài liệu bị phá hủy hầu như toàn bộ hoặc mất đại bộ phận Do đó, khi XĐGTTL phải đặc biệt lưu ý những tài liệu còn lại có thể khôi phục phông tài liệu đã mất Đến khi chiến tranh kết thúc, tài liệu của các phông được nộp lưu đầy đủ thì những tiêu chuẩn này không còn ý nghĩa nữa Tiêu chuẩn ý nghĩa của đơn vị hình thành phông được đề xuất trong hoàn cảnh khối tài liệu của các cơ quan rất nhiều, cần phải có sự tập trung lựa chọn những tài liệu của các cơ quan quan trọng trước [18,22]

Đến nay, qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn, lưu trữ học đã thống nhất kết luận các tiêu chuẩn XĐGTTL được chia làm hai loại: những tiêu chuẩn chung áp dụng

để XĐGTTL và những tiêu chuẩn có tính đặc thù chỉ áp dụng cho từng loại tài liệu riêng biệt như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, tài liệu kế toán… Trong đó các đề tài nghiên cứu đã đi đến tương đối thống nhất về 9 tiêu chuẩn chung, cơ bản quy thành 3 nhóm:

- Nhóm tiêu chuẩn nội dung của tài liệu: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài

liệu (có tài liệu đặt là tiêu chuẩn nội dung tài liệu); Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin của tài liệu; Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu;

- Nhóm tiêu chuẩn nguồn gốc, xuất xứ của tài liệu: Tiêu chuẩn tác giả của tài

liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông; Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

- Nhóm tiêu chuẩn đặc điểm hình thức bên ngoài của tài liệu: Tiêu chuẩn tình

trạng vật lý của tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh của phông tài liệu; Tiêu chuẩn ngôn ngữ và kỹ thuật chế tác của tài liệu;

Nội dung các phương pháp, tiêu chuẩn nêu trên cũng giống như nguyên tắc XĐGTTL lần đầu tiên được giải thích một cách đầy đủ và chính xác trong cuốn giáo

trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1980) Sau cuốn giáo trình này, các

nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn XĐGTTL trên cũng được biên soạn trong một

chương mục ở một số giáo trình, sách chuyên khảo khác như ”Văn bản và Lưu trữ học đại cương” của tác giả Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (1996); ”Lưu trữ học