Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.DOC

Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

Lời nói đầuTrong những năm vừa qua, sự chuyển biến nền kinh tế nớc ta sang cơ chếthị trờng có sự quản lý của Nhà nớc đã tác động mạnh mẽ đến quá trình kinhdoanh của các doanh nghiệp Doanh nghiệp thơng mại cũng không nằmngoài sự tác động đó, nó đang dần mở rộng, phát triển và ngày càng khẳng

định vai trò quan trọng của mình trong nền kinh tế thị trờng hiện nay

Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyểnhàng hoá- nó là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng Việcquản lý tốt khâu này có liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp Vìvậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá một cáchkhoa học và phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp thơng mại

có ý nghĩa to lớn trong việc xử lý thông tin cho nhà quản lý và các cơ quan

có thẩm quyền

Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là một đơn vị chuyên kinhdoanh, buôn bán các mặt hàng phục vụ cho tiêu dùng và ngành hàng bảo hộlao động thì công tác lu chuyển hàng hoá thờng xảy ra với quy mô lớn Kếtoán lu chuyển hàng hoá đảm nhiệm việc phản ánh, giám sát về tình hìnhmua hàng, bán hàng, dự trữ hàng hoá tại doanh nghiệp trên cả hai mặt số l-ợng, giá trị

Nhận thức đợc tầm quan trọng trên với sự hớng dẫn của cô giáo Nguyễn

Minh Phơng, em đã lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá và biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động”.

Nội dung của luận văn gồm có những phần sau:

Phần 1: Cơ sở lý luận chung về hạch toán lu chuyển hàng hoá trong cácdoanh nghiệp thơng mại

Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty Tạpphẩm và Bảo hộ lao động

Phần 3: Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tạiCông ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

Do thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty và trình độ của em còn hạnchế vì vậy, bài luận văn này của em còn có những sai sót Em rất mong đợc

sự giúp đỡ, ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các nhân viên kế toáncủa công ty

Phần I Cơ sở lý luận chung về hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các đơn vị

kinh doanh thơng mại.

I Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các

đơn vị kinh doanh thơng mại.

1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh th ơng mại.

Thơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng

Th-ơng mại bao gồm phân phối và lu thông hàng hoá Trên góc độ vĩ mô hoạt

động kinh doanh thơng mại là hoạt động lu thông phân phối hàng hoá trênthị trờng buôn bán của từng quốc gia riêng biệt và giữa các quốc gia vớinhau, thực hiện quá trình lu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, nhậpkhẩu tới nơi tiêu dùng Do đó chức năng của thơng mại là mua bán, trao đổihàng hoá cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ mục đích sản xuất và đờisống

Hoạt động kinh doanh thơng mại bao gồm hai quá trình là mua hàng,bán hàng Xuất phát từ đặc điểm này kế toán lu chuyển hàng hoá cũng gồm hai phần hành chính là quá trình mua hàng và quá trìnhbán hàng Hạch toán quá trình mua hàng liên quan đến việc xác địnhgiá trị và phản ánh trị giá hàng mua vào Còn kế toán quá trình bán hàng không những liên quan đến việc xác định và phản ánh doanh thu màcòn phải xác định chính xác giá vốn hàng bán ra Giữa hai quá trình muahàng và bán hàng bao giờ cũng có khoảng cách về không gian và thời gian.Hàng hoá mua về không phải bao giờ cũng tiêu thụ đợc ngay do đó dựtrữ hàng hoá là một tất yếu Hạch toán dự trữ hàng hoá có nhiệm vụ phản

ánh đầy đủ, chi tiết tình hình tồn kho hàng hoá cả về số lợng lẫn giá trị.Ngoài ra, kế toán lu chuyển hàng hoá còn phản ánh kết quả kinh doanh th-

ơng mại thông qua phần kế toán xác định kết quả kinh doanh

Hoạt động kinh doanh thơng mại có đặc điểm là địa bàn tiêu thụ phântán nên trong kế toán lu chuyển hàng hoá có thể hạch toán chi tiếttừng phần hành của từng cửa hàng, từng kho hoặc theo từng mặt hàng đểphản ánh đầy đủ tình hình kinh doanh của các kho hàng, cửa hàng hoặchiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng

Những đặc trng trên đây cho thấy kế toán lu chuyển hàng hoá cóvai trò đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp thơng mại Do vậy, kế toán

lu chuyển hàng hoá hàng hoá phải đợc thực hiện một cách khoahọc, hợp lý để có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý ra quyết

định kinh doanh Trên đây là những đặc điểm hoạt động kinh doanh thơngmại có ảnh hởng đến kế toán lu chuyển hàng hoá Nh vậy, chúng ta làm

rõ khái niệm và nhiệm vụ của kế toán lu chuyển hàng hoá

2 Khái niệm và nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hoá

2.1.Khái niệm

Lu chuyển hàng hoá là quá trình đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đếntiêu dùng qua các phơng thức mua bán

Đối với các đơn vị kinh doanh thơng mại, hoạt động lu chuyển hàng hoá

là hoạt động chủ yếu của đơn vị, bao gồm hai quá trình: mua hàng vàbán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất củahàng hoá Có thể đa ra công thức của hoạt động này là: T-H-T’(Tiền-hàng-tiền)

Quá trình mua hàng ( T-H) là quá trình vận động của vốn kinh doanh

từ hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn bằng hàng hoá Tại các doanh

1

nghiệp thơng mại quá trình mua hàng hoàn tất khi hàng mua vào đã kiểmnhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng.

Quá trình bán hàng( H-T’) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từvốn hàng hoá dang vốn tiền tệ và hình thành kết quả kinh doanh Quátrình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho khách hàng và đã thu

đợc tiền hàng hoặc đợc chấp nhận thanh toán

Quá trình dự trữ hàng hoá phải theo dõi tình hình tồn kho của từngloại hàng hoá cả giá trị lẫn số lợng Để đa hàng hoá từ sản xuất đếntiêu dùng ngời ta có thể thực hiện lu chuyển hàng hoá theo các phơngthức khác nhau đó là lu chuyển hàng hoá bán buôn và lu chuyển hànghoá bán lẻ Lu chuyển hàng hoá bán buôn là lu chuyển hàng hoá với khối lợng lớn cho mạng lới bán lẻ, cho ngời sản xuất, cho xuất nhậpkhẩu Hàng hoá lu chuyển trong khâu bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực luthông cha chuyển sang ngời tiêu dùng Lu chuyển hàng hoá bán lẻ

là lu chuyển hàng hoá với khối lợng nhỏ hơn, trực tiếp đến ngờitiêu dùng

Ngoài nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mua bán các doanh nghiệp

th-ơng mại còn có thể thực hiện nhiệm vụ gia công, chế biến kèm theo để tạo

ra nguồn hàng và tiến hành hoạt động kinh doanh dịch vụ khác

Nh trên đã trình bày, đối với các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại,công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong cáchoạt động của doanh nghiệp Kế toán lu chuyển hàng hoá có vai tròquan trọng, có ảnh hởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị Vậy, kếtoán lu chuyển hàng hoá có nhiệm vụ gì?

2.2 Nhiệm vụ kế toán l u chuyển hàng hoá

Kế toán lu chuyển hàng hoá trong các đơn vị thơng mại cần thựchiện đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho ngời quản lý ra các quyết

định hữu hiệu đó là: ghi chép kịp thời, đầy đủ số lợng, chất lợng và giá phíchỉ tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp

- Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng

và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lợng hàng hoá

- Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá, phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng

- Phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng bán ra trong kỳ và tồn cuối kỳ

- Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảmbảo chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá chính xác cao

- Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hànghoá và báo cáo bán hàng

- Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và kháchhàng

Kế toán lu chuyển hàng hoá là bộ phận công việc phức tạp, vàquan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, khối lợngcông việc chiếm tỷ trọng lớn, cung cấp nhiều thông tin cần thiết cho cácnhà quản lý Vì vậy phải tổ chức khoa học và hợp lý kế toán nghiệp vụ l-

u chuyển hàng hoá

II Hạch toán lu chuyển hàng hoá

1 Hạch toán quá trình mua hàng

Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyểnhàng hoá tại các đơn vị kinh doanh thơng mại Việc thu mua hànghoá [phải nhằm đảm bảo cung cấp cho khâu bán hàng đợc bình thờng,không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc dự trữ quá ít làm gián đoạnquá trinh bán hàng Có nhiều phơng thức thu mua hàng hoá và vấn đềlựa chọn phơng thức nào là tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp và sự qui địnhtrong hợp đồng kinh tế

1.1 Ph ơng thức mua hàng và thủ tục chứng từ

Các doanh nghiệp thơng mại mua hàng của các tổ chức sản xuất thuộccác thành phần phần kinh tế, mua của nớc ngoài, mua của các doanh nghiệp trong ngành trên cơ sở hợp đồng kinh tế và giá cả kinh doanh ,ngoài ra có thể mua ở thị trờng tự do theo giá cả có thể kinh doanh đợc

Có hai phơng thức mua hàng có thể áp dụng: phơng thức chuyển hàng vàphơng thức mua hàng trực tiếp

 Theo phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế giữa cácbên: bên mua tại địa điểm qui định trong hợp đồng( tại kho, bến cảng, tạibến ô tô, xe lửa) Khi chuyển hàng cho bên mua, bên bán phải gửi cho ngờimua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ số lợng, chủng loại, chất lợng củatừng mặt hàng, đơn giá từng loại và tổng tiền thanh toán Chứng từ muahàng có thể là hoá đơn bán hàng , hoá đơn GTGT

 Theo phơng thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào các hợp đồng đã kýkết giữa bên mua và bên bán, bên mua cử ngời đợc uỷ nhiệm của Giám đốc

đến bên bán để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng hoặc đi mua trựctiếp tại thị trờng, tại các cơ sở sản xuất, các cơ sở gia công chế biến Chứng

từ mua hàng có thể là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, bảng kê muahàng (với trờng hợp mua hàng trên thị trờng tự do mà ngời bán không cóhoá đơn) Ngời mua hàng có trách nhiệm quản lý số hàng đã mua vàgửi chứng từ mua hàng về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ

kế toán

 Thủ tục và chứng từ nhập kho: Hàng hoá mua về phải đợc tiến hành thủtục nhập kho Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng do bên bánlập, bên mua phải kiểm tra sự phù hợp về số lợng, chất lợng hàng hoá thựcnhận với số lợng, chất lợng hàng hoá ghi trong chứng từ thông qua biênbản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá Sau khi hàng hoá mua về đợc kiểmnhận sẽ lập phiếu nhập kho, nếu có sai lệch về số lợng, chất lợng hàng hoá

3

giữa số ghi trong chứng từ với số thực nhập do đó phải lập biên bảnkiểm nhận làm cơ sở để xử lý và ghi sổ kế toán

1.2.Đặc điểm tính giá hàng hoá mua

Giá hàng hoá mua vào, nhập kho trong kinh doanh thơng mại theoquy định đợc tính theo giá thực tế Giá thực tế của hàng hoá mua vàotuỳ thuộc vào từng nguồn hàng khác nhau cũng nh tuỳ thuộc vào phơngpháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng Đối với doanh nghiệp tính

thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, trong giá mua không bao gồm thuếGTGT đầu vào, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháptrực tiếp hoặc hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT thì giá mua làgiá đã tính thuế GTGT

Giá thực tế hàng hoá

thu mua trong nớc

= Giá mua ghitrên hoá đơn

+ Chi phíthu mua

- Giảm giáhàng mua

Nh vậy, giá thực tế hàng hoá bao gồm: trị giá mua( kể cả thuế phải nộp) làgiá phải thanh toán cho nhà cung cấp Và chi phí thu mua bao gồm chi phívận chuyển, bảo quản, bốc dỡ từ nơi mua về đến doanh nghiệp

1.3 Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng

1.3.1 Các phơng pháp hạch toán tổng hợp về hàng hoá

a Phơng pháp kê khai thờng xuyên( KKTX)

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liêntục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên sổ kế toán.Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX các tài khoản hàng tồn kho đ-

ợc dùng để phán ánh số hiện có, tình hình tăng giảm hàng hoá Vì vậy, giátrị hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nàotrong kỳ kế toán Cuối kỳ hach toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hànghoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để xác định sốthừa, thiếu và tìm nguyên nhân giải pháp xử lý Phơng pháp này áp dụngcho các đơn vị thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, có điềukiện kiểm kê chính xác từng nghiệp vụ xuất kho

b Phơng pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK)

Phơng pháp KKĐK không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục trên

sổ kế toán tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá mà nó căn cứ vào kết quảkiểm kê trên thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hoá trên

sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hoá xuất bán Theo phơngpháp KKĐK mọi biến động của hàng hoá không theo dõi trên TK hàng tồnkho mà đợc phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng( TK mua hàng) Ph-

ơng pháp KKĐK thờng áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá

với qui cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và xuất thờng xuyên Phơngpháp này có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc kế toán nhng

độ chính xác không cao

Do đặc điểm của từng phơng pháp hạch toán tổng hợp quá trình mua hàngthì kế toán sử dụng tài khoản mua hàng nào?

1.3.2 Tài khoản sử dụng

 Tài khoản 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có vàtình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hoá Tài khoản 156 đợcchi tiết nh sau:

Tài khoản 1561 “ Giá mua hàng hoá”

Tài khoản 1562 “ Chi phí thu mua hàng hoá”

+ Nội dung của Tài khoản 1561 “ giá mua hàng hoá”

Bên Nợ:

- Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho theo hoá đơn( KKTX)

- Trị giá hàng hoá thuê gia công chế biến nhập kho( KKTX)

- Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ( KKĐK)

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê(KKTX)

Bên Có:

- Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý ( KKTX)

- Kết chuyển trị giá hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ( KKĐK)

- Các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng( KKTX)

- Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán( KKTX)

- Trị giá hàng hoá phát hiện bị thiếu hụt, hỏng ( KKTX)

Số d bên Nợ: Trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ

 Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đờng”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại hàng hoá mua ngoài đãthuộc sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho, còn đang trên đờngvận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã tới doanh nghiệp nhng đang chờkiểm nhận nhập kho Nội dung của TK 151 nh sau:

Bên Nợ:

- Giá trị hàng hoá đang đi trên đờng(KKTX)

- Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đờng tồn cuối kỳ(KKĐK)

- Giá trị hàng hoá đã mua nhng còn đang đi trên đờng

- Giá thực tế hàng đang đi trên đờng tồn cuối kỳ

 Tài khoản 611(6112) “Mua hàng hoá”( phơng pháp KKĐK)

Tài khoản này phản ánh trị giá hàng mua vào theo giá thực tế và đợc

5

mở chi tiết cho từng loại, từng kho, từng quầy hàng hoá Kết cấu của tài

khoản này nh sau:

Bên Nợ:

- Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ

- Trị giá hàng mua vào trong kỳ

Bên Có:

- Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ

- Trị giá hàng trả lại cho ngời bán

- Giảm giá hàng mua đợc hởng

- Trị giá hàng hoá xuất bán hay xuất khác

Tài khoản này không có số d

 Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”

Tài khoản này phản ánh giá thực tế hàng gửi bán cuối kỳ Kết cấu của

tài khoản này:

Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế hàng gửi bán tồn cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng gửi bán tồn đầu kỳ

Số d bên Nợ: Giá thực tế hàng gửi bán tồn cuối kỳ

Trị giá hàng mua nhập kho

Thuế GTGT đ ợc khấu trừ của hàng mua vào

Thuế GTGT đ ợc khấu trừ của hàng mua đang đi đ ờng

Trị giá hàng mua đang đi đ ờng Trị giá hàng mua đang

đi đ ờng về nhập kho

Thuế của hàng nhập khẩu

Trị giá hàng gia công thuê ngoài nhập kho

Trị giá hàng thừa tạm nhập kho chờ xử lý

Trị giá hàng thiếu đ ợc ng ời bán bồi th ờng nhập kho

Các khoản giảm giá đ ợc h ởng

7

Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phơng pháp KKĐK

1.4.Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua

1.4.1 Khái niệm và công thức phân bổ

Chi phí mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao

phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp thơng mại bỏ ra

có liên quan đến việc thu mua hàng hoá, chi phí thu mua hàng hoá bao

gồm:

- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đa hàng từ nơi mua về đến kho

doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm hàng hoá

- Chi phí thuê kho bãi

- Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình

thu mua hàng hoá

Do chi phí thu mua hàng hoá liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ

nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo tiêu thức phù

hợp Chi phí mua hàng đợc phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ, tính theo tiêu

K/c trị giá hàng tồn kho, hàng mua

đang đi đ ờng, hàng gửi bán đầu kỳ

Trị giá hàng mua trong kỳ

Thuế GTGT đầu vào

của hàng mua trong kỳ

Thuế nhập khẩu nếu có

K/c trị giá hàng tồn kho, hàng mua

đang đi đ ờng, hàng gửi đại lý cuối kỳ

Trị giá vốn của hàng tiêu thụ

Các khoản giảm giá hàng mua đ ợc h ởng

Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy,

kho(TK1561), hàng gửi bán, hàng gửi đại lý(TK157), hàng mua đang đi

đ-ờng (TK151)

Vậy tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá phát sinh

trong kỳ?

1.4.2 Tài khoản sử dụng

Để tập hợp các khoản chi phí thu mua phát sinh trong kỳ, kế toán sử

dụng tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá” Tài khoản này phản ánh

chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến số hàng hoá đã

nhập kho trong kỳ và tính hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có

trong kỳ cho khối lợng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Nội dung của TK 1562 “ Chi phí thu mua hàng hoá”

Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến khối

lợng hàng hoá mua vào đã nhập kho

Bên Có: Chi phí thu mua hàng hoá tính cho khối lợng hàng hoá tiêu thụ

Chi phí thu mua bằng tiền, chi phí vận chuyển bốc dỡ phải

Chi phí nhân công của bộ phận thu mua

Chi phí khấu hao phục vụ thu mua

TK 152,153

TK 1381

Chi phí vật liệu bao bì có liên quan đến thu mua

Các khoản hao hụt trong định mức phát sinh

Chi phí thu mua phân

bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ

TK 632

2 Hạch toán quá trình bán hàng

2.1.Các ph ơng thức bán hàng

Bán hàng là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh

lu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại Các phơng thức bán hàngtrong doanh nghiệp thơng mại bao gồm:

2.1.1 Bán buôn hàng hoá

Bán buôn là bán hàng hoá cho các tổ chức bán lẻ hoặc các đơn vị xuấtkhẩu để tiếp tục quá trình lu chuyển hàng hoá Bán buôn gồm 2 phơng phápsau:

 Bán buôn qua kho: là bán buôn hàng hoá mà hàng hoá bán đợc xuất ra

từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong phơng thức này có 2 hình thức:

- Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp Theo hình thức này,bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanhnghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua,sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thanh toán tiền hoặcchấp nhận thanh toán và ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng này thì lúcnày hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ

- Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng Theo hình thức này căn

cứ vào hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoábằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển giao hàng chobên mua tại một địa điểm thoả thuận Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp nhng số hàng này bên mua chấp nhận thanhtoán hoặc thanh toán thì hàng coi nh là đã đợc tiêu thụ

- Bán buôn vận chuyển thẳng và không tham gia thanh toán Theo hìnhthức này doanh nghiệp thơng mại làm môi giới cho bên bán và bên mua đểhởng hoa hồng môi giới do bên bán hoặc bên mua trả, bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán trực tiếp cho bên bán Đối với doanh nghiệpnày doanh thu đợc tính trên số tiền hoa hồng đợc hởng

2.1.2 Bán lẻ hàng hoá.

Phơng thức bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng Trong

ph-ơng thức bán lẻ có 4 hình thức:

 Bán lẻ thu tiền tập trung

Theo hình thức này nghiệp vụ thu tiền của ngời mua và ngời giao hàngcho ngời mua tách rời nhau Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làmnhiệm vụ thu tiền mua hàng của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho kháchhàng để khách nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao Hết ca, hếtngày bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàngcho khách, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bántrong ngày, ca và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền nộp tiền cho thủquỹ và làm giấy nộp tiền

 Bán lẻ thu tiền trực tiếp

Theo hình thức này nhân viên bán trực tiếp thu tiền và giao hàng chokhách hàng Hết ca, ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủquỹ và lấy giấy nộp tiền, sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định sốlợng hàng đã bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng

 Hình thức bán hàng trả góp

Hình thức bán hàng trả góp là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần

và ngời mua phải chịu một phần lãi suất trên số trả chậm Về thực chấtquyền sở hữu chỉ chuyển hết cho ngời mua khi họ trả hết tiền hàng nhng vềmặt hạch toán khi giao hàng cho ngời mua đã đợc ngời mua chấp nhậnthanh toán hoặc thanh toán thì đợc coi là tiêu thụ

 Hình thức bán hàng gửi đại lý

Phơng thức gửi đại lý là doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho cơ sởnhận đại lý, ký gửi Cơ sơ nhận đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng và thanhtoán tiền hàng cho doanh nghiệp thơng mại đợc hởng hoa hồng Số hàng kýgửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, số hàng này đợc xác

định là tiêu thụ khi nhận đợc tiền do bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán

2.2 Ph ơng pháp tính giá hàng xuất bán

Trong quá trình kinh doanh để xác định đợc kết quả kinh doanh và trịgiá vốn hàng còn lại cuối kỳ kế toán cần phải xác định đợc trị giá hàng xuấtkho trong kỳ Về nguyên tắc giá thực tế của hàng xuất kho phải tính trên cơ

sở của giá mua nhập kho Tuy nhiên căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp

mà lựa chọn phơng pháp tính giá hàng xuất kho sao cho phù hợp Các

ph-ơng pháp tính giá hàng xuất kho thờng sử dụng là:

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này giả thiết rằng số hàng hoá nào nhập trớc thì xuấttrớc, xuất hết số nhập trớc mới xuất dến số nhập sau theo giá thực tế củatừng số hàng xuất Do vậy phơng pháp này cho phép kế toán có thể tính giá

11

hàng hoá xuất kho kịp thời Nhng phải tính giá theo từng danh điểm hànghoá và hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiềucông sức Ngoài ra phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanhnghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng Phơng pháp này thíchhợp với doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập kho của mỗiloại không nhiều.

 Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này đợc áp dụng với giả thiết là những hàng hoá thu muasau cùng thì sẽ đợc xuất kho trớc tiên, giá hàng hoá xuất kho sẽ tính theogiá hàng nhập kho lần cuối sau đó mới tính đến những lần nhập trớc

Phơng pháp này cho phép tính giá hàng xuất kho kịp thời, chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng nhng lại tốnnhiều công sức, giá trị hàng hoá tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giátrị thực tế

 Phơng pháp giá đơn vị bình quân

Theo phơng pháp này giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ đợc tínhgiá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc, bình quânsau mỗi lần nhập)

Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và giá thực tế hàng

hoá nhập kho trong kỳ

Số lợng hàng hoá tồn đầu kỳ và số lợng hàng hoá nhập

kho trong kỳ

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm giảmnhẹ đợc việc hạch toán chi tiết hàng hoá so với phơng pháp FIFO và LIFOnhng độ chính xác không cao và công việc tính toán bị dồn vào cuối kỳ gây

ảnh hởng tới công tác kế toán chung

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc mặc dù khá đơn giản,giảm nhẹ khối lợng công việc nhng độ chính xác của công việc tính giá phụthuộc vào tình hình biến động giá cả hàng hoá, trờng hợp giá cả thị trờng cóbiến động lớn thì việc tính giá hàng hoá xuất kho trở nên thiếu chính xác và

có trờng hợp dẫn đến sự bất hợp lý( tồn kho âm)

Theo phơng pháp này để tính đợc giá thực tế hàng hoá xuất kho đòi hỏi

kế toán phải xác định đợc lợng hàng hoá xuất kho Tuy nhiên trong thực tế

có những doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, lại đợc xuấtbán thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuấtkho, trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng hàng hoátồn kho cuối kỳ trớc sau đó mới xác định đợc giá thực tế của hàng xuất kho

Giá trị thực tế hàng

hoá tồn cuối kỳ

= Số lợng hànghoá tồn cuối kỳ

x Đơn giá hàng hoánhập kho lần cuối

Giá trị thực tế

hàng xuất kho

= Giá trị thực tếhàng nhập trong

kỳ

+ Giá trị thực tếhàng tồn đầukỳ

- Giá trị thực tếhàng tồn cuốikỳ

13

Giá thực tế hàng hoá

xuất bán trong kỳ

= Giá hạch toán hànghoá xuất bán trong kỳ

x Hệ số giá

hàng hoá

Kết luận: Mỗi phơng pháp tính giá thực tế hàng hoá xuất kho đều cónhững u điểm, nhợc điểm do vậy, kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tếcủa đơn vị để lựa chọn phơng pháp đã nêu trên theo nguyên tắc nhất quántrong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

2.3 Tài khoản sử dụng

Xác định các tài khoản sử dụng để ghi chép kế toán nhằm phản ánh đầy

đủ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu củathông tin và quá trình kinh doanh Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá kếtoán sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng”

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanhnghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh Kết cấu của tàikhoản:

Bên Nợ:

- Các khoản ghi giảm doanh thu( thuế TTĐB, trị giá hàng bán trả lại )

- Kết chuyển doanh thu thuần

Bên Có: Doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

Tài khoản 511 không có số d cuối kỳ và chi tiết thành 4 tài khoản cấp2:

TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá

TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm

TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá

 Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”

Tài khoản 632 phản ánh giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ, kết cấu:

Tài khoản 632 không có số d cuối kỳ

 Tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá đã gửi hoặc chuyển

đến cho khách hàng Hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gửi nhng cha đợc chấpnhận thanh toán Kết cấu:

Bên Nợ:

- Trị giá hàng đã gửi cho khách hàng hoặc đại lý, ký gửi

- Kết chuyển trị giá hàng gửi bán cuối kỳ( KKĐK)

Bên Có:

- Trị giá hàng hoá đã đợc khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanhtoán

- Trị giá hàng hoá đã gửi đi bị khách hàng trả lại

- Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ( KKĐK)

Số d bên Nợ: Trị giá hàng hoá đã gửi đi cha đợc khách hàng chấp nhậnthanh toán

 Ngoài các tài khoản trên còn sử dụng một số tài khoản sau:

Tài khoản 532: “ Giảm giá hàng bán”

Tài khoản 531: “ Hàng bán bị trả lại”

Tài khoản 131: “ Phải thu khách hàng”

2.4 Ph ơng pháp hạch toán

2.4.1 Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp

KKĐK

Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng theo phơng pháp KTX

2.4.2 Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp

ThuếGTGT

đầu ra

Doanh thu bán hàng

K/c khoản giảm doanh thu

Thuế TTĐB thuế XK Kết chuyển

Bán buôn vận chuyển

thẳng giao trực tiếp

K/c doanh thu thuần

Doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá

Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng theo phơng pháp KĐK

2.5.Ph ơng pháp hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại

2.5.1 Trờng hợp chiết khấu bán hàng

Chiết khấu bán hàng là số tiền giảm trừ cho ngời mua do việc ngời mua

đã thanh toán số tiền mua hàng trớc thời hạn thanh toán đã thoả thuận( ghi

trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết thanh toán việc mua hàng)

Chiết khấu bán hàng đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng loại

hàng bán Tài khoản sử dụng là TK 811- Chi phí hoạt động tài chính

2.5.2 Trờng hợp hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá đã tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại

do các nguyên nhân nh vi phạm hợp đồng kinh tế về hàng không đúng

chủng loại, quy cách, phẩm chất, hàng bị thiếu, kém chất lợng Trị số hàng

bán bị trả lại tính theo đúng đơn giá ghi trên hoá đơn Tài khoản sử dụng là

TK 531- Hàng bán bị trả lại

2.5.3 Trờng hợp giảm giá hàng bán

Các khoản giảm giá hàng bán đợc phản ánh vào TK 532 và chỉ phản ánh

vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi

có hoá đơn bán hàng

TK 111, 112,331 TK531,532

TK 156, 157,151

Doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá,

Thuế GTGT

đầu ra

Doanh thu bán hàng

Giảm giá, hàng mua bị trả lại

K/c trị giá hàng tồn, hàng gửi bán,

đi đ ờng cuối kỳ

Sơ đồ hạch toán chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán

và hàng bán bị trả lại

3 Hạch toán dự trữ hàng hoá

3.1 Vai trò của dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp th ơng mại

Dự trữ hàng hoá là khối lợng hàng hoá đã rời khỏi lĩnh vực sản xuất

nh-ng cha đi vào lĩnh vực tiêu dùnh-ng, hành-ng hoá còn ở tronh-ng khâu lu thônh-ng Cácloại hàng hoá dự trữ bao gồm: hàng đang đi đờng, hàng đợi kiểm nhận, ởtrong kho và các quầy hàng, hàng gửi bán cha xác định là tiêu thụ

Hàng hoá tồn kho là lợng hàng hoá dự trữ ở doanh nghiệp nhằm đảmbảo cho việc bán hàng đợc bình thờng Vì vậy, các doanh nghiệp thơng mạicần xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hoá, các định mức tồn kho đối vớinhững mặt hàng chủ yếu Dự trữ hàng hoá tốt đảm bảo cho quá trình luchuyển hàng hoá của doanh nghiệp diễn ra có hiệu quả và hoạt động kinhdoanh ổn định Dự trữ hàng hoá phải đảm bảo vừa đủ, không nên quá thừa

sẽ gây ứ đọng vốn hoặc quá thiếu sẽ ảnh hởng đến quá trình bán hàng

3.2 Hạch toán nghiệp vụ hàng hoá ở kho và quầy hàng

3.2.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở kho và ở quầy

Tuỳ thuộc vào trình độ quản lý và phơng pháp bảo quản ở kho doanhnghiệp áp dụng một trong hai phơng pháp sau:

- Phơng pháp hạch toán theo lô hàng: Theo phơng pháp này mỗi lô hàng

đợc đánh theo số hiệu và bảo quản riêng tại kho, đồng thời mở thẻ kho đểphản ánh sự biến động của từng lô hàng

- Phơng pháp hạch toán theo mặt hàng: Theo phơng pháp này, mỗi mặthàng mở một thẻ kho để theo dõi liên tục theo trình tự thời gian Các thẻkho đợc đăng ký, đánh số, sắp xếp theo trình tự danh mục, theo từng loạihoặc từng nhóm hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho ghi chép đối chiếu

Định kỳ từ 3 đến 5 ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để ghivào thẻ kho sau đó lập bảng kê nhập, xuất, tồn

17

Kết chuyển giảm giá, hàng bán bị trả lại

Thuế GTGT t ơng ứng với số chiết khấu,

giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại

3.2.2 Hạch toán nghiệp vụ tồn kho ở quầy hàng.

Có thể áp dụng một trong hai phơng pháp sau:

- Phơng pháp hạch toán về mặt giá trị: Ngời bán nhận hàng để bán, tínhthành tiền theo giá bán lẻ và chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận, bán đến

đâu nộp tiền đến đó Định kỳ, cuối tháng kiểm kê số hàng ở quầy để đốichiếu số tiền cha thanh toán Theo phơng pháp này ngời bán hàng phải mở

sổ nhận hàng và thanh toán

- Phơng pháp hạch toán về số lợng và giá trị: Mỗi mặt hàng ngời bán mởmột thẻ quầy hàng riêng để ghi chép sự biến động về số hàng nhập,xuất, tồn Cuối ca, hoặc cuối ngày tiến hành kiểm kê số hàng hoácòn lại về mặt số lợng để từ đó xác định số lợng bán ra trong ngày

3.3 Hạch toán chi tiết hàng tồn kho

Hạch toán chi tiết hàng hoá là công việc hạch toán kết hợp giữa kho,quầy hàng và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình xuất, tồnkho của từng loại hàng hoá cả về số lợng và giá trị Quá trình ghi sổ chi tiếtnghiệp vụ lu chuyển hàng hoá đợc tiến hành đồng thời cả ở kho và ở phòng

kế toán theo qui định Chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chínhxác tình hình nhập, xuất hàng hoá và là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻkho và sổ kế toán

Căn cứ vào báo cáo kho, báo cáo bán hàng, chứng từ nhập, xuất để ghivào thẻ kho, bảng kê nhập- xuất- tồn Bởi vậy, giữa kho và phòng kế toán cómối quan hệ chặt chẽ với nhau Để phối hợp mối quan hệ giữa kho vàphòng kế toán ngời ta sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiếtsau:

3.3.1 Phơng pháp thẻ song song

Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất khoghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau đó mỗinghiệp vụ nhập, xuất hoặc mỗi ngày tính ra số tồn kho của từng loại hànghoá trên thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm hàng hoá Sau khighi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận đợc hoá đơn mua, bán hàng,phiếu nhập, xuất kho hàng hoá thì nhân viên kế toán hàng hoá phải kiểm tra

và phản ánh vào “sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết hàng hoá” để theo dõi cả vềmặt số lợng lẫn giá trị Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “sổ

hoặc thẻ kế toán chi tiết hàng hoá” với “thẻ kho” Đồng thời từ sổ hoặc thẻ

kế toán chi tiết hàng hoá kế toán lấy số liệu ghi vào Bảng tổng hợp

nhập-xuất- tồn hàng hoá theo từng loại hàng hoá, đối chiếu với số liệu kế toán

tổng hợp

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số

liệu và cung cấp thông tin thờng xuyên kịp thời cho ngời quản lý cả về mặt

hiện vật lẫn mặt giá trị và có thể vận dụng đợc máy vi tính vào việc hạch

toán chi tiết Tuy nhiên, nhợc điểm là ghi chép trùng lắp, khối lợng ghi chép

lớn, không thích hợp với những doanh nghiệp kinh doanh quá nhiều các

3.3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Tại kho: Giống phơng pháp thẻ song song

Tại phòng kế toán: Không mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết mà mở sổ đối

chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng loại hàng hoá

theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng

hợp các bảng kê nhập, xuất của từng loại hàng hoá, mỗi loại hàng hoá đợc

ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển Và đối chiếu số lợng hàng hoá

trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền của từng loại

hàng hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển với kế toán tổng hợp

Nh vậy phơng pháp này tránh đợc việc ghi chép trùng lắp giữa kho và

phòng kế toán, giảm nhẹ khối lợng công việc của kế toán nhng việc ghi sổ,

kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối kỳ nên ảnh hởng đến việc thực hiện các

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu nhập kho Bảng kê nhập

Phiếu xuất kho Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn Thẻ kho

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi chú : Ghi hàng ngày

cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã tính tiền kế toán ghi vào “bảng luỹ kếnhập xuất tồn” Cuối kỳ đối chiếu tồn kho từng loại hàng hoá trên “sổ số d”với tồn kho trên “bảng luỹ kế nhập xuất tồn” Phơng pháp này có u điểm làtránh đợc việc ghi chép trùng lắp, mà dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ vàcung cấp đợc thông tin thờng xuyên về tổng giá trị hàng hoá nhập xuất tồn.Nhng việc đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, do đó đòi hỏinhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ cao

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ số d

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá

Sổ kế toán tổng hợp

- Về mặt quản lý: hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp hình thànhmột tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho công tác quản lý.

- Về mặt ghi chép: đây là hai quá trình song song của công tác kế toán.Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung đó là

hệ thống chứng từ thống nhất do dó phải đảm bảo sự kiểm tra thống nhất và

đối chiếu lẫn nhau

III Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi.

1 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

 Khái niệm dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bịtổn thất do giảm giá hàng hoá, vật t, hàng tồn kho có thể xảy ra trong năm

kế hoạch

 Phơng pháp tính: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên

độ kế toán bằng cách so sánh giá vật t, hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giáthị trờng ngày cuối năm, nếu giá thị trờng nhỏ hơn giá ghi trên sổ kế toánthì lập dự phòng nh sau:

Mức dự phòng cần lập

năm tới của hàng tồn kho

i

= Số lợng hàng tồnkho i cuối niên độ

x Mức chênh lệch giảmgiá của hàng tồn kho i

Lu ý: Chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho loại hàng hoá tồn

kho có thực ở kho và những hàng tồn kho đợc kinh doanh hợp pháp có đầy

đủ chứng từ hợp lệ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Kết cấu tài khoản

Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập vào kếtquả kinh doanh

Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phíquản lý doanh nghiệp

Số d bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho

 Trình tự hạch toán

2 Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.

21

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hoàn nhập dự phòng giảm

giá hàng tồn kho

 Khái niệm: Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổnthất của các khoản nợ phải thu khó đòi, có thể không đòi đựoc do đơn vị nợhoặc ngời nợ không có khả năng thanh toán

 Khi tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi kế toán phải chú ý đến điềukiện lập nh sau:

+ Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi:

- Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu củatừng đơn vị nợ hoặc ngời nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi

- Doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợhoặc ngời nợ về số tiền cha trả bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ,bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ

+ Căn cứ để ghi các khoản nợ phải thu khó đòi là:

Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu

nợ hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhg vẫn cha thu đợc nợ.Trờng hợp đặc biệt tuy thời gian quá hạn cha tới 2 năm nhng đơn vị nợ đangtrong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc ngời nợ có dấu hiệu nh bỏtrốn đang bị cơ quan lập pháp truy tố, xét xử thì cũng đợc ghi nhận làkhoản nợ khó đòi

+ Việc lập dự phòng phải thu khó đòi đợc thực hiện vào cuối năm

+ Các khoản nợ khó đòi đợc xử lý xoá sổ khi có bằng chứng sau:

- Phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản hay quyết định củacấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác củacơ quan có thẩm quyền theo qui định pháp luật

- Đơn vị nợ hoặc ngời nợ đang tồn tại nhng có đủ minh chứng cho rằng

họ không có đủ khả năng thanh toán

- Có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật đối với nhữngcon nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án hoặc con nợ đã chết hoặc không cókhả năng trả nợ( kèm theo xác nhận của chính quyền địa phơng)

ngờ

x Số % có khảnăng mất

Lu ý: Tổng mức lập dự phòng phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số nợ

phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính

 Tài khoản sử dụng:

Các khoản dự phòng phải thu khó đòi đợc kế toán theo dõi trên TK 139

“ Dự phòng phải thu khó đòi” Kết cấu

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi

Bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi đã lập tính vào chi phí QLDN

Số d bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn cuối kỳ

 Trình tự hạch toán

IV Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.

1 Hạch toán chi phí bán hàng

1.1 Nội dung chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liênquan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ trong kỳ nh chi phí nhânviên bán hàng, chi phí dịch vụ bán hàng

Chi phí bán hàng là một nội dung của chi phí lu thông phát sinh dớihình thức tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong

kỳ Xét về nội dung kinh tế chi phí bán hàng gồm những khoản:

- Chi phí nhân viên bán hàng: là khoản tiền phải trả cho nhân viên bánhàng bao gồm cả lơng và các khoản trích theo lơng

- Chi phí vật liệu, bao bì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản,

- Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi không thuộc nội dung trên,

đ-ợc ghi chi bằng tiền chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng

1.2 Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 641: “Chi phí bán hàng”

Bên Nợ : Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

Hoàn nhập dự phòng

phải thu khó đòi

3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp( QLDN)

2.1.Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí có liên quan đến toàn bộhoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách ra đợc cho bất kỳ một hoạt

động nào Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các nội dung sau:

- Chi phí nhân viên QLDN: gồm các khoản tiền lơng, các khoản tríchtheo lơng theo tỷ lệ qui định với số tiền lơng phát sinh

- Chi phí vật liệu dùng cho quản lý: Giá trị của NVL xuất dùng choquản lý nh văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý

- Chi phí công cụ dụng cụ dùng cho quản lý: là giá trị của những công

cụ dụng cụ đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàndoanh nghiệp nh văn phòng, vật kiến trúc, phơng tiện máy móc

- Thuế, phí và lệ phí: phản ánh các khoản chi về thuế, phí và lệ phí nhthuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản chi khác

- Chi phí dự phòng: phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồnkho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanhnghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các khoản chi phí thuê ngoài nh

điện nớc, điện thoại, thuê nhà

- Chi phí bằng tiền khác: gồm những chi phí chung cho doanh nghiệpcha kể ở trên: nh chi phí hội họp, đào tạo cán bộ

2.2.Tài khoản sử dụng

Tài khoản 642: “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”

Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ

Bên Có:

- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 cuối kỳ không có số d và chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai2.3 Ph ơng pháp hạch toán

Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

3 Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ

3.1.Nội dung hạch toán kết quả và ph ơng pháp xác định kết quả tiêu thụ

Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại là số chênhlệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phíquản lý doanh nghiệp

Phơng pháp xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá

Doanh

thu thuần =

Doanh thubán hàng -

ThuếTTĐB hoặcthuế xuất khẩu phải

nộp

- Giảm giá

hàng bán

-Hàngbán bị trảlại

Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán

25

K/c chi phí với chu kỳ kinh doanh dài

Chi phí chờ kết chuyển

K/c chi phí bán hàng, QLDN với chu kỳ kinh doanh ngắn

Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí dự phòng

Ghi giảm chi phí

Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh =

Lợi nhuận

-Chi phíbán hàng -

Chi phí quản

lý doanhnghiệp

3.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán kết quả kinh doanh kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 911: “ Xác định kết quả kinh doanh”

Bên Nợ:

- Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ

- Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

- Chi phí hoạt động tài chính, chi phí hoạt động bất thờng

- Số lãi trớc thuế về hoạt động kinh doanh trong kỳ

Bên Có:

- Doanh thu thuần về hoạt động kinh doanh trong kỳ

- Thu nhập hoạt động tài chính và bất thờng

- Số lỗ của hoạt động kinh doanh trong kỳ

Tài khoản 911 không có số d cuối kỳ

 Tài khoản 421: “ Lợi nhuận cha phân phối”

Bên Nợ:

- Số lỗ về hoạt động kinh doanh

- Phân phối lợi nhuận

Bên Có:

- Số lợi nhuận thực tế của hoạt động kinh doanh trong kỳ

- Xử lý lỗ về hoạt động kinh doanh

Số d bên Có: Số lợi nhuận cha phân phối hoặc cha xử lý

Số d bên Nợ: Số lỗ hoạt động kinh doanh cha xử lý

Tài khoản 421 chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai:

- Tài khoản 4211“ Lợi nhuận năm trớc”: phản ánh kết quả hoạt động kinhdoanh, tình hình phân phối kết quả và số lợi nhuận cha phân phối thuộcnăm trớc

- Tài khoản 4212: “ Lợi nhuận năm nay”: phản ánh kết quả kinh doanh,tình hình phân phối kết quả và số lợi nhuận cha phân phối của nămnay

3.2.Ph ơng pháp hạch toán xác định kết quả tiêu thụ

Sơ đồ hạch toán kết quả tiêu thụ

V Tổ chức hệ thống sổ kế toán lu chuyển hàng hoá.

Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để kế toán ghi chép hệ thống thông tinchứng từ ban đầu theo từng đối tợng hoặc theo thời gian Do qui mô và loạihình doanh nghiệp khác nhau nên mỗi doanh nghiệp cần phải lựa chọn chomình một hình thức sổ kế toán thích hợp Trong doanh nghiệp thơng mại, tổchức sổ kế toán tổng hợp hạch toán quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thựchiện theo một trong các hình thức sổ kế toán sau:

27

TK641,642

K/c CPBH, QLDN kỳ tr ớc

Sổ Cái TK156, 157,

632, 511

Báo cáo tài chính

-Sổ chi tiết TK331,131 -Sổ chi tiết hàng hoá -Sổ chi tiết bán hàng

Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê

số8,9,10

Ghi chú : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu

Theo hình thức Nhật ký chứng từ có u điểm: tránh đợc sự ghi chép trùng lắpgiữa các sổ kế toán, thuận lợi cho phân công lao động kế toán Nhng khi cónhầm lẫn sai sót thì khó phát hiện do vậy, đòi hỏi nhân viên kế toán phải cótrình độ cao và đồng đều

2 Trình tự ghi sổ hạch toán mua bán hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung.

Đặc điểm của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh đều phải đợc ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phátsinh Trình tự ghi sổ đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Ghi chú : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu

Theo hình thức Nhật ký chung đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho việc đốichiếu với chứng từ gốc Nhng việc ghi chép trùng lắp, không thích hợp vớidoanh nghiệp lớn ghi chép bằng tay

3 Trình tự ghi sổ hạch toán mua bán hàng hoá theo hình thức Chứng

từ ghi sổ.

Đặc điểm của hình thức này là tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian vớitrình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợcvào hai loại sổ kế toán riêng là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái

Chứng từ mua bán hàng hoá

Nhật ký chung

Sổ nhật ký mua hàng, bán hàng

Sổ chi tiết hàng hoá

Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

-Sổ chi tiết bán hàng -Sổ chi tiết hàng hoá -Sổ chi tiết TK331,131

Ghi chú : Ghi hàng ngày

VI Phân tích lợi nhuận tiêu thụ

1 Các chỉ tiêu phân tích lợi nhuận tiêu thụ

Trong kinh doanh thơng mại, việc phân tích tình hình lợi nhuận tiêu thụ

có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Việc phân tích này giúpcho các nhà quản lý nắm bắt đợc toàn bộ tình hình kinh doanh của doanhnghiệp và biết đợc xu thế phát triển của doanh nghiệp từ đó lập ra những kếhoạch cụ thể cho kỳ kinh doanh tiếp theo và có những biện pháp tốt để nângcao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Trong phân tích lợi nhuận ngời

ta thờng sử dụng các chỉ tiêu phân tích sau:

Trong kinh doanh mục tiêu chính và cuối cùng của doanh nghiệp là lợinhuận Vì vậy để tối đa hoá lợi nhuận trên cơ sở nguồn vốn hạn chế thì yêucầu các doanh nghiệp phải lựa chọn các mặt hàng kinh doanh có lợi nhất,

đầu t vốn vào những dự án tốn ít vốn nhng lại có hiệu quả cao Lợi nhuậnluôn có mỗi quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu khác nh là doanh thu, giá vốn,chi phí Để phân tích lợi nhuận dùng các chỉ tiêu sau:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bánLợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng và QLDN

Trên đây chỉ là những chỉ tiêu về số lợng, muốn đánh giá xem xét mối quan

hệ giữa lợi nhuận và doanh thu thì sử dụng những chỉ tiêu sau:

Tỷ lệ lợi nhuận gộp so

với doanh thu thuần =

Lợi nhuận gộp bán hàng

Doanh thu thuần

Chỉ tiêu này cho biết trong một đồng doanh thu thuần có bao nhiêu

đồng lợi nhuận gộp Tỷ lệ này càng cao chứng tỏ giá bán của doanh nghiệpcao hơn so với giá mua Điều này cho thấy doanh nghiệp thực hiện tốt quátrình mua hàng và bán hàng Tuy nhiên, lợi nhuận gộp cao cha khẳng định

đợc doanh nghiệp đạt mức lợi nhuận thuần cao Do vậy, để đánh giá mỗiquan hệ giữa lợi nhuận và doanh số thì dùng chỉ tiêu:

Hệ số doanh lợi

= Lợi nhuận thuần

Doanh thu thuần

Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng doanh thu thuần thì có bao nhiêu đồnglợi nhuận thuần, chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ hiệu quả kinh doanh củadoanh nghiệp càng cao.

Khi đánh giá hiệu năng sử dụng vốn lu động thì dùng chỉ chỉ tiêu tỷ lệlợi nhuận trong mối quan hệ với vốn lu động bình quân

Tỷ lệ lợi nhuận thuần so

với vốn lu động =

Lợi nhuận thuần

Vốn lu động bình quân

Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng vốn lu động bỏ ra thì sẽ thu đợc baonhiêu đồng lợi nhuận Chỉ tiêu này càng cao thì càng tốt

Để đánh giá mối quan hệ giữa lợi nhuận và chi phí bán hàng thì sử dụngchỉ tiêu sau:

Tỷ lệ lợi nhuận thuần so

Trong việc phân tích chỉ tiêu lợi nhuận tiêu thụ, cụ thể phải xem xét cácnhân tố ảnh hởng đến lợi nhuận tiêu thụ nh: giá bán, giá vốn, số lợng hàngtiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Việc xem xét,

đánh giá từng nhân tố ảnh hởng đến lợi nhuận đợc thực hiện theo phơngpháp so sánh tức là đánh giá nhân tố nào làm lợi nhuận tăng, lợi nhuậngiảm Với cách phân tích đó phải phân tích từng nhân tố ảnh hởng đến lợinhuận sau đó tổng hợp các nhân tố ảnh hởng

Trong quá trình kinh doanh thì lu chuyển hàng hoá chịu rất nhiều nhân

tố chủ quan, khách quan tác động Nhân tố chủ quan là nhân tố thuộc vềbản thân doanh nghiệp Đó là việc doanh nghiệp tổ chức quá trình bánhàng, mua hàng, dự trữ hàng hoá Việc mua hàng hoá đòi hỏi doanh nghiệpphải nghiên cứu kỹ về thị trờng tiêu thụ, về nhu cầu thị trờng, tổ chức quátrình thu mua hàng hoá bán ra phải có chất lợng tốt, giá cả hợp lý và làmsao có lợi nhất Vì vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải thờng xuyên kiểm kêhàng hoá Nhân tố khách quan là những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

nh các quy luật kinh tế thị trờng, các chính sách, biện pháp của Nhà nớc, cơ

sở hạ tầng kỹ thuật Các nhân tố này có ảnh hởng rất lớn đến hoạt động củadoanh nghiệp Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải

có những biện pháp khắc phục các nhân tố ảnh hởng xấu, lợi dụng những cơhội phát triển

2 Các biện pháp làm tăng lợi nhuân tiêu thụ trong đơn vị kinh doanh thơng mại.

- Tổ chức quản lý tốt hàng tồn kho dự trữ

31

- Tổ chức tốt quá trình mua hàng nhằm mục đích bảo quản, gìn giữhàng hoá, giảm chi phí thu mua.

- Phải nắm bắt thị trờng để kịp thời chuyển hớng kinh doanh đáp ứngyêu cầu của thị trờng

- Không ngừng nâng cao chất lợng của hàng hoá bán ra để thoả mãnnhu cầu của khách hàng

- Mở rộng mạng lới kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng trên cơ sở cónhững mặt hàng chủ chốt

- Sử dụng các hình thức thanh toán, kết hợp sử dụng hệ thống giá cảmềm dẻo tạo điều kiện khai thác triệt để nhu cầu thị trờng

- Luôn giữ chữ tín với khách hàng

- Phải nắm bắt đợc nhu cầu tiềm năng của thị trờng để có kế hoạchchuẩn bị hàng hoá tiêu thụ

Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty tạp phẩm

Công ty có quá trình hình thành và phát triển gắn liền với yêu cầu củanền kinh tế đất nớc Công ty đóng vai trò là một trung gian thơng mại, nốiliền sản xuất với tiêu dùng, tham gia vào quá trình lu thông hàng hoá gópphần phát triển nền kinh tế quốc dân và chịu trách nhiệm cũng nh thực hiệnnhững nghĩa vụ với Nhà nớc

Năm 1981, khi đất nớc còn đang duy trì cơ chế kinh tế kế hoạch hoá tậptrung bao cấp, do yêu cầu của thực tế công ty đợc thành lập với tên gọi làTrung tâm bán buôn bách hoá trực thuộc Bộ nội thơng Trong giai đoạn1981-1986, công ty đã trở thành một trung tâm bán buôn bách hoá nhậnnhiệm vụ hoàn thành tốt kế hoạch phân phối sản phẩm, hàng hoá do Nhà n-

ớc giao và đợc hởng bao cấp u đãi, tạo điều kiện thuận lợi phát triển Năm

1986 để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ Trung tâm đã đổi tên thành

Công ty Dụng cụ gia đình và Tạp phẩm Đến năm 1993, theo Quyết địnhthành lập doanh nghiệp số 388/CP, công ty thành lập lại doanh nghiệp vớitên gọi là Công ty Tạp phẩm Trải qua hai năm hoạt động căn cứ vào tìnhhình thực tế của công ty và phơng hớng kế hoạch của Bộ Thơng Mại đếntháng 5 năm 1995, công ty sát nhập với Công ty Bảo hộ lao động hìnhthành Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động trực thuộc Bộ Thơng Mại

Từ năm 1995 đến nay công ty có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các mặthàng tạp phẩm và bảo hộ lao động trong và ngoài nớc Những mặt hàng củacông ty có mặt ở khắp các tỉnh thành Do u thế của công ty là bán buôn,việc mua đợc thực hiện ngay tại các nhà máy, các công ty sản xuất nên tạo

điều kiện cho công ty có khả năng tiêu thụ một khối lợng hàng hoá lớn trênthị trờng Tại Hà Nội công ty có 3 địa điểm bán hàng chính là 11A phố CátLinh, số 12 phố Đoàn Thị Điểm, cây số 5 đờng Giáp Bát

Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là đơn vị độc lập có con dấuriêng đợc Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp đăng ký kinh doanh số 109798ngày 9-5-1995 Công ty có số vốn pháp định là 5,153 tỷ đồng trong đó vốnngân sách cấp 3,5 tỷ đồng Trong đó vốn cố định là 1,615 tỷ đồng và vốn lu

động là 3,153 tỷ đồng Tài sản cố định chỉ chiếm một phần nhỏ, chủ yếu

d-ới dạng nhà cửa, kho bãi, máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, thiết bị dụng

cụ quản lý Tính cho đến nay công ty vẫn đảm bảo thực hiện tốt mục tiêukinh doanh có lợi nhuận của mình đồng thời thực hiện tốt các nghĩa vụ vớiNhà nớc Những thành tích của công ty thể hiện qua bảng sau:

2000

Năm2001

Chênh lệchGiá trị Tỷ lệ

33

Tạp phẩm và Bảo hộ lao động có đợc một số kết quả trên đây là nhờ sự nỗlực phấn đấu của ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viêntrong công ty

Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động đã chứng minh từng bớc đi đúngcủa mình trong việc tạo uy tín và chiếm lĩnh thị trờng mặc dù đã gặp phảinhững khó khăn trong quá trình chuyển đổi sang cơ chế mới Và công ty đã

đợc biết đến nh một trung tâm bán buôn bách hoá tập trung có tiếng củamiền Bắc cũng nh của cả nớc Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty

nh thế nào

2 Tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các mặt hàng tạp phẩm và bảo hộ lao

động

 Nhiệm vụ hoạt động của công ty

- Tổ chức thu mua nguồn hàng tạp phẩm, dụng cụ gia đình và bảo hộlao động cho các đối tợng có nhu cầu

- Tổ chức bán buôn, bán lẻ rộng rãi các mặt hàng thuộc diện kinh doanhcủa công ty, tổ chức các hoạt động dịch vụ ở những nơi có nhu cầu Công ty

tổ chức bán buôn là chủ yếu, bán buôn chiếm 95%

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty

nh hàng dụng cụ gia đình, bảo hộ lao động

-Kinh doanh hàng văn hoá phẩm, văn phòng phẩm, giấy các loại, thiết

bị văn phòng, thực phẩm công nghệ (rợu, bia, đồ uống )

- Kinh doanh hàng vật t nông nghiệp, phân bón

- Kinh doanh hàng nông lâm, thổ sản, khoáng sản xuất nhập khẩu cácmặt hàng trên theo đúng qui định của Nhà nớc

Từ nội dung hoạt động và ngành nghề kinh doanh của công ty, có thể nóicông ty là một doanh nghiệp quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực kinhdoanh thơng mại trong nớc Trong những năm gần đây, việc tổ chức sảnxuất gia công chế biến chiểm tỷ trọng lớn trong hoạt động của công ty màhoạt động chính là khai thác và tiêu thụ hàng hoá

Cơ cấu tổ chức kinh doanh của công ty đợc thực hiện theo dạng muabán kép kín, các hoạt động chủ yếu phát sinh là hoạt động mua bán Các

đơn vị kinh doanh trực thuộc tự đề ra phơng hớng kinh doanh, tự lập kếhoạch mua những loại hàng hoá gì với số lợng bao nhiêu, mức giá nh thếnào, và tự tổ chức bán hàng với phơng thức lãi hởng lỗ chịu Vì vậy, từ đặc

điểm tổ chức hoạt động kinh doanh ở trên thì công ty sẽ tổ chức bộ máyquản lý nh thế nào để đảm bảo tốt việc kinh doanh của mình

3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo nguyên tắc lãnh đạo trựctuyến chức năng, nhân viên các phòng ban đều phải chịu lãnh đạo của các

ớc pháp luật.

Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc Phó giám đốc thứ nhất làngời phụ trách trực tiếp ngành hàng bảo hộ lao động Phó giám đốc thứ hai

là ngời phụ trách trực tiếp ngành hàng tạp phẩm

Dới ban Giám đốc là các phòng ban chức năng, gồm phòng kế toán kếhoạch và phòng tổ chức hàng chính

- Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm các vấn đề tổ chức hànhchính, tuyển dụng, sắp xếp nhân sự và thực hiện các chính sách, chế độ vớingời lao động làm công tác hành chính lu giữ

- Phòng kế toán - kế hoạch: Gồm bộ phận kế toán và thống kê có nhiệm

vụ tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp đầy

đủ, kịp thời các thông tin cho quản lý, cho ra các quy định kinh doanh, lập

kế hoạch kinh doanh của công ty Quản lý việc huy động và sử dụng vốncủa công ty, hoàn thành nghĩa vụ của công ty với ngân sách Nhà nớc.Phòng kế toán kế hoạch lập kế hoạch tài chính và tổ chức thực hiện tốt kếhoạch đó theo tháng, quí, năm và đồng thời cung cấp những chỉ tiêu kinh tếcần thiết cho Giám đốc tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo hoạt động kinh doanh

có hiệu quả, thực hiện hạch toán kế toán theo qui định của Nhà nớc và theo

điều lệ hoạt động của công ty, và lập báo cáo kế toán phản ánh kết quả kinhdoanh của công ty theo quí, năm

Các phòng kinh doanh là những phòng chịu trách nhiệm hoàn toàn vềmột lĩnh vực mà mình phụ trách Tất cả các phòng kinh doanh đều chịu sựquản ký của Giám đốc và hai phòng chức năng kể trên Các phòng kinhdoanh gồm 5 bộ phận: cửa hàng số 1, cửa hàng số 2, trạm bách hoá, phòngnghiệp vụ, trạm bảo hộ lao động Các bộ phận này trực tiếp hoạt động kinhdoanh có nhiệm vụ chủ động tổ chức thu mua, bảo quản, vận chuyển và tiêuthụ hàng hoá nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty

Các bộ phận kinh doanh đợc bán buôn, bán lẻ tất cả các mặt hàng kinhdoanh của công ty, đợc chủ động tạo nguồn hàng và tiêu thụ hàng, chủ

động quyết định giá mua và giá bán hàng hoá Trởng bộ phận kinh doanh

đ-ợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá và phải chịutrách nhiệm trớc giám đốc về pháp luật về hoạt động kinh doanh của mình.Các bộ phận kinh doanh phải có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệuquả vốn của công ty cũng nh phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sáchnhà nớc, cũng nh với công ty

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty thể hiện qua sơ đồ sau:

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động

35

II Tổ chức công tác kế toán của công ty.

1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Do đặc điểm là một đơn vị kinh doanh thơng mại, các hoạt động muabán diễn ra thờng xuyên liên tục với khối lợng lớn và xảy ra ngay tại các

đơn vị trực thuộc nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa tập trungvừa phân tán

Sự tập trung thể hiện ở phòng kế toán của công ty sau khi nhận đợctoàn bộ những chứng từ do các kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên sẽ tiếnhành kiểm tra đối chiếu toàn bộ vào nhật ký vào sổ Cái và lên báo cáo kếtoán

Sự phân tán thể hiện ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán làm nhiệm

vụ hạch toán nhiệm vụ mua bán, xuất nhập kho, thống kê, hạch toán các nộidung, chỉ tiêu đợc phân cấp quản lý và hạch toán Để tiện cho việc kịp thờitheo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho các đơn vị trựcthuộc trực tiếp kinh doanh Sau đó, những chứng từ này đợc tập hợp và gửi

về phòng kế toán của công ty Để phù hợp với hoạt động kinh doanh doanhnghiệp và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo kinh doanh của doanh của công

ty, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo một hệ thống chặt chẽ từcông ty xuống các cửa hàng, các trạm

Nh vậy đứng đầu bộ máy kế toán của công ty là kế toán trởng là ngời tổchức cơ cấu bộ máy kế toán cũng nh công tác kế toán, thống kê trong doanhnghiệp, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhânviên, đôn đốc giám sát tình hình sử dụng vốn của công ty, là ngời trực tiếpbáo cáo các thông tin kế toán lên giám đốc và cơ quan có thẩm quyền, chịutrách nhiệm trớc pháp luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo

Dới kế toán trởng của công ty có 2 kế toán phó chịu sự lãnh đạo của kếtoán trởng và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc của mình đợcphân công Một kế toán phó kiêm kiểm toán viên nội bộ và kiêm kế toántổng hợp làm nhệm vụ hạch toán TSCĐ, hạch toán tiền lơng phải trả cho

công nhân viên, hạch toán doanh thu tiêu thụ, kết quả kinh doanh của toàncông ty cũng nh chịu trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ Một kế toánphó khác chịu trách nhiệm tính thuế phải nộp cho cơ quan thuế và kết quảtài chính cho các đơn vị trực thuộc cũng nh chịu trách nhiệm chỉ đạo côngtác kế toán tại trạm bảo hộ lao động Cả hai kế toán phó đều phải tập trungchứng từ do các đơn vị trực thuộc gửi lên cho phong kế toán công ty và tiếnhành hạch toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ Cái để làm căn cứ lậpbáo cáo tài chính của toàn công ty.

Trực tiếp chịu trách nhiệm từng mảng công việc cụ thể công việc kếtoán đợc tiến hành bởi nhiều kế toán viên khác nhau Toàn bộ công việctrong phòng kế toán đợc chia thành 4 bộ phận: Kế toán quỹ và ngân hàng,

Kế toán tồn kho, bán hàng, công nợ bán, Kế toán công nợ mua kiêm thủquỹ, Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền lơng, tổng hợp và bộ phận kế toán phântán dới các cửa hàng và các trạm

- Kế toán quỹ và ngân hàng: hàng ngày, thu thập và kiểm tra xử lý cácchứng từ( các phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có) ở các bộ phận,phòng ban gửi lên, và các chứng từ phát sinh chung toàn công ty kế toánphải theo dõi nhập, xuất, tồn quỹ đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày, và tìnhhình biến động và số d tiền gửi ngân hàng

- Một kế toán theo dõi công nợ với ngời bán và kiêm thủ quỹ

- Một kế toán theo dõi các nghiệp vụ về hàng hoá nh theo dõi tổng hợptình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá và các nghiệp vụ bán hàng nh phản ánhdoanh thu và thanh toán với ngời mua

- Một kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp đảm nhiệm các nghiệp vụ vềtài sản cố định, tiền lơng, BHXH, tập hợp chi phí tính toán kết quả kinhdoanh và lập báo cáo tài chính

- Một nhân viên làm nhiệm vụ thống kê

Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức hợp lý với các phầnhành kế toán, các kế toán viên có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp vàtrình độ nên công tác kế toán đợc thực hiện chính xác, kịp thời Do đó ởphòng kế toán có nhiệm vụ thu thập chứng từ, xử lý chứng từ ghi sổ kế toáncác nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở phòng nghiệp vụ của công ty và chungcho toàn công ty Cuối tháng tập hợp các Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Bảngphân bổ của các đơn vị kế toán phụ thuộc gửi lên, kiểm tra đối chiếu đểthực hiện việc hạch toán tổng hợp, vào sổ Cái, lên các Báo cáo tài chínhchung cho toàn công ty

Mỗi cửa hàng, trạm, phòng nghiệp vụ có kế toán viên làm nhiệm vụ thuthập, xử lý chứng từ và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn

vị mình, theo dõi hàng hoá mua vào, bán ra, tồn kho ở đơn vị mình, theo dõicác khoản thu chi tiền mặt để ghi vào Bảng kê 1 và Nhật ký số 1, theo dõicông nợ mua cũng nh công nợ bán để ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ vànhật ký chứng từ Cuối tháng nộp các Bảng kê, Bảng phân bổ, Nhật kýchứng từ kèm theo các chứng từ gốc cho phòng kế toán công ty

Vậy tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động vừatập trung, vừa phân tán là sự kết hợp đặc trng của 2 mô hình kế toán tập

37

trung, và mô hình kế toán phân tán vì thế mà việc phân công công việc kếtoán chi tiết hơn, dễ dàng hơn

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động

2 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là một doanh nghiệp quốc doanhhoạt động trong lĩnh vực thơng mại Do vậy, công tác hạch toán kế toán củacông ty đợc thực hiện theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành Vềhình thức sổ sách công ty lựa chọn, áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ.Hình thức này trong nhiều năm qua đã phát huy đợc hiệu quả trong côngtác kế toán của công ty và tỏ ra phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanhcủa công ty Vì điều kiện làm việc cha có đợc sự hỗ trợ, bổ sung bằng máy

vi tính và khối lợng cũng nh ngành hàng kinh doanh lớn nên hình thức này

đã giúp kế toán nâng cao năng suất công việc rút ngắn thời gian hoàn thànhcông việc và cung cấp số liệu kịp thời cho ngời quản lý

Theo hình thức Nhật ký chứng từ trình tự ghi sổ kế toán của công ty đợckhái quát theo sơ đồ sau:

Kế toán trạm bách hoá

Kế toán TSCĐ, chi phí, tiền l ơng

Kế toán tồn kho kiêm thủ quỹ

Ghi chú : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, việc mở sổ các loạinhật ký chứng từ đợc dựa trên cơ sở nội dung kinh tế phát sinh theo cácnghiệp vụ cụ thể nh sau:

- Nhật ký chứng từ số 1,2, Bảng kê số 1,2 theo dõi nghiệp vụ kinh tếphát sinh trên TK 111, 112 cho từng đơn vị( cửa hàng) và toàn công ty

- Nhật ký chứng từ số 4 theo dõi phát sinh Có TK 311 chỉ mở tại Cty

cố định, sổ quỹ

Để đánh giá hoạt động kinh doanh của mình, định kỳ cuối quý kế toántiến hành lập báo cáo tài chính bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, thựchiện ngân sách với Nhà nớc

Hiện nay theo đăng ký của công ty với Bộ thơng mại và các ngành có liênquan về năm tài chính của công ty bắt đầu từ 01/01 kết thúc ngày 31/12hàng năm và chia thành bốn quý

Nhìn chung với hệ thống Nhật ký chứng từ, Bảng kê, sổ Cái nh trên,Công ty đã có những công cụ hữu hiệu phù hợp với đặc điểm kinh doanhcủa mình trong công tác kế toán, nhờ đó ngời quản lý công ty luôn cónhững thông tin cần thiết kịp thời để đề ra những phơng hớng, biện phápnâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị

3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng theo hệ thống tài khoản do Bộtài chính ban hành Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty kế toán công ty

đã sử dụng các tài khoản sau cho các phần hành kế toán :

39

Chứng từ gốc và bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Cái