Chuyên đề nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng

Luận án giảng viên – PGS.Tiến sĩ Đồng Xuân Ninh, người đã định hướng đề tài và tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận. Bên cạnh đó, em cũng xin được cảm ơn các thầy, cô giáo trong bộ môn kinh tế Trường Đại học Thăng Long đã giảng dạy và cung cấp cho em những kiến thức quý báu từ các môn học.

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TOYOTA HOÀN KIẾM

HÀ NỘI – 2015

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

-o0o -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TOYOTA HOÀN KIẾM

Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS Đồng Xuân Ninh Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thái Duy

HÀ NỘI – 2015

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên – PGS.Tiến sĩĐồng Xuân Ninh, người đã định hướng đề tài và tận tình giúp

đỡ em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận Bên cạnh đó, em cũng xin được cảm

ơn các thầy, cô giáo trong bộ môn kinh tế - Trường Đại học Thăng Long đã giảng dạy

và cung cấp cho em những kiến thức quý báu từ các môn học Đó là cơ sở để em vận dụng trong quá trình làm khóa luận này

Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên công ty TOYOTA Hoàn Kiếm đã giúp đỡ em trong việc cung cấp những tài liệu của công ty để em có thể hoàn thành tốt khóa luận của mình

Do khả năng và kiến thức chuyên môn của em còn hạn chế nên trong nội dung phân tích, đánh giá cũng như đưa ra các giải pháp không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong các thầy cô quan tâm và góp ý để khỏa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 8 tháng 7 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thái Duy

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này!

Sinh viên

Nguyễn Thái Duy

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁN HÀNG 1

1.1 Tổng quan về bán hàng 1

1.1.1 Các khái niệm về bán hàng 1

1.1.2 Vai trò của bán hàng 1

1.1.3 Mục đích của bán hàng 2

1.1.4 Các hình thức bán hàng 3

1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng 5

1.2.1 Môi trường vĩ mô 5

1.2.2 Môi trường vi mô 6

1.3 Quy trình bán hàng 7

1.3.1 Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin về khách hàng 7

1.3.2 Xử lý thông tin và chọn lọc khách hàng 8

1.3.3 Tiếp cận khách hàng 9

1.3.4 Tìm kiếm cơ hội 9

1.3.5 Phân tích nhu cầu khách hàng 10

1.3.6 Đưa ra đề xuất, cung cấp các giải pháp phù hợp 11

1.3.7 Đàm phám, kí hợp đồng và kết thức thương vụ 12

1.4 Quản trị hoạt động bán hàng 12

1.4.1 Khái niệm 12

1.4.2 Vai trò của quản trị bán hàng 12

1.4.3 Các công việc của quản trị bán hàng 13

1.4.3.1 Xác định mục tiêu bán hàng 13

1.4.3.2 Thiết lập chiến lược bán hàng 14

1.4.3.3 Tổ chức lực lượng bán hàng 15

1.4.3.4 Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng 17

1.4.3.5 Kiểm soát hoạt động bán hàng 18

1.4.4 Đánh giá hiệu quả bán hàng 18

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TOYOTA HOÀN KIẾM 22

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 22

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 22

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 22

2.1.3 Cơ cấu hoạt động và tổ chức bộ máy của công ty 23

2.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty 25

2.2.1 Giới thiệu sản phẩm của công ty 25

2.2.2 Tình hình kinh doanh của Công ty TOYOTA Hoán Kiếm giai đoạn 2012-2014 26

2.2.2.1 Tiềm lực của công ty 26

2.2.2.2 Nguồn nhân lực 28

2.2.2.3 Cơ sở vật chất 29

2.2.2.4 Nhà cung cấp 30

2.3 Phân tích thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 30

2.3.1 Các hình thức bán hàng tại công ty 30

2.3.2 Một số quy trình trong hoạt động bán hàng tại công ty 31

2.3.2.1 Quy trình tìm kiếm đơn hàng 31

2.3.2.2 Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng 32

2.3.3 Định giá bán và phương thức thanh toán 32

2.3.4 Chính sách khuyến mại của công ty 33

2.3.5 Việc xây dựng mục tiêu và chiến lược bán hàng của công ty 33

2.3.6 Thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng của công ty 34

2.3.7 Tuyển dụng lực lượng bán hàng 36

2.4 Những ưu điểm và hạn chế của hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 37

2.4.1 Những ưu điểm 37

2.4.2 Những hạn chế 37

2.5 Đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm qua một số chỉ tiêu 38

2.5.1 Chỉ tiêu doanh số, chi phí, lợi nhuận 38

2.5.2 Doanh số bán theo sản phẩm 41

2.5.3 Số khách hàng mới 43

2.5.4 Doanh số bán hàng theo từng nhóm khách hàng 43

CHƯƠNG 3 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TOYOTA HOÀN KIẾM 46

3.1 Định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2015 - 2020 46

3.1.1 Định hướng phát triển chung của công ty 46

3.1.2 Mục tiêu hoạt động của công ty trong giai đoạn 2015 - 2020 46

3.1.3 Mục tiêu hoạt động cụ thể của bộ phận bán hàng trong giai đoạn 2015-2020 47

3.2 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả bán hàng của công ty trong giai đoạn 2015-2020 48

3.2.1 Phân tích SWOT 48

3.2.2 Điểm mạnh 48

3.2.3 Điểm yếu 49

3.2.4 Cơ hội 49

3.2.5 Thách thức 50

3.3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 50

3.3.1 Giải pháp về xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng 50

3.3.2 Giải pháp tối ưu các hình thức bán hàng và quy trình bán hàng 52

3.3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng 53

3.3.4 Ứng dụng khoa họckĩ thuật trong quản trị bán hàng 55

3.3.5 Giải pháp tăng cường các hoạt động xúc tiến bán hàng 55

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 2.1: Tình hình tài sản - nguồn vốn giai đoạn 2012-2014 27

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo chuyên môn 29

Bảng 2.3: Chương trình khuyến mại hiện nay 33

Bảng 2.4: Một số chỉ tiêu kinh doanh của công ty TOYOTA Hoàn Kiếm giai đoạn 2012-2014 40

Bảng 2.5: Doanh số bán theo từng loại sản phẩm của công ty TOYOYA Hoàn Kiếm 42 Bảng 2.6 Số khách hàng mới của công ty TOYOTA Hoàn Kiếm……… 43

Bảng 2.7 Doanh số theo từng nhóm khách hàng ……… 44

Sơ đồ 1.1: Khoảng trống nhu cầu 10

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 23

Sơ đồ 2.2: Quy trình tìm kiếm đơn hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 31

Sơ đồ 2.3: Tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực 35

Sơ đồ 2.4: Quy trình tuyển dụng của công ty TOYOTA Hoàn Kiếm 36

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Ổn định và phát triển lâu dài là mục tiêu hàng đầu của công ty TOYOTA Hoàn Kiếm nói riêng và các công ty khác nói chung Để thực hiện được mục tiêu trên đòi hỏi công ty hoạt động phải có hiệu quả, làm ăn có lãi Muốn vậy thì việc quan trọng nhất là đẩy mạnh các hoạt động bán ra, không để sản phẩm bị ứ đọng, thu hồi vốn nhanh, tái sản xuất mở rộng Chính vì lẽ đó mà công tác bán hàng luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt trong bối cảnh cạnh trạnh hiện nay, các lực lượng cạnh tranh không ngừng đầu tư hoàn thiện chất lượng sản phẩm cũng như kiện toàn công tác bán hàng Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào sản phẩm, hàng hóa mà còn phụ thuộc vào sự thiết lập, vận hành hoạt động bán hàng hiệu quả Trong những năm qua, công

ty TOYOTA Hoàn Kiếm đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong hoạt động tiêu thụ và bán hàng Tuy nhiên, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, trong thời gian qua hoạt động bán hàng của công ty đã không mang lại hiệu quả như mong đợi Chính

vì vậy, khóa luận này tập trung nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm Từ đó tìm ra những hạn chế và đưa

ra các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả bán hàng Trên cơ sở nâng cao hoạt động bán hàng, việc tiêu thụ sản phẩm sẽ được đẩy mạnh tạo điều kiện cho sự chinh phục thị trường , gia tăng khả năng cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Lịch sử nghiên cứu

Bán hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Không những vậy, bán hàng còn là yếu tố quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp Vì vậy, khi nghiên cứu về hiệu quả hoạt động kinh doanh của mỗi công ty, có rất nhiều tác giả chọn đề tài về nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng

Vấn đề nghiên cứu

Vấn đề nghiên cứu của đề tài chính là tìm ra giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

Mục tiêu nghiên cứu

Đối với đề tài này, có hai mục tiêu cần nghiên cứu Thứ nhất đó là tìm ra một số hạn chế trong hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm Thứ hai, dựa vào những kết quả thu được từ mục tiêu thứ nhất sẽ đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng tại doanh nghiệp

Đối tượng nghiên cứu và khách thể nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu là hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

 Khách thể nghiên nghiên cứu là công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

Phạm vi nghiên cứu

Vì điều kiện thời gian có hạn nên đề tài được thực hiện trong khoảng thời gian từ

Đề tài chủ yếu nghiên cứu một số lí luận về bán hàng, tìm hiểu thực trạng bán hàng trong ba năm 2012, 2013, 2014 tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng hai nhóm phương pháp nghiên cứu sau:

Nhóm phương pháp nghiên cứu lí thuyết: Phương pháp phân tích, tổng hợp, phân loại và hệ thống các tài liệu, lí thuyết

Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Phương pháp quan sát, trò chuyện, phân tích tổng kết lại các thành quả đạt được trong quá khứ để rút ra kết luận cho thực

tiễn

Kết cấu của bài khóa luận

Khóa luận được trình bày theo 3 chương với nội dung cơ bản sau:

Chương 1: Cơ sở lí luận chung về hoạt động bán hàng

Chương 2: Thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng tại

công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁN HÀNG

1.1 Tổng quan về bán hàng

1.1.1 Các khái niệm về bán hàng

Có nhiều khái niệm khác nhau về bán hàng

Theo Philip Kotler: Bán hàng là một hình thức giới thiệu trực tiếp về hàng hóa, dịch

vụ thông qua sự trao đổi, trò chuyện với người mua tiềm năng để bán được hàng

Theo James M.Comer: Bán hàng là một quá trình trong đó người bán khám phá, gợi

tạo và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của cả hai bên

Như vậy, bán hàng là một hoạt động nhằm bán được hàng hóa của doanh nghiệp cho tất cả các đối tượng tiêu dùng khác nhau, làm thỏa mãn những nhu cầu, mong muốn của khách hàng và mang lại những lợi ích thỏa đáng cho doanh nghiệp

Đối với các cơ quan hoạch định chiến lược và chính sách của Nhà nước, bán hàng đóng vai trò đặc biệt quan trọng Thông qua nhịp điệu mua bán trên thị trường các nhà hoạch định có thể dự đoán chính xác hơn nhu cầu xã hội, từ đó có thể đưa ra các chính sách thích hợp, kịp thời cho từng giai đoạn của nền kinh tế, điều chỉnh kịp thời các biến động thị trường để đảm bảo cho nền kinh tế vận hành theo đúng các quy luật khách quan của nó với hiệu quả cao Đồng thời, qua đó Nhà nước chủ động đưa ra các quyết sách linh hoạt trong hoạt động kinh tế đối ngoại, đảm bảo lợi ích kinh tế quốc gia

Để tiến hành hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thương mại phải thực hiện rất nhiều khâu trong đó bán hàng là khâu quan trọng mấu chốt nhất, nó quyết định và

chi phối các hoạt động nghiệp vụ khác của doanh nghiệp như: nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng, dự trữ, dịch vụ khách hàng… Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục tiêu chính của doanh nghiệp-lợi nhuận Chỉ có bán được hàng thì các doanh nghiệp mới thực hiện và hoàn thành được chiến lược, kế hoạch kinh doanh của nh Hàng hóa của doanh nghiệp được thị trường chấp nhận (tiêu dùng) sẽ khẳng định được giá trị hàng hóa của doanh nghiệp, tạo niềm tin và uy tín đối với khách hàng, củng cố

vị thế của doanh nghiệp trên thương trường Bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh số, lợi nhuận, tăng quy mô, tăng thị phần Thông qua đó, doanh nghiệp tạo ra cho mình vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ để chiến thắng các đối thủ khác trên thị trường, giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường

Thông qua hoạt động bán hàng sẽ thúc đẩy sự tương tác giữa người mua và người bán, giúp các doanh nghiệp nắm bắt tốt hơn các thông tin về khách hàng của mình, đặc biệt là nhu cầu cùng với xu hướng vận động của nó Trên cơ sở các thông tin đó, các doanh nghiệp sẽ đề ra được các chiến lược, kế hoạch kinh doanh chính xác hơn, sát thực tế hơn Các doanh nghiệp cũng có nhiều cơ hội hơn trong việc khuếch trương hàng hóa và hình ảnh của mình

Bán hàng đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế Doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa hay dịch vụ, bán cho những người có nhu cầu để thu về lợi nhuận Tiền thu về từ hoạt động bán hàng sẽ tiếp tục đưa vào sản xuất để tiếp tục sinh lợi sau đợt bán hàng tiếp theo, cứ như thế việc bán hàng sẽ giúp cho luồng tiền sẽ quay vòng từ tay người mua sang tay người bán rồi lại về tay người mua một cách liên tục Kết quả hoạt động bán hàng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, phản ánh sự đúng đắn của mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, nó cũng phản ánh sự cố gắng nỗ lực của toàn công ty, khẳng định trình độ tổ chức, quản lý, điều hành, thế và lực của công ty trên thương trường Đây chính là nguồn lực vô hình giúp công ty thu hút khách hàng, thắng thế trong cạnh tranh…Trong bất kỳ hoàn cảnh nào thì thị trường cũng như hoạt động kinh doanh luôn biến động không ngừng, do đó bán hàng-nhân tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp,luôn là vấn đề mang tính thời sự cấp bách, thu hút sự quan tâm đặc biệt của các doanh nghiệp, các nhà kinh doanh, các nhà hoạch định và của toàn nền kinh tế

1.1.3 Mục đích của bán hàng

Thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp: Bán được những sản phẩm đã sản xuất ra một cách nhanh chóng nhất để thu hồi vốn và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Mặt khác, bán hàng là nơi thu thập thông tin cho doanh nghiệp Để doanh nghiệp biết được những ưu, nhược điểm của mình trên thị trường và từ đó có chính sách cho phù hợp Mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận vì có lợi nhuận thì doanh

3

nghiệp mới duy trì và phát triển được Chính vì thế, mục đích của bán hàng là đem lại lợi nhuận cho công ty Ngoài ra, hoạt động bán hàng còn có mục đích là phát triển thương hiệu sản phẩm cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và có thêm những khách hàng mới

Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng: Biết khách hàng cần gì, mong muốn gì và từ

đó có những giả pháp để đáp ứng lợi ích, mong muốn trong sinh hoạt và đời sống của khách hàng

1.1.4 Các hình thức bán hàng

Hình thức bán hàng phản ánh mối quan hệ giữa người mua và người bán trong quá trình trao đổi, mua bán, thanh toán, vận chuyển.Tùy theo tiêu thức phân loại mà có thể có nhiều hình thức bán khác nhau

Căn cứ vào địa điểm giao hàng cho khách có hình thức bán tại kho và bán tại cửa hàng:

 Bán hàng tại kho là hình thức bán cho khách hàng với số lượng lớn, tiêu dùng tương đối ổn định Hình thức bán hàng này không thu tiền trực tiếp mà chỉ thông qua hóa đơn mua bán mà người cung cấp sẽ giao hàng

 Bán hàng tại cửa hàng: Đối tượng là những khách hàng mua với số lượng ít, nhu cầu nhỏ vì hàng hóa ở của hàng bao gồm nhiều loại danh mục hàng hóa, chu kì tiêu dùng không ổn định

Theo khâu lưu chuyển hàng hóa có hình thức bán buôn và bán lẻ:

 Bán buôn: là bán với khối lượng lớn, theo hợp đồng và thanh toán không dùng tiền mặt Kết thúc quá trình bán buôn, hàng hoá vẫn nằm trong khâu lưu thông chưa bước vào tiêu dùng Do không phải lưu kho, bảo quản và sắp xếp lại hàng hoá tại cửa hàng nên giá bán rẻ hơn và doanh số thường cao hơn so với bán lẻ Nó có ưu điểm là năng suất lao động cao, chi phí hoạt động bán hàng ít, doanh số thì tăng nhanh Nhưng nó cũng có nhược điểm là doanh nghiệp không có sự liên hệ trực tiếp với người tiêu dùng nên không nắm rõ được thông tin từ người tiêu dùng

 Bán lẻ: là bán cho nhu cầu nhỏ lẻ của người tiêu dùng, đáp ứng yêu cầu kịp thời của khách hàng thanh toán ngay Vì hàng hoá phải qua khâu bán buôn, lưu kho, chi phí cho bán hàng nên giá bán lẻ thường cao hơn, việc tăng doanh

số của doanh nghiệp thương mại chậm hơn, nhưng lại nhận được thông tin trực tiếp từ khách hàng

Theo phương thức bán có hình thức bán theo hợp đồng, bán đấu giá và xuất khẩu:

 Bán theo hợp đồng: Thông thường hàng hoá quan trọng, bán với khối lượng lớn, hai bên cần thực hiện theo hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên cùng thể hiện trách nhiệm và tôn trọng lợi ích của nhau

 Bán đấu giá: Đối với hàng hoá không quan trọng có thể thuận mua vừa bán không cần ký kết hợp đồng, không cần gửi đơn hàng Một số loại hàng hoá cần bán với số lượng lớn, hàng khó tiêu chuẩn hoá, hàng chuyên dùng, người ta dùng phương pháp đấu giá để tìm người mua với giá cao nhất

 Xuất khẩu: là phương thức bán hàng đặc biệt cần tuân theo các quy định xuất nhập khẩu của Chính phủ và cũng chỉ các đơn vị được phép kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện

Theo mối quan hệ thanh toán có hình thức mua đứt bán đoạn và bán hàng trả chậm, trả góp

Mua đứt bán đoạn: là mua bán và thanh toán ngay khi giao nhận hàng hoá Nó có

ưu điểm là doanh nghiệp thu được tiền ngay, đảm bảo an toàn trong kinh doanh, nhưng cũng gây trở ngại cho những khách hàng không có tiền ngay mà nhất là

họ không có đủ tiền mà muốn mua trả góp

Bán hàng trả chậm: là thanh toán chậm một thời gian sau khi nhận hàng theo thỏa thuận giữa hai bên

Bán hàng trả góp: là thanh toán thành từng đợt nhất định với một số tiền nhất định

số thấp nhưng họ lại nhận được những thông tin bổ ích về nhu cầu thị trường

Bán hàng qua người môi giới phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên thâm nhập thịtrường, hoặc thị trường biến động nhanh mà người bán hàng ít kinh nghiệm và cũng rất phù hợp khi doanh nghiệp muốn xâm nhập thị trường mà việc tuyên truyền quảng cáo có khó khăn

Trên đây là những hình thức bán hàng tiêu biểu chứ không phải là tất cả Tuỳ thuộc đặc điểm hàng hoá, quy mô kinh doanh, môi trường kinh doanh, tiềm

5

năng đội ngũ bán hàng mà doanh nghiệp thương mại chủ động vận dụng các hình thức bán hàng khác nhau nhằm giữ vững, mở rộng thị trường, tăng nhanh doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp

1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng

Mỗi doanh nghiệp đều hoạt động trong những điều kiện cụ thể nào đó của môi trường kinh doanh Các yếu tố môi trường có ảnh hưởng tích cực đồng thời cũng tạo ra các ràng buộc, cưỡng chế đối với doanh nghiệp Môi trường kinh doanh có thể tạo ra

cơ hội kinh doanh tốt hoặc đem lại những thách thức cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doạnh

1.2.1 Môi trường vĩ mô

Môi trường kinh tế: Ảnh hưởng của các yếu tố thuộc môi trường kinh tế đến

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất lớn Các yếu tố thuộc môi trường này như: GDP, tốc độ tăng trưởng kinh tế, tỷ lệ lạm phát, cơ cấu kinh tế, tỷ giá hối đoái, các chính sách tài chính, tiền tệ, hoạt động ngoại thương (xu hướng đóng/mở cửa nền kinh tế)… cùng với xu hướng vận động của chúng đều tác động mạnh mẽ đến việc mở rộng hay thu hẹp cơ hội kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến tiêu dùng và đầu tư do

đó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng của các doanh nghiệp

Môi trường chính trị - pháp luật: Các yếu tố chính trị, pháp luật: quan điểm,

mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội của đảng cầm quyền; chương trình, chính sách, chiến lược phát triển kinh tế; thái độ phản ứng của các tổ chức xã hội, của dân chúng; mức

độ hoàn thiện của hệ thống luật pháp… chi phối mạnh mẽ đến sự hình thành các cơ hội hay các thách thức kinh doanh Sự ổn định về chính trị sẽ là tiền đề quan trọng cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp do nó ổn định được tâm lý đầu tư, ổn định niềm tin, tạo mội trường lành mạnh cho kinh doanh Sự tác động của điều kiện chính trị đến các doanh nghiệp, các ngành nghề kinh doanh khác nhau là rất khác nhau Hệ thống pháp luật hoàn thiện, đồng bộ, thông thoáng, ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho đầu tư và kinh doanh

Môi trường văn hóa xã hội: Các thị trường luôn bao gồm con người thực với túi

tiền của họ mà họ sử dụng trong việc thỏa mãn các nhu cầu của họ Các yếu tố văn hóa, xã hội như: dân số; xu hướng vận động của dân số; hộ gia đình và xu hướng vận động của nó; sự dịch chuyển dân cư; thu nhập và phân bố thu nhập; nghề nghiệp và các tầng lớp xã hội; dân tộc, chủng tộc, sắc tộc, tôn giáo, nền văn hóa… là những yếu

tố rất quan trọng trong kinh doanh Những yếu tố này sẽ chi phối hành vi và quyết định mua sắm của người tiêu dùng Do đó, chúng không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng mà còn ảnh hưởng đến các khâu trước bán hàng như chủng loại, cơ cấu hàng

hóa mua vào, nguồn hàng, kỹ thuật xúc tiến bán… Cho nên, các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm đến các yếu tố thuộc môi trường này

Môi trường khoa học công nghệ: Sự tiến bộ và phát triển của khoa học công

nghệ và kỹ thuật ngày càng tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng cao với nhiều tiện ích, càng làm cho cạnh tranh trở nên khốc liệt hơn, làm rút ngắn chu kỳ sống của sản phẩm Do đó, các doanh nghiệp phải thường xuyên tự đổi mới mình, đầu tư nhiều hơn cho nghiên cứu-phát triển và áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào kinh doanh Một trong những nguyên tắc của kinh tế thị trường đó là: doanh nghiệp nào có thể tung

ra được sản phẩm mới có chất lượng cao, giá cả phải chăng thì có quyền chiếm lĩnh thị trường Như vậy, phần thưởng lợi nhuận chỉ dành cho những người biết sáng tạo, đổi mới không ngừng

Môi trường tự nhiên: Đây là môi trường gắn liền với cuộc sống của con người

Do đó, tác động của nó đến hoạt động kinh doanh là không nhỏ Các biến động của thiên nhiên như: gió, mưa, bão lũ, thiên tai, hạn hán, ô nhiễm môi trường… đều gây thiệt hại cho các doanh nghiệp đặc biệt là ảnh hưởng đến các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có tính thời vụ Ngoài ra, cũng chính môi trường này có thể tạo ra hoặc làm biến mất một sản phẩm, một ngành nghề nào đó trên thị trường Hoạt động bán hàng của các doanh nghiệp luôn gắn với một địa điểm, một môi trường tự nhiên nhất định do vậy ảnh hưởng của môi trường này đến các doanh nghiệp cũng rất khác nhau

1.2.2 Môi trường vi mô

Tiềm lực của doanh nghiệp: Đây là một trong những yếu tố chủ yếu tạo ra hoặc

giảm bớt khả năng bán hàng của các doanh nghiệp Nhóm yếu tố thuộc tiềm lực của doanh nghiệp có thể kể đến là: tiềm lực tài chính (nguồn vốn, cơ cấu vốn, tỷ lệ tái đầu

tư, khả năng trả nợ, khả năng sinh lợi…); tiềm lực con người (lực lượng lao động với

số lượng, chất lượng, quy mô, cơ cấu, trình độ, năng suất, chiến lược phát triển con người của doanh nghiệp); tiềm lực vô hình (hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp, mức độ nổi tiếng của nhãn hiệu hàng hóa, quan hệ của lãnh đạo với xã hội, công chúng); trình

độ tổ chức quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động bán hàng; trình độ tiên tiến của trang bị thiết bị, công nghệ, bí quyết công nghệ, bí quyết kinh doanh; vị trí địa lý, cơ

sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp… Các yếu tố này tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp hoặc có thể là trở ngại, gây cản trở hoạt động bán hàng của doanhh nghiệp

Khách hàng: Khách hàng là mục tiêu, đối tượng phục vụ của doanh nghiệp do

đó phản ứng, nhu cầu, hành vi tiêu dùng của họ sẽ quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp Khách hàng quyết định loại, cơ cấu, đặc tính cơ, lý, hóa, … của

7

hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh Hàng hóa của doanh nghiệp được khách hàng ủng hộ, tức là họ sẽ tiêu dùng hàng hóa của doanh nghiệp đã là một thành công của doanh nghiệp Nếu họ có thiện cảm với doanh nghiệp thì họ sẽ nói tốt về doanh nghiệp cho bạn bè, người thân… do đó, sẽ là cơ hội thu hút khách hàng cho doanh nghiệp Chính vì vậy, một khi khách hàng đã đến công ty thì công ty phải tìm mọi biện pháp

để giữ chân họ mãi mãi

Nhà cung cấp: Họ là những đối tác cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp Để tìm

được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mặt tài chính, uy tín, hiệu quả, hàng hóa,… Còn để giữ chân họ trung thành với mình thì doanh nghiệp cần phải có các chế độ, chính sách, hoa hồng thỏa đáng, kích thích kịp thời tinh thần hợp tác của họ.Các doanh nghiệp cũng cần thường xuyên nghiên cứu nhu cầu, biến động của thị trường để đưa ra các quyết sách thêm, bớt hoặc thay thế (tức là thu hẹp hay mở rộng mạng lưới nhà cung cấp) sao cho có hiệu quả

Đối thủ cạnh tranh: Đây là những doanh nghiệp cùng chia sẻ thị phần với

doanh nghiệp Họ có thể là các công ty cùng lĩnh vực hoặc khác lĩnh vực kinh doanh với doanh nghiệp Doanh nghiệp cần nắm được ưu, nhược điểm của đối thủ, động thái cũng như phản ứng của họ trước những biến động của thị trường, các chính sách, chiến lược kinh doanh của họ để có biện pháp đối phó kịp thời và tạo ra được lợi thế cạnh tranh cho mình

Sản phẩm: Việc hiểu rõ đặc điểm cũng như giá trị cốt lõi của sản phẩm sẽ giúp

doanh nghiệp lựa chọn những loại sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Bởi lẽ,doanh nghiệp tổ chức tất cả các khâu của quá trình đều chung quy một mục đích duy nhất là đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng và mang về lợi nhuận Vì thế, cho dù tổ chức tốt các khâu bán hàng tới đâu đi chăng nữa mà sản phẩm không tốt,không phù hợp thì coi như cả một quy trình bị phá sản Chính vì thế mang lại giá trị đích thực cho khách hàng chính là chìa khoá thành công của công tác bán hàng

1.3 Quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng là một chuỗi các bước từ lúc tìm kiếm, tiếp nhận thông tin về khách hàng đến lúc kí hợp đồng và kết thúc thương vụ Các bước trong quy trình bán hàng thể hiện rõ những công việc mà nhân viên bán hàng phải làm trong quá trình bán hàng Quy trình này cũng thường được áp dụng để đào tạo những nhân viên bán hàng mới

1.3.1 Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin về khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng là tìm kiếm khách hàng , xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình, sàng lọc những khách hàng yếu kém Nhân

viên bán hàng có thể gọi điện thoại, gửi thư cho các khách hàng triển vọng trước khi quyết định viếng thăm

Có nhiều các để tìm kiếm và tiếp nhận thông tin khách hàng Có thể sử dụng nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp như:tạp chí, bản tin nội bộ trong doanh nghiệp; thông tin qua đồng nghiệp; thông tin do khách hàng hiện tại, nhà cung cấp, đối tác, đại lý… cung cấp; thông qua mạng lưới toàn cầu: website, ấn bản toàn cầu, các công ty, chi nhánh khác trên toàn thế giới ( áp dụng cho các công ty đa quốc gia)

Bên cạnh đó, cũng có nhiều nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp có thể thu thập được thông tin khách hàng như thông qua các phương tiện truyền thông( báo, tạp chí, internet, tivi…), tận dụng những mối quan hệ cá nhân, tham dự những cuộc họp

và hội thảo, hiệp hội liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Những sự kiện có thể tạo ra thị trường tiềm năng

1.3.2 Xử lý thông tin và chọn lọc khách hàng

Khách hàng tiềm năng là một cá nhân một tổ chức có đủ năng lực tài chính và khả năng đưa ra quyết định về mua sản phẩm hoặc dịch vụ của người bán hàng Nhóm khách hàng này mang lại ít giá trị trước mắt, nhưng có thể mang lại nhiều giá trị rất lớn trong tương lai cho doanh nghiệp Chính vì vậy, nhân viên bán hàng cần tìm hiểu tất cả thông tin về khách hàng Sau đó xử lý những thông tin và chọn lọc ra những khách hàng tiềm năng

Để tạo được một hồ sơ khách hàng cần rất nhiều thời gian Để mọi việc dễ dàng hơn, cần phải phân loại thông tin đã thu thập được và thiết lập thành một cơ sở dữ liệu

 Đối với khách là cá nhân:

 Tên, tuổi, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại liên lạc

 Trình độ học vấn

 Công việc hiện tại, chức danh

 Thu nhập hiện tại

 Những sở thích riêng của khách hàng

 Hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ

 Nguyện vọng, thái độ của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ

 Đối với khách hàng là tổ chức:

 Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, fax, website…

 Tên, chức danh, số điện thoại, email… của những người đã tiếp xúc

 Loại hình công ty: công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty nhà nước, công

ty 100% vốn nước ngoài

1.3.3 Tiếp cận khách hàng

Mục tiêu khi tiếp cận khách hàng là giới thiệu sản phẩm, bán hàng, ký hợp đồng

Và đa số để làm được điều đó cần có một hoặc nhiều cuộc gặp mặt trực tiếp với người

có quyền ra quyết định Để đạt được mục tiêu đó thì cần có chiến lược với những bước

cụ thể sau:

 Nắm rõ đầy đủ thông tin về khách hàng

 Thiết lập cuộc hẹn: Có thể thiết lập cuộc hẹn bằng văn bản, thư, fax, điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp Xác nhận về thời gian, địa điểm cuộc gặp mặt

 Xác định mục đích của buổi gặp mặt Mục đích đặt ra cần phù hợp với tiềm lực và khả năng Mục tiêu phải thực tế, liên quan đến chiến lược của công ty

 Chuẩn bị kĩ nội dung sắp trình bày một cách rõ ràng và thực hành thuyết trình cho đến khi thuần thục, chuyên nghiệp

 Chuẩn bị các tài liệu liên quan cho cuộc hẹn: catalogue giới thiệu về sản phẩm, công ty, hoặc đĩa CD có liên quan

 Nhân viên bán hàng cần biết cách chào hỏi khách hàng để có được bước mở đầu cho mối quan hệ sau này Bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời mở đầu

và cách nhận xét trong câu chuyện

Việc tiếp cận khách hàng là rất quan trọng Nếu tiếp cận tốt có thể mở ra những

có hội kinh doanh cho doanh nghiệp và ngược lại

1.3.4 Tìm kiếm cơ hội

Sau khi đã tiếp cận với những khách hàng tiềm năng, cần xác định cơ hội kinh doanh bằng việc phân những khách hàng này thành nhóm khách hàng để từ đó tìm ra được nhóm khách hàng có cơ hội nhiều nhất Để làm được điều này, trước tiên cần thiết lập các tiêu chí để hình thành các nhóm khách hàng Sau đó, dựa theo những tiêu chí ấy để phân nhóm khách hàng

1.3.5 Phân tích nhu cầu khách hàng

Các khách hàng luôn có ý nghĩa quan trọng nhất, và những nhu cầu của họ cần được đặt lên hàng đầu Nhu cầu của khách hàng ngày càng thay đổi nhanh chóng nên việc phân tích nhu cầu khách hàng phải được diễn ra thường xuyên, đều đặn

Khi phân tích nhu cầu khách hàng, cần xác định khoảng trống nhu cầu của khách hàng và tìm cách lấp đầy khoảng trống nhu cầu đó bằng cách trả lời những câu hỏi:

●Khách hàng nên có những gì?

●Khách hàng muốn có những gì?

Khoảng trống nhu cầu

●Khách hàng đã

có những gì?

●Khách hàng chưa có những gì?

Thòa mãn nhu cầu

Sơ đồ 1.1: Khoảng trống nhu cầu

11

 Phân loại nhu cầu của khách hàng:

 Nhu cầu về an toàn: Khách hàng lo lắng sẽ gặp rủi ro khi quyết định mua một sản phẩm mới nào đó Họ sẽ tin tưởng hơn nếu sản phẩm đó được chứng minh bằng các thông số kĩ thuật và các bằng chứng cụ thể Với nhu cầu này, họ thường chọn các sản phẩm có thương hiệu, điều kiện bảo hành chắc chắn, các dịch vụ hỗ trợ khác thuận tiện

 Nhu cầu về tiện nghi: Yếu tố then chốt để khách hàng quyết định mua sản phẩm là chỉ cần họ bỏ công sức tối thiểu nhưng lại được thỏa mãn tối đa Với nhu cầu này, khách hàng thường chọn các công ty có dịch vụ bán hàng

và sau bán hàng hoàn hảo

 Nhu cầu về tính mới lạ: Khách hàng có tính hiếu kì, luôn thích sự mới lạ đối với sản phẩm họ định mua

 Nhu cầu về giá: Với nhu cầu này, ưu tiên hàng đầu của người mua hàng là

có được sản phẩm, dịch vụ vừa phải, và yếu tố họ quan tâm hàng đầu là giá thấp nhất Những người này thường yêu cầu giảm giá, khuyến mãi khi mua hàng

 Nhu cầu về sự hãnh diện: Khách hàng mong muốn khi dùng sản phẩm, dịch

vụ họ sẽ được phô trương sức mạnh, quyền lực, đẳng cấp hơn so với người khác Với nhu cầu này, khách hàng luôn đòi hỏi sản phẩm, dịch vụ với tiêu chuẩn rất cao, thương hiệu nổi tiếng cùng với hoạt động chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và không quan tâm lắm về giá

Việc nghiên cứu nhu cầu khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh nói chung và kế hoạch bán hàng nói riêng Căn cứ vào việc phân tích, tìm hiểu và phát hiện nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập được chiến lược bán hàng đảm bảo rằng sản phẩm bán ra phù hợp với thị hiếu

và khả năng tài chính của người tiêu dùng, làm cho người tiêu dùng thoả mãn ở mức

độ cao nhất có thể đạt được

1.3.6 Đưa ra đề xuất, cung cấp các giải pháp phù hợp

Khách hàng hầu như bao giờ cũng đưa ra những ý kiến phản đối trong quá trình giới thiệu hay khi đề nghị đặt mua hàng Để xử lý những phản đối này, nhân viên bán hàng luôn phải giữ thái độ vui vẻ, đề nghị người mua làm rõ những ý kiến không tán thành, phủ nhận hợp lý giá trị những ý kiến phản đối và đưa ra những đề xuất, giải pháp phù hợp

Những yếu tố có thề đề xuất để phù hợp với nhu cầu của khách hàng bao gồm:

 Báo giá

 Phương thức thanh toán

 Thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng

 Bảo hành, bảo trì sản phẩm

 Dịch vụ kèm theo: dịch vụ hỗ trợ kĩ thuật, dịch vụ hậu mãi

 Các hỗ trợ khác: đào tạo cho cán bộ nhân viên ( nếu có)

 Các giải pháp kĩ thuật kèm theo

1.3.7 Đàm phám, kí hợp đồng và kết thức thương vụ

Quá trình đàm phán nhằm đưa các bên đi đến thỏa thuận về việc kí kết hợp đồng, thống nhất thương vụ Việc kí kết hợp đồng phải được sự nhất trí của hai bên và đáp ứng được mục tiêu của cả hai bên

Ngay sau khi kết thúc thương vụ nhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết cần thiết về thời gian giao hàng, điều kiện mua hàng, cần có kế hoạch giữ khách để đảm bảo chắc chắn không bỏ quên hay để mất khách hàng

1.4 Quản trị hoạt động bán hàng

1.4.1 Khái niệm

Quản trị bán hàng là một tiến trình kết hợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, lập kế hoạch bán hàng đến việc tuyển dụng, đào tạo, giám sát và đánh giá kết quả của hoạt động bán hàng

Quản trị bán hàng là quá trình điều khiển quản lý hoạt động bán hàng của nhà quản trị, nhằm phát huy tối đa lợi thế của doanh nghiệp trong kinh doanh Từ đó đạt được mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh thương mại: là tối đa hóa lợi nhuận, khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thương trường và đảm bảo an toàn trong kinh doanh

1.4.2 Vai trò của quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là khâu điều khiển, quản lý hoạt động bán hàng, ra những quyết sách cho hoạt động bán hàng

Hoạt động quản trị bán hàng giúp các doanh nghiệp thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình Đó là lợi nhuận cao, lợi nhuận tối đa, vị thế của doanh trên thương trường và an toàn trong doanh Những mục tiêu này và kết quả của những mục tiêu này được thể hiện cụ thể thông qua kết quả của hoạt động bán hàng

Hiệu quả của hoạt động quản trị bán hàng là cơ sở quan trọng đánh giá sự năng động và trình độ của đội ngũ nhân viên bán hàng và đặc biệt là đội ngũ quản trị

là phương tiện để đạt tới sứ mạng, trả lời cho câu hỏi tổ chức tồn tại để làm gì Mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường dù lớn hay nhỏ đều có những mục tiêu nhất định.Có thể khái quát thành những mục tiêu sau: lợi nhuận, cung cấp hàng hoá dịch

vụ, phát triển; trách nhiệm đối với xã hội, đạo đức kinh doanh, an toàn

Đối với hoạt động bán hàng thì mục tiêu của nó phải phù hợp và không nằm ngoài những mục tiêu chung của doanh nghiệp Vì vậy, nhà quản trị cần đưa ra những mục tiêu bán hàng phù hợp với tình hình và năng lực của doanh nghiệp

Một số mục tiêu bán hàng nhà quản trị cần đề ra:

 Mục tiêu về doanh số - sản lượng

 Mục tiêu doanh số: Mỗi công ty đều phải có mục tiêu về doanh số để từ đó

có thể đề ra kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn, có một chương trình hành động cụ thể hơn Mục tiêu doanh số là tổng giá trị hàng hóa hay dịch vụ cần đạt được qua những nỗ lực bán hàng trong khoảng thời gian xác định Cần phải xác định cụ thể về số lượng, thời gian thực hiện và mục tiêu này phải khả thi và dễ đo lường được

 Mục tiêu sản lượng: cần phải định rõ mục tiêu cụ thể về sản lượng sản phẩm cần bán trong một khoảng thời gian cụ thể Dựa trên kết quả bán hàng của năm trước, của những tháng trước để từ đó có thể đề ra mục tiêu về sản lượng chính xác Ngoài ra, việc đề ra mục tiêu về sản lượng còn cần phải dựa trên cơ sở dự báo xu hướng tiêu thụ của sản phẩm trên thị trường, tỷ lệ phát triển ngành, tình hình cạnh tranh giữa các nhãn hiệu, thị phần hiện tại của công ty và nguồn nhân lực hiện có

 Mục tiêu thị phần: Thị phần là tỷ lệ phần trăm khách hàng có được trong tổng

số khách hàng, mục tiêu cần đạt được trong khoảng thời gian xác định Cơ sở

để xây dựng thị phần mục tiêu là các công ty dựa vào thị phần hiện tại, khảo sát thi phần các công ty khác và nguồn lực đầu tư vào thị trường

 Mục tiêu lợi nhuận: Đây chính là khoảng lợi nhuân mà công ty mong muốn đạt được thông qua hoạt động bán hàng trong khoảng thời gian xác định Yêu cầu của mục tiêu này là phải dễ đo lường, cụ thể, khả thi, xác đinh được thời gian thực hiện và phải có căn cứ Để xác đinh mục tiêu này cần phải căn cứ

vào mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, doanh số bán hàng, giá thành sản phẩm, các khoảng chi phí bán hàng, quản lý

Tùy theo hoạt động của từng doanh nghiệp trong từng thời kì sẽ có những mục tiêu bán hàng khác nhau

1.4.3.2 Thiết lập chiến lược bán hàng

Việc hoạch định chiến lược bán hàng sẽ giúp công ty hoàn thành mục đích, mục tiêu đã đặt ra một cách hiệu quả nhất thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực, phối hợp sự tham gia của mọi người và tạo sự khác biệt so với đối thủ Đồng thời giúp nhà quản trị dễ dàng tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của công tác quản trị bán hàng

Một số chiến lược bán hàng phổ biến:

 Chiến lược bán hàng cá nhân: Đây là chiến lược mà chỉ có một đại diện bán hàng tiếp xúc với khách hàng Tính chất thành công của việc bán hàng này chỉ phụ thộc vào một người Các đại diện bán hàng này giao tiếp với khách hàng một cách trực tiếp Chiến lược bán hàng này có tính thống nhất cao và linh động nhưng cũng có thể gặp thất bại do thiếu thông tin hay hạn chế quyền quyết định Chính vì thế, để thực hiện tốt chiến lược này thì cần phải vận dụng tốt các kĩ năng bán hàng, các bước bán hàng chuyên nghiệp Chiến lược bán hàng cá nhân được vận dụng với những sản phẩm dịch vụ có giá trị trung bình, sản phẩm có tính năng nổi trội

 Chiến lược bán hàng theo nhóm: Chiến lược này được thành lập từ hai thành viên trở lên, những thành viên này có trách nhiệm phối hợp những thé mạnh của nhau để đạt được mục đích bán hàng và cần có nhũng công cụ hỗ trợ, các phương tiện để liên lạc và phân công trách nhiệm rõ ràng Ưu điểm của chiến lược này là có khả năng thỏa mãn khách hàng và năng suất làm việc cao Nhưng chiến lược này có thể gặp trở ngại trong việc phối hợp do thiếu nhất quán giữa các thành viên trong nhóm Chính vì thế, các thành viên trong nhóm phải có sự hỗ trợ lẫn nhau về các kiến thức, kĩ năng và kinh nghiệm

 Chiến lược tăng giá trị: Những người bán hàng làm tăng giá trị sản phẩm bởi các dịch vụ kèm theo như đào tạo, hướng dẫn sử dụng, giao hàng đúng hạn, hỗ trợ kĩ thuật Điều này tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, làm cho khách hàng có động lực mua hàng

 Chiến lược bán hàng tư vấn: Chiến lược này có đặc điểm là đưa ra những lời

tư vấn cho khách hàng, giúp họ đạt được những mong muốn ngoài mong đợi khi mua sản phẩm người bán hàng có cơ hội đạt được những hợp đồng có giá trị lớn, có thể hợp tác lâu dài với khách hàng Nhưng họ gặp phải khó khăn là

1.4.3.3 Tổ chức lực lượng bán hàng

Dựa vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình phù hợp để có thể giúp cho việc bán hàng của doanh nghiệp được thuận lợi và phát triển hơn Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất của công ty với thị trường Lực lượng bán hàng được chia ra làm ba loại:

 Lực lượng bán hàng của công ty: Bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng lực lượng này có thể chia ra làm 2 loại:

 Lực lượng bán hàng bên trong: hầu hết lực lượng bán hàng bên trong thường tập trung ở một cơ sở, văn phòng và liên hệ chủ yếu với khách hàng thông qua điện thoại hay tiếp thị từ xa Trách nhiệm và hoạt động của họ chủ yếu mang tính xúc tiến cho hoạt động bán hàng hay theo sau hoạt động bán hàng như theo dõi những đơn đặt hàng, kiểm soát dự trữ, tồn kho, giới thiệu sản phẩm thay thế

 Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài công ty (văn phòng): Lực lượng bán hàng bên ngoài công ty thông thường được trải theo địa bàn kinh doanh, và để hoạt động hiệu quả thì điều kiện cần là địa bàn kinh doanh phải có một số lượng khách hàng đủ lớn Ngoại trừ hoạt động bán lẻ, đa số lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài và hằng ngày họ phải trình bày sản phẩm của công ty cho khách hàng và khách hàng tiềm năng

 Đại lý theo hợp đồng: Họ là những cá nhân, hiệp hội, hội buôn hoạt động độc lập, đại diện cho hai hay nhiều nhà sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ trong một vùng lãnh thổ qui định dựa trên cơ sở hoa hồng nhưng thường là những sản phẩm không mang tính cạnh tranh với nhau

 Lực lượng bán hàng hỗn hợp: Đây là lực lượng được sử dụng phổ biến trong kinh doanh ngày nay, Công ty sử dụng nhiều lực lượng bán hàng để chiếm

lĩnh và xâm nhập nhiều loại thị trường khác nhau

Tổ chức lực lượng bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp lý căn cứ vào khả năng, kinh nghiệm, tính cách nhân viên nhằm thực hiện chiến lược bán hàng một cách hiệu quả mang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Việc sắp xếp, tổ chức nhân lực hợp lý sẽ dễ dàng thực hiện những chiến lược bán hàng nhằm mang lại lợi ích tối đa cho công ty Cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm các chiến lược bán hàng, đặc điểm kênh phân phối, đặc tính sản phẩm, quy mô doanh nghiệp, lực lượng bán hàng hiện tại

Một số dạng tổ chức lực lƣợng bán hàng:

Tổ chức lực lƣợng bán hàng theo khu vực, địa lý: Là việc tổ chức lực lượng

bằng cách phân công mỗi nhân viên bán phụ trách hẳn một khu vực địa lý, trong đó nhân viên lo liệu việc chào bán toàn bộ mặt hàng sản phẩm hay dịch vụ của công ty với tất cả khách hàng trong khu vực đó

 Ưu điểm của mô hình này đó là tiết kiệm được chi phí quản lý, dễ dàng kiểm soát công việc và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng cụ thể

 Tuy nhiên, việc bố trí lực lượng bán hàng này sẽ khó đạt được sự thống nhất

từ trên xuống Cơ cấu tổ chức này được vận dụng ở những công ty có quy mô kinh doanh lớn, bán hàng theo phạm vi trải dài theo địa lý

Tổ chức lực lƣợng bán hàng theo sản phẩm: Phù hợp khi công ty có một dòng

sản phẩm rộng, đa dạng và phức tạp Mỗi nhân viên chỉ tập trung bán một vài sản phẩm trong danh mục sản phẩm của doanh nghiệp và báo cáo trực tiếp cho quản lý bán hàng phụ trách nhóm sản phẩm đó Mỗi nhóm nhân viên bán hàng chỉ phụ trách một

số sản phẩm tập trung vào một số nhóm khách hàng, đặt ra mục tiêu riêng, đánh giá thành tích kinh doanh riêng Tuy nhiên cũng còn một số hạn chế là mỗi nhân viên bán hàng phải hoạt động trên một địa bàn rộng lớn nên tốn chi phí đi lại và làm giảm thời gian tiếp xúc với khách hàng, đôi lúc cũng làm cho khách hàng bối rối v nhiều nhân viên bán hàng cùng cố tiếp xúc một khách hàng, cạnh tranh lẫn nhau

Tổ chức lực lƣợng bán hàng theo khách hàng: Đây là hình thức dựa trên một

số đặc điểm của khách hàng như: quy mô, tiềm lực hay yêu cầu cụ thể của khách hàng đối với từng loại sản phẩm, từng thị trường Nhân viên bán hàng sẽ đi chuyên sâu vào việc bán hàng cho một loại khách hàng nhất định VIệc tổ chức theo cách này đòi hỏi nhân viên bán hàng phải là những chuyên gia về sản phẩm, am hiểu sâu sắc về từng đối tượng khách hàng mà mình phụ trách, phải xây dựng và duy trì mối quan hệ mật thiết với khách hàng

Cấu trúc lực lƣợng bán hàng chuyên biệt theo chức năng: Nhấn mạnh vào các

công việc hay chức năng cho những người tiếp xúc với khách hàng và đòi hỏi nhiều kiến thức và kỷ thuật khác nhau, thường gặp ở các công ty lớn Một số chức năng như

17

chuyên gia về khách hàng mới, chuyên gia về duy trì quan hệ, chuyên gia người dùng cuối, tư vấn dịch vụ

1.4.3.4 Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng

Tuyển dụng nhân viên bán hàng là một chuỗi các hoạt động được tạo ra để sắp xếp những người mà họ có thể phù hợp với yêu cầu của công ty về hoạt động bán hàng Mục tiêu của giai đoạn tuyển dụng là phát triển nhóm người dự tuyển có xu

hướng chuyên môn hóa càng rộng càng tốt

Có thể tìm kiếm ứng viên qua nhiều nguồn khác nhau Dưới đây làcác nguồn tuyển dụng công ty có thể tìm kiếm:

Công ty: Đây là nguồn nhân lực khá đặc biệt vì họ đang làm việc tại công ty

với một vị trí công việc khác và được chuyển qua bộ phận bán hàng Nguồn này có lợi thế là đã làm việc tại công ty nên rất vững về chính sách và sản phẩm của công ty

Các tổ chức trường học: Đây cũng là nguồn tuyển dụng khá phong phú nên

công ty có sự đầu tư và chính sách phù hợp Rất nhiều công ty đã tuyển dụng những sinh viên năm cuối hoặc những sinh viên làm ngoài giờ để trở thành nhũng người bán hàng thực thụ

Các đối thủ cạnh tranh: Đây là hình thức tuyển dụng nhân sự từ những đối thủ

cạnh tranh trực tiếp hoặc các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh tương tự bằng việc đưa ra các chính sách lương, thưởng, chế độ đãi ngộ hấp dẫn

Các nguồn khác: Quảng cáo trực tiếp, trung tâm tư vấn và giới thiệu việc làm

Khi tuyển dụng một nhân viên, cần đặt ra các tiêu chí để có những đánh giá cụ thể, chính xác xem nhân viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không Đối với việc tuyển dụng nhân viên bán hàng, một số tiêu chí cần thiết để nhà quản trị đánh giá là:

Về trình độ: là những người được đào tạo trong những ngành quản trị kinh

doanh, marketing, có kĩ năng giao tiếp, thuyết trình

Về ngoại hình: Với việc thường xuyên tiếp xúc với khách hàng nên yêu cầu về

ngoại hình dành cho người bán hàng là rất quan trọng Vì thế khi tuyển dụng nhân viên bán hàng, các nhà tuyển dụng rất quan tâm đến ngoại hình của ứng viên Các tiêu chí đánh giá ngoài hình của ứng viên là ngoại hình ưa nhìn, đầu tóc quần áo gọn gàng sạch

sẽ, thái độ lịch sự, nghiêm túc

Về sức khỏe: Ứng viên bắt buộc phải có sức khỏe tốt vì công việc bán hàng phải

đi lại thường xuyên, hoạt động bên ngoài nhiều Nếu sức khỏe không tốt thì không thể đảm đương được công việc

Sau khi đã tiến hành tuyển dụng được lực lượng bán hàng thì công ty sẽ tiến hành đào tạo cho họ để họ có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết về công ty, về sản phẩm và khách hàng của công ty Đồng thời những nhân viên mới này sẽ được luấn luyện để có được những kĩ năng cần thiết cho công việc bán hàng của họ

1.4.3.5 Kiểm soát hoạt động bán hàng

Kiểm soát là hoạt động quản trị rất quan trọng trong công tác hoạch định các chiến lược bán hàng của công ty, nếu một doanh nghiệp có phương pháp kiểm soát tốt thì việc bán hàng tại doanh nghiệp đó sẽ phát triển mạnh và thu về nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp và ngược lại công tác kiểm soát không tốt thì mỗi nhân viên bán hàng sẽ

tự mình quyết định việc bán hàng của doanh nghiệp không tuân thủ nguyên tắc của doanh nghiệp làm cho việc phân phối hàng hóa gặp khó khăn.Vì vậy công tác kiểm soát cũng rất quan trọng ảnh hưởng đến việc tiêu thụ hàng hóa và lợi nhuận của công

ty

Hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị bán hàng cũng như là hoạt động của các nhà quản trị khác nhằm đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp thuộc bộ phận mình quản lý phù hợp với các mục tiêu đã đề ra Chính vì vậy nó rất cần thiết với các nhà quản trị bán hàng

Kiểm soát hoạt động bán hàng nói chung và với tất cả các nhà quản trị bán hàng đều phải kiểm soát nhân viên bán hàng của mình:

 Thứ nhất họ phải xây dựng lựa chọn được các tiêu chuẩn để kiểm soát, các tiêu chuẩn đó có thể như là năng suất làm việc, chất lượng công việc, đạo đức tác phong, mức doanh thu đạt được, mức bao phủ thị trường Việc lựa chọn các tiêu chuẩn kiểm soát này phải hợp lý, có cơ sở khoa học và thực tiễn, có như vậy các nhân viên mới đảm bảo hoàn thành tốt yêu cầu công việc đặt ra

 Thứ hai bằng cách đo lường khác nhau, nhà quản trị bán hàng phải xác định được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, phân tích rõ nguyên nhân của việc hoàn thành hay không hoàn thành công việc

 Thứ ba là khâu khi phân tích nguyên nhân, nếu thấy có sự sai lệch hay không đạt yêu cầu mong muốn thì cần phải tìm ra được các lý do, các ảnh hưởng để điều chỉnh để kết quả công việc được hoàn thành đảm bảo đạt được các mục tiêu mà công tác bán hàng đề ra

Nhà quản trị có thể sử dụng biện pháp kiểm soát trước, kiểm soát sau hoặc kiểm soát tất cả để đảm bảo kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu mong muốn

1.4.4 Đánh giá hiệu quả bán hàng

Việc thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá bán hàng trong công ty được thực hiện định kỳ dựa theo những báo cáo bán hàng của các nhân viên Do đó việc đánh giá

19

không chỉ là việc của cấp trên mà chính nhân viên bán hàng cũng phải thực hiện Mỗi nhân viên sẽ lập các kế hoạch làm việc theo tháng, quý với các mục tiêu về doanh số, lượng khách hàng và mức thu hồi nợ cũ dựa theo chỉ tiêu được phân bổ và chỉ liên hệ với giám đốc khi cần thêm sự hỗ trợ hoặc báo cáo kết quả Hàng tháng mỗi nhân viên

sẽ lập một bảng báo cáo về kết quả bán hàng tại khu vực mình cho giám đốc Hệ thống bảng báo cáo trong công ty gồm các loại như: Báo cáo theo nhân viên / khách hàng theo tháng, quý năm…

Dưới đây là một số chỉ tiêu dùng để đo lường hiệu quả của hoạt động bán hàng (trích trong Slide quản trị bán hàng - giảng viên Trịnh Trọng Hùng):

Chỉ tiêu doanh thu

Tổng doanh thu: là số tiền mà doanh nghiệp thu được từ hoạt động bán hàng theo hóa đơn, bao gồm toàn bộ số tiền mặt thu được và các khoản phải thu từ khách hàng mua chịu hàng hóa và được xác định tại ngay thời điểm bán

Tổng doanh thu = tổng lượng hàng bán x giá đơn vị hàng hóa

Doanh thu phụ thuộc vào sự biến động của giá cả và số lượng Khi tăng doanh thu phải xem xét tại sao tăng, nếu tăng do tăng số lượng thì bước đầu có thể đánh giá

là tốt Còn nếu tăng do giá tăng thì chưa thể đánh giá chính xác, cần phải xem xét với các yếu tố khác

Chỉ tiêu chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ Các yếu tố thuộc chi phí bán hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, thuê kho bãi và trả lương cho nhân viên bán Trong doanh nghiệp thương mại, chỉ tiêu này chiếm tỷ trọng rất lớn, chi phí bán càng cao thì lợi nhuận của doanh nghiệp có xu hướng càng giảm Vì vậy các nhà quản trị cần tính toán và kiểm soát chặt chẽ chi phí, tránh tình trạng lãng phí làm giảm hiệu quả bán hàng của doanh nghiệp

Chỉ tiêu lợi nhuận

Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu bán hàng thuần – giá trị hàng đã bán Lợi nhuận gộp được dùng để bù đắp các chi phí hoạt động và hình thành lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Lợi nhuận thuần là sự chênh lệch giữa lợi nhuận gộp về bán hàng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán

Lợi nhuận chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như doanh thu, các khoản giảm trừ, chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán Vậy để tăng lợi nhuận phải tác động vào nhiều yếu

tố từ khâu mua hàng đến khâu bán hàng Doanh nghiệp phải giảm trừ các chi phí bằng cách quả lý các khâu mua hàng, vận chuyển, bảo quản, tiết kiệm chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý nhằm đạt được lợi nhuận lớn nhất

Chỉ tiêu doanh thu qua mặt hàng

Một doanh nghiệp thường sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng hoặc nhóm hàng, nhất là doanh nghiệp thương mại Mỗi mặt hàng, nhóm hàng có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật khác nhau trong sản xuất kinh doanh đáp ứng những nhu cầu tiêudùng cũng như mứcdoanh thu đạt được cũng rất khác nhau Mặt khác, trong những mặt hàng, nhóm hàng mà doanh nghiệp có khả năng và lợi thế cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh, mang lại hiệu quả kinh tế cao Do vậy, phân tích doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp cần phải phân tích chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng trong đó có những mặt hàng, nhóm hàng chủ yếu để qua đó thấy được sự biến đổi tăng giảm và xu hướng phát triển của chúng làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lược đầu tư trong những mặt hàng nhóm hàng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Phân tích doanh thu bán hàng theo nhóm, mặt hàng chủ yếu căn cứ vào những số liệu kế hoạch và hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng để so sánh giữa số thực hiện với

số kế hoạch và số thực hiện kỳ trước

Dạng phân tích này giúp chúng ta thấy được doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng nào là chủ yếu, mặt hàng nào bán ra được ít để từ đó có biện pháp điều chỉnh sao cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả nhất

Chỉ tiêu doanh thu trên các nhóm khách hàng

Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều khách hàng khác nhau.Để quản lý tốt khách hàng của mình, các doanh nghiệp thường dựa vào đặc điểm của khách hàng mà phân

họ vào những nhóm khách hàng với những đặc điểm giống nhau Chính vì thế, doanh thu giữa các nhóm khách hàng là không giống nhau Để đánh giá hiệu quả bán hàng, các công ty cần đánh giá doanh thu bán hàng theo các nhóm khách hàng nhằm xác định đâu là khách hàng chủ yếu tiêu thụ sản phẩm của công ty Qua đó xác định những nhóm khách hàng ít tiêu thụ sản phẩm để có những biện pháp đẩy mạnh hoạt động bán hàng với những nhóm khách hàng này

Đánh giá mức hiệu quả bán hàng của nhân viên thông qua việc so sánh giữa các nhân viên bán hàng với nhau theo mức độ hoàn thành công việc của họ, so sánh doanh

số hiện tại và quá khứ

Đánh giá phẩm chất của nhân viên bán hàng: các tiêu chí để đánh giá bao gồm kiến thức về công ty, sản phẩm, khách hàng… Ngoài ra, còn có các yếu tố khác như: thái độ, bề ngoài, lời nói, động cơ, mức độ hài lòng của nhân viên

Kết luận chương 1

Với đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng tại công ty TOYOTA Hoàn Kiếm”, chương này đã đi sâu làm rõ những vấn đề sau: khái niệm, vai trò và mục đích của hoạt động bán hàng, các hình thức bán hàng, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng, quy trình bán hàng , công tác quản trị hoạt động bán hàng

Những vấn đề mà chương 1 đề cập đến sẽ là tiền đề, cơ sở cho việc nghiên cứu, phân tích hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, nhận ra những ưu nhược điểm trong công tác bán hàng của doanh nghiệp cũng như tìm hiểu những nguyên nhân tồn tại những nhược điểm đó, để từ đó đề ra những giải pháp phù hợp để khắc phục và quan trọng hơn là nâng cao hiệu quả bán hàng tại doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TOYOTA HOÀN KIẾM

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Giới thiệu về Toyota Hoàn Kiếm

Toyota Hoàn Kiếm được thành lập ngày 10/5/1997

Trụ sở tại Số 5 Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội

7 năm liên tục đạt được danh hiệu là đại lý xuất sắc Các loại hiện hiện nay công ty đang cung cấp cho thị trường gồm: Vios, Corolla Altis, Camry, Innova, Fortuner, Land Cruiser, Hilux

Đội ngũ cán bộ, kỹ sư, nhân viên kỹ thuật và bán hàng được đào tạo bài bản và cấp chứng chỉ chuyên nghiệp được công nhận trên toàn cầu Toyota nổi bật và hoàn thiện với tất cả các mặt Bán hàng, Dịch vụ, Chăm sóc khách hàng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chức năng

Công ty TOYOTA Hoàn Kiếm là công ty chuyên cung cấp các sản phẩm vận tải

và phụ tùng Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà Nước

23

Nhiệm vụ

Nhiệm vụ tổng quát của công ty là làm sao để công ty ngày càng phát triển lớn mạnh Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước Thực hiện các chính sách lao động, chế độ lương bổng, bảo hiểm, phúc lợi xã hội, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty Đảm bảo uy tín để giữ vững vị trí trên thị trường, luôn quan tâm về vấn đề mẫu mã, chất lượng sản phẩm Lợi nhuận của công ty một phần giũ lại

sử dụng cho tái đầu tư sản xuất, phần còn lai đóng góp vào ngân sách nhà nước

2.1.3 Cơ cấu hoạt động và tổ chức bộ máy của công ty

Dựa vào kinh nghiệm và sự hiểu biết, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn mô hình

tổ chức theo chức năng phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp của mình và đảm bảo sự quản lý, kiểm soát cũng như sự phối hợp giữa các bộ phận một cách hiệu quả

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TOYOTA Hoàn Kiếm

(Nguồn: phòng Hành chính – nhân sự)

Giám đốc: Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo và quản lý hoạt động của các bộ phận khác trong công ty Giám đốc công ty - ông Nguyễn Minh Hồng là người đại diện trước pháp luật về hoạt động của công ty trước các cơ quan nhà nước, tổ chức tín dụng, ngân hàng và khách hàng Giám đốc có quyền ban hành các quy chế quản lý nội

bộ của công ty, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng khách hàng

Phòng dịch vụ

Phó giám đốc: Dưới giám đốc là hai phó giám đốc đều là những người được đào

tạo cơ bản, am hiểu về kinh doanh cũng như quản lý nhân sự Trong đó một người là giám đốc quản lý các công việc nội bộ trong công ty và một người quản lý các công việc liên quan đến hoạt động bán hàng

Phòng hành chính – nhân sự: Là phòng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc

về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế Phòng thực hiện các nghiệp vụ như tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng lao động, bố trí nhân viên vào các vị trí phù hợp với năng lực giúp đạt hiệu quả cao nhất trong việc sử dụng nhân sự Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực toàn công ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động ( quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tai nạn lao động, khen thưởng)

Nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự cũng bao gồm thực hiện việc mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các công cụ tài sản dùng chung của công ty Xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì văn phòng đảm bảo phục vụ hoạt động của các phòng ban trong công ty Thực hiện tổ chức hậu cần các sự kiện của công ty như các cuộc họp, sơ kết, tổng kết, nghỉ hè … Lập các kế hoạch đào tạo, nâng cao tay nghề với đội ngũ kĩ sư và lực lượng công nhân trong công ty

Phòng kế toán: Gồm một kế toán trưởng và hai kế toán viên thực hiện những

chức năng và nhiệm vụ sau:

 Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh doanh hằng ngày, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các số liệu để từ đó tổng hợp các số liệu về sản xuất kinh doanh, báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của công ty trong từng năm để trình Giám đốc

 Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty

 Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuếtheoquyđịnh chế độ tài chính hiện hành củaNhà nướcphản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty

 Phântích tình hình tài chính, cânđối nguồn vốn, công nợ trong Côngtyvà báocáo định kỳ hoặcđột xuấttheo yêu cầu của Giámđốc

 Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác vốn và nguồn vốn của công ty, theo dõi công nợ và thường xuyên đôn đốc để thanh toán công nợ

Phòng kinh doanh: Gồm một trưởng phòng và mười nhân viên bán hàng Phòng

kinh doanh có nhiện vụ lập chiến lược bán hàng của công ty trong từng giai đoạn, tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện các dự án đầu tư, chịu trách nhiệm trong việc phát triển thị trường, tiêu thụ sản phẩm nhằm làm tăng doanh số, thị phần của công ty Ngoài ra, trưởng phòng kinh doanh còn tham gia soạn thảo các hợp đồng