Giáo trình đào tạo công việc bộ phận Purcháing mua hàng cung ứng vật tư

Đây là tài liệu hướng dẫn công việc cho nhân viên phòng mua hàng cung ứng vật tư Purchasing trong hệ thống công ty sản xuất (Honda). Tài liệu sẽ chỉ rõ cho công việc của những bạn sẽ đi làm, đang di làm để hiểu rõ nghiệp vụ của mình đảm bảo hoàn thành công việc và dễ dàng thành công khi apply trong các buổi phỏng vấn

• Häc tËp ph ¬ng ph¸p qui ho¹ch gi¸, dù to¸n gi¸ vµ bảng gi¸ Target

• Häc tËp tiÕp thu c¸c ph ¬ng ph¸p kinh doanh

• Tim hiÓu c¸c quan ®iÓm cña viÖc quản lý nhµ cung cÊp

• HiÓu râ m«i tr êng kinh doanh, bèi cảnh vµ lÞch sö cña chÝnh s¸ch cung øng

PhÇn I: T C¸cH ®IÒu phèi viªn

PhÇn I: T C¸cH ®IÒu phèi viªn

Tiêu chuẩn làm việc khi đi thăm nhà cung cấp

I Khi đi thăm nhà cung cấp, phải có nhận thức là ng ời đại diện của công ty và trong công việc phải có trách nhiệm đối với thái

độ cử chỉ hành động của minh

II Suy nghĩ về quà cáp

III Tập hợp các công việc không đ ợc làm

®i c«ng t¸c, ra n íc ngoµi lµm viÖc

I Những ®iÒu môc cÇn tu©n theo trong viÖc ®i c«ng t¸c

II Những vÝ dô vÒ sai lÖch, tr¸i víi néi qui cña c«ng ty trong

viÖc ®i c«ng t¸c, ra n íc ngoµi lµm viÖc

T hữu hóa của công

I Cấm mang của công về nhà để sử dụng với mục đích riêng

II Cấm không đ ợc yêu cầu nhà cung cấp

PhÇn II: C¸ch thøc tiÕn hµnh

giao dÞch mua b¸n

*1 Tiến hành giao dịch mua bán:

*1 Về khái niệm giao dịch:

Tr ớc hết, lấy việc các bạn đi chợ mua rau để làm ví dụ Có thể các bạn sẽ suy nghĩ rằng: “Minh sẽ làm món rau gi cho b a tối nhỉ ?”, rồi xem trong tủ lạnh còn lại thứ gi, và tính toán xem nên mua thêm cái gi Bạn sẽ tự hỏi: “Mua thứ gi cho rẻ nhỉ ?”, “có tờ quảng cáo bán hàng nào trong báo không nhỉ ?” v v Ngoài ra, bạn còn nghĩ đến việc làm sao để mua đ ợc thứ rau vừa t ơi, ngon lại rẻ; hoặc nếu thứ rau muốn mua không có thi không mua nữa hay nên đi tim mua ở một cửa hàng khác? Theo cách thức đó, ngay trong cuộc sống hàng ngày, các bạn đã tiến hành hoạt động “giao dịch”, tức là tiến hành một hành vi mua bán

Dù có sự khác nhau giữa hành vi của một cá nhân với hành vi của toàn công ty, nh ng vấn đề cơ bản của giao dịch mua bán là giống nhau Tuy nhiên, khác với giao dịch cá nhân, giao dịch trên phạm vi một công ty thi không thể nói là không có thi thôi không mua cũng đ ợc , mà cần phải tim ra nơi bán hàng để mua

Chúng ta thử dùng sơ đồ đơn giản để biểu hiện hành vi giao dịch của một công ty (cụ thể là Honda):

Tôn trọng đối tác kinh doanh

Với bất kỳ đối tác nào: muốn mua hàng

với điều kiện tối u:

Tính liên tục Lâu dài, ổn định

Với bất kỳ đối tác nào muốn bán hàng với điều kiện tối u:

Q (Chất l ợng) Đ ợc nhận định là SP tốt C (Chi phí) Có lợi nhuận từ doanh thu bán hàmg

D (Thời gian Phù hợp với tiến độ sản xuất giao hàng)

D (Phát triển) Bằng công nghệ đang có Tính liên tục ổn định, lâu dài

Tìm kiếm lợi thế của

hai bên

Nghiên cứu khởi đầu hoạt động giao

dịch Giao thiệp

*2 Nguyên tắc triển khai giao dịch mua bán:

1.  Khởi đầu hành vi giao dịch:

Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên phát sinh dựa trên hợp đồng sản phẩm hay hợp đồng mua bán mà hai bên ký kết với nhau, trên cơ sở hợp tác cùng phát triển, thông qua cạnh tranh tự do trên thị tr ờng tự do Do vậy, cần hết sức cẩn thận khi khởi đầu một giao dịch

3.   Nội dung điều tra tinh hinh đối tác:

Ph ơng châm kinh doanh, quy mô kinh doanh, tinh trạng thiết bị, tiêu chuẩn kỹ thuật, vốn kinh doanh, tinh trạng tuyển dụng, tinh hinh tài sản

* Tóm lại, nh ng điều kiện cần thiết của giao dịch mà Honda mong muốn là:

* Tóm lại, nh ng điều kiện cần thiết của giao dịch mà Honda mong muốn là:

Tính tin cậy về chất l

ợngNăng lực sản xuất

Khả năng cạnh tranh về

giá cả

Tuân thủ thời gian giao

hàngNăng lực phát triển công

nghệNăng lực đầu t

Lựa chọn đối tác thoả mãn các yêu

cầu.

4.   Tiến hành giao dịch:

Tổ chức điều tra, đánh giá đầy đủ về đối tác và tính cần thiết của đối tác

Sau khi đ ợc tr ởng phòng cung ứng và các bộ phận có liên quan

đồng ý, tiến hành ký kết hợp đồng, bắt đầu hợp tác giao dịch với đối tác

* 3 Trinh tự tiến hành giao dịch mua bán:

Việc mua sắm phụ tùng đ ợc bắt đầu sau khi kế hoạch triển khai giao dịch mua bán đ ợc chấp nhận

•Bản cam kết bồi th ờng h hỏng.

•Bản ghi nhớ (đi kèm bản cam kết bồi th ờng hàng kém phẩm chất).

•Phiếu bảo hành

•Hợp đồng phụ liên quan đến việc cung cấp bản vẽ, chi tiết kỹ thuật kèm theo.

•Giấy chứng nhận giao hàng.

•Bản đề nghị ph ơng thức thanh toán.

•Bản khai xuất xứ hàng hóa

Quyết

định những phụ tùng cần mua

cầu

Kiểm tra

Chấp nhận

Ký kết hợp

đồng

Tiến hành giao dịch

* 4 Thanh toán và các điều khỏan thanh toán:

Điều kiện thanh toán tùy theo qui định trong hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp Thông th ờng bao gồm: Thanh toán kỳ hạn và Thanh toán tr ớc

Tùy theo từng đối t ợng giao dịch mua, Nhà cung cấp tiến hành giao dịch mà áp dụng các ph ơng thức thanh toán thích hợp

* 5 Phân loại các nhà cung cấp (theo ngành):

* 6 Tr êng hîp ngõng giao dÞch mua b¸n:

Một số điểm cần l u ý khi ngừng giao dịch với nhà cung cấp:

1~ Đối ngoại:

1.    Không làm giảm sút uy tín về mặt xã hội của Honda

(Trong quan hệ với công chúng, cơ quan chức năng, cơ quan thông

t đại chúng, ngân hàng , hiệp hội công đoàn lao động )

2.     Tiến hành bảo đảm các quyền lợi và nghĩa vụ của Honda

( những phụ tùng , vật t ch a đầy đủ từ nhà cung cấp , quyền đòi

bồi th ờng , quyền khiếu nại và quyền nghĩa vụ thanh toán đủ cho ng ời bán )

2~ Đối nội :

1 Đối với các bộ phận, các phòng nghiên cứu là bạn hàng của

Purchase: Không gây phiền hà cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bộ phận đó ( u tiên việc bảo toàn dây chuyền sản xuất ) (Lưu ý: đây là vấn đề bí mật chú ý không để lộ thông tin ra ngoài)

PhÇn III: NhiÖm vô cña bé phËn cung

øng

I.Nhiệm vụ của bộ phận cung ứng 

Nếu phân loại rõ nhiệm vụ của bộ phận cung ứng trong khối sản xuất thi đ ợc chia làm 3 loại sau:

1.Sản xuất thuận lợi đời xe mới2.đảm bảo sản l ợng linh kiện3.Xử trí theo việc dừng san xuất

đối với 3 nhiệm vụ trên dựa vào việc nắm bắt các vấn đề của nghiệp

vụ và thúc đẩy công việc, nhân viên cung ứng có thể học hỏi và thành thạo chuyên môn

II.Công việc đảm nhận, phân công: 

1 Triển khai thuận lợi đời xe mới

  Cố gắng giảm giá đầu t nhà cung cấp

  Giữ vững lịch trinh cung cấp linh kiện

Giữ vững mục tiêu chất l ợng

Giữ vững phí sản xuất(bậc 1 và bậc 2)

Giúp đỡ việc tăng c ờng hệ thống sản xuất của nhà cung cấp

2 đảm bảo an toàn cho dây chuyền khi sản xuất hàng loạt ( ổn

định cung cấp phụ tùng )

  Quản lý sản xuất, giúp đỡ h ớng dẫn hệ thống quản lý xuất hàng của nhà cung cấp

Xúc tiến thúc đẩy lỗi giao hàng bằng 0

đối phó với những biến động sản xuất

Nắm bắt năng lực sản xuất và thời gian trong quy trinh

3 Xử trí theo việc cắt đời xe

Thúc đẩy phí bồi th ờng linh kiện đặt hàng còn lại bằng 0

Nghiên cứu việc bàn giao và sử dụng khuôn sản xuất chi tiết bị cắt

đến khi dừng sản xuất đời xe

NO Mục xác

nhận Các điểm quản lý

1 Quản lý bản vẽ        Nhớ rõ hệ thống tim mua linh kiện

       Ghi lại số thay đổi bản vẽ, vị trí thay đổi, ngày phát hành bản vẽ        Kiểm tra lại xem có điểm nào không rõ ràng trong bản vẽ và mua phụ tùng hay không

2 Nắm bắt

từng giai đoạn

       Lịch trinh mua nguyên vật liệu nh thế nào        Lịch trinh mua khuôn, dụng cụ gia công sản xuất nh thế nào        Các loại đã đ ợc xác nhận có khả năng mua hàng loạt không

       Có thể bố trí sắp xếp quy trinh sản xuất không

       Có thể sửa t thế làm việc và năng lực sản xuất của dây chuyền đời xe tiêu chuẩn thiết kế

       Có thể lập kế hoạch SX và quản lý năng lực công đoạn của 1 chiếc cho

đến cả sản l ợng        Đã giải quyết hết các vấn đề trong gia công phụ tùng ch a

4 Quản lý chất l

ợng với nhà cung cấp

       Có thể quản lý các điểm thay đổi với các phụ tùng cùng loại        Các điểm đã ghi trên có phản ánh với tiêu chuẩn công việc không

       Có đào tạo cho nhân viên các điều mục kiểm tra không        Nội dung có phù hợp với HM và điều khoản tr ớc không

       Có bảo đảm thực thi QAV-2 ( M/L mới, cơ cấu xe mới)

PhÇn II: LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

PhÇn III: kiỂM TRA CHẤT LƯỢNG

PhÇn IV: CHUẨN BỊ VÀ SẢN XUẤT

LỚN

TRÌNH TỰ NỘI ĐỊA HÓAPhÇn I: kÕ ho¹ch

PhÇn II: LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

1- Tập hợp lựa chọn sơ bộ các nhà cung cấp

2- Điều tra nhà cung cấp theo ( Q C D M S )

3- Đánh giá và lựa chon nhà cung cấp ( Q.C.D.d.M )

4- Gửi bản vẽ, chi tiết mẫu & yêu cầu báo giá.

5- So sách giá , lựa chọn nhà cung cấp ( Dựa trên khả năng, Thiết

Bị, Công nghệ, Con người….)

6- Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng

7- Chỉ thị yêu cầu kỹ thuật của bản vẽ cho nhà cung cấp

PhÇn III: kiỂM TRA CHẤT LƯỢNG

1- Yêu cầu mẫu thử, dữ liệu kiểm tra liên quan đến mẫu.

2- Tiến hành đánh giá QAV I đối với nhà cung cấp.

3- Kiểm tra mẫu ở HVN & JPN ( So sách kết quả kiểm tra giữa

HVN và nhà cung cấp ).

4- Hỗ trợ kỹ thuật cho nhà cung cấp nếu cần thiết.

5- tiến hành QAV II đối với nhà cung cấp.

6- Kiểm tra mẫu ở HVN ( So sách kết quả kiểm tra giữa HVN và nhà cung cấp ).

7- Xác nhận kết quả thông báo cho nhà cung cấp và các bên liên quan.

PhÇn IV: CHUẨN BỊ VÀ SẢN XUẤT

LỚN 1- Chỉ thị cho nhà cung cấp và các bộ phận liên quan triển

7- Ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp mới

8- Đánh giá và duy trì hoạt động.

Liên hệ vốn

Doanh thu’00

Tiền vốn

Trực tiếp Gián

Binh quân

KYOSHIN VIET NAM CO., LTD

10-Sep -2002

Rd 12-Tan thuan Q7 -HCM 1,700Km

84-87701416 84-87701415

Mr NOBORU UTAKA Thiết kế SX các loại khuôn chiếm 4%, các chi tiết bằng kim loại nhỏ cho thiết bị đIện tử

18-Mar-1995 Nhật bản 100%

Chủ yến là xuất khẩu Một số các công ty điện tử trong n ớc

20 22

QA : th ớc kẹp ,đồng hồ so ,máy chiếu ,kính hiển vi, máy do độ cứng

MITSUBA, DAIWA Platic

Tên maker KYOSHIN

Có mục tiêu về chất l ợng

- Các sơ đồ tổ chứe, tiêu chuẩn đánh giá kiểm tra đã đ ợc tiêu chuẩn hoá

Với sản phẩm của nhà máy và kho sản phẩm,máy móc để d thừa hơi nhiều

Đ ờng vận chuyển hơi xa Các văn bản quản lý đã làm theo ISO 9002

- Với công nghệ máy móc tự động hoá cao,

có thể tự sửa chữa khắc phục sự cố khuôn

Quan lý có đ ợc chuẩn hoá ko?

Tiêu chuẩn kiểm tra có chuẩn hoá

ko?

Tiêu chuẩn thao tác có đ ợc chuẩn

hoáko?

Mức độ nhận thức về gia

Báo giá có tỉ mỉ rõ ràng ko?

Việc cai thiện giá gốc có tích cực

ko?

Mức độ triệt để của 3 sạch (3s)

đ ờng vận chuyển có thông suất

ko?

Có quan lý KH san xuất và kết qua

thực tế ko?Có quan lý việc đặt hàng và xuất

hàng ko?

Có quan lý kho ko?

Có tự làm đ ợc khuân hay ko?

Có tự bao d ỡng khuân đ ợc hay ko?

Thái độ làm việc của nhân viên

Có mục tiêu ph ơng châm đối với CL

4

o

o o o

o o

12

o o

o o o

12

o

32

PhÇn IV: Quan lý nhµ cung cÊp

I Quản lý nhà cung cấp

Là công việc quan trọng trong xây dựng quan hệ đối tác mà HONDA

mong đợi, quan lý nắm bắt đích xác thực trạng của nang lực cạnh tranh

và tinh hinh kinh doanh đồng thời tang c ờng hệ thống của nhà cung cấp

II Quản lý PDCA của nhà cung cấp

Họp giải thích các phương châm cung ứng

Họp giải thích các kế hoạch sản xuất

Họp kế hoạch công việc

Hoạt động họp nghiên cứu

Của Honda Phương chõm QL Dài Kỳ Trung Kỳ Phương chõm năm

Quản lý hiệu quả nhà cung cấp

Xem xét những dữ liệu của nhà cung cấp liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá PFQCDD

Tăng c ờng cung ứng cơ bản, đặt ra mục tiêu tăng sức cạnh tranh

1 Lựa chọn những nhà cung cấp có năng lực cạnh tranh

2 Giáo dục, đào tạo

Của Cung ứng Phương chõm QL Dài Kỳ Trung Kỳ Phương chõm năm

III Quản lý hiệu quả nhà cung cấp

Dùng các ph ơng tiện quản lý để nắm bắt 1 cách định kỳ tiêu chuẩn kinh doanh

và tinh hinh quyết toán của nhà cung cấp, nắm bắt quản lý hệ thống kinh

doanh, hệ thống tài chính và nâng cao vai trò của nhà cung cấp

1 Đánh giá hệ thống lợi nhuận P

(Profit) Tiêu chuẩn xem xét về góc độ: ổn định, triển vọng

2 Đánh giá hệ thống tài chính F

(Financial) Tiêu chuẩn xem xét về góc độ: ổn định, triển vọng

3 Đánh giá chất l ợng Q (Quality) Nắm bắt nhiều mặt chất l ợng phụ tùng

nhập và nâng cao chất l ợng hàng nhập Nắm bắt hệ thống quan lý chất l ợng của nhà cung cấp

Nâng cao chất l ợng phụ tùng từ hai mặt trên.

4 Đánh giá giá cả C (Cost) Xem xét mức độ phát triển của giá mục

tiêu có sức cạnh tranh quốc tế

5 Đánh giá giao hàng D (Delivery) Duy tri và tăng cường giao hàng ổn định

6 Đánh giá sự phat triển D Cần thiết trong việc đào tạo Maker hinh

IV Quản lý thông th ờng

1.  Chế độ điểm mạnh

a)   Là chế độ hợp tác giúp đỡ làm hoạt hoá kỹ thuật SX, kỹ thuật quản lý chất l ợng của HONDA quyết định điểm mạnh của mỗi nhà cung cấp đối với những vấn đề bao quanh nhà cung cấp trong những hoạt động SX th ờng ngày

Chủ yếu là tiến hành giúp đỡ nh kế hoạch SX, chất l ợng, hệ thống SX( Công

cụ SX, năng lực thiết bị, đổi mới kỹ thuật, quản lý SX, bồi d ỡng nhân tài)

2.   Họp kế hoạch công việc

a)   Mục đích

Căn cứ vào sự phát triển của nhà cung cấp dựa vào chất l ợng cung ứng tiến hành cuộc họp ở mức kinh doanh về việc triển khai cụ thể đối với các kế hoạch trung và dài kỳ tinh hinh kinh doanh, tinh hinh triển khai các chính sách đồng thời xác nhận lại tính phát triển, vai trò trong từng thời kỳ Lập kế hoạch triển khai và tiến hành h ớng tới mục tiêu

b)    Mục tiêu

     Thông qua việc xác nhận vai trò, tính phát triển của nhà cung cấp tăng c ờng tim hiểu lẫn nhau giữa nhân viên kinh doanh của nhà cung cấp và nhân viên của Honda

     Thống nhất ý kiến giải quyết vấn đề, kế hoạch làm việc

Nắm bắt tinh hinh công việc của nhà cung cấp và ph ơng án sửa đổi dựa vào xác nhận lại hiện tr ờng, hiện thực, hiện vật

3.    Hoạt động QAV

a)    Mục đích

QAV( Quality assurance Visit) là do bộ phận quản lý chất l ợng phụ trách với mục đích [ Phòng chống tr ớc những vấn đề về chất l ợng][ Xác lập hệ thống đảm bảo chất l ợng ổn định] dựa vào việc thăm nhà cung cấp, xác nhận hiện tr ờng, hiện vật của hệ thống bảo đảm chất l ợng, tinh hinh triển khai và tiến hành giải quyết, cải thiện các vấn đề

đó

b)   Lĩnh vực thực thi chủ yếu

         Về quy trinh từ khi nhận đ ợc nguyên liệu của nơi đến thăm cho

đến khi xuất hàng thành phẩm tiến hành xác nhận, nắm bắt thực

trạng bảo đảm SX dựa vào chủ nghĩa 3 hiện: hiện tr ờng, hiện vật,

hiện thực

         Ngoài ra về việc liên quan đến thăm các nhà cung cấp thi các

bộ phận chất l ợng, bộ phận SX, và ng ời của bộ phận cung ứng có thể cùng tham gia tiến hành

         Sau khi thực thi QAV thi các bộ phận đảm nhận chất l ợng phải tóm tắt những vấn đề trong việc đảm bảo chất l ợng, các đIều mục cần quan tâm thành báo cáo QAV và thông báo cho nhà cung cấp và các bộ phận liên quan biết

Việc thực thi theo nguyên tắc 2 lần 1 năm và đ ợc tổ chức dựa vào kế hoạch hàng năm mà bộ phận phụ trách chất l ợng thừa nhận         Kiểm tra tạm thời ( QAV 2)

Kiểm tra tạm thời là hinh thức thực thi tạm thời đối với mức

độ nghiêm trọng trong tr ờng hợp có những vấn đề sau:

        Trong tr ờng hợp bắt đầu giao dịch lần đầu       Trong tr ờng hợp sản xuất theo lịch trinh gia công đời xe mới do sự phát sinh của đời xe mới

       Trong tr ờng hợp có những yêu cầu phát sinh

do bộ phận này hoặc nhà cung cấp đ a ra

       Trong tr ờng hợp cần phải xác nhận ng ời chịu trách nhiệm kiểm tra