Cung cấp cho CBNV đầy đủ thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống trong Công ty, để mọi người hiểu rõ về tổ chức mình đang làm, tăng sự chia sẻ, gắn bó, hình thành
Trang 1DỰ ÁN ĐỔI MỚI CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH
NGHIỆP VÀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
I SƠ LƯỢC VỀ DOANH NGHIỆP
Tên công ty: Công ty Cổ phần truyền thông trực tuyến VTC
Địa chỉ: Tầng 17, tòa nhà Tecco, Quang Trung, TP Vinh, Nghệ An Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất và cung cấp dịch vụ nội dung số
Bắt đầu hoạt động: Tháng 6/2008
Vốn điều lệ: 20 tỉ
Nhân sự: 580 người
Doanh số 2009: 600 tỷ đồng
II SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐỔI MỚI
1 Những tồn tại
- Văn hóa doanh nghiệp chưa được định hướng rõ ràng
Trang 2+ Chưa định hướng được những nét tính cách chung trong toàn thể CBNV nên chưa tạo ra bản sắc văn hóa VTC Online
+ Chưa có định hướng một stlyle chung cho các sản phẩm hoặc dịch
vụ của VTC để có thể nhận dạng ra khi nhìn thấy
- Truyền thông nội bộ chưa được quan tâm đúng mức:
+ Website nội bộ: Đã cập nhật khá đầy đủ tình hình hoạt động của
Công ty, những chủ yếu là thông tin 1 chiều, ít tính tương tác Diễn đàn
ko có nhiều trao đổi
+ Chưa có Bản tin nội bộ: Trong doanh nghiệp có tới hơn 500
CBNV, rất cần có bản tin nội bộ Mục đích của bản tin làtTruyền tải định hướng chiến lược của tập đòan, truyền nhiệt huyết từ lãnh đạo xuống nhân viên Cung cấp cho CBNV đầy đủ thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống trong Công ty, để mọi người hiểu rõ về tổ chức mình đang làm, tăng sự chia sẻ, gắn bó, hình thành tình yêu công ty Là tiếng nói của CBNV để phán ánh những điểm tồn tại của Công ty nhằm tạo ra môi trường dân chủ, tôn trọng lẫn nhau, cùng nhau nỗ lực vì sự phát triển chung của Công ty
Trang 3+ Chưa có những mô hình sinh hoạt mang tính chia sẻ và giao lưu
giữa lãnh đạo với nhau, lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhau…
2 Hậu quả
o CBNV thiếu hiểu biết về con người, sản phẩm dịch vụ của công ty, nên không phát huy hết được thế mạnh tiềm ẩn trong đội ngũ
o Văn hóa doanh nghiệp chưa có bản sắc, chưa tạo được động lực thúc đẩy CBNV phát huy hơn nữa sự sáng tạo, táo bạo trong công việc
o Tình trạng nhân sự đến và đi xảy ra thường xuyên, gây nên tâm lý bất ổn, ekhông thúc đẩy được ham muốn gắn bó lâu dài, máu thịt với doanh nghiệp nên CBNV thiếu tinh thần doanh nghiệp, thờ ơ với vận mệnh của doanh nghiệp
3 Sự cần thiết
- Công ty đã đủ lớn, cần chú trọng truyền thông nội bộ để thông tin được thống suốt, định hướng chiến lược của cty đến được từng thành viên và lãnh đạo cũng nắm được mọi thông tin cần thiết
Trang 4- Đây là thời điểm tốt nhất để định hướng văn hóa doanh nghiệp Mọi việc cần bắt đầu khi nó chưa hình thành thói quen không như mong muốn
- Cần xây dựng các mô hình hoạt động cộng đồng trong và ngoài công ty
để gắn kết thành viên, chia sẻ kinh nghiệm, xây dựng thương hiệu, phát triển kinh doanh
II CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1 Khái niệm Văn hóa DN
“Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi – đó là văn hóa” E.
Herriot
“VHDN là các giá trị mà các thế hệ thành viên của DN tạo dựng nên và ảnh hưởng đến cách hành xử của các thành viên trong DN đó”- PGS, TS
Dương Thị Liễu – ĐH Kinh tế QD
2 Cấu trúc Văn hóa Doanh nghiệp
- Văn hóa DN chia làm 3 tầng: Tầng 1 chính là bề nổi, bao gồm cách
bài trí nơi làm việc, logo, trang phục của nhân viên,… Tầng 2 (bề chìm)
Trang 5gồm những giá trị được chia sẻ, chấp nhận và tuyên bố như chiến lược kinh doanh, mục tiêu, quy tắc, triết lý kinh doanh, quy chuẩn đạo đức,
… Tầng 3 là tầng sâu nhất gồm các quan niệm chung như giá trị nền tảng, cốt lõi của một doanh nghiệp…
- VHDN gồm 6 thành phần:
o Lễ nghi và những hoạt động thường ngày
o Những câu chuyện và huyền thoại
o Các biểu tượng
o Cấu trúc quyền lực
o Cấu trúc tổ chức
o Hệ thống quản lý
- Đẩy mạnh văn hóa DN
o Lãnh đạo và những nhà sáng lập
o Lực lượng lao động ổn định
o Giải thưởng thường xuyên mang tính văn hóa
o Lựa chọn và xã hội hóa
Trang 6o Quản lý hệ thống văn hóa
- Lợi ích của tổ chức có văn hóa mạnh
o Điểu khiển được tổ chức
o Tạo keo dính trong tổ chức
o Nâng cao ý thức trong các hoạt động
C KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
I Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
1 Mục tiêu:
- Xác định được những nét tính cách văn hóa VTC Online về con người, phong cách làm việc, hệ thống quản lý … mà công ty đã hình thành hoặc mong muốn hướng tới và truyền thông rộng rãi để hình thành tính cách văn hóa VTC Online
- Xác định phong cách dịch vụ, đặc tính sản phẩm của VTC Online như là những nét văn hóa riêng, từ đó xây dựng và phát triển thương hiệu công ty
2 Hành động
Trang 7- Mời chuyên gia văn hóa về nghiên cứu đặc điểm, định hướng của công ty để xây dựng hệ thống chuẩn mực cho văn hóa VTC Online
- Ban hành những văn bản mang tính triết lý cho công ty như : Tầm nhìn, chiến lược, gia quy…
- Ban hành hệ thống các tài liệu tầng 2 như quy định, quy chuẩn đạo đức, cấu trúc hệ thống, nghi lễ định kỳ…
- Tạo dựng những hoạt động bề nổi như: May đồng phục, tạo các biểu tượng, xác định phong cách làm việc, trang trí văn phòng, các hoạt động văn hóa, phong trào…
- Tổ chức các hoạt động, sự kiện để thúc đẩy sự phát triển văn hóa theo định hướng đã xác định
- Truyền thông thường xuyên trên các phương tiện truyền thông nội
bộ để mỗi CBNV đều hiểu và hướng tới
II Truyền thông nội bộ
1 Mục tiêu:
- Xây dựng được những kênh truyền thông nội bộ hấp dẫn, đảm bảo tối thiểu 50% CBNV theo dõi thường xuyên
Trang 8- Truyền tải định hướng chiến lược của tập đòan, truyền nhiệt huyết
từ lãnh đạo xuống nhân viên nhằm thúc đẩy tinh thần tiên phong, sáng tạo, táo bạo và đam mê thành công
- Cung cấp cho CBNV đầy đủ thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, đời sống trong Công ty, để mọi người hiểu rõ về tổ chức mình đang làm, tăng sự chia sẻ, gắn bó, hình thành tình yêu công ty
- Là tiếng nói của CBNV để phán ánh những điểm tồn tại của Công ty nhằm tạo ra môi trường dân chủ, tôn trọng lẫn nhau, cùng nhau nỗ lực
vì sự phát triển chung của Công ty
- Tổ chức được những hoạt động tập thể hấp dẫn, tăng sự giao lưu, gắn kết, nâng cao đời sống tinh thần CBNV
2 Xây dựng các kênh truyền thông
2.1 Onlife News : Phát hành điện tử qua hệ thống Email và website
của VTC Trước mắt là hàng tuần
2.2 Onlife Paper: Báo in, phát hành hàng tháng, đăng tải những
bài viết chuyên sâu, những gương mặt điển hình,… Mỗi tháng
sẽ tập trung vào một chủ đề nổi bật của Công ty
2.3 Online Claim: Hệ thống phàn nàn nội bộ
Trang 9CBNV được coi là khách hàng, đối tượng phục vụ của các bộ phận chức năng Vì vậy, họ có quyền được phàn nàn về chất lượng các dịch vụ ko tốt
Sử dụng hệ thống KMS của Microsoft có thể chỉnh sửa để thành hệ thống ghi nhận lại các phàn nàn và theo dõi quá trình xử lý phàn nàn của những bộ phận/ cá nhân có liên quan
2.4 Onlife web:
- Hệ thống văn bản/ quyết định/ tài liệu/ hướng dẫn của công ty…
- Chia sẻ các thông tin về công việc
- Diễn đàn trao đổi
- Đăng tải, lưu giữ tất cả những tin bài của Onlife News và Online Paper
- Đăng tải những Clip, Phóng sự ảnh, blog cá nhân
2.5 Truyền thông khác:
- Bảng tin tại các tầng
- Chiếu Clip Công ty trên màn hình Led tại các tầng
- Trưng bày các giải thưởng, thành tựu của VTC Online
Trang 10- Các hình ảnh/biểu tượng tại nhiều điểm trong Cty
3 Tổ chức Event nội bộ: Cần thiết phải xây dựng hệ thống events định kỳ
bởi vì Lễ hội là nơi thể hiện rõ nhất văn hóa đời sống, văn hóa cư xử, sự
văn minh của tổ chức Lễ hội mang lại giá trị tinh thần rất thân thiết, tạo
nên những nhung nhớ xao động Vì vậy, rất cần có những hoạt động/ lễ
hội mang tính định kỳ để thành truyền thống của Công ty
4 Tổ chức các mô hình CLB: Là những CLB dành cho lãnh đạo, CLB
nghề nghiệp hoặc sở thích Đây sẽ là nơi để mọi người giao lưu sau giờ
làm việc, tăng hiểu biết, chia sẻ lẫn nhau
5 Xuất bản các ấn phẩm của Online: Số tay nhân viên, sử ký…
CHƯƠNG TRÌNH 6 THÁNG CUỐI NĂM
STT Sản phẩm/sự kiện Thời điểm bắt đầu
Kinh phí dự kiến
TT (tr)
Trang 11cách Cty
4
On Comer (Chào đón nhân
5
On music (Sinh hoạt văn hóa
7
On Sumup (Tổng kết cuối
9
On Led (Chiếu Clip trên màn
Bảng tin
Trong 6 tháng trước mắt, chỉ khởi động những hoạt động trên Thời gian sau
sẽ tiếp tục duy trì và khởi động những hoạt động mới
III NHÂN SỰ THỰC HIỆN
- Lãnh đạo phải là những người gương mẫu tiên phong trong việc
định hướng VHDN bởi vai trò của lãnh đạo và những nhà sáng
lập là quan trọng nhất
- Phải có đội ngũ chuyên trách gồm 5 người để thực hiện và duy trì
các hoạt động xây dựng VHDN và truyền thông nội bộ
Trang 12- Các lãnh đạo cấp trung cần tích cực hỗ trợ và tham gia nhiệt tình.
Mỗi đơn vị phòng ban cần cam kết cử ra một người kiêm nhiệm thực hiện 2 nhiệm vụ trên
- Xây dựng đội ngũ CTV từ tất cả các phòng ban, đơn vị, mỗi nơi
phải có ít nhất 1 người tham gia mạng lưới VHDN và Truyền thông nội bộ
- Cần có sự đầu tư tài chính thích đáng cho hoạt động này trong
doanh nghiệp
Nếu thực hiện tốt và theo đúng kế hoạch trên, chắc chăn, văn hóa DN và công tác truyền thông trong DN sẽ được đẩy mạnh, tạo nên một tập thể đoàn kết, chia sẻ và thúc đẩy sự phát triển của DN
Hà nội, ngày 15/8/2010.
Nguyễn Thị Huệ