Đề xuất thay đổi phong cách lãnh đạo tại sở giao thông vận tải tỉnh ninh bình

Đề xuất thay đổi phong cách lãnh đạo tại Sở giao thông vận tải tỉnh NinhBình I.. Giới thiệu sơ lược về đơn vị công tác: Hiện nay tôi đang công tác tại Trung tâm tư vấn đầu

Trang 1

Đề xuất thay đổi phong cách lãnh đạo tại Sở giao thông vận tải tỉnh Ninh

Bình

I Giới thiệu sơ lược về đơn vị công tác:

Hiện nay tôi đang công tác tại Trung tâm tư vấn đầu tư xây dựng giao thông Ninh Bình – Sở giao thông vận tải tỉnh Ninh Bình (Trung tâm) Trung tâm là một đơn vị hành chính sự nghiệp tự chủ về tài chính và việc làm Nghành nghề chính là: tư vấn giám sát, khảo sát, thiết kế và quản lý dự án các công trình giao thông trên địa bàn tỉnh Ninh Bình Trung tâm có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo sở về các lĩnh vực hoạt động của mình Trung tâm được thành lập tháng 8 năm 2007 và mới thực hiện một nghành nghề chính là Tư vấn giám sát chất lượng công trình giao thông, nguồn công việc chủ yếu là do Sở phân công Hiện nay trung tâm có 12 người gồm: 2 người trong ban lãnh đạo (giám đốc và phó giám đốc); 2 người trong ban tài chính còn lại 8 người là các kỹ sư chuyên ngành Một vấn đề đáng quan tâm hiện nay của trung tâm là các lãnh đạo đều ở độ tuổi 59 (gần nghỉ chế độ) còn lại lực lượng lao động chính có lứa tuổi từ 25 đến 35 tuổi, chính sự cách biệt về tuổi tác đã gây ra nhiều cản trở trong giao tiếp và công việc Các lãnh đạo tuổi cao đã không còn mục tiêu phấn đấu, không nhạy cảm với cơ chế thị trường ví dụ như: chỉ thực hiện các công việc do Sở làm chủ đầu tư mà không tìm kiếm và tham gia đấu thầu thực hiện công việc của các chủ đầu tư khác dẫn đến nguồn việc rất hạn chế Lãnh đạo chuyên quyền và tự quyết tất cả mọi việc của trung tâm, tự cho mình là những người có lâu năm kinh nghiệm nên bỏ qua tất cả các ý kiến tham gia đóng góp của nhân viên Một điều quan trọng nữa là lực lượng lao động chính rất trẻ có trình độ chuyên môn cao và phù hợp với công việc lại không được tổ chức và sử dụng triệt để trong công việc gây lãng phí về nguồn lực và trí tuệ ví dụ như: mỗi công trình hay dự án lãnh đạo chỉ phân công bố trí một người giám sát quản lý chất lượng, trong khi đó trong trung tâm có vài kỹ sư năng lực và nhiệt tình lại không có việc làm,

"người làm không hết việc người thì ngồi chơi"

Trang 2

Sau khi nghiên cứu môn học quản trị hành vi tổ chức tôi thấy trong tổ chức mình công tác cần thay đổi một số hành vi cá nhân và văn hóa của tổ chức đặc

biệt là phong cách lãnh đạo và tổ chức làm việc theo nhóm để phát huy toàn

bộ tiềm lực trong trung tâm, xây dựng trung tâm phát triển mạnh về tài chính và con người, tạo chỗ đứng trên thương trường cho trung tâm trong lĩnh vực quản lý chất lượng công trình giao thông tiến tới thực hiện tất cả các nghành đã được cấp phép như: khảo sát thiết kế, quản lý dự án các công trình giao thông

Để hiểu rõ hơn và tiến hành thực hiện thay đổi những vấn đề trên ta cần đi qua một số khái niệm và phân tích rõ các nội dung bằng quan điểm lý thuyết của môn học hành vi tổ chức

II Các cơ sở lý thuyết để giải quyết các vấn đề:

1 Phong cách lãnh đạo

Có nhiều cách tiếp cận, hay nói chính xác hơn là phong cách trong lãnh đạo và quản lý Những phong cách này được hình thành dựa trên hệ thống những giả định và luận thuyết riêng Mỗi người sẽ lựa chọn cho mình một phong cách lãnh đạo riêng dựa trên kết hợp các yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn cá nhân liên quan, ở cấp độ lớn hơn đó là những yếu tố về văn hóa doanh nghiệp và các chuẩn mực chung trên một hệ thống tổng thể chung đó

1.1 Phân loại phong cách lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo của một cá nhân là dạng hành vi của người đó thể hiện các nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo, là hệ thống các dấu hiệu đặc trưng của hoạt và động quản lý của nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểm nhân cách của họ Có 3 loại phong cách lãnh đạo thường gặp:

 Phong cách lãnh đạo độc đoán

 Phong cách lãnh đạo dân chủ

 Phong cách lãnh đạo tự do

a Phong cách lãnh đạo độc đoán

Trang 3

Kiểu quản lý mệnh lệnh độc đoán được đặc trưng bằng việc tập trung mọi quyền lực vào tay một mình người quản lý, người lãnh đạo - quản lý bằng ý chí của mình, trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong tập thể

Phong cách lãnh đạo này xuất hiện khi các nhà lãnh đạo nói với các nhân viên chính xác những gì họ muốn các nhân viên làm và làm ra sao mà không kèm theo bất kỳ lời khuyên hay hướng dẫn nào cả

Đặc điểm:

 Nhân viên ít thích lãnh đạo

 Hiệu quả làm việc cao khi có mặt lãnh đạo, thấp khi không có mặt lãnh đạo

 Không khí trong tổ chức: gây hấn, phụ thuộc vào định hướng cá nhân

b Phong cách lãnh đạo dân chủ:

Kiểu quản lý dân chủ được đặc trưng bằng việc người quản lý biết phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo các quyết định

Kiểu quản lý này còn tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý

 Nhân viên thích lãnh đạo hơn

 Không khí thân thiện, định hướng nhóm, định hướng nhiệm vụ

 Năng suất lao động cao, kể cả không có mặt của lãnh đạo

c Phong cách lãnh đạo tự do

Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo sẽ cho phép các nhân viên được quyền ra quyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối với những quyết định được đưa ra

Trang 4

Phong cách lãnh đạo uỷ thác được sử dụng khi các nhân viên có khả năng phân tích tình huống và xác định những gì cần làm và làm như thế nào Bạn không thể ôm đồm tất cả mọi công việc, bạn phải đặt ra các thứ tự ưu tiên trong công việc và uỷ thác một số nhiệm vụ nào đó

 Nhân viên ít thích lãnh đạo

 Không khí trong tổ chức thân thiện, định hướng nhóm, định hướng vui chơi

 Năng suất thấp, người lãnh đạo vắng mặt thường xuyên

1.2 Các đặc điểm của Phong cách lãnh đạo:

Lãnh đạo là một quá trình tạo ảnh hưởng: Khả năng để thúc đẩy người khác làm một việc gì đó, tin vào một điều gì đó và hành động theo một phương pháp nhất định Phong cách lãnh đạo là mô hình cư xử bạn sử dụng khi bạn cố gắng tạo ra những ảnh hưởng của mình lên các nhân viên Rất nhiều người thuộc khu vực xã hội/ không lợi nhuận vì thế mà bị đẩy vào vị trí lãnh đạo khi họ không được đào tạo một cách thích hợp Tuy nhiên những điều này không phải là khó học, có rất nhiều trường lớp giảng dạy những phương pháp lãnh đạo hiệu quả Và đây là 8 đặc điểm mà Zimmerman Lehman tìm kiếm cho hình mẫu lãnh đạo lí tưởng:

a Tầm nhìn:

Có khả năng nhìn vào tương lai bằng một ngôn ngữ đơn giản nhưng hiệu quả: Một sự nhấn mạnh ở cái gì sẽ xảy ra hơn là điều gì đang xảy ra Đó là đặc điểm mà hầu hết những giám đốc đều cần để là một nhà lãnh đạo tốt Chúng ta có 2 cách nhìn rất khác nhau về tương lai, cho dù bạn có thích nó hay không Một nhà lãnh đạo phải có khả năng mường tượng một cách rõ ràng thành công

sẽ như thế nào và công ty làm sao để đến được đó

b Bạn phải hiểu làm sao để thúc đẩy người khác:

Trang 5

Những động lực đơn giản nhưng không thể chối cãi bao gồm: Sự khen ngợi (nói với họ rằng họ thật sự đã làm rất tốt, và không ai có thể thay thế được), đánh giá cao (một câu nói "cám ơn" đơn giản sẽ tạo ra được lòng tin nơi nhân viên của bạn), và sự công nhận (giải thưởng, sự tin cậy hay một lá thư tiến cử) Học cách đưa ra những phản hồi tích cực là một điều căn bản! Xây dựng tinh thần làm việc đồng đội là cách tốt nhất để tạo nên sự hợp tác và trách nhiệm Đôi khi, chúng ta cũng cần những động lực bằng cách thể hiện quan điểm một cách rõ ràng về những hệ quả của một số hành động không tốt

c Nhạy bén về cảm xúc (EI):

Vài người gọi nó là "nhìn sâu vào bên trong hay tìm hiểu những cảm xúc của người khác" Nó từng được định nghĩa như thông cảm nhưng bây giờ khi tìm kiếm về EI bạn sẽ thấy hàng triệu cách lí giải khác nhau "EI" bao gồm xác định, sử dụng, hiểu và điều khiển cảm giác Có thể "đọc" được người khác (hiểu những gì họ cần và muốn) là một điều vô giá Và hàng triệu người sẽ nói rằng nếu bạn không được sinh ra với điều này, bạn đều có thể học nó!

d Bạn phải có khả năng ủy quyền cho những người khác:

Người lãnh đạo hướng dẫn nhân viên làm cách nào để hoàn thành nhiệm vụ-đừng làm điều đó thay cho họ, ngay cả khi bạn có thể làm điều đó nhanh hơn rất nhiều vì bạn sẽ không bao giờ đủ thời gian Nói với họ những điều bạn mong muốn ở họ, đưa cho họ những công cụ họ cần để làm việc và hãy để tự họ thực hiện nhiệm vụ của mình Hãy học cách lắng nghe, đó là điều cần thiết nhất trong quá trình ủy quyền

e Bạn phải là một người đáng tin cậy:

Hành động của bạn phải đi liền với lời nói Điều đó sẽ giúp những người có quan điểm khác với bạn cũng sẽ rất khâm phục bạn Bởi vì không ai có thể nghe lời một người lãnh đạo không trung thực và thiếu công bằng

f Một người lãnh đạo phải biết chấp nhận rủi ro và thử thách:

Trang 6

Điều này nghe có vẻ lỗi thời nhưng nếu như bạn chỉ làm những gì giống như mọi người đã làm, bạn sẽ chỉ nhận được nhiêu đó mà thôi Hãy mạnh dạn với những thử thách bởi vì nó sẽ đem lại cho bạn những kết quả xứng đáng

g Một người lãnh đạo phải tập trung và kiên định:

Đó chính là sự xác định mục tiêu và tuân thủ những mục tiêu đặt ra Biết mình cần phải làm gì và thực hiện được nó (hoặc ủy quyền cho ai đó có khả năng thực hiện được) chính là một nhân tố quan trọng làm nên một lãnh đạo giỏi

h Và cuối cùng, người lãnh đạo cần một chút hài hước:

Khả năng mỉm cười trước mọi người biểu hiện một trình độ hiểu biết và là một cách dễ dàng nhất để làm cho mọi người có thiện cảm với bạn Hài hước sẽ là một liều thuốc cho sự căng thẳng nhưng nó sẽ là không phù hợp nếu như có dùng để chế giễu hay xem thường ai đó

2 Tổ chức làm việc theo nhóm

Chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm việc theo nhóm là rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chúng ta trong công việc Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả?

Để xây dựng một nhóm làm việc dựa trên tinh thần đồng đội, chúng ta phải tạo ra môi trường mà các nhân viên cảm thấy tự tin, thoải mái, tự tin và tin tưởng lẫn nhau để cùng nhau làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt đến mục tiêu chung đã được đặt ra Điều cơ bản, những thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được cấp trên đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự không rõ ràng ảnh

hưởng đến quyền lợi của mỗi người Những thành viên trong nhóm phải được định hướng rằng thành quả của tập thể có từ sự đóng góp tích cực của mỗi

người Có bốn chiến lược chính trong công tác xây dựng nhóm:

2.1 Xây dựng nhóm theo vai trò:

Trang 7

Sẽ khuyến khích các thành viên trong nhóm nhận thức rõ vai trò của mình cũng như định hướng vai trò trong nhóm của họ Sau khi nhận thức rõ, các thành viên nhóm sẽ chỉnh sửa vai trò của mình và hoạt động với định hướng tâm lý rõ ràng về trách nhiệm trước mắt của mình Hình thức xây dựng nhóm theo vai trò cũng giúp mọi người có thể nắm được những lợi ích của việc làm việc phối hợp cùng nhau trong một nhóm và hiểu rõ giá trị về vai trò của mình trong nhóm

2.2 Xây dựng nhóm theo mục tiêu đặt ra:

Một số hình thức can thiệp xây dựng nhóm phân biệt rõ những mục tiêu, nâng cao động lực của nhóm để hoàn thành các mục tiêu đặt ra và thành lập cơ chế phản hồi có thệ thống về quá trình hoàn thành mục tiêu của nhóm Hình thức này tương đối giống với hình thức đặt mục tiêu cá nhân, chỉ khác một điều đây là mục tiêu đặt ra cho nhóm

2.3 Xây dựng nhóm theo hướng giải quyết vấn đề:

Hình thức xây dựng nhóm này chú trọng việc ra quyết định, bao gồm việc nhận thức vấn đề và tìm hướng giải quyết của nhóm Để nâng cao các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình, một số nhóm tham dự vào các trò chơi mô phỏng đòi hỏi nhóm đó phải đưa ra một quyết định tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể trong game

2.4 Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp giữa các thành viên:

Hình thức này chú trọng tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm Mục đích của hình thức này nhằm xây dựng lòng tin và đề ra các phương pháp liên lạc giữa các thành viên trong nhóm nhờ giải quyết những vướng mắc và tổ chức họp kín Hình thức này bao gồm các cuộc họp đối thoại, tại đây các thành viên trong nhóm sẽ tham gia tranh luận và đi đến một hướng giải quyết tâm lý chung nhất Khi các thành viên nhận thức được mô hình tâm lý và nhận định của nhau, giữa họ sẽ bắt đầu hình thành một mô hình chung cho cách tư duy trong nhóm

Trang 8

III Phát triển các đề xuất và xác định các bước hành động để thay đổi các vấn đề của đơn vị

1 Thay đổi phong cách lãnh đạo hoặc đề bạt lãnh đạo mới:

Như trên đã trình bày, Trung tâm tư vấn đầu tư xây dựng giao thông – Sở giao thông vận tải Ninh Bình đã có rất nhiều vấn đề cần phải thay đổi trong tổ chức Đối với lãnh đạo cần phải thay đổi quan điểm và động lực bởi họ là những người cao tuổi không có định hướng và mục tiêu Có thể nói ban lãnh đạo của Trung Tâm làm việc không có hiệu quả, tạo ra hình ảnh xấu, họ không phải là những người linh hoạt và sáng suốt Với các lãnh đạo hiện thời họ phải thay đổi

quan điểm cũng như phong cách lãnh đạo như sau: về tầm nhìn lãnh đạo phải

có định hướng phát triển trong tương lai như nguồn công việc và phát triển mối quan hệ với các chủ đầu tư ngoài sở giao thông, phải nhận thấy sự thành công

trong tương lai Thay đổi cách nghĩ và thúc đẩy mọi người, lãnh đạo hiện thời

đã cao tuổi nên không còn động lực làm việc và không có ý trí phấn đấu, họ phải nhận thấy rằng mình vẫn còn có giá trị, phải thổi một luồng không khí làm việc mới cho trung tâm, thúc đẩy động lực làm việc cho các nhân viên, xây dựng tinh thần làm việc đồng đội là cách tốt nhất để tạo nên sự hợp tác và trách nhiệm Các lãnh đạo đã có rất nhiều kinh nghiệm trong cuộc sống và công việc đó là một lợi thế để họ đánh giá và sử dụng nhân viên vào những việc hợp lý có thể

"đọc" được người khác (hiểu những gì họ cần và muốn), nhưng phải luôn nhớ một điều không được áp đặt nhữ suy nghĩ lạc hậu không phù hợp với thực tế Họ phải hành động đi liền với lời nói, điều đó sẽ giúp những người có quan điểm khác với bạn cũng sẽ rất khâm phục bạn Một điều nữa là phải biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên đó là cách để giảm bớt sự chuyên quyền Đặc

điểm chấp nhận rủi ro và thử thách đây là một điểm yếu của ban lãnh đạo

hiện thời do họ lớn tuổi muốn an phận cho những năm công tác cuối của sự nghiệp, họ không nhạy bén với thị trường không mở rộng công việc Để thay đổi điều này họ phải chấp nhận rủ ro và thử thách phải biết tin tưởng vào sự thành

công trong tương lai Lãnh đạo phải tập trung và kiên định đó chính là sự xác

định mục tiêu và tuân thủ những mục tiêu đặt ra Biết mình cần phải làm gì và

Trang 9

thực hiện được nó (hoặc ủy quyền cho ai đó có khả năng thực hiện được) chính là một nhân tố quan trọng tạo lên sự nghiệp vinh quang

Một phương án khác là có thể Lãnh đạo Sở phải thay đổi một ban lãnh đạo trung tâm mới, họ phải có khả năng, có động lực, có nhiệt huyết, có định hướng và mục tiêu để phát triển đơn vị Lãnh đạo mới phải có: tầm nhìn, có khả năng thúc đẩy người khác, chấp nhận rủi ro và thử thách, phải tập trung và kiên định Để trở thành người lãnh đạo có hiệu quả người lãnh đạo nên áp dụng một số tình huống lãnh đạo cụ thể sau:

Lãnh đạo theo các giai đoạn phát triển của tập thể: Giai đoạn bắt đầu hình thành là giai đoạn tập thể chưa ổn định, mọi thành viên thường chỉ thực hiện công việc được giao theo nhiệm vụ, nhà lãnh đạo nên sử dụng phong cách độc đoán Giai đoạn tương đối ổn định, khi các thành viên chưa có sự thống nhất, tự giác trong hoạt động, tính tích cực, sự đoàn kết chưa cao, nên dùng kiểu lãnh đạo mềm dẻo, linh hoạt Giai đoạn tập thể phát triển cao, tập thể có bầu không khí tốt đẹp, có tinh thần đoàn kết, có khả năng tự quản, tự giác cao, nên dùng kiểu lãnh đạo dân chủ hoặc tự do; Lãnh đạo theo trình độ của nhân viên nên sử dụng phong cách lãnh đạo uỷ thác đối với các nhân viên hiểu rõ về công việc hơn chính bản thân nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo không thể ôm đồm tất cả mọi thứ, các nhân viên cần làm chủ công việc của họ Cũng như vậy, trường hợp này

sẽ giúp nhà lãnh đạo có điều kiện để làm những công việc khác cần thiết hơn; Lãnh đạo dựa theo tuổi là dùng kiểu lãnh đạo tự do đối với người hơn tuổi, với người nhỏ tuổi thì dùng kiểu lãnh đạo độc đoán; Lãnh đạo cần độc đoán với những người ưa chống đối, không có tính tự chủ, thiếu nghị lực, kém tính sáng tạo và cần dân chủ với những người có tinh thần hợp tác, có lối sống tập thể; Lãnh đạo nên tự do với những người không thích giao thiệp, có đầu óc cá nhân chủ nghĩa Khi gặp tình huống bất trắc đòi hỏi người lãnh đạo phải hành động khẩn trương và kịp thời, mọi nỗ lực phải dốc hết vào xử lý tình huống, doanh nghiệp cần một sự lãnh đạo cứng rắn và uy quyền Khi có sự bất đồng trong tập thể, trước sự thù địch, chia rẽ nội bộ, nhà quản trị cần phải áp dụng kiểu lãnh

Trang 10

đạo độc đoán, sử dụng tối đa quyền lực của mình Trong những tình huống gây hoang mang do sự xáo trộn trong tập thể như thay đổi, cải tổ…không ai biết nên phải làm gì, mọi người đều hoang mang Nhà quản trị phải tỏ ra gần gũi, gặp gỡ trao đổi, thông báo, tạo mối quan hệ thân mật để trấn an nhân viên

2 Trung tâm cần lập nhóm và làm việc theo nhóm

Vấn đề của trung tâm là các cá nhân làm việc độc lập, nhiều người thì quá tải công việc, nhiều người thì quá nhàn dỗi Đồng thời tính chất công việc là tư vấn giám sát và quản lý chất lượng công trình giao thông đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc Trong mỗi dự án xây dựng công trình giao thông đều có cầu và đường, các nhân viên có thể là kỹ sư cầu, kỹ sư đường hoặc kỹ sư thí nghiệm vì vậy chúng ta phải thành lập nhóm và thực hiện công việc theo nhóm Nhóm có thể từ hai đến ba người có trình độ chuyên môn phù hợp với từng dự án thực tế Khi lập nhóm làm việc, chúng ta cần phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Nhóm là tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan: Việc lập nhóm tốt hơn hết nên hội đủ những người với nhiều

thành phần khác nhau Và việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm nên căn cứ vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực hiện là gì Với điều kiện nhân lực thực tế tại trung tâm ta nên bố trí các thành viên trong nhóm gồm một kỹ sư cầu, một kỹ

sư đường và một kỹ sư thí nghiệm

- Phân công phù hợp với khả năng: Sự phân công công việc phù hợp sẽ giúp

mọi người làm việc dễ dàng hơn Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với nhau chứ không phải độc lập

- Đảm bảo sự công bằng: Ai cũng có quyền phát biểu ý kiến của mình, không

nên phản bác sự nhiệt tình của họ khi chưa xác định được rõ ràng bằng thực tế rằng, ý tưởng đó là sai, sự chê bai không bao giờ là phương pháp thích hợp để nhận xét một ý kiến

- Xây dựng lòng tin giữa các thành viên: Hãy khẳng định rằng các thành viên là

như nhau khi tham gia vào nhóm, chỉ trừ người trưởng nhóm Mọi người đều có

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	128 KB