TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ Phân hệ tra cứu OPAC phục vụ cho đối tượng bạn đọc truy cập vào tìm kiếm tài liệu đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu của bạn đọc. Phân hệ OPAC cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh, cho phép người dùng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau, tìm kiếm one search, tìm kiếm nhanh, tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, tìm liên thư viện

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

tập cái mới, ủng hộ cái mới, thực hiện cái mới, thì việc gì chúng

ta cũng làm được HỒ CHÍ MINH

2

IV GIA HẠN MƯỢN 14

V XEM THÔNG TIN CÁ NHÂN 16

VI ĐỔI MẬT KHẨU 16

PHẦN II DÀNH CHO CÁN BỘ NGHIỆP VỤ 18

I GIỚI THIỆU 18

II PHÂN HỆ BỔ SUNG 18

1 Đơn đặt ấn phẩm 19

2 Đơn nhận ấn phẩm 27

III PHÂN HỆ BIÊN MỤC MARC21 34

1 Tạo mới biểu ghi biên mục 34

2 Quản lý biểu ghi biên mục 37

3 Quản lý bộ sưu tập 40

IV PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO 43

1 Cấp lưu trữ 43

2 Hệ thống lưu trữ 44

3 Xếp giá 47

4 Đánh lại số ĐKCB 47

5 Luân chuyển tài liệu 49

6 Tài liệu ra khỏi kho 51

7 Kiểm kê 53

8 Thanh lý 57

9 Xử lý mất 59

V PHÂN HỆ LƯU THÔNG 61

1 Quản lý bạn đọc 61

3

2 Mượn trả tài liệu 67

3 Quản lý gia hạn 70

4 Quản lý đăng ký mượn 71

5 Bạn đọc trả tài liệu 71

6 Quản lý phạt 72

7 Tra cứu mượn trả 76

8 Chính sách lưu thông 78

VI PHÂN HỆ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ 81

1 Tạo mới biểu ghi 81

2 Quản lý biểu ghi 83

3 Đồng bộ từ ilib 84

4 Quản lý bộ sưu tập 85

5 Chính sách lưu thông tài liệu số 87

VII PHÂN HỆ QUẢN LÝ DOWNLOAD TÀI LIỆU SỐ 88

1 Danh mục loại thành viên 89

2 Danh mục loại phí download 90

3 Quản lý thành viên 90

4 Quản lý thu phí 91

5 Thống kê Download 91

VIII PHÂN HỆ BÁO – TẠP CHÍ 92

IX PHÂN HỆ BÁO CÁO 96

Màn hình chính của trang OPAC

II TÌM KIẾM TÀI LIỆU

Hỗ trợ cho bạn đọc tra cứu được tài liệu của thư viện thông qua các tiêu chí tìm kiếm như:

 Tìm kiếm nhanh

 Tìm kiếm cơ bản

 Tìm kiếm nâng cao

 Tìm kiếm liên thư viện

1 Tìm kiếm nhanh

 Thực hiện tìm kiếm

được trên trang OPAC

Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm

 Xem danh sách kết quả tìm kiếm

Bạn đọc có thể sắp xếp danh sách các kết quả nhan đề tài liệu, theo năm xuất bản bằng cách nhấn chọn vào ô Sắp xếp để chọn

6

Màn hình chọn sắp xếp kết quả tìm kiếm

Bạn đọc muốn xuất các biểu ghi ra file excel, file marc21, …., bạn đọc tiến hành tích chọn các biểu ghi cần xuất và chọn kiểu xuất ra

Màn hình xuất kết quả tìm kiếm

Muốn xem danh sách kết quả tìm kiếm ở trang kế tiếp bạn đọc nhấn chọn vào số thứ

tự của trang tiếp theo

Màn hình xem kết quả các trang tiếp theo

7

 Xem chi tiết kết quả tìm kiếm

Tại màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm, bạn đọc nhấn vào nhan đề của tài liệu hoặc nhấn chọn nút Chi tiết để có thể xem thông tin chi tiết tài liệu

Màn hình hiển thị thông tin chi tiết tài liệu

Tại màn hình xem thông tin chi tiết của tài liệu, bạn đọc có thể chọn chế độ xem theo ISBD, theo MARC21, theo Doublin Core, … bằng cách nhấn chọn vào Chế độ xem

Màn hình hiển thị thông tin chi tiết theo chế độ xem Doublin Core

Bạn đọc có thể đưa những tài liệu trong quá trình tìm kiếm vào các bộ sưu tập do chính bạn đọc thiết lập nhằm giúp cho bạn đọc có thể xem lại các tài liệu đó khi cần Tại màn hình xem chi tiết, bạn đọc nhấn chọn Chọn BST để đưa tài liệu vào trong các bộ sưu tập đã được tạo ở phần thông tin cá nhân

Đối với những biểu ghi có file tài liệu số sẽ có biểu tượng , bạn đọc bấm chọn vào biểu tượng đó sẽ xuất hiện danh sách các file tài liệu số đi kèm biểu ghi Tại màn

8

Màn hình danh sách các file tài liệu số

Để xem các thông tin về tình trạng các số ĐKCB của tài liệu bạn đọc nhấn chọn Tab Vị trí tài liệu

Màn hình hiển thị thông tin ĐKCB

Để xem thông tin về các tài liệu liên quan đến tài liệu đang xem, bạn đọc bấm chọn Tab Liên kết

Màn hình hiển thị thông tin các tài liệu liên quan

9

Để xem thông tin các bình luận của các bạn đọc khác về tài liệu, bạn đọc bấm chọn Tab Bình luận

Màn hình hiển thị các bình luận liên quan về tài liệu

Chú ý: Bạn đọc muốn đánh giá, bình luận cho tài liệu thì phải đăng nhập vào tài

khoản, sau đó tiến hành đánh giá, viết bình luận cho tài liệu và nhấn chọn nút Gửi bình luận Bình luận này sẽ được cán bộ thư viện xem xét, phê duyệt trước khi cho hiển thị ra trang tra cứu

Để tìm kiếm thêm thông tin tài liệu này ở các trang tra cứu khác thì bấm chọn Tab Tìm kiếm thêm (các trang tra cứu này phải được liên kết với đơn vị và đã được tích hợp trong tra cứu thì bạn đọc mới có thể thực hiện tìm kiếm được)

Màn hình tìm kiếm thêm tại các trang tra cứu khác

2 Tìm đơn giản

Bạn đọc nhấn chọn Tab Cơ bản, hiển thị ra màn hình tìm kiếm với các tiêu chí tìm

có sẵn

10

Màn hình tìm kiếm cơ bản

Nhập từ khóa cần tìm kiếm theo: nhan đề tài liệu hoặc theo tác giả, năm xuất bản, từ

khóa,…sau đó nhấn nút Tìm kiếm

Chú ý: Trong quá trình thực hiện tìm kiếm, bạn đọc có thể:

- Chọn tìm theo Loại tài nguyên và Loại tài liệu để thu hẹp kết quả tìm kiếm lại

- Để tìm chính xác từ khóa, bạn đọc tích chọn vào ô tương ứng với nhãn trường chứa thông tin cần tìm kiếm

- Để tìm kiếm không dấu bạn đọc tích chọn vào ô Tìm không dấu

Màn hình giới hạn kết quả tìm kiếm

Tại màn hình danh sách kết quả tìm kiếm, bạn đọc có thể tiến hành sắp xếp kết quả tìm kiếm, xuất danh sách kết quả tìm kiếm, xem thông tin chi tiết tài liệu (xem chi tiết phần Tìm kiếm nhanh)

11

Chú ý: Để xem các thông tin liên quan đến tài liệu đang cần tìm kiếm, bạn đọc xem

trong phần Kết quả tìm kiếm Tại phần này bạn đọc có thể giới hạn kết quả tìm bằng cách tích chọn vào ô tương ứng trong các nhóm Loại tài liệu, Tác giả, Năm xuất bản, …

Màn hình xem theo kết quả tìm kiếm

3 Tìm nâng cao

Tìm kiếm nâng cao trong OPAC giúp bạn đọc tìm kiếm được kết quả nhanh chóng

và chính xác Với tính năng tra cứu này, bạn đọc cần có được kiến thức tra cứu thông tin

cơ bản, đó là cách thức kết hợp các biểu thức tìm kiếm bằng 3 toán tử Boolean cơ bản AND, OR, NOT

 Toán tử AND: là toán tử giao các nhóm: kết quả của AND giữa hai nhóm

là nhóm chỉ chứa những phần tử chung của hai nhóm

 Toán tử OR (Cộng lôgic): là toán tử hợp nhóm: Kết quả của OR giữa hai nhóm là nhóm tạo bởi sự hoà trộn giữa hai nhóm Phần tử đồng thời thuộc

cả hai nhóm hoặc chỉ thuộc một trong hai nhóm

 Toán tử NOT: là toán tử loại trừ nhóm: Kết quả của NOT giữa hai nhóm

là nhóm chứa tất cả các phần tử thuộc nhóm thứ nhất mà không thuộc nhóm thứ hai Nếu có các phần tử chung giữa hai nhóm sẽ bị loại trừ

Cách thực hiện:

B1 Chọn thông tin các nhãn trường cần tìm kiếm

B2 Chọn toán tử kết hợp cần tìm

B3 Nhấn chọn nút Tìm kiếm

12

Màn hình tìm kiếm nâng cao

Chú ý: Trong quá trình thực hiện tìm kiếm, bạn đọc có thể:

- Chọn tìm theo Loại tài nguyên để thu hẹp kết quả tìm kiếm lại

- Để tìm chính xác từ khóa, bạn đọc tích chọn vào ô Tìm chính xác

- Để tìm kiếm không dấu bạn đọc tích chọn vào ô Tìm không dấu

Tại màn hình danh sách kết quả tìm kiếm, bạn đọc có thể tiến hành sắp xếp kết quả tìm kiếm, xuất danh sách kết quả tìm kiếm, xem thông tin chi tiết tài liệu (xem chi tiết phần Tìm kiếm nhanh)

4 Tìm liên thư viện

B1 Bạn đọc nhấn chọn Tab Tìm liên thư viện, hiển thị màn hình tìm kiếm giúp bạn đọc tìm theo cơ sở dữ liệu của các thư viện khác (Springer link, Tailieu.vn) theo địa chỉ liên kết có sẵn trên trang OPAC

B2 Nhập từ khóa cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm

B3 Tích chọn vào cơ sở dữ liệu của đơn vị cần tìm

B4 Nhấn phím Enter hoặc nhấn chọn nút Tìm kiếm để thực hiện tìm tài liệu

13

Màn hình tìm kiếm liên thư viện

Nhấn chọn vào kết quả tìm kiếm của đơn vị cần xem, hiển thị danh sách các tài liệu liên quan

Màn hình danh sách kết quả tìm kiếm

Nhấn chọn vào tiêu đề tài liệu hoặc nút Chi tiết để xem các thông tin liên quan về tài liệu

Màn hình xem chi tiết tài liệu

III ĐĂNG KÝ MƯỢN

Khi bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu nhưng tài liệu mà bạn đọc muốn mượn đã được các bạn đọc khác mượn hết, để khi có bạn đọc nào trả tài liệu là bạn đọc đó có thể mượn được luôn thì bạn đọc đó cần tiến hành đăng ký mượn qua tra tra cứu OPAC Các yêu cầu đăng ký mượn này sẽ được cán bộ thư viện xem xét và xét duyệt trước khi đồng ý cho đăng ký mượn

Các bước thực hiện:

14

Màn hình đăng ký mượn

B5 Nhấn chọn nút Đăng ký mượn (Nếu bạn đọc chưa đăng nhập vào trang tra cứu

OPAC thì chương trình sẽ hiện thông báo yêu cầu bạn đọc đăng nhập, ngược lại nếu đã

đăng nhập thì sẽ hiển thị màn hình đăng ký mượn)

Màn hình điền thông tin đăng ký mượn

B6 Điền thông tin điện thoai, email của bạn đọc

B7 Nhấn chọn nút Đăng ký mượn, ngược lại chọn nút Hủy để quay trở lại màn

hình hiển thị các số ĐKCB của tài liệu

Chú ý: Bạn đọc muốn theo dõi tình trạng xét duyệt tài liệu thì vào phần thông tin cá

nhân để xem có được chấp nhận hay bị từ chối

IV GIA HẠN MƯỢN

15

Khi bạn đọc chưa đọc hết tài liệu mà đã đến hạn trả, bạn đọc muốn xin gia hạn đọc tiếp thì ngoài cách đến trực tiếp xin gia hạn thì bạn đọc còn có thể xin gia hạn qua trang tra cứu OPAC

Các yêu cầu xin gia hạn này sẽ được cán bộ thư viện xem xét và xét duyệt trước khi đồng ý cho bạn đọc gia hạn

Các bước thực hiện:

B1 Bạn đọc vào trang tra cứu OPAC

B2 Đăng nhập vào trang tra cứu OPAC

Màn hình đăng nhâp

B3 Nhập thông tin tên truy cập và mật khẩu

B4 Nhấn chọn nút Đăng nhập

B5 Nhấn chọn Thông tin cá nhân

Màn hình chọn Thông tin cá nhân

B6 Tại màn hình thông tin cá nhân chọn Tài liệu đang mượn

16

Màn hình danh sách tài liệu đang mượn

B7 Nhấn chọn biểu tượng tương ứng với tài liệu cần xin gia hạn

Chú ý:

- Bạn đọc muốn theo dõi tình trạng xét duyệt tài liệu thì vào phần thông tin

cá nhân để xem có được chấp nhận hay bị từ chối

V XEM THÔNG TIN CÁ NHÂN

B1 Bạn đọc vào trang tra cứu OPAC

B2 Đăng nhập vào trang tra cứu OPAC

B3 Nhấn chọn Thông tin cá nhân

Màn hình thông tin cá nhân

B4 Bạn đọc muốn xem thông tin về vấn đề gì thì nhấn chọn vào vấn đề đó để xem các thông tin liên quan

VI ĐỔI MẬT KHẨU

B1 Bạn đọc vào trang tra cứu OPAC

B2 Đăng nhập vào trang tra cứu OPAC

B3 Nhấn chọn Thông tin cá nhân

18

Gồm các phân hệ dành riêng cho cán bộ thư viện, phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn của thư viện

Đăng nhập vào chương trình tùy theo cấu hình địa chỉ thư viện của từng đơn vị

Người dùng đăng nhập theo tài khoản và mật khẩu được cán bộ quản trị cung cấp

Các phân hệ chính của phần mềm:

 Phân hệ Bổ sung

 Phân hệ Biên mục Marc21

 Phân hệ lưu thông

 Phân hệ quản lý kho

 Phân hệ báo cáo

 Phân hệ Quản trị hệ thống

 Phân hệ quản lý tài liệu số

II PHÂN HỆ BỔ SUNG

19

Mục đích: phân hệ bổ sung cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các tính năng nghiệp vụ phục

vụ công tác bổ sung tài liệu của thư viện Thiết lập ra các đơn đặt và đơn nhận tài liệu, theo dõi sát sao công tác bổ sung tài liệu về thư viện Cho phép thống kê, quyết toán, theo dõi quỹ bổ sung tài liệu, tạo ra các báo cáo liên quan tới công tác bổ sung tài liệu

1 Đơn đặt ấn phẩm

Các bước thực hiện: Tại màn hình chính của phần mềm nhấn chọn menu Bổ sung /

Đơn đặt

Tại màn hình đơn đặt người dùng có thể:

 Tạo mới đơn đặt tài liệu

 Tìm kiếm đơn đặt đã có

 Tạo báo cáo đơn đặt

Tạo đơn đặt mới:

20

Màn hình tạo mới đơn đặt

Thêm sách lẻ vào đơn đặt:

B1 Tại màn hình đơn đặt nhấn chọn Thêm sách lẻ

Màn hình thêm sách lẻ

B2 Chọn loại tài liệu, chọn Worksheet nhập tin, nhập số lượng tài liệu cần đặt

B3 Nhập thông tin cho ấn phẩm theo nhãn trường marc21 đã định nghĩa sẵn: Nhan đề tài liệu; tác giả; nơi xuất bản; nhà xuất bản; năm xuất bản;…

B4 Nhập xong nhấn nút Ghi lại

Màn hình tra trùng sách lẻ

22

Màn hình sao chép thông tin ấn phẩm tra trùng được

Thêm sách bộ tập vào đơn đặt:

25

B4 Để thêm mới tập vào bộ đã có: người dùng tích chọn vào một tập bất kỳ sau đó nhấn nút Sao chép / sửa thông tin cho tập mới sao chép / Ghi lại / Quay lại / Ấn phẩm tập mới tạo đã được đưa vào đơn đặt

Tìm kiếm đơn đặt:

B1 Tại phân hệ Bổ sung nhấn chọn đơn đặt

B2 Nhập tiêu chí tìm kiếm trong form tìm: theo số đơn từ…đến…; tên đơn đặt; ngày đặt từ…đến…; nhà cung cấp; trạng thái đơn

B3 Nhấn tìm kiếm

B4 Hiển thị kết quả tìm kiếm được

B5 Xem chi tiết đơn đặt

Màn hình tìm kiếm đơn đặt

Sửa/Xóa đơn đặt:

B1 Tại màn hình tìm kiếm đơn đặt nhập tìm kiếm đơn cần sửa/xóa

B2 Chọn đơn đặt: nhấn chọn biểu tượng cập nhật để sửa đơn đặt hoặc nhấn chọn biểu tượng xóa để xóa đơn đặt

Lưu ý: chỉ xóa được đơn đặt khi đơn ở trạng thái chưa duyệt và trong đơn không còn

tài liệu

26

Màn hình sửa/xóa đơn đặt

Báo cáo đơn đặt:

B1 Tại màn hình đơn đặt nhấn chọn Tạo báo cáo

B2 Nhập điều kiện tìm kiếm đơn đặt trên form tìm: tên đơn, mã đơn từ…đến…, ngày đặt từ…đến…,

B3 Nhấn tìm kiếm

B4 In đơn đặt (chỉ in được khi đơn đặt có trạng thái đã duyệt)

B5 In danh mục đặt sách (chỉ in được khi đơn đặt có trạng thái chưa duyệt)

Màn hình in báo cáo đơn đặt

27

2 Đơn nhận ấn phẩm

Các bước thực hiện: Tại màn hình chính của đơn nhận ấn phẩm người dùng có thể

thực hiện các chức năng sau:

 Tạo mới đơn nhận

 Nhận ấn phẩm từ đơn đặt hoặc nhập trực tiếp ấn phẩm vào đơn nhận

 Tìm kiếm để xem thông tin các đơn nhận đã có

Tạo mới đơn nhận:

B1 Tại màn hình chính của phân hệ bổ sung người dùng nhấn chọn Đơn nhận

B2 Nhấn Tạo mới

B3 Nhập thông tin chung cho đơn nhận:

- Mã đơn: chương trình tự động sinh mã đơn theo thứ tự tăng dần

- Tên đơn: nhập tên đơn nhận bổ sung

- Nguồn: chọn nguồn bổ sung

- Thuộc quỹ: chọn quỹ bổ sung

- Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp

- Nơi nhận: chọn nơi nhận

- Ngày nhận: nhập ngày nhận

B4 Nhấn Ghi lại

Màn hình thêm mới đơn nhận

Tại màn hình đơn nhận người dùng có thể Thêm tài liệu lấy từ đơn đặt hoặc thêm tài

liệu trực tiếp không qua đơn đặt

Thêm tài liệu từ đơn đặt:

B1 Nhấn chọn Thêm từ đơn đặt

28

Màn hình thêm tài liệu từ đơn đặt

B2 Nhập tìm kiếm đơn đặt: tìm theo mã đơn hoặc tên đơn

B3 Tích chọn vào tài liệu cần nhận

B4 Nhấn chọn ấn phẩm

Màn hình chọn ấn phẩm từ đơn đặt

B5 Tài liệu được chọn vào màn hình đơn nhận, khi đó người dùng có thể ĐKCB cho tài liệu hoặc xem chi tiết tài liệu để chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết

29

Màn hình thêm đơn nhận tài liệu

Thêm tài liệu trực tiếp không qua đơn đặt:

B1 Tại màn hình đơn nhận người dùng nhấn chọn Thêm sách lẻ hoặc chọn sách tập

để nhập thông tin cho tài liệu vào đơn nhận

 Trường hợp thêm sách lẻ vào đơn nhận:

B2 Thêm sách lẻ: nhấn chọn chức năng thêm sách lẻ, hiển thị ra màn hình nhập thông tin cho sách lẻ

B3 Chọn loại tài liệu, chọn Worksheet, nhập số lượng tài liệu

B4 Nhập thông tin chi tiết cho tài liệu ở các trường Marc21: Nhan đề, tác giả, phân loại, nơi nhà năm xuất bản, số trang, khổ cỡ,…

B5 Nhập xong nhấn Ghi lại

30

Màn hình thêm sách lẻ vào đơn nhận

B6 Nhấn chọn ĐKCB để nhập số ĐKCB cho tài liệu được chọn

B7 Nhập ĐKCB riêng lẻ hoặc nhập ĐKCB theo lô với số lượng tài liệu có nhiều cuốn trên một tên sách

Màn hình ĐKCB riêng lẻ

31

Màn hình ĐKCB theo lô

 Trường hợp thêm sách bộ tập vào đơn nhận:

B1 Tại màn hình bổ sung đơn nhận nhấn chọn nút chọn sách tập

32

Màn hình sao chép sách tập

B6 Nhập thông tin cho sách tập: số lượng cuốn, nhan đề, tác giả, nơi nhà năm xuất bản, lưu ý với trường thứ tự tập của tài liệu là 245$n và nhan đề tập 245$p

B7 Nhập xong nhấn Ghi lại

B8 Tại màn hình thêm sách tập người dùng có thể ĐKCB cho sách tập vừa nhập (nhấn nút ĐKCB) hoặc để nhập tập tiếp theo người dùng nhấn nút Sao chép tập

Màn hình ĐKCB và sao chép sách tập

B3 Nhấn biểu tượng cập nhật để xem chi tiết đơn nhận

Màn hình tìm kiếm và xem chi tiết đơn nhận

Sửa/xóa đơn nhận:

34

Màn hình sửa/xóa đơn nhận

III PHÂN HỆ BIÊN MỤC MARC21

Phân hệ Biên mục Marc21 phục vụ cho cán bộ thư viện biên mục mọi loại hình tài liệu theo chuẩn Marc21

Tại phân hệ Biên mục, cán bộ thư viện nhập mới biểu ghi biên mục, tìm kiếm các biểu ghi đã biên mục, in báo cáo liên quan

1 Tạo mới biểu ghi biên mục

B1 Nhấn Tạo mới biểu ghi, hiển thị màn hình nhập mới biểu ghi trống với các nhãn trường biên mục theo Marc21 Người dùng nhấn chọn loại tài liệu, trạng thái biểu ghi,… Tại màn hình Marc21 người dùng có thể lặp nhãn trường chính hoặc lặp nhãn trường con, có thể xóa nhãn trường nhập tin

35

Màn hình nhập mới biểu ghi biên mục

B2 Nhập thông tin chi tiết cho biểu ghi: chỉ số ISBD, giá tiền, phân loại, tác giả, nhan

đề tài liệu, địa chỉ xuất bản, mô tả vật lý, từ khóa,…

B3 Nhập xong nhấn Ghi lại

B4 Nhập ĐKCB cho tài liệu, nhấn chọn ĐKCB

B5 Tại màn hình ĐKCB người dùng có thể ĐKCB theo lô hoặc ĐKCB riêng lẻ

Màn hình ĐKCB riêng lẻ

B6 Nhập số ĐKCB sau đó chọn Nơi lưu giữ và nhấn nút ĐKCB

B7 Để ĐKCB theo lô người dùng nhấn chọn ĐKCB theo lô sau đó nhập thông tin cho số ĐKCB

36

Màn hình ĐKCB theo lô

 Tại màn hình thêm mới biểu ghi biên mục người dùng có thể:

 Xóa biểu ghi

 Liên kết biểu ghi: để liên kết biểu ghi hiện tại với một biểu ghi khác

 Tạo index: phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu

 Tải ảnh bìa cho tài liệu: upload ảnh bìa cho tài liệu được chọn

 Chọn tài liệu vào bộ sưu tập: đưa tài liệu vào các bộ sưu tập

 Sao chép biểu ghi: tạo ra biểu ghi mới từ biểu ghi được chọn

Màn hình các tính năng liên quan trong biểu ghi biên mục

 Xem thêm: để xem thông tin đầu biểu tài liệu và để tìm kiếm nhanh tài liệu theo số MFN và số ĐKCB

37

Màn hình xem thêm biểu ghi biên mục

2 Quản lý biểu ghi biên mục

Mục đích:

Phục vụ cho việc tìm kiếm lại các biểu ghi đã biên mục vào hệ thống, tại chức năng này người dùng có thể chỉnh sửa thông tin cho biểu ghi, hoặc tìm kiếm để phục vụ in ra danh sách tài liệu theo nhu cầu tìm kiếm trên form

Thao tác thực hiện:

 Tìm kiếm tài liệu

B1 Nhấn chọn chức năng Quản lý biểu ghi

B2 Nhập điều kiện tìm kiếm trên Form sau đó nhấn Tìm kiếm

Để hiển thị thêm điều kiện tìm kiếm mở rộng, nhấn chọn biểu tượng mũi tên bên dưới

38

Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm

 Sửa/xóa thông tin tài liệu

B1 Để sửa/xóa thông tin tài liệu, người dùng vào tìm kiếm tài liệu cần sửa/xóa B2 Nhấn chọn biểu tượng xem chi tiết biểu ghi hoặc nhấn chọn nhan đề tài liệu

Màn hình xem chi tiết biểu ghi

B3 Hiển thị chi tiết biểu ghi được chọn

B4 Tại màn hình chi tiết biểu ghi, người dùng có thể:

- Chỉnh sửa thông tin cho biểu ghi này

- Xóa biểu ghi: để xóa biểu ghi khỏi chương trình

- Liên kết biểu ghi: liên kết biểu ghi hiện tại với biểu ghi khác

39

- Tạo index: phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu

- Tải ảnh bìa: để tải ảnh bìa cho tài liệu

- Bộ sưu tập: chọn tài liệu hiện tại vào bộ sưu tập

- ĐKCB: ĐKCB cho tài liệu

- Sao chép: biểu ghi hiện tại sẽ được sao chép ra thành biểu ghi mới giống với biểu ghi gốc ban đầu

Màn hình hiển thị chi tiết biểu ghi biên mục

 In báo cáo biên mục

B1 Để in các báo cáo biên mục, người dùng vào tìm kiếm tài liệu

B2 Nhập điều kiện cần tìm kiếm trên form tìm: theo đơn nhận, theo MFN, theo số ĐKCB, theo phân loại,…

B3 Tích chọn vào danh sách tài liệu cần in

B4 Nhấn nút Báo cáo

B5 Chọn loại báo cáo cần in trong list danh sách báo cáo có sẵn: báo cáo thư mục tài liệu, phích tra cứu,…

 Thêm mới bộ sưu tập:

B1 Tại phân hệ Biên mục Marc21 nhấn chọn chức năng Quản lý bộ sưu tập

B2 Nhấn chọn Thêm mới

Màn hình thêm mới bộ sưu tập

B3 Nhập thông tin cho bộ sưu tập: tên bộ sưu tập; số thứ tự; chọn thuộc nhóm nếu

bộ sưu tập mới tạo thuộc cấp con của bộ sưu tập đã có, nếu bỏ trống trường này thì sẽ tạo ra bộ sưu tập cấp cha ngoài cùng; nhập mô tả nếu có

B4 Nhấn Ghi lại