Để áp dụng những thành tựu của CNTT vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong công ty mình đang làm việc, tôi xin trình bày chiến lược phát triển, nâng cấp cơ sở hạ tầng và nguồn nhân
Trang 1PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT&TT TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG DÂN DỤNG HÀ NỘI
Trong những năm gần đây, việc sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hệ thống sản xuất kinh doanh (SXKD) đã có nhiều thay đổi lớn về lượng và cả chất Các ứng dụng đầu tiên của CNTT đã được đưa vào vận hành từ những năm trước, hướng đến hiệu quả trong quá trình quản lý Với công nghệ thông tin (CNTT), các tính toán truyền thống được thực hiện nhanh, tin cậy và chính xác hơn Nhiều công đoạn trong dây chuyền SXKD đã thay thế cho lao động của con người Đến nay, CNTT đã thâm nhập hết sức sâu rộng vào quá trình SXKD, không chỉ là việc tự động hóa sản xuất
mà chính sự phát triển của CNTT đã trở thành công cụ hỗ trợ quyết định đem đến ngày càng nhiều lợi thế cho công tác chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động SXKD Nhờ CNTT mà các phòng, xí nghiệp, trong công ty, được kết nối trực tuyến với nhau, đáp ứng tốt nhất yêu cầu chỉ đạo, điều hành các hoạt động SXKD một nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí
Để áp dụng những thành tựu của CNTT vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong công ty mình đang làm việc, tôi xin trình bày chiến lược phát triển, nâng cấp cơ
sở hạ tầng và nguồn nhân lực về CNTT&TT tại Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công
ty cổ phần đầu tư xây dựng dân dụng Hà Nội, Kế hoạch ứng dụng CNTT&TT nhằm năng cao hiệu quả hoạt động của phòng trong giai đoạn 5 năm 2014 -2019 và Chương trình hành động trong giai đoạn I từ tháng 6/2014 đến tháng 6/2015 với mục tiêu, nguồn lực và các hoạt động cụ thể như sau
I Giới thiệu chung về công ty
I.1 Giới thiệu về công ty:
Tên công ty: Công ty cổ phần Đầu tư
xây dựng dân dụng Hà Nội
Trụ sở Công ty: Số 292 Văn Chương –
Khâm Thiên – Đống Đa - Hà Nội
Trang 2ĐT: 04 38513857 – 04 38514957
Fax: 04 38511715
Webside: hcci.com.vn
Email: info@hcci.com.vn
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng dân dụng Hà Nội được chuyển đổi từ một doanh nghiệp Nhà nước hạng I trước đây là Công ty xây dựng dân dụng Hà Nội thành công ty Cổ phần theo Quyết định số 1748/QQĐ-UBND ngày 04/05/2007 của UBND Thành phố Hà Nội
Lĩnh vực hoạt động:
Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, nhà ở
Xây dưng công trình kỹ thuật hạ tầng, công trình giao thông đường bộ, công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ
Xây dựng lắp đặt đường dây và trạm biến áp đến 35KV
Xây dựng và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình
Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng, trang trí nội ngoại thất; Sản xuất tiêu thụ
bê tông thương phẩm và các sản phẩm bê tông;
Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản để phát triển các khu đô thị và các cộng trình đô thị khác Tư vấn cho các chủ đầu tư trong nước, nước ngoài về lĩnh vực lập và tổ chức thực hiện các dự án, lĩnh vực đất đai, giải phóng mặt bằng Tư vấn thiết kế soạn thảo hồ sơ mời thầu Giám sát quản lý quá trình thi công xây lắp, quản lý chi phí xây dựng và nghiệm thu công trình
Kinh doanh nhà, dùng quỹ nhà thuộc sở hữu của Công ty để cho thuê làm văn phòng đại diện hoặc cư trú đối với các tổ chức, cá nhân trong và nhà nước
Kinh doanh khách sạn, máy móc thiết bị và vật tư chuyên ngành xây dựng, vận chuyển bằng ô tô
Công ty đã được tổ chức QUACERT và AJA cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo hệ thống ISO 9001 – 2000 và liên doanh với nhiều đối tác nước ngoài như
Trang 3công ty TNHH Tháp Trung Tâm Hà Nội liên doanh với Singapo, Công ty xây dựng
Hà Nội - Bắc Kinh liên doanh với Hồng Kông, Trung Quốc…
Có truyền thống lâu năm trong lĩnh vực xây dựng, đội ngũ cán bộ quản lý kỹ thuật, quản lý kinh tế giỏi, giàu kinh nghiệm, công nhân lành nghề, thiết bị máy móc thi công hiện đại và chất lượng thi công công trình cao
I.2 Giới thiệu về Phòng kế hoạch kỹ thuật:
Phòng kế hoạch kỹ thuật nhân sự bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 15 nhân viên, nhiệm vụ và chức năng chính của phòng như sau:
o Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng các dự án trong và ngoài nước;
o Công tác quản lý Vật tư, thiết bị theo tiêu chuẩn ISO ;
o Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;
o Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình
o Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình;
o Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
II Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT&TT tại Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng kế hoạch kỹ thuật được công ty trang bị riêng một đường truyền internet tốc độ cao, để phục vụ các công tác tra cứu thông tin, gửi hồ sơ có file đính kèm lớn, hình ảnh thực tế tại các công trường gửi về của các đơn vị thi công, để làm báo cáo tuần, báo cáo tháng trong các buổi giao ban Phòng được trang bị 7 máy tính xách tay
có màn hình lớn, cấu hình cao, 10 máy tình để bàn, có 3 máy có cấu hình cao, màn hình LCD, 7 máy tính còn lại có cấu hình thấp và màn hình cong Có 4 máy in, 2 máy
in A4, 1 máy in màu A4 và 1 máy in A3, phòng được trang bị một máy chiếu để phục
vụ thuyết trình các dự án Phòng kế hoạch kỹ thuật liên kết với các phòng ban khác trong công ty bằng mạng nội bộ và email, các nhân viên trong phòng nói riêng và toàn
Trang 4công ty nói chung ai cũng được lập một email cá nhân riêng để thuận tiện cho việc gửi hồ sơ và các văn bản liên quan đến hoạt động của công ty
Về các phần mềm ứng dụng cho các chuyên ngành riêng của phòng, công ty đã đầu tư mua cho phòng các phần mềm bản quyền với các máy tính có cấu hình cao như
hệ điều hành Win 7, ứng dụng Microsort bản quyền 2007, các phần mềm chuyên nghành như Autocad 2D và 3D bản quyền, phần mềm dự toán G8, ACITT 2012 bản quyền, phần mềm tính toán kết cấu Sap, Etap bản quyền, phần mềm quản lý dự án
Microsort Project, phần mềm diệt virut Bka Pro bản quyền, đối với các máy tính có cấu hình thấp hiện tại phòng vẫn đang sử dụng các phần mềm miễn phí
Các phần mềm chuyên ngành hiện nay PKHKT đang sử dụng
Các nhân viên tại phòng là những người đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, và đều sử dụng thuần thục các ứng dụng tin học, VD gửi email, soạn thảo văn bản Microsort như Word, Excell… Ngoài ra còn phải sử dụng các thành thạo các phần mềm chuyên ngành đối với từng cá nhân Việc phòng được trang bị các máy móc thiết bị, nhân lực kể trên, tuy còn sơ sài những cũng đã phần nào giải quyết được các công việc yêu cầu có độ chính xác, chi tiết và mất nhiều thời gian, mà chỉ có máy móc và các ứng dụng của CNTT mới đáo ứng được Chính vì thế và đòi hỏi của
Trang 5doanh nghiệp cần có những bước đi và đầu tư đúng đắn cho CNTT&TT trong những năm tiếp theo khi đất nước đã bắt đầu hội nhập
III. Đánh giá so sánh PKHKT với PKHKT của đối thủ cạnh tranh
Các phòng ban của các công ty cùng ngành ngày càng được đầu tư kỹ lưỡng về trang thiết bị, máy móc, nhân lực, cải tiến quy trình sản xuất, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Đối với phòng kế hoạch kỹ thuật của công ty cổ phần đầu tư xây dựng dân dụng Hà Nội có rất nhiều đối thủ cạnh tranh ngang tầm, điển hình phải
kể đến một số phòng trực thuộc các công ty như sau:
Phòng kế hoạch kỹ thuật – Công ty xây dựng và dân dụng Delta
Phòng kế hoạch kỹ thuật – Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội - HACC1 Phòng kế hoạch kỹ thuật – Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4- ICON4
PKHKT-HACC1
PKHKT-ICON4
PKHKT-DELTA
+ Đường
truyền internet;
+ Nhân lực
quản lý về IT;
+ Mạng nội
bộ;
+ Trang bị
máy tính xách
tay cho nhân
viên;
Đầu tư riêng
Không có
Đang hoạt động, chưa đồng bộ Còn thiếu
Có, nhưng
Chung với công ty
Không có
Đang lắp đặt Còn thiếu
Đang lập kế hoạch
Đầu tư riêng
Có
Sẵn có 100%
Có đội ngũ quản lý theo dõi riêng
Chung với công ty
Không có
Đang hoạt động Không có
Không có
Trang 6+ Quy trình
theo dõi, bảo
trì, thay thế
nâng cấp các
máy móc thiết
bị;
+ Kinh phí
hàng năm cấp
cho phòng để
nâng cấp thay
thế phần mềm;
+ Cho cán bộ
đi bồi dưỡng
các lớp về
CNTT
chưa tốt
Chưa đủ, cần
bổ sung
Đang lập kế hoạch
Không có
Không có
Luôn được dự trù hàng năm
Đã thực hiện
Không có
Không có
IV. Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước
Từ những tình hình thực tế cũng như so sánh các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành, chúng ta có thể thấy các doanh nghiệp cũng rất chú trọng, quan tâm đến sự phát triển CNTT&TT và biết áp dụng nó cho chính các phòng ban trong doanh nghiệp của mình Nhưng để thực hiện nó như thế nào cho đúng thì cần phải nghiên cứu và có
lộ trình thực hiện cụ thể như sau:
+ Không nên sử dụng các phần mềm miễn phí, vì nó là con dao hai lưỡi nếu như doanh nghiệp sử dụng nó có thể sẽ bị đánh cắp dữ liệu, thông tin bảo mật…
Trang 7+ Nên đầu tư mua mới và nâng cấp các phần mềm bản quyền, hệ thồng bảo mật, để gúp các phòng ban luôn đảm bảo thông tin xuyên suốt mà không bị đánh cắp
dữ liệu;
+ Cần áp dụng những mô hình hoạt động đã rất thành công của các doanh nghiệp trong nước hoặc nước ngoài;
+ Cần quản lý các các tài liệu, hồ sơ, văn bản, bản vẽ hoàn công bằng các phần mềm được xây dựng riêng cho phòng;
+ Luôn cần dự trù kinh phí riêng cho việc phát triển CNTT &TT;
+ Nguồn nhân lực, ngoài việc biết sử dụng các phần mềm chuyên ngành, cần được bồi dưỡng thêm về các nghiệp vụ tin học khác
V. Tìm hiểu các giải pháp ứng dụng CNTT&TT
Giả pháp thứ nhất: Giải pháp về đổi mới cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Hiện nay tại công ty nói chung và phòng KHKTnói riêng, cơ sơ hạ tầng và các máy móc chưa được đồng bộ, VD công ty có 2 đường truyền internet riêng, một đường truyền cho PKHKT rất tốt, nhưng đường truyền còn lại thì rất chậm và hay bị lỗi, cho nên việc trao đổi thông tin gặp khó khăn Giải pháp đưa ra là nâng cấp đường truyền, cả công ty dùng chung một đường truyền, để cho việc trao đổi thông tin qua mạng nội bộ, hay gửi tài liệu trong các phòng ban được xuyên suốt Ngoài việc nâng cấp đường truyền phòng cũng đề nghị công ty trong nhưng năm tới đây sẽ thay toàn
bộ các máy tính có cấu hình thấp bằng máy tính có cấu hình cao, màn hình lớn để thuận tiện cho sử dụng các phần mềm chuyên ngành như vẽ Autocad 2D, 3D, các phần mềm tính kết cấu khác…
Giải pháp thứ hai: Giải pháp về cung cấp bổ sung phần mềm
Khối lượng công việc nhiều, lượng hồ sơ, văn bản giấy tờ của các công trình và các dự án ngày một tăng lên theo cấp số nhân, con người không thể nào có thể kiểm soát và nhớ hết Vì vậy việc cần có các phần mềm hỗ trợ riêng cho công tác lưu trữ hồ
sơ, quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000, theo yêu cầu của phòng kế hoạch
Trang 8kỹ thuật công ty cũng đã tìm hiểu và liên hệ với một số công ty chuyên cung cấp các phần mềm, ứng dụng văn phòng để xây dựng riêng một phần mềm quản lý các hồ sơ, theo các tiêu chí mà phòng đã đặt ra Mục tiêu là quý II năm 2015 sẽ đưa vào hoạt động, ngoài ra phòng cũng đề nghị công ty chậm nhất đến quý III năm 2015 sẽ 100%
sử dụng các phần mềm bản quyền, thay thế cho các phần mềm miễn phí đang sử dụng hiện nay
VI. Lập kế hoạch ứng dụng CNTT&TT và chương trình hành động từ tháng 6
năm 2014 đến tháng 6 năm 2015 và kế hoach hành động 2014 đến 2019.
Để theo kịp với sự phát triển của CNTT, phòng kế hoạch kỹ thuật cũng đã xây dựng một kế hoạch gắn liền với sự phát triển của khoa học công nghệ, thúc đẩy sự phát triển của phòng nói riêng và công ty nói chung, giúp phòng làm việc trở lên chuyên nghiệp hơn Những việc cần thực hiện trong thời gian sắp tới như sau:
Tìm hiểu và thuê các công ty chuyên cung cấp phần mềm, ứng dụng văn phòng, xây dựng phần mềm riêng cho phòng về quản lý hồ sơ, giấy tờ, của các dự án trong và ngoài nước;
Thay thế toàn bộ hệ thống máy tính để bàn có cấu hình thấp, bằng các máy tính
có cấu hình cao, mua thêm máy tính xách tay để phục vụ công tác đi hiện trường;
Sử dụng 100% các phần mềm bản quyền, nâng cấp phẩn mềm chuyên ngành lên phiên bản mới nhất hiện nay;
Kế hoạch mua mới 1 máy in A1 phục vụ công tác in ấn bản vẽ hoàn công;
Tìm hiểu, nghiên cứu lắp đặt hệ thống máy chủ, lưu trữ các thông tin của phòng
và toàn công ty trên server;
Triển khai hệ lắp đặt camera quan sát tại các công trình thi công tại các dự án, phòng chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý;
Tăng thời gian của các khóa đào tạo về các ứng dụng công nghệ thông tin cho phòng từ 10 ngày lên 15 ngày;
Trang 9 Cần tuyển 1 kỹ sư tin học để giải quyết các vấn đề về máy tính, phần mềm cho phòng và toàn công ty
Từ những kế hoạch cụ thể phòng sẽ xin công ty phê duyệt và cung cấp các thiết bị và phần mềm theo giai đoạn, tùy vào mức độ và yêu cầu của công việc của các dự án Phấn đấu đến năm 2019 phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ được trang bị đầy đủ máy tính, máy in hiện đại, được sử dụng các sản phẩm phần mềm của CNTT mới nhất, đáp ứng được nội dung công việc và theo kịp xu thế phát triển của các công ty cạnh tranh trong và ngoài nước
VII Mục tiêu, nguồn lực, thời gian và chương trình hành động của năm
2015 đến 2016
Để thực hiện các mục tiêu phát triển của công ty cho các giai đoạn ngắn hạn và dài hạn, phòng cũng đã tham mưu với ban lãnh đạo công ty về các định hướng, phát triển, các chiến lược để làm tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao hình ảnh của công ty, ngoài việc áp dụng thực hiện đầu tư mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ thi công tại các dự án, cũng cần đầu tư về CNTT&TT vì nhờ nó mà các đối tác có thể biết đến mình và quảng bá được các hình ảnh của công ty qua website của chính công
ty và các website liên kết khác Phòng cũng đã xây dựng các mục tiêu riêng về CNTT của phòng gắn liền với sự phát triển chung của công ty, cụ thể như sau:
Về mục tiêu phát triển của phòng KHKT giai đoạn 2015 đến 2016:
- Nâng cấp các phần mềm chuyên ngành của phòng nên phiên bản mới nhất;
- Đưa các phần mềm được xây dựng riêng cho phòng vào hoạt động, điều chỉnh và dùng thử;
- Mở rộng liên kết với các phòng kế hoạch kỹ thuật của các công ty liên kết
để trao đổi về kinh nghiệm kỹ năng sử dụng các phần mềm chuyên ngành,
VD các phần mềm dự toán, phần mềm về quản lý dự án hiệu quả, phần mềm
về tính toán kết cấu…
Trang 10- Cần cung cấp thêm các máy tính xách tay để phục vụ những chuyển đi công tác xuống các dự án đang xây dựng;
- Hoàn thành kế hoạch 100% máy tính sử dụng các phần mềm bản quyển mới nhất;
- Xem xét kế hoạch và nghiên cứu lắp đặt hệ thống máy chủ, liên kết, chia sẻ
dữ liệu các phòng ban được ổn định
Về nguồn nhân lực cho mục tiêu phát triển của phòng KHKT giai đoạn 2015 đến 2016:
- Hiện tại phòng có không có kỹ sư tin học, chỉ có các kỹ sư về xây dựng, kết cấu, kiến trúc sư, nhưng người này cũng đã đươc bồi dưỡng về nghiệp vụ tin học và được cấp chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo, nhưng đó chỉ là giải quyết những vấn đề không phức tạp, như cài đặt, sao chép các phần mềm đơn gian không đòi hỏi sự phức tạp Kế hoạch trong những năm tới khi công ty đầu tư cải tạo hệ thống hạ tầng, trang bị thêm nhiều máy tính và các máy in ấn khác, nhu cầu về nhân lực giải quyết những vấn đề sửa chữa phần cứng, cài đặt phần mềm phức tạp là chưa có Phòng cũng đã đề nghị công ty tuyển kỹ sư tin học, hoặc là thuê một công ty chịu trách nhiệm về bảo dưỡng bảo trì theo từng giai đoạn và kế hoạch cụ thể
Về thời gian thực hiện và chi phí tạm tính kèm theo từng giai đoạn
(triệu VND)
1 Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ cho
phòng kế hoạch kỹ thuật
Tháng 2/2015
80 đến 120 triệu
2 Nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua máy tính
xách tay, thay thế hệ thống máy tính để
bàn có cấu hình cao
Tháng 6/2015
150 đến 200 triệu 3
triệu