Phân tích các yếu tố cần thiết để trở thành một nhà quản lý dự án thành công

Kỹ năng thương lượng Kỹ năng truyền thông Kỹ năng quản lý thời gian 2.2... Các kỹ năng quản trị dự án Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn phần cứng được đào

PHAN TICH CAC YẾU TỐ CẦN THIẾT DỂ TRỞ THANH MỘT NHA QUẢN LÝ DỰ AN THANH CONG MỤC LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG

Trang

4

5

1 Các kỹ năng quản trị dự án ………

1.1 Kỹ năng ra quyết định ……… ……… ………

1.2 Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc……… ………

1.3 Kỹ năng quản lý thời gian……… ……… ………

1.4 Kỹ năng truyền thông……… ………

1.5 Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn……… ……… ………

5 5 7 8 9 11 2 Đánh giá kỹ năng bản thân ………

2.1 Ba kỹ năng mạnh ……….……… ……… ………

Kỹ năng thương lượng Kỹ năng truyền thông Kỹ năng quản lý thời gian 2.2 Ba kỹ năng yếu……… ……… ……

Kỹ năng ra quyết định Kỹ năng giám sát Kỹ năng lắng nghe 2.3 Biện pháp nâng cao kỹ năng quản lý dự án……… ………

13

13

…

…

… 15

…

…

… 17

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

19

PHẦN GIỚI THIỆU

Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội

“Quản lý dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật mà mọi người áp dụng nhằm vạch kế hoạch và kiểm soát các công việc dự án một cách hiệu quả.”

Dự án là công việc có thời hạn nhất định được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm, dịch vụ Quản lý dự án chính là dùng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng, v.v để đạt được mục tiêu của dự án

Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án trong điều kiện bị ràng buộc theo một phạm vi công việc nhất định (khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật), nhưng phải đạt thời gian hoàn thành đề ra (tiến độ thực hiện), đúng ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép và đáp ứng các chuẩn mực (chất lượng) mong đợi Một người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm để hoàn thành các mục tiêu dự án

đã nêu Trách nhiệm quan trọng của người quản lý dự án bao gồm việc tạo ra các mục tiêu dự án rõ ràng và có thể đạt được, xây dựng các yêu cầu dự án, quản lý đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án trên các phương diện chi phí, thời gian, phạm vi và chất lượng

Để hoàn thành nhiệm vụ, nhà quản lý dự án cần phải có các kỹ năng quản lý dự án, bởi những kỹ năng này là chìa khóa để hoàn thành các dự án xét theo góc độ: Thời gian, ngân quỹ và mục tiêu

Quản lý dự án cũng là một kỹ năng mà nhà quản lý dự án cần thường xuyên luyện tập và trau dồi kiến thức hàng ngày

1

PHẦN NỘI DUNG

1 Các kỹ năng quản trị dự án

Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm hoặc được tập huấn

1.1 Kỹ năng ra quyết định

Trong các dự án phát triển, việc lấy quyết định rất quan trọng vì nó liên quan đến thành quả của chương trình Một quyết định đúng sẽ tiết kiệm được thời gian, tài nguyên, công sức, tránh được sự thiệt hại về con người Cần chuẩn bị kỹ trước khi quyết định và

trong môi trường quản lý có sự tham gia của mọi thành viên, linh hoạt, các quyết định sẽ tốt hơn, công việc hiệu quả hơn

 Có thể chia quyết định thành 3 loại sau:

 Quyết định theo trực giác dựa trên cảm nhận hơn là dựa trên lý trí

 Quyết định có suy xét, dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm

 Quyết định giải quyết vấn đề: gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết định này cần thời gian, kèm theo nghiên cứu phân tích và phản hồi

 Khi lấy quyết định nên chú ý những điểm sau:

 Xác định hoàn cảnh hoặc vấn đề :

- Hiểu con người và hành vi của họ

- Vấn đề quan trọng là cần biết “người kia đang ở đâu” vào một thời điểm nhất định và các yếu tố và động lực tâm lý, xã hội và văn hóa có liên quan, cảm nhận của người đó và các vấn đề liên quan khác trong toàn bộ bối cảnh

 Thu nhập và nghiên cứu các dữ kiện

 Thử chọn lựa : Vấn đề quan trọng là nhận biết nhiều cách lựa chọn khác nhau và mỗi cách cần được làm rõ và thông hiểu

 Dự đoán kỹ các kết quả của sự lựa chọn : Ngoài sự hiểu biết về các lựa chọn khác nhau, các ưu tiên, cần thiết phải dự đoán các kết quả

 Lưu ý đến các cảm nhận :

Cảm nhận và cảm xúc thường làm tăng cường, ảnh hưởng, làm giảm lý trí trong hành động Tất nhiên trong tiến trình lấy quyết định, sự xem xét về các cảm nhận cá nhân liên quan đến các lựa chọn là trên hết

 Lựa chọn hành động đúng

 Dứt điểm : Một khi đã quyết định thì nên dồn mọi nổ lực để hỗ trợ nó và làm cái gì phải làm để thực hiện nó

 Cần linh hoạt :

Linh hoạt là cần thiết cho việc lấy quyết định và để có kết quả hiệu quả và cần có đầu óc thoáng trong trường hợp có sai lầm hay có một cách lựa chọn tốt hơn và có lợi hơn

 Đánh giá kết quả: cần đánh giá kỹ để xác định các bước phát triển theo sau một quyết định

3

1.2 Kỹ năng xây dựng nhóm làm việc

Nhóm cộng tác là nhóm gồm những cá nhân làm việc với nhau để hoàn thành công việc cao hơn là khi họ làm việc một mình

 3 thành tố của quản lý nhóm cộng tác hiệu quả :

 Kỹ năng về con người

 Cơ cấu tổ chức

 Phong cách quản lý

 3 yếu tố thành công trong việc xây dựng nhóm cộng tác :

 Tạo sự hòa hợp tốt trong nhóm

 Tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc

 Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp

 Tại sao lại cần sự cộng tác nhóm?

 Tạo sự tận tụy

 Hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau

 Phối hợp các hoạt động của các cá nhân

 Qua đó có thể nhận diện các nhu cầu đào tạo và phát triển

 Giúp thỏa mãn nhu cầu “thuộc về” của con người

 Giúp truyền thông tốt hơn

 Các yếu tố của sự cộng tác nhóm

 Sự tham gia của mọi cấp độ của nhân viên :

Các nhân viên đóng góp vào tiến trình quản lý (tích cực và tiêu cực hoặc cả hai) Các nhân viên cần có kiến thức cơ bản về quản lý vì ngày nay mọi nhân viên đều liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan

 Sự nhập cuộc : thể hiện năng lực và tận tụy : 3 H (heart, hand, head - tâm, tay, đầu) trong công việc

 Trung thực với nhau, thể hiện sự quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng nghiệp Mọi người đều cần sự hỗ trợ và khen thưởng

 Kín đáo : không nói những gì mình biết được trong cơ quan cho người khác biết

 Nhạy cảm với các nhu cầu của người khác Cần có sự đánh giá và đề nghị chân tình với người khác chấp nhận

 Sáng tạo : tìm ý tưởng mới, mục tiêu, kế hoạch, phương pháp mới.

 Tiến trình cộng tác nhóm

 Truyền thông : chia sẻ ý tưởng và cảm xúc :

 Lắng nghe hơn là chỉ nghe

 Tương tác và phản hồi cho nhau các ý tưởng qua các cuộc gặp gỡ không chính thức, thư, báo cáo, trao đổi trực tiếp

 Thỏa hiệp : chấp nhận thỏa hiệp nếu có sự khác biệt Khi có sự khác biệt về nền tảng

giá trị, phải tôn trọng nhau và làm bất cứ gì để hiểu nhau và giải quyết vấn đề

 Sự hợp tác : nền quản lý có sự tham gia đòi hỏi một sự thỏa thuận tốt về hợp tác (thời

gian và sức lực) Một trong các kẻ thù của nhóm cộng tác là sự tranh đua trong nhân viên Có 3 loại:

 Người tranh thủ tối đa

 Người thù địch

 Người cộng tác

 Sự phối hợp : đòi hỏi có sự xác định rõ ràng về mặt tổ chức, vai trò và trách nhiệm

riêng biệt và phạm vi chức năng rõ ràng

 Sự hoàn tất : sự cộng tác không chỉ ở mức độ khởi đầu các hoạt động mà còn phải

hoàn tất nó

1.3 Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc Mỗi hoạt động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định Có nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả:

 Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng

 Lịch họp, công tác định kỳ

 Lịch cho những công việc không thường xuyên (như tập huấn )

 Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu

 Kiểm soát để tránh lãng phí thời gian vô ích : đọc sách báo không phù hợp, nói điện thoại lâu, nói chuyện, thảo luận về những vấn đề không liên quan đến dự án, người thân, bạn

bè đến thăm viếng

 Chọn ưu tiên trong việc sử dụng thời gian

 Nên chọn công việc quan trọng làm trước hơn là làm việc nhỏ thời gian ngắn

5

 Đặt thời hạn cho mỗi hoạt động.

 Đừng nhảy từ việc này qua việc khác mà không có việc nào xong

1.4 Kỹ năng truyền thông

Đối với nhà quản lý dự án, kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình truyền thông là biết lắng nghe Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâm của nhân viên Chúng ta thường dùng 45% thời gian giao tiếp để nghe, nhưng chúng ta không được huấn luyện so với các kỹ năng nói (1 năm huấn luyện), đọc (8 năm huấn luyện) và viết (14 năm huấn luyện)

 Thể hiện thông điệp

Qua tiếng nói của bạn, bạn có thể truyền cho người khác lòng nhiệt thành, niềm tin, tính khẩn trương, sự thanh thản Cách chọn thời điểm nói, cường độ nói, cách ngắt lời, nghi thức nói năng làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn

Bạn bước vào cơ quan như thế nào, đưa ra thông điệp như thế nào thông qua các cử chỉ, vẻ mặt, hàm chứa mối quan tâm của mình và nó tác động đến phản ứng của người khác đối với bạn Ngược lại, những cử chỉ không lời của nhân viên lại là những cửa sổ biểu lộ tình cảm, ước muốn và thái độ của họ

Với tư cách là người lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ những phụ tá nhìn nhận như thế nào về khoảng cách và quan hệ giữa họ với bạn Nếu bạn đang làm họ bực bội thì bạn hãy thay đổi ngay Kế đó là trang phục và diện mạo của bạn, nó phải thích hợp với hoàn cảnh của cấp dưới và phản ảnh nhân cách của bạn, các giá trị của tổ chức mà bạn lãnh đạo

 7% cách ứng phó của bạn nảy sinh từ cảm nhận của cấp dưới về các ngôn từ của bạn

 38% bởi sự cảm nhận của họ về tiếng nói của bạn (bạn nói như thế nào)

 55% từ việc họ lý giải những tín hiệu không lời của bạn

Tiến trình truyền thông giúp lãnh đạo hiệu quả khi người lãnh đạo theo các bước như sau:

Thiết lập quan hệ (tạo sự thoải mái và tin cậy)  thích ứng với việc ứng phó hành vi của nhân viên  hướng dẫn  lãnh đạo

 Hệ thống biểu đạt

Con người thường không cư xử trên cơ sở lẽ phải và thực tế : hành vi của con người được kích thích từ sự cảm nhận và cách lý giải của mình về lẽ phải và thực tế Những cảm nhận và lý giải đó là sản phẩm của những dữ kiện có được từ các giác quan, thị giác, thính

giác, khứu giác, vị giác, xúc giác Con người có khuynh hướng cảm thụ thế giới riêng của mình thông qua các hệ thống cảm giác mà họ yêu thích nhất

Bạn sẽ thành công hơn nếu bạn hiểu được thế giới tâm lý của từng người:

 Kiểu người thị giác: thích mô tả thế giới tâm lý của mình bằng tranh, hình tượng (thích không gian, thích nhìn, quan sát (thích ngồi cuối phòng), thích minh họa, thích sự rõ ràng ) Từ thường dùng: “Tôi thấy rằng ”, “cứ nhìn xem ”, “cứ mường tượng ”

 Kiểu người xúc giác: hiếu động, thích tìm cảm giác, gần gũi, trao đổi riêng tư, thích ngồi đầu gần người nói, hay thăm dò, thích vuốt ve, đụng chạm Từ thường dùng: “Tôi cảm thấy ông đang bực mình ”

 Kiểu người thính giác: thích nghe ngóng, không nhìn người bằng mắt, thích âm thanh, khi giao tiếp họ ít nhìn mặt mà chỉ chú ý nghe (ngó lơ) Khi dự họp, họ chọn vị trí nào mà họ nghe rõ nhất, chú ý đến giọng điệu, thích hát Từ thường dùng : “Tôi nghe ông đây ”

 Kiểu người ngôn từ (hoặc chữ số): lai tạo của 3 kiểu trên, thường chuyển những cảm giác thành những ngôn ngữ chuyên biệt thông qua ngôn từ, con số Họ thích tính lôgic, chú ý đến chính tả, chấm phẩy, ngữ pháp, trình tự nội dung trình bày, thích dùng các thuật ngữ, những con số thống kê, phân tích, thẩm tra Từ thường dùng : “Cách làm đó có hợp lý không ?” hoặc “ông có thẩm tra kết quả chưa ?”

 Tuy nhiên, nhiều khi hệ thống biểu đạt ưu tiên của ai đó không thể rõ ràng đối với bạn, bạn cần phải theo dõi và cảm nhận những gì bạn nghe để biết thích ứng với người ấy

1.5 Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn

 Các kỹ năng cần thiết giúp người quản lý dự án giải quyết mâu thuẫn:

 Thấu cảm

 Lắng nghe

 Tự khẳng định

 Quản lý cảm xúc

 Nhận diện, phân tích mâu thuẫn

 Thương lượng

 Chọn lựa và cụ thể hóa giải pháp

 Sử dụng quyền lực một cách thích hợp

 Các kỹ năng chiến lược giải quyết mâu thuẫn

7

 Tránh né.

 Thuận lợi: Có thể làm tăng cảm giác đang có trách nhiệm và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn từ phía đối phương (tự sửa đổi)

 Nguy cơ: Mâu thuẫn không được giải quyết, có thể phát triển thành 1 vấn đề lớn Căng thẳng tâm lý, dè chừng nhau (phòng vệ), tạo sức ì Mất sự năng động, thường chuyển hướng theo lối cạnh tranh

 Cạnh tranh (Áp đặt giải pháp của mình.)

 Thuận lợi: Một chiến lược có hiệu quả khi thiếu thời gian và khi bên kia chưa đủ sức quyết định vấn đề

 Nguy cơ: Về lâu dài có thể làm cho bên kia cảm thấy bị dồn nén và trở thành phụ thuộc

 Thỏa hiệp

 Thuận lợi: Có thể giải quyết nhanh chóng một số mâu thuẫn và ít tốn sức

 Nguy cơ: Có thể chấm dứt mâu thuẫn trước mắt nhưng không giải quyết mâu thuẫn cơ bản dẫn tới mâu thuẫn lâu dài

 Hợp tác

 Thuận lợi: Nguyên nhân cội rễ của mâu thuẫn được nhận diện và đề cập đến

 Nguy cơ: Đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực và tinh thần thiện chí, sự tham gia của các bên liên quan

 Thích nghi

 Thuận lợi: Hành vi cộng tác và không dám tự khẳng định Đặt nhu cầu và quan tâm của người khác lên trên nhu cầu của mình

 Nguy cơ: Nếu vấn đề không quá thiết thân với ta thì được, nhưng có thể làm cho bên kia bớt tôn trọng ta và trong tương lai sẽ coi thường ta

Ngoài những kỹ năng trên, người quản lý dự án cần phải có các kỹ năng khác để quản lý dự án thành công như:

 Kỹ năng dự án

 Kỹ năng giám sát

 Kỹ năng lãnh đạo

 Kỹ năng thương lượng

 Kỹ năng kỹ thuật

 Kỹ năng giao tiếp

 Kỹ năng hội nhập

 Kiến thức về tổ chức

9

2 Đánh giá các kỹ năng bản thân

2.1 Ba kỹ năng mạnh

 Kỹ năng thương lượng

Bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường có những quan hệ quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp được một mảnh đất đủ thuận lợi Người quản lý dự án phải biết kích thích các cộng hưởng tích cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối

Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà thương lượng giỏi Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ, với người bán hàng, bác

sĩ, chủ đất Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng trong kinh doanh

Trước mỗi cuộc thương lượng tôi đều có sự chuẩn bị rất kỹ càng theo nguyên tắc sau:

 Nhận diện phong cách của chính mình

 Nhận diện phong cách thương lượng của người kia

Trước khi thương lượng, cần nghiên cứu những đổi chác, chọn lựa và những thiệt thòi: biết ta muốn gì, người kia muốn gì là bí quyết dẫn tới thắng lợi cho cả hai

 Sử dụng 4D : xác định vấn đề (Define), quyết định ta muốn gì (Decide), thiết kế một

đồ án chiến lược (Design) và hành động (Do)

 Coi chừng mâu thuẫn nội tâm của chính mình (cảm giác không được đáp ứng đủ hay mặc cảm tội lỗi), ví dụ ta đã mất bao nhiêu thời gian để chờ đợi

 Kỹ năng truyền thông

Kỹ năng truyền thông rất quan trọng, nó giúp cho mối quan hệ giữa người với người trở nên tốt đẹp hơn, giúp những cá nhân trong nhóm dự án có thể thoải mái chia sẻ, cộng tác với nhau một cách hiệu quả Tuy nhiên, đây là một kỹ năng không phải tự nhiên có, mỗi người đều có thể phát triển kỹ năng này qua thực hành

Có một số chú ý giúp tôi có được tốt kỹ năng này như sau:

 Ngưng nói vì bạn không thể nghe khi bạn đang nói

 Giúp người nói được thoải mái

 Chứng tỏ cho người kia là bạn muốn nghe

 Tập trung, không lơ là

 Đồng cảm với người nói

 Kiên nhẫn