Đặt vấn đề Những nhà quản lý dự án thành công luôn được đánh giá cao bởi khả năng cân bằng giữa tổng thể và chi tiết – khả năng thấu hiểu và quan sát được toàn bộ cục diện và mục tiêu ch
Trang 1PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
HIỆU QUẢ Theo Anh/ chị, một người Quản Lý Dự Án cần phải có kỹ năng gì để đạt hiệu quả?
Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh/chị tin rằng các lỹ năng này lại quan trọng
+ Ba kỹ năng nào mà Anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của Anh/chị?
Nêu chi tiết kèm theo ví dụ, giải thích tại sao 3 kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của Anh/chị
+ Ba kỹ năng nào mà Anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của Anh/chị?
Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ về việc tại sao Anh/chị nghĩ những kỹ năng này là các điểm yếu nhất của Anh/chị
+ Sử dụng 6 kỹ năng trên Anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh nhất của Anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của Anh/chị
Bài làm
I Đặt vấn đề
Những nhà quản lý dự án thành công luôn được đánh giá cao bởi khả năng cân bằng giữa tổng thể và chi tiết – khả năng thấu hiểu và quan sát được toàn bộ cục diện và mục tiêu chung của dự án nhưng cũng đồng thời chú ý hoàn thành những tiểu tiết nhỏ nhất khiến cho dự án trở nên trọn vẹn hơn và Người đã phát triển dòng pin Chevy Volt của General Motors, nhà thiết kế giao diện mới của Facebook và “tổ sư” cho ra đời sản phẩm tẩy rửa thân thiện môi trường của Method đã nói: “Đằng sau mỗi dự án thành công luôn có bóng dáng một nhà chỉ huy tài giỏi”
II Phân tích vấn đề
Trang 21 Quản trị dự án là gì?
1.1 Dự án là gì
Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới
Theo PMBOK® Guide 2000, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”
Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính:
- Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể Dự án chỉ kết thúc khi
đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại
- Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác
Và quản trị dự án là những công việc bạn cần phải hoàn thành trước một mốc thời gian quy định Quản lý dự án là những nguyên tắc và phương pháp để điều tiết công việc trong dự án, giúp dự án vận hành một cách có hiệu quả trong quỹ thời gian và ngân sách nhất định; đồng thời, đạt được những kỳ vọng từ tất cả các bên liên quan
1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự án (Stackholders)
Các bên tham gia là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án, cụ thể:
Trang 3- Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả dự án
- Liên quan trức tiếp tới dự án
- Đóng góp các nguồn lực cho dự án
Các bên liên quan dự án có những lợi ích, nhu cầu và ưu tiên khác nhau Họ có thể có những quan điểm khác nhau về việc dự án cố gắng hoàn thành những gì Do đó, việc xác định được các bên liên quan trong dự án càng sớm càng tốt, đặc biệt trong giai đoạn xây dựng ý tưởng Xem qua các bên liên quan còn chưa lộ diện sẽ là một rủi ro rất lớn đến việc tổ chức thực hiện dự án Thông thường, trong một dự án, các bên tham gia bao gồm:
- Nhà tài trợ:
+ Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi
+ Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án
+ Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có thêm các trách nhiệm xem xét lại các tiên trình và chât lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký và công bố tôn chỉ dự án
- Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án):
+ Làm việc với các đối tượng liên quan đê định nghĩa dự án
+ Lập kê hoạch, sắp xêp lịch trình và dự thảo ngân sách các hoạt động của dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kê hoạch + Giám sát hiệu quả hoạt động
và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh
+ Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án: đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi vê phạm vi + Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan + - Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản
lý này chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động hay kêt quả của dự án
+ Kiêm soát và đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiêt bị )
+ Có thê có những yêu cầu trái ngược với kêt quả dự án
+ Trong một số trường hợp là câp trên của nhà quản lý dự án
Trang 4+ Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triên khai sản phẩm của dự án thì nhà tài trợ chính là khách hàng Đối tượng này có nhiệm vụ như sau:
+ Nhận đầu ra của dự án
+ Thanh toán cho đầu ra dự án
+ Xác định nhu cầu cho đầu ra dự án
+ Có thê là nhiêu công ty hay cá nhân với những đặc điêm và yêu cầu trái ngược nhau
- Nhà cung câp: một dự án thường bao gồm nhiêu hạng mục khác nhau, trong đó có những hạng mục khi xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ quyêt định mua Nhà cung câp
có trách nhiệm cung câp các thiêt bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiêt phục vụ cho hoạt đông của dự án thông qua hình thức hợp đồng, đê đảm bảo dự án đạt được mục tiêu
đã đê ra
1.3 Các lĩnh vực quản lý trong dự án (Knowledge areas)
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là:
- Lập kê hoạch tổng thê: lập kê hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lô gích, chi tiêt hoá các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thê và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kêt hợp một cách chính xác và đầy đủ
- Quản lý phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc vê dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án
- Quản lý thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào
- Quản lý chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến
độ cho từng công việc và toàn bộ dự án Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo cáo những thông tin về chi phí
Trang 5- Quản lý chất lượng: Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài trợ (chủ đầu tư)
- Quản lý nhân lực: Là quá trình hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến đâu?
- Quản lý thông tin (truyền thông): Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt, nhanh chóng và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý, giữa các tổ nhóm quản lý dự án Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời các câu hỏi: ai cần thong tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
- Quản lý rủi ro: Là việc nhận diện các nhân tố rủi ro trong dự án, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng để xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro
- Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm: Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ; thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ nhằm giải quyết cácvấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến đâu?
1.4 Vai trò và tầm quan trọng của người quản lý dự án
Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong:
- Quản lý tổng quát
- Lãnh vực ứng dụng của dự án
Các kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản lý dự án hieeuuj quả:
- Kỹ năng lãnh đạo:
Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến khích
và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án Đây là kỹ năng quan
Trang 6trọng nhất Nó đòi hỏi các nhà quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu dự án
- Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án:
Nhà quản lý dự án phải là người chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ năng lập lịch trình dự án và xác định các tiêu chí để đánh giá công việc hoàn thành Đồng thời, nhà quản lý dự án phải biết thiết lập các quy trình hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ thành công của bảng kế hoạch
- Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án:
Khả năng giao tiếp cũng được sử dụng làm tiêu chí phân biệt người quản lý thành công và không thành công Người quản lý thành công thường có kỹ năng thuyết trình giỏi, bao gồm khả năng sử dụng ngôn ngữ phi ngôn hay ngôn ngữ cử chỉ để giải thích và thuyết phục người khác Những người quản lý này thường có các kỹ năng giao tiếp, quan hệ với người khác rất tốt, bao gồm khả năng xây dựng mạng lưới mối quan hệ và liên minh, tranh thủ sự hợp tác với người khác, giải quyết xung đột theo
cách thức mang tính xây dựng, sử dụng mô hình vai trò (Làm gương) để gây ảnh
hưởng lên người khác
Kỹ năng giao tiếp giúp tăng tính hiệu quả của các hành vi định hướng mối quan hệ Kỹ năng giao tiếp giỏi giúp cho người quản lý lắng nghe một cách chăm chú, thông cảm những vấn đề cá nhân, sự phàn nàn, sự phê bình của người khác Sự thông cảm và hiểu biết xã hội có ý nghĩa quan trọng giúp hiểu rõ cảm xúc và quan điểm của người khác và giúp giải quyết xung đột theo phương pháp mang tính xây dựng
Đối với nhà quản lý dự án thì kỹ năng giao tiếp có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan để thực hiện các công việc của dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ năng giao tiếp Nhà quản lý
dự án phải có kiến thức, hiểu biết các công việc của các phòng chức năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năng thông
Trang 7tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai dự án
- Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc:
Nhà quản lý dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm Đồng thời, cùng với sự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng nhưng quyền lực của họ được cấp không tương xứng
Do thiếu quyền lực, bắt buộc các nhà quản lý phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứng đầu các bộ phận chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ của cấp trên, người đứng đầu trong việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án
- Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng:
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn
vị, doanh nghiệp trong hoạt động Marketing Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp đơn vị giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiền năng
- Kỹ năng ra quyết định:
Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi, biến động Để ra được quyết định đúng và kịp thời cần nhiều kỹ năng tổng hợp của nhà quản lý như: kỹ năng tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích;
kỹ năng xây dựng nhóm như thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng công nghệ liên quan đến kinh nghiệm, kiến thức về dự án
Kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, trong khuôn khổ môn học “Quản lý dự án” cũng
không nhất thiết hạn chế theo quan điểm theo lý thuyết thuộc Chương trình Đào tạo thạc sỹ quốc tế báo cáo này sẽ đưa ra ý kiến bằng kiến thức đã được học trong chương trình và quá trình tìm tòi nghiên cứu cộng với bản thân là 1 kế toán trưởng quản lý 6 nhân viên Tôi cho rằng 1 nhà quản lý cũng giống như 1 nhà lãnh đạo nhỏ hay 1 trưởng phòng đều cần các kỹ năng quản lý công việc sao cho hiệu quả, xắp xếp như thế nào cho hợp lý Dựa trên những kinh nghiệm thực tế và kiến thức thu được tôi xin đưa ra
Trang 8* 3 kỹ năng mà tôi cho là điểm mạnh của mình nếu tôi tham gia công tác quản lý
dự án
Một là kỹ năng ra quyết định:
Như đã nói là 1 người chuyên về tài chính nên có lẽ tính chất khô khan trong công việc làm nên con người, việc quyết đoán trong mỗi tình huống là rất tốt Trên thực tế, hầu hết các dự án đề không thể suôn sẻ như kế hoạch, và nhiệm vụ chủ chốt của những người quản lý là nắm bắt, giám sát đầy đủ tình trạng mới nhất, đưa ra những giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất là người tích cực, nắm bắt thông tin nhanh nhạy và linh hoạt trong khâu xử lý tình huống và mỗi khi dự án gặp trục trặc, người quản lý cần nhận được sự hỗ trợ tích cực từ phía các thành viên còn lại Và ở công ty cũng vậy tôi luôn đề cao tinh thần “xung phong” và hoan nghênh những nhân viên sẵn sàng tham gia mọi tình huống, các buổi thảo luận, đề xuất ý kiến, gạt bỏ những hiềm khích cá nhân sang 1 bên để đóng góp cho công việc, chia sẻ với tất cả mọi người, đưa ra quyết định phù hợp với tình thế hiện tại, năng lực của nhân viên cần được đánh giá chính xác và phù hợp với nguyện vọng và ngược lại, ai thích hợp với vị trí công việc nào, đưa ra quyết định tiếp tục hay dừng dự án, thay đổi nhân sự tất cả những tình huống trên đều rất khó và phức tạp, nhưng đó chính là công việc, bổn phận và trách nhiệm của người quản lý dự án
Hai là kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án:
Trong công việc tôi luôn luôn đảm bảo tiến độ công việc, không để công việc dồn 1 lúc hay nước đến chân mới nhảy Và là người quản lý nên tôi luôn có cái nhìn toàn cục và sự phán đoán sắc bén để bảo đảm công việc theo kịp tiến độ đề ra
Ba là kỹ năng phân chia công việc
Một dự án đồ sộ hay khối lượng công việc lớn bắt buộc người quản lý phải “cứng tay” trong việc hoạch định phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…trong một dự án lớn sẽ có ti tỉ những khâu nhỏ hơn cần phải lên kế hoạch, mỗi kế hoạch là một mắt xích có thể ảnh hưởng đến những kế hoạch còn lại Người quản lý ngoài việc cố gắng thúc đẩy từng kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, còn phải đề ra phương án dự phòng nếu chẳng may một trong số các kế hoạch lâm vào bế tắc
Trang 9* 3 kỹ năng mà tôi cho là điểm yếu của mình nếu tôi tham gia công tác quản lý
dự án
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: có lẽ là 1 trong 3 điểm yếu nhất của tôi vì
quen làm việc với các con số, việc giao dịch đã có cấp trên lo chính vì vậy tôi đã đăng
ký tham gia khóa học MBA này để hoàn thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp và quan
hệ khách hàng
Đồng nghĩa như vậy kỹ năng giao tiếp của tôi cũng là điểm yếu và điểm yếu thứ 3 là
kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn
Và vì tôi chưa có tính thực tế nên mọi nhận được định đều dựa trên cơ sở học được và thực tế khi tôi làm tại công ty Trong thời gian tới tôi sẽ cốgắng nâng cao kỹ năng giao tiếp, quan hệ khách hàng để khắc phục điểm yếu của mình,
III Kết luận
Quản lý dự án là 1 môn học khó và cũng là 1 nghành nghề khó đòi hỏi người quản lý vừa có tố chất của một nhà lãnh đạo vừa phải có đầy đủ những kỹ năng quản lý công việc hiệu quả cộng việc am hiểu về chuyên môn mình quản lý Sau khi kế thúc môn học tôi cũng rút ra cho mình 3 điểm quan trong đó là hoàn thành tất cả các dự án đúng giờ, trong ngân sách đã định và trong mức độ khả năng đạt được về chất lượng được
sự đánh giá, nhất trí của các nhà đầu tư
Tài liệu tham khảo
1 (Quản Trị Dự Án: Một phương pháp hoạch định, lên lịch trình và kiểm soát một cách hệ thống), ấn bản lần thứ 10, John Wiley & Sons, Hoa Kỳ
2 http://www.rmit.edu.vn/vi/chuyen-nganh/thac-si-quan-ly-du-an
3 http://quanlyduan.niit.vn/2013/06/khai-nien-co-ban-ve-quan-ly-du-an.html
4 Viện Quản Lý Dự Án Úc: https://www.aipm.com.au/html/default.cfm
5 Và các thông tin trên internet khác