CÁC kỹ NĂNG của một NGƯỜI QUẢN ký dự án

CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN KÝ DỰ ÁNMục lục Mục lục...1 Giới thiệu...1 I.Những kỹ năng quan trọng của một người Quản lý Dự án...2 1.Kỹ năng con người...3 2.Kỹ năng hội nhập...5 3.Kỹ n

CÁC KỸ NĂNG CỦA MỘT NGƯỜI QUẢN KÝ DỰ ÁN

Mục lục

Mục lục 1

Giới thiệu 1

I.Những kỹ năng quan trọng của một người Quản lý Dự án 2

1.Kỹ năng con người 3

2.Kỹ năng hội nhập 5

3.Kỹ năng dự án 5

II.Những kỹ năng thuộc điểm mạnh 6

III.Những kỹ năng thuộc điểm yếu 7

IV.Phát triểnkỹnăng của một người Quản lý Dự án 8

Kết luận 9

Danh mục tài liệu tham khảo 10

Giới thiệu

Ngày nay, do yêu cầu của quá trình phát triển, hoạt động quản lý dự án trở nên vô cùng quan trọng và đi kèm với nó là những đòi hỏi đặt ra cho những nhà quả lý dự án để có thể điều hành các dự án một cách hiệu quả nhất Không phải nhà quản lý nào cũng thành công trong các dự án của họ và có rất nhiều nguyên nhân có thể kể tới, nhưng một trong những nguyên nhân phổ biến nhất chính là sự yếu kém về các kỹ năng quản lý dự án hay không thể dung hoà được các kỹ năng trong quá trình quản lý

Các kỹ năng của một nhà quản lý dự án có thể được chia thành hai mảng tách biệt nhưng luôn luôn cần được kết nối hoà hợp với nhau đó là các kỹ năng “mềm” và các kỹ năng “cứng” Các kỹ năng mềm có thể nói tới đó là kỹ năng con người bao gồm kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, kỹ năng gây

ảnh hưởng, đưa ra quyết định hay giải quyết vấn đề, kỹ năng hội nhập Những kỹ năng này là vô hình, phi vật chất, không cho thấy những sản phẩm

cụ thể và thường được vận dụng mà không cần đến công cụ hỗ trợ nào Trái lại, kỹ năng cứng lại nghiêng về tính kỹ thuật trong vai trò của người quản lý,

nó thường đòi hỏi những sản phẩm cụ thể như những bản kế hoạch, đề án,

dự toán thu chi, quy trình thực hiện, báo cáo tiến độ… Các kỹ năng cứng bao gồm: kỹ năng dự án, kỹ năng kỹ thuật, cũng như kiến thức về tổ chức

Tuy có sự khác biệt nhưng hai hệ thống kỹ năng này đều có thể được rèn luyện qua quá trình đào tạo hoặc kinh nghiệm làm việc, và đều không thể thiếu để một người quản lý dự án có thể điều hành thực sự hiệu quả và đạt được thành công cho dự án Hơn thế nữa, quản lý dự án còn đòi hỏi sự cân bằng giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm một cách nhuần nhuyễn và hiệu quả Một nhà quản lỹ dự án cần biết bản thân mình sở hữu những kỹ năng nào, kỹ năng thuộc điểm mạnh, điểm yếu Phân tích những điểm mạnh yếu này sẽ giúp họ có thể phát huy thế mạnh và tìm ra giả pháp cải thiện những

kỹ năng còn yếu kém, có như vậy họ mới có thể mong đợi kết quả tốt nhất cho những dự án mà hò đang và sẽ điều hành

Với mục đích nghiên cứu những kỳ năng quan trọng của quản lý dự án, trong bài viết này, người viết sẽ kết hợp những kiến thức về kỹ năng quản lý dự án với những kỹ năng của bản thân để phân tích điểm mạnh, điểm yếu và những giải pháp phát triển kỹ năng cho bản thân

I Những kỹ năng quan trọng của một người Quản lý Dự án

Tỷ lệ thất bại của các dự án là không hề nhỏ và có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến kết quả này, đó có thể là những nguyên nhân khách quan như chính sách của chính phủ hay điều kiện thị trường có đột biến gây bất lợi cho việc triển khai dự án, cũng có những nguyên nhân chủ quan như chất lượng sản phẩm quá thấp, không có khả năng điều phối hoạt động của toàn dự án Nắm bắt được những nguyên nhân dẫn tới thất bại có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phòng ngừa và có biện pháp xử lý khi xảy ra sự cố Hơn nữa, nhà quản lý cần

xác định rõ thứ tự ưu tiên trong những mục tiêu cần đạt được, hay nói cách khác chính là đưa ra định nghĩa cụ thể về thành công cho dự án

Nguồn: Anne M., 2012 Balancing Project Management Hard Skills and Soft Skills.

Một nghiên cứu về các lý do thất bại của các dự án cho thấy 10 lý do phổ biến nhất đều liên quan đến kỹ năng của các nhà quản lý dự án Nghiên cứu này cũng cho thấy mức độ liên quan của các lý do tới các kỹ năng cứng hay kỹ năng mềm

Năm đầu trong danh sách trên chính là “thiếu kiến thức và kinh nghiệp cùa nhà quản lý” Điều này cho thấy các kỹ năng của người Quản lý dự án có vai trò sống còn đối với dự án đó Trong những kỹ năng này, theo người viết sẽ

có những kỹ năng nổi trội hơn và trực tiếp ảnh hưởng tới năng lực của nhà quản lý, quan trọng nhất là kỹ năng con người hay kỹ năng mềm, sau đó là kỹ năng hội nhập và kỹ năng dự án

1 Kỹ năng con người

Các kỹ năng con người hay chính là những kỹ năng mềm của người quản

lý dự án chính là yếu tố giúp phát huy tài năng của nhân sự trong dự án và là chất gắn kết họ trong một tổng thể hoạt động hiệu quả

Phần lớn những nhà Quản lý dự án được chỉ định vào vị trí này bởi họ có thể chứng minh được phần lớn những kỹ năng cứng như lập kế hoạch và kiểm

soát quá trình thực hiện, tuy nhiên, những kỹ năng cứng đó là không đủ để giúp cho người quản lý có thể điều hành dự án một cách thành công Vấn đề

ở đây đó là nếu như anh ta lập được một kế hoạch chi tiết và toàn mỹ nhưng không có khả năng đàm phán và thuyết phục đối tác về kế hoạch của mình, hoặc không thể lãnh đạo nhân sự của mình thực hiện theo kế hoạch đó, hay trong những tình huống bất ngời phát sinh, anh ta không có kỹ năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định thì xác suất có thể đạt được mục đích là không cao

Một số những kỹ năng con người cần thiết đối với một nhà quản lý dự án bao gồm:

- Quản lý kỳ vọng

- Lãnh đạo

- Ra quyết định

- Đàm phán

- Giao tiếp

- Sức ảnh hưởng

- Giải quyết mẫu thuẫn

- Giải quyết vấn đề

- Thúc đẩy, cổ vũ nhân sự

Trong những kỹ năng được liệt kê ở trên người viết cho rằng kỹ năng lãnh đạo là đặc biệt quan trọng Với quy mô lớn và phức tạp của các sự án, thì người quản lý cần thiết phải có khả năng lãnh đạo để có thể điều phối mọi hoạt động và kết nối các công đoạn với nhau Bản thân chức danh quản lý dự

án đã nói lên vị trí lãnh đạo, bởi thế mà người quản lý dự án sẽ là một người chỉ đạo chung và cần phải có kỹ năng lãnh đạo mới có thể hoàn thành chức năng của mình

Các kỹ năng trên nếu như được kết hợp lại sẽ tạo ra bộ kỹ năng mềm mẫu mực của một người quản lý dự án Thiếu đi một kỹ năng sẽ là một bất lợi cho người quản lý trong quá trình triển khai dự án

2 Kỹ năng hội nhập

Với quy mô các dự án ngày càng lớn như hiện nay, đòi hỏi đối với kỹ năng hội nhập càng cao hơn Như đã nói ở trên chức năng của nhà quản lý dự án đó

là phối hợp rất nhiều các yếu tố trong dự án đó, cũng như liên kết các khâu trong quá trình thực hiện Với một nhà quản lý dự án có kỹ năng hội nhập tốt, anh ta có thể đảm bảo yếu tố chất lượng và tiến độ cho dự án khi từng khâu

và công đoạn đều được kiểm soát một cách hiệu quả và kịp thời

Một phần quan trọng trong kỹ năng hội nhập đó là việc phân tích chi phí cơ hội của các sự lựa chọn và đưa ra quyết định phù hợp nhất với mục tiêu của

dự án Những phương án với chi phí cơ hội cao sẽ bị đánh đổi cho những phương án có cơ câu chi phí-lợi nhuận hợp lý nhất

Có thể lấy ví dụ về một dự án xây dựng một khu chung cư cao tầng với diện tích lớn, có thể nhận thấy ngay rằng khối lượng các công việc phải thực hiện

là rất nhiều và đòi hỏi tính toán chi tiết từ khâu thiết kế đến khâu thi công bắt đầu với giải toả mặt bằng, gọi thầu, xây dựng, hoàn thiện và kết thúc là bàn giao công trình Từng bước đi trong quá trình thực hiện dự án này đều đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ dự án đang trong công đoạn nào, cần làm những

gì, những bên nào liên quan và kiểm soát như thế nào Một loạt những câu hỏi này định hướng cho nhà quản lý điều phối các yếu tố trong dự án nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra

3 Kỹ năng dự án

Nếu như kỹ năng hội nhập và kỹ năng con người thiên về kỹ năng mềm thì kỹ năng dự án lại là một phần của kỹ năng cứng Kỹ năng dự án chính là những công cụ cần thiết để lên kế hoạch và thực hiện dự án Việc nắm được những công cụ này và sử dụng chúng trong quá trình quản lý sẽ nâng cao hiệu quả cho dự án

Mặc dù mỗi dự án khác nhau sẽ có những đặc thù riêng mà nhà quản lý cần nắm được (hay chính là kỹ năng kiến thức về tổ chức), những kỹ năng dự án chung sẽ được áp dụng cho toàn bộ các dự án, đó là việc sử dụng các công

cụ để dự toán chi phí và chuẩn bị các lịch trình khả thi và kế hoạch ngân sách cho dự án Một nhà quản lý tốt không thể thiếu được kỹ năng này bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của dự án Những công cụ này là một phần không thể thiếu của tất cả các dự án, là hướng dẫn để các thành viên dự án dựa vào và tiến hành dự án đó, như một dự án xây dựng thì bản vẽ thiết kế

và dự toán công trình là tiên quyết cho quá trình thi công

II Những kỹ năng thuộc điểm mạnh

Không phải ai sinh ra đã mang tất cả những tố chất và kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý dự án Những kỹ năng và phẩm chất đó là kết quả của quá trình đào tạo cũng như kinh nghiệm tích luỹ của mỗi người Sẽ có một số kỹ năng là sở trường, một số kỹ năng là sở đoản của một người quản

lý, nhưng vấn đề quan trọng đó là anh ta phải nhận thức được điều đó, biết được mình làm tốt những chức năng nào, những hạn chế nào cần được khắc phục, có như thế họ mới có thể dần hoàn thiện những kỹ năng cần thiết cho cái đích cuối cùng Do đó, mỗi nhà quản lý cần tự đặt câu hỏi cho bản thân với mục đích phân loại những kỹ năng mà họ đã có và cần có

Về bản thân mình, người viết nhận thấy rằng những kỹ năng cứng gồm kỹ năng dựán, kỹ năng kỹ thuật và hiểu biết về tổ chức là những kỹ năng thuộc điểm mạnh của mình, có thể nói rằng khả năng vận dụng các công cụ và cho

ra các sản phẩm hữu hình là sở trường của những người Việt Nam nói chung

có đầu óc nhạy bén với toán học và các con số Với chuyên ngành về kinh tế tài chính đã được đào tạo, cộng thêm nhiều năm kinh nghiệm làm việc liên quan tới lĩnh vực quản lý dự án, người viết đã tích luỹ được cho mình cách thức sử dụng các công cụ để cho ra các sản phẩm kế hoạch, dự toán hay báo cáo theo yêu cầu của mỗi dự án Việc nắm khá rõ các kỹ năng dự án khiến người viết tự tin trong trong quá trình lên kế hoạch và triển khai dự án Hơn thế nữa, với đặc thù các dự án tham gia liên quan nhiều đến xây dựng và công trình, kinh nghiệm tích luỹ cũng cho người viết những kiến thức và am hiểu về đặc thù ngành và các tổ chức liên quan, điều này cũng giúp ích rất nhiều trong hoạt động quản lý các dự án mà người viết đã tham gia Tuy

nhiên, cũng phải nói thêm rằng, những kiến thức liên quan đến dự án và tổ chức cần được cập nhật thường xuyên, cũng như những công cụ dùng trong quản lý dự án cũng được đổi mới từng ngày, do đó, một nhà quản lý dự án mặc dù tự tin vào những kỹ năng cứng mang tính kỹ thuật của mình vẫn cần chú ý tới những sự thay đổi của môi trường kinh doanh để có thể nắm bắt và làm mới những kỹ năng của bản thân

Có thể nói Kỹ năng dự án, Kỹ năng kỹ thuật và Hiểu biết về tổ chức là ba kỹ

năng thuộc thế mạnh mà người viết có thể phát huy được trong các dự án tham gia với vai trò người quản lý, tuy vậy, quá trình ứng dụng các kỹ năng cũng đòi hỏi những sự thích ứng và đổi mới trong từng trường hợp nhất định

III Những kỹ năng thuộc điểm yếu

Trong quản lý dự án có hai vấn đề mà người viết cho rằng đang gây hạn chế

đến hiệu quả công việc của mình với vai trò nhà quản lý, đó là kỹ năng mềm chưa hoàn chỉnh và thiếu sự cân bằng giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng Đối với kỹ năng mềm mà cụ thểba kỹ năng quan trọnglàkỹ năng lãnh đạo, kỹ

năng giải quyết vấn đề và kỹ năng ra quyết định, do quá trình vận dụng còn

chưa lâu dài, người viết chưa thực sự nhuần nhuyễn và thường xử lý kém trong những tinh huống có nhiềuáp lực Đơn cử như kỹ năng lãnhđạo, trong những trường hợp có biến động xấu của môi trường kinh doanh, vai trò của người quản lý vô cùng quan trọng trong việcđịnh hướng cho toàn bộ nhân sự của dựán về cách đối phó với bất lợi và cổ vũ tinh thần của cho nhân viên Kỹ năng ra quyếtđịnh và giải quyết vấn đề của người lãnhđạo sẽ giúp họ vượt qua khó khăn Tuy nhiên những trường hợp như vậy thườngđi kèm vớiáp lực rất lớn vàrủi ro cao khi ra quyếtđịnh, mànếu như không đủ quả quyết, người quản lý có thể dễ dàng gặp thất bại Người viết cho rằng bản thân cần tự rèn luyện thêm những kỹ năng mềm thông qua quá trình thực hành thực tế, có như thế mới có thể củng cố được những kỹ năng này

Thêm nữa, điều thứ hai người viết muốn đề cập là sự cân bằng giữa kỹ năng mềm và kỹ năng cứng để có thểđạt được thành công Sự cân bằngởđây

được hiểu là sự hài hoà giữa lượng kỹ năng cứng và lượng kỹ năng mềm được sử dung.Đểđạt được sự cân bằng không hềđơn giản Một ví dụ như sau: nếu một nhà quản lý có khả năng lãnhđạo tốt nhưng thiết những kỹ năng

và hiểu biết kỹ thuật liên quan đến một dựán giao thông công cộng mà anh ta đang quản lý thìở nhà quản lý này kỹ năng mềmđã vượt trội hơn so với kỹ năng cứng, trong khi việc thiếu đi những công cụ quan trong thuộc về kỹ năng cứng chắc chắn sẽ phá hỏng dựán Với trường hợp này, cách tốt nhất để cân bằngđó là mời những chuyên gia về kỹ thuật để hỗ trợ người quản lý trong việc tạo ra các công cụ phục vụ dựán, và người quản lý lúc này sẽ phải vận dụng kỹ năng quản lý của mình để kiểm soát những chuyển gia hỗ trơ mịnh Việc cải thiện hai vấn đề này sẽ là rất quan trọng để người viết hoàn thiện những kỹ năng quản lý dựán của mình vàđóng góp vào thành công của dựán

IV Phát triểnkỹnăng của một người Quản lý Dự án

Nhưđã đề cập đếnở trên, việc nhậnđịnh đượcđiểm mạnh, điểm yếuở mỗi người quản lý sẽ là rất cần thiết để có thể khắc phục những nhượcđiểm và phát huy thế mạnh của mình Sau khi đã nắm rõưu, nhượcđiểm của bản thân,

bước tiếp theo cần thực hiện là làm một bản “Kế hoạch hành động phát triển

kỹ năng” (Skill development action plan)

Đểđạt được hiệu quả, bản kế hoạch này nên được xem xét bởi những người hướng dẫn thường là các lãnhđạoở mức cao hơn Một cuộc nói chuyện trao đổi với người hướng dẫn sẽ giúp hoàn thiện bản kế hoạch và có được những mục tiêu cũng như cách thức thực hiện thực tế hơn Trong bản kế hoạch này

sẽ nêu ra kỹ năng thế mạnh, với bản thân người viết là các kỹ năng cứng, cách sử dụng các kỹ năng này hiệu quả nhất, các kỹ năm điểm yếu, hay các

kỹ năng mềm, nguyên nhân và cách cân bằng giữa các kỹ năng

Đối với các kỹ năng cứng, người viết sẽ cần cố gắng cập nhất những thông tin và công cụ mới để không bị lạc lậu, tựđánh giá các kỹ năng này thường xuyên và cộngđánh giá khách của người hướng dẫn để có được kết quảđúng nhất Đối với các kỹ năng mềm, trang bị các kiến thứcvà vận dụn thực tế

chính là cách tốt nhấtđể rèn luyện những kỹ năng này Quan sát học hỏi và tựđánh giá thường xuyên cũng làđiều cần thiết để cải thiện các kỹ năng còn thiếu

Ngoài ra người hương dẫn, sẽđóng vai trò kiềm tra và thúc đẩy việc thực hiện bản kế hoạch trên, như thế người viết tin rằng mìnhsẽ có thêm động lực để rèn luyên và phát triển các kỹ năng

Kết luận

Như vậy, xu thế phát triển cho thấy tất yếu đòi hỏi các nhà quản lý dựán phải

có được những kỹ năng cần thiết để có thể thực hiện dựán thành công Không có nhà quản lýnào tự nhiên có đầyđủ những kỹ năng cần thiết, họ có thể mạnh về một số kỹ năng và yếu về một số kỹ năng khác Những kỹ năng cứng bao gồm kỹ năng dựán, kỹ năng kỹ thuật hay hiểu biết về tổ chức thường làđiểm mạnh của người viết bởi quá trìnhđào tạo và kinh nghiệm tích luỹ, nhưng những kỹ năng mềm, do thiếu vận dụng, lại làđiểm yếu của người viết đặc biệt trong những trường hợp nhiềuáp lực Để cải thiện những kỹ năng của mình, bản thân người viết sẽ phải xây dựng một kế hoạch hành động có sự gópý và giám sát của người hướng dẫn, thường là quản lý cấp cao hơn, để có thể phát huy thế mạnh và cải thiện nhữngđiểm yếu củamình

Danh mục tài liệu tham khảo

Anne M., 2012 Balancing Project Management Hard Skills and Soft Skills Brandeis

University.

Jack G & James P C., 2012, Successful Project Management Cengage Learning, 5 th ed.

Larry R., 2011 Successful Project Management American Management Association, 3rd ed

Meredith JR & Mantel JS., 2011 Project Management: a managerial approach Wiley &

sons Inc, 8 th ed.

Salah E., 2001 The skills and career path of an effective project manager International

Journal of Project Management, Vol 19.

Young, T.L., 2013 Successful Project Management Kogan Page Limited, 4th ed.

Vijay V., 2009 The human aspects of project management: human resource skills for the

project manager Project Management Institute.