Hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Park Corp. (Việt Nam)

Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức hoạt động và quản lý, giảm chi phí, nâng cao chất lượng, đảm bảo tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình.. Công tá

TP Hồ Chí Minh - Năm 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

PHẠM TƯỜNG AN

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PARK CORP (VIỆT NAM)

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh - Năm 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

PHẠM TƯỜNG AN

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PARK CORP (VIỆT NAM)

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh (Hướng ứng dụng)

Mã số: 8340101

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGÔ THỊ ÁNH

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác

Tp.Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 04 năm 2018

Tác giả luận văn

Phạm Tường An

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO 7

1.1 Tổng quan về hàng tồn kho 7

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 7

1.1.2 Chức năng và vai trò của hàng tồn kho 8

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho 8

1.1.4 Các loại chi phí tồn kho 10

1.2 Tính chất của hàng tồn kho nguyên vật liệu 12

1.3 Hoạt động quản trị tồn kho 13

1.3.1 Thời gian phân phối (leadtime) 15

1.3.2 Các phương pháp hoạch định nhu cầu tồn kho 17

1.3.2 Các kỹ thuật quản trị tồn kho 23

1.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị tồn kho 29

1.4.1 Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số 29

1.4.2 Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho 29

1.4.3 Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng 30

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho 30

1.5.1 Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế 30

1.5.2 Năng lực của nhà cung cấp 31

1.5.3 Sự phát triển của công nghệ thông tin 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI PARK CORP

(VIỆT NAM) 34

2.1 Giới thiệu về Park Corp (Việt Nam) 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 34

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Park Corp (Việt Nam) 36

2.1.3 Tình hình hoạt động và sản xuất kinh doanh tại công ty 38

2.2 Thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp (Việt Nam) 39

2.2.1 Quy trình thực hiện hoạt động quản trị tồn kho 39

2.2.2 Thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho 54

2.2.3 Xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một đơn hàng 56

2.2.4 Thời gian phân phối (lead time) 59

2.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho của Park Corp (Việt Nam) 61

2.3.1 Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số 61

2.3.2 Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho 61

2.3.3 Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng 62

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho 63

2.4.1 Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế 63

2.4.2 Năng lực của nhà cung cấp 64

2.4.3 Sự phát triển của công nghệ thông tin 64

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI PARK CORP (VIỆT NAM) 68

3.1 Định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2018-2020 68

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho tại PARK CORP (VIỆT NAM) 69

3.2.1 Giải pháp về cải thiện quy trình quản lý hoạt động tồn kho tại Park Corp (Việt Nam) 69

3.2.2 Giải pháp về số lượng đặt hàng 77 3.2.3 Giải pháp về thời gian biểu thực hiện quản trị tồn kho 79 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Thời gian phân phối 16

Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ 18

Hình 1.3: Đồ thị lượng đặt hàng để lại 19

Hình 1.4: Quá trình tồn kho sản xuất 20

Hình 1.5: Đồ thị EOQ với thời gian gián đoạn 21

Hình 1.6: Các phương pháp quản trị tồn kho 23

Hình 1.7: Đường cong Pareto 26

Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Park Corporation 36

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của Park Corp (Việt Nam) 37

Hình 2.3: Nhiệm vụ của bộ phận kho/ MCD 42

Hình 2.4: Các thông tin được khai báo cho một Dcode trên ERP 44

Hình 2.5: Sơ đồ quản lý mã hàng 45

Hình 2.6: Sơ đồ quản lý hoạt động nhập kho 46

Hình 2.7: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu 47

Hình 2.8: Sơ đồ thông tin công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu 49

Hình 2.9: Sơ đồ Macka vải chính EQYBA03062 58

Hình 2.10: Mức độ nghiêm trọng và quan trọng của các nhóm vấn đề 66

Hình 3.1: Quy trình kiểm tra BOM 78

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Lựa chọn kỹ thuật quản trị tồn kho 24

Bảng 1.2: Chiến lược phân tích ABC 27

Bảng 1.3: Chiến lược phân tích XYZ 28

Bảng 1.4: Ma trận kết hợp phân tích ABC và phân tích XYZ 29

Bảng 2.1: Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh của Park Corp (Việt Nam) năm 2017 38

Bảng 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của Park Corp (Việt Nam) giai đoạn 2015-2017 38

Bảng 2.3: Tóm tắt lỗi sai của các bộ phận trong hoạt động quản trị tồn kho năm 2017 50

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp chi phí thiệt hại do các sai lầm trong hoạt động quản trị tồn kho phân theo khách hàng năm 2017 53

Bảng 2.5: Thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho 54

Bảng 2.6: Lịch nghỉ tết Âm lịch của các nhà cung cấp vải năm 2015-2017 56

Bảng 2.7: Thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng 59

Bảng 2.8: Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số giai đoạn 2015-2017 61

Bảng 2.9: Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho giai đoạn 2015-2017 61

Bảng 2.10: Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong năm 2015-2017 62

Bảng 2.11: Sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng dự báo năm 2017 64

Bảng 3.1: Các thuộc tính và tiêu chí cấp 1 trong SCOR 70

Bảng 3.2: Thời gian đặt hàng nguyên vật liệu trong nước 82

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Toàn cầu hóa là xu hướng tất yếu và càng ngày càng mở rộng Toàn cầu hóa mang đến cho các quốc gia, doanh nghiệp và cả các cá nhân cơ hội phát triển, hội nhập Toàn cầu hóa “làm phẳng thế giới”, đồng nghĩa với sự kết nối, giảm thiểu bất cân xứng thông tin Ưu thế về chi phí nhân công của các quốc gia đang phát triển dần mất đi Đặc biệt là đối với ngành công nghiệp sử dụng nhiều lao động như may mặc Bên cạnh

đó, khách hàng không ngừng tìm kiếm các sản phẩm có chất lượng cao với chi phí hợp

lý khiến cho môi trường cạnh tranh trong lĩnh vực này càng trở nên gay gắt Để tồn tại

và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức hoạt động và quản lý, giảm chi phí, nâng cao chất lượng, đảm bảo tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình

Hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt to lớn đối với tài chính và hoạt động của doanh nghiệp Về cơ bản, hàng tồn kho đại diện cho khoản đầu tư tài chính và thể hiện cho tiềm năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ tới tay khách hàng của doanh nghiệp (Barlow, 1997) Công tác quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng, khi công tác này được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cắt giảm được các chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, vận chuyển, giảm thiểu chiếm dụng vốn không cần thiết do tồn kho dư thừa gây ra, đồng thời, cũng làm giảm thiểu các thiệt hại do hư hỏng, hao hụt tồn kho do lưu trữ lâu ngày và đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Water (2003) và Bose (2006) đã chỉ ra rằng doanh nghiệp

có thể thất bại nếu duy trì tồn kho dư thừa một cách phi lý Vì thế tối ưu hóa quản trị tồn kho là rất quan trọng để ổn định sức khỏe tài chính của doanh nghiệp (Dutta, 1974), (Dutta, 1992) và Bose (2006)

Thực tế là một doanh nghiệp sản xuất điển hình, tính trung bình sẽ tiêu 56 cents trên mỗi dollar doanh thu (56% doanh thu) để chi trả cho các chi phí mua hàng trực tiếp, con số này thậm chí còn cao hơn đối với một doanh nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ điển hình (Monczka và các cộng sự, 2002; Handfield, 2002) Thêm vào đó là các chi

phí không trực tiếp để quản trị tồn kho, được ước tính khoảng 30-35% giá trị hàng hoá mua vào (Chase và các cộng sự, 2004) Vậy nên, nếu các chi phí tồn kho trực tiếp và gián tiếp này được điều chỉnh giảm một cách đáng kể sẽ góp phần gia tăng lợi nhuận ròng của công ty Với lý do đó, việc tìm kiếm một cách thức quản trị tồn kho hiệu quả không chỉ tối thiểu hoá hoạt động đầu tư trực tiếp vào việc mua sắm hàng tồn kho mà còn giảm thiểu các chi phí gián tiếp phát sinh trong quá trình quản lý hàng tồn kho

Công ty TNHH Park Corp.(Việt Nam), là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất vali, túi xách và các sản phẩm tương tự xuất khẩu từ năm 2000 đến nay Là một doanh nghịêp sản xuất, Park Corp.(Việt Nam), luôn chú trọng đến hoạt động kiểm soát tồn kho, đặc biệt tồn kho nguyên vật liệu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thông qua đó, đáp ứng nhu cầu khách hàng Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và rút ngắn thời gian giao hàng, nguyên vật liệu được mua dựa trên số lượng dự kiến và điều chỉnh qua từng tháng trước khi có đơn hàng chính thức Tuy nhiên, chính phương thức đặt hàng này cũng tạo nên nhiều khó khăn cho công tác quản trị tồn kho Cụ thể, sự khác biệt giữa đơn hàng chính thức và đơn hàng

dự báo tạo nên lượng tồn kho không cần thiết, khó khăn trong công tác điều chỉnh tồn kho, kiểm tra và xử lý lượng tồn kho này Nếu có sai sót trong quá trình điều chỉnh lượng hàng tồn kho sẽ tạo nên các chi phí không cần thiết trong việc tái đặt hàng như chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ…Đồng thời, với đặc thù là ngành

có tính mùa vụ như thời trang, nguyên vật liệu qua mùa sẽ rất khó tái sử dụng cho mùa tới, chỉ tính riêng đơn hàng mùa thu 2017, lượng tồn kho nguyên vật liệu không thể tái

sử dụng cần xử lý là 112,495USD (chiếm 7.38% tổng giá trị nguyên vật liệu mùa thu 2017) Đây là con số không hề nhỏ và gây thách thức cho doanh nghiệp cũng như khách hàng trong việc tìm ra phương án xử lý phù hợp

Với những tồn tại đó, tác giả lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Park Corp.(Việt Nam),” để làm luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu tổng quát:

Đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp.(Việt Nam)

Mục tiêu cụ thể:

Đề tài gồm có 02 mục tiêu nghiên cứu chính

- Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp nhằm chỉ ra các ưu, khuyết điểm và nguyên nhân trong công tác quản trị tồn kho hiện tại

- Đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp.(Việt Nam)

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Phạm vi không gian: không gian nghiên cứu là các yếu tố cấu thành nên hoạt động quản trị tồn kho tại công ty TNHH Park Corp., (Việt Nam)

Phạm vi thời gian: đề tài được tiến hành dựa trên các dữ liệu liên quan đến hoạt động quản trị tồn kho từ tháng 01/2015 đến tháng 01/2018

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Nguồn dữ liệu

Đề tài này được thực hiện dựa trên các nguồn dữ liệu sau:

Dữ liệu thứ cấp từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Park Corp.(Việt Nam) từ tháng 01/2015 đến tháng 01/2018

Cỡ mẫu: Trong giai đoạn 01/2015 đến tháng 01/2018, doanh nghiệp thực hiện

277 đơn đặt hàng cho nhà cung cấp trong đó có 23 đơn hàng mẫu (Saleman sample, có

số lượng nhỏ và thời gian phân phối ngắn) không có tính đại diện nên kích thước mẫu trong nghiên cứu này là 254, 254 đơn hàng xuất cho nhà cung cấp tương ứng với 5,155 đơn đặt hàng của khách hàng

Dữ liệu sơ cấp: được thu thập bằng phương pháp phỏng vấn tay đôi với các chuyên gia là lãnh đạo công ty và các nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được vận dụng gồm:

- Nghiên cứu định tính: Phương pháp này nhằm tìm ra những bất cập còn tồn tại trong công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của công ty kết hợp với hỏi ý kiến chuyên gia nhằm tìm ra đưa ra các giải pháp thích hợp với thực trạng quản trị tồn kho hiện nay

Như đã giới thiệu, tại công ty TNHH Park Corp., (Việt Nam) hoạt động quản trị tồn kho chiếm vai trò rất lớn trong hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, những tồn tại và hạn chế trong hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp buộc doanh nghiệp phải có những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này Đối chiếu với các lý thuyết quản trị tồn kho chủ yếu được thực hiện thông qua các kỹ thuật khảo sát được thực hiện đối với một ngành công nghiệp hoặc một nhóm các doanh nghiệp có chung đặc tính Vì vậy, nghiên cứu này sử dụng phương pháp GT để giải quyết các vấn đề nghiên cứu nêu ra

Công cụ được lựa chọn thực hiện gồm:

+ Thảo luận tay đôi: được thực hiện với quản lý các bộ phận có liên quan, các nhân viên các bộ phận (07 người) dựa trên 02 tiêu chí: (1) trực tiếp tham gia, hoặc ảnh hưởng đến các quyết định quản trị tồn kho của doanh

nghiệp, (2) có thâm niên ít nhất 03 năm đối với nhân viên và 05 năm đối với

vị trí quản lý Công cụ này nhằm khám phá các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động quản trị tồn kho

+ Phỏng vấn chuyên gia: các chuyên gia được lựa chọn để hỏi ý kiến gồm các quản lý cao cấp và các nhân viên có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp ít nhất 05 năm Đây là những người có đủ tầm ảnh hưởng đối với hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp Trong danh sách này, có 2 chuyên gia thuộc bộ phận R&D, họ là những người có kinh nghiệm làm việc tại nhà máy trước khi thuyên chuyển sang bộ phận R&D Vì vậy, họ nắm rõ những vấn đề mà nhà máy gặp phải, cùng với vai trò kết nối giữa nhà máy

và khách hàng tại bộ phận hiện tại, tác giả hi vọng thu thập được những ý kiến quan trọng nhằm hoàn thiện công tác quản trị tồn kho của doanh nghiệp

+ Quan sát: ngoài ra, tác giả còn sử dụng công cụ quan sát để thu thập dữ liệu

- Dựa trên các số liệu tồn kho nội bộ, tác giả tiến hành phân tích, thống kê

để đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho hiện nay

5 Ý nghĩa của đề tài

Nghiên cứu về hiệu quả quản trị tồn kho tại Park Corp.(Việt Nam) sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về công tác quản trị tồn kho hiện tại, các yếu tố tác động đến hiệu quả tồn kho Từ nghiên cứu này sẽ đề xuất những giải pháp phù hợp nhất nhằm hoàn thiện công tác quản trị tồn kho, qua đó, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng

6 Kết cấu đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 03 phần chính:

- Chương 1: Lý thuyết về quản trị tồn kho Phần này trình bày tổng quan

về hàng tồn kho cũng như hoạt động quản trị tồn kho

- Chương 2: Thực trạng công tác quản trị tồn kho tại Park Corp.(Việt

Nam): giới thiệu về doanh nghiệp Park Corp.(Việt Nam) và phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho tại

Park Corp.(Việt Nam): đưa ra định hướng phát triển của doanh nghiệp giai đoạn 2018-2020 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại doanh nghiệp

CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO

1.1 Tổng quan về hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu trước mắt hoặc tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ (Hồ Tiến Dũng, 2009)

Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế IAS 2, hàng tồn kho là những tài sản:

- Giữ để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh bình thường;

- Trong quá trình sản xuất để bán; và

- Nguyên vật liệu hay công cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất hay cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho bao gồm:

- Nguyên vật liệu, công cụ: sử dụng cho quá trình sản xuất

- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành cho tiến trình sản xuất

- Thành phẩm: sản phẩm hoàn thành và sẵn sàng để bán

- Hàng hóa: hàng mua và giữ để bán

Tương tự, theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 2 (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), hàng tồn kho là được chia làm 03 loại:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, bao gồm: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa mua vào đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, thành phẩm tồn kho, thành phẩm, hàng hóa gởi đi bán;

- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang, bao gồm: Sản phẩm chưa hoàn thành (sản phẩm đang chế tạo), sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm và chi phí dịch vụ dở dang;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công

cụ, dụng cụ tồn kho, gởi đi gia công và chế biến và đã mua đang đi đường

1.1.2 Chức năng và vai trò của hàng tồn kho

Theo Chorpa và Meindl (2007), vai trò quan trọng của hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng là gia tăng số lượng cung ứng có thể thỏa mãn nhu cầu khách hàng bởi sản phẩm có sẵn

Trong thực tế, cung và cầu thị trường trong một thời kì có thể là không cân đối với một hay nhiều loại mặt hàng Vậy nên, giải pháp là tồn trữ một số lượng tồn kho nhất định để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục (Hồ Tiến Dũng, 2009)

Một vai trò khác là làm giảm chi phí bởi sử dụng quy mô kinh tế trong cả sản xuất và phân phối (Chorpa và Meindl, 2007)

Khi doanh nghiệp mua hàng theo số lượng lớn, doanh nghiệp sẽ được hưởng một khoản giảm giá được gọi là khấu trừ theo số lượng Tuy nhiên, cần cân nhắc giữa khoản lợi được hưởng và chi phí tồn trữ tăng thêm để đạt được lợi ích tối ưu (Hồ Tiến Dũng, 2009)

1.1.3 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể được phân thành 03 loại bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm (Ghiani và các cộng sự, 2004) Theo đó, hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nguyên vật liệu là những hàng hoá đầu vào chưa qua quá trình sản xuất nội bộ (Kieso và các cộng sự, 2001) Khi nguyên vật liệu thô tham gia vào quá trình sản xuất nội bộ của doanh nghiệp, nó trở thành bán thành phẩm tồn kho Nó bao gồm các sản phẩm trung gian được chuyển hoá thông qua các công đoạn và quá trình sản xuất nội bộ của công ty (Monczka và các cộng sự, 2001) Sau khi hoàn thành quá trình sản xuất, các thành phẩm nhưng chưa được bán cho khách hàng được gọi là thành phẩm tồn kho Đây là loại hàng tồn kho có

giá trị cao nhất, khi nó không chỉ bao gồm giá trị của nguyên vật liệu mà còn bao gồm chi phí nhân công và chi phí chung (overhead cost) (Rumyantsev và Netessine, 2007)

Hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nào phụ thuộc vào ngành công nghiệp và doanh nghiệp vì thế hàng tồn kho tìm thấy trong chuỗi phân phối chủ yếu là thành phẩm bán lại sẽ khác biệt hoàn toàn với hàng tồn kho được tìm thấy doanh nghiệp sản xuất (nguyên vật liệu và sản phẩm đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang) (Muller, 2003)

Ở phía nhà phân phối, họ quan tâm đến mua đúng vật tư với đúng số lượng Đặt đơn hàng tại đúng thời điểm và địa điểm thường được giải quyết đơn giản bằng cách tăng số lượng tồn kho an toàn nắm giữ Có quá nhiều tồn kho cũng không phải là giải pháp tốt bởi nó sẽ tốn kém tiền bạc và kho bãi lưu trữ Ở phía nhà sản xuất, họ quan tâm đến có đúng mặt hàng, với đúng số lượng, ở đúng thời gian và địa điểm (Muller, 2003) Tuy nhiên, quản trị tồn kho truyền thống tập trung vào mặt hàng và số lượng hơn là xem xét các yếu tố về thời gian và địa điểm

Theo J Stock, D.M Lambert (2001), M Pycraft và các cộng sự (2010), M Porter (1986), và S Rai (2014), có các loại hàng tồn kho sau:

- Hàng tồn kho đệm (buffer inventory) còn được gọi là tồn kho an toàn (safe stock) Loại tồn kho này được lưu trữ nhằm ổn định sự không chắc chắn không mong đợi trong cung cầu Theo T Tanthatemee, B Phruksaphanrat,

2012, nhu cầu thực tế có thể thay đổi bất cứ lức nào bởi sự thay đổi của đơn đặt hàng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp và các yếu tố không mong đợi như thời tiết, máy móc hư hỏng, sai sót của con người Vậy nên, hàng tồn kho đệm

là cần thiết để làm giảm khả năng hết hàng do nhu cầu không chắc chắn Khi có nhu cầu không chắc chắn, việc sử dụng mô hình EOQ với nhu cầu không biến động sẽ dễ dàng xảy ra tình trạng hết hàng (D.A Collier và các cộng sự, 2012)

Để đối phó với mối đe dọa do hết hàng, do sự thay đổi của cung hoặc cầu, tăng

điểm đặt hàng lại hoặc đặt thêm tồn kho (hàng tồn kho đệm) là cần thiết Đây là một kế hoạch phòng ngừa khả năng hết hàng

- Hàng tồn kho xoay vòng (cycle inventory) là giai đoạn mà doanh nghiệp không thể cung cấp sản phẩm theo đơn đặt hàng, hàng tồn kho được tích trữ trong khi sản xuất các sản phẩm khác

- Hàng tồn kho tách rời (Decoupling inventory) được hình thành trong giai đoạn sản xuất hoạt động hợp lý và độc lập

- Hàng tồn kho dự báo trước (Anticipation inventory) đựơc tích lũy cho nhu cầu trong tương lai và nhu cầu không dự báo trước

- Hàng tồn kho dây chuyền (Pipeline inventory) tồn tại khi mà vật tư không thể vận chuyển tới cùng lúc

1.1.4 Các loại chi phí tồn kho

Theo E Vermorel (2013), chi phí tồn kho là khác biệt theo từng ngành nghề kinh doanh và cực kì cao Có 03 loại chi phí tồn kho được chú ý trong các mô hình tồn kho gồm: chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng và chi phí thiếu hụt (W.J Stevenson, 2015),trong đó chi phí tồn trữ được biết đến là chiếm 25% tổng chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho thấp đem lại lợi ích chắc chắn cho doanh nghiệp kiểm soát thành công hàng tồn kho Khi đưa ra bất kì quyết định quản trị tồn kho nào, cần cân nhắc các chi phí tồn kho Kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí khi cắt giảm khối lượng hàng tồn kho Kiểm soát tồn kho kiểm tra và theo dõi các mức độ tồn kho, và chủ động quản lý hàng tồn kho lỗi thời và hư hỏng bằng cách đặt hàng đúng số lượng (W Mwangi, M.T Nyambura, 2015) Khi chi phí này tăng thì mức độ tồn kho và các chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cần được tính toán lại (S Rai, 2012) Theo F.R Jacobs, và các cộng sự (2011), các chi phí này gồm có:

- Chi phí tồn trữ (holding/ carry stock): chi phí này bao gồm hầu hết các chi phí phát sinh để lưu trữ sản phẩm, hàng tồn kho sẽ bị đánh thuế, bảo vệ và

bảo hiểm chống mất hàng hay thiên tai, chi phí ày không bao gồm các giá trị các sản phẩm bị lỗi thời hay giảm giá hàng tồn kho

- Chi phí thiết lập (Set up cost) hay còn được biết đến là chi phí thay đổi sản xuất Trong sản xuất việc thay đổi từ một lô sản phẩm này sang một lô sản phẩm khác cần thu thập vật tư cần thiết và tổ chức thiết lập máy móc cũng như dọn sạch các vật tư được sử dụng cho lô sản phẩm trước đó

- Chi phí đặt hàng (Ordering cost): là các chi phí hành chính để tạo ra đơn đặt hàng sản xuất hoặc cung ứng, bao gồm chi phí kiểm tra sản phẩm khi nhận hàng, tính toán số lượng dặt hàng Chi phí hệ thống để kiểm tra tình trạng đơn hàng cũng bao gồm trong chi phí này

- Chi phí thiếu hụt (Shortage costs): là chi phí sinh ra khi hết tồn kho, cần phải đặt hàng lại hoặc khách hàng hủy bỏ đơn hàng khi phải chờ đợi Khi không thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng bởi hết hàng hoặc đơn hàng bị hủy Theo F.R Jacobs và các cộng sự (2011), quản trị tồn kho hiệu quả sẽ tác động đến chi phí thiếu hụt do làm giảm chi phí để đặt đủ lựong hàng tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng

Theo Hồ Tiến Dũng (2009), các chi phí trong quản trị hàng tồn kho gồm:

- Chi phí mua hàng: là giá trị hàng mua được tính bằng giá thành đơn vị nhân số lượng sản phẩm

- Chi phí đặt hàng: là chi phí phát sinh trong quá tìm kiếm nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng, thực hiện đặt hàng, quy trình hỗ trợ văn phòng,…

- Chi phí tồn trữ: là các chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hàng tồn kho như:

+ Chi phí về nhà cửa hay kho hàng: tiền thuê hoặc khấu hao, thuế nhà đất, bảo hiểm nhà kho,…

+ Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện trong kho: tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện, chi phí nhiên liệu cho phương tiện, thiết bị hoạt động, chi phí vận hành thiết bị,…

+ Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý: chi phí lương cho nhân viên bảo quản, chi phí quản lý điều hành kho hàng,…

+ Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: chi phí lãi vay, chi phí bảo hiểm hàng hóa trong kho,…

+ Chi phí khác: chi phí do hao hụt, mất mát, chi phí đảo kho để hạn chế

sự giảm sút về chất lượng,…

1.2 Tính chất của hàng tồn kho nguyên vật liệu

Hàng tồn kho tồn tại dưới dạng nguyên vật liệu là loại hàng tồn kho có giá trị đơn vị của nó thấp hơn các hình thái tồn kho khác và được điều khiểu bởi mối quan hệ với nhà cung cấp, chi phí vận chuyển và giá thị trường (Eroglu và Hofer, 2011) Mức

độ tồn kho nguyên vật liệu chủ yếu chịu ảnh hưởng bởi sự phát triển của nền kinh tế vĩ

mô, chức năng cung ứng (procurement function) và sản xuất của doanh nghiệp

Isaksson và Seifert (2014) cho rằng giá nguyên vật liệu thô giảm có thể dẫn đến mức độ tồn kho của doanh nghiệp tăng vì mục đích giảm chi phí của doanh nghiệp Tuy nhiên, mua sỉ có thể dẫn đến gia tăng chi phí tồn trữ và tăng rủi ro lỗi thời

Ngược lại, khi giá cao, nhà quản lý có thể trì hoãn việc cung ứng nguyên vật liệu để chờ giá thấp hơn Hành vi như thế có thể làm gia tăng nguy cơ bị cháy hàng Niranjan và các cộng sự (2014) thậm chí còn chỉ ra rằng sự thiếu hụt nguyên vật liệu thô liên quan đến sự cố kĩ thuật trong chuỗi cung ứng Ngoài ra, các bằng chứng thực nghiệm cho thấy các nhà quản lý không có kỹ năng về việc lựa chọn đúng thời điểm thị trường (market timing skills) (Butler và các cộng sự, 2005) Khi các nhà quản lý mua nguyên vật liệu thô trong thị trường biến động, họ có thể đánh giá quá cao kỹ năng lựa chọn thời điểm của mình và thường mua ở mức giá gần tối ưu Do đó, các doanh

nghiệp phụ thuộc vào việc tìm kiếm nguồn cung ứng từ thị trường hàng hoá biến động

sẽ chịu rủi ro cao hơn

Hơn nữa, khả năng cung ứng tốt hơn có thể dẫn đến sự ổn định của nguyên vật liệu thô qua thời gian từ việc giao hàng tức thời JIT và dự báo chính xác nhu cầu (Lieberman và Demesster, 1999), từ đó kì vọng giảm rủi ro cho doanh nghiệp Steinker

và các cộng sự (2015) đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp với kĩ năng quản trị chuỗi cung ứng upstream có thể quản trị tồn kho nguyên vật liệu thô mà không ảnh hưởng đến các quy trình sản xuất có liên quan Trái lại, các biến động lớn của nguyên vật liệu thô có thể là vấn đề của cung ứng do thường xuyên thay đổi nhà cung cấp, chất lượng hậu cần nội bộ (inbound logistic) thấp hoặc do các mâu thuẫn nội bộ Các vấn đề cơ bản đóng góp vào rủi ro công ty thường là bởi việc gia tăng xác xuất thừa nguyên vật liệu hoặc gián đoạn nguyên vật liệu Niranjan và các cộng sự (2014) cung cấp ví dụ về các mâu thuẫn giữa bộ phận cung ứng và quản lý sản xuất có thể ảnh hưởng đến rủi ro của doanh nghiệp Từ quan điểm của nhà quản lý sản xuất, hai yếu tố quan trọng của nguyên vật liệu là hiệu quả sản xuất và chất lượng nhất quán Để đạt được những mục tiêu này, bộ phận sản xuất có thể đánh giá quá cao nhu cầu nguyên vật liệu thô cần thiết kết quả là thiếu hiệu quả (Niranjan và các cộng sự, 2014) Các chiến lược cung ứng và sản xuất không được định hướng sẽ phản ánh bởi sự gia tăng biến động của hàng tồn kho

1.3 Hoạt động quản trị tồn kho

Quản trị tồn kho là một trong những vấn đề của cơ bản trong rất nhiều tổ chức bao gồm kinh doanh, công nghiệp, quốc phòng,… Quản trị tồn kho là hoạt động nhằm tạo ra mức độ tồn kho thấp, giá thấp, và thỏa mãn khách hàng cao; thủ tục và quy trình gia tăng lợi nhuận (T.S Hatten, 2012; S Hamisi, 2011; V.V Sople, 2010) Vai trò của quản trị tồn kho là làm cân bằng mối quan hệ giữa giảm tối đa tổng chi phí và gia tăng

sự hài lòng của khách hàng

Theo Bijal Pandya và Hemant Thakkar (2016), quản trị tồn kho là hoạt động phát triển và quản lý mức độ tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm

để tạo ra nguồn cung thoả mãn nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất Quản trị tồn kho là hoạt động rất quan trọng để tạo ra tổ chức hiệu quả và hoạt động hiệu quả

Theo J Coc và các cộng sự (1991), quản trị tồn kho bao gồm các mục đích sau: tạo ra, áp dụng và quản lý quy trình, thủ tục và hệ thống Mục tiêu cơ bản của việc quản trị tồn kho tốt là thỏa mãn khách hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng trong khi kiểm soát chi phí tồn kho mỗi ngày ở mức tối thiểu Dịch vụ khách hàng tốt là kết quả của việc đặt mua đúng nguyên vật liệu và số lượng tồn kho đúng thời điểm Tối ưu hóa công cụ tồn kho hỗ trợ cho doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhất quán trong công tác đặt hàng Các quyết định đúng đắn được đưa ra sẽ làm gia tăng hiệu quả bằng cách cải thiện dự báo nhu cầu trong tương lai (A.K Panigrahi, 2013) Có 2 hệ thống quản trị tồn kho được biết đến rộng rãi là hệ thống kiểm kê định kỳ và kiểm kê liên tục (D.Flynn và các cộng sự, 2015) Với hệ thống kiểm kê định kỳ, đơn hàng được đặt với

số lượng là chênh lệch tồn kho sau một khoảng thời gian cố định xác định, trong khi ở

hệ thống kiểm kê liên tục, đơn hàng được đặt khi số lượng tồn kho chạm điểm đặt hàng lại (S Russell, W Taylor III, 2006)

Có rất nhiều lý do khiến doanh nghiệp phải quản trị tồn kho Tổ chức có thể giảm một tỷ lệ phần trăm lớn trong tổng đầu tư của họ vào hàng tồn kho bằng cách sử dụng hệ thống quản trị tồn kho thích hợp Tuy nhiên, quản trị tồn kho không phải lúc nào cũng liên quan trực tiếp đến việc tiết kiệm các chi phí tài chính nhưng nó ảnh hưởng đến việc tiết kiệm các chi phí kho bãi, tiết kiệm nhân lực đơn giản hoá và gia tăng sự minh bạch các quy trình, đồng thời cung cấp một quy trình lưu chuyển sản xuất suôn sẻ và cải thiện hình ảnh công ty (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016) Duy trì lượng hàng tồn kho tốt nhất có thể là rất quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào, bởi

vì nếu duy trì quá nhiều hàng tồn kho sẽ tạo ra các chi phí tồn trữ hàng tồn kho (như chi phí thuê mặt bằng, chi phí ra quyết định, chi phí cho hàng tồn kho lỗi thời không sử

dụng đến, hư hỏng, mất mát,…) trong khi đó lượng hàng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất và cung ứng có thể dẫn đến hệ quả là người tiêu dùng rời bỏ doanh nghiệp và tìm đến đối thủ cạnh tranh (P.A Berling, 2011)

Quản trị tồn kho bao gồm rất nhiều hoạt động được thực hiện bởi nhà quản lý nhằm giảm thiểu chi phí, duy trì sản xuất, ổn định tồn kho và giảm thiểu tổn thất (Saleemi, 2009) Câu hỏi thông thường được sử dụng cho việc kiểm soát và quản trị tồn kho là khi nào hàng hoá và dịch vụ được đặt hàng và có bao nhiêu sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng (Hadley và Whitin, 1963)?

Trong khuôn khổ của bài nghiên cứu này, hoạt động quản trị tồn kho tập trung vào ba nội dung chính: thời gian phân phối, các mô hình hoạch định nhu cầu tồn kho nhằm xác định số lượng sản phẩm dịch vụ được đặt hàng, và cuối cùng là các kỹ thuật quản trị tồn kho để xác định mặt hàng nào cần được tập trung kiểm soát, quản lý

1.3.1 Thời gian phân phối (leadtime)

Thời gian phân phối là yếu tố cơ bản để đánh giá nhu cầu của khách hàng hay nhu cầu sử dụng Đó là mối quan hệ giữa thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng (Customer order to fulfillment leadtime, CLT) và tổng thời gian phân phối yêu cầu của nhà cung cấp (Supplier order to fulfillment leadtime, SLT), thời gian chu trình của doanh nghiệp (Firm’s cycle time, CT), thời gian phân phối hàng hoá tới tay khách hàng (Delivery to customer leatime, DTC) CLT biểu thị khoảng thời gian mà khách hàng sẵn sàng chờ, khi mà đơn hàng được đặt để thoả mãn nhu cầu của khách hàng SLT biểu thị khoảng thời gian mà doanh nghiệp sẵn sàng chờ cho yêu cầu của mình được đáp ứng bởi nhà cung cấp trong việc sản xuất ra hàng hoá cần thiết khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng Và CT được biểu thị là khoảng thời gian doanh nghiệp cần để sản xuất ra sản phẩm mà khách hàng đặt hàng Cuối cùng, DTC biểu thị khoảng thời gian doanh nghiệp cần để giao hàng đến tay khách hàng (Silver và các cộng sự, 1998) Hình 1.1 biểu thị mối quan hệ giữa các thời gian phân phối khác nhau theo công thức CLT=SLT+CT+DTC

Theo Wallin và các cộng sự (2006), nếu CLT nhỏ hơn tổng của SLT, CT và DTC của một doanh nghiệp, bất kì sản phẩm nào cũng cần sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì công ty phải có dự trữ tồn kho sẵn có hoặc đối mặt với nguy cơ mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh Và ngược lại, nếu CLT lớn hơn tổng số SLT,

CT và DTC, doanh nghiệp sẽ ít cấp bách hơn trong việc đặt hàng tồn trữ

Hình 1.1: Thời gian phân phối (Wallin và các cộng sự, 2006)

Khách hàng

đặt hàng

Khách hàng nhận hàng

DN hoàn thành sản xuất đơn đặt hàng của KH

DN giao hàng cho

KH và KH nhận hàng

Chú thích:

CLT: thời gian phân phối yêu cầu của KH SLT: thời gian phân phối yêu cầu của NCC CT: thời gian chu trình của DN DTC: thời gian phân phối hàng hoá tới tay KH

1.3.2 Các phương pháp hoạch định nhu cầu tồn kho

1.3.2.1 Các mô hình tồn kho

Mục đích chính của các mô hình quản trị tồn kho là xác định khi nào đặt hàng

và đặt hàng với số lượng bao nhiêu Hàng tồn kho đáp ứng nhiều chức năng trong một

tổ chức (T Tanthatemee, B Phruksaphanrat, 2012) và duy trì tổng chi phí ở mức tối thiểu

Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ- The basic Economic order

quantity model:

Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) là mô hình tồn kho tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ được xây dựng bởi Ford W Harris, 1915 Mô hình EOQ xác định kích thước lô hàng tối ưu trong đó kết hợp chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ được thiết lập để giảm tối thiểu chi phí của toàn hệ thống Kết quả là số lượng được sản xuất hay đặt hàng với mức chi phí tối ưu

Mô hình được xây dựng dựa trên 6 giả thuyết cơ bản sau:

- Nhu cầu cả năm là biết trước và không đổi

- Phải biết trước chu kì đặt hàng, chu kì đặt hàng ngắn và không thay đổi

- Lượng đặt hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng

ở một thời điểm đã định trước

- Sự thiếu hụt hàng hóa hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian

- Không tiến hành khấu trừ theo số lượng

- Duy nhất chỉ có 2 chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ

Với 6 giả thuyết trên, sản lựơng tối ưu cho mỗi đơn hàng (Q*) và chi phí tồn trữ tối thiểu (C*) lần lượt là:

𝑄∗ = √2𝑆𝐷

𝐻

𝐶∗ = 𝐷

𝑄∗𝑆 +𝑄

∗

2 𝐻 Trong đó:

D: nhu cầu nguyên vật liệu cả năm

S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng

H: chi phí tồn trữ cho một đơn vị sản phẩm trong một năm

Hình 1.2: Đồ thị mô hình EOQ (Hồ Tiến Dũng, 2009)

Ngoài ra, mô hình này còn có các đại lượng sau:

- Số lượng đơn đặt hàng trong năm (Đh): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D)

và lượng đặt hàng tối ưu

- Chu kì đặt hàng (T): là khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng kế tiếp nhau và bằng tổng số ngày bình quân làm việc trong năm (N) chia cho số đơn đặt hàng trong năm (Đh)

- Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D)

và số ngày làm việc bình quân trong năm (N)

- Đỉểm đặt hàng lại (ROP- Re order point): trong trường hợp thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng, điểm đặt hàng lại là lương tồn kho tối thiểu cần thiết ở thời điểm đặt hàng để duy trì sản xuất liên tục

𝑅𝑂𝑃 = 𝑑 𝐿 Với L (leadtime) là thời gian phân phối đại diện cho khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận hàng

Hình 1.3: Đồ thị lượng đặt hàng để lại(Hồ Tiến Dũng, 2009)

Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ- Economic production quantity model)

Mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ) là mô hình tồn kho nhằm xác định lượng hàng tồn kho cần bổ sung hữu hạn (Tersine, 1994) Mô hình này xem xét đến tốc độ sản xuất Với giả định là toàn bộ lượng hàng của một lô hàng sẽ được giao đầy đủ trong một chuyến hàng Tuy nhiên, thay vì hàng đến ngay lập tức, lô hàng sẽ được chuyển tới dần dần với tốc độ sản xuất P Trong trường hợp này tốc độ sản xuất P phải lớn hơn nhu cầu D Mức độ tồn kho sẽ không bao giờ vượt quá mức độ tồn kho tối đa

vì hàng tồn kho được đưa vào tiêu thụ sẽ đồng thời với lượng hàng được bổ sung Trong suốt chu kì, lượng hàng tồn kho sẽ tăng với tốc độ P-D trong suốt chu kì sản xuất (Production cycle) Đây là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận

Q*

L

t ROP

đủ hàng của mỗi đơn đặt hàng Và doanh nghiệp sẽ tiến hàng đặt hàng lại khi kết thúc một chu kì đặt hàng (Demand cycle)

Hình 1.4: Quá trình tồn kho sản xuất (P.-T Chang, C.-H Chang, 2006)

Mô hình lượng đặt hàng kinh tế gián đoạn (EOQD- Economic order quantity with disruption)

Mô hình EOQD được ra mắt lần đầu bởi Parlar và Berkin (1991), và phương trình chi phí được đưa ra bởi Berk và Arreola- Risa (1994), giả định rằng nhà cung cấp không hoạt động liên tục mà hoạt động trong một giai đoạn chắc chắn (được gọi là

“web preiod”) và đóng cửa trong một giai đoạn chắc chắn (được gọi là “dry preiod”) Trong suốt thời kì dry preiod, không đơn hàng nào được đặt và nếu ngừoi bán lẻ hết tồn kho, tất cả cầu sẽ được theo dõi cho đến đầu thời kỳ wet preiod kế tiếp, với chi phí tổn thất do hết hàng p bằng doanh thu đơn hàng bị mất Khoảng thời gian của cả wet preiod và dry period được phân bố theo cấp số nhân với tỷ lệ λ và µ tương ứng Giả định rằng tất cả các đơn hàng đều được đặt bởi người bán lẻ với số lượng như nhau Q tại thời điểm mức độ tồn kho bằng 0, những đơn hàng được đặt vào thời kì wet period

Mức độ tồn kho tối đa

Kích thước lô hàng sản xuất

Tỷ lệ sản xuất

Tỷ lệ cầu

Tỷ lệ sản xuất- tỷ lệ cầu

sẽ được giao ngay lập tức (leadtime=0) Mục đích của mô hình là chọn Q để tối thiểu chi phí hàng năm dự kiến

Hình 1.5: Đồ thị EOQ với thời gian gián đoạn (Parlar và Berkin, 1991)

1.3.2.2 Hệ thống tồn kho kịp thời JIT (Just in time inventory system)

Chiến lược JIT được phát triển cho các nhà máy sản xuất của Toyota và được phổ biến rộng rãi ở Nhật Bản vào giữa những năm 1970 Khi các nhà sản xuất Nhật Bản tuyên bố nắm một thị phần lớn ở thị trường Mỹ vào những năm 1980, JIT bắt đầu thu hút sự chú ý của các công ty Mỹ và bắt đầu được thừa nhận từ đó

JIT là một chiến lược hoạt động kinh doanh mở rộng nhằm mục đích sản xuất sản phẩm dựa trên việc đáp ứng nhu cầu ngay lập tức và giảm thiểu tồn kho phát sinh

từ thời gian chờ và sản xuất quá mức cần thiết Chiến lược JIT bao gồm cả việc mua hàng JIT (giao nguyên vật liệu nhanh chóng) và sản xuất JIT (sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu hiện tại của thị trường) Trước hết là làm giảm tồn kho nguyên vật liệu, sau đó là làm giảm bán thành phẩm và thành phẩm tồn kho (Xiaodan Gao, 2017)

Theo Malakooti (2013), xử lý các vấn đề bộc lộ của hàng tồn kho là một trong những yếu tố giúp thực hiện JIT thành công Trong hệ thống đẩy, hàng tồn kho dư thừa thường ẩn chứa rất nhiều các vấn đề sản xuất Vì thế, bước đầu tiên trong việc áp dụng

Giai đoạn hoạt động

Giai đoạn đóng cửa

JIT là làm giảm mức độ tồn kho trong suốt quá trình sản xuất Khi tồn kho giảm, những vấn đề của sản xuất phát sinh bởi sự thay đổi hay chậm tiến độ sẽ trở nên rõ ràng Khi các vấn đề được xác định, quy trình sản xuất sẽ trở nên trôi chảy hơn

Các bằng chứng thực nghiệm đã cho thấy sự tác động tích của việc áp dụng JIT tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức Huson và Nanda (1995) đã cung cấp các bằng chứng cho thấy doanh nghiệp áp dụng hệ thống JIT có thể cải thiện lợi nhuận trên mỗi cổ phiếu như là kết quả của việc cải thiện doanh thu hàng tồn kho Claycomb

và các cộng sự (1999) đã chỉ ra việc giảm hàng tồn kho cải thiện ba chỉ số đo lường hiệu của của tổ chức (tỷ suất sinh lợi trên đầu tư ROI, lợi nhuận và tỷ suất sinh lợi trên doanh thu thuần return on sales) Fullerton và McWatters (2001) đã chứng minh rằng hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ gia tăng thông qua việc làm giảm tồn kho cũng như chi phí chất lượng và gia tăng sự phản hồi tích cực từ phía khách hàng Trong bối cảnh JIT, mối quan hệ giữa tồn kho và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là tích cực được thể hiện qua tỷ suất sinh lợi trên tồng tài sản ROA, tỷ suất sinh lợi trên doanh thu thuần, và dòng tiền (Fullerton và các cộng sự, 2003)

Mục đích chính của hệ thống JIT là làm giảm chi phí từ việc loại bỏ hao phí Hao phí là tất cả những thứ nằm ngoài cơ sở vật chất, nguyên vật liệu, nhân công và thời gian tối thiểu cần thiết cho sản xuất Hệ thống JIT cho rằng tồn kho cần được tối thiểu Việc dự trữ tồn kho tối đa sẽ làm tăng chi phí tồn kho trong khi nguồn lực đó có thể đầu tư vào một khoản đầu tư khác

Hệ thống JIT không chỉ liên quan đến việc kiểm soát tồn kho và hệ thống sản xuất mà còn liên quan đến những khía cạnh khác của sản xuất ví dụ như quy trình mua hàng Trong hệ thống JIT, vật tư được mua với số lựơng ít và sẽ đựơc giao khi doanh nghiệp cần

Daniel và Reitsperger (1991) đã mô tả các vấn đề có thể nảy sinh khi thực hiện JIT bao gồm việc gia tăng sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bộ phận/ phòng ban, các nhà cung cấp đầu vào cho quá trình sản xuất, thị trường Sự không chắc chắn liên quan đến

sự phù hợp của chất lượng, nguy cơ gián đoạn nguồn cung cấp, đình công, các sự kiện bất ngờ khác cũng góp phần gia tăng nguy cơ gián đoạn sản xuất trong môi trường JIT

Tuy hệ thống JIT tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp trong quá trình quản

lý và thực hiện, tuy nhiên, theo Ramsay và các cộng sự (1990), việc áp dụng thành công JIT sẽ đem lại các lợi ích sau:

- Mức độ tồn kho nguyên vật liệu và tồn kho thành phẩm thấp;

- Mức độ tồn kho bán thành phẩm rất thấp;

- Làm giảm chi phí quản lý nguyên vật liệu (materials handling cost)

1.3.2 Các kỹ thuật quản trị tồn kho

Các phương pháp quản trị tồn kho bao gồm phân tích ABC, XYZ, HML, VED, FSN, SDF, GOFL và SOS được thể hiện ở hình 1.6

Hình 1.6: Các phương pháp quản trị tồn kho (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016)

Các kỹ thuật quản trị tồn kho khác nhau sẽ phù hợp cho các mục đích quản trị tồn kho khác nhau và với những điều kiện áp dụng khác nhau, cụ thể:

Các phương pháp quản trị tồn kho

Bảng 1.1: Lựa chọn kỹ thuật quản trị tồn kho (Dr.G.Brindha, 2014)

X, xem xét nhóm C trong nhóm X: giảm mức độ tồn kho

Để kiểm soát việc bảo dưỡng phụ tùng và thiết bị sản xuất

(Fast, Slow and

Non-Moving)

Các vấn đề từ cửa hàng lý tưởng

Loại bỏ các mặt hàng không lưu chuyển

Các hàng hoá có tốc độ lưu chuyển nhanh cần được duy trì một mức độ tồn kho cao

Thận trọng về khả năng sẵn có của hàng hoá, nên duy trì tồn kho những hàng hoá khan hiếm, khó khăn trong việc thu mua và tiếp tục theo dõi hoạt động mua hàng

Cần có sự kiên nhẫn trong hoạt động mua hàng từ nguồn cung chính phủ, các đại lý có thể được sử dụng, các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian cung ứng nguyên vật liệu từ nước ngoài cần được tính toán

Nên mua vào mùa thu hoạch để đạt được mức giá tốt hơn và chất lượng cung ứng tốt hơn

Trong đó, phân tích ABC và phân tích XYZ là hai kỹ thuật phân tích phổ biến trong quản trị tồn kho

Kĩ thuật phân tích ABC

Thực tế là, có hàng ngàn mặt hàng được lưu trữ dưới dạng hàng tồn kho để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chỉ có một tỉ lệ mặt hàng nhất định cần được quản lý và kiểm soát chặt chẽ, chính xác (Braglia và các cộng sự, 2004) Kĩ thuật phân tích ABC là phương pháp lập kế hoạch và kiểm kê được sử dụng rộng rãi để phân loại mặt hàng theo mức độ kiểm soát cần thiết Kĩ thuật phân loại ABC được phát triển và

sử dụng với General Electric vào những năm 1950, dựa trên nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20 Nguyên tắc Pareto chỉ ra một vài mặt hàng đóng góp phần lớn vào chi phí tồn kho và một số lượng lớn mặt hàng lại chiếm tỷ lệ chi phí tồn kho thấp Nguyên tắc 80/20 được biết đến là xấp xỉ 20% mặt hàng đóng góp 80% chi phí và phần còn lại 80% mặt hàng chỉ chiếm 20% chi phí Rõ ràng là, cần kiểm soát chặt chẽ 20% mặt hàng và kiểm soát ở mức độ vừa phải với phần còn lại (Water, 1992) Vì thế, kĩ thuật phân tích ABC phân loại tồn kho theo mức độ đóng góp chi phí trên tổng chi phí tồn kho hàng năm

Theo Nabais (2010), có thể tiến hành phân tích ABC theo chi phí theo các bước sau:

- Sắp xếp chi phí tồn kho hàng năm (định mức x giá đơn vị) theo thứ tự giảm dần

- Tính toán tỉ lệ phần trăm theo luỹ tiến theo chi phí và số lượng mặt hàng

- Xác định ranh giới giữa các nhóm:

+ Nhóm A: 20% mặt hàng chiếm khoảng 80% tổng chi phí sử dụng hàng năm

+ Nhóm B: 30% mặt hàng chiếm khoảng 15% tổng chi phí sử dụng hàng năm

+ Nhóm C: 50% mặt hàng đại diện cho khoảng 5% tổng chi phí sử dụng hàng năm

Hình 1.7: Đường cong Pareto (Nabais, 2010)

% Tích luỹ theo số lượng mặt hàng

% Tích luỹ

theo chi phí

Bằng chứng thực nghiệm đã chỉ ra rằng khi phân tích hiệu quả và các nhóm phân loại được xác định, việc tập trung kiểm soát các mặt hàng thuộc nhóm A sẽ tối đa hoá hiệu quả quản trị trong điều kiện nguồn lực thời gian khan hiếm (Flores và

Whybark, 1985)

Bảng 1.2: Chiến lược phân tích ABC (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016)

Tỷ lệ % mặt hàng

Tỷ lệ % chi phí

Hành động

Kỹ thuật Phân tích XYZ

Phân tích XYZ là phân tích động mở rộng của phân tích ABC Phân tích XYZ nhằm đánh giá sự biến động trong nhu cầu hoặc định mức tiêu thụ của các mặt hàng trong tổ chức và được đo lường bằng hệ số biến thiên C.V Với hệ số biến thiên C.V, các mặt hàng được phân loại thành các nhóm X, Y, Z tương ứng với tỷ lệ 20%, 30%, 50% (Bijal Pandya và Hemant Thakkar, 2016)

Theo D A Clevert và các cộng sự (2007), Divya devrajan, M S Jayamohan (2016):

- Nhóm X bao gồm những nguyên vật liệu được sử dụng tương đối thường xuyên và hiếm khi tồn kho hiếm khi thay đổi vì thế khả năng lập kế hoạch hay

dự báo trước nhu cầu là rất cao

- Nhóm Y bao gồm những nguyên vật liệu có nhu cầu thay đổi đáng kể vì

lý do mang tính mùa vụ hoặc có tính xu hướng nên khả năng lập kế hoạch hay

dự báo ở mức trung bình

- Nhóm X bao gồm những nguyên vật liệu không sử dụng thường xuyên vì thế khả năng lập kế hoạch hay dự báo là rất thấp

Bảng 1.3: Chiến lược phân tích XYZ (Yogesh Kumar và các cộng sự, 2017)

Sự biến động của

hàng tồn kho

Một trường phái khác của phân tích XYZ là xem xét tỷ lệ phần trăm của giá trị tồn kho Với trường phái này, phân tích XYZ được thực hiện nhằm phân loại hàng tồn kho hiện có trong kho và phân loại chúng thành 03 loại dựa vào giá trị hàng tồn kho (Divya Devarajan, 2015) Việc phân loại có giá trị tại thời điểm tiến hành phân tích, theo đó:

- Loại X: ứng với 70% tổng giá trị tồn kho

- Loại Y: ứng với 20% tổng giá trị tồn kho tiếp theo

- Loại Z: ứng với 10% tổng giá trị tồn kho cuối cùng

Các bước tiến hành phân loại XYZ:

- Xác định tồn kho hiện tại và giá đơn vị cho các mặt hàng tồn kho được lựa chọn

- Giá trị tồn kho được xác định bằng tồn kho hiện tại nhân cho chi phí đơn

vị của từng mặt hàng

- Sắp xếp theo giá trị tồn kho giảm dần

- Tính phần trăm giá trị tồn kho và phần trăm tồn kho tích lũy

- Cuối cùng, phân loại hàng tồn kho theo 03 loại X, Y, Z

Phân tích ABC thường được kết hợp với phân tích XYZ để xác định các mặt hàng phổ biến của các kết hợp, từ đó xây dựng chiến lược kiểm soát hàng tồn kho phù hợp

Bảng 1.4: Ma trận kết hợp phân tích ABC và phân tích XYZ ( Bijal Pandya, Hemant Thakkar, 2016)

X

Tỷ lệ % giá trị cao

Nhu cầu liên tục

Khả năng dự báo cao

Tỷ lệ % giá trị trung bình Nhu cầu liên tục

Khả năng dự báo cao

Tỷ lệ % giá trị thấp Nhu cầu liên tực Khả năng dự báo cao

Y

Tỷ lệ % giá trị cao

Nhu cầu biến động

Khả năng dự báo trung

bình

Tỷ lệ % giá trị trung bình Nhu cầu biến động Khả năng dự báo trung bình

Tỷ lệ % giá trị thấp Nhu cầu biến động Khả năng dự báo trung bình

Khả năng dự báo thấp

Tỷ lệ % giá trị thấp Nhu cầu không thường xuyên

Khả năng dự báo thấp

1.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị tồn kho

1.4.1 Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số

Hiệu quả tồn kho được đánh giá bởi tỷ số tồn kho trên doanh số (Capkun và các cộng sự, 2009; Eroglu và Hofer, 2011; Obermaier & Donhauser, 2009; Shah và Shin, 2007) Tỷ số tồn kho trên doanh số được tính bằng trung bình tồn kho chia cho doanh

số Nó thể hiện liệu doanh nghiệp có khả năng giữ tồn kho ở mức thấp tương ứng với doanh số hiện tại Sự gia tăng của tỷ số này trong một thời kì so với thời kì khác có thể

là dấu hiệu cả việc quản trị tồn kho không tốt (Elsayed và Whaba, 2014)

1.4.2 Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho

Chỉ tiêu này giúp xác định giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Từ đó biết được mức độ đầu tư hiện tại là cao hay thấp, có phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại cuả doanh

nghiệp hay không? Có sự thay đổi nào trong chỉ tiêu này giữa các thời kì kế toán hay không?

𝑇ỷ 𝑙ệ % 𝑔𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡à𝑖 𝑠ả𝑛 đầ𝑢 𝑡ư 𝑐ℎ𝑜 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 = 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑔𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡à𝑖 𝑠ả𝑛

𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜∗ 100%

Hàng tồn kho là tài sản có tính thanh khoản thấp nhất, so sánh với tổng tài sản lưu động, nếu tỷ lệ này quá lớn sẽ làm giảm tính thanh khoản của doanh nghiệp trong khi tỷ lệ này quá nhỏ sẽ làm mất đi cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp

𝑇ỷ 𝑙ệ % 𝑔𝑖á 𝑡𝑟ị ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑇𝑆𝐿Đ =𝑇ổ𝑛𝑔 𝑔𝑖á 𝑡𝑟ị ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜

1.4.3 Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng

Chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nếu lượng tồn kho không

đủ, sẽ làm mất đi cơ hội kinh doanh và giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho

1.5.1 Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế

Mục đích của tồn kho nói chung và tồn kho nguyên vật liệu nói riêng là để đảm bảo cung ứng liên tục, đáp ứng kịp thời và xuyên suốt nhu cầu sản xuất Do đó, nhu cầu của thị trường ảnh hưởng rất lớn đến công tác tồn kho Tuy nhiên, kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế thường lại không trùng khớp, tạo nên sự biến động hàng tồn kho (Fan và Zhou, 2018; Stambaugh và các cộng sự, 2015) Nếu doanh nghiệp và khách hàng có kì vọng về giao dịch tiềm năng khác nhau hoặc một trong các bên không thể cung cấp theo đúng điều khoản giao dịch kì vọng sẽ dẫn đến tồn kho chênh lệch không được dự báo trước

Các tác động cơ bản bao gồm sự thay đổi trong chiến lược thị trường- sản phẩm,

sự thay đổi trong chuỗi cung ứng, các yếu tố mùa vụ hoặc sự thay đổi tiêu dùng (Steinker và Hoberg, 2013) Sự không phù hợp giữa cung- cầu thường tạo nên chi phí tồn trữ Thấp hơn mức tồn kho kì vọng có thể dẫn đến tổn thất về doanh thu, phạt vi phạm hợp đồng hoặc ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp Cao hơn mức tồn

kho kì vọng lại có thể liên quan đến các khoản chiết khấu, chi phí tồn trữ không mong muốn (Hendricks và Singhal, 2009)

1.5.2 Năng lực của nhà cung cấp

Yếu tố thứ hai tác động đến công tác quản trị tồn kho liên quan đến hoạt động giao hàng của nhà cung cấp và số lượng cung ứng Khi một nhà cung cấp thể hiện một hiệu quả kém với thời gian và số lượng cung ứng, doanh nghiệp sẽ không thể tự tin dự báo liệu doanh nghiệp có thể giao hàng đúng hạn hoặc đủ số lượng để thoả mãn nhu cầu khách hàng hay nhu cầu sử dụng cần thiết hay không (Benton và Krajewski, 1990; Song và các cộng sự, 2000) Việc tồn trữ sẽ là một lựa chọn hấp dẫn và khả thi để tránh tình trạng giao hàng chậm trễ hoặc thiếu chính xác Ngược lại, nếu doanh nghiệp tin tưởng vào năng lực của nhà cung cấp, nhà cung cấp có cam kết cao và SLT trong mức chấp nhận thì doanh nghiệp có thể giảm tồn trữ hàng tồn kho (Wallin và các cộng sự, 2006)

Số lượng nhà cung cấp cũng là yếu tố tác động đáng kể đến hoạt động quản trị tồn kho Với số lượng nhà cung cấp lớn, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có một nguồn cung chắc chắn, với số lượng chắc chắn, doanh nghiệp có thể chuyển đổi một mặt hàng cụ thể từ nhà cung cấp này sang một nhà cung cấp khác nếu xuất hiện các rủi

ro tiềm ẩn (Pfeffer và Salancik, 1978; Handfield, 1993; Heide, 1994) Do đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu thời gian phân phối ngắn hoặc giao hàng nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định, trì hoãn việc mua hàng cho đến khi nhu cầu được xác định (Cox, 2001)

Trong trường hợp sản phẩm mang tính độc đáo, sẽ là khôn ngoan nếu doanh nghiệp mua hàng và cam kết tồn kho ngay khi nhu cầu được dự báo Như thế, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo nguồn cung ổn định và tránh lại các tác động do giá nguyên vật liệu tăng trong tương lai (Wallin, 2002)