Hành vi tổ chức bai 5 thiet lap va su dung quyen luc

Hậu quả của lạm dụng quyền lực Lãnh đạo mất uy tín  Làm mất tính chủ động sáng tạo của nhân viên dưới quyền  Không thể uỷ thác công việc cho ai  Những nhân viên giỏi sẽ tìm cách chuy

Thiết lập và sử dụng quyền lực

Nội dung trình bày

1. Một số khái niệm cơ bản về chức năng điều

khiển trong quản lý

2. Thiết lập và sử dụng quyền lực trong quản lý

3. Trao quyền và uỷ thác công việc

4. Trình tự uỷ thác công việc

KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

“Điều khiển là một quá trình gây ảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay nhóm nhằm đạt được mục đích

trong tình huống nhất định ”

Tác động, ảnh hưởng đến người khác để chắc chắn rằng công việc của người đó sẽ được hoàn thành với

BẢN CHẤT

Phương tiện để tác động

Người cán bộ quản lý tác động, gây

ảnh hưởng đến nhân viên thông qua quyền lực trong phạm vi quyền hạn cho phép

Cùng thảo luận

Trong một đơn vị, tổ chức, doanh

nghiệp thì biểu hiện của quyền lực là gì?

Biểu hiện của quyền lực

Là sự phân công, điều động, bổ nhiệm, sai khiến người khác thực hiện một

nhiệm vụ, công việc nào đó

Khái niệm quyền lực

Là khả năng (quyền) tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác trong đơn vị, tổ chức

Bài tập thực hành

 Những ai có quyền lực trong một tổ chức, doanh nghiệp?

Bài tập thực hành

 Những ai có quyền lực trong một tổ chức, doanh nghiệp?

Những ai có quyền lực trong một tổ

chức, doanh nghiệp?

 Tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có khả năng tác động lên người khác, nghĩa là đều có quyền lực

 Tuy nhiên, một người ở vị trí càng cao thì quyền lực và sự ảnh hưởng của họ càng lớn

 Đây là điểm cốt lõi của khái niệm trao quyền (Phân quyền) đang được vận dụng trong các doanh nghiệp

Thiết lập quyền lực

 Quyền lực do chức vụ mang lại

 Quyền lực do uy tín mang lại

 Là khái niệm chỉ phạm vi quyền lực của một

ai đó Người này có thể sử dụng quyền hạn của mình để tác động lên suy nghĩ và hành động của một hoặc một nhóm người khác

 Ví dụ về quyền hạn của:

- Quản đốc phân xưởng

- Trưởng phòng kế hoạch

Quyền hạn là gì?

Sử dụng quyền hạn trong quản lý

 Trong quản lý, sử dụng quyền hạn là để đảm bảo sự tuân thủ của các thành viên trong sự phối hợp và kiểm soát

 Nhưng nếu quá lạm dụng trong việc sử dụng quyền hạn sẽ làm triệt tiêu sự sáng tạo của nhân viên

 Ở một thái cực khác là không sử dụng quyền hạn để đánh mất vai trò quản lý

Chia sẽ kinh nghiệm

 Hãy lấy ví dụ trong thực tế về những biểu hiện lạm dụng quyền lực của lãnh đạo

 Hậu quả của việc lạm dụng quyền lực

Biểu hiện của lạm dụng quyền lực

 Quát mắng nhân viên dưới quyền một cách tuỳ tiện

 Không chịu lắng nghe ý kiến của cấp dưới

 Không bàn bạc dân chủ, tự mình ra các quyết định

 Bắt nhân viên giải quyết công việc không đúng quy trình

 Xen tính chất cá nhân vào công việc

Hậu quả của lạm dụng quyền lực

 Lãnh đạo mất uy tín

 Làm mất tính chủ động sáng tạo của nhân viên dưới quyền

 Không thể uỷ thác công việc cho ai

 Những nhân viên giỏi sẽ tìm cách chuyển công tác

Chia sẽ kinh nghiệm

 Hãy lấy ví dụ trong thực tế về biểu hiện của

từ bỏ quyền lực của lãnh đạo

 Hậu quả của việc từ bỏ quyền lực

Biểu hiện của từ bỏ quyền lực

 Không giử được khoảng cách phù hợp với nhân viên

 Để cho nhân viên tuỳ tiện ra các quyết định

mà không có bất kỳ một sự kiểm soát nào

 Người lãnh đạo sống không gương mẫu, rượu chè bê tha

Hậu quả của việc từ bỏ quyền lực

Trao quyền và ủy thác công việc

 Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;

 Trao quyền đòi hỏi nhân viên có trách nhiệm đối với công việc được giao, đồng thời cũng sẽ giúp cho nhân viên tận dụng khả năng sáng tạo của mình và thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

 Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyền (quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm)

Khái niệm ủy thác

 Ủy thác công việc tức là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt nhà lãnh đạo thực hiện công việc

 Ủy thác công việc gắn liền với quyền hạn và trách nhiệm

 Nhà lãnh đạo sẽ mất đi một số quyền hạn khi giao cho nhân viên quyền hạn để thực hiện một công việc nào đó, bỏi họ không còn ra quyết định nữa

 Nhân viên sẽ quyết định và thực hiện công việc được ủy thác

Chú ý !

 Ủy thác không phải đơn thuần là giao việc

 Ủy thác không phải là chỗ để bạn “tống khứ”

(dumping) những công việc mà bạn không thích làm

 Ủy thác không phải là từ bỏ trách nhiệm

 Ủy thác bao hàm các khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn, trách nhiệm cuối cùng và

quyền lợi

Ích lợi của Ủy thác công việc

 Ủy thác cho công việc phép nhà quản lý giành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ quan trọng là lập

Các mức độ ủy thác công việc

 Dựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, người ta chia ra 4 mức độ ủy thác công việc:

 Ủy thác hoàn toàn,

 Ủy thác chủ yếu,

 Ủy thác giới hạn,

 Ủy thác tối thiểu.

Ủy thác hoàn toàn

 Đây là mức độ ủy thác công việc cao nhất Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ

 Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định Nhà lãnh đạochỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao

Ủy thác giới hạn

 Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa ra phương án tiến hành

 Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó Trong quá trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc được ủy thác

Ủy thác tối thiểu

 Đây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp dưới phải làm việc gì, làm như thế nào, các bước tiến hành

cụ thể, thời gian hoàn thành Thậm chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc

Những công việc không nên ủy thác

Đánh giá thành tích công tác

Định hướng hoạt động của đơn vị

Động viên nhân viên

Giao tiếp với nhân viên

Xây dựng ê kíp

Để ủy thác công việc được tốt

 Người quản lý cần thảo luận mục tiêu và thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp

 Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiết

 Trao quyền, trách nhiệm và giám sát việc thực hiện của nhân viên

Thảo luận tại lớp

 Có những lý do nào khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc?

Những lý do khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc

 Sợ mất quyền (quyền lực, quyền lợi)

 Sợ nhân viên hơn thủ trưởng

 Không tin tưởng nhân viên

 Không biết cách uỷ thác

 Tính chất công việc không cho phép

Hậu quả của việc không thực hiện tốt

việc uỷ thác công việc

 Lãnh đạo luôn phải làm việc quá tải

 Nhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ

quan.

 Nhân viên lơ là trong công việc.

 Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.

 Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.

 Lãng phí nguồn lực cơ quan.

 Các quyết định có chất lượng thấp.

Quy trình uỷ thác công việc

Quá trình uỷ thác được chia làm 3 phần:

 Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả

 Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác

 Phần 3: Phản hồi thông tin

Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả

Phần này được tiến hành trong 3 bước:

 Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần

uỷ thác, lý do tại sao cần uỷ thác Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức

Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả …

 Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách

nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được giao sẽ như thế nào

 Bước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác Các

tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người

uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ?

Thực hiện công việc uỷ thác

Phần này được tiến hành trong 2 bước:

 Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người

được lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3) Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.

Thực hiện công việc uỷ thác …

 Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ

phận có liên quan Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ

Phản hồi thông tin

Phần này được tiến hành trong 2 bước:

Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần

có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác

hoạt động tiếp theo

Thay cho lời kết

 Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những áp lực, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc

 Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình