Bài 9 Báo cáo và kết xuất báo cáo Tin học 12 Access 2010 Thao giảng nhân ngày 2011 1. Khái niệm báo cáo: a. Khái niệm Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng. b. Báo báo được sử dụng để: Thể hiện được sự so sánh, tổng hợp và tính toán theo nhóm các dữ liệu. Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định. c. Các vấn đề cần giải quyết: Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì? Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm thế nào?
Trang 1KÍNH CHÀO CÁC THẦY CÔ GIÁO
Giáo viên: Đậu Nguyễn Thanh Nhàn Tổ : Toán - Tin
BÁO CÁO VÀ KẾT XUẤT BÁO CÁO
Bµi 9
11/30/18
Trang 2KIỂM TRA BÀI CŨ
1 Mở Cơ sở dữ liệu (CSDL) Kinh_Doanh_12A4 theo đường dẫn đã lưu ở các tiết thực hành
2 Tạo mẫu hỏi đưa ra mã khách hàng, tên khách hàng có tổng số tiền phải trả cho tất cả các mặt hàng trên 500.000 đ
3 Lưu mẫu hỏi với tên: 12a4_tênHS_14
Trang 3Bảng – Table: là nơi chứa toàn bộ dữ liệu của CSDL
Mẫu hỏi – Query: Công cụ cho phép kết xuất thông tin trong CSDL Biểu Mẫu – Form: Công cụ hiển thị dữ liệu và cập nhật dữ liệu
Trang 4Như vậy, các đối tượng Bảng, Biểu mẫu, Mẫu hỏi đều cho phép người dùng quản lý, truy xuất dữ liệu trực tiếp trên máy tính.
Tuy nhiên việc in ấn dữ liệu trên các đối tượng này gặp nhiều khó khăn vì các
dữ liệu trình bày không đẹp, không cân đối khi in ra trên giấy.
• Báo cáo Thống kê số liệu học tập của học sinh
• Muốn báo cáo kết quả kinh doanh của một cơ sở sản xuất kinh doanh
• Tổng hợp kết quả kinh doanh
•
?
LẬP CÁC BẢNG BÁO CÁO
Trang 5Sau mỗi kì thi giáo viên cần phải báo cáo về tình hình học tập cũng như chất lượng của kì thi cho cấp trên
Đặt vấn đề:
Trang 6Cuối năm, các cửa hàng cần phải báo cáo tình hình bán sản phẩm cho nhà cung cấp…
Đặt vấn đề:
Trang 7Hãy cho biết, báo cáo là gì?
a Khái niệm:
Báo cáo là hình thức thích hợp nhất khi cần tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo khuôn dạng.
Theo em với những bản báo cáo như trên giúp chúng ta những điều
gì?
• Thể hiện được sự so sánh, tổng hợp và tính toán theo nhóm các dữ liệu.
• Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.
1 Khái niệm báo cáo:
b Báo báo được sử dụng để:
Trang 8Để tạo một báo cáo, em phải giải quyết những vấn đề nào?
c Các vấn đề cần giải quyết:
• Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
• Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?
• Dữ liệu sẽ được nhóm thế nào?
Để tạo báo cáo nhanh, ta thực hiện các bước sau:
• Dùng thuật sĩ tạo báo cáo.
• Sửa đổi thiết kế báo cáo được tạo ở bước trên.
1 Khái niệm báo cáo:
Trang 9+ Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào?
+ Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
+ Lấy DL từ những bảng hoặc mẫu hỏi nào?
=> Họ tên học sinh, tổ, điểm môn toán
=> Từ bảng HOCSINH
=> Gộp nhóm theo mỗi tổ để tính TB
2 Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo:
Ví dụ 1: Lấy dữ liệu từ bảng HOCSINH trong CSDL QLHS Tạo báo cáo lấy thông tin từ 4 trường: To, Hodem, Ten, Toan và gộp nhóm theo mỗi tổ để tính trung bình môn
Toán của tất cả các bạn trong tổ
Trang 10Click chọn
• Xuất hiện hộp thoại Report Wizard
2 Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo:
Nháy chuột Report Wizard
Bước 1: Nháy chuột vào bảng chọn Create
Nháy chuột:
Report: Tạo báo cáo đơn giản
Report Design: Tạo báo cáo bằng cách tự thiết kế
Report Wizard: Tạo báo cáo bằng cách sử dụng thuật sĩ
Trong thẻ Report
Trang 11Bước 2: Chọn thông tin đưa vào báo cáo
Chọn bảng hoặc mẫu hỏi nguồn
Nháy đúp chuột hoặc nháy chọn
trường
Nháy chọn để di chuyển các trường được chọn qua khung
Selected Field
Nháy chuột next để tiếp tục
Trang 12Bước 3: Chọn trường để gộp nhóm trong báo cáo
Nháy chọn
Nháy chọn
Nháy chọn
Trang 13Bước 4: Chỉ ra các trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi và các yêu cầu thống kê theo nhóm
Trang 14• Hộp thoại Summary Options
Nháy chọn để tính trung bình trường điểm toán
Nháy chọn
Bước 4: Chỉ ra các trường để sắp xếp thứ tự các bản ghi và các yêu cầu thống kê theo nhóm
Trang 15Nháy chọn cách bố trí báo cáo
Nháy chọn
Bước 5: Chọn cách bố trí và kiểu trình bày báo cáo
Chọn kiểu giấy báo cáo
Trang 16Nhập tên cho báo cáo
Nháy Finish để kết thúc
Tùy chọn xem báo cáo
Tùy chọn sửa đổi thiết kế báo cáo
Bước 6: Đặt tên cho báo cáo – Kết thúc tạo báo cáo
Trang 17• Mẫu báo cáo trong chế độ trang dữ liệu
Trang 18• Mẫu báo cáo trong chế độ thiết kế:
Tiêu đề trên của báo cáo: chỉ xuất hiện 1 lần
Tiêu đề trên của trang: xuất hiện nhiền lần (tại đầu mỗi trang)
Tiêu đề trên của nhóm (nếu gộp nhóm)
Chi tiết (nội dung) của từng nhóm
Tiêu đề dưới của trang: xuất hiện nhiền lần (tại cuối mỗi trang)
Tiêu đề dưới của nhóm: xuất hiện nhiều lần trên 1 trang
Chú ý: Ta thực hiện chỉnh sửa thiết kế của báo cáo tương tự với biểu mẫu
Trang 19+ Dữ liệu sẽ được nhóm như thế nào?
+ Báo cáo được tạo ra để kết xuất thông tin gì?
+ Lấy dữ liệu từ những bảng hoặc mẫu hỏi nào?
=> Từ bảng HOCSINH
=> Gộp nhóm theo mỗi tổ để đưa ra điểm cao nhất các môn
=> Họ tên học sinh, tổ, điểm toán, điểm lí, điểm hóa, điểm văn, điểm tin.
CỦNG CỐ
Ví dụ 2: Lấy dữ liệu từ bảng HOCSINH, tạo báo cáo để in ra danh sách học sinh gồm các trường: To,
Hodem, ten, toan, li, hoa, van, tin Hãy gộp nhóm theo tổ thống kê điểm các môn cao nhất
Trang 21Bài học hôm nay đến đây là kết thúc! Kính chúc qúy thầy cô luôn mạnh khoẻ, chúc các em học sinh học tập tốt
Đậu Nguyễn Thanh Nhàn