Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tế tại công ty TNHH công nghệ tin học hùng phát

Từ những nhận thức trên cùng với những kiến thức được trang bị ở nhàtrường và qua thực tế tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát, em đãchọn đề tài “ Kế toán tiền lương và các khoản

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, doanh nghiệpmuốn xác định được vị thế của mình trong cuộc cạnh tranh gay gắt trên thịtrường, nắm rõ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng để tác động đến phát triểnsản xuất, cải tiến công tác kinh doanh, nâng cao chất lượng nhằm đạt đến mụcđích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận Ngoài những yếu tố cơ bản đó thì vấn đềđào tạo lao động, chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần của đội ngũ cán bộcông nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng không kém Bở vì được quan tâm,khích lệ tinh thần và nhận lương đúng hạn thì người lao động sẽ có động lực đểlàm việc ngày càng tốt hơn

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiếnhành một cách thường xuyên liên tục thì phải tái sản xuất sức lao động Hay nóicách khác là phải trả lương cho người lao động

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Vì vậy, muốnđẩy mạnh hoạt động kinh doanh thì cần phải hạch toán một cách kịp thời vàchính xác tiền lương và các khoản trích theo lương Công tác này giúp phản ánhđúng năng lực của từng nhân viên trong doanh nghiệp một cách hiệu quả

Từ những nhận thức trên cùng với những kiến thức được trang bị ở nhàtrường và qua thực tế tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát, em đãchọn đề tài “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương “ làm báo cáothực tập môn học của mình

Báo cáo môn học của em gồm 3 phần:

Phần I : Đặc điểm chung của Công ty TNHH công nghệ tin học Hùng Phát

Phần II : Thực trạng về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát

Phần III : Kết luận

Phần 1: Đặc điểm chung của Công ty TNHH công nghệ tin học

Hùng Phát 1.1 Khái quát chung về công ty

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Theo xu hướng của thời đại mới ,tin học là ngành đang phát triển vàkhông thể thiếu trong hầu hết mọi lĩnh vực ,mọi ngành nghề Tin học còn đóngvai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước.Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của tin học mà công ty TNHH CôngNghệ Tin Học Hùng Phát ra đời

+ Tên đầy đủ: Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát

+ Trụ sở chính : 40, Trường Chinh, Tp Nam Định

+ Điện thoại : 03503810716

BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2010,2011

NămChỉ tiêu

2010 2011

Doanh thu thuần 55.056.125.063 63.582.722.834Giá vốn hàng bán 52.251.811.359 60.011.182.525Chi phí bán hàng 1.425.300.000 1.398.700.000

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

a) Chức năng của công ty

Là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho ngành tinhọc nên chức năng của công ty là cung cấp cho thị trường Nam Định và các thịtrường lân cận về các mặt hàng chủ yếu của công ty như : máy tính , thiết bị linhkiện máy tính , các thiết bị máy tính văn phòng , các thiết bị máy tính đặc biệtnhư : máy tính tiền tự động ,camera quan sát ,máy in hóa đơn ,thiết bị ngoại vi ,các phần mềm ứng dụng và quản lý

b) Nhiệm vụ của Công Ty

+ Hoạch định tổ chức , lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh nhằmmang lại mức doanh thu cao và tối đa hóa lợi nhuận

+ Bảo toàn và phát triển vốn ,nâng cao thu nhập ,phát triển đời sống cũng nhưnăng lực cho nhân viên

+ Tiến hành các nghiệp vụ tài chính như : doanh thu, lợi nhuận ,mức tiêu thụhàng hóa ,đảm bảo thương hiệu đã cạch ra,góp phần vào các mục tiêu kinh tế xãhội

+Nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách và quy định của nhà nước như : chế

độ chính sách ,chế độ tiền lương , thời gian làm việc ,chế độ bảo hiểm –bảo hộlao động

+ Bù đắp các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh , hoàn thành nghĩa vụnộp ngân sách nhà nước

+Mở rộng nguồn bán hàng trên thị trường ,tăng số lượng hàng bán ra ,làm tốtcông tác xuất nhập khẩu,lấy kinh doanh hàng nội địa làm trung tâm ,kinh doanhxuất nhập khẩu làm mũi nhọn.Đồng thời củng cố lại cơ cấu công ty cho phù hợp

và trên cơ sở đó khai thác triệt để thế mạnh của công ty

+ Quy hoạch và tổ chức đội ngũ cán bộ nhân viên kế cận và thường xuyên bồidưỡng nghiệp vụ ,nâng cao năng lực , chăm lo đời sống vật chất tinh thần,duy trì

nề nếp văn hóa doanh nghiệp

1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Phó Giám đốc điều hành

Trưởng

phòng KD

dự án

Trưởng phòng bán hàng

Trưởng phòng kỹ thuật

Trưởng phòng Bảo Hành

Trưởng phòng Kế toán

Nhân viên

phòng KD

Dự án

Nhân viên phòng bán hàng

Nhân viên phòng kế toán

Nhân viên phòng bảo hành

Nhân viên phòng Kỹ thuật

Quan hệ chức năng

Chức năm nhiệm vụ của tưng bộ phận quản lí

+ Giám đốc : Là người đứng đầu của công ty ,quản lý ,điều hành mọi hoạtđộng của công ty và là người đại diện quyền lợi ,trách nhiệm của công ty trướcpháp luật

+ Phó Giám Đốc kinh doanh tài chính : Quản lý việc nhập hàng hóa đầuvào , có nhiệm vụ cân đối tài chính trong công ty , có quyền phân công côngviệc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc

+ Phó Giám Đốc điều hành : Có nhiệm vụ kiểm tra ,đôn đốc các bộ phận làmviệc , quản lý chung , có quyền kí các hợp đồng hoặc các khía cạnh phát sinh khi

có sự ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc

+ Chi nhánh trưởng : Là người đứng đầu chi nhánh ,chịu trách nhiệm điềuhành quản lý mọi hoạt động tổ chức kinh doanh tại chi nhánh Chịu trách nhiệmtrước giám đốc về hoạt động tổ chức kinh doanh của chi nhánh mình quản lý + Trưởng phòng kinh doanh dự án : Phụ trách chung quá trình kinh doanhcủa công ty ,có nhiệm vụ cân đối lượng hàng hóa cũng như giá cả,làm các thủtục hồ sơ của các dự án và trình cho giám đốc duyệt

+ Trưởng phòng bán hàng : Theo dõi và đôn đóc nhân viên cấp dưới củamình làm tốt công việc bán hàng nhằm đạt chỉ tiêu doanh thu mà giám đốc giao

Tư vấn cho khách hàng có quyết định đúng đắn khi mua hàng của công ty

+ Trưởng phòng kế toán : Hướng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác kếtoán phát sinh tại công ty.Kiểm tra các báo cáo tài chính , làm việc với cơ quanthuế và cơ quan bảo hiểm

+ Trưởng phòng bảo hành : Phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới tiếpnhận hàng hóa hư hỏng còn trong thời gian bảo hành và hàng hóa sữa chữa dịch

vụ của khách hàng hoặc kí thuật mang về công ty để xử lý

+ Trưởng phòng kĩ thuật : Tiếp nhận thông tin của khách hàng yêu cầu ,phâncông nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới đáp ứng yêu cầu kĩ thuật cho kháchhàng

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

1.2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán

Ghi chú :

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Kế toán trưởng :Trực tiếp tổ chức chỉ đạo mọi công tác kế toán trong công

ty, điều hành công tác kế toán trong phòng tài chính , trực tiếp phân công chỉ đạođôn đốc các nhân viên của mình hoàn thành công việc được giao kế Đồng thờibảo quản , lưu trữ tài liệu kế toán , tổ chức đào tạo bồi dưỡng trình độ năng lựcchuyên môn cho đội ngũ cán bộ kế toán

Kế toán tổng hợp :Là người giúp việc cho kế toán trưởng trong việc điềuhành khi kế toán trưởng đi công tác , có nhiệm vụ hạch tổng hợp các số liệu tổng

Kế toán kho

Kế toán ngân hàng và tiền mặt

Thủ quỹ

hợp do các kế toán cung cấp Xác định kết quả kinh doanh và báo cáo quyếttoán , đánh giá hiệu quả sử dụng vốn.

Kế toán công nợ mua bán hàng hóa :

- Công nợ mua hàng : Theo dõi tài khoản 331 , phản ánh và theo dõi đốitượng mua hàng về tình hình công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp vềthời hạn trả và hình thức trả theo hợp đồng kinh tế

- Công nợ bán hàng :Theo dõi tài khoản 131 ,phản ánh và theo dõi đốitượng mua hàng về tình hình thanh toán của người mua , theo dõi thời hạnthanh toán của người mua,Giám sát chặt chẽ công nợ bị khách hàng chiếmdụng để tránh rủi ro trong kinh doanh

Kế toán kho : Theo dõi tình hình nhập kho như : Xuất , nhập , tồn từngloại hàng hóa ,lập báo cáo liên quan đến kho hàng

Kế toán ngân hàng và tiền mặt

- Kế toán ngân hàng : Theo dõi chặt chẽ số dư tiền gửi hàng ngày tạingân hàng

- Kế toán tiền mặt : Theo dõi TK 111,phản ánh tình hình thu chi tiềnmặt theo chứng từ hợp lệ ,Phản ánh chính xác và kịp thời số hiện cócủa quỹ ,thường xuyên đối chiếu tiền mặt với thủ quỹ để kiểm traphát hiện thừa thiếu

Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm trực tiếp về quỹ tiền mặt tại công ty Phụtrách các khoản chi theo chứng từ hợp lệ ,theo dõi và phản ánh tình hình thu chi

và sổ quỹ.Thường xuyên so sánh đối chiếu những sổ sách kế toán có liên quankiểm kê tồn quỹ cuối ngày

1.2.3 Hình thức kế toán và trình tự ghi sổ

SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Phần II : Thực trạng về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát

2.1 Thực tế về công tác kế toán tiền lương tại công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát

2.1.1 Hình thức trả lương tại công ty và phương pháp tính

Hàng tháng công ty dựa vào bảng chấm công và bảng định mức tiềnlương để thanh toán tiền lương cho nhân viên

Thực hiện định mức lao động là nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng đối vớiviệc hạch toán lao động ,là kiểm tra quan sát việc thực hiện định mức và thựchiện định mức đó trong thực tế kinh doanh.Sử dụng hợp lý sức lao động mới chobiết chính xác số lượng nhân viên cần có thể thực hiện công việc từng bộ phận,từng phòng ban.Công ty không thể xác định số lượng nhân viên cũng nhưngành nghề để bố trí kinh doanh nếu không có định mức Đinh mức lao động là

cơ sở để hạch toán một cách chính xác kết quả của từng bộ phận kinh doanh vàcũng là cơ sở xác định để trả lương cho người lao động

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức trả lương cơ bản đó là hình thứctrả lương theo thời gian làm việc của nhân viên

Công thức tính lương được xác định như sau :

Mức lương tháng =( Định mức lương * Hệ số kinh doanh) +Phụ cấp Lương làm thêm giờ = số công làm thêm *2(1 công thời gian)

- Bảng thanh toán tiền lương

- Danh sách đăng kí định mức tiền lương

- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH

và các bộ phận phân bổ cho từng đối tượng cụ thể

Từ bảng phân bổ kế toán tổng hợp dựa vào bảng lương và các bảng thanhtoán lương, các bảng trích BHXH, BHYT và các phiếu bảo hiểm để lên sổ tổnghợp Sau đó trình lên kế toán trưởng xét duyệt và ghi vào sổ sách kế toán thống

kê ghi vào các bảng kê ghi có, từ đó làm cơ sở để kế toán lên sổ cái

7

c) Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách

Cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công kèm theophiếu nghỉ hưởng BHXH để lập bảng thanh toán BHXH cho cán bộ công nhânviên trong tháng.

Kế toán tiền lương, kế toán trưởng ký duyệt rồi cùng các chứng từ có liênquan được chuyển sang cho trưởng ban BHXH kiểm tra ký duyệt Cuối cùng,bảng thanh toán BHXH được chuyển đến cho kế toán tiền mặt lập phiếu chi trảtiền cho cán bộ công nhân viên Sau đó được dùng để ghi sổ đính kèm với phiếuchi trong TK 111

2.1.3 Kế toán chi tiết tiền lương

Kế toán chi tiết tiền lương được thể hiện qua bảng chấm công và một sốgiấy tờ sau:

Kế toán trưởng

duyệt

Bảng thanh toán lương

Đơn vị :Cty CNTH HÙNG PHÁT Mẫu số :01-LĐTL

Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ Tài Chính BẢNG CHẤM CÔNG

Số công làm ngoài giờ

Tổng công trong tháng

Số công hưởng BHXH

X X X X

X X O X

X X X X

26 26 25 26

2 1 0 0

28 27 25 26

Cộng :

Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công

(Ký , họ tên ) (Ký ,họ tên) (Ký, họ tên)

Tôi tên là : Đăng Văn Thịnh

Bộ phận công tác : Kinh doanh

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TIN HỌC Mẫu số 02-TT HÙNG PHÁT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

40 Trường Chinh ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)

Số phiếu :PCHI-12/234 PHIẾU CHI

Người lập phiếu Thủ Quỹ Người Nhận Kế Toán Nhân viên khác

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

• Phiếu chi : Được lập thành 2 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của ngườilập phiếu, kế toán trưởng, thủ quỹ mới được xuất quỹ Sau khi xuất quỹ,thủ quỹ ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi

+ Liên 1 : Được lưu trên máy

+ Liên 2 : Thủ quỹ dùng để ghi sổ, sau đó chuyển cho kế toán cùng vớichứng từ gốc để vào sổ kế toán

Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng để công ty làm thủ tục hoànứng Người nhận tạm ứng liệt kê tất cả các khoản đã chi để kế toán làm căn cứthanh toán số tiền tạm ứng và kế toán ghi vào sổ kế toán

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TIN HỌC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HÙNG PHÁT ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

40 Trường Chinh – Nam Định

GIẤY ĐỀ NGHỊ HOÀN ỨNG

Ngày 21 tháng 12 năm 2011

Kính gửi : - Giám Đốc Công Ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát

- Phòng Kế Toán Tài chính

Tôi tên là: Đặng Văn Thịnh

Bộ phận công tác: Kinh doanh

Phần I : Đề nghị hoàn ứng theo nội dung sau đây :

Tạm ứng lương với số tiền : 1000.000đ

Phần II : Phần ghi của kế toán thanh toán

Hạch toán ngày 03 tháng 1 năm 2012

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.1.4 Kế toán tổng hợp tiền lương

DANH SÁCH ĐĂNG KÍ ĐỊNH MỨC TIỀN LƯƠNG

Tên đơn vị :Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát

Địa chỉ : 40 Trường Chinh –TP Nam Định

Mã số thuế : 04400128798

Stt Họ và Tên Chức danh

Nghề nghiệp

Hệ số KD

Tiền lương phụ cấp Tổng lương

có hệ số kinh doanh

Tiền lương cơ bản

Phụ cấp TN

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 12 năm 2011

Tên đơn vị :Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Hùng Phát Địa chỉ : 40 Trường Chinh -TP Nam Định

Bộ phận : Kế Toán

lương

Ngày công

Tổng lương tháng

Tổng thu nhập thực tế

Tạm ứng

BHXH (6%)

BHYT (1,5%)

BHTN (1%)

28 27 25 26

4.412.108 2.109.154 2.109.154 2.174.308

4.751.500 2.190.275 2.028.032 2.174.308

0 0 0 0

116.160 58.080 58.080 58.080

29.040 14.520 14.520 14.520

19.360 9.680 9.680 9.680

4.586.940 2.107.995 1.945.752 2.092.028

Ví dụ : Tính lương cho Nguyễn Thị Hồng Châu :

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TIN HỌC Mẫu số 02-TT

Địa chỉ : Nội bộ

Diễn giải: Thanh toán tiền lương tháng 12/2011

Số tiền: 57.988.153

Ngày 31 tháng 12 năm 2011

Người lập phiếu Thủ Quỹ Người Nhận Kế Toán Nhân viên khác

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

2.2 Kế toán các khoản trích theo lương

2.2.1 Các quy định về các khoản trích theo lương.

Đối với BHXH DN thực hiện trích 20% trên tổng quỹ lương theo Nghị định 26hình thành nguồn BHXH phải nộp Tỷ lệ các khoản trích theo lương bao gồm Bảohiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Tỷ lệtrích đối với DN đóng góp được đưa vào chi phí hoạt động sản xuấ kinh doanhtrong kỳ và người lao động đóng góp trừ vào lương như sau:

- BHXH: Doanh nghiệp nộp 15%, người lao động nộp 5%

- BHYT: Doanh nghiệp nộp 2%, người lao động nộp 1%

- KPCĐ: Doanh nghiệp nộp 2%

Mức lương được áp dụng trích BHXH theo quy định của nhà nước là 650.000 đ.BHXH = Lương cơ bản x [( Hệ số lương) + (Hệ số khu vực)] + Hệ số phụ cấptrách nhiệm ( nếu có ) x 20%

2.2.2 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương

* Tổng quỹ lương trích BHXH tháng 11/20011 của DNTN T&V

- Bảo hiểm xã hội nộp: 8.522.670 x 20% = 1.704.534

Trong đó: 15% hạch toán vào chi phí = 1.278.400,5

5% người lao động phải nộp = 426.133,5

- BHYT: 8.522.670 x 3% = 255.680,1

Trong đó: 2% hạch toán vào CP: 170.453,4

1% người lao động phải nộp: 85.226,7